Wikimedia Belgium/Bylaws/en
- Translator's notes
This English translation was prepared from the French draft.
- [text in slanting font within square brackets] is a description of text to be added by the promotors of the project (obviously indicated as such in the French original).
- (text in slanting font within parentheses) is an original French term for which the English translation might be misunderstood if taken too literally. In particular, it is important to distinguish the two classes of membership.
- Association and association are direct translations of the French association; the legal status of a Belgian association is different from that of "associations" in many Common Law jurisdictions.
- Administrative Board is the translation of the French conseil d'administration: several translations are possible; the functions of this body (which comprises the President, the Treasurer, the Secretary, etc.) are described in the document itself.
This draft version should be completed at the meeting of 28 August by a statement of the objectives of the Association
On this ___ day of ___ two thousand and nine,
[surname, given name(s), address, nationality, date place of birth for each founding member, or, in the case of a corporation, corporate name, legal form and address of the registered office]
come together to form a not-for-profit association with the name of "Wikimedia Belgium" ("the Association"), whose Statutes are as follows.
TITLE I - Name, registered office
Article 1 - The Association shall be known as "Wikimedia Belgium". The name of the association may be abbreviated to "Wikimedia BE".
Article 2 - The registered office of the Association shall be at _____________ , in the judicial district of _________________ . It [the registered office] may be modified by a resolution of the Board of Directors or of the General Assembly.
TITLE II - Objectives, duration
Article 3 - The objectives of the Association are: __________________________________
The Association has power to act in any way that is directly or indirectly related to its objectives. In particular, it may support or involve itself in any activity with is of a similar or complementary nature to its objectives.
TITLE III – Members
Article 5 - The Association is made up of full members (membres effectifs) and associate members (membres adhérents). The minimum number of full members (membres effectifs) shall not be less than three.
Article 6 - The following shall be full members (membres effectifs) :
- the signatories to these Articles of Association;
- any associate member (membre adhérent) who, having been proposed by at least two full members (membres effectifs), is admitted by a [special] resolution of the General Assembly with at least two-thirds of the votes in favour.
Article 7 - Any person who wishes to become an associate member (membre adhérent) shall present a written application to the Administrative Board, which shall consider the application at its very next meeting. The decision of the Administrative Board may be contested before the General Assembly at the written request of the applicant. The resolution of the General Assembly shall be final. The Administrative Board shall give reasons for its decisions: the General Assembly is not required to give reasons for its resolutions. All decisions and resolutions [concerning an application for associate membership] shall be communicated to the applicant in writing. An unsuccessful applicant may not reapply within twelve months of the date of the resolution of the General Assembly: this period shall be shortened to six weeks is the applicant is recommended: by two full members (membres effectifs); or by three associate or full members (membres adhérents ou effectifs); or by the Administrative Board.
Article 8 - Associate members (membres adhérents) shall be free to resign from membership of the Association at any time by written notification to the Administrative Board.
Full members (membres effectifs) shall be free to resign from membership of the Association at any time by written notification to the Administrative Board so long as the following formalitites are respected:
- a period of notice of three months, which may be reduced by the Administrative Board at [the] written request [of the member] attached to the letter of resignation or, in the case of force majeure, separately;
- Le respect de tout engagement préalablement pris pour toute la durée du préavis, telle la gestion au jour le jour des tâches qui lui ont été confiées ou la participation à des événements ; si cela n’était pas possible, la prise de toute mesure en vue d’être substitué en ces tâches.
Est réputé démissionnaire, le membre effectif ou adhérent qui ne paie pas la cotisation qui lui incombe, dans le mois du rappel qui lui est adressé par écrit.
Le conseil d'administration peut suspendre, jusqu'à décision de l'assemblée générale, les membres qui se seraient rendus coupables d'infraction grave aux statuts ou aux règles d’honneur et la bienséance.
TITRE IV – Subscriptions
Article 9 - Les membres effectifs et les membres adhérents paient une cotisation annuelle qui peut être différente. Le montant de cette cotisation est fixé par l'assemblée générale.
Elle ne pourra être supérieure à mille deux cent euros pour une personne physique.
Elle ne pourra être supérieure au plus grand de ses trois montants – 5% du chiffre d’affaires, 2% des bénéfices, dix mille euro – pour une personne morale.
TITLE V - General assembly
Article 10 – L’assemblée générale est composée de tous les membres effectifs. Elle est présidée par le président du conseil d'administration.
Article 11 - Les attributions de l'assemblée générale comportent le droit :
- de modifier les statuts et de prononcer la dissolution de l'association en se conformant aux dispositions légales en la matière ;
- de nommer et de révoquer les administrateurs
- d'approuver annuellement les budgets et les comptes ;
- d'exercer tous autres pouvoirs dérivant de la loi ou des statuts.
