桐蔭学園が設置する幼稚園・小学校・中等教育学校・高等学校(以下「本校」という。)では、本校の事業に係る幼児・児童・生徒(以下「生徒等」という。)並びに保護者の皆様から個人に関する情報(以下「個人情報」という。)を取得するに当たり、個人情報の有用性に配慮しつつ、「個人情報の保護に関する法律」(以下「個人情報保護法」という。)、その他の法令・政令・指針を遵守して、当該個人情報の保護に努めます。
本校が保有する個人情報は、特定された利用目的以外には、あらかじめ本人の同意を得ないで利用したり第三者へ提供することはしません。ただし、個人情報保護法第27条に定める場合等は、この限りではありません。また、同意を得る際は、本人が同意に係る判断を行うために必要と考えられる合理的かつ適切な方法によるものとします。

1 取得した個人情報は、本校における教育及び生徒等の支援に必要な業務を遂行するために利用するものとし、具体的には以下のとおりといたします。

(1) 生徒等本人の個人情報に関する利用目的

クラス名簿作成、学校生活全般にわたる指導・助言、進学相談、学業奨励、考査運営、成績処理、生徒手帳・身分証明書の交付、入学手続き(編入学・転入学・再入学を含む。)、寮生指導、海外留学、国際交流、生徒等の安全確保、奨学金の手続き、定期健康診断、健康相談、遠足・キャンプ及び修学旅行並びに語学研修等校外行事での健康管理、対外試合等クラブ活動の名簿作成、進学先・就職先の把握及び資料化、同窓会へのデータ提供(氏名、生年月日、住所、電話番号、卒業年次、期別、クラス)、各種連絡・通知、証明書の発行、自己点検・評価、各種補助金申請及び各種統計調査等に係る業務、寄付に係る手続き、及びこれらに附帯する業務

(2) 保護者等(家族を含む。)の個人情報に関する利用目的

本校からの各種送付物の発送、緊急連絡、生徒等の修学・指導等に必要な連絡、公費助成の依頼、校納金・学年徴収費等の収納、生徒等本人への進路・生活指導の際の参照、学園債の償還手続き、総合補償制度への加入、就学援助制度の手続き、必要な場合における家庭への訪問、緊急時・災害時における状況把握及び指示連絡、寄付に係る手続き、及びこれらに附帯する業務

2 利用目的に変更が生じた場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えないものとし、変更した利用目的について速やかに本人に通知又は公表するものといたします。

3 本校は、本人からの当該保有個人情報の開示、訂正(追加、削除を含む。)、利用停止の請求を受け付けます。ただし、開示等の請求が不相当であると認められる場合は、開示等をしないことがあります。この場合は、本人に対しその旨を通知するとともに、その理由を説明するよう努めます

4 個人データを第三者に提供したときは、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称等に関する記録を作成し、作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存します。