会議が長引く原因は「00分開始」? 25分・45分で区切る効率化の仕組み

PHPオンライン

11/20(木) 12:00

会議のスタートは議論が始まる時間

APU立命館アジア太平洋大学の出口治明元学長は以前、生命保険会社で「仕事を1分でも短くしろ」「昨日よりも1分でも短くしろ。6日で6分。そうすれば1時間の1割の削減になり、利益を生むことになる」と教えていたそうです。

だから僕も常に、会議を1秒でも短くするように努力をしています。「元気ですか?」「最近どう?」などの世間話は必要ありません。

「いきなりですが」「早速ですが」「本題ですが」「懸念事項ですが」「メールでもお知らせした事柄ですが」などと切り出していきます。

先ほど述べた、25分しか会議をやらない大企業も同じです。担当者が受付まで迎えに来てくれるのですが、会った瞬間から会議が始まります。歩きながらミーティングを始めるのです。全員が席に座ってから始めるというのは、悪い習慣です。

ある会社の会議はもっと効率的です。

過去にはこんなこともありました。
「11時25分から10分間、歩きながら話しませんか?」という提案を受け、その会社の受付付近でブラブラしながらミーティング。そこで、4つの案件を話し合いました。
1案件2分半です。

とはいえ、会議を短くするのには、テクニックが必要です。
・終わる時間を明確にする
・アジェンダを決める
・会議の進行の時間割を決める
・退出時間を決める
これらは必須です。

また、「ちょっと次のミーティングがありますので退出します」などと参加者が中座していくとしたら、その会議は問題を抱えています。

面会して会議をやるのは、わざわざやる意味があるからやっているのです。
「遅刻」「退出」があるなら、会議自体しなければいいのです。チャットで大丈夫です。

他に大切なのは、参加人数です。ある会社にはこんなルールがあります。
・会議の参加者は4名まで(ブレインストーミングを除く)
・会議中に資料を読んではいけない(覚えておく)
・メモをとってはいけない(書記が書く)
・その時間内に決まらなければ、その議案はボツ
この決まりをもう何年も守っているので、仕事のスピードがとにかく速いです。

さらに一番の無駄は、前の会議が長引き、会議室が空いておらずに外で次の会議の人が待っている状態です。人件費が奪われています。時間内に終わりましょう。

先述したとおり、そもそも会議のスケジュールを1時間にするからNGなのです。せめて45分で終わりましょう。会議のスタート時間は議論が始まる時間です。集合時間ではありません。マッキンゼー・アンド・カンパニーで働く人々は20分前には集合しています。

1日10時間の会議があると考えて、1時間の会議だと10個です。でも45分の会議だと13個入ります。つまり、話し合えるチャンスが3回も増えるのです。

話題の働き方革命とは、どんどん時間を節約することです。

「そんなの無理」というあなた。自分が議長になって何が何でも45分で終わらせるように進行しましょう。絶対に終わります。