公安調査庁訓第4号
公 安 調 査 庁 部 長
公 安 調 査 庁 研 修 所 長
公 安 調 査 局 長
公 安 調 査 事 務 所 長
公安調査庁行政文書管理規則を次のように定める。
平成23年4月1日
公安調査庁長官 尾 﨑 道 明
公安調査庁行政文書管理規則
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条-第11条)
第3章 作成(第12条-第14条)
第4章 整理(第15条-第17条)
第5章 保存(第18条-第20条)
第6章 行政文書ファイル管理簿(第21条・第22条)
第7章 保存期間の延長、移管、廃棄(第23条-第25条)
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等(第26条-第30条)
第9章 研修(第31条・第32条)
第10章 秘密文書等の管理(第33条・第34条)
第11章 補則(第35条・第36条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。
以下「法」という。
)第10条第1項の規定に基づき、公安調査庁における行
政文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規則における用語の定義は、次に掲げるとおりとする。
(1) 「行政文書」とは、公安調査庁の職員が職務上作成し、又は取得した文書
(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては
認識することができない方式で作られた記録をいう。
)を含む。以下同じ。)であって、公安調査庁の職員が組織的に用いるものとして、公安調査庁が保
有しているものをいう。ただし、法第2条第4項各号に掲げるものを除く。
(2) 「行政文書ファイル等」とは、公安調査庁における能率的な事務又は事業
の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する
行政文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。
)を一の集
合物にまとめたもの(以下「行政文書ファイル」という。
)及び単独で管理
している行政文書をいう。
(3) 「行政文書ファイル管理簿」とは、公安調査庁における行政文書ファイル
等の管理を適切に行うために、行政文書ファイル等の分類、名称、保存期間、
保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他
の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(4) 「文書管理システム」とは、文書管理業務の業務・システム最適化計画(平
成19年4月13日各府省情報化統括責任者(CIO)連絡会議決定)に基
づき整備された政府全体で利用可能な文書管理システムをいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 公安調査庁に、総括文書管理者1人を置き、次長をもって充てる。
2 総括文書管理者は、公安調査庁における行政文書の管理に関する事務を総括
するほか、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1) 行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
(2) 行政文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施
(3) 行政文書の管理に関する研修の実施
(4) 組織の新設、改正及び廃止に伴う必要な措置の実施
(5) 行政文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備
(公文書監理官)
第4条 本庁総務部に置く公文書監理官は、総括文書管理者の職務を助け、及び
公文書管理に係る通報の処理に関する事務を行うものとする。
(副総括文書管理者)
第5条 公安調査庁に、副総括文書管理者1人を置き、公安調査庁総務部長をも
って充てる。
2 副総括文書管理者は、第3条第2項に規定する事務について、総括文書管理
者を補佐するものとする。
(主任文書管理者)
第6条 公安調査庁の部、
公安調査庁研修所、
公安調査局及び公安調査事務所に、
それぞれ主任文書管理者1人を置き、
公安調査庁の部長、
公安調査庁研修所長、
公安調査局長及び公安調査事務所長をもって充てる。
2 主任文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、当該公安調査庁の部、公
安調査庁研修所、公安調査局及び公安調査事務所における行政文書の管理に関
する事務の運営について、監督を行うものとする。
(文書管理者)
第7条 総括文書管理者は、所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文
書管理者を指名する。
2 文書管理者は、その管理する行政文書について、次の各号に掲げる事務を行
うものとする。
(1) 保存
(2) 保存期間が満了したときの措置の設定
(3) 行政文書ファイル管理簿への記載
(4) 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等(5) 管理状況の点検等
(6) 行政文書の作成、標準文書保存期間基準(以下「保存期間表」という。)の作成等による行政文書の整理その他行政文書の管理に関する職員の指導 等(文書管理担当者)
第8条 文書管理者は、その事務を補佐する者として、文書管理担当者を指名す
る。
2 文書管理者は、文書管理担当者を指名後、主任文書管理者を経由の上、速や
かに総括文書管理者にその氏名又は役職等を報告しなければならない。
(監査責任者)
第9条 公安調査庁に、監査責任者1人を置き、公文書監理官をもって充てる。
2 監査責任者は、公安調査庁における行政文書の管理の状況について監査を行
うものとする。
(監査主任者)
第10条 公安調査庁の部、公安調査庁研修所、公安調査局及び公安調査事務所
に、それぞれ監査主任者1人を置き、
公安調査庁の部長、公安調査庁研修所長、
公安調査局長及び公安調査事務所長をもって充てる。
2 監査主任者は、前条第2項に規定する監査について、監査責任者を補佐する
ものとする。
(職員の責務)
第11条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び訓令等並びに総括文
書管理者、主任文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書を適正に管
理しなければならない。
第3章 作成
(文書主義の原則)
第12条 職員は、主任文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法第4条の規
定に基づき、法第1条の目的の達成に資するため、公安調査庁における経緯も
含めた意思決定に至る過程並びに公安調査庁の事務及び事業の実績を合理的に
跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである
場合を除き、文書を作成しなければならない。
(文書の作成等)
第13条 職員は、別表第1に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応
じ、同表の行政文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
2 前条の文書主義の原則に基づき、公安調査庁内部の打合せ及び公安調査庁外
部の者との折衝等を含め、別表第1に掲げる事項に関する業務に係る政策立案
並びに事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等
(以下
「打合せ等」
という。
)の記録については、文書を作成するものとする。
3 歴史的緊急事態(国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事
項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に
生かされるようなもののうち、国民の生命、身体、財産に大規模かつ重大な被
害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態をいう。
)に対応するために行わ
れた業務については、
軽微なものを除き、
将来の教訓として極めて重要であり、
保存期間満了時には原則として独立行政法人国立公文書館(以下「国立公文書
館」という。
)へ移管する文書として、記録を作成するものとする。
4 法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務付けられている場合、電子
的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により作
成又は取得することを基本とする。
(適切・効率的な文書作成)
第14条 文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容に
ついて原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するも
のとする。作成に関し、部局長等上位の職員から指示があった場合は、その指
示を行った者の確認も経るものとする。
2 公安調査庁外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、公安調査庁の
出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方(以下
「相手方」という。
)の発言部分等についても、相手方による確認等により、
正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録
を確定し難い場合には、その旨を判別できるように記載するものとする。
3 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
、現代
仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
、送り仮名の付け方(昭和48年内閣
告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かり
やすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
4 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電
子掲示板等を活用し、公安調査庁の職員の利用に供するものとする。
第4章 整理
(職員の整理義務)
第15条 職員は、次の各号に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存
期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物(行政文書ファイル)に
まとめること。
(3) 前号の行政文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期
間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類・名称)
第16条 行政文書ファイル等は、公安調査庁の事務及び事業の性質、内容等に
応じて系統的(三段階の階層構造)に分類(別表第1に掲げられた業務につい
