Q4. ウェブ会議による認証を受けるまでの手順は、どうなっていますか。
電子定款の認証を例に説明しますと、ウェブ会議による認証を受けるには、次のような準備が必要です。
- まず、オンライン申請をする発起人等又は定款作成代理人(以下「嘱託人」という。)は、FacePeer社の提供する「FACEHUB」を利用します。
「FACEHUB」は、パソコン、スマートフォン、タブレットに対応しており、以下のウェブブラウザから接続することができます。
【パソコン】
Windowsの場合
:Google Chrome、Firefox、Microsoft Edge
Macの場合
:Google Chrome、Firefox、Safari
【スマートフォン、タブレット】
Androidの場合
:Google Chrome
iOS、ipadOSの場合
:Safari
なお、従来、スマートフォンやタブレットの場合、FACEHUB専用アプリが必要でしたが、FACEHUBがバージョンアップされ、アプリが廃止されました。
すでにFACEHUBアプリをインストールしたことのある方は、アンインストールして、ブラウザで接続してください。 - 事前に、公証役場に対し、メール、FAXその他の方法により、認証を受けたい定款の案と実質的支配者となるべき者の申告書を送付し、定款の内容等の適法性その他の事前調査を受けてください。
公証役場から、ウェブ会議利用の希望の有無を確認しますので、ウェブ会議利用を希望する旨をお伝えください。 - また、発起人等が定款作成代理人に紙の委任状で定款作成を委任している場合には、その委任状を公証役場に郵送してください。その際、発起人等が個人(自然人)の場合には3か月以内に発行された当該個人の印鑑登録証明書(原本)を同封し、発起人等が法人の場合には3か月以内に発行された当該法人の登記事項証明書及び代表者の印鑑証明書(いずれも原本)を同封することが必要です。
なお、郵送料は、嘱託人負担となりますので、同一の情報の提供の書面、申告受理及び認証証明書、原本還付手続をした印鑑登録証明書等の全部又は一部の郵送を必要とされる場合には、返信用のレターパック(返送先の宛名を記載したもの)の同封をお願いします。これに、手数料の領収書を同封してお送りします。
以上の定款の事前チェックや書類の送付等なしに認証を求められても、認証ができない場合がありますので、御留意願います。 - 以上の手続を経て、定款認証が可能な状態になった場合には、嘱託人は、公証人に対し、ウェブ会議による認証を希望する日時を予約してください。
予約申込みの方法は、公証人がウェブ会議用のURLを嘱託人にメールで送信する必要があるので、メール又は公証役場のホームページにある予約申込みフォームを利用してください。 - 上記6の予約申込みに対し、公証人が、予約日時を決定してその旨の連絡をするとともに、ウェブ会議のURLを嘱託人にメールで送信します。
- 嘱託人は、予約当日までに、認証を受ける電子定款のオンライン申請をしてください。
以上で、準備は終了です。