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(行政文書ファイル等の名称)
1 職員の人事に
関する事項
(1)身分証明書に関
すること
身分証明書に関する
文書
・職員証発行簿
・刑務官手帳貸与簿
・個人番号カードを用いた身分証明書に
関する文書
人事 職員証 職員証発行・刑務官手帳貸与簿 5年 廃棄
(2)その他研修に関
すること
その他研修に関する
記録
・東日本矯正医療センター准看護師養成
所に関する書類
庶務 研修 東日本矯正医療センター准看護師養成所 3年 廃棄
・矯正研修に関する書類 庶務 研修 矯正研修 3年 廃棄
・職員研修に関する書類 庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
・職務研究会議事録 庶務 研修 職務研究会議事録 3年 廃棄
(3)試験に関すること 刑務官考査試験に関
する文書
・刑務官考査試験に関する書類 人事 試験 刑務官考査試験 3年 廃棄
(4)人事異動に関す
ること
人事異動に関する文書・発令簿 人事 人事異動 発令簿
指名又は委
嘱が解除され
る日に係る特
定日以後1年
廃棄
・職員の任免に関する書類 人事 人事異動 職員の任免 5年 廃棄
・勤務延長に関する書類 人事 人事異動 勤務延長
勤務の終了し
た日に係る特
定日以後3年
廃棄
・再任用に関する書類 人事 人事異動 再任用
再任用の終
了した日に係
る特定日以
後3年
廃棄
・職員身上調書 人事 人事異動 職員身上調書 3年 廃棄
・採用に関する書類 人事 人事異動 採用 3年 廃棄
・非常勤職員に関する書類 人事 人事異動 非常勤職員 3年 廃棄
・その他人事異動に関する書類 人事 人事異動 その他人事異動に関する書類 3年 廃棄
職員の退職に関する
文書 ・退職に関する書類 人事 退職 退職 5年 廃棄
(5)俸給決定に関す
ること
俸給決定に関する文書・俸給の決定に関する書類 人事 俸給決定 俸給の決定 10年 廃棄
・俸給の切替に関する書類 人事 俸給決定 俸給の切替 10年 廃棄
・初任給異動・俸給表異動の際の再計算
調書
人事 俸給決定 初任給異動・俸給表異動の際の再計算調書 10年 廃棄
・復職時調整調書 人事 俸給決定 復職時調整調書 10年 廃棄
俸給の是正に関する
文書 ・俸給の是正・訂正に関する書類 人事 俸給決定 俸給の是正・訂正 5年 廃棄
職員の昇給・昇格等に
関する文書 ・昇給昇格等に関する書類 人事 俸給決定 昇給昇格等 5年 廃棄
職員の昇給に係る文 ・昇給の実施結果に関する書類 人事 俸給決定 昇給発令者等名簿 10年 廃棄
・給与実態調査に関する書類 人事 俸給決定 給与実態調査 3年 廃棄
・人事統計報告表 人事 俸給決定 人事統計報告表 3年 廃棄
(6)人事評価に関す
ること
職員の人事評価に関
する文書 ・人事評価に関する書類 人事 服務 人事評価 5年 廃棄
(7)職員の懲戒に関
すること
職員の懲戒に関する
文書
・職責審査に関する書類 人事 職責 職責審査 5年 廃棄
・懲戒処分書、懲戒処分説明書 人事 職責 懲戒処分書、懲戒処分説明書 5年 廃棄
・公平審査に関する書類 人事 職責 公平審査 5年 廃棄
(8)人事記録に関す
ること
人事記録
・人事記録・附属書類 人事 人事記録 人事記録・附属書類 常用 廃棄
昭和41年2月10
日総理府令第2
号第5条
・人事院監査・調査に関する書類 人事 監査・調査 人事院監査・調査 5年 廃棄
(9)人事に関するそ
の他の記録
人事に関するその他
の文書 ・その他人事に関する書類 人事 資料 その他人事に関する書類 3年 廃棄
2 予算及び決算
に関する事項
(1)物品の管理に関
すること
物品の管理に関する
文書
・物品供用証 用度 物品管理 物品供用証 1年 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
(2)給与の支給に関
すること
給与の支給に関する
文書 ・給与簿 会計 給与支給 給与簿 5年 廃棄
・給与所得者の扶養控除等申告書 会計 給与支給 給与所得者の扶養控除等申告書 7年 廃棄
・勤務時間記録簿(非常勤職員) 会計 給与支給 勤務時間記録簿(非常勤職員) 3年 廃棄
・差額追給等関係書類 会計 給与支給 差額追給等関係書類 3年 廃棄
・市民税・県民税特別徴収税額通知書 会計 給与支給 市民税・県民税特別徴収税額通知書 3年 廃棄
・住民税振込通知書 会計 給与支給 住民税振込通知書 3年 廃棄
・住民税特別徴収額通知書 会計 給与支給 住民税特別徴収額通知書 3年 廃棄
・宿日直手当に関する書類 会計 給与支給 宿日直手当 3年 廃棄
・年末調整に関する書類 会計 給与支給 年末調整 3年 廃棄
・徴収依頼書 会計 給与支給 給与控除依頼等 3年 廃棄
(3)旅費の支給に関
すること
・出張に関する書類(出張計画書等) 会計 旅費 出張 5年 廃棄
・旅行命令簿・旅行依頼簿 会計 旅費 旅行命令簿・旅行依頼簿 5年 廃棄
3 機構及び定員
に関する事項
(1)定員の管理に関
すること
欠員状況等の報告に
関する決裁文書 ・欠員状況等報告書 人事 定員 欠員状況等報告書 5年 廃棄
4 栄典又は表彰
に関する事項
(1)栄典の授与の経緯栄典の授与のための
決裁文書及び伝達の
文書
・栄典に関する書類 人事 栄典・表彰 栄典 10年 廃棄
(2)表彰の授与又は
はく奪の経緯
矯正施設における表
彰に関する文書 ・職員表彰に関する書類 人事 栄典・表彰 職員表彰 10年 廃棄
・保安表彰に関する記録 保安 栄典・表彰 保安表彰 10年 廃棄
・民間協力者顕彰に関する書類 庶務 栄典・表彰 民間協力者顕彰 10年 廃棄
5 文書の管理等
に関する事項
(1)文書の管理等 行政文書ファイル管理
簿その他の業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
・行政文書ファイル管理簿 庶務 文書 庶務課行政文書ファイル管理簿 常用 廃棄
・発出され廃止されていない訓令・通達 庶務 例規 本省例規(訓令・通達) 常用 廃棄 施行先において
は、写しを保管。
・発出され廃止されていない管区長通達 庶務 例規 管区長通達・通知等 常用 廃棄 施行先において
は、写しを保管。
・発出され廃止されていない達示 庶務 例規 達示・発出達示・指示等 常用 廃棄
・例規に係る決裁文書 庶務 例規 例規決裁 5年 廃棄
・その他例規に関する書類 庶務 例規 その他例規に関する書類 1年 廃棄
取得した文書の管理
を行うための帳簿
・受付簿
・特殊取扱郵便物・使送文書・電報接受簿
・文書送付簿
庶務 文書 文書管理関係帳簿 5年 廃棄
・秘密文書管理簿 庶務 文書 秘密文書管理簿
秘密文書の
指定の解除
の日に係る
特定日以降5年廃棄
国立公文書館への移
管に係る協議・手続
等、その他文書管理
に関する文書
・行政文書管理に関する書類 庶務 文書 行政文書管理 5年 廃棄
行政文書ファイル等の
保存期間及び保存期
間満了時の措置等が
定められた文書
・標準文書保存期間基準 庶務 文書 庶務課標準文書保存期間基準 常用 廃棄
6 行政の情報化
に関する事項
(1)情報システムの
運用に関する経緯
情報システムに関する
文書
・情報システムに関する書類 庶務 情報管理 情報システム 3年 廃棄
7 監査に関する事項(1)監査に関すること 監査に関する文書
・監査に関する書類 庶務 監査 監査 5年 廃棄
・会計実地検査に関する書類 庶務 監査 会計実地検査 5年 廃棄
・会計実地検査報告書 庶務 監査 会計実地検査報告書 5年 廃棄
8 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び
少年鑑別所に
送致する観護の
措置、補導処分
並びに監置の
裁判の執行に
関する事項
(1)刑事施設及び婦
人補導院に収容中
の者の収容に関す
ること
刑事施設の入所に関
する記録
・被収容者入所簿 収容 名籍 被収容者入所簿 10年 廃棄
刑事施設の出所に関
する記録 ・被収容者出所簿 収容 名籍 被収容者出所簿 10年 廃棄
旅費の支給に関する
文書
職員の級号俸に係る
資料
月形刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
令和5年4月17日改定
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間 保存期間満
了時の措置
参考事項
・刑執行停止者整理簿 収容 名籍 刑執行停止者整理簿 10年 廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 10年 廃棄
・関係機関との連絡調整等に関する記録 収容 名籍 関係機関との連絡調整等 3年 廃棄
・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 3年 廃棄
刑事施設の被収容者
の氏名の一覧に関す
る記録
・被収容者人名簿 収容 名籍 被収容者人名簿 30年 廃棄
・称呼番号台帳 収容 名籍 称呼番号台帳 3年 廃棄
刑事施設の収容の根
拠等に関する個別の
記録
・被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、前
科調書、身体等調査表及び指紋原紙)
収容 名籍
被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、前科調書、身体等
調査表及び指紋原紙)
終結する日に
係る特定日
以後30年
廃棄
刑事施設の収容の経
過等に関する個別の
記録
・被収容者身分帳簿(その他の部分) 収容 名籍 被収容者身分帳簿(その他の部分)
終結する日に
係る特定日
以後10年
廃棄
刑事施設の身分帳簿
の管理に関する記録
・保存身分帳簿閲覧等記録票 収容 名籍 保存身分帳簿閲覧等記録票