ては、同表を参酌して分類)し、分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第17条 文書管理者は、別表第1を踏まえ、保存期間表を定め、これを公表し
なければならない。
2 文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、主任文書管理者を
経由の上、総括文書管理者に報告するものとする。
3 第15条第1号の保存期間の設定については、保存期間表に従って行うもの
とする。
4 第15条第1号の保存期間の設定及び保存期間表においては、法第2条第6
項の歴史公文書等に該当するとされた行政文書にあっては、1年以上の保存期
間を定めるものとする。
5 第15条第1号の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等
に該当しないものであっても、行政が適正かつ効率的に運営され、国民に説明
する責務が全うされるよう、意思決定過程、事務及び事業の実績の合理的な跡
付け並びに検証に必要となる行政文書については、原則として1年以上の保存
期間を定めるものとする。
6 第15条第1号の保存期間の設定においては、例えば次に掲げる類型に該当
する文書については、前2項の規定に該当するものを除き、保存期間を1年未
満とすることができる。
(1) 別途、正本が管理されている行政文書の写し
(2) 定型的・日常的な業務連絡、日程表等
(3) 出版物や公表物を編集した文書
(4) 公安調査庁の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
(5) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
(6) 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がない
ものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
(7) 保存期間表において、保存期間を1年未満と設定することが適当なものと
して、業務単位で具体的に定められた文書
7 第15条第1号の保存期間の設定においては、通常は1年未満の保存期間を
設定する類型の行政文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む
場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、1年以上
の保存期間を設定するものとする。
8 第15条第1号の保存期間の起算日は、行政文書を作成し、又は取得した日
(以下「文書作成取得日」という。
)の属する年度の翌年度の4月1日とする。
ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文書
作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが行政文書
の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
9 第15条第3号の保存期間は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書の
保存期間とする。
10 第15条第3号の保存期間の起算日は、行政文書を行政文書ファイルにま
とめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。
)の属する年度
の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であっ
て4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の4月1日を
起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合
にあっては、その日とする。
11 第3項、第8項及び第9項の規定にかかわらず、文書管理者は、行政文書
の適切な管理に資すると認める場合には、行政文書ファイルの保存期間の起算
日以後に作成し、又は取得した行政文書であって当該行政文書ファイルに係る
事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書
作成取得日から当該行政文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該
行政文書ファイルにまとめることができる。
12 第8項及び第10項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期
間を保存期間とする行政文書及び当該行政文書がまとめられた行政文書ファイ
ルについては、適用しない。
第5章 保存
(行政文書ファイル保存要領)
第18条 総括文書管理者は、行政文書ファイル等の適切な保存に資するよう、
行政文書ファイル保存要領を作成するものとする。
2 行政文書ファイル保存要領には、次の各号に掲げる事項を記載しなければな
らない。
(1) 紙文書の保存場所及び保存方法
(2) 電子文書の保存場所及び保存方法
(3) 引継手続
(4) その他適切な保存を確保するための措置
(保存)
第19条 文書管理者は、行政文書ファイル保存要領に従い、行政文書ファイル
等について、当該行政文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切
に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだときは、
この限りでない。
2 行政文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられて
いる場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電
子媒体により体系的に管理することを基本とする。
(集中管理の推進)
第20条 公安調査庁における行政文書ファイル等の集中管理については、副総
括文書管理者が定めるところにより、推進するものとする。
第6章 行政文書ファイル管理簿
(行政文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第21条 総括文書管理者は、公安調査庁の行政文書ファイル管理簿について、
公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行
令」という。
)第11条に基づき、文書管理システムをもって調製するものと
する。
2 行政文書ファイル管理簿は、インターネットで公表するとともに、あらかじ
め定めた事務所に備えて一般の閲覧に供しなければならない。
3 行政文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した
場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
(行政文書ファイル管理簿への記載)
第22条 文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理する行政文書ファイル等
(保存期間が1年以上のものに限る。
)の現況について、施行令第11条第1
項各号に掲げる事項を行政文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては、行政機関の保有する情報の公開に関する法律(平
成11年法律第42号。以下「情報公開法」という。
)第5条各号に規定する
不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなけれ
ばならない。
3 文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、国立公文
書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該行政文書ファイル等に関する行政文
書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等
について、
総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第7章 保存期間の延長、移管、廃棄
(保存期間が満了したときの措置)
第23条 文書管理者は、行政文書ファイル等について、別表第2に基づき、保
存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第5条第5項の保存期間が満了し
たときの措置を定めなければならない。
2 前項の措置は、行政文書ファイル管理簿への記載により定めるものとし、定
める際は主任文書管理者を経由し、総括文書管理者の確認を得るものとする。
3 総括文書管理者は、前項の確認を行う際には国立公文書館の専門的技術的助
言を求めるものとし、助言の内容に沿って、文書管理者は第1項の措置の変更
等の必要な対応を行うものとする。ただし、保存期間3年以下の行政文書ファ
イル等については、
当該助言を求めることなく前項の確認を行えることとする。
(保存期間の延長)
第24条 文書管理者は、施行令第9条第1項に掲げる場合にあっては、同項に
定めるところにより、行政文書ファイル等を保存し続けなければならない。
2 文書管理者は、施行令第9条第2項に基づき、保存期間を延長することがで
きる。
(移管又は廃棄)
第25条 文書管理者は、総括文書管理者及び主任文書管理者の指示に従い、保
存期間が満了した行政文書ファイル等について、第23条第1項により定めた
措置に基づき、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイル等
を廃棄しようとするときは、あらかじめ、主任文書管理者を経由の上、総括文
書管理者を通じ内閣府に協議し、その同意を得なければならない。この場合に
おいて、内閣府の同意が得られないときは、当該文書管理者は、主任文書管理
者を経由し、総括文書管理者を通じ内閣府と協議の上、当該行政文書ファイル
等について、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定し、又は国立公
文書館に移管するものとする。
3 文書管理者は、第1項の規定により行政文書ファイル等を廃棄するときは、
行政文書ファイル等の内容に応じた廃棄方法を採るものとし、当該行政文書フ
ァイル等に情報公開法第5条各号に規定する不開示情報が記録されているとき
は、当該不開示情報が漏れないように留意しなければならない。
4 文書管理者は、保存期間を1年未満とする行政文書ファイル等であって、第
17条第6項第1号から第7号に該当しないものについて、
保存期間が満了し、
廃棄しようとするときは、同条第4項、第5項及び第7項に該当しないことを
確認した上で、廃棄するものとする。この場合、公安調査庁は、総括文書管理
者があらかじめ定めた一定の期間の中で、本規定に基づき、廃棄した行政文書
ファイル等の類型及び廃棄した年月日を記録し、主任文書管理者を経由の上、
総括文書管理者を通じ、
当該期間終了後速やかに一括して公表するものとする。
5 文書管理者は、第1項の規定により移管する行政文書ファイル等に、法第16
条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用
の制限を行うことが適切であると認める場合には、主任文書管理者を経由し、
総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければなら
