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入管庁総訓第1号
本 庁 部 課 長
入 国 者 収 容 所 長
地方出入国在留管理局長
公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号)第10条第1項の規
定に基づき、出入国在留管理庁行政文書管理規則を次のように定める。
平成31年4月1日
出入国在留管理庁長官 佐々木 聖 子
( 公 印 省 略 )
出入国在留管理庁行政文書管理規則
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条-第11条)
第3章 作成(第12条-第14条)
第4章 整理(第15条-第17条)
第5章 保存(第18条-第20条)
第6章 行政文書ファイル管理簿(第21条・第22条)
第7章 保存期間の延長、移管、廃棄(第23条-第25条)
第8章 点検、監査及び管理状況の報告等(第26条-第30条)
第9章 研修(第31条・第32条)
第10章 秘密文書等の管理(第33条・第34条)
第11章 補則(第35条-第37条)
附 則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。
以下「法」という )第10条第1項の規定に基づき、出入国在留管理庁にお。ける行政文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規則における用語の意義は、次に掲げるとおりとする。
( )「出入国在留管理庁本庁」とは、長官、次長、審議官、出入国管理部、在1留管理支援部、総務課、政策課及び参事官をいう。
( )「部」とは、出入国管理部及び在留管理支援部をいう。2( )「課」とは、総務課、政策課及び参事官をいう。3機密性1 完全性2 可用性2
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( )「各庁」とは、入国者収容所及び地方出入国在留管理局をいう。4( ) 「行政文書」とは、出入国在留管理庁の職員が職務上作成し、又は取得した5文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっ
ては認識することができない方式で作られた記録をいう )を含む。以下同。じ )であって、出入国在留管理庁の職員が組織的に用いるものとして、出。入国在留管理庁が保有しているものをいう。ただし、法第2条第4項各号に
掲げるものを除く。
( ) 「行政文書ファイル等」とは、出入国在留管理庁における能率的な事務又は6事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有
する行政文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る )を一。の集合物にまとめたもの(以下「行政文書ファイル」という )及び単独で。管理している行政文書をいう。
( ) 「行政文書ファイル管理簿」とは、出入国在留管理庁における行政文書ファ7イル等の管理を適切に行うために、行政文書ファイル等の分類、名称、保存
期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所
その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
( ) 「文書管理システム」とは、文書管理業務の業務・システム最適化計画(平8成19年4月13日各府省情報化統括責任者(CIO)連絡会議決定)に基
づき整備された政府全体で利用可能な文書管理システムをいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
、 、 。
第3条 出入国在留管理庁に 総括文書管理者1人を置き 次長をもって充てる
2 総括文書管理者は、出入国在留管理庁における行政文書の管理に関する事務
を総括するほか、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
( ) 行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製1( ) 行政文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施2( ) 行政文書の管理に関する研修の実施3( ) 組織の新設、改正及び廃止に伴う必要な措置の実施4( ) 行政文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備5(公文書監理官)
、 、
第4条 出入国在留管理庁に置く公文書監理官は 総括文書管理者の職務を助け
及び公文書管理に係る通報の処理に関する事務を行うものとする。
(副総括文書管理者)
第5条 出入国在留管理庁に、副総括文書管理者1人を置き、総務課長をもって
充てる。
2 副総括文書管理者は、第3条第2項に規定する事務について、総括文書管理
者及び公文書監理官を補佐するものとする。
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(主任文書管理者)
第6条 部、課及び各庁に、主任文書管理者を各1名置くものとし、部に置く主
任文書管理者は、部の長とし、課に置く主任文書管理者は、課の長とし、各庁
に置く主任文書管理者は、各庁の長とする。
2 主任文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、当該部、課又は各庁にお
ける行政文書の管理に関する事務を総括する任に当たるほか、次の各号に掲げ
る事務を行うものとする。
( ) 行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の管理1( ) 行政文書の管理に関する必要な改善措置の実施2( ) 行政文書の管理に関する研修の実施3( ) 組織の新設、改正及び廃止に伴う必要な措置4(文書管理者)
第7条 総括文書管理者は、所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、別
に定めるところにより、文書管理者を指名する。
2 文書管理者は、主任文書管理者の指示に従い、その管理する行政文書につい
て、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
( ) 保存1( ) 保存期間が満了したときの措置の設定2( ) 行政文書ファイル管理簿への記載3( ) 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む )等
4 。
( ) 管理状況の点検等5( ) 行政文書の作成、標準文書保存期間基準(以下「保存期間表」という )
6 。
の作成等による行政文書の整理その他行政文書の管理に関する職員の指導等
(文書管理担当者)
第8条 文書管理者は、その事務を補佐する者として、文書管理担当者を1名又
は複数名置くものとし、これを指名する。ただし、総括文書管理者は、必要と
認めるときは、各庁における文書管理担当者を指名することができる。
2 前項の規定により文書管理担当者を指名したときは、速やかに主任文書管理
者にその氏名又は役職等を報告しなければならない。
(監査責任者)
、 、 。
第9条 出入国在留管理庁に 監査責任者1人を置き 総務課長をもって充てる
2 監査責任者は、出入国在留管理庁における行政文書の管理の状況について監
査を行うものとする。
(監査主任者)
第10条 部、課及び各庁に、監査主任者を各1名置くものとし、部に置く監査
主任者は、部の長とし、課に置く監査主任者は、課の長とし、各庁に置く監査
主任者は、各庁の長とする。
2 監査主任者は、前条第2項に規定する監査について、監査責任者を補佐する
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ものとする。
(職員の責務)
第11条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び訓令等並びに総括文
書管理者、主任文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書を適正に管
理しなければならない。
第3章 作成
(文書主義の原則)
第12条 職員は、主任文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法第4条の規
定に基づき、法第1条の目的の達成に資するため、出入国在留管理庁における
経緯も含めた意思決定に至る過程並びに出入国在留管理庁の事務及び事業の実
績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微
なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(文書の作成等)
第13条 職員は、別表第1に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応
じ、同表の行政文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
2 前条の文書主義の原則に基づき、出入国在留管理庁内部の打合せ及び出入国
在留管理庁外部の者との折衝等を含め、別表第1に掲げる事項に関する業務に
係る政策立案並びに事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(以
下「打合せ等」という )の記録については、文書を作成するものとする。。3 歴史的緊急事態(国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事
項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に
生かされるようなもののうち、国民の生命、身体、財産に大規模かつ重大な被
害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態をいう )に対応するために行わ。、 、 、
れた業務については 軽微なものを除き 将来の教訓として極めて重要であり
保存期間満了時には原則として独立行政法人国立公文書館(以下「国立公文書
館」という )へ移管する文書として 記録を作成するものとする。
。 、
4 法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務付けられている場合、電子
的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により作
成又は取得することを基本とする。
(適切・効率的な文書作成)
第14条 職員は、文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、そ
の内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確
認するものとする。作成に関し、長官等上位の職員から指示があった場合は、
その指示を行った者の確認も経るものとする。
2 出入国在留管理庁外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、出入国
在留管理庁の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の
相手方(以下「相手方」という )の発言部分等についても、相手方による確。- 5 -
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認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等
について記録を確定し難い場合には、その旨を判別できるように記載するもの
とする。
3 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号 、現代)仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号 、送り仮名の付け方(昭和48年内閣)告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かり
やすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
4 文書の作成に当たって、反復利用が可能な様式、資料等の情報については、
電子掲示板等を活用し、職員の利用に供するものとする。
第4章 整理
(職員の整理義務)
第15条 職員は、次の各号に掲げる整理を行わなければならない。
( ) 作成又は取得した行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存1期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
( ) 相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物(行政文書ファイル)に2まとめること。
( ) 前号の行政文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期3間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類・名称)
第16条 行政文書ファイル等は、出入国在留管理庁の事務及び事業の性質、内
容等に応じて系統的(三段階の階層構造)に分類(別表第1に掲げられた業務
については、同表を参酌して分類)し、分かりやすい名称を付さなければなら
ない。
(保存期間)
第17条 文書管理者は、別表第1を踏まえ、保存期間表を定め、これを公表し
なければならない。
2 文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、主任文書管理者を
経由の上、総括文書管理者に報告するものとする。
3 第15条第1号の保存期間の設定については、保存期間表に従って行うもの
とする。
4 第15条第1号の保存期間の設定及び保存期間表においては、法第2条第6
項の歴史公文書等に該当するとされた行政文書にあっては、1年以上の保存期
間を定めるものとする。
5 第15条第1号の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等
に該当しないものであっても、行政が適正かつ効率的に運営され、国民に説明
する責務が全うされるよう、意思決定過程、事務及び事業の実績の合理的な跡
付け並びに検証に必要となる行政文書については、原則として1年以上の保存
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期間を定めるものとする。
6 第15条第1号の保存期間の設定においては、第4項及び前項の規定に該当
するものを除き、保存期間を1年未満とすることができる(例えば、次に掲げ
る類型に該当する文書 。。)
