J’ai été secrétaire pendant un an de mon BDE Biosphère (association étudiante ayant pour but, en gros, de fournir du service à l’étudiant comme des annales gratuites, une photocopieuse, des sorties, etc…). Donc à ce titre j’ai été confronté à quelques un de tes problèmes, mais pas vraiment tous, étant donné la conformation d’une association étudiante, un peu différente d’assos plus classiques comme des clubs sportifs, etc.
Comment décide tu ce que tu mets dans ton rapport moral ?
Je m’aide pour ça de mon registre spécial (ce registre est obligatoire, mais pas souvent présent dans les assos faute d’informations. J’espère que tu en tiens bien un…), que j’ai un peu enrichi. J’y consigne par exemple en plus des changement de bureau et des dates d’AG/CA, de brefs compte-rendus des principaux événements, avec entrées/sorties d’argent, nombre de participants, etc…
À l’AG je met dans mon rapport moral, qui est en gros un résumé de ce qu’a fait l’asso pendant 1 an, ces infos, peut-être en plus bref, le tout en démontrant que ça allait bien dans le sent du but de l’asso tel qu’il est déclaré dans les statuts.
Utilise-tu une classe LaTex qui permet à la fois de mettre le contenu de ce rapport, de le présenter de façon ludique, et de rajouter des cadres qui expliquent a quoi correspond cette colonne ou ce concept ? ("on comprend rien à ton rapport"-proof)
Je ne me suis pas cassé la tête avec du LaTeX pour mon rapport moral. Mais ce pourrait être une bonne idée.
Pense-tu toi aussi qu'un mail de convocation c'est bien assez ? (alors qu'idéalement il faudrait une lettre)
Je le pense aussi, et c’est ce que l’on faisait dans mon asso. En effet, étant donné la nature de mon association (BDE), ça be faisait un bon millier d’étudiants adhérents (il fallait adhérer à l’asso pour bénéficier des services comme la photocop’, pour des raisons d’assurance…). Donc envoyer 1000 lettres de convoc’ c’était tout bonnement impossible pour nos petits bras de bénévoles et pour le petit budget de l’asso qui serait totalement bouffé inutilement.
De plus, en plus du mail, on utilisait l’affichage de la fac pour communiquer les dates d’AG.
Puisque Gmail t'a de toute façon classé dans le dossier [SPAM], comment fais tu pour qu'ils reçoivent quand même tes messages ?
On s’est fait chier à rentrer tous leurs mails dans un fichier, qu’il faut refaire tous les ans pour être CNIL-proof, alors bon s’ils n’ont pas envie de lire nos mails, bah c’est tant-pis pour eux. De plus étant donné la nature de notre asso, on a un local assez visité, donc la communication par affichage suffit bien pour les gens qui s’intéressent un peu à la vie de l’asso, puisqu’ils y passent pas mal de temps.
Enfin last but not least, beaucoup de gens ont peur de devenir membre d'une association. Ils considèrent que c'est un engagement à s'investir (ce qui est faux, même si quand même on aimerait bien un peu d'aide…). Ils préfèrent souvent payer plus cher pour un service inférieur mais se dire qu'ils ont toujours le choix de faire un coup de pute plus tard (ce qu'ils ne font en fait jamais). Comment arrive-tu à ne pas perdre ces membres potentiels ?
Chez nous la question ne se pose pas, puisque l’étudiant va adhérer au moment où il aura envie d’une photocopieuse, ou de matériel à dissection (oui, BDE d’étudiants en biologie ☺). Sur les 1000 adhérents il y aura toujours un petit nombre qui aura envie de devenir un vrai membre actif, puis éventuellement de rentrer au CA par sa propre motivation.
# Petit témoignage
Posté par François Chaix (Mastodon) . En réponse au journal [assos] des problèmes de communication quotidiens du bureau. Évalué à 2. Dernière modification le 03 septembre 2012 à 10:17.
J’ai été secrétaire pendant un an de mon BDE Biosphère (association étudiante ayant pour but, en gros, de fournir du service à l’étudiant comme des annales gratuites, une photocopieuse, des sorties, etc…). Donc à ce titre j’ai été confronté à quelques un de tes problèmes, mais pas vraiment tous, étant donné la conformation d’une association étudiante, un peu différente d’assos plus classiques comme des clubs sportifs, etc.
Je m’aide pour ça de mon registre spécial (ce registre est obligatoire, mais pas souvent présent dans les assos faute d’informations. J’espère que tu en tiens bien un…), que j’ai un peu enrichi. J’y consigne par exemple en plus des changement de bureau et des dates d’AG/CA, de brefs compte-rendus des principaux événements, avec entrées/sorties d’argent, nombre de participants, etc…
À l’AG je met dans mon rapport moral, qui est en gros un résumé de ce qu’a fait l’asso pendant 1 an, ces infos, peut-être en plus bref, le tout en démontrant que ça allait bien dans le sent du but de l’asso tel qu’il est déclaré dans les statuts.
Je ne me suis pas cassé la tête avec du LaTeX pour mon rapport moral. Mais ce pourrait être une bonne idée.
Je le pense aussi, et c’est ce que l’on faisait dans mon asso. En effet, étant donné la nature de mon association (BDE), ça be faisait un bon millier d’étudiants adhérents (il fallait adhérer à l’asso pour bénéficier des services comme la photocop’, pour des raisons d’assurance…). Donc envoyer 1000 lettres de convoc’ c’était tout bonnement impossible pour nos petits bras de bénévoles et pour le petit budget de l’asso qui serait totalement bouffé inutilement.
De plus, en plus du mail, on utilisait l’affichage de la fac pour communiquer les dates d’AG.
On s’est fait chier à rentrer tous leurs mails dans un fichier, qu’il faut refaire tous les ans pour être CNIL-proof, alors bon s’ils n’ont pas envie de lire nos mails, bah c’est tant-pis pour eux. De plus étant donné la nature de notre asso, on a un local assez visité, donc la communication par affichage suffit bien pour les gens qui s’intéressent un peu à la vie de l’asso, puisqu’ils y passent pas mal de temps.
Chez nous la question ne se pose pas, puisque l’étudiant va adhérer au moment où il aura envie d’une photocopieuse, ou de matériel à dissection (oui, BDE d’étudiants en biologie ☺). Sur les 1000 adhérents il y aura toujours un petit nombre qui aura envie de devenir un vrai membre actif, puis éventuellement de rentrer au CA par sa propre motivation.