岡垣町電子メール事務取扱要領
更新日:2015年02月14日
(趣旨)
第1条 この要領は、岡垣町文書管理規程(平成14年岡垣町規程第10号)に基づき、電磁的記録の受信のうち、電子メールの取扱いに関し必要な事項を定める。
(電子メールの収受及び配布)
第2条 主管課長は、毎日定時に電子メールの受信の有無を確認する。
2 受信した電子メールのうち、収受の処理が必要と認めるものを文書管理システムに記録し、他の課の所管にかかる電子メールが含まれている場合は、速やかに当該所管課へ転送する。
3 この要領に掲げるもののほか、電子メールの収受および配布は、紙の文書に準じた取扱いを行う。
(メールフォームによる電子メールの自動返信)
第3条 町の公式ホームページ上に搭載したメールフォームを通じて投稿された電子メールについては、記載されたメールアドレスに対して、受信したことを送信者へ通知するため、自動返信を行う。
(電子メールに対する回答)
第4条 電子メールには、投稿者が回答を希望しない場合を除き、原則として15日以内に回答を行う。
2 前項の規定に関わらず、次の各号に該当する場合には回答を行わず、供覧扱いとする。
- 投稿された電子メールに、氏名、メールアドレス、住所、電話番号が明記されていないとき。
- 個人、団体、職員等を誹謗、中傷する内容が含まれていると認められるとき。
- 営利を目的とした内容が含まれていると認められるとき。
- 同一の内容が繰り返し送信されていると認められるとき。