( ) 別途、正本が管理されている行政文書の写し1( ) 定型的・日常的な業務連絡、日程表等2( ) 出版物や公表物を編集した文書3( ) 出入国在留管理庁の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答4( ) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書5( ) 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がない6ものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
( ) 保存期間表において、保存期間を1年未満と設定することが適当なものと7して、業務単位で具体的に定められた文書
7 第15条第1号の保存期間の設定においては、通常は1年未満の保存期間を
設定する類型の行政文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む
場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、1年以上
の保存期間を設定するものとする。
8 第15条第1号の保存期間の起算日は、行政文書を作成し、又は取得した日
( 「 」 。
) 。
以下 文書作成取得日 という の属する年度の翌年度の4月1日とする
ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文書
作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが行政文書
の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
9 第15条第3号の保存期間は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書の
保存期間とする。
10 第15条第3号の保存期間の起算日は、行政文書を行政文書ファイルにま
とめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という )の属する年度。の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であっ
て4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の4月1日を
起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合
にあっては、その日とする。
11 第3項、第8項及び第9項の規定にかかわらず、文書管理者は、行政文書
の適切な管理に資すると認める場合には、行政文書ファイルの保存期間の起算
日以後に作成し、又は取得した行政文書であって当該行政文書ファイルに係る
事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書
作成取得日から当該行政文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該
行政文書ファイルにまとめることができる。
12 第8項及び第10項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期
間を保存期間とする行政文書及び当該行政文書がまとめられた行政文書ファイ
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ルについては、適用しない。
第5章 保存
(行政文書ファイル保存要領)
第18条 総括文書管理者は、行政文書ファイル等の適切な保存に資するよう、
行政文書ファイル保存要領を作成するものとする。
2 行政文書ファイル保存要領には、次の各号に掲げる事項を記載しなければな
らない。
( ) 紙文書の保存場所及び保存方法1( ) 電子文書の保存場所及び保存方法2( ) 引継手続3( ) その他適切な保存を確保するための措置4(保存)
第19条 文書管理者は、行政文書ファイル保存要領に従い、行政文書ファイル
等について、当該行政文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切
に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだときは、
この限りでない。
2 行政文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられて
いる場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電
子媒体により体系的に管理することを基本とする。
(集中管理の推進)
第20条 副総括文書管理者は、文書管理者から引継ぎを受けた行政文書ファイ
ル等について、別に定めるところにより、当該行政文書ファイル等の保存期間
、 、 。
の満了する日までの間 適切に保存するとともに 集中管理を行うものとする
第6章 行政文書ファイル管理簿
(行政文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第21条 総括文書管理者は、出入国在留管理庁の行政文書ファイル管理簿につ
いて、公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下
「施行令」という )第11条に基づき、文書管理システムをもって調製する。ものとする。
2 行政文書ファイル管理簿は、インターネットで公表するとともに、あらかじ
め定めた事務所に備えて一般の閲覧に供しなければならない。
3 行政文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した
場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
(行政文書ファイル管理簿への記載)
第22条 文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理する行政文書ファイル等
(保存期間が1年以上のものに限る )の現況について、施行令第11条第1。- 8 -
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項各号に掲げる事項を行政文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては、行政機関の保有する情報の公開に関する法律(平
成11年法律第42号。以下「行政機関情報公開法」という )第5条各号に。規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないように
しなければならない。
3 文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、国立公文
書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該行政文書ファイル等に関する行政文
書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等
、 。
について 総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない
第7章 保存期間の延長、移管、廃棄
(保存期間が満了したときの措置)
第23条 文書管理者は、前条第1項の行政文書ファイル等について、別表第2
に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第5条第5項の保存
期間が満了したときの措置を定めなければならない。
2 前項の措置は、行政文書ファイル管理簿への記載により定めるものとし、定
める際は総括文書管理者の確認を得るものとする。
3 総括文書管理者は、前項の確認を行う際には国立公文書館の専門的技術的助
言を求めるものとし、助言の内容に沿って、文書管理者は第1項の措置の変更
等の必要な対応を行うものとする。ただし、保存期間3年以下の行政文書ファ
イル等については、当該助言を求めることなく前項の確認を行えることとし、
確認後、保存期間満了時の措置に従って、第25条第2項の内閣府への協議又
は移管に必要な手続を行うものとする。
(保存期間の延長)
第24条 文書管理者は、施行令第9条第1項に掲げる場合にあっては、同項に
定めるところにより、行政文書ファイル等を保存し続けなければならない。
2 文書管理者は、施行令第9条第2項に基づき、保存期間を延長することがで
きる。
(移管又は廃棄)
第25条 文書管理者は、総括文書管理者及び主任文書管理者の指示に従い、保
存期間が満了した行政文書ファイル等について、前条第1項により定めた措置
に基づき、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイル等
を廃棄しようとするときは、あらかじめ、総括文書管理者を通じ内閣府に協議
し、その同意を得なければならない。この場合において、内閣府の同意が得ら
れないときは、当該文書管理者は、総括文書管理者を通じ内閣府と協議し、当
該行政文書ファイル等について、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を
設定し、又は国立公文書館に移管するものとする。
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3 文書管理者は、第1項の規定により行政文書ファイル等を廃棄するときは、
行政文書ファイル等の内容に応じた廃棄方法を採るものとし、当該行政文書フ
ァイル等に行政機関情報公開法第5条各号に規定する不開示情報が記録されて
いるときは、当該不開示情報が漏れないように留意しなければならない。
4 文書管理者は、保存期間を1年未満とする行政文書ファイル等であって、第
17条第6項第1号から第7号までに該当しないものについて、保存期間が満
了し、廃棄しようとするときは、同条第4項、第5項及び第7項に該当しない
ことを確認した上で、廃棄するものとする。この場合、文書管理者は、総括文
書管理者があらかじめ定めた一定の期間の中で、本規定に基づき、廃棄した行
、 、
政文書ファイル等の類型及び廃棄した年月日を記録し 総括文書管理者を通じ
当該期間終了後速やかに一括して公表するものとする。
5 文書管理者は、第1項の規定により移管する行政文書ファイル等に、法第1
6条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利
、 、
用の制限を行うことが適切であると認める場合には 主任文書管理者を経由し
総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければなら
ない。その場合には、利用制限を行うべき情報が含まれている旨及び利用制限
を行うべき理由について、記載するものとする。なお、利用請求に際し、国立
公文書館からの確認があった場合は、必要な対応を行うものとする。
6 文書管理者は、行政文書ファイル等を国立公文書館に移管する際、電子文書
のパスワードの解除、利用可能な電子ファイル形式への変更等、国民の利用に
供することができるよう、必要な措置を講ずるものとする。
7 総括文書管理者は、内閣府から、法第8条第4項の規定により、行政文書フ
ァイル等について廃棄の措置を採らないように求められた場合には、必要な措
置を講ずるものとする。
第8章 点検、監査及び管理状況の報告等
(点検)
第26条 文書管理者は、自ら管理責任を有する行政文書の管理状況について、
少なくとも毎年度1回、所要の点検を行い、その結果を総括文書管理者及び公
文書監理官に報告しなければならない。
(監査)
第27条 監査責任者は、行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回
監査を行い、その結果を総括文書管理者及び公文書監理官に報告しなければな
らない。
2 監査責任者は、前項の監査を行うに当たっては、監査主任者に監査を行わせ
ることができる。
3 監査主任者は、前項により監査を実施したときは、その結果を監査責任者に
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報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第28条 総括文書管理者、公文書監理官及び主任文書管理者は、行政文書の適
切な管理のための措置については、点検又は監査の結果等を踏まえ、実効性等
の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる
ものとする。
(紛失又は誤廃棄への対応)
第29条 文書管理者は、行政文書ファイル等の紛失又は誤廃棄が明らかとなっ
、 。
た場合は 直ちに総括文書管理者及び公文書監理官に報告しなければならない
2 総括文書管理者及び公文書監理官は、前項の報告を受けたときは、速やかに
被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに、事案の内容、影響等
に応じて、行政機関の長に報告し、公表等の措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第30条 総括文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政
文書ファイル等の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
2 総括文書管理者は、法第9条第3項又は第4項の規定による求めがあり、又
は実地調査が行われる場合には、必要な協力を行うものとする。
3 総括文書管理者は、内閣府から法第31条の規定による勧告があった場合に
は、必要な措置を講ずるものとする。
第9章 研修
(研修の実施)
第31条 総括文書管理者及び主任文書管理者は、職員に対し、行政文書の管理
を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させ
るために必要な研修を行うものとする。また、総括文書管理者は、各職員が少
なくとも毎年度1回、研修を受けられる機会を提供しなければならない。文書
管理者は、各職員の受講状況について、総括文書管理者に報告しなければなら
ない。
(研修への参加)
第32条 文書管理者は、総括文書管理者、主任文書管理者及び国立公文書館そ
。 、
の他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない また
職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。
第10章 秘密文書等の管理
(特定秘密である情報を記録する行政文書の管理)
第33条 職員は、特定秘密(特定秘密の保護に関する法律(平成25年法律第
108号)第3条第1項に規定する特定秘密をいう。以下同じ )である情報。を記録する行政文書については、この規則に定めるもののほか、特定秘密保護
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法、特定秘密の保護に関する法律施行令(平成26年政令第336号 、特定)秘密の指定及びその解除並びに適性評価の実施に関し統一的な運用を図るため
の基準(平成26年10月14日閣議決定)及び同令第11条第1項の規定に
基づき定められた出入国在留管理庁特定秘密保護規程(平成31年入管庁総訓
第16号長官訓令)に基づき管理するものとする。
(特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のう
