Nosu utilisons depuis le début de l'année ALfresco dans le cadre d'un télétravail et pour l gestion documentaire. Il s'agit d'un petit site (4 personnes, réparties sur 3 lieux différents) mais Alfresco est très efficase. Sur la gestion des documents les retours sont excellents (simplicité d'utilisation, performances, ...). L'outil nous semble très
pragmatique et très souple et c'est très bien. .
Je vous dresse les plus et les moins que nous avons constaté à l'utilisation (et à l'administration pour moi) :
- Les points positifs : du point de vue utilisateur et administrateur,
* Simplicité d'utilisation et d'administration
* Facilité de déploiment sur Linux
* Facilité de construction d'un workflow
* Génération automatique des PDF via OO.org
* Accésibilité (http, ftp, webdav, et CIFS)
* Traduction (un grand merci d'ailleurs)
Au final, Alfresco du point de vue utilisateur est vraiment très simple et très souple (1 heur de "formation" suffit pour faire démarrer quelqun). Les plus gros défauts de ce programmes sont à chercher du coté de l'administration :
- Les points négatifs :
* Configuration et mise en place (probablement du à mon manque d'expéreince de JBoss)
* Puissance nécessaire (mémoire et proc) pour avoir une utilisation "fluide", en particulier en l'attaquant avec CIFS
* Le manque apparent de sécurisation du système : pas de login en https, tout les services sont ouverts (ftp, CIFS, ...). C'est le point le plus noir à mon sens même s'il existe des moyens de contourner les problèmes. Il serait pratique de pouvoir
- limiter l'accès au services offert par Alfresco à des IPs bien définies à
l'exception de l'accès par https
- bloquer un IP/login/... après trois tentatives infructueuse
- forcer le chiffrement SSL sur le serveur FTP et si cela est impossible,
supprimer le service au démarrage.
Ces derniers points peuvent être contournés par l'utilisation d'un firewall et d'un VPN par exemple suivant l'utilisation.
Nous avons aussi constaté des points génants :
* Gestion des emails : nous souhaiterions pouvoir utiliser des éléments pour
rendre le mail plus clair (nom du document, espace, ...) (cf.
http://www.alfresco.org/forums/viewtopic.php?t=854&highlight=email&sid=0f2f1340417d9f36e42a76f37c05ff32 et les bugs associés ) .
* workflow : globalement le workflow basique nous convient mais il serait
interessant de pouvoir envoyer par mail en plus de la demande de validation,
le lien d'accès direct aux documents (style http://.............) .
Un focntionnalité qui nous manque (pas cruellement mais on en veut toujours plus ;) ) serait de pouvoir utiliser le mail comme interface de gestion des discussions. Par exemple dans le cadre d'un workflow suivant :
1- un auteur dépose un document
1 bis - il le transmet pour validation
2- le fichier devient versionnable
3- le document est transféré dans un espace de validation
4- un copie de travail est extraite
5- ce fichier de travail est joint à un email au relecteur
À partir de la plusieurs options :
* option 1 : le relecteur l'approve sans modification en retournant le mail avec dans le corps VALIDE (par exemple), le traitement normal se poursuit.
* option 2 :
- le relecteur modifie le document pour des corrections mineures
- il retourne le mail avec le document modifié avec dans le corps du mail VALIDE+CORRECTIONS[Corrections typographiques] (par exemple)
- le document est reintégré dans le système avec la modification et comme suivi "Corrections typographiques" et incrémentation de version mineure
- l'auteur est averti par mail avec copie du document pour re-validation
- si l'auteur retourne le mail avec dans le corps VALIDE alors le traitement continue
-si l'auteur retourne le mail avec dans le corps NON_VALIDE, le document est déplacé dans l'espace de l'auteur et cycle de validation complet reprend au
point 1 bis après avoir retravailler son texte.
* option 3 :
- le relecteur rejette le document en retournant le mail avec dans le corps REJET (par exemple) et en listant les raisons.
- le REJET ouvre un cycle de discussion avec les raisons mentionnées
- le document est déplacé dans l'espace de l'auteur
- l'auteur reçoit par mail l'indication du rejet ainsi que les motifs, s'il répond au mail, les éponse vont dans le cycle de discussion.
- le cycle de validation complet reprend au point 1 bis après avoir retravailler son texte.
</mon rêve>
Je ne serais trop vous recommender de jeter un oeuil sur ce logiciel qui est vraiment excellent.
# Petit retour d'expérience
Posté par Laurent Saint-Michel . En réponse à la dépêche Libération complète des sources d'Alfresco. Évalué à 6.
