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学校法人幾徳学園・神奈川工科大学(以下、「本学」という。)は、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号)の全面施行(平成17年4月1日付け)を受け、また、「学校における生徒等に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」(平成16年文部科学省告示第161号)および「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」(平成16年厚生労働省告示第259号)に沿って、積極的に個人情報保護に関する体制の整備を推進することとし、個人情報取扱事業者として、情報管理に関する社会的責任を自覚し、個人情報の有用性に十分な配慮をしながら、個人の基本的人権の尊重とプライバシーの保護に資することを目的として、以下のように、本学の個人情報保護に関するガイドラインを定めます。
個人情報の保護について
責務
- 本学は、個人情報保護の重要性を認識し、個人の人権や利益が侵害されることのないように研修等の必要な措置を講じ、本学教職員の情報倫理意識を高揚するよう努めます。
- 本学の教職員は、職務上知り得た個人情報を漏洩したり、また不正な目的に使用したりしてはなりません。その職を退いた後も同様です。
個人情報とは
個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により、特定の個人(以下、「本人」という。)が識別可能な文書、図面、写真、フィルム、磁気テープ・磁気ディスク等の各種の媒体に記録されたものをいい、本学の管理権限の元にあるものを意味します。
個人情報の収集
- 個人情報の収集は、本学が業務を遂行するうえで、必要最小限の範囲内で収集することとします。
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個人の思想、信条、信仰、心身の状況、資産、社会的状況などに関する情報を収集してはなりません。
ただし、法令等で許されたつぎの場合は除きます。- 法令の特別な規程に基づく場合
- 本人の明示的な同意がある場合
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 個人情報の収集にあたっては、収集の目的をできるだけ具体的に明示しなければなりません。
本学が、個人情報を収集する目的は、別表1のとおりです。これ以外の目的で、個人情報を収集する場合は、その目的を別途明示することが必要です。 - 個人情報は、適正かつ公正な手段で収集しなければなりません。
- 個人情報は、本人の明示的な同意がある場合に限って収集することを原則とします。
個人情報の管理
- 個人情報の管理者として、各部署に適切な「情報管理責任者」を定め、個人情報の保護と正確性を維持するため、必要な措置を講じることとします。
- 情報管理責任者は、個人情報の漏えい、改ざん、滅失または毀損を防止するため、適切な保護体制を整備することに努めます。
- 情報管理責任者は、各部署の個人情報の収集、利用、提供、保管等について適切な手続きを定めることができます。
- 情報管理責任者は、その従業者(教職員)に個人情報を取り扱わせるに当たって、当該個人情報の安全管理が図られるように、従業者(教職員)へ必要かつ適切な監督を行うものとします。
- 情報管理責任者は、その責任と必要に応じて、「情報管理主任者」を置き、その権限の一部を委譲することができます。
個人情報の利用
-
個人情報の利用は、本学の業務遂行上必要な場合で、かつ収集目的の範囲内でなされなければなりません。本学が、個人情報を利用する目的は「別表1」のとおりです。ただし、法令等で許されたつぎの場合は除きます。
- 法令に基づく場合
- 個人の生命、身体、財産の保全上、緊急を要する場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 他の部署が管理する個人情報を利用するときは、当該情報管理責任者にその利用目的を明らかにし、許可を得なければなりません。
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個人情報の利用目的を変更するときは、これを速やかに明らかにしなければなりません。ただし、法令等で許されたつぎの場合は除きます。
- 利用目的を本人に通知し、または公表することにより、本人または第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 利用目的を本人に通知し、または公表することにより、本学の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
- 国の機関または地方公共団体が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 取得の状況からみて、利用目的が明らかであると認められる場合
個人情報の第三者提供
- 個人情報の第三者提供とは、本学が保有する個人情報を、本学以外の機関・団体、または本人以外の個人等(以下、「第三者」という。)に渡すことです。
-
個人情報の第三者提供は、本学が業務を遂行するうえで必要と認められる場合で、提供する個人情報の内容、目的、提出先を明示して、本人の同意を得て行うものとします。