ない。この場合においては、利用制限を行うべき情報が含まれている旨及び利
用制限を行うべき理由を記載するものとする。なお、利用請求に際し、国立公
文書館からの確認があった場合は、必要な対応を行うものとする。
6 文書管理者は、行政文書ファイル等を国立公文書館に移管する際、電子文書
のパスワードの解除、利用可能な電子ファイル形式への変換等、国民の利用に
供することができるよう、必要な措置を講ずるものとする。
7 総括文書管理者は、内閣府から、法第8条第4項の規定により、行政文書フ
ァイル等について廃棄の措置を採らないように求められた場合には、必要な措
置を講ずるものとする。
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等
(点検)
第26条 文書管理者は、
自ら管理責任を有する行政文書の管理状況等について、
少なくとも毎年度1回、所要の点検を行い、その結果を主任文書管理者を経由
し、総括文書管理者及び公文書監理官に報告しなければならない。
(監査)
第27条 監査責任者は、行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回
監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は、前項の監査を行うに当たっては、監査主任者に監査を行わせ
ることができる。
3 監査主任者は、前項により監査を実施したときは、その結果を監査責任者に
報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第28条 総括文書管理者及び公文書監理官は、行政文書の適切な管理のための
措置については、
監査又は点検の結果等を踏まえ、
実効性等の観点から評価し、
必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(紛失又は誤廃棄への対応)
第29条 文書管理者は、行政文書ファイル等の紛失又は誤廃棄が明らかとなっ
た場合は、直ちに主任文書管理者を経由の上、総括文書管理者及び公文書監理
官に報告しなければならない。
2 総括文書管理者及び公文書監理官は、前項の報告を受けたときは、速やかに
被害の拡大防止等のために必要な措置を講じ、又は主任文書管理者に必要な措
置を採らせるとともに、事案の内容、影響等に応じて、長官に報告し、公表等
の措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第30条 総括文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政
文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
2 総括文書管理者は、
法第9条第3項若しくは第4項の規定による求めがあり、
又は実地調査が行われる場合には、必要な協力を行うものとする。
3 総括文書管理者は、
内閣府から法第31条の規定による勧告があった場合には、
必要な措置を講ずるものとする。
第9章 研修
(研修の実施)
第31条 総括文書管理者は、職員に対し、行政文書の管理を適正かつ効果的に
行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修
を行うものとする。
また、
総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度1回、
研修を受けられる機会を提供しなければならない。文書管理者は、各職員の受
講状況について、主任文書管理者を経由の上、総括文書管理者に報告しなけれ
ばならない。
(研修への参加)
第32条 文書管理者は、総括文書管理者、国立公文書館その他の機関が実施す
る研修に職員を積極的に参加させなければならない。また、職員は、適切な時
期に研修を受講しなければならない。
第10章 秘密文書等の管理
(特定秘密である情報を記録する行政文書の管理)
第33条 特定秘密
(特定秘密の保護に関する法律
(平成25年法律第108号)
第3条第1項に規定する特定秘密をいう。以下同じ。
)である情報を記録する
行政文書については、この規則に定めるもののほか、同法、特定秘密の保護に
関する法律施行令(平成26年政令第336号)
、特定秘密の指定及びその解
除並びに適性評価の実施に関し統一的な運用を図るための基準(平成26年1
0月14日閣議決定)及び同令第11条第1項の規定に基づき定められた公安
調査庁特定秘密保護規程(平成26年公安調査庁訓第11号長官訓令)に基づ
き管理するものとする。
(特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のうち
秘密保全を要する行政文書の管理)
第34条 特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文
書のうち秘密保全を要する行政文書(特定秘密である情報を記録する行政文書
を除く。以下「秘密文書」という。
)については次の各号に掲げる基準により
区分し、指定するものとする。
(1) 極秘文書 秘密保全の必要が高く、その漏えいが国の安全、利益に損害を
与えるおそれのある情報を含む行政文書
(2) 秘文書 極秘文書に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせては
ならない情報を含む極秘文書以外の行政文書
2 秘密文書の指定は、次の表に掲げる秘密文書の区分及び組織の欄に応じ、指
定者の欄に掲げる者が期間(極秘文書については5年を超えない範囲内の期間
とする。第3項において同じ。
)を定めてそれぞれ行うものとし(以下これら
の指定をする者を「指定者」という。)、その指定は必要最小限にとどめるも
のとする。
秘密文書の区分 組 織 指 定 者
公 安 調 査 庁 長 官
極 秘 文 書
公安調査庁研修所 所 長
公 安 調 査 局 局 長
公 安 調 査 事 務 所 所 長
公 安 調 査 庁 部 長
秘 文 書
公安調査庁研修所 所 長
公 安 調 査 局 部 長
公 安 調 査 事 務 所 首 席 調 査 官
3 指定者は、秘密文書の指定期間(この規定により延長した指定期間を含む。
以下同じ。
)が満了する時において、満了後も引き続き秘密文書として管理を
要すると認めるときは、期間を定めてその指定期間を延長するものとする。ま
た、指定期間は、通じて当該行政文書の保存期間を超えることができないもの
とする。
4 秘密文書は、その指定期間が満了したときは、当該指定は、解除されたもの
とし、また、その期間中、指定者が秘密文書に指定する必要がなくなったと認
めるときは、指定者は、速やかに秘密文書の指定を解除するものとする。
5 指定者は、秘密文書の管理について責任を負う者を秘密文書管理責任者とし
て指名するものとする。
6 秘密文書は、秘密文書を管理するための簿冊において管理するものとする。
7 秘密文書には、秘密文書と確認できる表示を付すものとする。
8 総括文書管理者は、秘密文書の管理状況について、毎年度、長官に報告する
ものとする。
9 他の行政機関に秘密文書を提供する場合には、あらかじめ当該秘密文書の管
理について、提供先の行政機関と協議した上で行うものとする。
10 総括文書管理者は、この規則の定めを踏まえ、秘密文書の管理に関し必要
な事項の細則を規定する秘密文書の管理に関する要領を定めるものとする。
第11章 補則
(法令等に基づく特別の定め)
第35条 公安調査庁における行政文書の管理に関し、法律又はこれに基づく命
令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理
に関する事項について特別の定めが設けられているときは、当該事項について
は、当該特別の定めによる。
(細則)
第36条 この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
附 則
(施行期日)
1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
(公安調査庁行政文書管理規程の廃止)
2 公安調査庁行政文書管理規程
(平成13年公安調査庁訓第9号長官訓令)
は、
廃止する。
(経過措置)
3 第19条第1項に規定する文書管理システムについては、同システムが導入
されるまでの間は、なお従前の例による。
4 文書管理システムが導入されるまでの間、行政文書ファイル管理簿の記載事
項のうち、保存期間が満了したときの措置については、同管理簿の備考欄に記
載することとする。
附 則(平成26年6月30日付け公安調査庁訓第7号)
この訓令は、平成26年7月1日から施行する。
附 則(平成27年4月28日付け公安調査庁訓第5号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成27年4月28日から施行し、同月1日から適用する。
(経過措置)
2 法務省秘密文書等取扱規程(昭和59年10月1日付け秘総訓第723号大
臣訓令。以下「旧規程」という。
)第4条の規定によりなされた秘密の指定で、
現に効力を有するものは、この規則第32条2項の規定によりなされた秘密文
書の指定とみなす。この場合において、旧規程第3条第1号の極秘はこの規則
第32条第1項第1号の極秘文書と、旧規程第3条第2号の秘はこの規則第3
2条第1項第2号の秘文書とみなす。
3 指定者は、前項の規定によりみなされた秘密文書の指定について、その期間
の見直し及び秘密文書を管理するための簿冊への登載等、この規則に基づいた
適正な管理のために必要な措置を、平成29年度末までに講じるものとする。
附 則(平成30年3月30日付け公安調査庁訓第8号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成31年3月29日付け公安調査庁訓第42号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和2年7月9日付け公安調査庁訓第6号)
この訓令は、令和2年7月9日から施行する。
附 則(令和4年3月31日付け公安調査庁訓第9号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の公安調査庁行政文書管理規則(以下「新規則」とい
う。
)第17条第8項の規定は文書作成取得日が令和3年4月1日以後である
行政文書について、同条第10項の規定はファイル作成日が同日以後である行
政文書ファイルについて、それぞれ適用する。
3 新規則第17条第11項の規定は、文書作成取得日が令和4年4月1日以後
である行政文書について適用する。
4 新規則別表第1の規定は、文書作成取得日が令和4年4月1日以後である行
政文書について適用する。ただし、文書管理者が行政文書の適切な管理に資す
ると認める場合には、文書作成取得日が同日前である行政文書について、同表
を踏まえて定めた保存期間表に従い保存期間を設定することができる。
附 則(令和6年3月27日付け公安調査庁訓第2号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。ただし、次の各号に掲げる規定
は、当該各号に定める日から施行する。
一 第23条第3項ただし書及び別表第2の2(6)1ただし書の規定 それぞ
れの規定に対応するため文書管理システムが改修された当該日の属する年度
の翌年度の4月1日
別表第1 行政文書の保存期間基準
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の類
型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
法令の制定又は改廃及びその経緯
1 法律の制
