調達・処分事務に従事する職員の服務要領

施行: 2008年4月1日

1.趣旨

本要領は、本行が行う調達・処分事務の公正性に疑義を招くような行為を未然に防止する観点から、同事務に従事する職員の服務に関し遵守すべき事項を定める。

2.適用

本要領は、「調達・処分に関する契約方式選定基準」2.(1)に定める契約に関する事務に従事する職員に適用する。同基準2.(2)に定めるところにより同基準の趣旨を踏まえて契約方式を選定すべき契約に関する事務に従事する職員についても、同様とする。

3.情報管理

(1)秘密の保持

調達・処分事務(「調達・処分に関する契約方式選定基準」2.(1)に定める契約に関する事務または同基準2.(2)に定めるところにより同基準の趣旨を踏まえて契約方式を選定すべき契約に関する事務をいう。以下同じ。)における予定価額、予算額(個々の契約予定金額が推測され得るものに限る。)、入札参加者名、入札公募前の入札情報および過去の類似案件における各入札参加者の入札価額情報(総合評価方式における評価結果を含む。)は、公表可能な情報または公知の事実を除き、秘密として扱い、その保持に万全を期さなければならない。

(2)資料の機密区分

調達・処分事務に関する秘密が記載された資料は、「公文取扱規程」に定める機密資料または要注意資料として、同規程その他の諸規程の定めるところにより適切に管理しなければならない。

(3)入札関係情報の提供

事業者からの照会に回答する場合その他の入札関係情報(契約方式として一般競争入札、指名競争入札または指名競争見積を選定した場合における当該入札または競争見積に関する情報をいう。)を外部に提供する場合には、提供する情報が公表可能な情報または公知の事実である場合を除き、予め、その入札または競争見積を担当する企画役以上の上位職位者(局室研究所長が提供する場合にあっては当該局室研究所を担当する役員、支店長が提供する場合にあっては総務人事局を担当する役員)の承認を受けなければならない。

4.事業者との応接・連絡

(1)基本原則

事業者との応接(事業者と対面する行為をいう。以下同じ。)または連絡(事業者との接触行為のうち応接に該当しないものをいう。以下同じ。)にあたっては、特定の事業者を不当に有利または不利に取扱ってはならず、公正な職務遂行に疑義を招かないよう社会通念に照らし十分に注意して行動しなければならない。

(2)応接に関する一般的な取扱い

事業者との応接は、調達・処分事務の企画立案または遂行に必要な場合その他の業務上の必要性が認められる場合にのみ行うものとし、やむを得ない場合を除き、調達・処分事務に従事する職員の執務場所と区別された場所で行う。

(3)入札参加者等との応接

現に執り行われている入札または競争見積の案件について、参加資格を有する者(資格審査を依頼し審査中の者を含む。)または指名された者との当該案件に関する入札または競争見積までの間の応接は、現場確認に伴う応接、提出書類や試作品の内容確認に伴う応接、入札参加資格審査結果の説明のための応接または総合評価方式の遂行に伴う応接(企画内容プレゼンテーション等)を除き行わない。

(4)入札参加者等になることを希望する事業者向けの説明会等

入札または競争見積の参加資格を有する者になることを希望する事業者向けの説明会等の開催については、談合防止の観点からその適否を慎重に検討のうえ決定する。

(5)不当な影響力行使目的が疑われる場合等の対応

事業者または事業者の関係者が不当な影響力を行使する目的で応接または連絡を求めてきたことが疑われる場合その他調達・処分の公正を害するおそれがあると客観的に認められる事情がある場合には、応接または連絡を行わない。

(6)応接・連絡時の発言

事業者との応接または連絡にあたっては、他の事業者に関する事項(公知の事実を除く。)についての発言や、特定の事業者との契約を希望していると受け取られるおそれがある発言をしてはならない。

5.事業者等が主催する勉強会等への参加

事業者または事業者の関係者が主催する勉強会、研究会等に参加する場合には、予め企画役以上の上位職位者(局室研究所長が参加する場合にあっては当該局室研究所を担当する役員、支店長が参加する場合にあっては総務人事局を担当する役員)の承認を受けなければならない。

6.不当要求・談合情報の報告

次に掲げる場合には、原則としてその旨を所属長に報告する。所属長は、報告を受けた場合において、調達・処分の公正を害するおそれがあると認めたときは、その内容を調達・処分検討部会事務局に速やかに報告する。

(1)所掌する調達・処分案件に関し、この要領その他調達・処分関係規程に反する取扱いを要求された場合(規程に定める取扱いを説明し、その結果、要求を取り下げた場合を除く。)。
(2)本行の入札または競争見積の案件に関し、談合が行われている旨の情報を入手した場合。