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会議が長引く原因は「00分開始」? 25分・45分で区切る効率化の仕組み

PHPオンライン

11/20(木) 12:00

野呂エイシロウ氏は、書籍『仕組み化する人はうまくいく』にて、自らの時間を効率よく使う方法、会議時間について解説する

コロナ禍を境に働き方は大きく変わり、リモートワークや副業が急速に一般化しました。それによってマルチに働く人も増え、やりたいことの選択肢は広がっています。個人で人生の計画を立て、自分で自分をコントロールする技術も大事になってきました。

本稿では「婚活ブーム」や「フラッシュマーケティング」「ふるさと納税ブーム」など、さまざまなブームに携わってきた放送作家で戦略的PRコンサルタントの野呂エイシロウさんに、自らの時間を効率よく使う方法、会議時間について解説して頂きます。

※(注記)本稿は、野呂エイシロウ著『仕組み化する人はうまくいく』(アスコム)より、内容を一部抜粋・編集したものです。

会議の時間は「区切り悪く」設定

会議は10時00分からといったように、00分スタートがほとんどです。
中途半端に、10時14分から会議開始という会社はどこにもありません。

それは果たして理にかなっているのでしょうか?

知らず知らずのうちに、会議が長引いていることはありませんか?次の会議が11時だからといって、雑談をしていませんか?
「そう言われてみれば......」と思うかもしれません。

無意識に会議や打ち合わせを1時間区切り、2時間区切りと決めつけているのです。それを35分に変えたらどうでしょうか? もしかすると、次の会議のスタート時間を10時40分に設定することが可能かもしれません。

本当に必要な時間を考え、そして、次の予定のスタート時間を最短で設定すると、あなた自身の時間をさらに有効活用できます。

たとえば会議の時間を45分スタートとか、15分スタートにしましょう。極論を言えば28分スタートにするのも不可能ではありません。

先方に「15時25分スタートでいかがでしょうか?」と依頼しても、嫌がられません。「それは困ります」と言われたことは一度もありません。

ある大手企業の会議時間は25分間です。
一つの会議の設定時間が25分と決められているのです。おかげでその時間内で解決しようという意志が働くのだそうです。

勝手に「会議は00分から始まるものである」「会議は最低でも1時間」「会議は結論が出るまでやるべきである」と決めているだけで、調整すればそんなこともありません。決めよう、終わらせようという意志があるかどうかです。

考えてみれば、僕らが飛行機や新幹線などの電車に乗るときは、いつも中途半端な時間と付き合っています。「10時28分東京発」といった電車や飛行機はいくらでもあります。

僕らは中途半端な時間に合わせる能力をすでに持っているのです。それを活かさない手はありません。

試しに、1時間の会議を15分スタートにしてみましょう。それでも45分で終わらせられるようになります。さらに25分スタートにしてみると、35分で会議が終わるようにさえできます。

ついでに言うと、半端な時間の会議は間違いも防ぎます。「10時と勘違いした」「30分スタートと勘違いした」と言って、遅刻して来る人はどこにもいません。ぜひともチャレンジしましょう。

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