定又は改
廃及びそ
の経緯
(1)立案の検討1立案基礎文書(一の項イ) 20 年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際約束
・大臣指示
・政務三役会議の決定
2立案の検討に関する審議会
等文書(一の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配布資料
・中間答申、最終答申、
中間報告、最終報告、
建議、提言
3立案の検討に関する調査研
究文書(一の項イ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
(2)法律案の
審査
法律案の審査の過程が記録さ
れた文書(一の項ロ)
・法制局提出資料
・審査録
(3)他の行政
機関への
協議
行政機関協議文書(一の項ハ)・各省への協議案
・各省からの質問・意見
・各省からの質問・意見
に対する回答
(4)閣議 閣議を求めるための決裁文書
及び閣議に提出された文書
(一の項ニ)
・5点セット(要綱、法
律案、理由、新旧対照
条文、参照条文)
・閣議請議書
・案件表
・配布資料
(5)国会審議 国会審議文書(一の項ヘ) ・議員への説明
・趣旨説明
・想定問答
・答弁書
・国会審議録
・内閣意見案
・同案の閣議請議書
(6)官報公示
その他の
公布
官報公示に関する文書その他
の公布に関する文書(一の項ト)・官報の写し
・公布裁可書(御署名原本)(7)解釈又は
運用の基
準の設定
1解釈又は運用の基準の設定
のための調査研究文書(一
の項チ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
2解釈又は運用の基準の設定
のための決裁文書(一の項チ)・逐条解説
・ガイドライン
・訓令、通達又は告示
・運用の手引
2 条約その
他の国際
約束の締
結及びそ
の経緯
(1)締結の検討1外国(本邦の域外にある国
又は地域をいう。)との交
渉に関する文書及び解釈又
は運用の基準の設定のため
の決裁文書(二の項イ及びニ)30 年 ・交渉開始の契機
・交渉方針
・想定問答
・逐条解説
2他の行政機関の質問若しく
は意見又はこれらに対する
回答に関する文書その他の
他の行政機関への連絡及び
当該行政機関との調整に関
する文書(二の項ロ)
・各省への協議案
・各省からの質問・意見
・各省からの質問・意見
に対する回答
3条約案その他の国際約束の
案の検討に関する調査研究
文書及び解釈又は運用の基
準の設定のための調査研究
文書(二の項ハ及びニ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
・情報収集・分析
(2)条約案の
審査
条約案その他の国際約束の案
の審査の過程が記録された文
書(二の項ハ)
・法制局提出資料
・審査録
(3)閣議 閣議を求めるための決裁文書
及び閣議に提出された文書
(二の項ニ)
20 年
(保存期
間満了時
の措置を
廃棄の措
置と定め
た文書
(経済協
力関係等
で定型化
し、重要
性がない
もの)に
ついては
30 年)
・閣議請議書
・案件表
・配布資料
(4)国会審議 国会審議文書(二の項ニ) ・議員への説明
・趣旨説明
・想定問答
・答弁書
・国会審議録
(5)締結 条約書、批准書その他これら
に類する文書(二の項ホ)
・条約書・署名本書
・調印書
・批准・受諾書
・批准書の寄託に関する
文書
(6)官報公示
その他の
公布
官報公示に関する文書その他
の公布に関する文書(二の項ニ)・官報の写し
・公布裁可書(御署名原本)3 政令の制
定又は改
廃及びそ
の経緯
(1)立案の検討1立案基礎文書(一の項イ) 20 年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際約束
・大臣指示
・政務三役会議の決定
2立案の検討に関する審議会
等文書(一の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配布資料
・中間答申、最終答申、
中間報告、最終報告、
建議、提言
3立案の検討に関する調査研
究文書(一の項イ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
(2)政令案の
審査
政令案の審査の過程が記録さ
れた文書(一の項ロ)
・法制局提出資料
・審査録
(3)意見公募
手続
意見公募手続文書(一の項ハ)・政令案
・趣旨、要約、新旧対照
条文、参照条文
・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮した結
果及びその理由
(4)他の行政
機関への
協議
行政機関協議文書(一の項ハ)・各省への協議案
・各省からの質問・意見
・各省からの質問・意見
に対する回答
(5)閣議 閣議を求めるための決裁文書
及び閣議に提出された文書
(一の項ニ)
・5点セット(要綱、政
令案、理由、新旧対照
条文、参照条文)
・閣議請議書
・案件表
・配布資料
(6)官報公示
その他の
公布
官報公示に関する文書その他
の公布に関する文書(一の項ト)・官報の写し
・公布裁可書(御署名原本)(7)解釈又は
運用の基
準の設定
1解釈又は運用の基準の設定
のための調査研究文書(一
の項チ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
2解釈又は運用の基準の設定
のための決裁文書(一の項チ)・逐条解説
・ガイドライン
・訓令、通達又は告示
・運用の手引
4 省令その
他の規則
の制定又
は改廃及
(1)立案の検討1立案基礎文書(一の項イ) 20 年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際約束
・大臣指示
びその経緯・政務三役会議の決定
2立案の検討に関する審議会
等文書(一の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配布資料
・中間報告、最終報告、
提言
3立案の検討に関する調査研
究文書(一の項イ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
(2)意見公募
手続
意見公募手続文書(一の項ハ)・省令案・規則案
・趣旨、要約、新旧対照
条文、参照条文
・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮した結
果及びその理由
(3)制定又は
改廃
省令その他の規則の制定又は
改廃のための決裁文書(一の
項ホ)
・省令案・規則案
・理由、新旧対照条文、
参照条文
(4)官報公示 官報公示に関する文書(一の
項ト)
・官報の写し
(5)解釈又は
運用の基
準の設定
1解釈又は運用の基準の設定
のための調査研究文書(一
の項チ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
2解釈又は運用の基準の設定
のための決裁文書(一の項チ)・逐条解説
・ガイドライン
・訓令、通達又は告示
・運用の手引
閣議、関係行政機関の長で構成される会議又は省議(これらに準ずるものを含む。)の決定又は了
解及びその経緯
5 閣議の決
定又は了
(1)予算に関
する閣議
の求め及
1閣議を求めるための決裁文
書及び閣議に提出された文
書(三の項イ)
20 年 ・歳入歳出概算
・予算書(一般会計・特
別会計・政府関係機
解及びそ
の経緯
び予算の
国会提出
その他の
重要な経緯関)
・概算要求基準等
・閣議請議書
・案件表
・配布資料
2予算その他国会に提出され
た文書(三の項ハ)
・予算書(一般会計・特
別会計・政府関係機関)・予算参考資料
(2)決算に関
する閣議
の求め及
び決算の
国会提出
その他の
重要な経緯1閣議を求めるための決裁文
書及び閣議に提出された文
書(三の項イ)
・決算書(一般会計・特
別会計・政府関係機関)・調書
・予備費使用書
・閣議請議書
・案件表
・配布資料
2決算に関し、会計検査院に
送付した文書及びその検査
を経た文書(三の項ロ)
・決算書(一般会計・特
別会計・政府関係機関)(※(注記)会計検査院保有のも
のを除く。)3歳入歳出決算その他国会に
提出された文書(三の項ハ)・決算書(一般会計・特
別会計・政府関係機関)(3)質問主意
書に対す
る答弁に
関する閣
議の求め
及び国会
に対する
答弁その
他の重要
な経緯
1答弁の案の作成の過程が記
録された文書(四の項イ)
・法制局提出資料
・審査録
2閣議を求めるための決裁文
書及び閣議に提出された文
書(四の項ロ)
・答弁案
・閣議請議書
・案件表
・配布資料
3答弁が記録された文書(四
の項ハ)
・答弁書
(4)基本方 1立案基礎文書(五の項イ) ・基本方針
針、基本
計画又は
白書その
他の閣議
に付され
た案件に
関する立
案の検討
及び閣議
の求めそ
の他の重
要な経緯
(1の項
から4の
項まで及
び5の項
(1)から(3)
までに掲
げるもの
を除
く。)
・基本計画
・条約その他の国際約束
・大臣指示
・政務三役会議の決定
2立案の検討に関する審議会
等文書(五の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配布資料
・中間答申、最終答申、
中間報告、最終報告、
建議、提言
3立案の検討に関する調査研
究文書(五の項イ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
・任意のパブリックコメ
ント
4行政機関協議文書(五の項ロ)・各省への協議案
・各省からの質問・意見
・各省からの質問・意見
に対する回答
5閣議を求めるための決裁文
書及び閣議に提出された文
書(五の項ハ)
・基本方針案
・基本計画案
・白書案
・閣議請議書
・案件表
・配布資料
6 関係行政
機関の長
で構成さ
れる会議
(これに
準ずるも
のを含
む。この
項におい
関係行政機
関の長で構
成される会
議の決定又
は了解に関
する立案の
検討及び他
の行政機関
への協議そ
1会議の決定又は了解に係る
案の立案基礎文書(六の項イ)10 年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際約束
・総理指示
2会議の決定又は了解に係る
案の検討に関する調査研究
文書(六の項イ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
3会議の決定又は了解に係る ・各省への協議案
て同
じ。)の
決定又は
了解及び
その経緯
の他の重要
な経緯
案の検討に関する行政機関
協議文書(六の項イ)
・各省からの質問・意見
・各省からの質問・意見
に対する回答
4会議に検討のための資料と
して提出された文書(六の
項ロ)及び会議(国務大臣
を構成員とする会議に限
る。)の議事が記録された
文書
・配布資料
・議事の記録
5会議の決定又は了解の内容
が記録された文書(六の項ハ)・決定・了解文書
7 省議(こ
れに準ず
るものを
含む。こ
の項にお
いて同
じ。)の
決定又は
了解及び
その経緯
省議の決定
又は了解に
関する立案
の検討その
他の重要な
経緯
1省議の決定又は了解に係る
案の立案基礎文書(七の項イ)10 年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際約束
・大臣指示
2省議の決定又は了解に係る
案の検討に関する調査研究
文書(七の項イ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
3省議に検討のための資料と
して提出された文書(七の
項ロ)及び省議(国務大臣
を構成員とする会議に限
る。)の議事が記録された
文書
・配布資料
・議事の記録