当該身分帳
簿の終結す
る日に係る特
定日以後30年廃棄
・終結身分帳保存整理簿 収容 名籍 終結身分帳保存整理簿 10年 廃棄
・終結身分帳簿の引継記録 収容 名籍 終結身分帳簿の引継等 10年 廃棄
・終結身分帳簿の貸与記録 収容 名籍 終結身分帳簿の貸与等 5年 廃棄
刑事施設における仮
収容者に関する記録 ・観護措置仮収容者書留簿 収容 仮収容等 観護措置仮収容者書留簿 10年 廃棄
・仮収容に関する記録 収容 仮収容等 仮収容 5年 廃棄
上記に掲げるもの以
外の名籍の記録 ・国勢調査の実施に関する記録 収容 名籍 国勢調査 5年 廃棄
・再入所者調査に関する記録 収容 名籍 再入所者調査 5年 廃棄
・自動車運転免許の再取得に関する記録 収容 名籍 自動車運転免許の再取得 5年 廃棄
・矯正臨時報告(事故報告) 収容 名籍 矯正臨時報告(事故報告) 3年 廃棄
・訴訟関係書類等の交付又は告知に関す
る記録
収容 名籍 訴訟関係書類等の交付又は告知 3年 廃棄
・訴訟費用免除申立に関する記録 収容 名籍 訴訟費用免除申立 3年 廃棄
・公的弁護制度等に関する記録 収容 名籍 公的弁護制度等 3年 廃棄
・罰金等納付に関する記録 収容 名籍 罰金等納付 3年 廃棄
・入出所に関する記録 収容 名籍 入出所 3年 廃棄
・受付簿(弁護人選任届等) 収容 名籍 受付簿(弁護人選任届等) 3年 廃棄
・受刑者釈放通知 収容 名籍 受刑者釈放通知・通報 3年 廃棄
・市町村長等への通報文書 収容 名籍 市町村長等あて通報 3年 廃棄
・性犯罪者出所者情報に係る通報文書 収容 名籍 性犯罪者出所者情報通報 3年 廃棄
・被退去強制容疑外国人通報に係る通報
文書
収容 名籍 被退去強制容疑外国人通報 3年 廃棄
・領事機関への通報文書 収容 名籍 領事通報 3年 廃棄
・外国人被収容者登録事務に関する記録 収容 名籍 外国人被収容者登録事務 3年 廃棄
・不在者投票に関する記録 収容 名籍 不在者投票 3年 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 3年 廃棄
・名籍事務に関する記録 収容 名籍 名籍事務 1年 廃棄
・共犯名簿 収容 名籍 共犯名簿 3年 廃棄
・受付簿(来庁取調べ等) 収容 名籍 受付簿(来庁取調べ等) 3年 廃棄
・接見禁止決定等書留簿 収容 名籍 接見禁止決定等書留簿 3年 廃棄
・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 3年 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 3年 廃棄
・仮釈放・刑執行猶予(取消し)等書留簿 収容 名籍 仮釈放・刑執行猶予(取消し)等書留簿 3年 廃棄
・判決結果等書留簿 収容 名籍 判決結果等書留簿 3年 廃棄
・収容確認簿 収容 名籍 収容確認簿 3年 廃棄
・被勾留受刑者等書留簿 収容 名籍 被勾留受刑者等書留簿 3年 廃棄
・控訴趣意書及び上告趣意書受付簿 収容 名籍 控訴趣意書及び上告趣意書受付簿 3年 廃棄
・刑執行順序変更に関する記録 収容 名籍 刑執行順序変更 3年 廃棄
・出廷簿 収容 名籍 出廷簿 1年 廃棄
・前科照会書留簿 収容 名籍 前科照会書留簿 1年 廃棄
・合葬簿 収容 名籍 合葬簿 常用 廃棄
・墓地台帳 収容 名籍 墓地台帳 常用 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院における再審に
関する記録
・再審に関する記録 収容 恩赦・再審 再審 10年 廃棄
犯罪人の指紋その他
その個人識別に関す
る文書
・指紋関係調書 個人識別 指紋・写真 指紋関係調書 10年 廃棄
・指紋事務整理簿 個人識別 指紋・写真 指紋事務整理簿 10年 廃棄
・被収容者写真撮影記録 個人識別 指紋・写真 被収容者写真撮影記録 1年 廃棄
(2)刑事施設及び婦
人補導院の保安に
関すること
刑事施設及び婦人補
導院における勤務配
置に関する文書
・勤務日誌 保安 勤務配置 勤務日誌 1年 廃棄
・勤務配置表 保安 勤務配置 勤務配置表 3年 廃棄
・勤務配置に関する記録 保安 勤務配置 勤務配置 3年 廃棄
(3)刑事施設及び婦
人補導院に収容中
の者のその他処遇
に関すること
刑事施設及び婦人補
導院における収容に
係る統計に関する文書・矯正統計報告月表(年表) 収容 統計 矯正統計報告 5年 廃棄
・収容人員日表 収容 統計 収容人員日表 5年 廃棄
・被収容者収容状況調査書類 収容 統計 被収容者収容状況調査書類 3年 廃棄
・外国人被収容者に係る統計等 収容 統計 外国人被収容者に係る統計等 1年 廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 1年 廃棄
9 恩赦等に関する
事項
(1)特赦、特定の者
に対する減刑又は
刑の執行の免除等
に関する経緯
刑事施設及び婦人補
導院における恩赦審
に関する記録 ・恩赦に関する記録 収容 恩赦・再審 恩赦 10年 廃棄
10 公益通報に関
する事項
(1)公益通報に関す
ること
公益通報に関する文書・公益通報に関する書類
・公益通報の処理に関する書類
・外部通報に関する書類
・内部通報等に関する書類
庶務 公益通報 公益通報 5年 廃棄
11 情報セキュリ
ティ対策に関す
る事項
(1)情報セキュリティ
対策の運用に関す
る経緯
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・矯正情報セキュリティに関する書類 庶務 情報管理 情報セキュリティ 3年 廃棄
12 会議・会同等に
関する事項
(1)会議・会同等に
関する経緯
会議・会同等に関する
文書 ・関係機関との連絡調整等に関する書類 庶務
会議・協議会関係機関との連絡調整等 3年 廃棄
・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する書類・全国矯正施設長会同等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設長会同等に関す
る書類
・矯正管区管内矯正施設支所長協議会等
に関する書類
・矯正管区管内矯正施設部課長等協議会
に関する書類
庶務
会議・協議会協議会等 3年 廃棄
・庁内会議等議事録 庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 3年 廃棄
13 公印に関する事項(1)公印の管理に関
する経緯
公印の管理業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
・公印簿 庶務 公印 公印簿 常用 廃棄
・公印簿に係る決裁文書 庶務 公印 公印簿決裁 10年 廃棄
14 郵便に関する事項(1)公文書類の接
受、発送等に関する
こと
公文書類の接受、発
送等に関する文書 ・特別送達文書処理簿 庶務 文書接受 特別送達文書処理簿 3年 廃棄
・被収容者宛て現金書留等受付簿 庶務 文書接受 被収容者宛て現金書留等受付簿 3年 廃棄
・被収容者宛て信書等書留簿 庶務 文書接受 被収容者宛て信書等書留簿 3年 廃棄
15 広報に関する事項(1)広報活動に関す
ること
広報活動に関する文書・広報に関する書類 庶務 広報・渉外 広報 3年 廃棄
社会を明るくする運動
に関する文書 ・社会を明るくする運動に関する書類 庶務 広報・渉外 社会を明るくする運動 3年 廃棄
見学に関する文書 ・施設参観に関する書類 庶務 広報・渉外 施設参観 3年 廃棄
その他広報活動に関
する書類 ・巡視、視察、施設見学に関する書類 庶務 広報・渉外 巡視、視察、施設見学 3年 廃棄
・来庁者等対応に関する書類
・受付簿(来庁者等)
庶務 広報・渉外 来庁者等対応 3年 廃棄
・大使館・領事館関係 庶務 広報・渉外 大使館・領事館関係 3年 廃棄
16 報道に関する事項(1)報道機関対応に
関すること
報道に関する文書
・取材・撮影に関する書類 庶務 広報・渉外 取材・撮影 3年 廃棄
・報道に関する書類 庶務 広報・渉外 報道 3年 廃棄
17 防災に関する事項(1)防災に関すること 防災に関する文書
・火気取締に関する記録 保安 防災管理 火気取締 1年 廃棄
18 庶務に関する事項(1)庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書
・式典に関する書類 庶務 式典 式典の実施 5年 廃棄
・運営方針に関する書類
・施設運営方針に関する書類
庶務 運営 運営方針 3年 廃棄
・在所証明書等発行簿 庶務 証明 在所証明書等発行簿 3年 廃棄
・証明書発行・交付に関する書類 庶務 証明 証明書発行・交付 3年 廃棄
・矯正臨時報告(矯正施設等所在地名等
変更報告)
庶務 各種業務 矯正臨時報告(矯正施設等所在地名等変更報告) 3年 廃棄
・学会・研究会等に関する書類 庶務 各種業務 学会・研究会等 3年 廃棄
・矯正医官修学生に関する書類 人事 各種業務 矯正医官修学生 3年 廃棄
・矯正施設の収容状況等に関する書類 庶務 各種業務 矯正施設の収容状況等 3年 廃棄
・矯正職員武道大会に関する書類 庶務 各種業務 矯正職員武道大会 3年 廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 1年 廃棄
・職員提案制度等に関する書類 庶務 各種業務 職員提案制度等 3年 廃棄
・受付簿(面会、差入等) 庶務 各種業務 受付簿(面会、差入等) 3年 廃棄
・出所者等からの来信等の記録文書 庶務 各種業務 出所者等からの来信等の記録文書 3年 廃棄
・拾得物品書留簿 庶務 管理 拾得物品書留簿 3年 廃棄
・遺失物に関する書類簿 庶務 管理 遺失物簿 1年 廃棄
・施設内の連絡調整等に関する書類 庶務 連絡調整 施設内の連絡調整等 1年 廃棄
