プライバシーポリシー

I 個人情報保護への取組み方針

○しろまる国民年金基金連合会(所在地:〒106-0032 東京都港区六本木6-1-21 理事長松下睦。以下「当連合会」といいます。)では、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。)をはじめとする関係法令及び規程等を遵守し、お客さまからお預かりしている大切な個人情報の適正な管理・利用と保護に努めます。
○しろまる当連合会では、IIIの1及びIVの1に定める利用目的の範囲内において、お客さまからお預かりしている個人情報を取り扱います。
○しろまる当連合会では、お客さまにより良いサービスを提供させていただくため、適正な方法により必要な範囲で個人情報を取得いたします。
○しろまる当連合会では、個人データ管理責任者を置き、取得した個人情報の適正な管理に努めます。
○しろまる当連合会では、個人情報の取扱いに関するお客さまからのお問い合わせに対し、迅速かつ適切な対応に努めます。
○しろまる当連合会では、お客さまの信頼を損なうことがないよう、個人情報保護のための措置をよりよいものとするために努力してまいります。

II 保有個人データの安全管理のために講じた措置

当連合会は、保有個人データの安全管理のため、以下の措置を講じています。

(基本方針の策定)

個人データの適正な取扱いの確保のため、本プライバシーポリシーを策定しています。

(個人データの取扱いに係る規程の整備)

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について規程を策定しています。

(組織的安全管理措置)

個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

(人的安全管理措置)

個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

(物理的安全管理措置)

個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当連合会内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

(技術的安全管理措置)

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

III 国民年金基金制度における個人情報の取扱いについて

1 個人情報の利用目的及びその通知・公表等の手続き

○しろまる個人情報の利用目的

当連合会では、お客さまからお預かりした個人情報は、国民年金法を実施するため、次のような業務に利用させていただきます。

・お客さまへのお知らせ、ご連絡その他基金契約の維持管理に関する業務
・給付の支払に関する業務
・当連合会によるお客さまへのサービスの改善等に係る業務
・その他国民年金基金及び当連合会事業の実施に関する業務

また、当連合会は、国民年金基金制度の業務を行うため、国民年金法等の法令に基づき、国民年金基金の委託を受けて共同でお客さまに関する業務を行っており、国民年金基金との間で必要な範囲内でお客さまの個人情報の相互利用を行っています。

なお、当連合会は、業務を委託する際に、受託者に個人情報を提供することがあります(個人情報保護法第27条第5項第1号)が、この場合、受託者の個人情報の取扱いについては、委託契約において、個人情報の適切な取扱いを定めることとしています。そのほか、当連合会は、国民年金基金の加入資格等の確認や受給者にかかる国民年金の受給状況を確認するため、日本年金機構に個人情報を提供することがあります。

○しろまる個人情報の第三者への提供

・お客さまの個人情報は、個人情報保護法その他関係法令に定めのある場合(国民年金法第139条に基づく厚生労働大臣への届出等)を除き、お客さまの同意なく第三者に提供いたしません。

2 開示などのご請求に関する手続き

(1) 請求方法・受付先

○しろまる個人情報保護法に基づくご自身の個人情報に関する以下の手続き(以下「開示等」といいます。)のご請求は、下記まで、郵送又は来所にてお手続きをお願いいたします。

1 保有個人データの利用目的の通知
2 保有個人データ又は個人データの第三者提供記録の開示
3 保有個人データの内容の訂正、追加又は削除
4 保有個人データの利用の停止又は消去
5 個人データの第三者への提供の停止

[受付先]

国民年金基金連合会業務企画部業務課
〒106-0032 東京都港区六本木6-1-21
三井住友銀行六本木ビル4F
TEL03-5411-0211
月〜金曜日 9:00〜17:45
(祝日、振替休日、国民の休日、12 月29 日〜1 月3 日を除く)

(2) 開示等のご請求に際し、必要となる書類

○しろまる個人情報保護法に基づく開示等のご請求に際しては、ご請求の内容及び請求者がご本人さまであることを確認させていただくために、次のような書類のご送付又はご提示をお願いいたします。

1 当連合会所定の開示等請求書(当連合会までお問い合わせください)
2 来所によるご請求の場合は、ご依頼人(代理人による請求の場合はご本人及び代理人)の運転免許証、健康保険の被保険者証等の公的証明書であって、1の開示等請求書に記載されているご依頼人のお名前、おところと同一の氏名及び住所(居所)が記載されているもの
3 郵送によるご請求の場合は、2に該当する公的証明書のコピー及びご依頼人(代理人による請求の場合はご本人及び代理人)の住民票の写し又は外国人登録原票の写し
4 代理人による請求の場合には、代理を示す旨の委任状又はこれに準ずる書類

(3) 開示等の方法

○しろまる個人情報保護法に基づく開示等は、本人又はその代理人が請求した方法(当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては書面の交付による方法)により本人(代理人が法定代理の場合に限り当該法定代理人)に対し行います。

