De manière plus sérieuse, j'ai essayé pas mal de façons différentes. Au final c'est un peu un mixte.
Déjà, j'essaie d'avoir une inbox vide. Ca fonctionne pas toujours (là j'en ai 34, c'est vraiment trop). L'inbox vide signifie que j'ai traité (traité ne veux pas dire effectué ce qui est demandé dans le mail par exemple, mais que je l'ai au moins planifié, répondu, mis en attente, etc). C'est vraiment agréable de la voir vide. Les mails à l'intérieur sont des choses non traitées, non planifiées, s'il y en a en réalité c'est la merde, c'est que je n'ai plus le temps d'organiser correctement mon boulot.
(de manière globale, j'ai supprimé tous les filtres. Avec des filtres, il est nécessaire de parcourir les dossiers, sans filtre il suffit d'en regarder un. Bon, j'en ai quand même pour des choses automatiques : commit, bugs, etc qui ne me demande pas un regard systématique).
Ensuite, côté classement c'est plus compliqué. J'ai eu le 2 (par personne) mais c'est trop limité, et peu adapté à la conduite d'un projet client. Le 1 (par dossier) est parfois également limité, lorsque c'est juste une discussion.
Donc en gros voici la structure de mon client mail :
INBOX
-- à répondre // comme son nom l'indique
-- en attente // impossible à traiter tant que quelqu'un d'autre n'a pas réalisé une action
-- en cours // hiérarchie des projets / dossiers en cours pour un accès rapide (archivage en accès immédiat en gros)
Projet 1
Projet 2
Projet 3
Perso
Veille
-- un jour // ...
__ bugs // classement automatique des mails du/des bug tracker avec des sous dossiers
dossiers // archivage finalement... (ce dossier est par défaut systématiquement replié)
Clients // classement des projets par client, peut être hiérachique (type de client, etc)
Client 1
Client 2
Dev // archivage d'informations sur les devs, produits, etc (ce serait finalement à vider de temps en temps...)
... // autres archives
People // dossiers par personne pour les conversations
Mr Plop
Mme Blah
(les -- __ sont la pour les placer dans le bon ordre)
Pendant un temps, j'avais rajouté un dossier (au premier niveau, sous INBOX) qui était mon agenda en utilisant la méthode des 43 dossiers :
Donc lorsqu'un mail arrivait dans mon inbox, si c'était quelque chose que je ne pouvais pas traiter immédiatement mais que je pouvais planifier, je le posais dans le dossier du bon jour / mois (sans allouer dans mon calendrier).
Le soir, avant de partir, je lis le dossier du jour (qui doit être vide). S'il n'est pas vide, je place dans le lendemain ou ailleurs (report). Je réfléchi à l'organisation de la journée suivante. Je déplace ensuite le dossier du jour dans le mois suivant, et si besoin le dossier du mois dans l'année suivante.
Le matin, en arrivant, je lis le dossier du jour. J'organise alors la journée en planifiant ce qui doit l'être dans mon calendrier. Si besoin je peux déplacer des mails à d'autres endroits. La planification n'est pas réalisée la veille car dépend parfois de l'humeur, des personnes présentes, etc.
Régulièrement dans la journée je peux regarder le dossier du jour pour voir s'il faut changer quelque chose.
Et on tourne en boucle de cette manière.
Cette façon de faire est plutôt contraignante (c'est pourquoi je l'ai arrêtée pour le moment) mais plutôt efficace. Elle a aussi l'avantage de rendre inutile un outil dans lequel je saisirais des tâches à effectuer. Les tâches sont les mails ou des notes que je place directement dans le dossier.
Au final, c'est pas trop mal mais le côté répétitif / contraignant n'est pas évident.
Et je pense que je n'ai toujours pas trouvé la bonne solution ultime.
Ha oui, et j'ai aussi un classement transverse, avec des tags (à lire, veille, etc) permettant de mettre des choses en attente, de les classer dans leur dossier, mais de revenir sur tous les mails à lire un peu plus tard. Idem, c'est pas absolument efficace, mais bon...
# Et sinon
Posté par CrEv (site web personnel) . En réponse au journal Tri des mails. Évalué à 2.
De manière plus sérieuse, j'ai essayé pas mal de façons différentes. Au final c'est un peu un mixte.
Déjà, j'essaie d'avoir une inbox vide. Ca fonctionne pas toujours (là j'en ai 34, c'est vraiment trop). L'inbox vide signifie que j'ai traité (traité ne veux pas dire effectué ce qui est demandé dans le mail par exemple, mais que je l'ai au moins planifié, répondu, mis en attente, etc). C'est vraiment agréable de la voir vide. Les mails à l'intérieur sont des choses non traitées, non planifiées, s'il y en a en réalité c'est la merde, c'est que je n'ai plus le temps d'organiser correctement mon boulot.
(de manière globale, j'ai supprimé tous les filtres. Avec des filtres, il est nécessaire de parcourir les dossiers, sans filtre il suffit d'en regarder un. Bon, j'en ai quand même pour des choses automatiques : commit, bugs, etc qui ne me demande pas un regard systématique).
Ensuite, côté classement c'est plus compliqué. J'ai eu le 2 (par personne) mais c'est trop limité, et peu adapté à la conduite d'un projet client. Le 1 (par dossier) est parfois également limité, lorsque c'est juste une discussion.
Donc en gros voici la structure de mon client mail :
(les -- __ sont la pour les placer dans le bon ordre)
Pendant un temps, j'avais rajouté un dossier (au premier niveau, sous INBOX) qui était mon agenda en utilisant la méthode des 43 dossiers :
Donc lorsqu'un mail arrivait dans mon inbox, si c'était quelque chose que je ne pouvais pas traiter immédiatement mais que je pouvais planifier, je le posais dans le dossier du bon jour / mois (sans allouer dans mon calendrier).
Le soir, avant de partir, je lis le dossier du jour (qui doit être vide). S'il n'est pas vide, je place dans le lendemain ou ailleurs (report). Je réfléchi à l'organisation de la journée suivante. Je déplace ensuite le dossier du jour dans le mois suivant, et si besoin le dossier du mois dans l'année suivante.
Le matin, en arrivant, je lis le dossier du jour. J'organise alors la journée en planifiant ce qui doit l'être dans mon calendrier. Si besoin je peux déplacer des mails à d'autres endroits. La planification n'est pas réalisée la veille car dépend parfois de l'humeur, des personnes présentes, etc.
Régulièrement dans la journée je peux regarder le dossier du jour pour voir s'il faut changer quelque chose.
Et on tourne en boucle de cette manière.
Cette façon de faire est plutôt contraignante (c'est pourquoi je l'ai arrêtée pour le moment) mais plutôt efficace. Elle a aussi l'avantage de rendre inutile un outil dans lequel je saisirais des tâches à effectuer. Les tâches sont les mails ou des notes que je place directement dans le dossier.
Au final, c'est pas trop mal mais le côté répétitif / contraignant n'est pas évident.
Et je pense que je n'ai toujours pas trouvé la bonne solution ultime.
Ha oui, et j'ai aussi un classement transverse, avec des tags (à lire, veille, etc) permettant de mettre des choses en attente, de les classer dans leur dossier, mais de revenir sur tous les mails à lire un peu plus tard. Idem, c'est pas absolument efficace, mais bon...