Commandement O5

Suite à la réunion de novembre dernier, il a encore été mis en avant que l'absence d'élément permettant d'établir clairement si l'activité d'un membre du staff était jugée suffisante pour justifier sa position au sein de la communauté était un problème causant des tensions au sein de l'équipe.

Le groupe de discussion formé pour traiter du sujet a établi quelques lignes directrices afin de traiter le problème.

En premier lieu :

• Il nous faut considérer que notre méthode jusqu'à présent pour juger si un staff était inactif ou non se faisait "au feeling" en espérant un consensus non verbal qui déboucherait au final au passage en vétéran (voire au retour au statut de membre) du staff concerné.
• Cette méthode, choisie par défaut de part notre refus d'instaurer des quotas pour une responsabilité purement bénévole a déjà prouvé ses faiblesses et a causé beaucoup de frustration par le passé.

Les deux méthodes mises en avant par le groupe de discussion pour pallier à cette situation étaient soit la mise en place de critères d'activité durs auxquels chaque staff se devrait de répondre, soit une demande régulière d'auto-évaluation de la part de chaque membre du staff.

Aucune de ces deux solutions ne nous a vraiment convaincu pour diverses raisons. Nous avons à la place mis au point un système hybride en trois parties :

1. La responsabilité des modérateurs

La différence entre membre senior et modérateur a toujours été très flou si ce n'est qu'elle désigne une forme de hiérarchie induite, sans qu'une séparation des responsabilité ne soit jamais vraiment évidente. Notre proposition serait ici de donner aux modérateurs le rôle de jauge d'activité du staff. Attention, il ne s'agit pas d'en faire la police des polices qui mesurera régulièrement l'activité de tout un chacun, mais ils seront les juges de si oui ou non le "feeling" sus-mentionné mérite d'être étudié de plus près.

Afin de les aider dans ce jugement, nous avons décidé de la liste de critères suivante :

2. Les critères d'activité au sein du staff

1. Réactivité en chan #staff : Participation aux discussions et au débat avec des interventions pertinentes. Suivi des chan #projets et #affichage. Répondre à un message dans les 2-3 jours suivant un ping.
2. Vote sur l'O5 : Avoir exprimé son avis sur au moins la moitié des fils O5 des six derniers mois. Avoir participé à 2-3 des derniers votes de son propre pôle.
3. Participation aux projets : Implication au sein de son pôle de travail, participation aux discussions dans les groupes MP et implication dans les nouveaux sujets. Bilan demandé auprès du référent dudit pôle.
4. Tâches communes : Accueil des nouveaux membres, modération des discussions du serveur, mise à jour des pages du site, participation à la critique et à la relecture.
5. Acte de présence en réunion : Être présent (et proactif) à au moins une ou deux réunion par an.
6. Remplissage des responsabilités : Pour les membres concernés, s'assurer du maintien des tâches régulières telles que la mise à jour de l'accueil, la gestion des candidatures ou l'activité des réseaux sociaux. Ce point-ci est particulièrement important vu qu'une absence d'activité d'un membre responsable cause des retards visibles.

Notez bien qu'il n'est pas nécessaire pour chaque staff de remplir l'intégralité de ces critères. ne jamais participer aux discussions staff sur Discord n'est pas un problème en soi si le membre rempli ses autres obligations à côté et il est parfaitement raisonnable qu'un staff n'ait pu assister à aucune des réunions de l'année en raison de conflits avec son emploi du temps personnel, il s'agit plutôt d'éléments qui deviennent pertinents lorsqu'une accumulation de plusieurs critères est constatée. De plus, ces critères sont gardés volontairement vagues car il ne s'agit pas de quotas à remplir mais uniquement d'indicateurs d'activité staffesque (ou de l'absence de cette dernière).

Si l'étude de ces critères amène les modérateurs à juger qu'un staff est effectivement à considérer comme inactif, la procédure suivante pourra être enclenchée :

3. En cas d'inactivité avérée

Aucune sanction ou mesure punitive n'est à craindre, il ne s'agit pas ici de réprimander les membres du staff pour leur inactivité mais plutôt d'accompagner à une remise en question de leur position au sein du staff avec à l'appui des critères prédéfinis.

