オンライン会議とは
オンライン会議とは遠隔地の人と画面越しに打ち合わせや会議を行うことができる仕組みです。
オンライン会議には大きく分けて「TV会議システム」と「オンライン会議システム(WEB会議)」がありますが、
ここでは導入が比較的容易な「オンライン会議システム(WEB会議)」についてご案内しています。
TV会議システム(ビデオ会議)
専用の機器や回線が必要です。会議室に設置し、大人数で参加するときに便利です。
オンライン会議システム(WEB会議)
各自がインターネットに接続し会議をします。個々人で参加でき、比較的費用も抑えられるため、お客様との面談にはこちらが便利です。
オンライン会議システム(WEB会議)でできること
音声通話、ビデオ通話、画面の共有、録画など遠隔地の方との相談・説明、商談、セミナー、会議、朝礼、研修に利用できます。
オンライン会議の
メリットとデメリット
オンライン会議のメリット
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安心して相談できる
お客様が来所しなくてもお互いの顔を見ながら面談できるので、相手の理解度や雰囲気をつかむことができます。
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遠方でも面談できる
相談者が遠方の方でも、お一人で外出が難しい方でも、顔を合わせて話をすることができます。
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一緒に相談できる
相続相談など関係者の多い案件もそれぞれの場所から オンライン会議で一同に話をすることができます。
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追加資料も安心
画面共有機能を使えば、お渡ししている以外の資料でもお見せしながら説明することができます。
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記録が残せる
レコーディング機能を使えば面談内容の録画もできるため、面談日時や本人確認日時も残すことができます。
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テレワークでも役立つ
自宅で勤務されている方も会議やミーティングで利用することで、顔を合わせて話ができます。
オンライン会議のデメリット
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事前準備が必要
オンライン面談をするためにはITシステムの導入のほかに WEB カメラやマイクが必要になります。
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お客様の承諾が必要
お客様がオンライン会議での面談に抵抗がある場合は利用できません。お客様に事前にお伝えしたり、HPに掲載しておきましょう。
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注意が必要な場面がある
オンライン会議による本人確認は不可(懲戒実績あり)ですが、補完的に利用することはできます。
オンライン会議の準備
オンライン会議で必要なもの
- インターネット回線
- web会議サービスとの契約
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Webカメラ
マイク
スピーカー -
パソコン
タブレット
スマートフォン -
イヤホン
ヘッドセット
※(注記)あると便利
オンライン会議システム利用上の注意点
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セキュリティ機能
第三者の不正なアクセスを防ぐために、入室パスワードの設定や暗号化機能の確認をしましょう。
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システムの使用場所
周囲から個人情報や会議の内容が見えないようにしましょう。可能であれば自宅などの個室で参加が好ましいです。
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適度に休憩をはさむ
対面よりも集中力が必要ともいわれます。ついつい話し込んでしまうとは思いますが、しっかり休憩もはさんでくださいね。
代表的なオンライン会議システムのご紹介
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Zoom
Zoom
URLで会議の共有が可能のため、お客様や事務所外の方との打ち合わせに便利!
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Microsoft Teams
Microsoft Teams
Office365を使用している事務所さまにオススメ。
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LINE
LINE
すでにLINEのグループで業務のやり取りをされている事務所さまにおすすめ。
自宅で業務を行う方法
〈テレワーク〉
テレワークとは情報通信技術を活用した、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のことです(一般社団法人日本テレワーク協会)。
これは、Tele(離れた場所)とWork(働く)を組み合わせた造語で、自宅やサテライトオフィスなど勤務先から離れた場所で仕事をすることです。
テレワークで自宅で事務所と同じように仕事をするには、事務所パソコン内のデータにアクセスできるよう、準備する必要があります。
事務所データにアクセスする準備
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リモート接続
事務所のパソコンを遠隔操作する方法事務所用パソコンを自宅のパソコンで操作
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VPN接続
事務所のサーバー機にアクセスする方法事務所のネットワークに自宅のパソコンで参加
テレワークで役立つツール
〈チャットツール〉
チャットツールでできること
素早く連絡
メールと異なり、簡素な文や一行でも文章を送りやすく、複数人に同時に内容を周知しやすいです。絵文字のみの返信もできるため「了解しました」といった内容は絵文字だけで素早く送信できます。
同時に共有
ファイルの共有も可能であるため、事務所内で情報共有や業務の進捗確認、タスク管理にも役立ちます。
コミュニケーション
事務所内で「あれどうなった?」「これどうするんだっけ?」といった声掛けをするように、チャットツールを利用して会話をすることができます。
チャットツール利用上の注意点
システムのセキュリティ機能
第三者の不正なアクセスを防ぐために、ユーザー認証があり、暗号化機能が備わっているシステムを利用しましょう。
メールとの使い分け
チャットツールは素早く情報共有ができる一方、文章が簡素なため、社外の方とのやり取りにはあまり向きません。また決定事項の連絡なども保存しておけるメールがおすすめです。
代表的なチャットツールの紹介
ご紹介するサービスはいずれも市販のサービスとなりますので、
ご契約やインストール、使用方法についてはお客様ご自身で、
ご確認・手配いただきますようお願いいたします。
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Slack
Slack
外部アプリやツールとの連携機能が充実!
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Chat work
Chat work
直感的に操作しやすく、タスク機能もあり。
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LINE WORKS
LINE WORKS
すでにLINEのグループで業務のやり取りをされている事務所さまにオススメ。
参考ページ
新型コロナウイルス感染症対策としてのテレワークの積極的な活用について、支援情報やセキュリティ情報などが掲載されています。(総務省)
テレワーク総合ポータルサイトテレワークの定義から導入事例まで、広く情報をまとめたポータルサイトです。メールや電話でテレワークの相談が可能な窓口も掲載されています。(厚生労働省)
厚生労働省〈テレワーク導入のための労務管理等Q&A〉事務所勤務と違い、勤怠管理や業務評価がトラブルの原因になりやすいため、テレワークを始める際には、予め制度を見直すことをおすすめします。また、テレワークの場合も労働基準法が適用されます。出勤時間の確認方法については事前に確認しておきましょう。
厚生労働省や都道府県での補助金・助成金につきましては、要件や期間が異なるため、お客様ご自身でのご確認をお願いいたします。
リーガルが考えるオンライン会議だからできること
対応可能エリアの拡大
オンライン会議を利用して遠方のお客様の対応がスムーズに。
オンラインセミナーで集客先も全国に。
相続時の負担軽減
関係者の多い相続案件において、オンライン会議で集まってもらえばみんな一緒に。
(緊急時の)確実な本人確認及び意思確認
感染症対策下における本人確認などの面談はお客様も不安。
オンライン会議を補助的な面談として利用できます。
働き方の見直し
業務内容によってテレワークを有効活用すれば、
人材難のなか多様な人材が働ける事務所作りができるかも。