1 背景
三重県では、電子決裁機能、電子保存機能等の文書管理業務全般を統合した三重県総合文書管理システム(以下「文書システム」という)を平成15年度から運用しています。
現行の文書システムは令和3年度に再構築したものであり、その保守契約期間が令和9年3月31日に終了する予定のため、次期文書システムへの更新を検討することになり、御提案及び資料提供をお願いするものです。
2 情報提供依頼の目的
文書システム関連の製品またはサービスについて、機能、性能、運用方法及び移行方法の調査とともに、構築及び保守または利用にかかる概算費用の把握を目的としています。
また、次のような点についても最新機能や先進事例の収集を行います。
・紙文書を効率よく電子化するための機能
・承認処理(電子決裁)を効率化するための機能や画面デザイン
・公印審査機能及び電子契約との連携
・文書の廃棄及び移管を効率化するための機能
今後は、情報提供者からの提案を参考にして、実現性、妥当性及び経済性の検証を行い、令和6年7月末を目途に次期文書システムの仕様(初版)を作成する予定です。
3 情報提供依頼の内容
(1)提案にあたり前提条件がある場合は、その旨を明記してください。
(2)運用経費の縮減又は業務効率の改善を行うための機能、構成及び運用方法等であれば、要件に記載していないことであっても提案してください。
(3)提示した要件及び調達範囲につきましては、発注時の状況により変化するため、そのまま適用するとは限りませんので、あらかじめご了承ください。
4 提案書の記載事項
別紙「仕様書(案)」等に記載した要件を参考にして、製品またはサービスの特徴を構築費及び運用費の概算額とともに提案してください。
(1)提案者の会社概要
(2)製品またはサービスの名称
(3)基本機能の概要
(4)システム構成例
(5)他の都道府県における導入実績
(6)初期費及び年間運用費の概算見積もり
(7)構築とデータ移行の工程案
(8)紙文書を効率よく電子化するための機能(任意)
(9)承認処理を効率化するための機能や画面デザイン(任意)
(10)公印審査機能及び電子契約との連携(任意)
(11)文書の廃棄及び移管を効率化するための機能(任意)
なお、(8)から(11)の記載は省略できます。
5 提案手続について
(1)提出期限令和6年5月24日(金)13時まで
期限延長を希望される場合はその旨連絡ください。
(2)提出先三重県総務部デジタル推進局デジタル改革推進課情報基盤班
(3)提出方法持参、メール、または郵送
[注意]本県のメールシステムは、1通あたり25Mバイト(エンコード前)まで受信可能です。また、スパム等に自動判定された場合には、メールを開封できないため修正と再送をお願いすることがあります。
(4)提出物提案書及び見積書を提出してください。
提出物の形態は、電子媒体1式とします。
提案書の様式は、貴社の任意様式とし枚数の指定はありません。ただし、印刷時の用紙サイズはA4またはA3とします。用紙の向きの指定はありません。
提案書の一部として製品パンフレットを活用いただいても構いません。
見積書は、別紙「見積書様式」又は貴社の任意様式を使用し、初期費と年間運用費(ともに概算額)を記載してください。
6 注意事項
(1)本資料による提案及び見積りの依頼については、今後の契約に関する意味を持つものではなく、将来の発注や契約を約束するものではありません。
(2)提供いただいた情報については、当組織内で使用するものであり、提案者の断りなく第三者への配布は行いません。ただし、三重県情報公開条例(平成20年12月5日条例第54号)で定義する公文書になりますので開示請求があった場合は、請求者に対して開示を行います。そのため、企業秘密等に該当し、非開示とする必要がある箇所については、その旨を明記してください。
(3)本件見積書及び提案書一式については、返却いたしませんので、了承ください。
(4)本件見積りにかかる諸費用一切については、負担ください。
(5)提供いただいた情報・資料に関して、後日問い合わせ及び資料追加の依頼を行う場合があります。
(6)本件にかかる県からの全ての情報については、第三者に対して開示または漏洩しないようお願いします。
7 本件に関する対応窓口
三重県 総務部 デジタル推進局 デジタル改革推進課 情報基盤班 担当 谷口、星野
住所 〒514-8570 三重県津市広明町13番地
電話番号 059-224-3363
電子メール network@pref.mie.lg.jp