(4) 手数料

○しろまる (1)に掲げた個人情報保護法に基づく開示等のご依頼のうち、1保有個人データの利用目的の通知及び2保有個人データ又は個人データの第三者提供記録の開示については、一件につき、手数料300円を申し受けます。開示等の請求をされる際に、当連合会総務部総務課にお支払いください。(郵送で請求される場合には、手数料相当額の切手若しくは定額小為替を同封するか、又は現金書留にてご送付ください。)

(5) 国民年金基金の加入員であったお客さまからのご照会

○しろまる国民年金基金の加入員であった方(当連合会が支給する一時金を受けることができる方を含みます。)が、国民年金基金令等関係法令に基づき、ご自身に関する以下の事項について照会等をされる場合には、上記の(1)〜(3)にかかわらず、別途の手続きによって対応させていただきますので、当連合会までお問い合わせください。この場合、(4)の手数料は不要です。

・氏名、性別、生年月日及び住所
・加入員の資格の取得及び喪失の年月日
・掛金に関する事項
・加入員番号
・年金及び一時金に関する事項
・基礎年金番号

3 個人情報の取扱いに関するお問い合わせ

○しろまる 3のほか、個人情報に関するお問い合わせにつきましては、下記までお願いいたします

お問い合わせ窓口

国民年金基金連合会総務部総務課
TEL03-5411-0211
月〜金曜日 9:00〜17:45
(祝日、振替休日、国民の休日、12 月29 日〜1 月3 日を除く)

IV 個人型確定拠出年金制度における個人情報の取扱いについて

1 個人情報の利用目的について

当連合会は、加入者等の皆さまからお預かりした個人情報は、個人型年金制度の業務を行うために必要な範囲で利用させていただきます。具体的には、以下のとおりです。

○しろまる加入資格の審査などの加入手続
○しろまる加入後の加入資格の確認など、加入者等の皆さまの加入状況の把握及びその記録の管理
○しろまる掛金の収納、手数料の徴収など制度における必要な費用の受領
○しろまる運用商品の指図
○しろまる資産の管理
○しろまる給付及び脱退一時金の支給
○しろまる企業型確定拠出年金制度及び他の企業年金制度との間の移換手続
○しろまる自動移換者の状況の把握及びその記録の管理
○しろまる個人別管理資産額その他必要な事項の加入者等の皆さまへの通知
○しろまる個人型確定拠出年金制度に関する情報の提供
○しろまる個人型確定拠出年金制度の健全な発展を図るために必要な調査・研究
○しろまるその他法令及び個人型年金規約に定めのある場合

2 個人情報の利用について

1 当連合会は、個人型確定拠出年金制度の業務を行うため、確定拠出年金法等に基づき、受付金融機関(多くの場合、運用関連運営管理機関が兼ねています。)、運用関連運営管理機関、記録関連運営管理機関(自動移換業務等を行う特定運営管理機関を含みます。)、資産を管理する金融機関(事務委託先金融機関といいます。)などの機関に、業務を委託しています。よって、加入者等の皆さまからお預かりした個人情報は、これらの機関の間で、個人型確定拠出年金制度の業務を行うために必要な範囲で提供が行われ、利用されることになります。また、個人型確定拠出年金の給付金(老齢給付金・障害給付金・死亡一時金)及び脱退一時金の裁定にあたり、各記録関連運営管理機関及び当連合会では、他の記録関連運営管理機関及び当連合会に対して、裁定に必要な記録の提供を求める場合があります。各記録関連運営管理機関から提供の求めがあった場合、各記録関連運営管理機関及び当連合会は、加入者等の皆さまの記録を提供いたします。

このほか、当連合会は、加入者等の皆さまの国民年金の加入資格を確認するため、日本年金機構に個人情報を提供します。

また、第2号加入者の皆さまの加入状況を確認するため、勤務先の事業主に個人情報を提供する場合があります。
なお、提供される個人情報の項目、提供先の機関等は、個人型確定拠出年金制度の各手続によって異なりますので、具体的には当連合会確定拠出年金部(TEL0570-003-105(コールセンター)(050ではじまる電話でおかけになる場合は03-4333-0003))までお問い合わせください。
2 加入者等の皆さまが個人型確定拠出年金制度から他の企業年金制度に資産を移換される場合には、加入者等の皆さまの個人情報は、移換先の制度において業務を担当する機関に引き継がれます。