Une discussion devra être engagée en privé avec le membre concerné pour lui proposer différentes solutions au cas par cas. Il peut s'agir d'un allègement des responsabilités, d'un changement de pôle de travail, du passage en vacanstaff pour une durée déterminée ou même en vétéran. Si le membre considère cela nécessaire, il peut même s'agir d'un départ complet du staff, mais ce dernier ne devrait jamais être forcé sans faute grave de la part du membre concerné.

Pour conclure

J'ai conscience que cette discussion peut vous hérisser le poil, j'ai moi-même été très longtemps réfractaire à l'idée de décider de critères d'activité pour le staff, mais le groupe de discussion a jugé ces derniers nécessaire pour assurer une hygiène de travail plus saine au sein de l'équipe. C'est important de pouvoir juger combien de membres du staff actifs sont disponibles en un coup d’œil pour une répartition équitable des tâches et on doit pouvoir se faire confiance entre nous pour assurer des responsabilités sur la durée sans avoir peur qu'un membre disparaisse sans laisser de mot.

Ce fil est ouvert en discussion, en principe jusqu'au dimanche 16/03/2025 à 23:59 avec un éventuel délai en fonction des discussions. Les avis ressortant seront ensuite présentés sous forme de vote.

Heureux de voir que vous ayez pu déboucher sur des propositions plus concluantes que le premier groupe sur l'activité (dont je faisais partie d'ailleurs…).

Les différents critères sont une bonne idée, sans qu'il y ait besoin de stalker chaque staff, ça se vérifie assez vite. Pour les tâches cycliques, il faut juste bien avertir qu'on l'a fait, notamment pour des tâches qui sont par ailleurs peu visibles voire invisibles (nettoyage du forum…).
La moitié des fils O5 c'est peut-être beaucoup, je ne me rends pas bien compte. Pour quelqu'un qui ne serait investi que sur un ou deux pôles avec peu de fils, ce n'est pas forcément un critère pertinent (mais au moins les autres critères peuvent aider à trancher).

Dans ce cadre, les modérateurs jaugent l'activité de tout le monde, modos et admins compris ?

Après quelques temps de travail acharné du groupe, on a fait le point sur les différentes idées discutées et je vous expose donc ici notre proposition finale.

Procédure générale pour l'inactivité

Suite aux discussions du groupe de travail, plusieurs idées sont ressorties pour élaborer une manière de faire quand on pense qu'il pourrait y avoir un manque d'activité d'un membre du staff. L'idée est de procéder par étapes successives :

1. Impression générale d'inactivité qui lance la démarche de se pencher sur le problème : le but est de ne pas encadrer cette étape par des critères chiffés puisqu'elle n'est que le déclencheur et qu'il ne s'agit pas d'accuser quelqu'un d'un crime, mais on a déjà pu observer que ce genre d'impression apparaissait assez naturellement quand quelqu'un est moins actif et elle offre un bon point de départ.
2. Évaluation plus concrète par la Modération & Administration (modo+), moins le membre du staff concerné s'il en fait partie, pour voir dans quelle mesure l'impression initiale était fondée (voir plus bas pour les critères pris en compte). Si elle ne semble pas l'être, le processus s'arrête là.
3. Si l'inactivité semble avérée, discussion préalable avec le membre du staff concerné avant de prendre une quelconque mesure.
4. Si la reprise d'activité est impossible ou non souhaitée, un passage vétéran ou un retour membre peut être convenu avec le membre du staff concerné. Si celui-ci s'engage à revenir à l'activité, un délai est laissé pour observer dans quelle mesure il a effectivement lieu. Les modérateurs/administrateurs qui ont mené le processus jusque-là sont responsables de mener un suivi et, si aucun changement durable ne semble avoir lieu, de proposer un demote au reste du staff (cf. ce qui avait été fait dans le cas de Nephandi).