ち秘密保全を要する行政文書の管理)
第34条 特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文
書のうち秘密保全を要する行政文書(特定秘密である情報を記録する行政文書
を除く。以下「秘密文書」という )については次の各号に掲げる基準により。区分し、指定するものとする。
( ) 極秘文書 秘密保全の必要が高く、その漏えいが国の安全、利益に損害を1与えるおそれのある情報を含む行政文書
( ) 秘文書 極秘文書に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせては2ならない情報を含む極秘文書以外の行政文書
2 秘密文書の指定は、前項に掲げる秘密文書の区分及び組織の欄に応じ、指定
者の欄に掲げる者(以下「指定者」という )が期間(極秘文書については5。年を超えない範囲内の期間とする。第3項において同じ )を定めてそれぞれ。行うものとし、その指定は必要最小限にとどめるものとする。
秘密文書の区分 組 織 指定者
出入国在留管理庁本庁 長 官
極秘文書 入国者収容所 所 長
地方出入国在留管理局 局 長
部 に お い て は 、 部 の 長
又は課長若しくはこれに
秘文書 出入国在留管理庁本庁
準ずる者
課においては、課の長
各庁の長が指名する者
入国者収容所
各庁の長が指名する者
地方出入国在留管理局
3 指定者は、秘密文書の指定期間(この規定により延長した指定期間を含む。
以下同じ )が満了する時において、満了後も引き続き秘密文書として管理を。要すると認めるときは、期間を定めてその指定期間を延長するものとする。ま
た、指定期間は、通じて当該行政文書の保存期間を超えることができないもの
とする。
4 秘密文書は、その指定期間が満了したときは、当該指定は、解除されたもの
とし、また、その期間中、指定者が秘密文書に指定する必要がなくなったと認
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めるときは、指定者は、速やかに秘密文書の指定を解除するものとする。
5 指定者は、秘密文書の管理について責任を負う者を秘密文書管理責任者とし
て指名するものとする。
6 秘密文書は、秘密文書を管理するための簿冊において管理するものとする。
7 秘密文書には、秘密文書と確認できる表示を付すものとする。
8 総括文書管理者は、秘密文書の管理状況について、毎年度、長官に報告する
ものとする。
9 他の行政機関に秘密文書を提供する場合には、あらかじめ当該秘密文書の管
理について、提供先の行政機関と協議した上で行うものとする。
10 総括文書管理者は、この規則の定めを踏まえ、秘密文書の管理に関し必要
な事項の細則を規定する秘密文書の管理に関する要領を定めるものとする。
第11章 補則
(行政文書の接受等の取扱い)
第35条 行政文書の接受、起案、決裁及び施行等については、出入国在留管理
庁行政文書取扱規則(平成31年長官訓令)等の定めるところによる。
(法令等に基づく特別の定め)
第36条 出入国在留管理庁における行政文書の管理に関し、法律又はこれに基
づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書
の管理に関する事項について特別の定めが設けられているときは、当該事項に
ついては、当該特別の定めによる。
(細則)
第37条 この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
附 則
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和2年7月27日入管庁総訓第14号)
この訓令は、令和2年7月27日から施行する。
附 則(令和3年3月31日入管庁総訓第9号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月29日入管庁総訓第1号)
(施行期日)
第1条 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
第2条 この訓令による改正後の出入国在留管理庁行政文書管理規則(以下「新
規則」という )第17条第8項の規定は文書作成取得日が令和3年4月1日。以後である行政文書について、同条第10項の規定はファイル作成日が同日以
後である行政文書ファイルについて、それぞれ適用する。
- 13 -
第3条 新規則第17条第11項の規定は、文書作成取得日が令和4年4月1日
以後である行政文書について適用する。
第4条 新規則別表第1の規定は、文書作成取得日が令和4年4月1日以後であ
る行政文書について適用する。ただし、文書管理者が行政文書の適切な管理に
資すると認める場合には、文書作成取得日が同日前である行政文書について、
同表を踏まえて定めた保存期間表に従い保存期間を設定することができる。
附 則(令和6年3月27日入管庁総訓第46号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。ただし、この訓令による改正後の
出入国在留管理庁行政文書管理規則第23条第3項及び別表第2の2(6)1のた
だし書の規定は、電子決裁システム(EASY)が改修された当該日の属する年度の
翌年度の4月1日から施行することとする。
機密性1 完全性2 可用性2
別 表 第 1 行 政 文 書 の 保 存 期 間 基 準
事 項 業 務 の 区 分 当 該 業 務 に 係 る 行 政 文 書 の 保 存 期 間 具 体 例( )類 型 施 行 令 別 表 の 該 当 項
法 令 の 制 定 又 は 改 廃 及 び そ の 経 緯
1 法 律 の 制 ( 1 ) 立 案 の 1 立 案 基 礎 文 書 一 の 項 イ 20年 ・ 基 本 方 針( )定 又 は 改 検 討 ・ 基 本 計 画
廃 及 び そ ・ 条約その他の国際約束
の 経 緯 ・ 大 臣 指 示
・ 政 務 三 役 会 議 の 決 定
2 立 案 の 検 討 に 関 す る 審 議 ・ 開 催 経 緯
会 等 文 書 ( 一 の 項 イ ) ・ 諮 問
・ 議 事 の 記 録
・ 配 布 資 料
、 、
・ 中 間 答 申 最 終 答 申
、 、
中 間 報 告 最 終 報 告
建 議 、 提 言
3 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
研 究 文 書 ( 一 の 項 イ ) 企 業 の 状 況 調 査
・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
ヒ ア リ ン グ
( 2 ) 法 律 案 法 律 案 の 審 査 の 過 程 が 記 録 ・ 内 閣 法 制 局 提 出 資 料
の 審 査 さ れ た 文 書 ( 一 の 項 ロ )
( 3 ) 他 の 行 行 政 機 関 協 議 文 書 ( 一 の 項 ・ 各 省 へ の 協 議 案
政 機 関 へ ハ ) ・ 各省からの質問・意見
の 協 議 ・ 各 省 か ら の 質 問 ・ 意
見 に 対 す る 回 答
( 4 ) 閣 議 閣 議 を 求 め る た め の 決 裁 文 ・ 5 点 セ ッ ト ( 要 綱 、
書 及 び 閣 議 に 提 出 さ れ た 文 法 律 案 、 理 由 、 新 旧
、 )
書 ( 一 の 項 ニ ) 対 照 条 文 参 照 条 文
・ 閣 議 請 議 書
・ 案 件 表
・ 配 布 資 料
( 5 ) 国 会 審 国 会 審 議 文 書 ( 一 の 項 ヘ ) ・ 議 員 へ の 説 明
議 ・ 趣 旨 説 明
・ 想 定 問 答
・ 答 弁 書
・ 国 会 審 議 録
・ 内 閣 意 見 案
機密性1 完全性2 可用性2
機密性1 完全性2 可用性2
・ 同 案 の 閣 議 請 議 書
( 6 ) 官 報 公 官 報 公 示 に 関 す る 文 書 そ の ・ 官 報 の 写 し
示 そ の 他 他 の 公 布 に 関 す る 文 書 ( 一
の 公 布 の 項 ト )
( 7 ) 解 釈 又 1 解 釈 又 は 運 用 の 基 準 の 設 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
は 運 用 の 定 の た め の 調 査 研 究 文 書 企 業 の 状 況 調 査
基 準 の 設 ( 一 の 項 チ ) ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
定 ヒ ア リ ン グ
2 解 釈 又 は 運 用 の 基 準 の 設 ・ 逐 条 解 説
定 の た め の 決 裁 文 書 ( 一 ・ ガ イ ド ラ イ ン
の 項 チ ) ・ 訓 令 、 通 達 又 は 告 示
・ 運 用 の 手 引
2 条 約 そ の ( 1 ) 締 結 の 1 外 国 ( 本 邦 の 域 外 に あ る 30年 ・ 交 渉 開 始 の 契 機
他 の 国 際 検 討 国 又 は 地 域 を い う ) と の ・ 交 渉 方 針。約 束 の 締 交 渉 に 関 す る 文 書 及 び 解 釈 ・ 想 定 問 答
結 及 び そ 又 は 運 用 の 基 準 の 設 定 の た ・ 逐 条 解 説
の 経 緯 め の 決 裁 文 書 ( 二 の 項 イ 及
び ニ )
2 他 の 行 政 機 関 の 質 問 若 し ・ 各 省 へ の 協 議 案
く は 意 見 又 は こ れ ら に 対 ・ 各省からの質問・意見
す る 回 答 に 関 す る 文 書 そ ・ 各 省 か ら の 質 問 ・ 意
の 他 の 他 の 行 政 機 関 へ の 見 に 対 す る 回 答
連 絡 及 び 当 該 行 政 機 関 と
の 調 整 に 関 す る 文 書 ( 二
の 項 ロ )
3 条 約 案 そ の 他 の 国 際 約 束 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
の 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 企 業 の 状 況 調 査
研 究 文 書 及 び 解 釈 又 は 運 ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
用 の 基 準 の 設 定 の た め の ヒ ア リ ン グ
調 査 研 究 文 書 ( 二 の 項 ハ ・ 情 報 収 集 ・ 分 析
及 び ニ )
( 2 ) 条 約 案 条 約 案 そ の 他 の 国 際 約 束 の ・ 内 閣 法 制 局 提 出 資 料
の 審 査 案 の 審 査 の 過 程 が 記 録 さ れ
た 文 書 ( 二 の 項 ハ )
( 3 ) 閣 議 閣 議 を 求 め る た め の 決 裁 文 20年 ( 保 ・ 閣 議 請 議 書
書 及 び 閣 議 に 提 出 さ れ た 文 存 期 間 満 ・ 案 件 表
書 ( 二 の 項 ニ ) 了 時 の 措 ・ 配 布 資 料
( 4 ) 国 会 審 国 会 審 議 文 書 ( 二 の 項 ニ ) 置 を 廃 棄 ・ 議 員 へ の 説 明
議 の 措 置 と ・ 趣 旨 説 明
定 め た 文 ・ 想 定 問 答
機密性1 完全性2 可用性2
書 ( 経 済 ・ 答 弁 書
協 力 関 係 ・ 国 会 審 議 録
(5)締 結 条 約 書 、 批 准 書 そ の 他 こ れ 等 で 定 型 ・条約書・署名本書
ら に 類 す る 文 書 二 の 項 ホ 化 し 、 重 ・調印書( )要 性 が な ・批准・受諾書
い も の ) ・批准書の寄託に関す
に つ い て る文書
( 6 ) 官 報 公 官 報 公 示 に 関 す る 文 書 そ の は 30年 ) ・ 官 報 の 写 し
示 そ の 他 他 の 公 布 に 関 す る 文 書 ( 二
の 公 布 の 項 ニ )
3 政 令 の 制 ( 1 ) 立 案 の 1 立 案 基 礎 文 書 一 の 項 イ 20年 ・ 基 本 方 針( )定 又 は 改 検 討 ・ 基 本 計 画
廃 及 び そ ・ 条約その他の国際約束
の 経 緯 ・ 大 臣 指 示
・ 政 務 三 役 会 議 の 決 定
2 立 案 の 検 討 に 関 す る 審 議 ・ 開 催 経 緯
会 等 文 書 ( 一 の 項 イ ) ・ 諮 問
・ 議 事 の 記 録
・ 配 布 資 料
、 、
・ 中 間 答 申 最 終 答 申
、 、
中 間 報 告 最 終 報 告
建 議 、 提 言
3 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
研 究 文 書 ( 一 の 項 イ ) 企 業 の 状 況 調 査
・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
ヒ ア リ ン グ
( 2 ) 政 令 案 政 令 案 の 審 査 の 過 程 が 記 録 ・ 内 閣 法 制 局 提 出 資 料
の 審 査 さ れ た 文 書 ( 一 の 項 ロ )
( 3 ) 意 見 公 意 見 公 募 手 続 文 書 ( 一 の 項 ・ 政 令 案
募 手 続 ハ ) ・ 趣 旨 、 要 約 、 新 旧 対
照 条 文 、 参 照 条 文
・ 意 見 公 募 要 領
・ 提 出 意 見
・ 提 出 意 見 を 考 慮 し た
結 果 及 び そ の 理 由
( 4 ) 他 の 行 行 政 機 関 協 議 文 書 ( 一 の 項 ・ 各 省 へ の 協 議 案
政 機 関 へ ハ ) ・ 各省からの質問・意見
の 協 議 ・ 各 省 か ら の 質 問 ・ 意
見 に 対 す る 回 答
( 5 ) 閣 議 閣 議 を 求 め る た め の 決 裁 文 ・ 5 点 セ ッ ト ( 要 綱 、
機密性1 完全性2 可用性2
書 及 び 閣 議 に 提 出 さ れ た 文 政 令 案 、 理 由 、 新 旧
、 )
書 ( 一 の 項 ニ ) 対 照 条 文 参 照 条 文
・ 閣 議 請 議 書
・ 案 件 表
・ 配 布 資 料
( 6 ) 官 報 公 官 報 公 示 に 関 す る 文 書 そ の ・ 官 報 の 写 し
示 そ の 他 他 の 公 布 に 関 す る 文 書 ( 一
公 布 の 項 ト )
( 7 ) 解 釈 又 1 解 釈 又 は 運 用 の 基 準 の 設 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
は 運 用 の 定 の た め の 調 査 研 究 文 書 企 業 の 状 況 調 査
基 準 の 設 ( 一 の 項 チ ) ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
定 ヒ ア リ ン グ
2 解 釈 又 は 運 用 の 基 準 の 設 ・ 逐 条 解 説
定 の た め の 決 裁 文 書 ( 一 ・ ガ イ ド ラ イ ン
の 項 チ ) ・ 訓 令 、 通 達 又 は 告 示
・ 運 用 の 手 引
4 省 令 そ の ( 1 ) 立 案 の 1 立 案 基 礎 文 書 一 の 項 イ 20年 ・ 基 本 方 針( )他 の 規 則 検 討 ・ 基 本 計 画
の 制 定 又 ・ 条約その他の国際約束
は 改 廃 及 ・ 大 臣 指 示
び そ の 経 ・ 政 務 三 役 会 議 の 決 定
緯 2 立 案 の 検 討 に 関 す る 審 議 ・ 開 催 経 緯
会 等 文 書 ( 一 の 項 イ ) ・ 諮 問
・ 議 事 の 記 録
・ 配 布 資 料
、 、