Article 12 - Les membres effectifs sont convoqués aux assemblées générales par le président du conseil d'administration. Ils peuvent s'y faire représenter par un membre, effectif ou adhérent, par le biais d'une procuration écrite, de même que par toute autre personne sur procuration écrite visée pour accord par le conseil d’administration. Chaque membre de l'assemblée générale ne peut détenir qu'une seule procuration. Les convocations contiennent l'ordre du jour et sont faites par écrit, adressé aux membres ou publié au moins huit jours ouvrables avant la réunion de l'assemblée.
Article 13 - Les décisions de l'assemblée générale sont consignées, par le secrétaire, dans un registre de procès verbaux. Ce registre est électroniquement accessible à tout membre de l’association.
TITLE VI – Administrative Board
Article 14 - L'association est administrée par un conseil composé de trois administrateurs au moins et de huit au plus, nommés et révocables par l'assemblée générale et choisis parmi les membres effectifs, sauf lorsque la loi permet la composition d’un conseil de deux personnes.
Le conseil délibère valablement dès que la moitié des membres est présente ou représentée.
Article 15 - La durée du mandat est fixé à quatre années. En cas de vacance au cours d'un mandat, l'administrateur provisoire nommé pour y pourvoir achève le mandat de celui qu'il remplace. Les administrateurs sortants sont rééligibles.
Article 16 - Le conseil désigne parmi ses membres un président. Il peut éventuellement désigner un vice-président, un trésorier et un secrétaire. En cas d'empêchement du président, ses fonctions sont assumées par le vice-président ou le plus ancien des administrateurs présents.
Article 17 - Les décisions du conseil d'administration sont prises au consensus. Si aucun consensus ne se dégage, les décisions sont prises à la majorité des voix émises par les administrateurs présents ou représentés. En cas de partage des voix, celle du président ou de l'administrateur qui le remplace est prépondérante.
Article 18 - Le conseil d'administration a les pouvoirs les plus étendus pour l'administration et la gestion de l'association. Tout ce qui n'est pas expressément réservé par la loi ou les statuts est de sa compétence.
Article 19 - Le conseil d'administration peut, sous sa responsabilité, déléguer la gestion journalière de l'association à l'un de ses membres ou à un tiers, membre ou non.
Le conseil d'administration peut, sous sa responsabilité, déléguer la représentation de l’association à l'un de ses membres ou à un tiers, membre ou non. Tout administrateur ainsi délégué peut individuellement valablement représenter l’association.
Article 20 - Les actes qui engagent l'association autres que ceux de gestion journalière sont signés, à moins d'une délégation spéciale du conseil, soit par le président, soit par trois administrateurs, lesquels n'auront pas à justifier de leurs pouvoirs à l'égard des tiers.
TITLE VII - Bylaws
Article 21 - Un règlement d'ordre intérieur pourra être présenté par le conseil d'administration à l'assemblée générale. Des modifications à ce règlement pourront être apportées par une assemblée générale, statuant à la majorité simple des membres présents ou représentés.
TITLE VIII - Miscellaneous dispositions
Article 22 - L'exercice social commence le premier janvier pour se terminer le trente et un décembre.
Article 23 - Le compte de l'exercice écoulé et le budget du prochain exercice seront annuellement soumis à l'approbation de l'assemblée générale, qui se tiendra le troisième samedi de janvier de chaque année.
Article 24 - En cas de dissolution de l'association, l'assemblée générale désignera le ou les liquidateurs, déterminera leurs pouvoirs et indiquera l'affectation à donner à l'actif net de l'avoir social qui devra obligatoirement être faite en faveur d'une association ayant un but analogue à celui de la présente association.
Final and transitional dispositions
Et faisant suite immédiatement à la constitution, les fondateurs réunis en assemblée générale prennent les décisions suivantes, lesquelles ne deviennent effectives qu’à dater du dépôt de l’acte constitutif au greffe du tribunal de commerce, moment où l’association acquerra la personnalité juridique.
Premier exercice social – Le premier exercice social débutera au jour de dépôt de l’acte constitutif au greffe du tribunal de commerce, pour se terminer le trente et un décembre de l’an deux mil neuf.
Conseil d’administration Le Conseil d’Administration s’est immédiatement réuni, et ont décidés de nommer :
- En qualité de président _________________
- En qualité de secrétaire _________________
- En qualité de trésorier _________________
- En qualité d’administrateur délégué _________________
Done at ______________ on __________________.