公文書等の管理に関する法律(平成21年7月1日法律第66号)において、法人文書ファイル等(能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物にまとめたもの並びに単独で管理している法人文書であって、保存期間が1年以上のものに限る。) の管理を適切に行うため、公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年12月22日政令第250号。以下「政令」という。) で定めるところにより、必要な事項(独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年12月5日法律第140号)による 不開示情報に該当するものを除く。)を帳簿に記載し、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により公表することとされています。この帳簿が「法人文書ファイル管理簿」です。
法人文書ファイル管理簿のデータは随時又は年1回以上定期的に更新することとされています。
「法人文書ファイル管理簿」には、政令に基づき、次の項目を記載しております。
| 法人文書ファイル管理簿上の項目名 |
大分類 |
中分類 |
小分類 |
法人文書ファイル名 |
文書作成取得日における文書管理者 |
作成(取得)時期 |
保存期間の起算日 |
保存期間(年) |
保存期間満了時期 |
| 政令第十五条第一項各号との対応 |
第一号 |
第二号 |
第八号 |
第七号 |
第九号 |
第三号 |
第四号 |
| 分類 |
名称 |
文書作成取得の日における文書管理者 |
文書作成取得日(法人文書ファイルにあっては、ファイル作成日)の属する年度その他これに準ずる時期 |
保存期間の起算日 |
保存期間 |
保存期間の満了する日 |
| 法人文書ファイル管理簿上の項目名 |
媒体の種別 |
保存場所 |
法人文書ファイル等に係る文書管理者 |
保存期間満了時措置 |
備考 |
| 政令第十五条第一項各号との対応 |
第十号 |
第六号 |
第十一号 |
第五号 |
― |
| 媒体の種別 |
保存場所 |
法人文書ファイル等に係る文書管理者 |
保存期間が満了したときの措置 |
― |
- 「作成(取得)時期」には、法人文書ファイルを作成又は取得した年月を記載しています。
- 「文書作成取得日における文書管理者 」及び「法人文書ファイル等に係る文書管理者 」は、当該欄に記載された部門等の長です。
■しかく 法人文書ファイル管理簿[PDF:6.2MB](最終更新日:2020年9月11日)
○しろまる法人文書ファイル管理簿に関するお問い合わせ:bunshofile-info-ml@aist.go.jp