・ 中 間 報 告 最 終 報 告
提 言
3 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
研 究 文 書 ( 一 の 項 イ ) 企 業 の 状 況 調 査
・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
ヒ ア リ ン グ
( 2 ) 意 見 公 意 見 公 募 手 続 文 書 ( 一 の 項 ・ 省 令 案 ・ 規 則 案
募 手 続 ハ ) ・ 趣 旨 、 要 約 、 新 旧 対
照 条 文 、 参 照 条 文
・ 意 見 公 募 要 領
・ 提 出 意 見
・ 提 出 意 見 を 考 慮 し た
結 果 及 び そ の 理 由
( 3 ) 制 定 又 省 令 そ の 他 の 規 則 の 制 定 又 ・ 省 令 案 ・ 規 則 案
、 、
は 改 廃 は 改 廃 の た め の 決 裁 文 書 ・ 理 由 新 旧 対 照 条 文
機密性1 完全性2 可用性2
( 一 の 項 ホ ) 参 照 条 文
( 4 ) 官 報 公 官 報 公 示 に 関 す る 文 書 ( 一 ・ 官 報 の 写 し
示 の 項 ト )
( 5 ) 解 釈 又 1 解 釈 又 は 運 用 の 基 準 の 設 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
は 運 用 の 定 の た め の 調 査 研 究 文 書 企 業 の 状 況 調 査
基 準 の 設 ( 一 の 項 チ ) ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
定 ヒ ア リ ン グ
2 解 釈 又 は 運 用 の 基 準 の 設 ・ 逐 条 解 説
定 の た め の 決 裁 文 書 ( 一 ・ ガ イ ド ラ イ ン
の 項 チ ) ・ 訓 令 、 通 達 又 は 告 示
・ 運 用 の 手 引
閣 議 、 関 係 行 政 機 関 の 長 で 構 成 さ れ る 会 議 又 は 省 議 ( こ れ ら に 準 ず る も の を 含 む ) の。決 定 又 は 了 解 及 び そ の 経 緯
5 閣 議 の 決 ( 1 ) 予 算 に 1 閣 議 を 求 め る た め の 決 裁 20年 ・ 歳 入 歳 出 概 算
定 又 は 了 関 す る 閣 文 書 及 び 閣 議 に 提 出 さ れ ・ 予 算 書 ( 一 般 会 計 ・
解 及 び そ 議 の 求 め た 文 書 ( 三 の 項 イ ) 特 別 会 計 ・ 政 府 関 係
の 経 緯 及 び 予 算 機 関 )
の 国 会 提 ・ 概 算 要 求 基 準 等
出 そ の 他 ・ 閣 議 請 議 書
の 重 要 な ・ 案 件 表
経 緯 ・ 配 布 資 料
2 予 算 そ の 他 国 会 に 提 出 さ ・ 予 算 書 ( 一 般 会 計 ・
れ た 文 書 ( 三 の 項 ハ ) 特 別 会 計 ・ 政 府 関 係
機 関 )
・ 予 算 参 考 資 料
( 2 ) 決 算 に 1 閣 議 を 求 め る た め の 決 裁 ・ 決 算 書 ( 一 般 会 計 ・
関 す る 閣 文 書 及 び 閣 議 に 提 出 さ れ 特 別 会 計 ・ 政 府 関 係
議 の 求 め た 文 書 ( 三 の 項 イ ) 機 関 )
及 び 決 算 ・ 調 書
の 国 会 提 ・ 予 備 費 使 用 書
出 そ の 他 ・ 閣 議 請 議 書
の 重 要 な ・ 案 件 表
経 緯 ・ 配 布 資 料
2 決 算 に 関 し 、 会 計 検 査 院 ・ 決 算 書 ( 一 般 会 計 ・
に 送 付 し た 文 書 及 び そ の 特 別 会 計 ・ 政 府 関 係
検 査 を 経 た 文 書 ( 三 の 項 機 関 ( ※(注記) 会 計 検 査)ロ ) 院 保 有 の も の を 除
く )。3 歳 入 歳 出 決 算 そ の 他 国 会 ・ 決 算 書 ( 一 般 会 計 ・
機密性1 完全性2 可用性2
に 提 出 さ れ た 文 書 ( 三 の 特 別 会 計 ・ 政 府 関 係
項 ハ ) 機 関 )
( 3 ) 質 問 主 1 答 弁 の 案 の 作 成 の 過 程 が ・ 内 閣 法 制 局 提 出 資 料
意 書 に 対 記 録 さ れ た 文 書 ( 四 の 項
す る 答 弁 イ )
に 関 す る 2 閣 議 を 求 め る た め の 決 裁 ・ 答 弁 案
閣 議 の 求 文 書 及 び 閣 議 に 提 出 さ れ ・ 閣 議 請 議 書
め 及 び 国 た 文 書 ( 四 の 項 ロ ) ・ 案 件 表
会 に 対 す ・ 配 布 資 料
る 答 弁 そ 3 答 弁 が 記 録 さ れ た 文 書 ・ 答 弁 書
の 他 の 重 ( 四 の 項 ハ )
要 な 経 緯
( 4 ) 基 本 方 1 立 案 基 礎 文 書 五 の 項 イ ・ 基 本 方 針( )針 、 基 本 ・ 基 本 計 画
計 画 又 は ・ 条約その他の国際約束
白 書 そ の ・ 大 臣 指 示
他 の 閣 議 ・ 政 務 三 役 会 議 の 決 定
に 付 さ れ 2 立 案 の 検 討 に 関 す る 審 議 ・ 開 催 経 緯
た 案 件 に 会 等 文 書 ( 五 の 項 イ ) ・ 諮 問
関 す る 立 ・ 議 事 の 記 録
案 の 検 討 ・ 配 布 資 料
、 、
及 び 閣 議 ・ 中 間 答 申 最 終 答 申
、 、
の 求 め そ 中 間 報 告 最 終 報 告
の 他 の 重 建 議 、 提 言
要 な 経 緯 3 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
( 1 の 項 研 究 文 書 ( 五 の 項 イ ) 企 業 の 状 況 調 査
か ら 4 の ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
項 ま で 及 ヒ ア リ ン グ
び 5 の 項 ・ 任 意 の パ ブ リ ッ ク コ
( 1 ) か ら メ ン ト
( 3 ) ま で 4 行 政 機 関 協 議 文 書 ( 五 の ・ 各 省 へ の 協 議 案
に 掲 げ る 項 ロ ) ・ 各省からの質問・意見
も の を 除 ・ 各 省 か ら の 質 問 ・ 意
く ) 見 に 対 す る 回 答。5 閣 議 を 求 め る た め の 決 裁 ・ 基 本 方 針 案
文 書 及 び 閣 議 に 提 出 さ れ ・ 基 本 計 画 案
た 文 書 ( 五 の 項 ハ ) ・ 白 書 案
・ 閣 議 請 議 書
・ 案 件 表
機密性1 完全性2 可用性2
・ 配 布 資 料
6 関 係 行 政 関 係 行 政 機 1 会 議 の 決 定 又 は 了 解 に 係 10年 ・ 基 本 方 針
機 関 の 長 関 の 長 で 構 る 案 の 立 案 基 礎 文 書 ( 六 ・ 基 本 計 画
で 構 成 さ 成 さ れ る 会 の 項 イ ) ・ 条約その他の国際約束
れ る 会 議 議 の 決 定 又 ・ 総 理 指 示
( こ れ に は 了 解 に 関 2 会 議 の 決 定 又 は 了 解 に 係 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
準 ず る も す る 立 案 の る 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 企 業 の 状 況 調 査
の を 含 む 検 討 及 び 他 研 究 文 書 ( 六 の 項 イ ) ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の。こ の 項 に の 行 政 機 関 ヒ ア リ ン グ
お い て 同 へ の 協 議 そ 3 会 議 の 決 定 又 は 了 解 に 係 ・ 各 省 へ の 協 議 案
じ ) の の 他 の 重 要 る 案 の 検 討 に 関 す る 行 政 ・ 各省からの質問・意見。決 定 又 は な 経 緯 機 関 協 議 文 書 六 の 項 イ ・ 各 省 か ら の 質 問 ・ 意( )了 解 及 び 見 に 対 す る 回 答
そ の 経 緯 4 会 議 に 検 討 の た め の 資 料 ・ 配 布 資 料
と し て 提 出 さ れ た 文 書 ・ 議 事 の 記 録
六 の 項 ロ 及 び 会 議 国
( ) (
務 大 臣 を 構 成 員 と す る 会
議 に 限 る ) の 議 事 が 記。録 さ れ た 文 書
5 会 議 の 決 定 又 は 了 解 の 内 ・ 決 定 ・ 了 解 文 書
容 が 記 録 さ れ た 文 書 ( 六
の 項 ハ )
7 省 議 ( こ 省 議 の 決 定 1 省 議 の 決 定 又 は 了 解 に 係 10年 ・ 基 本 方 針
れ に 準 ず 又 は 了 解 に る 案 の 立 案 基 礎 文 書 ( 七 ・ 基 本 計 画
る も の を 関 す る 立 案 の 項 イ ) ・ 条約その他の国際約束
含 む 。 こ の 検 討 そ の ・ 大 臣 指 示
の 項 に お 他 の 重 要 な 2 省 議 の 決 定 又 は 了 解 に 係 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
い て 同 経 緯 る 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 企 業 の 状 況 調 査
じ ) の 研 究 文 書 ( 七 の 項 イ ) ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の。決 定 又 は ヒ ア リ ン グ
了 解 及 び 3 省 議 に 検 討 の た め の 資 料 ・ 配 布 資 料
そ の 経 緯 と し て 提 出 さ れ た 文 書 ・ 議 事 の 記 録
七 の 項 ロ 及 び 省 議 国
( ) (
務 大 臣 を 構 成 員 と す る 省
議 に 限 る ) の 議 事 が 記。録 さ れ た 文 書
4 省 議 の 決 定 又 は 了 解 の 内 ・ 決 定 ・ 了 解 文 書
容 が 記 録 さ れ た 文 書 ( 七
の 項 ハ )
複 数 の 行 政 機 関 に よ る 申 合 せ 又 は 他 の 行 政 機 関 若 し く は 地 方 公 共 団 体 に 対 し て 示 す 基 準
機密性1 完全性2 可用性2
の 設 定 及 び そ の 経 緯
8 複 数 の 行 複 数 の 行 政 1 申 合 せ に 係 る 案 の 立 案 基 10年 ・ 基 本 方 針
政 機 関 に 機 関 に よ る 礎 文 書 ( 八 の 項 イ ) ・ 基 本 計 画
よ る 申 合 申 合 せ に 関 ・ 条約その他の国際約束
せ 及 び そ す る 立 案 の ・ 総 理 指 示
の 経 緯 検 討 及 び 他 2 申 合 せ に 係 る 案 の 検 討 に ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
の 行 政 機 関 関 す る 調 査 研 究 文 書 ( 八 企 業 の 状 況 調 査
へ の 協 議 そ の 項 イ ) ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
の 他 の 重 要 ヒ ア リ ン グ
な 経 緯 3 申 合 せ に 係 る 案 の 検 討 に ・ 各 省 へ の 協 議 案
関 す る 行 政 機 関 協 議 文 書 ・ 各省からの質問・意見
( 八 の 項 イ ) ・ 各 省 か ら の 質 問 ・ 意
見 に 対 す る 回 答
4 他 の 行 政 機 関 と の 会 議 に ・ 開 催 経 緯
検 討 の た め の 資 料 と し て ・ 議 事 の 記 録
提 出 さ れ た 文 書 及 び 当 該 ・ 配 布 資 料
会 議 の 議 事 が 記 録 さ れ た
文 書 そ の 他 申 合 せ に 至 る
過 程 が 記 録 さ れ た 文 書
( 八 の 項 ロ )
5 申 合 せ の 内 容 が 記 録 さ れ ・ 申 合 せ
た 文 書 ( 八 の 項 ハ )
9 他 の 行 政 基 準 の 設 定 1 立 案 基 礎 文 書 九 の 項 イ 10年 ・ 基 本 方 針( )機 関 に 対 に 関 す る 立 ・ 基 本 計 画
し て 示 す 案 の 検 討 そ ・ 条約その他の国際約束
基 準 の 設 の 他 の 重 要 ・ 大 臣 指 示
定 及 び そ な 経 緯 ・ 政 務 三 役 会 議 の 決 定
の 経 緯 2 立 案 の 検 討 に 関 す る 審 議 ・ 開 催 経 緯
会 等 文 書 ( 九 の 項 イ ) ・ 諮 問
・ 議 事 の 記 録
・ 配 布 資 料
、 、
・ 中 間 答 申 最 終 答 申
、 、
中 間 報 告 最 終 報 告
建 議 、 提 言
3 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
研 究 文 書 ( 九 の 項 イ ) 企 業 の 状 況 調 査
・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
ヒ ア リ ン グ
4 基 準 を 設 定 す る た め の 決 ・ 基 準 案
裁 文 書 そ の 他 基 準 の 設 定
機密性1 完全性2 可用性2
に 至 る 過 程 が 記 録 さ れ た
文 書 ( 九 の 項 ロ )
5 基 準 を 他 の 行 政 機 関 に 通 ・ 通 知
知 し た 文 書 ( 九 の 項 ハ )
10 地 方 公 共 基 準 の 設 定 1 立 案 基 礎 文 書 九 の 項 イ 10年 ・ 基 本 方 針( )団 体 に 対 に 関 す る 立 ・ 基 本 計 画
し て 示 す 案 の 検 討 そ ・ 条約その他の国際約束
基 準 の 設 の 他 の 重 要 ・ 大 臣 指 示
定 及 び そ な 経 緯 ・ 政 務 三 役 会 議 の 決 定
の 経 緯 2 立 案 の 検 討 に 関 す る 審 議 ・ 開 催 経 緯
会 等 文 書 ( 九 の 項 イ ) ・ 諮 問
・ 議 事 の 記 録
・ 配 布 資 料
、 、
・ 中 間 答 申 最 終 答 申
、 、
中 間 報 告 最 終 報 告
建 議 、 提 言
3 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
研 究 文 書 ( 九 の 項 イ ) 企 業 の 状 況 調 査
・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
ヒ ア リ ン グ
4 基 準 を 設 定 す る た め の 決 ・ 基 準 案
裁 文 書 そ の 他 基 準 の 設 定
に 至 る 過 程 が 記 録 さ れ た
文 書 ( 九 の 項 ロ )
5 基 準 を 地 方 公 共 団 体 に 通 ・ 通 知
知 し た 文 書 ( 九 の 項 ハ )
個 人 又 は 法 人 の 権 利 義 務 の 得 喪 及 び そ の 経 緯
11 個 人 の 権 ( 1 ) 行 政 手 1 立 案 の 検 討 に 関 す る 審 議 10年 ・ 開 催 経 緯
利 義 務 の 続 法 ( 平 成 会 等 文 書 ( 十 の 項 ) ・ 諮 問
得 喪 及 び 5 年 法 律 第 ・ 議 事 の 記 録
そ の 経 緯 88号 ) 第 2 ・ 配 布 資 料
、 、
