ショートカットキーを使い倒すための「Shiftキー」の2つのポイント

話題の新刊『アウトルック最速仕事術』の著者・森新氏によると、アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「年間平均500時間」をアウトルックだけに費やしているという。しかし、その実践的なスキルをまとめた書籍はこれまでなかった。本連載では、大手企業も続々取り入れている「たった90分で年間100時間の時短ができる」と話題沸騰のセミナーのノウハウをまとめた『アウトルック最速仕事術』(ダイヤモンド社)の内容から、ビジネスパーソンの時短に大きく貢献するアウトルックの技術をお伝えしていく。

ショートカットキーのポイント シフト編

ショートカットキーは数百個もあり、1つ1つを覚えようとしてもきりがありません。よい覚え方がないかと私なりに研究した結果をお伝えします。([Alt]の使い方は連載第9回にてご紹介しています)

ここでは[Shift]の使い方のポイントを説明します。

[Shift]を使うショートカットキーには2つのポイントがあります。

1.[Shift]を追加するとルールが「シフト」する

たとえば、アウトルックでは[Ctrl]+[R]が差出人個人への返信のキーです。これに[Shift]を加えると全員への返信になります。

パワーポイントでも[Ctrl]+[G]でグループ化オン、[Shift]を加えるとグループ化オフになります。

このように、いつものキーに[Shift]を追加するだけで、別の機能が使えることがあります。これを覚えておけば、「[Shift]を加えると○しろまる○しろまるができるのでは?」と勘が働くようになるはずです。

2.[Shift]に刻印されている「↑」の意味を知る

多くのキーボードでは[Shift]のキーには「↑」も刻印されています。この上向きの矢印の意味を知っていますか?

キーには上下に文字や記号が刻印されています。数字の[1]には「1」と「!」があるという具合です(「ぬ」も刻印されていますが、ここでは関係がないので省きます)。

半角英数モードで「!」と入力したいときは、[Shift]を押しながら[1]を押しますよね。[Shift]には、キーの上側に刻印されている文字や記号を入力するという働きがあるのです。

これがわかれば、[Ctrl]+[Shift]+[;]というショートカットキーは、[Ctrl]+[+]と同じだと理解できるようになります。つまり[Shift]を使う3手のキーは2手に置き換えて、より簡単に覚えられるわけです。