なお、本学が保有する個人情報は、- 神奈川工科大学ITエクステンションセンター、またはPCステーション(神奈川工科大学内出店)の運営のため、株式会社 神奈川工科大企画(本学 全額出資の関連会社)に提供する場合があります。
- 各高等学校において進路指導上卒業生や在学生の情報提供を必要とする場合、相互の信頼関係のもと、 出身卒業生の進路、 在学生の学修状況・学生生活情報などの提示をすることがあります。
-
情報管理責任者は、法令等で許されたつぎの場合は、本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供することができます。
- 法令に基づく場合
- 個人の生命、身体、財産の保全上、緊急を要する場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
- 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
個人情報の委託処理
本学は、個人情報の処理を他事業者に委託する場合、法令等を遵守し、委託契約等に必要な事項を規定するなど、適切な措置を講じます。
個人情報の開示、訂正
- 開示とは、本人の個人情報の内容が事実に基づき正しく記録されているかを、本人が確認するために、その個人情報を遅滞なく本人に提示することです。
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情報管理責任者(本学)は、本人から当該本人が識別される個人情報の開示を請求されたときは、請求内容の確認を行い、遅滞なく、その保有する個人情報を本人に開示します。ただし、法令等で許されたつぎの場合は、その全部または一部について開示しないことがあります。この場合はその理由を明らかにします。
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 本学の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 他の法令に違反することとなる場合
- 情報管理責任者(本学)は、本人から当該本人の個人情報に関して、明らかに事実と異なる事項の訂正を請求された場合、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果により個人情報の訂正を行い、訂正内容等を請求者に通知します。
個人情報の廃棄
保有期間を過ぎた個人情報は、法令等または本学規程に定めのある場合を除き、安全かつ確実な方法で速やかに廃棄します。
個人情報のコンピュータ処理
個人情報のコンピュータ処理にあたっては、入力、参照、更新、削除等の権限を明らかにするとともに、漏洩、障害、事故等に対する適切な安全対策を講じるものとします。
ガイドラインおよび運用体制の管理
このガイドラインは、個人情報に関する各種法令、指針、「学校法人幾徳学園・神奈川工科大学個人情報保護方針」、「学校法人幾徳学園・神奈川工科大学個人情報保護規程」等に従って運用するものとし、また、「学校法人幾徳学園・神奈川工科大学個人情報保護委員会」がその運用体制を管理するものとします。
質問、請求等に関する窓口
本学の個人情報に関する質問、請求等は、別表1に記載の窓口で取り扱います。
学校法人幾徳学園・神奈川工科大学個人情報ガイドライン 別表1
| 対象者 | 情報の種類 | 利用目的 | 窓口 | |
|---|---|---|---|---|
| 神 奈 川 工 科 大 学 |
在籍学生(科目等 履修生・研究生・ 離籍学生も含む) |
入試情報 | 入学志願者に対する選抜試験運営。入学手続(編入学、再入学を含む)。学生証交付。 | 入試課 |
| 学籍情報 | 休学・復学・退学手続。転学科手続。 | 学生課、 教務課 |
||
| 学費・学内 奨学金情報 |
学費納入状況、学内奨学金返還状況の把握・連絡。 | 財務課、 学生課 |
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| 成績・修学に 関わる情報 |
履修相談・修学指導。学業奨励。研究活動支援。履修登録。教職等諸資格課程登録。授業・試験運営。成績処理。単位認定。進級・卒業判定。諸資格判定。学位記授与。単位互換協定による国内留学・海外留学。短期海外研修。国際交流。 | 学生課、 教務課 |
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| 学生生活に 関わる情報 |
学生生活全般に関わる指導・助言。福利厚生施設の紹介。奨学生選考。奨学金交付・償還。定期健康診断。日常的な健康相談。課外活動支援。弔慰・災害見舞。 | 学生課 | ||
| 進路情報 | キャリア(進路)形成支援。求職登録。就職斡旋。資格取得のための課外講座運営。 | キャリア 就職課 |
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| 学生に関わる その他の情報 |
学校施設(図書館等)の利用。各種連絡・通知。諸証明書発行。用具・備品等の貸与。学則による処分。 | 学生課、 教務課 |
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| 父母・保証人・ 学費納入者に関わる 情報 |
父母・保証人・学費納入者に関わる情報 | 学生の修学指導に必要な連絡。各種送付物(成績通知書、学費納付書、大学行事案内、広報誌等)の送付。大学関係諸団体(同窓会、後援会)の要請による各種送付物の発送代行。 | 学生課、 財務課 |