・情報公開に関する書類(ただし、権利義
務の得喪及びその経緯に係るものを除く)
情報公開 情報公開 情報公開 5年 廃棄
・情報公開に関する照会等(開示請求に
係る問合せ等を含む)
情報公開 運用 照会等 1年 廃棄
・個人情報保護に関する書類(ただし、権
利義務の得喪及びその経緯に係るものを
除く)
個人情報保護個人情報保護個人情報保護 5年 廃棄
・保有個人情報の漏えい事案の発生に関
する報告書
・法務省保有個人情報保護管理規程第2
2条に基づく漏えい事案の報告について
の決裁文書
個人情報保護漏えい事案
の対応等
報告書 3年 廃棄
・個人情報に関する照会等(開示請求等
に係る問合せ等を含む)
個人情報保護運用 照会等 1年 廃棄
・職員届出書 庶務 各種業務 職員届出書 1年 廃棄
・法務統計月報 庶務 統計 法務統計月報 1年 廃棄
・施設沿革史に関する書類 庶務 資料 施設沿革史 常用 廃棄
・矯正史料 庶務 資料 矯正史料 常用 廃棄
・施設概況に関する書類 庶務 資料 施設概況 5年 廃棄
・職員名簿 庶務 各種業務 職員名簿 常用 廃棄
・庶務課の所掌に係る事務で他の係の所
掌に属しないものに関する書類
庶務 各種業務 その他庶務に関する書類 1年 廃棄
・請願その他投書の処理に関する決裁文書庶務 請願 請願その他投書の処理に関する文書 1年 廃棄
19 職員の人事管
理に関する事項
(1)勤務時間・休暇
に関すること
超過勤務に関する文
書 ・超過勤務等命令簿 人事 勤務時間 超過勤務等命令簿 5年3月 廃棄
出勤に関する文書 ・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 5年 廃棄
休暇に関する文書 ・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿 3年 廃棄
勤務時間の割振りに
関する文書
・週休日の振替、代休日の指定に関する
書類
人事 勤務時間 週休日の振替、代休日の指定 3年 廃棄
・勤務時間、休日及び休暇に関する書類 人事 勤務時間 勤務時間、休日及び休暇 3年 廃棄
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿 3年 廃棄
・勤務時間割振り簿 人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 3年 廃棄
・勤務現況表 人事 勤務時間 勤務現況表 3年 廃棄
・勤務日誌 人事 勤務時間 勤務日誌 3年 廃棄
(2)人事管理に関す
ること
服務に関する文書
・服務に関する書類 人事 服務 服務に係る記録 3年 廃棄
・服務に関する連絡文書 人事 服務 服務に係る連絡 1年 廃棄
・国家公務員倫理法に関する書類 人事 服務 国家公務員倫理法 5年 廃棄
・セクシュアル・ハラスメントの防止に関す
る書類
・パワー・ハラスメントの防止に関する書類人事 服務 セクシュアル・ハラスメント等の防止 3年 廃棄
・営利企業への就職に関する書類 人事 服務 営利企業への就職 3年 廃棄
・職員面接記録 人事 服務 職員面接記録 3年 廃棄
・矯正緊急報告(職員関係特別報告) 人事 服務 矯正緊急報告(職員関係特別報告) 3年 廃棄
苦情相談に関する文書・苦情相談に関する書類 人事 苦情相談 苦情相談
事案の処理
が終了した日
に係る特定
日から1年
廃棄
職員の兼業に関する
文書 ・兼業に関する書類 人事 服務 兼業 3年 廃棄
(3)給与に関すること 給与に関する文書 ・給与に関する書類 人事 給与 人給システム等 3年 廃棄
・給与に関する調書 人事 給与 給与に関する調書 3年 廃棄
(4)手当に関すること 諸手当に関する文書
・扶養手当に関する書類 人事 給与 扶養手当
届出又は支
給要件を具
備しなくなっ
た日に係る特
定日以後5年1月廃棄
・広域異動手当に関する書類 人事 給与 広域異動手当
届出又は支
給要件を具
備しなくなっ
た日に係る特
定日以後5年1月廃棄
・住居手当に関する書類 人事 給与 住居手当
届出又は支
給要件を具
備しなくなっ
た日に係る特
定日以後5年1月廃棄
・単身赴任手当に関する書類 人事 給与 単身赴任手当
届出又は支
給要件を具
備しなくなっ
た日に係る特
定日以後5年1月廃棄
・通勤手当に関する書類 人事 給与 通勤手当
届出又は支
給要件を具
備しなくなっ
た日に係る特
定日以後5年1月廃棄
・初任給調整手当に関する書類 人事 給与 初任給調整手当 5年 廃棄
・期末手当、勤勉手当及び期末特別手当
に関する書類
人事 給与 期末手当及び勤勉手当 5年 廃棄
・管理職員特別勤務手当に関する書類 人事 給与 管理職員特別勤務手当 5年1月 廃棄
・特殊勤務手当に関する書類 人事 給与 特殊勤務手当 5年1月 廃棄
・諸手当支給状況調査に関する書類 人事 給与 諸手当支給状況調査 3年 廃棄
退職手当に関する文書・退職手当支給依頼書 人事 退職手当 退職手当支給依頼書
支給制限そ
の他の支給
に関する処分
を行うことが
できる期間又
は5年のいず
れか長い期間廃棄
(5)私事渡航に関す
ること
私事渡航の承認に係
る決裁文書 ・職員海外渡航承認申請書 人事 庶務 職員海外渡航承認申請書 1年 廃棄
20 職員の衛生、医
療その他の福
利厚生に関する
事項
(1)職員の健康・安
全管理に関すること
健康診断等による事
後措置の記録
・健康診断事後措置記録票 人事
健康安全管理健康診断事後措置記録票
退職した日に
係る特定日
以後5年
廃棄
・健康管理の記録 人事
健康安全管理健康管理の記録
離職した日に
係る特定日
以後5年
廃棄
・エックス線被ばく量当量測定に関する書類人事
健康安全管理エックス線被ばく量当量測定
退職した日に
係る特定日
以後30年
廃棄
・職員の健康安全管理に関する報告等 人事
健康安全管理職員の健康安全管理に関する報告等 3年 廃棄
・職員の健康安全管理に関する書類 人事
健康安全管理職員の健康安全管理 3年 廃棄
・ストレスチェック結果 人事
健康安全管理ストレスチェック結果 5年 廃棄
・災害報告 人事
健康安全管理災害報告 3年 廃棄
健康診断に関する文
書 ・健康診断の実施結果等の報告 人事
健康安全管理健康診断の実施結果等の報告 3年 廃棄
健康保持に関する文書・職員の健康保持に関する文書 人事
健康安全管理職員の健康保持 3年 廃棄
(2)職員の福利厚生
に関すること
福利厚生に関する文書・職員の福利厚生に関する書類
・職員レクリエ―ションに関する書類
人事 能率増進 職員の福利厚生 3年 廃棄
・施設設備等の使用に関する書類 人事 能率増進 施設設備等の使用 1年 廃棄
(3)児童手当・子ども
手当に関すること
子ども手当等支給に
関する文書 ・児童手当に関する書類 人事 手当 児童手当 5年 廃棄
・その他児童手当に関する書類 人事 手当 その他児童手当 1年 廃棄
(4)災害補償に関す
ること
公務上または通勤に
よる災害と認定等し、
補償及び福祉事業が
完結するまでに関する
文書
・休業補償請求書・休業援護金支給申請書・療養補償請求書
・補償の支給決定に関する通知書
・公務災害補償通知書
・通勤災害補償通知書
・治癒認定通知書
・公務外又は通勤外通知書
・災害補償記録簿
・療養・障害の現状報告書
人事 災害補償 災害補償記録
完結の日に
係る特定日
以後5年
廃棄
災害補償報告書等に
関する文書 ・災害補償報告書 人事 災害補償 災害補償報告書 3年 廃棄
・福祉事業報告書 人事 災害補償 福祉事業報告書 3年 廃棄
・その他報告書等 人事 災害補償 その他報告書等 3年 廃棄
21 会計機関に関
する事項
(1)会計機関に関す
ること
会計機関に関する文書・会計機関の発令に関する書類 会計 会計機関 発令簿 10年 廃棄
22 刑事施設視察
委員会に関する
事項
(1)刑事施設視察委
員会
刑事施設視察委員の
庶務に関する文書 ・刑事施設視察委員会委員の任免に関す
る書類
刑事施設視
察委員会
刑事施設 刑事施設視察委員会委員の任免
任期を定めた
任用の終了し
た日に係る特
定日以後3年
廃棄
・視察委員会の開催に関する案内文書・
告知文
・委員手当の支給に関する書類
・視察委員の出勤簿
・被収容者との面接手続に関する書類
・その他刑事施設視察委員会の庶務に関
する書類
刑事施設視
察委員会
刑事施設 刑事施設視察委員会の庶務 3年 廃棄
刑事施設視察委員会
の運営に関すること ・刑事施設視察委員会規則
刑事施設視
察委員会
刑事施設視
察委員会
刑事施設視察委員会規則 常用 廃棄
・被収容者からの書面に関する書類
・被収容者との面接結果に関する書類
刑事施設視
察委員会
刑事施設視
察委員会
被収容者からの書面等 1年 廃棄
・施設の運営の状況に関する意見書
・意見書に対する回答
・視察委員会の意見に対する措置等報告
に関する書類
・法務大臣に対する報告に関する書類
・会議議事録等
・視察委員会に対して提出する資料等
刑事施設視
察委員会
刑事施設視
察委員会
刑事施設視察委員の意見・回答等 3年 廃棄
23 更生支援に関
する事項
(1)更生支援に関す
る協議及び連絡・調
整に関すること
更生支援に関する協
議及び連絡・調整に関
する文書
・他の行政機関との協議及び連絡・調整
に関する書類
更生支援
他機関との
協議及び連
絡・調整
地方自治体等との連絡・調整 3年 廃棄
・再犯防止推進計画に関する書類 更生支援 協議 再犯防止推進計画 3年 廃棄
(2)地域連携事業の
運営に関すること
地域連携事業等の運
営に関する文書
・運営上の各種照会・回答に関する文書 更生支援 運営 地域連携事業 3年 廃棄
24 新型コロナウイ
ルス感染症対
策に関する事項
(1)新型コロナウイ
ルス感染症対策に
関すること
新型コロナウイルス感
染症対策に関する文書・新型コロナウイルス感染症対策に関す
る文書
庶務
新型コロナ
ウイルス感