条 第 8 号 ロ ・ 中 間 答 申 最 終 答 申
、 、
の 審 査 基 中 間 報 告 最 終 報 告
準 、 同 号 ハ 建 議 、 提 言
の 処 分 基 2 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
準 、 同 号 ニ 研 究 文 書 ( 十 の 項 ) 企 業 の 状 況 調 査
の 行 政 指 導 ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
指 針 及 び 同 ヒ ア リ ン グ
法 第 6 条 の 3 意 見 公 募 手 続 文 書 ( 十 の ・ 審 査 基 準 案 ・ 処 分 基
標 準 的 な 期 項 ) 準案・行政指導指針案
機密性1 完全性2 可用性2
間 に 関 す る ・ 意 見 公 募 要 領
立 案 の 検 討 ・ 提 出 意 見
そ の 他 の 重 ・ 提 出 意 見 を 考 慮 し た
要 な 経 緯 結 果 及 び そ の 理 由
4 行 政 手 続 法 第 2 条 第 8 号 ・ 審 査 基 準 案 ・ 処 分 基
ロ の 審 査 基 準 、 同 号 ハ の 準案・行政指導指針案
処 分 基 準 及 び 同 号 ニ の 行
政 指 導 指 針 を 定 め る た め
の 決 裁 文 書 ( 十 の 項 )
5 行 政 手 続 法 第 6 条 の 標 準 ・ 標 準 処 理 期 間 案
的 な 期 間 を 定 め る た め の
決 裁 文 書 ( 十 の 項 )
( 2 ) 行 政 手 許 認 可 等 を す る た め の 決 裁 10年 ( 国 ・ 審 査 案
続 法 第 2 文 書 そ の 他 許 認 可 等 に 至 る 立 公 文 書 ・ 理 由
条 第 3 号 過 程 が 記 録 さ れ た 文 書 ( 十 館 へ の 移
の 許 認 可 一 の 項 ) 管 措 置 を
等 ( 以 下 と る べ き
「 許 認 可 こ と を 定
等 」 と い め た も の
。 。)う ) に に 限 る
関 す る 重 又 は 許 認
要 な 経 緯 可 等 の 効
力 が 消 滅
す る 日 に
係 る 特 定
日 以 後 5年( 3 ) 行 政 手 不 利 益 処 分 を す る た め の 決 5 年 ・ 処 分 案
続 法 第 2 裁 文 書 そ の 他 当 該 処 分 に 至 ・ 理 由
条 第 4 号 る 過 程 が 記 録 さ れ た 文 書
の 不 利 益 ( 十 二 の 項 )
処 分 ( 以
下 「 不 利
益 処 分 」。)
と い う
に 関 す る
重 要 な 経緯( 4 ) 補 助 金 1 交 付 の 要 件 に 関 す る 文 書 交 付 に 係 ・ 交付規則・交付要綱・
等 ( 補 助 ( 十 三 の 項 イ ) る 事 業 が 実 施 要 領
機密性1 完全性2 可用性2
金 等 に 係 終 了 す る ・ 審 査 要 領 ・ 選 考 基 準
る 予 算 の 2 交 付 の た め の 決 裁 文 書 そ 日 に 係 る ・ 審 査 案
執 行 の 適 の 他 交 付 に 至 る 過 程 が 記 特 定 日 以 ・ 理 由
正 化 に 関 録 さ れ た 文 書 ( 十 三 の 項 後 5 年
す る 法 律 ロ )
( 昭 和 30 3 補 助 事 業 等 実 績 報 告 書 ・ 実 績 報 告 書
年 法 律 第 ( 十 三 の 項 ハ )
1 7 9 号 )
第 2 条 第
1 項 の 補
助 金 等 を
い う 。 以。)
下 同 じ
の 交 付 に
関 す る 重
要 な 経 緯
( 5 ) 不 服 申 1 不 服 申 立 書 又 は 口 頭 に よ 裁 決 、 決 ・ 不 服 申 立 書
立 て に 関 る 不 服 申 立 て に お け る 陳 定 そ の 他 ・ 録 取 書
す る 審 議 述 の 内 容 を 録 取 し た 文 書 の 処 分 が
会 等 に お ( 十 四 の 項 イ ) さ れ る 日
け る 検 討 2 審 議 会 等 文 書 ( 十 四 の 項 に 係 る 特 ・ 諮 問
そ の 他 の ロ ) 定 日 以 後 ・ 議 事 の 記 録
重 要 な 経 10年 ・ 配 布 資 料
緯 ・ 答 申 、 建 議 、 意 見
3 裁 決 、 決 定 そ の 他 の 処 分 ・ 弁 明 書
を す る た め の 決 裁 文 書 そ ・ 反 論 書
の 他 当 該 処 分 に 至 る 過 程 ・ 意 見 書
が 記 録 さ れ た 文 書 ( 十 四
の 項 ハ )
4 裁 決 書 又 は 決 定 書 ( 十 四 ・ 裁 決 ・ 決 定 書
の 項 ニ )
( 6 ) 国 又 は 1 訴 訟 の 提 起 に 関 す る 文 書 訴 訟 が 終 ・ 訴 状
行 政 機 関 ( 十 五 の 項 イ ) 結 す る 日 ・ 期 日 呼 出 状
を 当 事 者 2 訴 訟 に お け る 主 張 又 は 立 に 係 る 特 ・ 答 弁 書
と す る 訴 証 に 関 す る 文 書 ( 十 五 の 定 日 以 後 ・ 準 備 書 面
訟 の 提 起 項 ロ ) 10年 ・ 各 種 申 立 書
そ の 他 の ・ 口頭弁論・証人等調書
訴 訟 に 関 ・ 書 証
す る 重 要 3 判 決 書 又 は 和 解 調 書 ( 十 ・ 判 決 書
機密性1 完全性2 可用性2
な 経 緯 五 の 項 ハ ) ・ 和 解 調 書
12 法 人 の 権 ( 1 ) 行 政 手 1 立 案 の 検 討 に 関 す る 審 議 10年 ・ 開 催 経 緯
利 義 務 の 続 法 第 2 会 等 文 書 ( 十 の 項 ) ・ 諮 問
得 喪 及 び 条 第 8 号 ・ 議 事 の 記 録
そ の 経 緯 ロ の 審 査 ・ 配 布 資 料
、 、
基 準 、 同 ・ 中 間 答 申 最 終 答 申
、 、
号 ハ の 処 中 間 報 告 最 終 報 告
分 基 準 、 建 議 、 提 言
同 号 ニ の 2 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
行 政 指 導 研 究 文 書 ( 十 の 項 ) 企 業 の 状 況 調 査
指 針 及 び ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
同 法 第 6 ヒ ア リ ン グ
条 の 標 準 3 意 見 公 募 手 続 文 書 ( 十 の ・ 審 査 基 準 案 ・ 処 分 基
的 な 期 間 項 ) 準案・行政指導指針案
に 関 す る ・ 意 見 公 募 要 領
立 案 の 検 ・ 提 出 意 見
討 そ の 他 ・ 提 出 意 見 を 考 慮 し た
の 重 要 な 結 果 及 び そ の 理 由
経 緯 4 行 政 手 続 法 第 2 条 第 8 号 ・ 審 査 基 準 案 ・ 処 分 基
ロ の 審 査 基 準 、 同 号 ハ の 準案・行政指導指針案
処 分 基 準 及 び 同 号 ニ の 行
政 指 導 指 針 を 定 め る た め
の 決 裁 文 書 ( 十 の 項 )
5 行 政 手 続 法 第 6 条 の 標 準 ・ 標 準 処 理 期 間 案
的 な 期 間 を 定 め る た め の
決 裁 文 書 ( 十 の 項 )
( 2 ) 許 認 可 許 認 可 等 を す る た め の 決 裁 10年 ( 国 ・ 審 査 案
等 に 関 す 文 書 そ の 他 許 認 可 等 に 至 る 立 公 文 書 ・ 理 由
る 重 要 な 過 程 が 記 録 さ れ た 文 書 ( 十 館 へ の 移
経 緯 一 の 項 ) 管 の 措 置
を と る べ
き こ と を
定 め た も
の に 限
る ) 又。は 許 認 可
等 の 効 力
が 消 滅 す
る 日 に 係
る 特 定 日
機密性1 完全性2 可用性2
以 後 5 年
( 3 ) 不 利 益 不 利 益 処 分 を す る た め の 決 処 分 が さ ・ 処 分 案
処 分 に 関 裁 文 書 そ の 他 当 該 処 分 に 至 れ る 日 に ・ 理 由
す る 重 要 る 過 程 が 記 録 さ れ た 文 書 係 る 特 定
な 経 緯 ( 十 二 の 項 ) 日 以 後 5年( 4 ) 補 助 金 1 交 付 の 要 件 に 関 す る 文 書 交 付 に 係 ・ 交付規則・交付要綱・
等 の 交 付 ( 十 三 の 項 イ ) る 事 業 が 実 施 要 領
( 地 方 公 終 了 す る ・ 審 査 要 領 ・ 選 考 基 準
共 団 体 に 2 交 付 の た め の 決 裁 文 書 そ 日 に 係 る ・ 審 査 案
対 す る 交 の 他 交 付 に 至 る 過 程 が 記 特 定 日 以 ・ 理 由
付 を 含 録 さ れ た 文 書 ( 十 三 の 項 後 5 年
む ) に ロ )。関 す る 重 3 補 助 事 業 等 実 績 報 告 書 ・ 実 績 報 告 書
要 な 経 緯 ( 十 三 の 項 ハ )
( 5 ) 不 服 申 1 不 服 申 立 書 又 は 口 頭 に よ 裁 決 、 決 ・ 不 服 申 立 書
立 て に 関 る 不 服 申 立 て に お け る 陳 定 そ の 他 ・ 録 取 書
す る 審 議 述 の 内 容 を 録 取 し た 文 書 の 処 分 が
会 等 に お ( 十 四 の 項 イ ) さ れ る 日
け る 検 討 2 審 議 会 等 文 書 ( 十 四 の 項 に 係 る 特 ・ 諮 問
そ の 他 の ロ ) 定 日 以 後 ・ 議 事 の 記 録
重 要 な 経 10年 ・ 配 布 資 料
緯 ・ 答 申 、 建 議 、 意 見
3 裁 決 、 決 定 そ の 他 の 処 分 ・ 弁 明 書
を す る た め の 決 裁 文 書 そ ・ 反 論 書
の 他 当 該 処 分 に 至 る 過 程 ・ 意 見 書
が 記 録 さ れ た 文 書 ( 十 四
の 項 ハ )
4 裁 決 書 又 は 決 定 書 ( 十 四 ・ 裁 決 ・ 決 定 書
の 項 ニ )
( 6 ) 国 又 は 1 訴 訟 の 提 起 に 関 す る 文 書 訴 訟 が 終 ・ 訴 状
行 政 機 関 ( 十 五 の 項 イ ) 結 す る 日 ・ 期 日 呼 出 状
を 当 事 者 2 訴 訟 に お け る 主 張 又 は 立 に 係 る 特 ・ 答 弁 書
と す る 訴 証 に 関 す る 文 書 ( 十 五 の 定 日 以 後 ・ 準 備 書 面
訟 の 提 起 項 ロ ) 10年 ・ 各 種 申 立 書
そ の 他 の ・ 口頭弁論・証人等調書
訴 訟 に 関 ・ 書 証
す る 重 要 3 判 決 書 又 は 和 解 調 書 ( 十 ・ 判 決 書
な 経 緯 五 の 項 ハ ) ・ 和 解 調 書
職 員 の 人 事 に 関 す る 事 項
機密性1 完全性2 可用性2
13 職 員 の 人 ( 1 ) 人 事 評 1 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 10年 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
事 に 関 す 価 実 施 規 研 究 文 書 ( 十 六 の 項 イ ) 企 業 の 状 況 調 査
る 事 項 程 の 制 定 ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
又 は 変 更 ヒ ア リ ン グ
及 び そ の 2 制 定 又 は 変 更 の た め の 決 ・規程案
経 緯 裁 文 書 ( 十 六 の 項 ロ )
3 制 定 又 は 変 更 に つ い て の ・協議案
協 議 案 、 回 答 書 そ の 他 の ・回答書
内 閣 総 理 大 臣 と の 協 議 に( )関 す る 文 書 十 六 の 項 ハ
4 軽 微 な 変 更 に つ い て の 内 ・報告書
閣 総 理 大 臣 に 対 す る 報 告
に 関 す る 文 書 ( 十 六 の 項
ニ )
( 2 ) 職 員 の 1 計 画 の 立 案 に 関 す る 調 査 3 年 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
研 修 の 実 研 究 文 書 ( 十 七 の 項 ) 企 業 の 状 況 調 査
施 に 関 す ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
る 計 画 の ヒ ア リ ン グ
立 案 の 検 2 計 画 を 制 定 又 は 改 廃 す る ・ 計 画 案
討 そ の 他 た め の 決 裁 文 書 ( 十 七 の
の 職 員 の 項 )
研 修 に 関 3 職 員 の 研 修 の 実 施 状 況 が ・実績
す る 重 要 記 録 さ れ た 文 書 ( 十 七 の
な 経 緯 項 )
( 3 ) 職 員 の 職 員 の 兼 業 の 許 可 の 申 請 書 3 年 ・申請書
兼 業 の 許 及 び 当 該 申 請 に 対 す る 許 可 ・承認書
可 に 関 す に 関 す る 文 書 ( 十 八 の 項 )
る 重 要 な
経 緯
( 4 ) 退 職 手 退 職 手 当 の 支 給 に 関 す る 決 支 給 制 限 ・調書
当 の 支 給 定 の 内 容 が 記 録 さ れ た 文 書 そ の 他 の
関 す る 重 及 び 当 該 決 定 に 至 る 過 程 が 支 給 に 関
要 な 経 緯 記 録 さ れ た 文 書 十 九 の 項 す る 処 分( )を 行 う こ
と が で き
る 期 間 又
は 5 年 の
い ず れ か
長 い 期 間
機密性1 完全性2 可用性2
そ の 他 の 事 項
14 告 示 、 訓 ( 1 ) 告 示 の 1 立 案 の 検 討 に 関 す る 審 議 10年 ・ 開 催 経 緯
令 及 び 通 立 案 の 検 会 等 文 書 ( 二 十 の 項 イ ) ・ 諮 問
達 の 制 定 討 そ の 他 ・ 議 事 の 記 録
又 は 改 廃 の 重 要 な ・ 配 布 資 料
、 、
及 び そ の 経 緯 ( 1 ・ 中 間 答 申 最 終 答 申
、 、
経 緯 の 項 か ら 中 間 報 告 最 終 報 告
13の 項 ま 建 議 、 提 言
で に 掲 げ 2 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
る も の を 研 究 文 書 ( 二 十 の 項 イ ) 企 業 の 状 況 調 査
除 く ) ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の。ヒ ア リ ン グ
3 意 見 公 募 手 続 文 書 ( 二 十 ・ 告 示 案
の 項 イ ) ・ 意 見 公 募 要 領
・ 提 出 意 見
・ 提 出 意 見 を 考 慮 し た
結 果 及 び そ の 理 由
4 制 定 又 は 改 廃 の た め の 決 ・ 告 示 案
裁 文 書 ( 二 十 の 項 ロ )
5 官 報 公 示 に 関 す る 文 書 ・ 官 報 の 写 し
( 二 十 の 項 ハ )
( 2 ) 訓 令 及 1 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 10年 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
び 通 達 の 研 究 文 書 ( 二 十 の 項 イ ) 企 業 の 状 況 調 査
立 案 の 検 ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
