Grants:カンファレンス

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カンファレンスとイベント基金

カンファレンス・イベント助成金申請書(Googleドキュメント)

Event categories and dates

運動イベントは主に3つの分類が支給の対象です。

• テーマ型のイベント類は、GLAM ブートキャンプ(研修)、ウィキウィメン・キャンプや「ウィキは記念物が好き」国際チームなどの戦略会議
• 全国および地域カンファレンスはウィキカンファレンス・インドや同北アメリカ、地域単位の提携団体主催のウィキアラビア、中欧東欧地域会議(CEE)、ウィキインダバなど。
• Growth 系のイベントは運動の発展に役立つ革新的な新しい発想やイベント

それぞれの分類の詳細はこちら →

Primary and secondary contacts, agreement signatories, bank account signatories, and any individuals in roles that direct the implementation of grant activities, must:

• Follow the Universal Code of Conduct and Friendly Space Policies.
• Comply with all requirements and be in good standing for any current activities funded through the Wikimedia Foundation.
• Be in good standing in regard to ethical behavior within the community (e.g. social behavior, financial behavior, legal behavior, etc.), as determined through the due diligence process of the grant program.
• Have no recent or recurring violations:
  • Must not be blocked on any Wikimedia project, even if the proposed work is unrelated to that project.
  • Within the past year, must not have been blocked, banned, or flagged by Wikimedia Foundation staff or affiliates for violations of the Universal Code of Conduct, Friendly Space Policies, or other conduct issues.
  • Must not have been repeatedly blocked or flagged for the same issue on a Wikimedia project.
  • If prior issues or blocks have occurred, must demonstrate learning and understanding in regard to the cause for the issue, such that they are ready to serve as a role model for others as a grantee.
• Not appear on the United States Department of Treasury Specially Designated Nationals And Blocked Persons List (SDN).
• Be located in a a country that can legally receive funding for the described activities and expenses in accordance with the laws governing the sending and receiving of funds in the United States and their respective country.
• Not be Wikimedia Foundation staff members or contractors working more than part time (over 20 hours per week).
• Provide all information and documentation needed to receive the funding from the Wikimedia Foundation.

当該のプロジェクトはアメリカ合衆国内務省 ^{(※(注記)1)}の定義する「ロビー活動」^{(※(注記)2)}に該当する活動を含んでいます。(※(注記)1=United States Internal Revenue Service、※(注記)2="lobbying")

青少年の安全

若年層の安全方針 ^{(※(注記))}はコミュニティの未成年の参加者が関与する活動すべてにおいて規定する必要があります。(※(注記)=Youth Safety Policy)

• 企画案が直接、子供や未成年との触れ合いを示すときは、合わせて子供や若者との協力に関する国際法および現地法の遵守を概説し、現地法の文書を付録として提供するものとします。
• 提案によりプロジェクトのすべての活動に参加する未成年者の安全を保つ方法を例示します。
• 提案書には未成年と近く接触する成人が全員、適切な精査と訓練を事前に受けることを明示するものとします。
• 提案書には未成年の心身の安全に関わる事件が発生した場合を想定して行動の実践手順(プロトコル)を概説します。

第2期 (〆切: 2025年2月3日)

第1期 (〆切: 2025年9月1日)

全体の日程表

ステップ1:コミュニティの関与についてアンケートを送る

コミュニティの関与アンケートは、皆さんのコミュニティに当該のイベントの重要性を浸透させるために役立ちます(Community Engagement survey )。集計結果から皆さんのコミュニティが重視する主題が浮かび上がってくるはずです。

1. コミュニティのアンケート調査テンプレートを開き、ダウンロードして複製します。リンク先の書類はマスターファイルですから直接の編集は避けて、必ず作業用にファイルを複製してください。
2. 質問は一切、削除しないでください。質問の追加は歓迎します。また調査の翻訳もご検討ください。
3. ご自分のコミュニティで、皆さんから関心を寄せる人たちにアンケートを送ります。返答の〆切を決めておき、何度か回答を提出するよう催促します。
4. 申請書にその成果を記入してください。

