Kirjaamon kautta voit toimittaa yliopistolle asiakirjoja ja tehdä tietopyyntöjä. Kirjaamo välittää tarvittaessa yhteydenottoja yliopiston sisällä eteenpäin. Alta löydät toimintaohjeet asiakirjan toimittamista ja tietopyynnön laatimisesta sekä yhteystietomme.
Asiakirjojen toimittaminen yliopistolle
Voit toimittaa asiakirjoja Itä-Suomen yliopiston kirjaamoon usealla eri tavalla. Suosittelemme ensisijaisesti sähköistä asiointia.
Määräajassa toimitettavaksi pyydettyjen asiakirjojen on oltava perillä yliopiston kirjaamossa määräajan sisällä. Hakemusasioissa tulee noudattaa niitä koskevia ohjeita ja määräaikoja.
Asiakirjojen toimitus
- Käytä yleisimpiä tiedostoformaatteja esim. Word, Excel, PowerPoint, html tai pdf.
- Sähköistä asiakirjaa ei katsota saapuneeksi, jos sen sisältöä ei pystytä avaamaan. Vireillepanoasiakirjasta on ilmettävä lähettäjän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Tietopyynnön saa esittää anonyymisti.
Kirjaamon sähköposti: [email protected]
Turvapostipalvelu (luottamuksellisen sähköpostin lähettäminen):
- aseta turvapostin linkki selaimeen, joka avaa palvelun:
https://secmail.uef.fi/[email protected] - seuraa rekisteröitymis- ja lähetysohjetta
- kirjoita viestin vastaanottajaksi [email protected]
- HUOM! Varmistathan, että saat omaan sähköpostiisi Itä-Suomen yliopiston kirjaamon automaattikuittauksen vastaanotetusta viestistä.
Kirjaamon saapuva paperiposti käsitellään Kuopion kampuksella.
Kirjaamon postiosoite
Itä-Suomen yliopisto
Kirjaamo
PL 1627
70211 KUOPIO
Kirjaamo palvelee sähköisesti arkipäivisin ma-pe klo 9.00–14.00 osoitteessa [email protected]. Asiointi paikan päällä kirjaamossa onnistuu sopimalla siitä etukäteen. Asiakirjoja voi jättää kampuksilla myös kirjaamon postiluukkuun/yliopiston postilaatikkoon.
Kirjaamon käyntiosoitteet kampuksittain:
- Kuopion kampus: Yliopistonranta 8, Snellmania, 1. kerros
- Joensuun kampus: Yliopistokatu 2, Aurora, 1. kerros
Tietopyynnöt yliopistolta
Suosittelemme tekemään tietopyynnön sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
Annamme tietoja yliopiston asiarekisteriin ja arkistoon tallennetuista asiakirjoista ja tietoaineistoista. Opintorekisteristä (mm. tiedot yliopiston opiskelijoista) tietoja luovuttaa Koulutuspalvelut.
- Mikäli tietopyyntö kohdistuu aineistoon, johon sisältyy henkilötietoja tai julkisuusrajoitteita, on pyytäjän varauduttava ilmoittamaan tietojen käyttötarkoitus ja todistamaan henkilöllisyytensä.
- Mikäli tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietojen käyttötarkoitusta tarvitse ilmoittaa.
Tietopyynnöstä tulee ilmetä, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Pyynnön yksilöimiseen saa tarvittaessa maksutonta opastusta kirjaamosta.
Lue lisää yliopiston tietojen ja asiakirjojen julkisuudesta Asiakirjajulkisuuskuvaus sivulta.
Palveluhinnasto
Asiakirjakopioista perittävät maksut perustuvat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettuun lakiin (621/1999, JulkL 34 §). Asiakirjojen antamisesta ei peritä arvonlisäveroa. Palveluhinnasto on voimassa 21.12.2023 alkaen toistaiseksi.
Muutoksenhaku: Käsittelemme oikaisupyynnön virheellisestä laskutuksesta kuuden kuukauden kuluessa laskun päivämäärästä.
Asiakirjan antamisesta ei seuraavissa tapauksissa peritä maksua:
- pyydetty asiakirja on yksilöitävissä ja löydettävissä yliopiston pitämästä asiarekisteristä sen asiakirjaluokittelun tai asiakirjan tunnisteen avulla,
- pyydetty asiakirja on yksilöitävissä ja löydettävissä sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla ja salassa pidettävät osat ovat vaivatta poistettavissa,
- asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti,
- asiakirja annetaan luettavaksi tai jäljennettäväksi yliopiston tiloissa,
- julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään sähköpostitse,
- sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse.
Asiakirjan antamisesta ei koskaan peritä maksua silloin, kun pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu yliopiston neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin.
Kun asiakirja on julkinen tai salassa pidettävät kohdat ovat helposti poistettavissa, veloitetaan vain kopiointi-, skannaus- ja toimitushinnat:
- A4 ja A3 0,70 €/sivu
- sidottu asiakirja 1,50 €/sivu
- oikeaksi todistettu kopio tutkintotodistuksesta 15,00 €/todistus
- aikaisemmin annetun asiakirjan toimittaminen uudelleen kopiona 15,00 €/kopio
- postikulut valitun toimitustavan mukaan
Tiedon hakemisesta aiheutuneita kustannuksia voidaan periä silloin, kun pyydetyn asiakirjan esille haku ja salassa pidettävien tietojen poistaminen vaatii tavanomaista enemmän työtä, (JulkL 34 §). Tavanomaista enemmän työtä vaativissa pyynnöissä veloitetaan tiedonhauista ja salassa pidettävien tietojen poistamisesta niihin käytetyn työajan mukaan:
- ensimmäinen puoli tuntia maksuton
- 20,00 € jokaiselta seuraavalta alkavalta puolelta tunnilta
- tiedon hakemisesta voidaan periä maksu myös siinä tapauksessa, että pyydettyä tietoa ei löydy
Yhteystiedot
Sähköpostiosoite: [email protected]
Turvapostipalvelu
Luottamuksellisen sähköpostin lähettäminen:
- aseta turvapostin linkki selaimeen, joka avaa palvelun https://secmail.uef.fi/[email protected]
- seuraa rekisteröitymis- ja lähetysohjetta
- kirjoita viestin vastaanottajaksi [email protected]
- HUOM! Varmistathan, että saat omaan sähköpostiisi Itä-Suomen yliopiston kirjaamon automaattikuittauksen vastaanotetusta viestistä.
Postiosoite
Itä-Suomen yliopisto
Kirjaamo
PL 1627
70211 KUOPIO
Tutustu tiedonhallintapalveluiden henkilökuntaan UEF Connect -asiantuntijapalvelussa.
Joensuun kampus
Käyntiosoite
Yliopistokatu 2
Aurora-rakennus, 1. krs
Kuopion kampus
Käyntiosoite
Yliopistonranta 8
Snellmania-rakennus, 1. krs