討 そ の 他 ヒ ア リ ン グ
の 重 要 な 2 制 定 又 は 改 廃 の た め の 決 ・ 訓 令 案 ・ 通 達 案
経 緯 ( 1 裁 文 書 ( 二 十 の 項 ロ ) ・ 行 政 文 書 管 理 規 則 案
の 項 か ら ・ 公 印 規 程 案
13の 項 ま
で に 掲 げ
る も の を
除 く )。15 予 算 及 び ( 1 ) 歳 入 、 1 歳 入 、 歳 出 、 継 続 費 、 繰 10年 ・概算要求の方針
決 算 に 関 歳 出 、 継 越 明 許 費 及 び 国 庫 債 務 負 ・大臣指示
す る 事 項 続 費 、 繰 担 行 為 の 見 積 に 関 す る 書 ・政務三役会議の決定
越 明 許 費 類 並 び に そ の 作 製 の 基 礎 ・ 省 内 調 整
及 び 国 庫 と な っ た 意 思 決 定 及 び 当 ・ 概 算 要 求 書
債 務 負 担 該 意 思 決 定 に 至 る 過 程 が
行 為 の 見 記 録 さ れ た 文 書 ( 二 十 一
積 に 関 す の 項 イ )
機密性1 完全性2 可用性2
る 書 類 の 2 財 政 法 ( 昭 和 22年 法 律 第 ・ 予 定 経 費 要 求 書
作 製 そ の 34号 ) 第 20条 第 2 項 の 予 ・ 継 続 費 要 求 書
他 の 予 算 定 経 費 要 求 書 等 並 び に そ ・ 繰 越 明 許 費 要 求 書
に 関 す る の 作 製 の 基 礎 と な っ た 意 ・ 国 庫 債 務 負 担 行 為 要
重 要 な 経 思 決 定 及 び 当 該 意 思 決 定 求 書
緯 ( 5 の に 至 る 過 程 が 記 録 さ れ た ・ 予 算 決 算 及 び 会 計 令
項 ( 1 ) 及 文 書 ( 二 十 一 の 項 ロ ) 第 12条 の 規 定 に 基 づ
び ( 4 ) に く 予 定 経 費 要 求 書 等
掲 げ る も の 各 目 明 細 書
の を 除 3 1 及 び 2 に 掲 げ る も の の ・行政事業レビュー
く ) ほ か 、 予 算 の 成 立 に 至 る ・執行状況調査。過 程 が 記 録 さ れ た 文 書
( 二 十 一 の 項 ハ )
4 歳 入 歳 出 予 算 、 継 続 費 及 ・予算の配賦通知
び 国 庫 債 務 負 担 行 為 の 配
賦 に 関 す る 文 書 ( 二 十 一
の 項 ニ )
( 2 ) 歳 入 及 1 歳 入 及 び 歳 出 の 決 算 報 告 5 年 ・ 歳 入 及 び 歳 出 の 決 算
び 歳 出 の 書 並 び に そ の 作 製 の 基 礎 報 告 書
決 算 報 告 と な っ た 意 思 決 定 及 び 当 ・ 国 の 債 務 に 関 す る 計
書 並 び に 該 意 思 決 定 に 至 る 過 程 が 算 書
国 の 債 務 記 録 さ れ た 文 書 ( 二 十 二 ・継続費決算報告書
に 関 す る の 項 イ ) ・ 歳 入 徴 収 額 計 算 書
計 算 書 の ・ 支 出 計 算 書
作 製 そ の ・出張計画書
他 の 決 算 ・出張旅程表
に 関 す る ・旅行命令簿
重 要 な 経 ・歳入簿・歳出簿・支
緯 ( 5 の 払計画差引簿
項 ( 2 ) 及 ・徴収簿
び ( 4 ) に ・支出決定簿
掲 げ る も ・支出簿
の を 除 ・支出負担行為差引簿
く ) ・支出負担行為認証官。の帳簿
2 会 計 検 査 院 に 提 出 又 は 送 ・計算書
付 し た 計 算 書 及 び 証 拠 書 ・証拠書類( ※(注記) 会 計 検
類 ( 二 十 二 の 項 ロ ) 査 院 保 有 の も の を 除
く )。3 会 計 検 査 院 の 検 査 を 受 け ・意見又は処置要求( ※(注記)
機密性1 完全性2 可用性2
た 結 果 に 関 す る 文 書 ( 二 会 計 検 査 院 保 有 の も
十 二 の 項 ハ ) の を 除 く )。4 1 か ら 3 ま で に 掲 げ る も ・ 調 書
の の ほ か 、 決 算 の 提 出 に
至 る 過 程 が 記 録 さ れ た 文
書 ( 二 十 二 の 項 ニ )
5 国 会 に お け る 決 算 の 審 査 ・警告決議に対する措置
に 関 す る 文 書 ( 二 十 二 の ・指摘事項に対する措置
項 ホ )
( 3 ) 契 約 に 契 約 に 係 る 決 裁 文 書 及 び そ 契 約 が 終 ・仕様書案
関 す る 重 の 他 契 約 に 至 る 過 程 が 記 録 了 す る 日 ・協議・調整経緯
要 な 経 緯 さ れ た 文 書 に 係 る 特
本 項 (2) 定 日 以 後(に 掲 げ る 5 年
も の を 除
く )。16 機 構 及 び 機 構 及 び 定 機 構 及 び 定 員 の 要 求 に 関 す 10年 ・大臣指示
定 員 に 関 員 の 要 求 に る 文 書 並 び に そ の 基 礎 と な ・政務三役会議の決定
す る 事 項 関 す る 重 要 っ た 意 思 決 定 及 び 当 該 意 思 ・ 省 内 調 整
な 経 緯 決 定 に 至 る 過 程 が 記 録 さ れ ・ 機構要求書
た 文 書 ( 二 十 三 の 項 ) ・定員要求書
・定員合理化計画
17 独 立 行 政 ( 1 ) 独 立 行 1 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 10年 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
法 人 等 に 政 法 人 通 研 究 文 書 二 十 四 の 項 イ 企 業 の 状 況 調 査( )関 す る 事 則 法 ( 平 ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
項 成 11年 法 ヒ ア リ ン グ
律 政 法 人 2 制 定 又 は 変 更 の た め の 決 ・中期目標案
通 則 法 第 裁 文 書 ( 二 十 四 の 項 ロ )
2 条 第 3 3 中 期 計 画 ( 独 立 行 政 法 人 ・ 中 期 計 画
項 に 規 定 通 則 法 第 2 条 第 3 項 に 規 ・ 年 度 計 画
す る 国 立 定 す る 国 立 研 究 開 発 法 人 ・事業報告書
研 究 開 発 に あ っ て は 中 長 期 計 画 、
法 人 に あ 同 条 第 4 項 に 規 定 す る 行
っ て は 中 政 執 行 法 人 に あ っ て は 事
長 期 目 業 計 画 、 事 業 報 告 書 そ)標 、 同 条 の 他 の 中 期 目 標 の 達 成 に
第 4 項 に 関 し 法 律 の 規 定 に 基 づ き
規 定 す る 独 立 行 政 法 人 等 に よ り 提
行 政 執 行 出 さ れ 、 又 は 公 表 さ れ た
機密性1 完全性2 可用性2
法 人 に あ 文 書 ( 二 十 四 の 項 ハ )
っ て は 年
度 目 標 。
以 下 こ の
項 に お い。)
て 同 じ
の 制 定 又
は 変 更 に
関 す る 立
案 の 検 討
そ の 他 の
重 要 な 経緯( 2 ) 独 立 行 1 指 導 監 督 を す る た め の 決 5 年 ・報告
政 法 人 通 裁 文 書 そ の 他 指 導 監 督 に ・検査
則 法 そ の 至 る 過 程 が 記 録 さ れ た 文
他 の 法 律 書 ( 二 十 五 の 項 イ )
の 規 定 に 2 違 法 行 為 等 の 是 正 の た め ・是正措置の要求
よ る 報 告 必 要 な 措 置 そ の 他 の 指 導 ・是正措置
及 び 検 査 監 督 の 結 果 の 内 容 が 記 録
そ の 他 の さ れ た 文 書 ( 二 十 五 の 項
指 導 監 督 ロ )
に 関 す る
重 要 な 経緯18 政 策 評 価 行 政 機 関 が 1 政 策 評 価 法 第 6 条 の 基 本 10年 ・ 開 催 経 緯
に 関 す る 行 う 政 策 の 計 画 又 は 政 策 評 価 法 第 7 ・ 議 事 の 記 録
事 項 評 価 に 関 す 条 第 1 項 の 実 施 計 画 の 制 ・ 配 布 資 料
、 、
る 法 律 ( 平 定 又 は 変 更 に 係 る 審 議 会 ・ 中 間 報 告 最 終 報 告
成 13年 法 律 等 文 書 ( 二 十 六 の 項 イ ) 提 言
第 86号 。 以 2 基 本 計 画 又 は 実 施 計 画 の ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
下 「 政 策 評 制 定 又 は 変 更 に 至 る 過 程 企 業 の 状 況 調 査
価 法 」 と い が 記 録 さ れ た 文 書 ( 二 十 ・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
う ) 第 6 六 の 項 イ ) ヒ ア リ ン グ。条 の 基 本 計 3 基 本 計 画 の 制 定 又 は 変 更 ・基本計画案
画 の 立 案 の の た め の 決 裁 文 書 及 び 当 ・通知
検 討 、 政 策 該 制 定 又 は 変 更 の 通 知 に
評 価 法 第 10 関 す る 文 書 ( 二 十 六 の 項
条 第 1 項 の イ )
評 価 書 の 作 4 実 施 計 画 の 制 定 又 は 変 更 ・事後評価の実施計画案
機密性1 完全性2 可用性2
成 そ の 他 の の た め の 決 裁 文 書 及 び 当 ・通知
政 策 評 価 の 該 制 定 又 は 変 更 の 通 知 に
実 施 に 関 す 関 す る 文 書 ( 二 十 六 の 項
る 重 要 な 経 イ )
緯 5 評 価 書 及 び そ の 要 旨 の 作 ・評価書
成 の た め の 決 裁 文 書 並 び ・評価書要旨
に こ れ ら の 通 知 に 関 す る
文 書 そ の 他 当 該 作 成 の 過
程 が 記 録 さ れ た 文 書 ( 19
の 項 に 掲 げ る も の を 除
く ( 二 十 六 の 項 ロ )。)
6 政 策 評 価 の 結 果 の 政 策 へ ・ 政 策 へ の 反 映 状 況 案
の 反 映 状 況 の 作 成 に 係 る ・ 通 知
決 裁 文 書 及 び 当 該 反 映 状
況 の 通 知 に 関 す る 文 書 そ
の 他 当 該 作 成 の 過 程 が 記
録 さ れ た 文 書 ( 二 十 六
の 項 ハ )
19 公 共 事 業 直 轄 事 業 と 1 立 案 基 礎 文 書 ( 二 十 七 の 事 業 終 了 ・ 基 本 方 針
の 実 施 に し て 実 施 さ 項 イ ) の 日 に 係 ・ 基 本 計 画
関 す る 事 れ る 公 共 事 る 特 定 日 ・ 条約その他の国際約束
項 業 の 事 業 計 以 後 5 年 ・ 大 臣 指 示
画 の 立 案 に 又 は 事 後 ・ 政 務 三 役 会 議 の 決 定
関 す る 検 2 立 案 の 検 討 に 関 す る 審 議 評 価 終 了 ・ 開 催 経 緯
討 、 関 係 者 会 等 文 書 二 十 七 の 項 イ の 日 に 係 ・ 諮 問( )と の 協 議 又 る 特 定 日 ・ 議 事 の 記 録
は 調 整 及 び 以 後 10年 ・ 配 布 資 料
、 、
事 業 の 施 工 の い ず れ ・ 中 間 答 申 最 終 答 申
、 、
そ の 他 の 重 か 長 い 期 中 間 報 告 最 終 報 告
要 な 経 緯 間 建 議 、 提 言
3 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 ・ 外 国 ・ 自 治 体 ・ 民 間
研 究 文 書 二 十 七 の 項 イ 企 業 の 状 況 調 査( )・ 関 係 団 体 ・ 関 係 者 の
ヒ ア リ ン グ
・ 環 境 影 響 評 価 準 備 書
・ 環 境 影 響 評 価 書
4 政 策 評 価 法 に よ る 事 前 評 ・事業評価書
価 に 関 す る 文 書 ( 二 十 七 ・評価書要旨
の 項 ヘ )
5 公 共 事 業 の 事 業 計 画 及 び ・協議・調整経緯
機密性1 完全性2 可用性2
実 施 に 関 す る 事 項 に つ い
て の 関 係 行 政 機 関 、 地 方
公 共 団 体 そ の 他 の 関 係 者
と の 協 議 又 は 調 整 に 関 す
る 文 書 ( 二 十 七 の 項 ロ )
6 事 業 を 実 施 す る た め の 決 ・実施案
裁 文 書 ( 二 十 七 の 項 ハ )
7 事 業 の 経 費 積 算 が 記 録 さ ・経費積算
れ た 文 書 そ の 他 の 入 札 及 ・仕様書
び 契 約 に 関 す る 文 書 ( 二 ・業者選定基準
十 七 の 項 ニ ) ・入札結果
8 工 事 誌 、 事 業 完 了 報 告 書 ・工事誌
そ の 他 の 事 業 の 施 工 に 関 ・事業完了報告書
す る 文 書 二 十 七 の 項 ホ ・工程表( )・工事成績評価書
9 政 策 評 価 法 に よ る 事 後 評 ・事業評価書
価 に 関 す る 文 書 ( 二 十 七 ・評価書要旨
の 項 ヘ )
20 栄 典 又 は 栄 典 又 は 表 栄 典 又 は 表 彰 の 授 与 又 は は 10年 ・ 選 考 基 準
表 彰 に 関 彰 の 授 与 又 く 奪 の た め の 決 裁 文 書 及 び ・ 選 考 案
す る 事 項 は は く 奪 の 伝 達 の 文 書 ( 二 十 八 の 項 ) ・ 伝 達
重 要 な 経 緯 ・ 受 章 者 名 簿
5 の 項 (4)(に 掲 げ る も。)
の を 除 く
21 国 会 及 び ( 1 ) 国 会 審 国 会 審 議 文 書 二 十 九 の 項 10年 ・ 議 員 へ の 説 明( )審 議 会 等 議 ( 1 の ・ 趣 旨 説 明
に お け る 項 か ら 20 ・ 想 定 問 答
審 議 等 に の 項 ま で ・ 答 弁 書
関 す る 事 に 掲 げ る ・ 国 会 審 議 録
項 も の を 除
く )。( 2 ) 審 議 会 審 議 会 等 文 書 二 十 九 の 項 10年 ・ 開 催 経 緯( )等 ( 1 の ・ 諮 問
項 か ら 20 ・ 議 事 の 記 録
の 項 ま で ・ 配 布 資 料
、 、
に 掲 げ る ・ 中 間 答 申 最 終 答 申
、 、
も の を 除 中 間 報 告 最 終 報 告
く ) 建 議 、 提 言。22 文 書 の 管 文 書 の 管 理 1 行 政 文 書 フ ァ イ ル 管 理 簿 常 用 ( 無 ・ 行 政 文 書 フ ァ イ ル 管
機密性1 完全性2 可用性2
理 等 に 関 等 そ の 他 の 業 務 に 常 時 利 用 期 限 ) 理 簿
す る 事 項 す る も の と し て 継 続 的 に ・ 例 規 集
保 存 す べ き 行 政 文 書 ( 三 ・ 取 扱 要 領
十 の 項 )
2 取 得 し た 文 書 の 管 理 を 行 5 年 ・ 受 付 簿
う た め の 帳 簿 ( 三 十 一 の
項 )
3 決 裁 文 書 の 管 理 を 行 う た 30年 ・ 決 裁 簿
め の 帳 簿 ( 三 十 二 の 項 )
4 行 政 文 書 フ ァ イ ル 等 の 移 20年 ・ 移 管 ・ 廃 棄 簿
管 又 は 廃 棄 の 状 況 が 記 録
さ れ た 帳 簿 ( 5 に 掲 げ る
も の を 除 く ( 三 十 三。)
の 項 )