染症対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文書(庶務課)5年 移管
備 考
本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 予算及び決算
に関する事項
(1)予算に関すること
予算に関する文書 ・予算現況調書 会計 予算 予算現況調書 3年 廃棄
(2)歳入に関すること 歳入に関する文書 ・検査書 会計 歳入 検査書 5年 廃棄
・歳入金調定原簿 会計 歳入 歳入金調定原簿 5年 廃棄
・歳入徴収額に関する書類(計算書、証
拠書類、添付書類)
・計算書証拠書類
・歳入徴収額計算書
・歳入徴収額計算書証拠書類
・歳入徴収済額計算書証拠書類
会計 歳入 歳入徴収額(計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
・収入金現金出納に関する書類(計算
書、証拠書類、添付書類)
会計 歳入 収入金現金出納(計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
・徴収簿 会計 歳入 徴収簿 5年 廃棄
・不納欠損整理簿 会計 歳入 不納欠損整理簿 5年 廃棄
・保管有価証券受払簿 会計 歳入 保管有価証券受払簿 5年 廃棄
・現金払込書・領収証書 会計 歳入 現金払込書・領収証書 3年 廃棄
・歳入金月計突合表 会計 歳入 歳入金月計突合表 3年 廃棄
・歳入決算報告書
・歳入決算見込額報告書
・歳入決算純計算額報告書
会計 歳入 歳入決算報告書 5年 廃棄
・繰越計算書 会計 歳入 繰越計算書 5年 廃棄
・繰越承認通知書 会計 歳入 繰越承認通知書 5年 廃棄
・繰越済通知書 会計 歳入 繰越済通知書 5年 廃棄
・繰越額確定計算書 会計 歳入 繰越額確定計算書 5年 廃棄
・収納未済歳入額及び同歳入収納状況
報告書
会計 歳入 収納未済歳入額及び同歳入収納状況報告書 3年 廃棄
・振替済通知書 会計 歳入 振替済通知書 3年 廃棄
・徴収済額報告書 会計 歳入 徴収済額報告書 3年 廃棄
・調査決定報告書 会計 歳入 調査決定報告書 5年 廃棄
・日本銀行領収済通知書 会計 歳入 日本銀行領収済通知書 3年 廃棄
・納入告知書・領収証書 会計 歳入 納入告知書・領収証書 3年 廃棄
・納付書 会計 歳入 納付書 3年 廃棄
・過誤納額整理簿 会計 歳入 過誤納額整理簿 3年 廃棄
・返納金納入告知書・領収証書 会計 歳入 返納金納入告知書・領収証書 3年 廃棄
・官庁会計システム入力書類 会計 歳入 官庁会計システム入力書類 3年 廃棄
・決算関係報告書 会計 歳入 決算関係報告書 3年 廃棄
・その他歳入に関する書類 会計 歳入 その他歳入に関する書類 1年 廃棄
・収納未済督促整理簿 会計 歳入 収納未済督促整理簿 1年 廃棄
(3)歳出に関すること 歳出に関する文書 ・支出関係書類(支出計算書、証拠書
類、添付書類)
会計 歳出 支出関係書類(支出計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
・支出負担行為差引簿 会計 歳出 支出負担行為差引簿 5年 廃棄
・支出負担行為示達表 会計 歳出 支出負担行為示達表 5年 廃棄
・支出決定簿 会計 歳出 支出決定簿 5年 廃棄
・支払計画示達表 会計 歳出 支払計画示達表 5年 廃棄
・支払計画差引簿 会計 歳出 支払計画差引簿 5年 廃棄
・支払計画表 会計 歳出 支払計画表 5年 廃棄
・前渡資金科目整理簿 会計 歳出 前渡資金科目整理簿 5年 廃棄
・前渡資金関係書類(出納計算書、証拠
書類、添付書)
会計 歳出 前渡資金関係書類(出納計算書、証拠書類、添付書) 5年 廃棄
・戻入回議書 会計 歳出 戻入回議書 5年 廃棄
・概算払整理簿 会計 歳出 概算払整理簿 3年 廃棄
・払出決議書 会計 歳出 払出決議書 5年 廃棄
・国庫金振替書原符 会計 歳出 国庫金振替書原符 5年 廃棄
・歳出決算報告書
・歳出決算見込額報告書
・歳出決算純計算額報告書
会計 歳出 歳出決算報告書 5年 廃棄
・債務負担計算書 会計 歳出 債務負担計算書 5年 廃棄
・過年度支出承認書等 会計 歳出 過年度支出承認書等 3年 廃棄
・小切手・国庫金振替書整理簿 会計 歳出 小切手・国庫金振替書整理簿 5年 廃棄
・小切手帳原符 会計 歳出 小切手帳原符 5年 廃棄
・小切手等検査簿 会計 歳出 小切手等検査簿 3年 廃棄
・前金払整理簿 会計 歳出 前金払整理簿 3年 廃棄
・返納告知書原符 会計 歳出 返納告知書原符 3年 廃棄
・預託金月計突合表 会計 歳出 預託金月計突合表 3年 廃棄
・官庁会計システム入力書類 会計 歳出 官庁会計システム入力書類 3年 廃棄
・決算関係報告書 会計 歳出 決算関係報告書 3年 廃棄
・その他歳出に関する書類
・契約監視会議に関する書類
会計 支出 その他歳出に関する書類 1年 廃棄
(4)債権の管理に関
すること
債権管理に関する文書・債権管理計算書 会計 債権管理 債権管理計算書 5年 廃棄
・債権みなし消滅整理報告書 会計 債権管理 債権みなし消滅整理報告書 5年 廃棄
・債権管理簿 会計 債権管理 債権管理簿 5年 廃棄
・債務負担額計算書 会計 債権管理 債務負担額計算書 5年 廃棄
・払出決議書 会計 債権管理 払出決議書 5年 廃棄
・保証金受払簿 会計 債権管理 保証金受払簿 3年 廃棄
(5)支出負担行為に
関すること
支出負担行為に関す
る文書
・支出負担行為決議書
・支出回議書
会計
支出負担行為支出負担行為決議書 5年 廃棄
(6)支出に関すること 支出に関する文書 ・支出決定簿 会計 支出 支出決定簿 5年 廃棄
・小切手振出決議書 会計 支出 小切手振出決議書 3年 廃棄
・払戻決議書 会計 支出 払戻決議書 5年 廃棄
・都道府県警察実費弁償金調書 会計 支出 都道府県警察実費弁償金調書 3年 廃棄
(7)前渡資金管理に
関すること
資金前渡官吏に関す
る文書
・現金出納簿 会計 前渡資金 現金出納簿 5年 廃棄
・作業報奨金計算高通知書 会計 前渡資金 作業報奨金計算高通知書 5年 廃棄
・死亡者作業報奨金計算高書留簿 会計 前渡資金 死亡者作業報奨金計算高書留簿 5年 廃棄
・検査書 会計 前渡資金 検査書 5年 廃棄
・国庫金振込請求書 会計 前渡資金 国庫金振込請求書 3年 廃棄
・前渡資金概算払整理簿 会計 前渡資金 前渡資金概算払整理簿 3年 廃棄
・日本銀行振替済通知書 会計 前渡資金 日本銀行振替済通知書 3年 廃棄
・預託金現在高引継通知書 会計 前渡資金 預託金現在高引継通知書 3年 廃棄
(8)出納保管に関す
ること
出納保管に関する文書・現金出納簿 会計 出納保管 現金出納簿 5年 廃棄
・国庫金振込請求書 会計 出納保管 国庫金振込請求書 3年 廃棄
・日本銀行振替済通知書 会計 出納保管 日本銀行振替済通知書 3年 廃棄
・拾得物書留簿 会計 出納保管 拾得物書留簿 3年 廃棄
(9)物品の管理に関
すること
物品の管理に関する
文書
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
(10)給与の支給に
関すること
給与の支給に関する
文書
・給与簿 会計 給与支給 給与簿 5年 廃棄
・給与所得者の扶養控除等申告書 会計 給与支給 給与所得者の扶養控除等申告書 7年 廃棄
・給与証明書 会計 給与支給 給与証明書 3年 廃棄
・差額追給等関係書類 会計 給与支給 差額追給等関係書類 3年 廃棄
(11)旅費の支給に
関すること
旅費の支給に関する
文書 ・支払決議書 会計 旅費 支払決議書 5年 廃棄
・出張に関する書類(出張計画書等) 会計 旅費 出張 5年 廃棄
2 文書の管理等
に関する事項
(1)文書の管理等
国立公文書館への移
管に係る協議・手続
等、その他文書管理
に関する文書
・行政文書管理に関する書類 庶務 文書 行政文書管理 5年 廃棄
3 監査に関する事項(1)監査に関すること
監査に関する文書 ・監査に関する書類 庶務 監査 監査 5年 廃棄
4 公印に関する事項(1)公印の管理に関
する経緯
公印の管理業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
・公印簿 庶務 公印 公印簿 常用 廃棄
5 庶務に関する事項(1)庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書 ・証明書発行・交付に関する書類 庶務 証明 証明書発行・交付 3年 廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 1年 廃棄
6 職員の衛生、医
療その他の福
利厚生に関する
事項
(1)財産形成貯蓄に
関すること
控除額の確認に関す
る文書
・財産形成貯蓄給与控除明細書 財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄給与控除明細書 3年 廃棄
7 会計機関に関
する事項
(1)会計機関に関す
ること
会計機関に関する文書・会計機関の引継に関する書類 会計 会計機関 会計機関の引継 5年 廃棄
業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
月形刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
分類例
保存期間 保存期間満
了時の措置
参考事項
令和5年4月17日改定
事 項
8 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
(1)矯正施設におけ
る領置に関すること 矯正施設における領
置物品に関する文書
・遺留品書留簿 領置 領置物品 遺留品書留簿 3年 廃棄
・釈放時交付信書等記録簿 領置 領置物品 釈放時交付信書等記録簿 3年 廃棄