4省議の決定又は了解の内容
が記録された文書(七の項ハ)・決定・了解文書
複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及び
その経緯
8 複数の行
政機関に
よる申合
複数の行政
機関による
申合せに関
する立案の
1申合せに係る案の立案基礎
文書(八の項イ
10 年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際約束
・総理指示
せ及びそ
の経緯
検討及び他
の行政機関
への協議そ
の他の重要
な経緯
2申合せに係る案の検討に関
する調査研究文書(八の項イ)・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
3申合せに係る案の検討に関
する行政機関協議文書(八
の項イ)
・各省への協議案
・各省からの質問・意見
・各省からの質問・意見
に対する回答
4他の行政機関との会議に検
討のための資料として提出
された文書及び当該会議の
議事が記録された文書その
他申合せに至る過程が記録
された文書(八の項ロ)
・開催経緯
・議事の記録
・配布資料
5申合せの内容が記録された
文書(八の項ハ)
・申合せ
9 他の行政
機関に対
して示す
基準の設
定及びそ
の経緯
基準の設定
に関する立
案の検討そ
の他の重要
な経緯
1立案基礎文書(九の項イ) 10 年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際約束
・大臣指示
・政務三役会議の決定
2立案の検討に関する審議会
等文書(九の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配布資料
・中間答申、最終答申、
中間報告、最終報告、
建議、提言
3立案の検討に関する調査研
究文書(九の項イ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
4基準を設定するための決裁
文書その他基準の設定に至
る過程が記録された文書
(九の項ロ)
・基準案
5基準を他の行政機関に通知
した文書(九の項ハ)
・通知
10 地方公共
団体に対
して示す
基準の設
定及びそ
の経緯
基準の設定
に関する立
案の検討そ
の他の重要
な経緯
1立案基礎文書(九の項イ) 10 年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際約束
・大臣指示
・政務三役会議の決定
2立案の検討に関する審議会
等文書(九の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配布資料
・中間答申、最終答申、
中間報告、最終報告、
建議、提言
3立案の検討に関する調査研
究文書(九の項イ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
4基準を設定するための決裁
文書その他基準の設定に至
る過程が記録された文書
(九の項ロ)
・基準案
5基準を地方公共団体に通知
した文書(九の項ハ)
・通知
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
11 個人の権
利義務の
得喪及び
その経緯
(1)行政手続
法(平成
5年法律
第 88
号)第2
条第8号
ロの審査
基準、同
号ハの処
分基準、
同号ニの
1立案の検討に関する審議会
等文書(十の項)
10 年 ・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配布資料
・中間答申、最終答申、
中間報告、最終報告、
建議、提言
2立案の検討に関する調査研
究文書(十の項)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
行政指導
指針及び
同法第6
条の標準
的な期間
に関する
立案の検
討その他
の重要な
経緯
3意見公募手続文書(十の項)・審査基準案・処分基準
案・行政指導指針案
・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮した結
果及びその理由
4行政手続法第2条第8号ロ
の審査基準、同号ハの処分
基準及び同号ニの行政指導
指針を定めるための決裁文
書(十の項)
・審査基準案・処分基準
案・行政指導指針案
5行政手続法第6条の標準的
な期間を定めるための決裁
文書(十の項)
・標準処理期間案
(2)行政手続
法第2条
第3号の
許認可等
(以下
「許認可
等」とい
う。)に
関する重
要な経緯
許認可等をするための決裁文
書その他許認可等に至る過程
が記録された文書(十一の項)10 年
(国立公
文書館へ
の移管の
措置をと
るべきこ
とを定め
たものに
限る。)
又は許認
可等の効
力が消滅
する日に
係る特定
日以後5年・審査案
・理由
(3)行政手続
法第2条
第4号の
不利益処
分(以下
「不利益
不利益処分をするための決裁
文書その他当該処分に至る過
程が記録された文書(十二の項)処分がさ
れる日に
係る特定
日以後5年・処分案
・理由
処分」と
いう。)
に関する
重要な経緯(4)補助金等
(補助金
等に係る
予算の執
行の適正
化に関す
る法律
(昭和 30
年法律第
179 号)
第2条第
1項の補
助金等を
いう。以
下同
じ。)の
交付に関
する重要
な経緯
1交付の要件に関する文書
(十三の項イ)
交付に係
る事業が
終了する
日に係る
特定日以
後5年
・交付規則・交付要綱・
実施要領
・審査要領・選考基準
2交付のための決裁文書その
他交付に至る過程が記録さ
れた文書(十三の項ロ)
・審査案
・理由
3補助事業等実績報告書(十
三の項ハ)
・実績報告書
(5)不服申立
てに関す
る審議会
等におけ
る検討そ
の他の重
要な経緯
1不服申立書又は口頭による
不服申立てにおける陳述の
内容を録取した文書(十四
の項イ)
裁決、決
定その他
の処分が
される日
に係る特
定日以後
10 年
・不服申立書
・録取書
2審議会等文書(十四の項ロ)・諮問
・議事の記録
・配布資料
・答申、建議、意見
3裁決、決定その他の処分を
するための決裁文書その他
当該処分に至る過程が記録
された文書(十四の項ハ)
・弁明書
・反論書
・意見書
4裁決書又は決定書(十四の
項ニ)
・裁決・決定書
(6)国又は行
政機関を
当事者と
する訴訟
の提起そ
の他の訴
訟に関す
る重要な
経緯
1訴訟の提起に関する文書
(十五の項イ)
訴訟が終
結する日
に係る特
定日以後
10 年
・訴状
・期日呼出状
2訴訟における主張又は立証
に関する文書(十五の項ロ)・答弁書
・準備書面
・各種申立書
・口頭弁論・証人等調書
・書証
3判決書又は和解調書(十五
の項ハ)
・判決書
・和解調書
12 法人の権
利義務の
得喪及び
その経緯
(1)行政手続
法第2条
第8号ロ
の審査基
準、同号
ハの処分
基準、同
号ニの行
政指導指
針及び同
法第6条
の標準的
な期間に
関する立
案の検討
その他の
重要な経緯1立案の検討に関する審議会
等文書(十の項)
10 年 ・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配布資料
・中間答申、最終答申、
中間報告、最終報告、
建議、提言
2立案の検討に関する調査研
究文書(十の項)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
3意見公募手続文書(十の項)・審査基準案・処分基準
案・行政指導指針案
・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮した結
果及びその理由
4行政手続法第2条第8号ロ
の審査基準、同号ハの処分
基準及び同号ニの行政指導
指針を定めるための決裁文
書(十の項)
・審査基準案・処分基準
案・行政指導指針案
5行政手続法第6条の標準的
な期間を定めるための決裁
文書(十の項)
・標準処理期間案
(2)許認可等
に関する
重要な経緯許認可等をするための決裁文
書その他許認可等に至る過程
が記録された文書(十一の項)10 年
(国立公
文書館へ
の移管の
措置をと
るべきこ
とを定め
たものに
限る。)
又は許認
可等の効
力が消滅
する日に
係る特定
日以後5年・審査案
・理由
(3)不利益処
分に関す
る重要な
経緯
不利益処分をするための決裁
文書その他当該処分に至る過
程が記録された文書(十二の項)処分がさ
れる日に
係る特定
日以後5年・処分案
・理由
(4)補助金等
の交付
(地方公
共団体に
対する交
付を含
む。)に
関する重
要な経緯
1交付の要件に関する文書
(十三の項イ)
交付に係
る事業が
終了する
日に係る
特定日以
後5年
・交付規則・交付要綱・
実施要領
・審査要領・選考基準
2交付のための決裁文書その
他交付に至る過程が記録さ
れた文書(十三の項ロ)
・審査案
・理由
3補助事業等実績報告書(十
三の項ハ)
・実績報告書
(5)不服申立
てに関す
る審議会
等におけ
る検討そ
1不服申立書又は口頭による
不服申立てにおける陳述の
内容を録取した文書(十四
の項イ)
裁決、決
定その他
の処分が
される日
に係る特
・不服申立書
・録取書
2審議会等文書(十四の項ロ)・諮問
・議事の記録
の他の重
要な経緯
定日以後
10 年
・配布資料
・答申、建議、意見
3裁決、決定その他の処分を
するための決裁文書その他
当該処分に至る過程が記録
された文書(十四の項ハ)
・弁明書
・反論書
・意見書
4裁決書又は決定書(十四の
項ニ)
・裁決・決定書
(6)国又は行
政機関を
当事者と
する訴訟
の提起そ
の他の訴
訟に関す
る重要な
経緯
1訴訟の提起に関する文書
(十五の項イ)
訴訟が終
結する日
に係る特
定日以後
10 年
・訴状
・期日呼出状
2訴訟における主張又は立証
に関する文書(十五の項ロ)・答弁書
・準備書面
・各種申立書
・口頭弁論・証人等調書
・書証
3判決書又は和解調書(十五
の項ハ)
・判決書
・和解調書
職員の人事に関する事項
13 職員の人
事に関す
る事項
(1)人事評価
実施規程
の制定又
は変更及
びその経緯1立案の検討に関する調査研
究文書(十六の項イ)
10 年 ・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
2制定又は変更のための決裁
文書(十六の項ロ)
・規程案
3制定又は変更についての協
議案、回答書その他の内閣
総理大臣との協議に関する
文書(十六の項ハ)
・協議案
・回答書
4軽微な変更についての内閣
総理大臣に対する報告に関
する文書(十六の項ニ)
・報告書
(2)職員の研
修の実施
に関する
計画の立
1計画の立案に関する調査研
究文書(十七の項)
3年 ・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
案の検討
その他の
職員の研
修に関す
る重要な
経緯
2計画を制定又は改廃するた
めの決裁文書(十七の項)
・計画案
3職員の研修の実施状況が記
録された文書(十七の項)
・実績
(3)職員の兼
業の許可
に関する
重要な経緯職員の兼業の許可の申請書及
び当該申請に対する許可に関
する文書(十八の項)
3年 ・申請書
・承認書
(4)退職手当
の支給に
関する重
要な経緯
退職手当の支給に関する決定
の内容が記録された文書及び
当該決定に至る過程が記録さ
れた文書(十九の項)
支給制限
その他の
支給に関
する処分
を行うこ
とができ
る期間又
は5年の
いずれか
長い期間
・調書
その他の事項
14 告示、訓
令及び通
達の制定
又は改廃
及びその
経緯
(1)告示の立
案の検討
その他の
重要な経
緯(1の