5 第 25条 第 4 項 の 規 定 に よ 5 年 ・ 廃 棄 の 記 録
る 廃 棄 し た 行 政 文 書 フ ァ
イ ル 等 の 類 型 及 び 廃 棄 し
た 年 月 日 の 記 録
23 広 報 に 関 広 報 の 実 施 1 報 道 発 表 に 関 す る 文 書 3 年 ・ 報 道 発 表 資 料
す る 事 項 に 関 す る 文 ・ 記 者 会 見 録
書 及 び そ の
記 録 2 ホ ー ム ペ ー ジ 掲 載 に 関 す ・ 掲 載 資 料
る 文 書
24 地 方 支 分 会 議 の 主 催 1 会 議 の 企 画 ・ 立 案 に 関 す 5 年 ・ 開 催 通 知
部 局 の 長 に 係 る 経 緯 る 文 書
で 構 成 さ 2 会 議 に 提 出 さ れ た 文 書 ・ 配 付 資 料
れ る 中 央
会 議 に 関 3 会 議 の 結 果 を 記 録 し た 文 ・ 議 事 の 記 録
す る 事 項 書
25 行 政 の 情 情 報 シ ス テ 1 情 報 シ ス テ ム の 開 発 に 関 5 年 ・ シ ス テ ム 設 計 書
報 化 に 関 ム の 整 備 ・ す る 文 書 ・ 最 適 化 計 画
す る 事 項 運 用 に 関 す ・ 調 達 資 料
る 重 要 な 経 ・ 議 事 の 記 録
緯 ・ 仕 様 書
・ シ ス テ ム 構 築 資 料
・ シ ス テ ム 導 入 資 料
2 情 報 シ ス テ ム の 運 用 等 に ・ 運 用 報 告 書
関 す る 文 書 ・ 障 害 報 告 書
・ 調 達 資 料
機密性1 完全性2 可用性2
・ 議 事 の 記 録
・ システム稼動維持資料
26 監 査 に 関 監 査 に 関 す 1 監 査 の 企 画 ・ 立 案 等 に 関 5 年 ・ 監 査 計 画
す る 事 項 る 重 要 な 経 す る 文 書緯2 監 査 の 実 施 ・ 結 果 に 関 す ・ 監 査 結 果 報 告
る 文 書 ・ 監 査 調 書
・ 監 査 に 関 す る 出 張 報
告 書
・ 監査のフォローアップ
27 国 有 財 産 国 有 財 産 の 1 国 有 財 産 台 帳 常 用
に 関 す る 管 理 及 び 処 2 国 有 財 産 増 減 及 び 現 在 額 5 年 ・ 国 有 財 産 増 減 及 び 現
事 項 分 に 関 す る に 関 す る 文 書 在 額 報 告 書
こ と
3 国 有 財 産 無 償 貸 付 状 況 に 3 年 ・ 国 有 財 産 無 償 貸 付 状
関 す る 文 書 況 報 告 書
28 出 入 国 在 出 入 国 在 留 1 出 入 国 管 理 政 策 懇 談 会 等 10年 ・ 開 催 経 緯
留 管 理 基 管 理 基 本 計 に お け る 立 案 の 検 討 に 関 ・ 議 事 の 記 録
本 計 画 の 画 に 関 す る す る 文 書 ・ 配 布 資 料
、 、
策 定 に 関 立 案 の 検 討 ・ 中 間 報 告 最 終 報 告
す る 事 項 及 び 他 の 行 提 言
政 機 関 へ の
協 議 そ の 他
の 重 要 な 経 2 立 案 の 検 討 に 関 す る 調 査 ・ 出 入 国 在 留 管 理 行 政
緯 研 究 文 書 関 係 意 見 聴 取 会 そ の
他 の 関 係 者 等 の ヒ ア
リ ン グ
・ 任 意 の パ ブ リ ッ ク コ
メ ン ト
3 行 政 機 関 協 議 文 書 ・ 各 省 へ の 協 議 案
・ 各省からの質問・意見
・ 各 省 か ら の 質 問 ・ 意
見 に 対 す る 回 答
4 法 務 大 臣 の 決 定 内 容 又 は ・ 出 入 国 在 留 管 理 基 本
了 解 内 容 が 記 録 さ れ た 文 計 画書29 出 入 国 在 出 入 国 在 留 1 立 案 の 検 討 に 関 す る 文 書 10年 ・ 上 申 書
機密性1 完全性2 可用性2
留 管 理 行 管 理 行 政 に
政 に 係 る 係 る 法 務 大
法 務 大 臣 臣 の 施 設 の
の 施 設 の 指 定 等 に 関
指 定 等 に す る 立 案 の
関 す る 事 検 討 そ の 他
項 の 重 要 な 経
緯 2 指 定 等 を 求 め る た め の 決 ・ 指 定 等 の 通 知 案
裁 文 書
備 考
一 こ の 表 に お け る 次 に 掲 げ る 用 語 の 意 義 は 、 そ れ ぞ れ 次 に 定 め る と お り と す る 。
1 立 案 基 礎 文 書 立 案 の 基 礎 と な っ た 国 政 に 関 す る 基 本 方 針 、 国 政 上 の 重 要 な 事 項
に 係 る 意 思 決 定 又 は 条 約 そ の 他 の 国 際 約 束 が 記 録 さ れ た 文 書
2 審 議 会 等 文 書 審 議 会 そ の 他 の 合 議 制 の 機 関 又 は 専 門 的 知 識 を 有 す る 者 等 を 構 成
員 と す る 懇 談 会 そ の 他 の 会 合 ( こ の 表 に お い て 「 審 議 会 等 」 と い う ) に 検 討 の た。め の 資 料 と し て 提 出 さ れ た 文 書 及 び 審 議 会 等 の 議 事 、 答 申 、 建 議 、 報 告 若 し く は 意
見 が 記 録 さ れ た 文 書 そ の 他 審 議 会 等 に お け る 決 定 若 し く は 了 解 又 は こ れ ら に 至 る 過
程 が 記 録 さ れ た 文 書
3 調 査 研 究 文 書 調 査 又 は 研 究 の 結 果 及 び 当 該 結 果 に 至 る 過 程 が 記 録 さ れ た 文 書
4 決 裁 文 書 行 政 機 関 の 意 思 決 定 の 権 限 を 有 す る 者 が 押 印 、 署 名 又 は こ れ ら に 類 す
る 行 為 を 行 う こ と に よ り 、 そ の 内 容 を 行 政 機 関 の 意 思 と し て 決 定 し 、 又 は 確 認 し た
行 政 文 書
5 意 見 公 募 手 続 文 書 意 見 公 募 手 続 の 実 施 及 び 結 果 の 公 示 に 関 す る 決 裁 文 書
6 行 政 機 関 協 議 文 書 他 の 行 政 機 関 へ の 協 議 に 係 る 案 、 当 該 協 議 に 関 す る 他 の 行 政
機 関 の 質 問 若 し く は 意 見 又 は こ れ ら に 対 す る 回 答 が 記 録 さ れ た 文 書 そ の 他 の 当 該 協
議 に 関 す る 文 書、7 国 会 審 議 文 書 国 会 に お け る 議 案 の 趣 旨 の 説 明 又 は 審 議 の 内 容 が 記 録 さ れ た 文 書
国 会 に お い て 想 定 さ れ る 質 問 に 対 す る 回 答 に 関 す る 文 書 そ の 他 の 国 会 審 議 に 関 す る
文 書
8 関 係 行 政 機 関 の 長 で 構 成 さ れ る 会 議 ( こ れ に 準 ず る も の を 含 む ) 閣 僚 委 員 会 、。副 大 臣 会 議 そ の 他 の 二 以 上 の 行 政 機 関 の 大 臣 等 ( 国 務 大 臣 、 副 大 臣 、 大 臣 政 務 官 そ
の 他 こ れ ら に 準 ず る 職 員 を い う 。 以 下 同 じ ) で 構 成 さ れ る 会 議。9 省 議 ( こ れ に 準 ず る も の を 含 む ) 省 議 、 政 務 三 役 会 議 そ の 他 の 一 の 行 政 機 関。の 大 臣 等 で 構 成 さ れ る 会 議
10 特 定 日 第 1 7 条 第 1 2 項 ( 施 行 令 第 8 条 第 9 項 ) の 保 存 期 間 が 確 定 す る こ と と
な る 日 ( 19の 項 に あ っ て は 、 事 業 終 了 の 日 又 は 事 後 評 価 終 了 の 日 ) の 属 す る 年 度 の
翌 年 度 の 4 月 1 日 ( 当 該 確 定 す る こ と と な る 日 か ら 1 年 以 内 の 日 で あ っ て 、 4 月 1
日 以 外 の 日 を 特 定 日 と す る こ と が 行 政 文 書 の 適 切 な 管 理 に 資 す る と 文 書 管 理 者 が 認
め る 場 合 に あ っ て は 、 そ の 日 )
二 職 員 の 人 事 に 関 す る 事 項 に つ い て 、 内 閣 官 房 令 、 人 事 院 規 則 の 規 定 に よ り 保 存 期 間
の 定 め が あ る も の は 、 そ れ ぞ れ 内 閣 官 房 令 、 人 事 院 規 則 の 規 定 に よ る 。
三 本 表 の 第 三 欄 は 、 法 第 4 条 の 趣 旨 を 踏 ま え 、 経 緯 も 含 め た 意 思 決 定 に 至 る 過 程 並 び
に 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を 合 理 的 に 跡 付 け 、 又 は 検 証 す る 観 点 か ら 重 要 な 行 政 文 書 を 示
し て い る も の で あ る こ と か ら 、 同 欄 に お け る 「 過 程 が 記 録 さ れ た 文 書 」 は 、 当 該 行 政
機 関 に お け る 重 要 な 経 緯 が 記 録 さ れ た 文 書 で あ る 。
四 本 表 各 項 の 第 四 欄 に 掲 げ る 保 存 期 間 に つ い て は 、 そ れ ぞ れ 当 該 各 項 の 第 二 欄 に 掲 げ
る 業 務 を 主 管 す る 行 政 機 関 に 適 用 す る も の と す る 。
五 本 表 各 項 の 第 五 欄 に 掲 げ る 具 体 例 は 、 法 第 4 条 の 趣 旨 を 踏 ま え 、 経 緯 も 含 め た 意 思
決 定 に 至 る 過 程 並 び に 事 務 及 び 事 業 の 実 績 を 合 理 的 に 跡 付 け 、 又 は 検 証 す る 観 点 か ら
作 成 が 必 要 な 行 政 文 書 の 例 を 示 し て い る も の で あ っ て 、 同 欄 に 記 載 の 文 書 の み を 保 存
す れ ば 必 要 十 分 で あ る こ と を 意 味 す る も の で は な い 。
六 本 表 が 適 用 さ れ な い 行 政 文 書 に つ い て は 、 文 書 管 理 者 は 、 本 表 の 規 定 を 参 酌 し 、 当
該 文 書 管 理 者 が 所 掌 す る 事 務 及 び 事 業 の 性 質 、 内 容 等 に 応 じ た 保 存 期 間 基 準 を 定 め る
も の と す る 。
機密性1 完全性2 可用性2
別表第2 保存期間満了時の措置の設定基準
1 基 本的 考え 方
法 第 1 条 の 目 的 に お い て 「 国 及 び 独 立 行 政 法 人 等 の 諸 活 動 や 歴 史 的 事 実 の、記録で ある 公文 書等 が、 健全 な民 主主義 の根 幹を 支える国 民共有の知 的資源と
して、 主権 者で ある 国民 が主 体的 に利用 し得 るも のである こと」及び 「国及び
独立行 政法 人等 の有 する その 諸活 動を現 在及 び将 来の国民 に説明する 責務が全
うされ るよ うに する こと 」と され 、法第 4条 にお いて、経 緯も含めた 意思決定
に至る 過程 及び 事務 ・事 業の 実績 を合理 的に 跡付 け、検証 することが できるよ
う文書 を作 成し なけ れば なら ない 旨が規 定さ れて おり、以 下の【I】 〜【IV】
の い ず れ か に 該 当 す る 文 書 は 「 歴 史 資 料 と し て 重 要 な 公 文 書 そ の 他 の 文 書 」、に当 たり 、保 存期 間満了後には国立公文書館に移管するものとする。
【 I 】 国 の 機 関 及 び 独 立 行 政 法 人 等 の 組 織 及 び 機 能 並 び に 政 策 の 検 討
過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書
【II】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書
【 III 】 国 民 を 取 り 巻 く 社 会 環 境 、 自 然 環 境 等 に 関 す る 重 要 な 情 報 が 記
録された文書
【 IV 】 国 の 歴 史 、 文 化 、 学 術 、 事 件 等 に 関 す る 重 要 な 情 報 が 記 録 さ れ
た文書
2 具 体的 な移 管・ 廃棄の判断指針
1 の 基 本 的 考 え 方 に 基 づい て 、個 別 の行 政 文書 フ ァ イル 等 の保 存 期 間満 了 時
の 措 置 ( 移管 ・ 廃棄 ) の判 断 につ い ては 、 以 下の (1)〜(6)に 沿っ て 行 うも の と
し 、 い ず れ か の 基 準 に お いて 移 管と 判 断さ れ る場 合 に は移 管 する も の とす る 。
(1) 業務 単位 での 保存期間満了時の措置
1 別表 第1 に掲 げら れた業 務に係 る行政文書 ファイル 等の保存期 間満了時
、 ( 、 。)の措置については 次の表 用語の意義は 別表第1の用語の意義による
の右欄のとおりとする。
事項 業務の区分 保存期間満了時の措置
法令の制定又は改廃及びその経緯
1 法律の制定又は改 (1)立案の検討 移管
廃及びその経緯 (2)法律案の審査
機密性1 完全性2 可用性2
機密性1 完全性2 可用性2
(3)他の行政機関への協議
(4)閣議
(5)国会審議
(6)官報公示その他の公布
(7)解釈又は運用の基準の設定
2 条約その他の国際 (1)締結の検討 移管(経済協力関係等で定
約束の締結及びそ (2)条約案の審査 型化し、重要性がないもの
の経緯 (3)閣議 は除く )。(4)国会審議
(5)締結
(6)官報公示その他の公布
3 政令の制定又は改 (1)立案の検討 移管
廃及びその経緯 (2)政令案の審査
(3)意見公募手続
(4)他の行政機関への協議
(5)閣議
(6)官報公示その他の公布
(7)解釈又は運用の基準の設定
4 省令その他の規則 (1)立案の検討 移管
の制定又は改廃及 (2)意見公募手続
びその経緯 (3)制定又は改廃
(4)官報公示
(5)解釈又は運用の基準の設定
閣議、関係行政機関の長で構成される会議又は省議(これらに準ずるものを含む )の。決定又は了解及びその経緯
5 閣議の決定又は (1)予算に関する閣議の求め及び予 移管
了解及びその経 算の国会提出その他の重要な経
緯 緯
(2)決算に関する閣議の求め及び決
算の国会提出その他の重要な経緯(3)質問主意書に対する答弁に関す
る閣議の求め及び国会に対する
答弁その他の重要な経緯
(4)基本方針、基本計画又は白書そ
の他の閣議に付された案件に関
する立案の検討及び閣議の求め
その他の重要な経緯(1の項か
ら4の項まで及び5の項(1)から
(3)までに掲げるものを除く )。機密性1 完全性2 可用性2
6 関係行政機関の 関係行政機関の長で構成される会 移管
長で構成される 議の決定又は了解に関する立案の
会議(これに準 検討及び他の行政機関への協議そ
ずるものを含む の他の重要な経緯。この項において
同 じ ) の 決 定。又は了解及びそ
の経緯
7 省議(これに準 省議の決定又は了解に関する立案 移管
ずるものを含む の検討その他の重要な経緯。この項において
同 じ ) の 決 定。又は了解及びそ
の経緯
複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準
の設定及びその経緯
8 複数の行政機関 複数の行政機関による申合せに関 移管