・証拠品還付記録 領置 領置物品 証拠品還付記録 3年 廃棄
・特別領置物品書留簿 領置 領置物品 特別領置物品書留簿 3年 廃棄
・国庫帰属廃棄簿 領置 領置物品 国庫帰属廃棄簿 3年 廃棄
・領置品基帳 領置 領置物品 領置品基帳 5年 廃棄
・領置物品引継書 領置 領置物品 領置物品引継書 3年 廃棄
・領置物品検査記録 領置 領置物品 領置物品検査記録 3年 廃棄
・領置物品交付処理記録 領置 領置物品 領置物品交付処理記録 3年 廃棄
・領置物品廃棄願書 領置 領置物品 領置物品廃棄願書 3年 廃棄
・領置物品領収書 領置 領置物品 領置物品領収書 3年 廃棄
矯正施設における保
有有価証券に関する
文書
・保管有価証券定時・交替時・廃止時・随
時検査書
領置
保管有価証券保管有価証券定時・交替時・廃止時・随時検査書 3年 廃棄
・保管有価証券受払簿 領置
保管有価証券保管有価証券受払簿 5年 廃棄
・保険証券提出書 領置
保管有価証券保険証券提出書 3年 廃棄
・履行保証保険受払簿 領置
保管有価証券履行保証保険受払簿 5年 廃棄
矯正施設における自
弁物品関する文書
・差入物品等検査記録 領置 自弁物品 差入物品等検査記録 3年 廃棄
・差入物品等受付記録 領置 自弁物品 差入物品等受付記録 3年 廃棄
・自弁物品等検査記録 領置 自弁物品 自弁物品等検査記録 3年 廃棄
・仮留品書留簿 領置 仮留金品 仮留品書留簿 3年 廃棄
矯正施設における領
置金に関する文書
・現金出納簿 領置
歳入歳出外
現金
現金出納簿 5年 廃棄
・小切手・国庫金振替書整理簿 領置
歳入歳出外
現金
小切手・国庫金振替書整理簿等 5年 廃棄
・小切手振出決議書 領置
歳入歳出外
現金
小切手振出決議書 3年 廃棄
・国庫金振替書原符 領置
歳入歳出外
現金
国庫金振替書原符 5年 廃棄
・小切手等検査簿 領置
歳入歳出外
現金
小切手等検査簿 3年 廃棄
・遺留金書留簿 領置
歳入歳出外
現金
遺留金書留簿 5年 廃棄
・仮留金受払簿 領置
歳入歳出外
現金
仮留金受払簿 5年 廃棄
・差入現金等受付記録 領置
歳入歳出外
現金
差入現金等受付記録 3年 廃棄
・歳入歳出外現金に関する書類 領置
歳入歳出外
現金
歳入歳出外現金 1年 廃棄
・歳入歳出外現金月計突合表 領置
歳入歳出外
現金
歳入歳出外現金月計突合表 3年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書 領置
歳入歳出外
現金
歳入歳出外現金出納計算書 5年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書証拠書類 領置
歳入歳出外
現金
歳入歳出外現金出納計算書証拠書類 5年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書添付書類 領置
歳入歳出外
現金
歳入歳出外現金出納計算書添付書類 5年 廃棄
・自弁物品一覧表 領置
歳入歳出外
現金
自弁物品一覧表 3年 廃棄
・被収容者あて現金書留受付簿 領置
歳入歳出外
現金
被収容者あて現金書留受付簿 3年 廃棄
・不有金者書留簿 領置
歳入歳出外
現金
不有金者書留簿 3年 廃棄
・保管金受入通知書 領置
歳入歳出外
現金
保管金受入通知書 3年 廃棄
・保管金小切手原符 領置
歳入歳出外
現金
保管金小切手原符 5年 廃棄
・保管金振替済通知書 領置
歳入歳出外
現金
保管金振替済通知書 3年 廃棄
・保管金払込書 領置
歳入歳出外
現金
保管金払込書 3年 廃棄
・保管金保管替通知書 領置
歳入歳出外
現金
保管金保管替通知書 3年 廃棄
・保管金領収証書 領置
歳入歳出外
現金
保管金領収証書 5年 廃棄
・保管金月計突合表 領置
歳入歳出外
現金
保管金月計突合表 3年 廃棄
・領置金基帳 領置
歳入歳出外
現金
領置金基帳 5年 廃棄
・領置金収受簿 領置
歳入歳出外
現金
領置金収受簿 5年 廃棄
備 考
本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 職員の人事に
関する事項
(1)その他研修に関
すること
その他研修に関する
記録
・職員研修に関する書類 庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
・職務研究会議事録 庶務 研修 職務研究会議事録 3年 廃棄
2 予算及び決算
に関する事項
(1)予算に関すること
予算に関する文書 ・予算関係資料 会計 予算 予算関係資料 5年 廃棄
・予算現況調書 会計 予算 予算現況調書 3年 廃棄
・予算執行計画表 会計 予算 予算執行計画表 3年 廃棄
・予算増(減)額上申書 会計 予算 予算増(減)額上申書 5年 廃棄
・予算増(減)額通知書 会計 予算 予算増(減)額通知書 3年 廃棄
・予算年額内示関係書類 会計 予算 予算年額内示関係書類 3年 廃棄
・予算執行会議議事録 会計 予算 予算執行会議議事録 3年 廃棄
・翌年度にわたる債務負担の承認要求書・翌年度にわたる債務負担の承認通知書会計 予算 翌年度にわたる債務負担の承認要求書等 5年 廃棄
(2)歳入に関すること 歳入に関する文書 ・繰越済通知書 会計 歳入 繰越済通知書 5年 廃棄
(3)歳出に関すること 歳出に関する文書 ・国家公務員有料宿舎使用料金額表 会計 歳出 国家公務員有料宿舎使用料金額表 3年 廃棄
・繰越計算書 会計 歳出 繰越計算書 5年 廃棄
・繰越承認通知書 会計 歳出 繰越承認通知書 5年 廃棄
・繰越済通知書 会計 歳出 繰越済通知書 5年 廃棄
・繰越額確定計算書 会計 歳出 繰越額確定計算書 5年 廃棄
・過年度支出承認書等 会計 歳出 過年度支出承認書等 3年 廃棄
・その他歳出に関する書類
・契約監視会議に関する書類
会計 支出 その他歳出に関する書類 1年 廃棄
(4)契約に関すること契約に関する文書 ・契約書
・入札公告に関する文書
・見積書
・指名通知
・指名通知書
・請書
・予定価格調書
・納品書
・同等品審査書類
用度 契約 調達
契約が終了
する日に係る
特定日以後5年廃棄
・随意契約登録者名簿 用度 契約 随意契約登録者名簿 3年 廃棄
・履行確認報告書 用度 契約 履行確認報告書 1年 廃棄
(5)物品の管理に関
すること
物品の管理に関する
文書
・物品管理計算書
・物品管理計算書証拠書類
・物品管理計算書添付書類
用度 物品管理 物品管理計算書 5年 廃棄
・引継書 用度 物品管理 引継書 3年 廃棄
・寄付受納認可書 用度 物品管理 寄付受納認可書 5年 廃棄
・電気設備等保守点検記録 用度 物品管理 電気設備等保守点検記録 3年 廃棄
・副生物等書留簿 用度 物品管理 副生物等書留簿 3年 廃棄
・物品受払簿 用度 物品管理 物品受払簿 3年 廃棄
・物品増減及び現在額報告書 用度 物品管理 物品増減及び現在額報告書 5年 廃棄
・物品定時・交替・随時検査書 用度 物品管理 物品定時・交替・随時検査書 5年 廃棄
・物品亡失、損傷等報告書 用度 物品管理 物品亡失、損傷等報告書 5年 廃棄
・郵便書留簿 用度 物品管理 郵便書留簿 3年 廃棄
・国有財産編入関係書類 用度 物品管理 国有財産編入関係書類 3年 廃棄
・その他物品に関する書類 用度 物品管理 その他物品に関する書類 1年 廃棄
・物品取得措置請求書・物品取得通知
書・物品払出請求書
用度 物品管理
物品取得措置請求書・物品取得通知書・物品払出請求書3年 廃棄
・物品の無償貸付及び譲与・譲受書類 用度 物品管理 物品の無償貸付等 3年 廃棄
・自動車用燃料受払票 用度 物品管理 自動車用燃料受払票 1年 廃棄
・生産命令書 用度 物品管理 生産命令書 1年 廃棄
・燃料受払簿 用度 物品管理 燃料受払簿 1年 廃棄
・管理換物品引渡通知書 用度 物品管理 管理換物品引渡通知書 1年 廃棄
・物品受入命令書 用度 物品管理 物品受入命令書 1年 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
・物品修繕・改造措置請求書
・物品修繕・改造措置通知書
用度 物品管理 物品修繕・改造措置請求書、物品修繕・改造措置通知書 1年 廃棄
・物品不用決定承認申請書・物品不用決
定通知書
用度 物品管理 物品不用決定承認申請書・物品不用決定通知書 1年 廃棄
・物品払出命令書 用度 物品管理 物品払出命令書 1年 廃棄
・物品分類換通知書 用度 物品管理 物品分類換通知書 1年 廃棄
・物品保管措置請求書・物品保管措置通
知書・物品保管施設借上通知書
用度 物品管理
物品保管措置請求書・物品保管措置通知書・物品保管
施設借上通知書
3年 廃棄
(6)運輸に関すること 運輸に関する文書 ・官用車交通事故報告 用度 運輸 官用車交通事故報告 5年 廃棄
・自動車の整備に関する書類 用度 運輸 自動車の整備 3年 廃棄
・自動車運行日誌 用度 運輸 自動車運行日誌 1年 廃棄
・自動車始業点検等記録 用度 運輸 自動車始業点検等記録 3年 廃棄
3 監査に関する事項(1)監査に関すること
監査に関する文書 ・監査に関する書類 庶務 監査 監査 5年 廃棄
・会計実地検査に関する書類 庶務 監査 会計実地検査 5年 廃棄
・会計実地検査報告書 庶務 監査 会計実地検査報告書 5年 廃棄
4 国有財産に関
する事項
(1)国有財産の管理
及び処分に関する
こと
国有財産の管理に関
する文書
・国有財産台帳 用度 国有財産 国有財産台帳 常用 廃棄
ただし、用途廃
止の日に係る
特定日以後5
年は保存
・国有財産増減及び現在額報告書 用度 国有財産 国有財産増減及び現在額報告書 5年 廃棄
・国有財産無償貸付状況報告書 用度 国有財産 国有財産無償貸付状況報告書 5年 廃棄
・国有財産滅失き損報告書 用度 国有財産 国有財産滅失き損報告書 5年 廃棄
保存期間満了
後施設が継続
して存在する場
合は延長を検
討。
・国有財産台帳付属書類 用度 国有財産 国有財産台帳付属書類 常用 廃棄
