- Excelのデータを差込印刷したいとき、ゼロから始まる郵便番号が表示されないケースでの対処方法です。
また、郵便番号をハイフンで区切って表示する方法としても利用できます。
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(追記) (追記ここまで)
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作成:2014年6月21日
- Excelで作成した住所録の郵便番号がどのように作成されているかによって、Wordでの差し込み印刷でゼロから始まる郵便番号が表示できないケースがあります。
- このページでは下記のように作成した住所録を使って対処方法を説明します。
- 下図の郵便番号1と郵便番号2には違いがあります。
郵便番号1は文字列で入力されています。
郵便番号2は数値で入力されています。
- C2セルは「070-8525」と表示されていますが、セルの値は「708525」となっています。
- 表示形式を分類「その他」で種類を「郵便番号」と設定しています。
または、ユーザー定義で「000"-"0000」と設定することもできます。
- ここではラベルへの差し込み印刷を例として使用しています。
ラベルへの差込印刷の手順は Word2010基本講座:宛名ラベルの作成方法 をご覧ください。
- [宛先の選択]→[既存のリストを使用]を選択します。
- ファイルを選択すると、データファイル形式の確認画面が表示されます。
「OLE DBデータベース ファイル」を選択した状態で、[OK]ボタンをクリックしました。
- フィールドを下図のように配置しました。
- 差し込み文書 タブの[結果のプレビュー]を実行します。
- すると、下図のように小数値で表示されてしまいました。
ゼロから始まる郵便番号で、表示形式で頭のゼロを表示していた「郵便番号2」がうまく表示されていません。頭のゼロが消えています。
また、7ケタの郵便番号でも 途中のハイフンも表示されていません。
文字列で入力されている「郵便番号1」のほうはExcelと同じように表示されています。
- [Alt]+[F9]を押して、フィールドコードを表示します。
- うまく表示されていない「郵便番号2」のフィールドコードを { MERGEFIELD 郵便番号2 \# 000'-'0000 } と修正します。
ハイフン部分は文字列として間に入れたいので、 シングルクォーテーションマークで '-' のようにくくります。
- シングルクォーテーションマークは[Shift]+[7]キーで入力される記号です。
- [Alt]+[F9]を押して、フィールドコードを非表示にします。
差し込み文書 タブの[結果のプレビュー]を実行します。
期待した頭にゼロが付いた郵便番号での表示ができました。
途中のハイフンも表示できています。
- [ファイル]タブをクリックしてバックステージビューを表示します。
- [オプション]を選択して、「Wordのオプション」を表示します。
[詳細設定]で「文書を開くときにファイル形式の変換を確認する」にチェックを入れます。
- データファイル形式を「Microsoft Excel ワークシート DDE (*.xls)」を選択します。
- [宛先の選択]→[既存のリストを使用]を選択します。
- ファイルを選択すると、データファイル形式の確認画面が表示されます。
すべて表示にチェックを入れます。
データファイル形式を「Microsoft Excel ワークシート DDE (*.xls)」を選択します。
- フィールドを下図のように配置しました。
- 差し込み文書 タブの[結果のプレビュー]を実行します。
- Excelの表示と同じように差し込み印刷ができました。
頭にゼルが付いた状態の郵便番号が表示されました。
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Word(ワード)基本講座 目次|差し込み印刷でゼロから始まる郵便番号が表示できない?
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