項から 13
の項まで
に掲げる
ものを除
く。)
1立案の検討に関する審議会
等文書(二十の項イ)
10 年 ・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配布資料
・中間答申、最終答申、
中間報告、最終報告、
建議、提言
2立案の検討に関する調査研
究文書(二十の項イ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
3意見公募手続文書(二十の
項イ)
・告示案
・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮した結
果及びその理由
4制定又は改廃のための決裁
文書(二十の項ロ)
・告示案
5官報公示に関する文書(二
十の項ハ)
・官報の写し
(2)訓令及び
通達の立
案の検討
その他の
重要な経
緯(1の
項から 13
の項まで
に掲げる
ものを除
く。)
1立案の検討に関する調査研
究文書(二十の項イ)
10 年 ・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
2制定又は改廃のための決裁
文書(二十の項ロ)
・訓令案・通達案
・行政文書管理規則案
・公印規程案
15 予算及び
決算に関
する事項
(1)歳入、歳
出、継続
費、繰越
明許費及
び国庫債
務負担行
為の見積
に関する
書類の作
製その他
の予算に
関する重
要な経緯
(5の項
(1)及び(4)
に掲げる
ものを除
く。)
1歳入、歳出、継続費、繰越
明許費及び国庫債務負担行
為の見積に関する書類並び
にその作製の基礎となった
意思決定及び当該意思決定
に至る過程が記録された文
書(二十一の項イ)
10 年 ・概算要求の方針
・大臣指示
・政務三役会議の決定
・省内調整
・概算要求書
2財政法(昭和 22 年法律第
34 号)第 20 条第2項の予
定経費要求書等並びにその
作製の基礎となった意思決
定及び当該意思決定に至る
過程が記録された文書(二
十一の項ロ)
・予定経費要求書
・継続費要求書
・繰越明許費要求書
・国庫債務負担行為要求書・予算決算及び会計令第
12 条の規定に基づく予
定経費要求書等の各目
明細書
31及び2に掲げるもののほ
か、予算の成立に至る過程
・行政事業レビュー
・執行状況調査
が記録された文書(二十一
の項ハ)
4歳入歳出予算、継続費及び
国庫債務負担行為の配賦に
関する文書(二十一の項ニ)・予算の配賦通知
(2)歳入及び
歳出の決
算報告書
並びに国
の債務に
関する計
算書の作
製その他
の決算に
関する重
要な経緯
(5の項
(2)及び(4)
に掲げる
ものを除
く。)
1歳入及び歳出の決算報告書
並びにその作製の基礎とな
った意思決定及び当該意思
決定に至る過程が記録され
た文書(二十二の項イ)
5年 ・歳入及び歳出の決算報
告書
・国の債務に関する計算書・継続費決算報告書
・歳入徴収額計算書
・支出計算書
・旅行命令簿
・歳入簿・歳出簿・支払
計画差引簿
・徴収簿
・支出決定簿
・支出簿
・支出負担行為差引簿
・支出負担行為認証官の
帳簿
2会計検査院に提出又は送付
した計算書及び証拠書類
(二十二の項ロ)
・計算書
・証拠書類(※(注記)会計検査
院保有のものを除
く。)3会計検査院の検査を受けた
結果に関する文書(二十二
の項ハ)
・意見又は処置要求
(※(注記)会計検査院保有のも
のを除く。)41から3までに掲げるもの
のほか、決算の提出に至る
過程が記録された文書(二
十二の項ニ)
・調書
5国会における決算の審査に
関する文書(二十二の項ホ)・警告決議に対する措置
・指摘事項に対する措置
(3)契約に関
する重要
な経緯
(本項(2)
に掲げる
ものを除く)契約に係る決裁文書及びその
他契約に至る過程が記録され
た文書
契約が終
了する日
に係る特
定日以後5年・仕様書案
・協議・調整経緯
16 機構及び
定員に関
する事項
機構及び定
員の要求に
関する重要
な経緯
機構及び定員の要求に関する
文書並びにその基礎となった
意思決定及び当該意思決定に
至る過程が記録された文書
(二十三の項)
10 年 ・大臣指示
・政務三役会議の決定
・省内調整
・機構要求書
・定員要求書
・定員合理化計画
17 独立行政
法人等に
関する事項(1)独立行政
法人通則
法(平成
11 年法律
第 103
号)その
他の法律
の規定に
よる中期
目標(独
立行政法
人通則法
第2条第
3項に規
定する国
立研究開
発法人に
あっては
中長期目
1立案の検討に関する調査研
究文書(二十四の項イ)
10 年 ・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
2制定又は変更のための決裁
文書(二十四の項ロ)
・中期目標案
3中期計画(独立行政法人通
則法第2条第3項に規定す
る国立研究開発法人にあっ
ては中長期計画、同条第4
項に規定する行政執行法人
あっては事業計画)、事業
報告書その他の中期目標の
達成に関し法律の規定に基
づき独立行政法人等により
提出され、又は公表された
文書(二十四の項ハ)
・中期計画
・年度計画
・事業報告書
標、同条
第4項に
規定する
行政執行
法人にあ
っては年
度目標。
以下この
項におい
て同
じ。)の
制定又は
変更に関
する立案
の検討そ
の他の重
要な経緯
(2)独立行政
法人通則
法その他
の法律の
規定によ
る報告及
び検査そ
の他の指
導監督に
関する重
要な経緯
1指導監督をするための決裁
文書その他指導監督に至る
過程が記録された文書(二
十五の項イ)
5年 ・報告
・検査
2違法行為等の是正のため必
要な措置その他の指導監督
の結果の内容が記録された
文書(二十五の項ロ)
・是正措置の要求
・是正措置
18 政策評価
に関する
事項
行政機関が
行う政策の
評価に関す
る法律(平
成 13 年法
律第 86
号。以下
「政策評価
1政策評価法第6条の基本計
画又は政策評価法第7条第
1項の実施計画の制定又は
変更に係る審議会等文書
(二十六の項イ)
10 年 ・開催経緯
・議事の記録
・配布資料
・中間報告、最終報告、
提言
2基本計画又は実施計画の制
定又は変更に至る過程が記
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
法」とい
う。)第6
条の基本計
画の立案の
検討、政策
評価法第 10
条第1項の
評価書の作
成その他の
政策評価の
実施に関す
る重要な経緯録された文書(二十六の項イ)アリング
3基本計画の制定又は変更の
ための決裁文書及び当該制
定又は変更の通知に関する
文書(二十六の項イ)
・基本計画案
・通知
4実施計画の制定又は変更の
ための決裁文書及び当該制
定又は変更の通知に関する
文書(二十六の項イ)
・事後評価の実施計画案
・通知
5評価書及びその要旨の作成
のための決裁文書並びにこ
れらの通知に関する文書そ
の他当該作成の過程が記録
された文書(19 の項に掲げ
るものを除く。)(二十六
の項ロ)
・評価書
・評価書要旨
6政策評価の結果の政策への
反映状況の作成に係る決裁
文書及び当該反映状況の通
知に関する文書その他当該
作成の過程が記録された文
書(二十六の項ハ)
・政策への反映状況案
・通知
19 公共事業
の実施に
関する事項直轄事業と
して実施さ
れる公共事
業の事業計
画の立案に
関する検
討、関係者
との協議又
は調整及び
事業の施工
その他の重
要な経緯
1立案基礎文書(二十七の項イ)事業終了
の日に係
る特定日
以後5年
又は事後
評価終了
の日に係
る特定日
以後 10
年のいず
れか長い
期間
・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際約束
・大臣指示
・政務三役会議の決定
2立案の検討に関する審議会
等文書(二十七の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配布資料
・中間答申、最終答申、
中間報告、最終報告、
建議、提言
3立案の検討に関する調査研
究文書(二十七の項イ)
・外国・自治体・民間企
業の状況調査
・関係団体・関係者のヒ
アリング
・環境影響評価準備書
・環境影響評価書
4政策評価法による事前評価
に関する文書(二十七の項ヘ)・事業評価書
・評価書要旨
5公共事業の事業計画及び実
施に関する事項についての
関係行政機関、地方公共団
体その他の関係者との協議
又は調整に関する文書(二
十七の項ロ)
・協議・調整経緯
6事業を実施するための決裁
文書(二十七の項ハ)
・実施案
7事業の経費積算が記録され
た文書その他の入札及び契
約に関する文書(二十七の
項ニ)
・経費積算
・仕様書
・業者選定基準
・入札結果
8工事誌、事業完了報告書そ
の他の事業の施工に関する
文書(二十七の項ホ)
・工事誌
・事業完了報告書
・工程表
・工事成績評価書
9政策評価法による事後評価
に関する文書(二十七の項ヘ)・事業評価書
・評価書要旨
20 栄典又は
表彰に関
する事項
栄典又は表
彰の授与又
ははく奪の
重要な経緯
(5の項(4)
に掲げるも
のを除
く。)栄典又は表彰の授与又ははく
奪のための決裁文書及び伝達
の文書(二十八の項)
10 年 ・選考基準
・選考案
・伝達
・受章者名簿
21 国会及び
審議会等
における
審議等に
関する事項(1)国会審議
(1の項
から 20
の項まで
に掲げる
ものを除
く。)国会審議文書(二十九の項) 10 年 ・議員への説明
・趣旨説明
・想定問答
・答弁書
・国会審議録
(2)審議会等
(1の項
から 20
の項まで
に掲げる
ものを除
く。)
審議会等文書(二十九の項) 10 年 ・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配布資料
・中間答申、最終答申、
中間報告、最終報告、
建議、提言
22 文書の管
理等に関
する事項
文書の管理等1行政文書ファイル管理簿そ
の他の業務に常時利用する
ものとして継続的に保存す
べき行政文書(三十の項)
常用(無
期限)
・行政文書ファイル管理簿2取得した文書の管理を行う
ための帳簿(三十一の項)
5年 ・受付簿
3決裁文書の管理を行うため
の帳簿(三十二の項)
30 年 ・決裁簿
4行政文書ファイル等の移管
又は廃棄の状況が記録され
た帳簿(5に掲げるものを
除く。)(三十三の項)
20 年 ・移管・廃棄簿
5第 25 条第4項の規定によ
る廃棄した行政文書ファイ
ル等の類型及び廃棄した年
月日の記録
5年 ・廃棄の記録
23 広報に関
する事項
広報の実施
に関する文
書及びその
記録
1報道発表に関する文書 3年 ・報道発表資料
・記者会見録
2ホームページ掲載に関する
文書
・掲載資料
24 地方支分
部局の長
で構成さ
れる中央
会議に関
する事項
会議の主催
に係る経緯
1会議の企画・立案に関する
文書
5年 ・開催通知
2会議に提出された文書 ・配布資料
3会議の結果を記録した文書 ・議事の記録
25 行政の情
報化に関
する事項
情報システ
ムの整備・
運用に関す
る重要な経緯1情報システムの開発に関す
る文書
5年 ・システム設計書
・最適化計画
・調達資料
・議事の記録
・仕様書
2情報システムの運用等に関
する文書
・運用報告書
・障害報告書
・調達資料
・指示録
・システム構築資料
・システム稼働維持
26 監査に関
する事項
監査に関す
る重要な経緯1監査の企画・立案等に関す
る文書
5年 ・監査計画
2監査の実施・結果に関する
文書
・監査結果報告
・監査のフォローアップ
27 国有財産
に関する
事項
国有財産の
管理及び処
分に関する
事項
1国有財産台帳 常用
2国有財産増減及び現在額に
関する文書
5年 ・国有財産増減及び現在
額報告書
