تجتمع اللجنة ثلاث مرات على الأقل في السنة. ومن المقرر عقد الدورات التالية :
بين الدورات، يمكن للجنة أن تتخذ قرارات بشأن قضايا أو حالات محددة. ويتم اتخاذ هذه القرارات إما من قبل جميع أعضاء اللجنة أو من قبل ممثلين معينين تم تفويضهم بالصلاحيات اللازمة للعمل نيابةً عن اللجنة.
تواجه لجنة الرقابة على محفوظات الإنتربول تأخيرا في الالتزام بالمهل المحددة لها نتيجة ازدياد عبء العمل عليها وعلى سائر الأطراف المعنية في الإنتربول. وتقر لجنة الرقابة بأن هذا الوضع قد تسبب بصعوبات لمقدّمي الطلبات والمكاتب المركزية الوطنية للإنتربول على حد سواء، وهي تعمل حاليا على حل هذه المشكلات.
وقد أقرت الجمعية العامة للإنتربول في دورتها الـ 92 ميزانية إضافية للجنة الرقابة على محفوظات الإنتربول ]راجع الرابط https://www.interpol.int/ar/content/download/22265/file/GA-2024-92-RES-15%20A%20Budget2025.pdf [، ما سيتيح تعيين موظفين جدد. وتعمل الأمانة العامة للإنتربول حاليا مع سكرتارية لجنة الرقابة لتطوير أدوات جديدة لتكنولوجيا المعلومات.
ومع أنه من المفترض أن تحسّن هذه التغييرات الالتزام بالمهل المحددة، يتوقع أن يشهد عام 2025 بعض التأخير بسبب كمية الملفات المتراكمة، والوقت الضروري لتعيين موظفين جدد ودمجهم وتطوير أدوات جديدة. وستعمل لجنة الرقابة على إحاطة الأطراف علما بالتقدم المحرز في الملفات ونشر تحديثات عامة على موقعها على الويب بشأن التدابير المتخذة لتقليص المهل المحددة.
تصدر اللجنة قرارات خطية تحيلها إلى الأمانة العامة ومقدّم الطلب والمكاتب المركزية الوطنية المعنية، مع الأخذ في الاعتبار جميع القيود الإضافية السارية.
ووفقا لما ينص عليه النظام الأساسي للجنة، جميع قرارات اللجنة سرية وغير معدة للنشر على العموم. ولكن اللجنة تنشر بعض القرارات المغفلة على هذا الموقع على الويب لتوفير معلومات بشأن أنشطتها، وذلك بموجب نظامها الأساسي.
* يرجى أخذ العلم بأن بعض القرارات الواردة أدناه قد صدرت قبل دخول النظام الأساسي للجنة حيز النفاذ في آذار/مارس 2017.