ただし、用途廃
止の日に係る
特定日以後5年
は保存
・境界確定協議書・報告書 用度 国有財産 境界確定協議書・報告書 常用 廃棄
ただし、用途廃
止の日に係る
特定日以後5年
は保存
・国有財産承認申請書類 用度 国有財産 国有財産承認申請書類 5年 廃棄
・国有財産無償貸付状況計算書 用度 国有財産 国有財産無償貸付状況計算書 5年 廃棄
・国有財産見込現在額報告書 用度 国有財産 国有財産見込現在額報告書 5年 廃棄
・国有財産現在額計算書証拠書類 用度 国有財産 国有財産現在額計算書証拠書類 5年 廃棄
・国有財産現在額計算書添付書類 用度 国有財産 国有財産現在額計算書添付書類 5年 廃棄
・国有財産台帳登録決議書 用度 国有財産 国有財産台帳登録決議書 5年 廃棄
・価格改定評価調書 用度 国有財産 価格改定評価調書 10年 廃棄
・土地評価関係書類 用度 国有財産 土地評価関係書類 5年 廃棄
・敷地取得・交換・割譲・更正等関係書類 用度 国有財産 敷地取得・交換・割譲・更正等関係書類 5年 廃棄
保存期間満了
後施設が継続
して存在する場
合は延長を検
討。
・「報告洩」・「誤謬訂正」の理由書 用度 国有財産 「報告洩」・「誤謬訂正」の理由書 5年 廃棄
・施設の改廃・移転に関する書類 用度 国有財産 施設の改廃・移転 5年 廃棄
・施設現況調査 用度 国有財産 施設現況調査 3年 廃棄
・庁舎等使用現況及び見込報告書 用度 国有財産 庁舎等使用現況及び見込報告書 3年 廃棄
・庁舎等構造別経過年数別現況調 用度 国有財産 庁舎等構造別経過年数別現況調 3年 廃棄
・国有財産異動報告書 用度 国有財産 国有財産異動報告書 3年 廃棄
・国有財産使用許可関係書類 用度 国有財産 国有財産使用許可関係書類 5年 廃棄
・国有財産使用許可書 用度 国有財産 国有財産使用許可書
使用許可が
終了した日に
係る特定日
以後5年
廃棄
・国有財産取得、運用、処分完了報告書 用度 国有財産 国有財産取得、運用、処分完了報告書 3年 廃棄
・予算要求説明資料 用度 国有財産 予算要求説明資料 3年 廃棄
参考事項
令和5年4月17日改定
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
月形刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長)
行政文書の具体例
分類例
保存期間 保存期間満
了時の措置
5 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び
少年鑑別所に
送致する観護の
措置、補導処分
並びに監置の
裁判の執行に
関する事項
(1)刑事施設に収容
中の者の作業に関
すること
刑事施設における作
業企画に関する文書
・安全衛生管理に関する記録 作業
作業安全衛生安全衛生管理 3年 廃棄
(2)矯正施設に収容
中の者に係る給養
に関すること
矯正施設における給
養に関する文書 ・栄養士巡回指導に関する記録 給養 給食 栄養士巡回指導 3年 廃棄
・給食業務に関する記録 給養 給食 給食業務 3年 廃棄
・食中毒に関する記録 給養 給食 食中毒 3年 廃棄
・不喫食者書留簿 給養 給食 不喫食者書留簿 3年 廃棄
・特別食に関する書類 給養 給食 特別食 3年 廃棄
・移送食給与簿 給養 給食 移送食給与簿 3年 廃棄
・給食し好調査 給養 給食 給食し好調査 3年 廃棄
・給食委員会等議事録 給養 給食 給食委員会等議事録 3年 廃棄
・給食衛生管理点検記録 給養 給食 給食衛生管理点検記録 3年 廃棄
・給食日誌 給養 給食 給食日誌 3年 廃棄
・検食に関する書類 給養 給食 検食 3年 廃棄
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 献立表 3年 廃棄
・集団給食実施状況報告書 給養 給食 集団給食実施状況報告書 3年 廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋 3年 廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 3年 廃棄
・給食人員表 給養 給食 給食人員表 3年 廃棄
(3)矯正施設に収容
中の者に係る医療
に関すること
矯正施設における医
療上移送に関する文書・病院移送に関する記録 矯正医療 移送 病院移送 3年 廃棄
矯正施設における医
療報告に関する文書
・病院移送報告書 矯正医療 医療報告 病院移送報告 3年 廃棄
6 情報セキュリ
ティ対策に関す
る事項
(1)情報セキュリティ
対策の運用に関す
る経緯
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・矯正情報セキュリティに関する書類 用度 情報管理 情報セキュリティ 3年 廃棄
7 会議・会同等に
関する事項
(1)会議・会同等に
関する経緯
会議・会同等に関する
文書
・矯正管区における協議会等(その他)
に関する書類
庶務
会議・協議会矯正管区における協議会等(その他) 3年 廃棄
・矯正関係予算担当課長会同等に関す
る書類
庶務
会議・協議会矯正関係予算担当課長会同等 3年 廃棄
・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する
書類
・全国矯正施設長会同等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設長会同等に関
する書類
・矯正管区管内矯正施設支所長協議会
等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設部課長等協議
会に関する書類
庶務
会議・協議会協議会等 3年 廃棄
・庁内会議等議事録 庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 3年 廃棄
8 広報に関する事項(1)広報活動に関す
ること
その他広報活動に関
する書類
・巡視、視察、施設見学に関する書類 庶務 広報・渉外 巡視、視察、施設見学 3年 廃棄
9 庶務に関する事項(1)庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書 ・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 1年 廃棄
・庶務課の所掌に係る事務で他の係の
所掌に属しないものに関する書類
庶務 各種業務 その他庶務に関する書類 1年 廃棄
10 職員の人事管
理に関する事項
(1)人事管理に関す
ること
服務に関する文書 ・国家公務員倫理法に関する書類 人事 服務 国家公務員倫理法 5年 廃棄
・セクシュアル・ハラスメントの防止に関
する書類
・パワー・ハラスメントの防止に関する書類人事 服務 セクシュアル・ハラスメント等の防止 3年 廃棄
11 経理事故に関
する事項
(1)経理事故に関す
ること
経理事故に関する文書・経理事故の処理等に関する内議・回答
文書
会計 経理事故 内議・回答等 5年 廃棄
12 施設整備に関
する事項
(1)施設整備に関す
ること
施設整備に関する文書・敷地調査報告書 施設整備 工事 敷地調査報告書
当該建物が
存在しなく
なった日の特
定日以後1年
廃棄
・構造計算書 施設整備 工事 構造計算書
当該建物が
存在しなく
なった日の特
定日以後1年
廃棄
・設計原図 施設整備 工事 設計原図
当該建物が
存在しなく
なった日の特
定日以後1年
廃棄
・耐震診断報告書 施設整備 工事 耐震診断報告書
当該建物が
存在しなく
なった日に係
る特定日以
後1年
廃棄
・工事請負契約書
・業務等契約書
・業務締結に関する書類
施設整備 工事 事業契約
工事完成の
日に係る特
定日又は業
務完了の日
に係る特定
日以後10年
廃棄
・工事成績評定書
・工事成績評定通知書
施設整備 工事 工事成績評定 15年 廃棄
・業務成績評定書
・業務成績評定通知書
施設整備 工事 業務成績評定 10年 廃棄
・予定価格積算内訳書 施設整備 工事 予定価格積算内訳書
工事完成の
日に係る特
定日または
業務完了の
日に係る特
定日以後3年
廃棄
・委任状 施設整備 工事 委任状 5年 廃棄
・引渡書 施設整備 工事 引渡書 5年 廃棄
・工事認可書 施設整備 工事 工事認可書 5年 廃棄
・施工計画に関する書類 施設整備 工事 施工計画 5年 廃棄
・試験成績書 施設整備 工事 試験成績書 5年 廃棄
・着工届・竣工届 施設整備 工事 着工届・竣工届 5年 廃棄
・入札辞退届 施設整備 工事 入札辞退届 5年 廃棄
・保証書 施設整備 工事 保証書 5年 廃棄
・新営工事に関する書類 施設整備 工事 新営工事 5年 廃棄
・工事請負契約締結報告書 施設整備 工事 工事請負契約締結報告書 1年 廃棄
・工事完成報告書 施設整備 工事 工事完成報告書 5年 廃棄
・入札調書 施設整備 工事 入札調書 5年 廃棄
・法務省所管営繕工事取扱規程に基づく
工事に関する書類
施設整備 工事 法務省所管営繕工事取扱規程に基づく工事 5年 廃棄
・予算増額及び工事実施認可上申書 施設整備 工事 予算増額及び工事実施認可上申書 5年 廃棄
・契約保証金に関する書類(現金出納簿等)施設整備 工事 現金出納簿等 5年 廃棄
・歳入歳出外現金に関係する書類
・政府保管有価証券に関する書類
・小切手・国庫金振替書整理簿
施設整備 工事 小切手・国庫金振替書整理簿等 3年 廃棄
・予定価格決裁書類 施設整備 工事 予定価格決裁書類 3年 廃棄
・総合評価に関する書類 施設整備 工事 総合評価 3年 廃棄
・発注手続に関する書類 施設整備 工事 発注手続 3年 廃棄
・入札参加に関する書類 施設整備 工事 入札参加 3年 廃棄
・低価格入札に関する書類 施設整備 工事 低価格入札 3年 廃棄