3国有財産無償貸付状況に関
する文書
3年 ・国有財産無償貸付状況
報告書
28 公安調査
に関する
事項
調査 1破壊的団体及び無差別大量
殺人行為を行った団体の規
制に関する調査に係る運営
文書
3年 ・調査指示
・調査運営関係文書
2破壊的団体及び無差別大量
殺人行為を行った団体の規
制に関する調査に係る報告
文書及び分析文書(公安情
報電算処理システムを用い
て送付又は同システムに入
力した情報に限る。)
常用(無
期限)
・電算登録報告書
・電算登録一般資料
・電算登録データ
3破壊的団体及び無差別大量
殺人行為を行った団体の規
制に関する調査に係る分析
文書(2を除く。)
3年 ・執務参考資料
4破壊的団体及び無差別大量
殺人行為を行った団体に対
する処分の請求に関する証
拠の準備に係る文書
常用(無
期限)
・証拠資料
・資料台帳
処分請求 破壊的団体及び無差別大量殺
人行為を行った団体に対する
処分の請求に係る文書
30 年 ・処分請求書
・処分決定書
規制措置 無差別大量殺人行為を行った
団体に対する規制措置に係る
文書
30 年 ・立入検査実施通報書
・立入検査結果通報書
備考
一 この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。
1 立案基礎文書 立案の基礎となった国政に関する基本方針、国政上の重要な事項に係る意思
決定又は条約その他の国際約束が記録された文書
2 審議会等文書 審議会その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇
談会その他の会合(この表において「審議会等」という。)に検討のための資料として提出さ
れた文書及び審議会等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他審議会
等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書
3 調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書
4 決裁文書 行政機関の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行
うことにより、その内容を行政機関の意思として決定し、又は確認した行政文書
5 意見公募手続文書 意見公募手続の実施及び結果の公示に関する決裁文書
6 行政機関協議文書 他の行政機関への協議に係る案、当該協議に関する他の行政機関の質問
若しくは意見又はこれらに対する回答が記録された文書その他の当該協議に関する文書
7 国会審議文書 国会における議案の趣旨の説明又は審議の内容が記録された文書、国会にお
いて想定される質問に対する回答に関する文書その他の国会審議に関する文書
8 関係行政機関の長で構成される会議(これに準ずるものを含む。
) 閣僚委員会、副大臣会
議その他の二以上の行政機関の大臣等(国務大臣、副大臣、大臣政務官その他これらに準ずる
職員をいう。以下同じ。
)で構成される会議
9 省議(これに準ずるものを含む。
) 省議、政務三役会議その他の一の行政機関の大臣等で
構成される会議
10 特定日 第17条第12項(施行令第8条第9項)の保存期間が確定することとなる日(19
の項にあっては、事業終了の日又は事後評価終了の日)の属する年度の翌年度の4月1日(当
該確定することとなる日から1年以内の日であって、4月1日以外の日を特定日とすることが
行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日)
二 職員の人事に関する事項について、内閣官房令、人事院規則の規定により保存期間の定めがあ
るものは、それぞれ内閣官房令、人事院規則の規定による。
三 本表の第三欄は、法第4条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び
事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な行政文書を示しているものであるこ
とから、同欄における「過程が記録された文書」は、当該行政機関における重要な経緯が記録さ
れた文書である。
四 本表各項の第四欄に掲げる保存期間については、それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主
管する行政機関に適用するものとする。
五 本表各項の第五欄に掲げる具体例は、法第4条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る
過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から作成が必要な行政文書
の例を示しているものであって、同欄に記載の文書のみを保存すれば必要十分であることを意味
するものではない。
六 本表が適用されない行政文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理
者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた保存期間基準を定めるものとする。
別表第2 保存期間満了時の措置の設定基準
1 基本的考え方
法第1条の目的において、
「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録で
ある公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者
である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有
するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」
とされ、法第4条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績
を合理的に跡付け、
検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規
定されており、以下の【I】〜【IV】のいずれかに該当する文書は、
「歴史資料とし
て重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には国立公文書館に移管す
るものとする。
【I】
国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書
【II】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書
【III】
国民を取り巻く社会環境、
自然環境等に関する重要な情報が記録された
文書
【IV】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書
2 具体的な移管・廃棄の判断指針
1の基本的考え方に基づいて、個別の行政文書ファイル等の保存期間満了時の措
置(移管・廃棄)の判断については、以下の(1)〜(6)に沿って行うものとし、いず
れかの基準において移管と判断される場合には移管するものとする。
(1) 業務単位での保存期間満了時の措置
1 別表第1に掲げられた業務に係る行政文書ファイル等の保存期間満了時の措
置については、次の表(用語の意義は、別表第1の用語の意義による。
)の右
欄のとおりとする。
事項 業務の区分 保存期間満了時の措置
法令の制定又は改廃及びその経緯
1 法律の制定又
は改廃及びそ
の経緯
(1)立案の検討 移管
(2)法律案の審査
(3)他の行政機関への協議
(4)閣議
(5)国会審議
(6)官報公示その他の公布
(7)解釈又は運用の基準の設定
2 条約その他の
国際約束の締
結及びその経緯(1)締結の検討 移管(経済協力関係等で定
型化し、重要性がないもの
は除く。)(2)条約案の審査
(3)閣議
(4)国会審議
(5)締結
(6)官報公示その他の公布
3 政令の制定又
は改廃及びそ
の経緯
(1)立案の検討 移管
(2)政令案の審査
(3)意見公募手続
(4)他の行政機関への協議
(5)閣議
(6)官報公示その他の公布
(7)解釈又は運用の基準の設定
4 省令その他の
規則の制定又
は改廃及びそ
の経緯
(1)立案の検討 移管
(2)意見公募手続
(3)制定又は改廃
(4)官報公示
(5)解釈又は運用の基準の設定
閣議、関係行政機関の長で構成される会議又は省議(これらに準ずるものを含む。)の決定又は了解及びその経緯
5 閣議の決定又
は了解及びそ
の経緯
(1)予算に関する閣議の求め及び予
算の国会提出その他の重要な経緯移管
(2)決算に関する閣議の求め及び決
算の国会提出その他の重要な経緯(3)質問主意書に対する答弁に関す
る閣議の求め及び国会に対する
答弁その他の重要な経緯
(4)基本方針、基本計画又は白書そ
の他の閣議に付された案件に関
する立案の検討及び閣議の求め
その他の重要な経緯(1の項か
ら4の項まで及び5の項(1)から
(3)までに掲げるものを除く。)6 関係行政機関
の長で構成さ
れる会議(こ
れに準ずるも
のを含む。こ
の項において
同じ。
)の決定
又は了解及び
その経緯
関係行政機関の長で構成される会
議の決定又は了解に関する立案の
検討及び他の行政機関への協議そ
の他の重要な経緯
移管
7 省議(これに
準ずるものを
含む。この項
において同
じ。
)の決定又
は了解及びそ
の経緯
省議の決定又は了解に関する立案
の検討その他の重要な経緯
移管
複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基
準の設定及びその経緯
8 複数の行政機
関による申合
せ及びその経緯複数の行政機関による申合せに関
する立案の検討及び他の行政機関
への協議その他の重要な経緯
移管
9 他の行政機関
に対して示す
基準の設定及
びその経緯
基準の設定に関する立案の検討そ
の他の重要な経緯
移管
10 地方公共団体
に対して示す
基準の設定及
びその経緯
基準の設定に関する立案の検討そ
の他の重要な経緯
移管
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
11 個人の権利義 (1)行政手続法第2条第8号ロの審 移管
務の得喪及び
その経緯
査基準、同号ハの処分基準、同
号ニの行政指導指針及び同法第
6条の標準的な期間に関する立
案の検討その他の重要な経緯
(2)許認可等に関する重要な経緯 以下について移管(それ以
外は廃棄。以下同じ。)・国籍に関するもの
(3)不利益処分に関する重要な経緯 廃棄
(4)補助金等の交付に関する重要な
経緯
以下について移管
・補助金等の交付の要件に
関する文書
(5)不服申立てに関する審議会等に
おける検討その他の重要な経緯
以下について移管
・法令の解釈やその後の政
策立案等に大きな影響を
与えた事件に関するもの
・審議会等の裁決等につい
て年度ごとに取りまとめ
たもの
(6)国又は行政機関を当事者とする
訴訟の提起その他の訴訟に関す
る重要な経緯
以下について移管
・法令の解釈やその後の政
策立案等に大きな影響を
与えた事件に関するもの
12 法人の権利義
務の得喪及び
その経緯
(1)行政手続法第2条第8号ロの審
査基準、同号ハの処分基準、同
号ニの行政指導指針及び同法第
6条の標準的な期間に関する立
案の検討その他の重要な経緯
移管
(2)許認可等に関する重要な経緯 以下について移管
・運輸、郵便、電気通信事
業その他の特に重要な公
益事業に関するもの
・公益法人等の設立・廃止
等、指導・監督等に関す
るもの
(3)不利益処分に関する重要な経緯 以下について移管
・運輸、郵便、電気通信事
業その他の特に重要な公
益事業に関するもの
