「様」と「さま」どっちが正しい?今さら聞けないメールの極意

社会人ならば誰しもが日々付き合っている「メール」ですが、その文面に悩んだことのない人はいないはず。「やたら長すぎて伝わらない」「丁寧のつもりが誤った日本語」「冷たい印象を感じる」「慇懃すぎて逆に失礼に感じる」...こんなメールをもらって驚いたことはないでしょうか? そこで、いま話題の書籍『気のきいた短いメールが書ける本』を参考に、馴れ馴れしくなく、よそよそしくない、"ちょうどいい"メールが書けるテクニックお届けします。まずは、けっこう悩む「様」「さま」問題から。

宛名は「様」「さま」「さん」、どれが正しいの?

「様」か「さん」か、肩書はつけるべきかどうか...、普段何気なく送っているメールにもルールがあるのをご存じでしょうか? 何となく迷いつつ使っている人も多くいると思うので、今回は、『気のきいた短いメールが書ける本』から、お仕事メールの基本をお教えします。

以前は、メール本文中に宛名を書く習慣はありませんでしたが、最近はビジネスメールでは必須と考えられるようになりました。その経緯を考えると、必要性よりも儀礼的な意味合いが大きいことがわかります。

とすれば、宛名を「さん」付けにするのは、手紙の封書の表書きが「○しろまる○しろまるさん」となっているようなもので、ビジネスメールでは奇妙です。ですから、「さん」ではなく、「様」もしくは以下のような敬称をつけるようにしましょう。宛名もTPOに合わせて使いわけるのがベストです。

「様」...もっとも一般的。
「さま」...親しみをこめた呼び方としてよく使われており、失礼ではない。初めての相手やフォーマルな通知などにはつかわない。
「先生」...教員、弁護士、議員、文筆家、講師などへの敬称。
「各位」...「の皆様」の意味。「各位様」は敬称の重複になり間違い。
「皆様」...複数への呼びかけ。「○しろまる○しろまるの皆様」と書いてもよい。
「課長」...役職名は、名前の後ろにつけると敬称になる。

役職名は、○しろまる○しろまる課長と書くか、普段はあまり使いませんが、初めてメールを出すときや、フォーマル感を出したいときは、肩書きをフルセットとして、次のように書きます。

株式会社 山川商事
開発課
課長 鈴木次郎 様

この場合、(株)と略さず、株式会社と書きましょう。ただ、日常業務では、

鈴木 様

と名字だけでも十分です。名前と敬称の間に1文字空けるかどうかには決まりはないので、好みの使い方で問題ありません。