・指名停止通知書類 施設整備 工事 指名停止通知等 3年 廃棄
・設備工事設計計算書 施設整備 工事 設備工事設計計算書
工事完成の
日に係る特
定日以後3年
廃棄
・積算数量算出書 施設整備 工事 積算数量算出書
工事完成の
日に係る特
定日以後3年
廃棄
・単価算出書 施設整備 工事 単価算出書 3年 廃棄
・工事目的物引渡通知書 施設整備 工事 工事目的物引渡通知書 3年 廃棄
・業務委託関係書類 施設整備 工事 業務委託 3年 廃棄
・施設整備要望に関する書類 施設整備 工事 内議書等 1年 廃棄
・施設整備の新営に関する書類 施設整備 工事 内容・新営通知書等 1年 廃棄
・施設整備に関する事業実施の承認に
関する書類
施設整備 工事 工事承認通知書等 1年 廃棄
・競争参加資格に関する書類 施設整備 工事 競争参加資格等
資格の有効
期間が満了し
た日に係る特
定日以後1年
廃棄
・技術検査結果通知書 施設整備 工事 技術検査結果通知書 1年 廃棄
・その他入札に関する書類 施設整備 工事 その他入札に関する書類 1年 廃棄
・その他工事に関する書類 施設整備 工事 その他工事に関する書類 1年 廃棄
・機械設備等保守管理記録 施設整備 保守管理 機械設備等保守管理記録 3年 廃棄
・消防設備点検記録 施設整備 保守管理 消防設備点検記録 3年 廃棄
・地下水採取量等報告書 施設整備 保守管理 地下水採取量等報告書 5年 廃棄
・定期検査結果 施設整備 保守管理 定期検査結果 3年 廃棄
・定期検査結果(ボイラ―定期自主検査表)施設整備 保守管理 定期検査結果(ボイラ―定期自主検査表) 3年 廃棄
・入門許可関係書類 施設整備 保守管理 入門許可関係書類 3年 廃棄
・冷凍冷蔵設備保守点検記録 施設整備 保守管理 冷凍冷蔵設備保守点検記録 1年 廃棄
・各所修繕等実施記録 施設整備 保守管理 各所修繕等実施記録 1年 廃棄
・各所修繕費使用内訳表 施設整備 保守管理 各所修繕費使用内訳表 1年 廃棄
・各所修繕命令書 施設整備 保守管理 各所修繕命令書 1年 廃棄
・浄化槽保守点検記録 施設整備 公害防止 浄化槽保守点検記録 5年 廃棄
・ばい煙測定結果報告書 施設整備 公害防止 ばい煙測定結果報告書 5年 廃棄
・特定施設設置届(使用・変更)届出書 施設整備 公害防止 特定施設設置届(使用・変更)届出書 5年 廃棄
・廃棄物処理施設技術管理記録 施設整備 安全衛生 廃棄物処理施設技術管理記録 5年 廃棄
・安全衛生委員会議議事録 施設整備 安全衛生 安全衛生委員会議議事録 3年 廃棄
・安全衛生管理に関する書類 施設整備 安全衛生 安全衛生管理 3年 廃棄
・毒物劇物有機溶剤受払簿 施設整備 安全衛生 毒物劇物有機溶剤受払簿 3年 廃棄
・廃棄物処理等関係書類 施設整備 安全衛生 廃棄物処理等関係書類 3年 廃棄
・高所作業実施許可に関する書類 施設整備 安全衛生 高所作業実施許可 1年 廃棄
・作業安全点検記録 施設整備 安全衛生 作業安全点検記録 1年 廃棄
・水道水質等検査記録 施設整備 安全衛生 水道水質等検査記録 5年 廃棄
13 公務員宿舎に
関する事項
(1)公務員宿舎の設
置要求に関すること
公務員宿舎設置要求
に関する文書
・宿舎設置要求書 公務員宿舎 宿舎管理 宿舎設置要求書 10年 廃棄
(2)公務員宿舎の維
持管理に関すること
公務員宿舎の入退居
に関する文書
・自動車保管場所使用申請書・承認書 公務員宿舎 宿舎管理 自動車保管場所使用申請書・承認書 5年 廃棄
(3)公務員宿舎の現
況に関すること 公務員宿舎の現況に
関する調査
・宿舎現況記録 公務員宿舎 宿舎管理 宿舎現況記録 常用 廃棄
宿舎廃止の日
に係る特定日
以後3年
・国家公務員宿舎法施行令第9条に関
する報告書
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎法施行令第9条に関する報告書 5年 廃棄
無料宿舎貸与該当職員指定書 公務員宿舎 宿舎管理 無料宿舎貸与該当職員指定書 5年 廃棄
・国家公務員宿舎管理記録 公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎管理記録 5年 廃棄
・公務員宿舎現況表 公務員宿舎 宿舎管理 公務員宿舎現況表 3年 廃棄
・職員宿舎入居状況表 公務員宿舎 宿舎管理 職員宿舎入居状況表 3年 廃棄
備 考
本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 個人の権利義務
の得喪及びその
経緯
(1)矯正施設に収容
中の者の不服申立
てに関すること
審査の申請に関する
文書 ・審査申請書
・調査指示に関する回報文書
・裁決に係る決裁文書
・裁決書
処遇 不服申立 審査の申請
裁決、決定そ
の他処分がさ
れる日に係る
特定日以後10年廃棄
矯正管区の長に対す
る事実の申告に関する
文書
・事実申告書
・調査指示に関する回報文書
・事実の申告の処理に係る決裁文書
処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告
通知又は終
結の処理がさ
れる日に係る
特定日以後5年廃棄
苦情の申出に関する
文書
・大臣苦情の調査指示に関する回報文書 処遇 不服申立 苦情の申出 5年 廃棄
(2)国又は行政機関
を当事者とする訴訟
の提起その他の訴
訟に関する経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録 処遇 不服申立 訴訟
訴訟が終結
する日に係る
特定日以後10年廃棄
2 法人の権利義務
の得喪及びその
経緯
(1)国又は行政機関
を当事者とする訴訟
の提起その他の訴
訟に関する経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録 処遇 不服申立 訴訟
訴訟が終結
する日に係る
特定日以後10年廃棄
3 職員の人事に関
する事項
(1)その他研修に関
すること
その他研修に関する記録・外部機関研修に関する書類 庶務 研修 外部機関研修 3年 廃棄
・矯正研修に関する書類 庶務 研修 矯正研修 3年 廃棄
・職員研修に関する書類 庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
(2)人事異動に関す
ること 人事異動に関する文書・発令簿 人事 人事異動 発令簿
指名又は委
嘱が解除され
る日に係る特
定日以後1年
廃棄
4 予算及び決算に
関する事項
(1)物品の管理に関
すること
物品の管理に関する
文書
・物品受入命令書 用度 物品管理 物品受入命令書 1年 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
・物品払出命令書 用度 物品管理 物品払出命令書 1年 廃棄
5 文書の管理等に
関する事項
(1)文書の管理等 行政文書ファイル管理
簿その他の業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
・発出され廃止されていない達示 庶務 例規 達示・発出達示・指示等 常用 廃棄
・その他例規に関する書類 庶務 例規 その他例規に関する書類 1年 廃棄
国立公文書館への移
管に係る協議・手続
等、その他文書管理に
関する文書
・行政文書管理に関する書類 庶務 文書 行政文書管理 5年 廃棄
6 監査に関する事項(1)監査に関すること
監査に関する文書 ・監査に関する書類 庶務 監査 監査 5年 廃棄
7 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措
置、補導処分並
びに監置の裁判
の執行に関する
(1)刑事施設及び婦
人補導院に収容中
の者の収容に関す
ること 刑事施設の出所に関
する記録
・関係機関との連絡調整等に関する記録 収容 名籍 関係機関との連絡調整等 3年 廃棄
上記に掲げるもの以外
の名籍の記録
・矯正臨時報告(事故報告) 収容 名籍 矯正臨時報告(事故報告) 3年 廃棄
・訴訟関係書類等の交付又は告知に関
する記録
収容 名籍 訴訟関係書類等の交付又は告知 3年 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 3年 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 3年 廃棄
・出廷簿 収容 名籍 出廷簿 1年 廃棄
(2)刑事施設に収容
中の者の審査・保護
に関すること
刑事施設における保護
業務に関する文書
・関係機関からの照会・回答に関する記録分類 各種業務 照会・回答 3年 廃棄
・暴力団関係受刑者照会
(3)刑事施設及び婦
人補導院の保安に
関すること
刑事施設及び婦人補
導院における勤務配置
に関する文書
・勤務日誌 保安 勤務配置 勤務日誌 1年 廃棄
・勤務配置に関する記録 保安 勤務配置 勤務配置 3年 廃棄
刑事施設における緊急
報告に関する文書
・矯正緊急報告(非常事態動員速報) 保安 緊急報告 矯正緊急報告(非常事態動員速報) 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院における警備に関
する文書
・警備規程 保安 警備 警備規程 5年 廃棄
・事件送致に関する記録 保安 警備 事件送致 5年 廃棄
・巡警記録
・巡回記録簿
保安 警備 巡警・巡回記録簿 3年 廃棄
・外来者入出門管理 保安 警備 外来者入出門管理 3年 廃棄
・監視カメラ視察記録 保安 警備 監視カメラ視察記録 3年 廃棄
・管区機動警備隊に関する記録 保安 警備 各種警備 3年 廃棄
・緊急自動車指定に関する記録
・刑務官手帳の管理に関する記録
・警備活動に関する記録
・警備隊員に関する記録
・鍵の管理に関する記録
・鍵貸与簿 保安 警備 鍵貸与簿 3年 廃棄
・現認報告書 保安 警備 現認報告書 3年 廃棄