Identifier les situations d'inactivité

Deux propositions principales sont ressorties du groupe de discussion pour permettre de donner le "coup d'envoi" de cette procédure en remarquant une situation d'inactivité qui pourrait nécessiter d'être étudiée. Ces deux propositions pourraient être adoptées l'une ou l'autre, ou éventuellement les deux en même temps selon l'opinion du staff sur leur utilité respective et complémentaire.

1. Groupe dédié

L'idée serait de disposer d'un espace dédié pour les modérateurs et administrateurs qui pourrait être contacté par tous les membres du staff pour attirer l'attention sur un cas d'inactivité possible. Ces remarques sont ensuite partagées dans le groupe de manière anonyme et permettent de garder un suivi des remarques qui reviennent le plus, pouvant déboucher en une recherche plus détaillée. Les modérateurs et administrateurs peuvent aussi bien entendu partager leurs propres remarques dans ce groupe, en leur propre nom ou en passant par un collègue.

Le groupe chargé d'évaluer l'inactivité est séparé du reste du staff pour éviter que personne n'ose jamais rien remonter ou que les staffs soient "affichés" selon leur degré d'activité. L'objectif n'est pas de créer un secret autour des discussions sur le sujet, et les raisons de toute décision prise par les modérateurs et administrateurs seraient donc communiquables à la demande de la personne concernée.

2. Discussion en réunion

Cette proposition suppose plutôt l'ajout d'un moment de bilan dédié à l'activité pendant les réunions staff, sans prise de notes détaillée ou publication mais permettant de faire remonter de manière spontanée à l'oral des réflexions sur l'activité de membres du staff.

Cette méthode perd l'aspect anonyme des signalements et peut entraîner une retenue par peur de stigmatiser quelqu'un, mais elle a l'avantage de permettre une discussion impliquant l'ensemble du staff voire directement le membre concerné. De plus, même si aucun signalement n'est réalisé, cette méthode permet à certains membres du staff de fournir des informations concernant leur propre activité, ce qui permettrait de conscientiser sur le sujet et éventuellement de faire voir aux autres leurs contributions peut-être plus discrètes.

Dans le cas d'une impression d'inactivité assez largement partagée, cette méthode pourrait aussi amener à une vérification plus poussée à la suite de la réunion.

Conclusion

Bien entendu, l'objectif de cette procédure n'est pas de poursuivre des gens seulement un peu actifs pour vider à tout prix les rangs du staff, qui n'en a pas spécialement besoin, mais de permettre de garder une vision claire sur les ressources réelles dont on dispose. Un staff à 20 personnes dont 8 inactives (chiffres arbitraires pour l'exemple) peut donner une impression de grandes ressources de personnes disponibles, quand en réalité il tourne sur presque moitié moins d'épaules et que ce constat pourrait permettre par exemple d'ouvrir un recrutement ou de mieux répartir le travail pour éviter de surcharger certaines personnes.

Vote

Le projet général est soumis au vote pour être accepté ou refusé, puis les deux modèles pour "remarquer" l'inactivité sont proposés ensemble pour décider si on adopte l'un, l'autre ou les deux. Les scénarios de type "projet accepté sauf si l'option 1 gagne et pas la 2" ne sont pas intégrés par défaut au vu de leur contenu qui ne semble pas à même de causer autant d'opposition (et parce que c'est lourd), mais ils peuvent techniquement exister si quelqu'un aimerait voter comme ça.

Chaque membre du staff peut proposer une ou plusieurs variations des propositions qui seront rajoutées au vote, idéalement en coordination avec les autres personnes qui auraient des éléments à ajouter et/ou avec les gens qui ont élaboré les propositions de base pour voir s'il est possible de simplifier les termes du vote et éviter la multiplication confuse des options. Chaque proposition rajoutée réinitialisera le délai de vote de 5 jours.

Projet général

Options

Vote ouvert jusqu'au vendredi 05/09/2025 à 23:59 sauf demande de prolongation.