|
| 卒業生 | 卒業生に関わる個人情報 | 卒業・成績・在籍等の証明。 広報誌の発送。行事案内。 |
学生課 | |
| 公開講座受講者(過去受講者含) | 受講者に関わる個人情報 | 講座案内。講座受講料に関する連絡。講座受講管理。 | 教務課 | |
| 教職員(過去に勤務した教職員・ 客員研究員採用応募者含む) |
教職員に関わる個人情報 | 人事、給与、労務、福利厚生、採用、健康管理、保険、財務、庶務、労働組合との協定、諸連絡及び組織運営に関する業務。 | 総務課、 庶務課 |
|
| 寄付者 | 寄付者に関わる個人情報 | 寄付記録等に関する業務。 | 外部資金課、財務課 | |
| 協力・関係企業担当者、 関係法人等の担当者 |
左記に関わる個人情報 | 納入・請求管理、諸通知に関する業務。 | 総務課、 キャリア就職課 |
|
学校法人幾徳学園・神奈川工科大学(以下、「本学」という。)は、教育機関として、学生およびその保護者、卒業生、教職員等、関係する多くの個人情報を取り扱っています。
この大切な個人情報について、不正使用や流出を防ぎ、適切に使用していくため、本学は、以下のことを守り、個人情報保護への取組みを継続します。
個人情報の収集、利用、提供を適切に行います。
お預かりする個人情報は、つぎの事項を本人に説明し、同意を得たうえで取り扱います。法人や団体からお預かりする個人情報についても同様です。
- 収集、利用および第三者へ提供する場合の目的や範囲
- 開示、訂正、削除等を請求できる権利
- 利用または提供を拒否できる権利
なお、ホームページ等を利用して個人情報の提供を受ける場合には、利用者に、その仕組みを説明し、利用について了解を得ます。
個人情報保護のための安全対策を実施します。
個人情報の管理を適切に行うため「情報管理責任者」を定め、学内における管理体制を整備します。また、定期的な確認活動を実施し、是正すべき箇所が発見された場合は、速やかに適切な措置を講じます。
個人情報は、安全な場所に保管し管理します。また、不要になった個人情報は、適切な方法で確実に廃棄または消去します。特に委託先にこれを依頼する場合は、信用ある委託先を選定し、廃棄または消去の完了を確認します。
個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏洩等のリスクに対し、技術面および組織面から、必要かつ適切な対策、予防、是正措置等を講じます。
緊急時の適切な対応を講じます。
万が一、個人情報に関する事故が発生した場合、直ちに関係する本人、取引先、その他関係者に報告するとともに、その損害を最小限に抑えるため、必要な措置を講じます。
法令、規範を守ります。
個人情報の取扱いにおいて、当該個人情報の保護に適用される法令、規則、契約、学内規程、その他の規範を遵守します。
本学は、教職員がこの個人情報保護方針を確認し、関係者に周知させ、個人情報保護意識の高揚を図ります。
平成17年(2005年)4月1日
学校法人 幾徳学園
神奈川工科大学
理事長 中部謙一郎
学校法人幾徳学園・神奈川工科大学(以下、「本学」という。)は、情報の改ざん、漏えい等の危険を認識し、本学が保有する情報資産を適正に管理運営するため、ここに情報セキュリティポリシーを定め、情報セキュリティ管理運営体制の維持に努めます。
1.情報セキュリティの管理運営体制について
本学は、その保有する情報資産の保護に努め、関連する法令および規範を遵守します。また、情報資産を適正に管理運営するため、「情報セキュリティ委員会」を設置し、「情報セキュリティ総括管理者」を置くものとします。
2.本学の保有する情報資産に関する規程等の制定・更新について
本学は、情報セキュリティポリシーに基づき、関連する規程等を整備し、情報漏えい等が発生しないように努めます。また、万一本学構成員による個人情報および機密情報の漏えい等が発生した場合にあっては、規程等に則り迅速かつ適正な対応をとるとともに、常に情報環境の変化に即した規程等の更新を行うことに努めます。
3.個人情報の取扱いについて
本学は、個人情報の取扱いについて、すでに制定実施する「学校法人幾徳学園・神奈川工科大学プライバシーポリシー」に基づき、適切に対応します。
4.情報資産の分類について
本学は、情報資産を機密度と重要度により分類し、これに即した規程等を整備します。
5.本学以外が保有する情報資産について
本学は、本学以外が保有する情報資産に関しても、情報セキュリティポリシーに基づき規程等を整備し、関連する法令および規範に反する方法で情報収集が行われることのないように努めます。
6.情報資産の保全について
本学は、情報セキュリティの確保を万全とするため、関連する規程等を整備するとともに状況変化に即した規程等の更新に努めます。また、情報機器等の適切な更新に努めます。
7.情報セキュリティポリシーの周知について
本学は、ここに定める情報セキュリティポリシーを本学構成員および本学の情報資産を取り扱うすべての関係者に周知するとともに、情報セキュリティについて、適切な教育と啓発を持続的に実施します。
2009年7月
学校法人幾徳学園 理事長
神奈川工科大学 学長
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本学のプライバシーポリシー・個人情報保護
本学のプライバシーポリシー・個人情報保護については以下をご参照ください。