中国高校科技期刊研究会印章管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强中国高校科技期刊研究会(以下简称研究会)印章管理工作,规范用印程序,维护印章的凭信作用与权威性,保证正常的工作秩序,结合研究会实际情况,制定本管理制度。
第二条 本管理制度适用于研究会办公室及分支机构。
第三条 研究会印章包括:研究会公章(名称:中国高校科技期刊研究会);业务专用章(名称:中国高校科技期刊研究会发票专用章、中国高校科技期刊研究会财务专用章);研究会负责人印鉴。
第四条 研究会办公室是研究会印章管理部门,其主要职责为:负责制定研究会印章管理办法,并对印章使用进行监督、检查;负责研究会印章刻制申请、启用、废止和销毁工作;负责研究会公章、业务专用章、研究会负责人印鉴的保管和使用工作。
第五条 印章保管人员对违反规定擅自使用印章,或因保管不善而造成印章被窃或丢失,应承担相应的管理责任。公章遗失或被盗应及时上报,对外声明作废,并按有关部门规定程序申请重新刻制。
第二章 印章保管要求及使用原则
第六条 印章须存放在加锁的专用柜内,使用完毕立即放回原处。对于不按规定保管印章而造成丢失的,保管者负全部责任。
第七条 印章保管人员因事外出或暂离时,须由研究会负责人指定人员代行管理。未经研究会负责人批准不得私自转交他人代管。
第八条 印章保管人员调动或临时变更保管人,应办理印章交接手续并记录存档。
第九条 如单位名称变动或公章因长期使用而造成损坏,公章必须停用。
第十条 印章管理部门要按规定的职权范围正确使用公章,不得超越本单位工作职权和业务范围使用,确保印章的权威性与严肃性。研究会公章按照研究会管理职责范围及业务范围和工作需要使用;业务专用章,按照业务管理专项职能,用于财务、招投标等专项事务的管理。
第十一条 遵守审批程序、管理程序,无手续或手续不全者不得使用。严禁在空白介绍信、合同、公文用纸上用印。对一些行文不规范(字迹潦草、有明显涂改痕迹、表达不清、落款单位不明)的文档,拒绝加盖印章。
第十二条 所有公章原则上不得携带出单位使用。确因工作需要携带出单位使用的,必须报研究会负责人审批,由印章保管人员或指派专人携带出单位使用。
第三章印章使用范围和程序
第十三条 向国家机关、业务管理部门、各团体会员单位、各有关单位发出的重要公函、文件、文书,包括各类通知、函件等;代表研究会对外工作联系的介绍信,需证明的各类材料,与研究会的各类合同、项目协议、授权书及其他需要的签章等。
第十四条 印章使用程序:
(一)凡启用印章,申请人须填写《中国高校科技期刊研究会印章申请单》,报研究会负责人审批,审批通过后方可启用。经办人在"印章使用登记本"上填写用章日期、申请部门、文件材料名称、份数和需要说明的事项。凡不符合规定或违反业务操作程序的,管理人员有权拒绝用印。
(二)印章保管人员根据研究会负责人批示意见用印,并对用印后的文件复印留存。
第十五条 特殊情况急需使用印章的,由印章使用人说明事由,向研究会负责人取得联系并经同意后可先行用章,但印章使用人应在事后及时补办相关手续。
第四章 附 则
第十六条 本管理规定经2022年4月8日研究会八届七次常务理事会审议通过并施行。
第十七条 本办法由研究会办公室负责解释。