重要点:コミュニティ・アンケートは申請の必須要件です。

ステップ2:類似のイベントや最善手法から学ぶ

ウィキメディアのコミュニティとは、知識の供給源でもあります! 同類のイベントと申請書や報告書を対比してみましょう。次の各点に着目します。

パートナー関係と旅費宿泊費補助:

• グループには活発で経験を積んだ編集者やボランティアの皆さんを加えてください。旅費宿泊費を支給するなら、この人たちは最適の候補でもあります。
• カンファレンスはアウトリーチ活動の場として費用がかかるわりには効果が少ない方法かもしれません。
• 旅費宿泊費補助は部分支給を検討します。あるいは申請者に対してイベント参加には補助がいくらほしいか質問することも試みてください。

会場と会期:

• 参加者の利便性のため、中心部の場所を選んでください。これにより旅費交通費を抑え、必要としている人々に提供する旅費宿泊費補助金に上乗せできるようにしてください。
• カンファレンス、作業グループの会合は会期2、3日に抑えること。
• 見学ツアーはカンファレンス本体のプログラム終了後の、夕方や夜間だけ実施。

ステップ3:予算計画

会場費、物品費:

• 趣旨が共通する団体で会場を無料もしくは割引料金で使わせてもらえると有益です。
• 会場内に複数あるなら、その特定の場所をなぜ選んだか理由を示してください。コストが低いからか、所在地が中心部にあるからか?
• 商品は低価格のシールやステッカーなどに制限。
• 今後も活用できるよう、横断幕や案内板にはなるべく一般的な文言を印刷しましょう。

旅費宿泊代金と食事代:

• 旅費宿泊費補助には、往復の交通費、相部屋の宿泊料金、カンファレンスの登録料、ビザ申請代金を含みます。
• カンファレンス期間の食事代の補助は昼食に限定されます。コーヒー休憩やグループ単位の夕食会も対象になります。

イベントの計画立案と補佐: 助成金を申請できる費目は以下のとおりです。

• 旅行代理店の手数料
• 運営管理の補佐、たとえばビザ申請用の招待状作成や経費払い戻しなど。
• 講師料を支払う調整薬やトレーナー。この費目は、申請手続きの早い段階で担当のプログラム責任者との協議が必要です。
• 計画の経費、たとえば会議室料や地域内の交通費など。
• 予備費として10%以内を申請金額に付加することが認められています。

資金源を入れ替える:

• 善意の寄付は興味深い組織との提携関係の契機になるかもしれません。ここでいう寄付とは金銭よりも物品とサービスを指し、例えば会場費の免除、食事やサービスの代金割引なども含みます。
• 同じ地域で活動する組織から支援を受けられるようなら、連絡を取ってみると貴重なパートナーになるかもしれません。

ステップ4:実行力のあるチームメンバーを集める

会議の規模を理解すると、必要なボランティアの人数が決まります。以下の役割はガイドとしても活躍できます。その他の役割も追加できます。カンファレンス運営の経験は必須ではないものの、計画を力強く進める役に立ちます。

助成金調整役 は助成金に関する補佐の主な連絡先です。

• 計画が予定に沿っているか確めたり、チームの更新情報をプログラム担当者に提供する係。
• 予算管理と支出の領収書他を収集する係。

ロジスティック・チーム (進行管理)はイベントに関する調査を調整したりイベントの細部確認を担当。

• イベント会場や日程表、説明文書や契約書に加えて出店者との交渉経験を有すること。

カンファレンス・プログラム・チーム はアンケート調査や提案書作りを調整し、プログラムを開発します(conference program team)。

• 会議ごとに活動項目と成果の記録文書を集めてまわります。

広報連絡チーム はイベントの公式ページを常に更新してコミュニティの関与を調整します(Communications team)。 補助金委員会 は旅費滞在費補助の申請手順を管理します。受給者名簿をあらかじめプログラム責任者に提出し、その後、受給者に連絡を取ります(scholarship committee)。

ボランティア調整訳 はボランティアの皆さんに目を配り、全ての会議で議事録をつけます。

カンファレンス・イベント助成金の完了報告書(Googleドキュメント)