Nosu utilisons depuis le début de l'année ALfresco dans le cadre d'un télétravail et pour l gestion documentaire. Il s'agit d'un petit site (4 personnes, réparties sur 3 lieux différents) mais Alfresco est très efficase. Sur la gestion des documents les retours sont excellents (simplicité d'utilisation, performances, ...). L'outil nous semble très
pragmatique et très souple et c'est très bien. .
Je vous dresse les plus et les moins que nous avons constaté à l'utilisation (et à l'administration pour moi) :
- Les points positifs : du point de vue utilisateur et administrateur,
* Simplicité d'utilisation et d'administration
* Facilité de déploiment sur Linux
* Facilité de construction d'un workflow
* Génération automatique des PDF via OO.org
* Accésibilité (http, ftp, webdav, et CIFS)
* Traduction (un grand merci d'ailleurs)
Au final, Alfresco du point de vue utilisateur est vraiment très simple et très souple (1 heur de "formation" suffit pour faire démarrer quelqun). Les plus gros défauts de ce programmes sont à chercher du coté de l'administration :
- Les points négatifs :
* Configuration et mise en place (probablement du à mon manque d'expéreince de JBoss)
* Puissance nécessaire (mémoire et proc) pour avoir une utilisation "fluide", en particulier en l'attaquant avec CIFS
* Le manque apparent de sécurisation du système : pas de login en https, tout les services sont ouverts (ftp, CIFS, ...). C'est le point le plus noir à mon sens même s'il existe des moyens de contourner les problèmes. Il serait pratique de pouvoir
- limiter l'accès au services offert par Alfresco à des IPs bien définies à
l'exception de l'accès par https
- bloquer un IP/login/... après trois tentatives infructueuse
- forcer le chiffrement SSL sur le serveur FTP et si cela est impossible,
supprimer le service au démarrage.
Ces derniers points peuvent être contournés par l'utilisation d'un firewall et d'un VPN par exemple suivant l'utilisation.
Nous avons aussi constaté des points génants :
* Gestion des emails : nous souhaiterions pouvoir utiliser des éléments pour
rendre le mail plus clair (nom du document, espace, ...) (cf.
http://www.alfresco.org/forums/viewtopic.php?t=854&highlight=email&sid=0f2f1340417d9f36e42a76f37c05ff32 et les bugs associés ) .
* workflow : globalement le workflow basique nous convient mais il serait
interessant de pouvoir envoyer par mail en plus de la demande de validation,
le lien d'accès direct aux documents (style http://.............) .
Un focntionnalité qui nous manque (pas cruellement mais on en veut toujours plus ;) ) serait de pouvoir utiliser le mail comme interface de gestion des discussions. Par exemple dans le cadre d'un workflow suivant :
1- un auteur dépose un document
1 bis - il le transmet pour validation
2- le fichier devient versionnable
3- le document est transféré dans un espace de validation
4- un copie de travail est extraite
5- ce fichier de travail est joint à un email au relecteur
À partir de la plusieurs options :
* option 1 : le relecteur l'approve sans modification en retournant le mail avec dans le corps VALIDE (par exemple), le traitement normal se poursuit.
* option 2 :
- le relecteur modifie le document pour des corrections mineures
- il retourne le mail avec le document modifié avec dans le corps du mail VALIDE+CORRECTIONS[Corrections typographiques] (par exemple)
- le document est reintégré dans le système avec la modification et comme suivi "Corrections typographiques" et incrémentation de version mineure
- l'auteur est averti par mail avec copie du document pour re-validation
- si l'auteur retourne le mail avec dans le corps VALIDE alors le traitement continue
-si l'auteur retourne le mail avec dans le corps NON_VALIDE, le document est déplacé dans l'espace de l'auteur et cycle de validation complet reprend au
point 1 bis après avoir retravailler son texte.
* option 3 :
- le relecteur rejette le document en retournant le mail avec dans le corps REJET (par exemple) et en listant les raisons.
- le REJET ouvre un cycle de discussion avec les raisons mentionnées
- le document est déplacé dans l'espace de l'auteur
- l'auteur reçoit par mail l'indication du rejet ainsi que les motifs, s'il répond au mail, les éponse vont dans le cycle de discussion.
- le cycle de validation complet reprend au point 1 bis après avoir retravailler son texte.
</mon rêve>
Je ne serais trop vous recommender de jeter un oeuil sur ce logiciel qui est vraiment excellent.
A+
Laurent