・公益法人等及び公益信託
に関するもの
(4)補助金等の交付(地方公共団体
に対する交付を含む。
)に関す
る重要な経緯
以下について移管
・補助金等の交付の要件に
関する文書
・補助事業等実績報告書に
関するもの
(5)不服申立てに関する審議会等に
おける検討その他の重要な経緯
以下について移管
・法令の解釈やその後の政
策立案等に大きな影響を
与えた事件に関するもの
・審議会等の裁決等につい
て年度ごとに取りまとめ
たもの
(6)国又は行政機関を当事者とする
訴訟の提起その他の訴訟に関す
る重要な経緯
以下について移管
・法令の解釈やその後の政
策立案等に大きな影響を
与えた事件に関するもの
職員の人事に関する事項
13 職員の人事に
関する事項
(1)人事評価実施規程の制定又は変
更及びその経緯
移管
(2)職員の研修の実施に関する計画
の立案の検討その他の職員の研
修に関する重要な経緯
廃棄
※(注記)別表第1の備考二に掲げ
るものも同様とする。
(ただし、閣議等に関わる
ものについては移管)
(3)職員の兼業の許可に関する重要
な経緯
(4)退職手当の支給に関する重要な
経緯
その他の事項
14 告示、訓令及 (1)告示の立案の検討その他の重要 廃棄
び通達の制定
又は改廃及び
その経緯
な経緯(1の項から 13 の項ま
でに掲げるものを除く。)(2)訓令及び通達の立案の検討その
他の重要な経緯(1の項から
13 の項までに掲げるものを除
く。)以下について移管
・行政文書管理規則その他
の重要な訓令及び通達の
制定又は改廃のための決
裁文書
15 予算及び決算
に関する事項
(1)歳入、歳出、継続費、繰越明許
費及び国庫債務負担行為の見積
に関する書類の作製その他の予
算に関する重要な経緯(5の項
(1)及び(4)に掲げるものを除
く。)以下について移管
・財政法第 17 条第2項の
規定による歳入歳出等見
積書類の作製の基礎とな
った方針及び意思決定そ
の他の重要な経緯が記録
された文書(財務大臣に
送付した歳入歳出等見積
書類を含む。)
・財政法第 20 条第2項の
予定経費要求書等の作製
の基礎となった方針及び
意思決定その他の重要な
経緯が記録された文書
(財務大臣に送付した予
定経費要求書等を含
む。)
・上記のほか、行政機関に
おける予算に関する重要
な経緯が記録された文書
(2)歳入及び歳出の決算報告書並び
に国の債務に関する計算書の作
製その他の決算に関する重要な
経緯(5の項(2)及び(4)に掲げる
ものを除く。)以下について移管
・財政法第 37 条第1項の
規定による歳入及び歳出
の決算報告書並びに国の
債務に関する計算書の作
製の基礎となった方針及
び意思決定その他の重要
な経緯が記録された文書
(財務大臣に送付した歳
入及び歳出の決算報告書
並びに国の債務に関する
計算書を含む。)・財政法第 37 条第3項の
規定による継続費決算報
告書の作製の基礎となっ
た方針及び意思決定その
他の重要な経緯が記録さ
れた文書(財務大臣に送
付した継続費決算報告書
を含む。)・財政法第 35 条第2項の
規定による予備費に係る
調書の作製の基礎となっ
た方針及び意思決定その
他の重要な経緯が記録さ
れた文書(財務大臣に送
付した予備費に係る調書
を含む。)
・上記のほか、行政機関に
おける決算に関する重要
な経緯が記録された文書
(3)契約に関する重要な経緯(本項
(2)に掲げるものを除く)
廃棄
16 機構及び定員
に関する事項
機構及び定員の要求に関する重要
な経緯
移管
17 独立行政法人
等に関する事項(1)独立行政法人通則法その他の法
律の規定による中期目標(独立
行政法人通則法第2条第3項に
規定する国立研究開発法人にあ
っては中長期目標、同条第4項
に規定する行政執行法人にあっ
ては年度目標)の制定又は変更
に関する立案の検討その他の重
要な経緯
移管
(2)独立行政法人通則法その他の法
律の規定による報告及び検査そ
の他の指導監督に関する重要な
経緯
18 政策評価に関
する事項
政策評価法第6条の基本計画の立
案の検討、政策評価法第 10 条第
1項の評価書の作成その他の政策
評価の実施に関する重要な経緯
移管
19 公共事業の実
施に関する事項直轄事業として実施される公共事
業の事業計画の立案に関する検
討、関係者との協議又は調整及び
事業の施工その他の重要な経緯
以下について移管
・総事業費が特に大規模な
事業(例:100 億円以
上)については、事業計
画の立案に関する検討、
環境影響評価、事業完了
報告、評価書その他の重
要なもの
・総事業費が大規模な事業
(例:10 億円以上)に
ついては、事業計画の立
案に関する検討、環境影
響評価、事業完了報告、
評価書その他の特に重要
なもの
・工事誌
20 栄典又は表彰
に関する事項
栄典又は表彰の授与又ははく奪の
重要な経緯(5の項(4)に掲げるも
のを除く。)以下について移管
・栄典制度の創設・改廃に
関するもの
・叙位・叙勲・褒章の選
考・決定に関するもの
・国民栄誉賞等特に重要な
大臣表彰に係るもの
・国外の著名な表彰の授与
に関するもの
21 国会及び審議
会等における
審議等に関す
る事項
(1)国会審議(1の項から 20 の項
までに掲げるものを除く。)以下について移管
・大臣の演説に関するもの
・会期ごとに作成される想
定問答
(2)審議会等(1の項から 20 の項
までに掲げるものを除く。)以下について移管
・審議会その他の合議制の
機関(部会、小委員会
等を含む。
)及び懇談会
等行政運営上の会合に
関するもの
22 文書の管理等
に関する事項
文書の管理等 以下について移管
・移管・廃棄簿
23 広報に関する
事項
広報の実施に関する文書及びその
記録
以下について移管
・報道発表資料
・掲載資料
24 地方支分部局
の長で構成さ
れる中央会議
に関する事項
会議の主催に係る経緯 以下について移管
・大臣訓示
・長官訓示
25 行政の情報化
に関する事項
情報システムの整備・運用に関す
る重要な経緯
廃棄
26 監査に関する
事項
監査に関する重要な経緯 廃棄
27 国有財産に関
する事項
国有財産の管理及び処分に関する
事項
廃棄
28 公安調査に関
する事項
(1)調査 廃棄
(2)処分請求 以下について移管
・処分請求書
・処分決定書
(3)規制措置 以下について移管
・立入検査実施通報書
・立入検査結果通報書
2 以下の左欄の業務に係る歴史公文書等の具体例は、右欄のとおりであること
から、これらの歴史公文書等を含む行政文書ファイル等を移管することとす
る。
事項 歴史公文書等の具体例
各行政機関において実施・運用
している制度(例:政策評価、
・基本計画
・年間実績報告書等
情報公開、予算・決算、補助金
等、機構・定員、人事管理、統
計等)について、制度を所管す
る行政機関による当該制度の運
用状況の把握等に関する事項
・施行状況調査・実態状況調査
・意見・勧告
・その他これらに準ずるもの
国際会議 ・国際機関(IMF、 ILO、 WHO 等)に関する会議又は
閣僚が出席した会議等であって、重要な国際的意
思決定が行われた会議に関する準備、実施、参
加、会議の結果等に関する文書
国際協力・国際交流 ・政府開発援助、国際緊急援助の基本的な方針、計
画、実施及び評価に関する文書
・国賓等の接遇に関する文書のうち重要なもの
統計調査 ・基幹統計調査の企画に関する文書及び調査報告書
・一般統計調査の調査報告書
その他の事項 ・年次報告書
・広報資料
・大臣記者会見録
・大臣等の事務引継書
(2) 政策単位での保存期間満了時の措置
1 国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会
的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるような
以下の特に重要な政策事項等に関するものについては、1の基本的考え方に照
らして、(1)1の表で「廃棄」とされているものも含め、原則として移管するも
のとする。
(災害及び事故事件への対処)
激甚災害指定を受けた災害に関するもの、
腸管出血性大腸菌O157 や新型コ
ロナウイルス感染症など大流行により社会的な影響をもたらした感染症等に
関するもの、日本航空 123 便の御巣鷹山墜落事故、ナホトカ号油流出事故など
甚大な被害を始め社会や環境に大きな影響をもたらした事故に関するもの、地下鉄サリン事件(オウム真理教対策)など社会やその後の政策に大きな影響を
もたらした事件に関するもの
(我が国における行政等の新たな仕組みの構築)
中央省庁等改革、
不良債権処理関連施策、
情報公開法や公文書管理法のよう
に行政機関に共通して適用される法制度の創設、天皇の退位、新たな省庁の設
置等
(国際的枠組みの創設)
気候変動に関する京都会議関連施策、サッカーワールドカップ日韓共催、
2020 年東京オリンピック・パラリンピック等
(革新的又は先端的な技術の研究開発)
スーパーコンピュータ、衛星技術等
2 領土・主権に関連する文書については、1の【IV】に該当する可能性が極め
て高いことから、原則として移管するものとする。
なお、
「領土・主権に関連する文書」とは、北方領土及び竹島に関する我が国
の基本的立場及び対応に関して作成又は取得した文書のみならず、北方領土及
び竹島に関する情報を記載又は記録をした海洋、
漁業、
鉱物資源及び環境に関す
る調査その他の調査、
教育、
地図の作成、
航海その他の施策に関する文書も指す。
また、尖閣諸島に関しては、領土問題ではないものの、同様の考え方に基づ
き対処する。
(3) 昭和 27 年度までに作成・取得された文書
昭和 27 年度までに作成・取得された文書(日本国との平和条約(昭和 27 年条
約第5号。いわゆる「サンフランシスコ平和条約」
)公布までに作成・取得された
ものをいう。当時において行政機関の職員に作成・取得されたものに限らない。)は、現下の行政制度と大きく異なる制度の下で作成・取得されたものであること
から、我が国の来歴を知る上で重要な情報が記録された希少な文書といえるた
め、全て移管するものとする。
(4) 特定秘密である情報を記録する行政文書
特定秘密である情報を記録する行政文書については、別表第2に定めるものの
ほか、特定秘密の保護に関する法律(平成25年法律第108号)
、特定秘密の保
護に関する法律施行令(平成26年政令第336号)及び特定秘密の指定及びそ
の解除並びに適性評価の実施に関し統一的な運用を図るための基準(平成26年
10月14日閣議決定)を踏まえ、移管・廃棄の判断を行うものとする。
(5) (1)から(4)に記載のない文書
(1)から(4)に記載のないものに関しては、1の基本的考え方に照らして、各行
政機関において個別に判断するものとする。
(6) 注意事項
1 「移管」とされている文書が含まれている行政文書ファイル等はすべて移管
することとする。ただし、まとめ直しを行った上で、改めて保存期間満了時の
措置を設定することは可能とする。
2 移管については、当該業務を主管する課室等の文書管理者において行うもの
とする。
3 保存期間満了時の措置が「廃棄」とされている行政文書ファイル等について
も、1.
【I】〜【IV】に該当すると判断される場合には、移管すべきもので
ある場合がある(例:直轄事業として実施される総事業費 10 億円未満の公共
事業であっても、歴史的に重要な建造物を修繕した場合や、国会で議論され、
国民の関心事項となった事柄等)
。また、当初「廃棄」とした行政文書ファイ
ル等についても、保存期間中に生じた出来事などによって歴史的重要性を帯び
る可能性があり、その場合には、保存期間満了時の措置を「移管」に変更する
必要がある。
4 移管することとされた文書に関連する広報資料については、移管文書の理解
に資するため、必ず当該移管する文書を含む行政文書ファイル等に合わせてま
とめ、移管することとする。