による申合せ及 する立案の検討及び他の行政機関
びその経緯 への協議その他の重要な経緯
9 他の行政機関に 基準の設定に関する立案の検討そ 移管
対して示す基準 の他の重要な経緯
の設定及びその
経緯
10 地方公共団体に 基準の設定に関する立案の検討そ 移管
対して示す基準 の他の重要な経緯
の設定及びその
経緯
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
11 個人の権利義務 (1)行政手続法第2条第8号ロの審 移管
の得喪及びその 査基準、同号ハの処分基準、同
経緯 号ニの行政指導指針及び同法第
6条の標準的な期間に関する立
案の検討その他の重要な経緯
(2)許認可等に関する重要な経緯 以下について移管(それ以
外は廃棄。以下同じ )。・国籍に関するもの
(3)不利益処分に関する重要な経緯 廃棄
(4)補助金等の交付に関する重要な 以下について移管
経緯 ・補助金等の交付の要件に
関する文書
機密性1 完全性2 可用性2
(5)不服申立てに関する審議会等に 以下について移管
おける検討その他の重要な経緯 ・法令の解釈やその後の政
策立案等に大きな影響を
与えた事件に関するもの
・審議会等の裁決等につい
て年度ごとに取りまとめ
たもの
(6)国又は行政機関を当事者とする 以下について移管
訴訟の提起その他の訴訟に関す ・法令の解釈やその後の政
る重要な経緯 策立案等に大きな影響を
与えた事件に関するもの
12 法人の権利義務 (1)行政手続法第2条第8号ロの審 移管
の得喪及びその 査基準、同号ハの処分基準、同
経緯 号ニの行政指導指針及び同法第
6条の標準的な期間に関する立
案の検討その他の重要な経緯
(2)許認可等に関する重要な経緯 以下について移管
・運輸、郵便、電気通信事
業その他の特に重要な公
益事業に関するもの
・公益法人等の設立・廃止
等、指導・監督等に関す
るもの
(3)不利益処分に関する重要な経緯 以下について移管
・運輸、郵便、電気通信事
業その他の特に重要な公益
事業に関するもの
・公益法人等の設立・廃止
等、指導・監督等に関する
もの
(4)補助金等の交付(地方公共団体 以下について移管
に対する交付を含む )に関す ・補助金等の交付の要件に。る重要な経緯 関する文書
・補助事業等実績報告書に
関するもの
(5)不服申立てに関する審議会等に 以下について移管
おける検討その他の重要な経緯 ・法令の解釈やその後の政
策立案等に大きな影響を
与えた事件に関するもの
・審議会等の裁決等につい
機密性1 完全性2 可用性2
て年度ごとに取りまとめ
たもの
(6)国又は行政機関を当事者とする 以下について移管
訴訟の提起その他の訴訟に関す ・法令の解釈やその後の政
る重要な経緯 策立案等に大きな影響を
与えた事件に関するもの
職員の人事に関する事項
13 職員の人事に関 (1)人事評価実施規程の制定又は変 移管
する事項 更及びその経緯
(2)職員の研修の実施に関する計画 廃棄
の立案の検討その他の職員の研 ※(注記)別表第1の備考二に掲げ
修に関する重要な経緯 るものも同様とする。
(3)職員の兼業の許可に関する重要 (ただし、閣議等に関わる
な経緯 ものについては移管)
(4)退職手当の支給に関する重要な
経緯
その他の事項
14 告示、訓令及び (1)告示の立案の検討その他の重要 廃棄
通達の制定又は な経緯(1の項から13の項まで
改廃及びその経 に掲げるものを除く )。緯 (2)訓令及び通達の立案の検討その 以下について移管
他の重要な経緯(1の項から13 ・行政文書管理規則その他
の項までに掲げるものを除く ) の重要な訓令及び通達の。制定又は改廃のための決
裁文書
15 予算及び決算に (1)歳入、歳出、継続費、繰越明許 以下について移管
関する事項 費及び国庫債務負担行為の見積 ・財政法第17条第2項の規
に関する書類の作製その他の予 定による歳入歳出等見積
算に関する重要な経緯(5の項 書類の作製の基礎となっ
(1)及び(4)に掲げるものを除く ) た方針及び意思決定その。他の重要な経緯が記録さ
れた文書(財務大臣に送
付した歳入歳出等見積書
類を含む )。・財政法第20条第2項の予
定経費要求書等の作製の
基礎となった方針及び意
思決定その他の重要な経
緯が記録された文書(財
務大臣に送付した予定経
機密性1 完全性2 可用性2
費要求書等を含む )。・上記のほか、行政機関に
おける予算に関する重要
な経緯が記録された文書
(2)歳入及び歳出の決算報告書並び 以下について移管
に国の債務に関する計算書の作 ・財政法第37条第1項の規
製その他の決算に関する重要な 定による歳入及び歳出の
経緯(5の項(2)及び(4)に掲げる 決算報告書並びに国の債
ものを除く ) 務に関する計算書の作製。の基礎となった方針及び
意思決定その他の重要な
経緯が記録された文書 財(務大臣に送付した歳入及
び歳出の決算報告書並び
に国の債務に関する計算
書を含む )。・財政法第37条第3項の規
定による継続費決算報告
書の作製の基礎となった
方針及び意思決定その他
の重要な経緯が記録され
た文書(財務大臣に送付
した継続費決算報告書を
含む )。・財政法第35条第2項の規
定による予備費に係る調
書の作製の基礎となった
方針及び意思決定その他
の重要な経緯が記録され
た文書(財務大臣に送付
した予備費に係る調書を
含む )。・上記のほか、行政機関に
おける決算に関する重要
な経緯が記録された文書
(3)契約に関する重要な経緯 廃棄
(本項
(2) に掲げるものを除く )。16 機構及び定員に 機構及び定員の要求に関する重要 移管
関する事項 な経緯
17 独立行政法人等 (1)独立行政法人通則法その他の法 移管
機密性1 完全性2 可用性2
に関する事項 律の規定による中期目標(独立
行政法人通則法第2条第3項に
規定する国立研究開発法人にあ
っては中長期目標、同条第4項
に規定する行政執行法人にあっ
ては年度目標)の制定又は変更
に関する立案の検討その他の重
要な経緯
(2)独立行政法人通則法その他の法
律の規定による報告及び検査そ
の他の指導監督に関する重要な
経緯
18 政策評価に関す 政策評価法第6条の基本計画の立 移管
る事項 案の検討、政策評価法第10条第1
項の評価書の作成その他の政策評
価の実施に関する重要な経緯
19 公共事業の実施 直轄事業として実施される公共事 以下について移管
に関する事項 業の事業計画の立案に関する検討 ・総事業費が特に大規模な、関係者との協議又は調整及び事業 事業(例:100億円以上)に
の施行その他の重要な経緯 ついては、事業計画の立案
に関する検討、環境影響評
価、事業完了報告、評価書
その他の重要なもの
・総事業費が大規模な事業
(例:10億円以上)につい
ては、事業計画の立案に関
する検討、環境影響評価、
事業完了報告、評価書その
他の特に重要なもの
・工事誌
20 栄典又は表彰に 栄典又は表彰の授与又ははく奪の 以下について移管
関する事項 重要な経緯(5の項(4)に掲げるも ・栄典制度の創設・改廃に
のを除く ) 関するもの。・叙位・叙勲・褒章の選考
・決定に関するもの
・国民栄誉賞等特に重要な
大臣表彰に係るもの
・国外の著名な表彰の授与
に関するもの
21 国会及び審議会 (1)国会審議(1の項から20の項ま 以下について移管
機密性1 完全性2 可用性2
等における審議 でに掲げるものを除く ) ・大臣の演説に関するもの。等に関する事項 ・会期ごとに作成される想
定問答
(2)審議会等(1の項から20の項ま 以下について移管
でに掲げるものを除く ) ・審議会その他の合議制の。機関(部会、小委員会等を
含む )及び懇談会等行政。運営上の会合に関するもの
22 文書の管理等に 文書の管理等 以下について移管
関する事項 ・移管・廃棄簿
23 広報に関する事 広報の実施に関する文書及びその 以下について移管
項 記録 ・報道発表資料
・掲載資料
24 地方支分部局の 会議の主催に係る経緯 以下について移管
長で構成される ・大臣訓示
中央会議に関す ・長官訓示
る事項
25 行政の情報化に 情報システムの整備・運用に関す 廃棄
関する事項 る重要な経緯
26 監査に関する事 監査に関する重要な事項 廃棄項27 国有財産に関す 国有財産の管理及び処分に関する 廃棄
る事項 こと
28 出入国在留管理 出入国在留管理基本計画に関する 移管
基本計画の策定 立案の検討その他の重要な経緯
に関する事項
29 出入国在留管理 出入国在留管理行政に係る法務大 廃棄
行政に係る法務 臣の施設の指定等に関する立案の
大臣の施設の指 検討その他の重要な経緯
定等に関する事項2 以下 の左 欄の 業務 に係 る歴 史公文 書等 の具 体例は、 右欄のとお りである
ことか ら、 これ らの 歴史 公文 書等 を含む 行政 文書 ファ イル等を移 管するこ
とと する 。
事項 歴史公文書等の具体例
各行政機関において実施・運用し ・基本計画
ている制度(例:政策評価、情報 ・年間実績報告書等
公開、予算・決算、補助金等、機 ・施行状況調査・実態状況調査
構・定員、人事管理、統計等)に ・意見・勧告
ついて、制度を所管する行政機関 ・その他これらに準ずるもの
による当該制度の運用状況の把握
等に関する事項
国際会議 ・国際機関(IMF、ILO、WHO 等)に関する会議又は閣
僚が出席した会議等であって、重要な国際的意思決
定が行われた会議に関する準備、実施、参加、会議
の結果等に関する文書
、 、 、
国際協力・国際交流 ・政府開発援助 国際緊急援助の基本的な方針 計画
実施及び評価に関する文書
・国賓等の接遇に関する文書のうち重要なもの
統計調査 ・基幹統計調査の企画に関する文書及び調査報告書
・一般統計調査の調査報告書
その他の事項 ・年次報告書
・広報資料
・大臣記者会見録
・大臣等の事務引継書
(2) 政策 単位 での 保存期間満了時の措置
1 国家 ・社 会と して 記録を 共有す べき歴史的 に重要な 政策事項で あって、
社会的 な影 響が 大き く政 府全 体と して対 応し 、そ の教 訓が将来に 活かされ
るよう な以 下の 特に 重要 な政 策事 項等に 関す るも のに ついては、 1の基本
的 考 え 方 に 照 ら し て 、 (1)1 の 表 で 「 廃 棄 」 と さ れ て い る も の も 含 め 、 原
則と して 移管 するものとする。
(災害及び事故事件への対処)
激 甚 災 害 指 定 を 受 け た 災 害 に 関 す る も の 、 腸 管 出 血 性 大 腸 菌 O 157や 新
型コロ ナウ イル ス感 染症 など 大流 行によ り社 会的 な影 響をもたら した感染
症 等 に 関 す る も の 、 日 本 航 空 123便 の 御 巣 鷹 山 墜 落 事 故 、 ナ ホ ト カ 号 油 流
出事故 など 甚大 な被 害を 始め 社会 や環境 に大 きな 影響 をもたらし た事故に
関する もの 、地 下鉄 サリ ン事 件( オウム 真理 教対 策) など社会や その後の
政策 に大 きな 影響をもたらした事件に関するもの
( 我が 国に おけ る行政等の新たな仕組みの構築)
中 央省 庁等 改革 、不良 債権 処理 関連 施策、 情報公開 法や公文書 管理法の
ように 行政 機関 に共 通し て適 用さ れる法 制度 の創 設、 天皇の退位 、新たな
省庁 の設 置
( 我が 国に おけ る行政等の新たな仕組みの構築)
中 央省 庁等 改革 、情 報公 開法制 定、 不良 債権 処理 関連 施策、公 文書管理
法関 連、 司法 制度改革、天皇の退位等
(国際的枠組みの創設)
機密性1 完全性2 可用性2
機密性1 完全性2 可用性2
気 候 変 動 に 関 す る 京 都 会 議 関 連 施 策 、 サ ッ カ ー ワ ー ル ド カ ッ プ 日 韓 共
催、2020年東京オリンピック・パラリンピック競技大会等
( 革新 的又 は先 端的な技術の研究開発)
ス ーパ ーコ ンピュータ、衛星技術等
2 領土 ・主 権に 関連 する文 書につ いては、1 の【IV】 に該当する 可能性が
極め て高 いこ とから、原則として移管するものとする。
な お 「 領 土 ・ 主 権 に 関 連 す る 文 書 」 と は 、 北 方 領 土 及 び 竹 島 に 関 す る、我が国 の基 本的 立場 及び 対応 に関 して作 成又 は取 得し た文書のみ ならず、
北方領 土及 び竹 島に 関す る情 報を 記載又 は記 録を した 海洋、漁業 、鉱物資
源及び 環境 に関 する 調査 その 他の 調査、 教育 、地 図の 作成、航海 その他の
施策に 関す る文 書も 指す 。ま た、 尖閣諸 島に 関し ては 、領土問題 ではない
もの の、 同様 の考え方に基づき対処する。
(3) 昭和 27年 度ま でに作成・取得された文書
昭和27年 度ま でに 作成 ・取得 され た文 書( 日本 国との平 和条約(昭 和27年
条 約 第 5 号 。 い わ ゆ る 「 サ ン フ ラ ン シ ス コ 平 和 条 約 ) 公 布 ま で に 作 成 ・ 取」得 され たも のを いう 。当 時にお いて 行政 機関 の職 員に作 成・取得さ れたもの
に 限 ら な い ) は 、 現 下 の 行 政 制 度 と 大 き く 異 な る 制 度 の 下 で 作 成 ・ 取 得 さ。れ たも ので ある こと から 、我が 国の 来歴 を知 る上 で重要 な情報が記 録された
希 少な 文書 とい えるため、全て移管するものとする。
(4) 特定 秘密 であ る情報を記録する行政文書
特定秘 密で ある 情報 を記 録す る行 政文書 につ いて は、 別表第2に 定めるも
の のほ か、 特定 秘密 保護 法、特 定秘 密保 護法 施行 令及び 運用基準を 踏まえ、
移 管・ 廃棄 の判 断を行うものとする。
(5) (1)から(4)ま でに記載のない文書
(1)から(4)ま でに 記載の ない もの に関 しては 、1の基 本的考え方 に照らし
て 、各 行政 機関 において個別に判断するものとする。
(6) 注意 事項
1 「 移 管 」 と さ れ て い る 文 書 が 含 ま れ て い る 行 政 文 書 フ ァ イ ル 等 は す べ て
移管 する こと とする。
2 移 管 に つ い て は 、 当 該 業 務 を 主 管 す る 課 室 等 の 文 書 管 理 者 に お い て 行 う
もの とす る。
3 保 存期 間満 了時の 措置 が「 廃棄 」とされて いる行政 文書ファイ ル等につ
い て も 、 1 【 I 】 〜 【 IV 】 に 該 当 す る と 判 断 さ れ る 場 合 に は 、 移 管 す べ.きもの であ る場 合が ある (例 :直 轄事業 とし て実 施され る総事業費 10億円
未満の 公共 事業 であ って も、 歴史 的に重 要な 建造 物を 修繕した場 合や、国
会 で 議 論 さ れ 、 国 民 の 関 心 事 項 と な っ た 事 柄 等 。 ま た 、 当 初 「 廃 棄 」 と)した行 政文 書フ ァイ ル等 につ いて も、保 存期 間中 に生 じた出来事 などによ
って歴 史的 重要 性を 帯び る可 能性 があり 、そ の場 合に は、保存期 間満了時
の措 置を 「移 管」に変更する必要がある。
4 移 管す るこ とと された 文書 に関 連す る広報 資料につ いては、移 管文書の
理解に 資す るた め、 必ず 当該 移管 する文 書を 含む 行政 文書ファイ ル等に合
わせ てま とめ 、移管することとする。
機密性1 完全性2 可用性2