文書閲覧窓口制度の運営について

文書閲覧窓口制度については、「情報提供に関する改善措置等について」(昭和55年5月27日閣議了解)に基づき、その整備・充実を図ってきたところであるが、行政機関の保有する情報の公開に関する法律(平成11年法律第42号。以下「情報公開法」という。)の施行を踏まえ、次により運営していくこととする。

1 趣旨

情報公開法第40条に規定する行政機関の保有する情報の公開の総合的な推進を図るための施策の一環として、各行政機関(人事院及び会計検査院を除く。)の本省庁、ブロック機関、府県単位機関等及び試験研究機関に、目録を備えた文書閲覧窓口を設け、国民の利用の便に供することとする。

2 目録

• (1)目録には、国民生活に役立ち一般の公開に適すると認められる主要な刊行物、統計、資料、通達等を登載するとともに、「行政情報化推進基本計画」(平成6年12月25日閣議決定)に基づくクリアリングシステムの蓄積情報のうち、同様な資料であって閲覧窓口で閲覧することが可能なものについても、登載するものとする。
  なお、閲覧窓口に専用機器が置かれる場合にあっては、電子文書についても目録に登載する。
• (2)目録は、可能な限り磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調製するものとする。

3 閲覧手続

• (1)閲覧目録に登載されている文書について、閲覧の申出を受けて、閲覧窓口、所管部局又は図書館において閲覧に供する。
• (2)閲覧窓口における公開の方法は、閲覧の方法により行う。

4 情報公開法に基づく開示請求制度との関係

• (1)情報公開法に基づく開示請求制度は、国民から行政文書の開示請求を受け、当該行政文書に不開示情報が記録されている場合を除き開示するものであり、他方、運用上の措置としての文書閲覧窓口制度は、国民生活に役立ち一般公開に適すると認められる文書を目録に登載し、申出に応じて閲覧に供するものであり、両制度相まって、行政機関の保有する情報の公開の推進に資することとするものである。
• (2)開示請求制度と文書閲覧窓口制度の手続面における整理については、両制度の趣旨を踏まえ、次の考え方により対応することとする。
  • ア 文書閲覧窓口においては、国民生活に役立ち一般公開に適すると認められる文書を目録に登載し、当該目録に登載された文書に対する閲覧の申出を受け付ける。なお、閲覧の申出に係る文書について、他の法令等に基づく閲覧制度により閲覧が可能な場合又は図書館等で閲覧が可能な場合は、可能な限りその旨を教示する。
    これらの文書閲覧制度に係る文書以外の行政文書について閲覧の申出があった場合には、情報公開法に基づき開示請求をすることができる旨を教示する。
  • イ 開示請求窓口においては、同様に、来所者が文書閲覧窓口制度により閲覧可能な文書、他の法令等に基づく閲覧制度により閲覧可能な文書又は図書館等で閲覧が可能な文書の開示請求をしようとする場合には、可能な限りその旨を教示する。

5 その他

• (1)「行政情報公開基準」(平成3年12月11日情報公開問題に関する連絡会議申合せ)は、廃止する。
• (2)人事院及び会計検査院においては、別途情報提供に関する措置を講ずるよう努めるものとする。

1 趣旨

• 情報公開法の施行を契機に、文書閲覧窓口制度を、情報公開法第40条(行政機関の保有する情報の提供に関する施策の充実)に規定する情報の公開の総合的な推進を図るための施策の一環として位置付ける。
• 文書閲覧窓口については、広報担当部門等を中心に現在776の窓口が設けられており、窓口を設ける機関については、従来と同様とする。

2 目録

• 目録に登載する文書の範囲については、「情報提供に関する改善措置等について」(昭和55年5月27日閣議了解)記二1において、国民生活に役立ち公開に適すると認められる主要な刊行物、統計、資料、通達等とされている。
• 平成12年3月31日現在、総件数67万7,876件が登載されている。
• 「行政情報化推進基本計画」(平成6年12月25日閣議決定)に基づくクリアリングシステムの蓄積情報(国民等に提供可能な電子媒体に蓄積された行政情報の所在案内情報及び国民等に提供可能な印刷物等行政情報の所在案内情報)のうち、国民生活に役立ち一般の公開に適すると認められる主要な刊行物等であって、閲覧窓口で閲覧することが可能なものについて、目録に登載することとした。
• 目録については、検索可能とするため、可能な限り磁気ディスクをもって調整することとした(スタンドアローン型も可)。

3 閲覧手続

• 閲覧手続については、従来、情報公開法が未制定であったことから、目録に登載されていない場合にも、閲覧できる場合には閲覧を認め、閲覧に応じられない場合にはその旨を申出者に連絡することとしていたが、情報公開法の施行を踏まえ、目録に登載されている文書(目録登載整理日の都合で未登載となっているものを含む。)について閲覧に応ずることとする。
• 閲覧窓口における公開の方法は、閲覧の方法により対応することとし、文書の写しの交付等の求めがあった場合には、本制度としては対応しない。

4 情報公開法に基づく開示請求制度との関係

• 文書閲覧窓口においては、上記のとおり、目録に搭載されている文書に対する閲覧の申出について、閲覧の方法により応ずることとする。
  したがって、本制度以外の手続によることが適当である場合(他の法令に基づく閲覧制度、図書館制度、情報公開制度等)には、可能な限りその旨を教示することとする。
• 他方、開示請求窓口においては、上記のように開示請求をするまでもなく閲覧等が可能なものについては、可能な限りその旨を教示することとする。
  なお、来所して開示請求をしようとする者については上記の教示が可能であるが、開示請求をするまでもなく閲覧等が可能な行政文書について、郵送により開示請求書が到達した場合には適正な開示請求が行われたことになる。この場合において、収入印紙のように消印をしなければ返戻が可能な場合には、開示請求者と連絡をとった上で、収入印紙を消印せずに開示請求書を返戻することが適当である。

5 その他

• 情報公開法の施行を踏まえ、「行政情報公開基準」(平成3年12月11日情報公開問題に関する連絡会議申合せ)は、廃止する。
• 人事院及び会計検査院においては、従来、閣議了解に基づく文書閲覧窓口制度の対象機関ではなかったことから、独自に情報提供に関する措置を講ずるよう努めるものとするものである。