なお、当連合会及び記録関連運営管理機関は、個人情報を移換した後も、個人型年金加入者等原簿記載事項及び個人型年金加入者等帳簿記載事項(下記3.開示などのご請求について(5)1参照)を保存することとされています。
3 このほか、業務を委託する際に、受託者に個人情報を提供することがあります(個人情報保護法第27条第5項第1号)。この場合、受託者の個人情報の取扱いについては、委託契約において、個人情報の適切な取扱いを定めることとしています。
4 個人型確定拠出年金制度においては、毎年、第2号加入者の皆さまの掛金限度額及び加入資格を確認することとされており、第2号加入者の皆さまは、毎年1回、企業年金制度等の加入の有無について届け出ることとなっています。(確定拠出年金法施行規則第45条)
当連合会では、現在、第2号加入者の皆さまの掛金限度額及び加入資格を確認するため、第2号加入者の皆さまの勤務先の事業主に対して、ア.氏名、イ.基礎年金番号、ウ.現在の企業年金制度等の加入状況の個人情報を提供し、企業年金制度等の加入の有無についてご回答いただき、上記の届出に代えています。
この事業主に対する個人情報の提供については、個人情報保護法第27条第2項に基づき停止を求めることができます。(この場合、第2号加入者の皆さまは、毎年、自ら又は事業主を介して届出を行っていただく必要があります。)提供の停止については、当連合会確定拠出年金部(TEL0570-003-105(コールセンター)(050ではじまる電話でおかけになる場合は03-4333-0003))までお問い合わせください。
5 1、2、3及び4の場合や個人情報保護法上認められた場合(第27条)を除いて、加入者等の皆さまの個人情報を外部に開示・提供する場合には、あらかじめ、加入者等の皆さまご本人の同意を得ることといたします。

3 開示などのご請求について

当連合会に対する、個人情報保護法に基づくご自身の個人データの開示等(保有個人データの利用目的の通知、保有個人データ又は個人データの第三者提供記録の開示、保有個人データの内容の訂正、追加又は削除、保有個人データの利用の停止若しくは消去又は第三者への提供の停止をいいます。)の請求の手続は、以下のとおりです。

(1)請求の方法など開示等に関するお問い合わせ先・開示等請求の受付先(連絡先)

下記まで、郵送又は来所にて手続をお願いします。

〒106-0032
東京都港区六本木6-1-21
三井住友銀行六本木ビル9F
国民年金基金連合会確定拠出年金部
TEL0570-003-105(コールセンター)
(050ではじまる電話でおかけになる場合は03-4333-0003)

(2)開示等の請求に際し、必要となる書類

個人情報保護法に基づく開示等の請求に際しては、請求の内容及び請求者がご本人であることを確認させていただくため、次のような書類の送付又は提示をお願いいたします。

1 当連合会所定の開示等請求書(上記(1)の連絡先にお問い合わせください。)
2 来所による請求の場合は、請求されるご本人(代理人による請求の場合はご本人及び代理人)の運転免許証、健康保険の被保険者証等の公的証明書であって、1の開示等請求書に記載されている請求されるご本人の氏名及び住所と同一の氏名及び住所(居所)が記載されているもの
3 郵送による請求の場合は、2の公的証明書のコピー及び請求されるご本人(代理人による請求の場合はご本人及び代理人)の住民票の写し又は外国人登録原票の写し
4 代理人による請求の場合には、代理を示す旨の委任状又はこれに準ずる書類

(3)開示等の方法

個人情報保護法に基づく開示等は、本人又はその代理人が請求した方法(当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては書面の交付による方法)により本人(代理人が法定代理の場合に限り当該法定代理人)に対し行います。

(4)手数料

個人情報の開示等の請求のうち、保有個人データの利用目的の通知及び保有個人データ又は個人データの第三者提供記録の開示については、1件につき、手数料300円を申し受けます。開示等の請求をされる際に、受付にお支払いください。(郵送で請求する場合には、手数料相当額の切手若しくは定額小為替を同封するか、又は現金書留にてご送付ください。)

(5)開示等請求においてご留意いただきたいこと

1 個人データのうち個人型年金加入者等原簿記載事項及び個人型年金加入者等帳簿記載事項の開示(閲覧)の請求は、当連合会又は記録関連運営管理機関がお受けいたします。この場合、閲覧の請求手続は、個人情報保護法の手続とは別の手続になりますので、当連合会確定拠出年金部(TEL0570-003-105(コールセンター)(050ではじまる電話でおかけになる場合は03-4333-0003))又は記録関連運営管理機関までお問い合わせください。
個人型年金加入者等原簿に記載されている事項 → 当連合会
個人型年金加入者等帳簿に記載されている事項 → 記録関連運営管理機関
2 個人データの訂正の請求は、確定拠出年金法令等に定める変更手続による場合には、受付金融機関で対応いたします。受付金融機関にご相談ください。
3 個人データの利用目的の通知、個人データの利用停止又は消去及び第三者への提供の停止は、当該対応を請求する機関に対して直接、行ってください。

4 個人情報の取扱いに関する相談について

当連合会では、個人型確定拠出年金制度に関する個人情報の取扱いについて、相談を受け付けております。受付窓口は下記のとおりです。

〒106-0032
東京都港区六本木6-1-21
三井住友銀行六本木ビル5F
国民年金基金連合会総務部総務課
TEL03-5411-0211
月〜金曜日 9:00〜17:45
(祝日、振替休日、国民の休日、12 月29 日〜1 月3 日を除く)

* この宣言については、適宜見直しを行ってまいります。また、法令等の制定・改廃などにより、変更することがあります。