2013年度「業務改革総長賞」受賞
伊藤 亜利寿(総務課総務チーム 特任専門職員)
図1
表彰式終了後,濱田純一総長と前田正史理事を囲んで,受賞者全員での記念撮影
2013年度の業務改革総長賞において,理学系研究科で応募した課題「専用ウェブサイト構築による会議資料の統合管理」が,応募総数20件中2位に相当する総長賞(国内研修)に選ばれました。
従来,紙媒体で配布していた教授会資料を,パソコンおよびiPadなどのタブレット端末から閲覧する,いわゆるペーパーレス化の取組みです。『理学系研究科会議資料サイト』を構築し,一目見てすぐに使える配置,ハイパーリンクなどの活用で必要な資料を見つけやすくし,また利用者への,パソコンおよびタブレット端末の設定サポートにも重点を置きました。
情報システムチームのメンバーと協同で2013年2月頃から検討を重ね,7月教授会での試行を経て,9月教授会から本格的に実施しています。教員のみなさんからの意見を元に改善を行い,「資料を見つけやすい」,「前回の資料もすぐに参照でき便利である」といった好評をいただきました。
今回,周囲からの厳しくも温かい助言を元にプレゼンテーション資料を作成し,無事に発表を終えられた事は,たいへん貴重な経験となり望外の喜びです。表彰式は2013年12月20日(金)に伊藤国際学術研究センター伊藤謝恩ホールで行われました。同時に受賞されたIPMU(カブリ数物連携宇宙研究機構),法学部図書室,本部留学生・外国人研究者支援課,教養学部ともに,学内において素晴らしい業務改革が実施されていると実感しました。今後も改革の精神を忘れず,事務部業務の改善に取り組んで参ります。