Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand steht für die zusätzlichen Kosten, die eine Person zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (bis einschließlich 2013: regelmäßige Arbeitsstätte) aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann. Dieser beruflich bedingte Mehraufwand kann als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG) oder Werbungskosten (§ 9 Absatz 4a EStG) geltend gemacht werden. Die Kosten der Übernachtung und anderer Aufwendungen anlässlich einer Dienstreise sind Reisekosten.

Nur wenn der Verpflegungsmehraufwand beruflich oder geschäftlich veranlasst ist, ist er steuerlich absetzbar. Die individuelle Ermittlung wäre aufwändig und deshalb werden Pauschalbeträge/Pauschbeträge vorgegeben, die abhängig von Reisedauer und Reiseland sind. Weitere Bezeichnungen dafür sind Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand, Verpflegungspauschbetrag oder Verpflegungspauschale. Andererseits dürfen ausschließlich diese Pauschbeträge angesetzt werden, auch wenn die tatsächlichen Kosten nachweisbar höher waren. Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern können dagegen über die Vorsteuer die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.

Für eine Dienstreise im Inland werden seit Anfang 2020 Verpflegungsmehraufwendungen zu folgenden Beträgen pro Kalendertag angesetzt:^[1]

• Mehrtägige auswärtige Tätigkeiten
  • 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,
  • jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, eine Mindestabwesenheitszeit ist nicht erforderlich.
• Auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung
  • 14 Euro für den Kalendertag oder die Nacht, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
• Übernachtung von Berufskraftfahrern
  • 8 Euro pauschal für jede auswärtige Übernachtung eines Berufskraftfahrers

Maßgebend ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der „Ersten Tätigkeitsstätte" (bis 2013: regelmäßigen Arbeitsstätte). Führt jemand an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen durch, können die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammengerechnet werden.

Im Falle einer Einsatzwechseltätigkeit hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, so dass nur die Abwesenheitsdauer von der Wohnung maßgebend ist. Ein Vollzeit-Einsatz von mehr als drei Monaten am selben Einsatzort gilt nicht mehr als Einsatzwechseltätigkeit für diesen Zeitraum. Wird eine Tätigkeit nach 16:00 Uhr begonnen und endet sie vor 08:00 Uhr des darauf folgenden Kalendertages ohne Übernachtung, ist die gesamte Abwesenheitsdauer dem Kalendertag zuzurechnen, der die überwiegende Abwesenheit beinhaltet.

Von 2014 bis 2019 wurden Verpflegungsmehraufwendungen zu folgenden Beträgen pro Kalendertag angesetzt:^[2]

• Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden ein Betrag in Höhe von 24 ,ドル
• Bei dienstlichen Reisen von mehr als 8 Stunden, sowie für An- und Abreisetag, ein Betrag von 12 ,ドル
• Bei Berufskraftfahrern konnte nur ein Schätzbetrag von 5 € geltend gemacht werden.

Bis Ende 2013 wurden Verpflegungsmehraufwendungen zu folgenden Beträgen pro Kalendertag angesetzt:

• 24 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden,
• 12 € bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden,
• 06 € bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 08 Stunden (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes ).

Für Dienstreisen im Ausland gelten vom Zielland abhängige Pauschalen. Für nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen, es sei denn, es handelt sich um Übersee- oder Außengebiete (dann ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend). Bei Durchreisen bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Bei mehrtägigen Reisen ist für den Abreisetag ins Ausland der inländische Pauschbetrag maßgebend. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland bei mehrtägigen Reisen ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgeblich.

Im öffentlichen Dienst erstattet der Arbeitgeber geringere Auslandsverpflegungspauschalen, die in der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) festgelegt sind.^[3] Die Differenz zu den steuerrechtlichen Pauschalen können die Beschäftigten als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung geltend machen.

Erhält ein Arbeitnehmer seinen Verpflegungsmehraufwand durch den Arbeitgeber ersetzt, ist dieser Ersatz bis zur Höhe des steuerlich zulässigen Pauschbetrags steuerfrei. Wird im Rahmen einer Auswärtstätigkeit, durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung hin von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt und erhält der Mitarbeiter diese zusätzlich zur Verpflegungspauschale, muss die Pauschale gekürzt werden. Die Kürzung beträgt 20 % für ein erhaltenes Frühstück und 40 % pro Mittag- oder Abendessen, ausgehend von dem für eine 24-stündige Abwesenheit geltenden Pauschbetrag.

Beispiel: Ist ein geschäftlich Reisender zum Beispiel innerhalb Deutschlands tätig und erhält das Frühstück vom Arbeitgeber bezahlt (z. B. im Rahmen einer Hotelübernachtung mit Frühstück), muss die Verpflegungspauschale um 20 % (seit 2020 also 5,60 €) gekürzt werden.

Wird eine Mahlzeit nicht durch den Arbeitgeber selbst, sondern durch eine ausländische Mutter- oder Tochtergesellschaft zur Verfügung gestellt, so muss die Verpflegungspauschale des Mitarbeiters nicht gekürzt werden.^[4]

• Fahrtätigkeit
• Doppelte Haushaltsführung
• Verpflegungsgeld (Zivildiener) (im Zusammenhang mit dem Zivildienst in Österreich)
• Verpflegungsgeld (Bundeswehr)

• Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014. (PDF; 0,3 MB) ersetzt das Schreiben vom 30. September 2013. Bundesministerium der Finanzen, 24. Oktober 2014, abgerufen am 24. Oktober 2017. 
• BMF: Übersicht der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen
  • Für Reisen ab 1. Januar 2021 (PDF, 1MB)
  • Für Reisen ab 1. Januar 2020 (PDF, 108kB)
  • Für Reisen ab 1. Januar 2019 (PDF, 65kB)
  • Für Reisen ab 1. Januar 2018 (PDF, 105kB)
  • Für Reisen ab 1. Januar 2017 (PDF, 99 kB)
  • Für Reisen ab 1. Januar 2016 (PDF, 99 kB)
  • Für Reisen ab 1. Januar 2015 (PDF, 47 kB)
  • Für Reisen ab 1. Januar 2014 (PDF, 88 kB)

1. ↑ Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften. Abgerufen am 17. Dezember 2019. 
2. ↑ Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014. (PDF; 0,3 MB) ersetzt das Schreiben vom 30. September 2013. Bundesministerium der Finanzen, 24. Oktober 2014, abgerufen am 24. Oktober 2017. 
3. ↑ Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder vom 22. November 2016 (ARVVwV). RdSchr. d. BMI v. 24.11.2016 – D 6 – 30201/10#3. Bundesministerium des Innern, 24. November 2016, archiviert vom Original (nicht mehr online verfügbar) am 10. Januar 2017; abgerufen am 10. Januar 2017. 
4. ↑ Bundesministerium der Finanzen: Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1. Januar 2014 vom 24. Oktober 2014. Rz. 82 und 83, Beispiele 55 und 56. PDF-Datei (311 KB). Abgerufen am 2. August 2019.

• Steuerrecht

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