なぜ予定通り仕事が終わらないのか?業務改善士が教える3つの対処法

突発的なミス、トラブル、上司からの急ぎの依頼......横入りの仕事は本来の仕事の流れを大きく狂わせる。気づけば、やろうと思っていた仕事はどんどん後回しに。どこの職場にもある、そんな横入りへの悩みに、ベストセラー『職場の問題地図』の人気業務改善士がチームで対処する方法を伝授。新刊『チームの生産性をあげる。』から一部を紹介。

「ちょっといい? 1つ頼みがあるんだけれど......」

横入りの仕事。多かれ少なかれ、どの職場でも発生しているでしょう。

「承知しました。すぐ取り掛かります」

その結果、本来業務や問題解決の検討など、息の長い仕事はどんどん後回しに。

「いつかやらなきゃいけないとは思っているんだけれど......」

心のどこかで後ろめたさを感じながら、横入りの仕事に奔走。気がつけば定時を回ってしまった。ああ、今日も何も進んでいない......。これでは生産性もへったくれもありません。そもそも仕事が進まない! この悪循環を断ち切るには、横入りをナントカする必要があります。ずばり、次の3つのステップが大事です。

横入りを「(1)可視化」して、「(2)共有化」して、「(3)向き合い方」を決める。

敵を見える化する。これは戦略を練るための基本中のキホンです。よって、まず横入り仕事を「可視化」しましょう。そして、1人で抱えて悩むのは時間と精神力のムダ。チームで「共有化」し、チームで悩む。また、すべての横入りに懇切丁寧・生真面目に対応していたらキリがありません。次に横入り仕事との「向き合い方」を決める。向き合い方には、「やらない(断る)」「手を抜く」なども含まれます。

では、具体的に何をどうやったら、(1)可視化、(2)共有化、(3)向き合い方を決めることができるのでしょうか? 今回から3回にわたり、それぞれの方法について解説していきます。今回は(1)の可視化です。