・駐車許可管理(職員) 保安 警備 駐車許可管理(職員) 3年 廃棄
・暴力団関係被収容者に関する記録 保安 警備 暴力団関係者の収容 3年 廃棄
・事務用品管理(職員ロッカ―)に関する
記録
保安 警備 事務用品管理(職員ロッカ―) 1年 廃棄
・出門許可書 保安 警備 出門許可書 1年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院における警備訓練
に関する文書
・非常招集に関する記録 保安 警備訓練 非常招集 3年 廃棄
・柔道、剣道及び矯正護身術の実施に関
する記録
保安 警備訓練 柔道、剣道及び矯正護身術 3年 廃棄
・手錠・捕縄使用検定に関する記録 保安 警備訓練 手錠・捕縄使用訓練 3年 廃棄
・訓練計画・実施記録(警備) 保安 警備訓練 訓練計画・実施記録(警備) 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院における警備用器
具に関する文書
・無線に関する記録 保安 警備用器具 無線 5年 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束衣使用簿 保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣使用簿 5年 廃棄
・保護具使用簿 保安 警備用器具 保護具使用簿 5年 廃棄
・銃履歴カ―ド 保安 警備用器具 銃履歴カ―ド 常用 廃棄
銃の廃棄に伴
い廃棄
・警備用機器の管理に関する記録 保安 警備用器具 警備用機器の管理 3年 廃棄
・警備用具等管理に関する記録 保安 警備用器具 警備用具等管理 3年 廃棄
・武器管理に関する記録 保安 警備用器具 武器管理 3年 廃棄
・銃及び弾薬出納簿 保安 警備用器具 銃及び弾薬出納簿 3年 廃棄
・銃砲現況調書 保安 警備用器具 銃砲現況調書 3年 廃棄
・特別手入及び検査表 保安 警備用器具 特別手入及び検査表 3年 廃棄
・附属品出納簿 保安 警備用器具 附属品出納簿 3年 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束衣管理に関する記録保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣管理 3年 廃棄
・無線業務日誌 保安 警備用器具 無線業務日誌 3年 廃棄
・矯正緊急報告(小型武器使用等報告) 保安 警備用器具 矯正緊急報告(小型武器使用等報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(銃砲現況調書) 保安 警備用器具 矯正定期報告(銃砲現況調書) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(無線施設に関する報告) 保安 警備用器具 矯正臨時報告(無線施設に関する報告) 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院における検査に関
する文書
・引上げ物品記録 保安 検査 引上げ物品記録 3年 廃棄
・検査計画 保安 検査 検査 3年 廃棄
・自弁・差入物品検査 保安 検査 自弁・差入物品検査 3年 廃棄
・新入時衣体検査記録 保安 検査 新入時衣体検査記録 3年 廃棄
・設備点検記録 保安 検査 設備点検記録 3年 廃棄
行政文書の具体例
分類例
保存期間 保存期間満
了時の措置
参考事項
月形刑務所処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:処遇首席)
令和5年4月17日改定
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
刑事施設における居室
配置に関する文書
・居室配置表 保安 居室配置 居室配置表 3年 廃棄
刑事施設における被収
容者の護送に関する
文書
・護送計画関係書類 保安 護送 護送計画関係書類 3年 廃棄
・出廷等に関する記録 保安 連行・戒護 出廷等 3年 廃棄
刑事施設における保護
室に関する文書
・保護室使用簿 保安 連行・戒護 保護室使用簿 5年 廃棄
・保護室管理に関する記録 保安 連行・戒護 保護室管理 3年 廃棄
刑事施設における静穏
室に関する文書
・静穏室使用簿 保安 連行・戒護 静穏室使用簿 5年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院における被収容者
の収容定員に関する
文書
・矯正臨時報告(収容定員決定(変更)報告)保安 収容定員 矯正臨時報告(収容定員決定(変更)報告) 3年 廃棄
刑事施設における被収
容者の動静視察に関
する文書
・被収容者の動静等の電磁的、光学的記
録及びその管理に関する記録
保安 動静視察 被収容者の動静等の電磁的、光学的記録及びその管理 5年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院における報告に関
する文書
・矯正緊急報告及び矯正臨時報告(事故
速報、事故追報、準事故報告、事故報告)保安 報告
矯正緊急報告及び矯正臨時報告(事故速報、事故追報、
準事故報告、事故報告)
10年 廃棄
・矯正緊急報告(職員傷害速報) 保安 報告 矯正緊急報告(職員傷害速報) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(職員等被害報告) 保安 報告 矯正緊急報告(職員等被害報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(職員等による告発等報告)保安 報告 矯正定期報告(職員等による告発等報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(特別司法警察職員捜査
活動状況等報告)
保安 報告 矯正定期報告(特別司法警察職員捜査活動状況等報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(派閥関係受刑者収容状
況報告)
保安 報告 矯正定期報告(派閥関係受刑者収容状況報告) 3年 廃棄
・保安に関する照会書・回報書 保安 報告 保安に関する照会書・回報書 3年 廃棄
・当直引継書 保安 報告 当直引継書 1年 廃棄
・保安月報 保安 報告 保安月報 3年 廃棄
・保安状況調査に関する記録 保安 報告 保安状況調査 3年 廃棄
・保安状況報告 保安 報告 保安状況報告 3年 廃棄
刑事施設における修繕
に関する文書
・修繕に関する記録 保安 修繕 修繕 3年 廃棄
(4)刑事施設及び婦
人補導院に収容中
の者のその他処遇
に関すること
刑事施設における処遇
の記録に関する文書
・隔離に関する記録 処遇 処遇記録 隔離 3年 廃棄
・自弁・差入物品管理 処遇 処遇記録 自弁・差入物品管理 3年 廃棄
・収容開始時の告知記録 処遇 処遇記録 収容開始時の告知記録 3年 廃棄
・面接指導記録 処遇 処遇記録 面接指導記録 3年 廃棄
・要注意者に関する記録 処遇 処遇記録 要注意者 3年 廃棄
・恵与願に関する書類 処遇 処遇記録 恵与願 3年 廃棄
・諸願簿 処遇 処遇記録 諸願簿 1年 廃棄
・工場用務者管理 処遇 処遇記録 工場用務者管理 1年 廃棄
・免業に関する記録 処遇 処遇記録 免業 1年 廃棄
・被収容者の一般的な処遇の実施に関す
る記録
処遇 処遇記録 被収容者処遇 1年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院における外部交通
に関する文書
・書信に関する記録 処遇 外部交通 書信 3年 廃棄
・面会に関する記録 処遇 外部交通 面会 3年 廃棄
・面会申込票 処遇 外部交通 面会申込票 1年 廃棄
刑事施設における優遇
措置に関する文書
・優遇措置に関する記録 処遇 優遇措置 優遇措置 3年 廃棄
・単独室収容に関する記録 処遇 生活指導 単独室収容 3年 廃棄
刑事施設における生活
管理に関する文書
・不喫食者書留簿 処遇 生活管理 不喫食者書留簿 3年 廃棄
・運動入浴実施記録 処遇 生活管理 運動入浴実施記録 1年 廃棄
・官給品の貸与に関する記録 処遇 生活管理 官給品の貸与 1年 廃棄
・日誌(受刑者) 処遇 生活管理 日誌(受刑者) 1年 廃棄
・物品管理関係 処遇 生活管理 物品管理関係 1年 廃棄
刑事施設における賞遇
に関する文書
・賞遇に関する記録 処遇 賞遇 賞遇 3年 廃棄
刑事施設における調
査・懲罰に関する文書
・訓戒記録 処遇 調査・懲罰 訓戒記録 3年 廃棄
・懲罰簿 処遇 調査・懲罰 懲罰簿 3年 廃棄
・反則行為の調査・懲罰に関する記録 処遇 調査・懲罰 反則行為の調査・懲罰 3年 廃棄
刑事施設における飜訳
に関する文書
・通訳・翻訳共助に関する記録 処遇 通訳・翻訳 通訳・翻訳共助 3年 廃棄
・収容人員日表 収容 統計 収容人員日表 5年 廃棄
(5)矯正施設に収容
中の者の不服申立
てに関すること
刑事施設における不服
申立てに関する文書
・矯正管区の長に対する事実の申告の通
知書の交付に関する記録
・矯正管区の長に対する事実の申告の通
知書
処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告通知簿等 5年 廃棄
・法務大臣に対する事実の申告の通知書
の交付に関する記録
・法務大臣に対する事実の申告の通知書
処遇 不服申立 法務大臣に対する事実の申告通知簿等 5年 廃棄
・審査の申請の裁決書謄本の交付に関
する記録
・審査の申請の裁決書謄本 処遇 不服申立 審査の申請裁決書交付簿等 5年 廃棄
・再審査の申請の裁決書謄本の交付に
関する記録
・再審査の申請の裁決書謄本 処遇 不服申立 再審査の申請裁決書交付簿等 5年 廃棄
・刑事施設の長に対する苦情の申出の調
査に関する記録
処遇 不服申立 刑事施設の長に対する苦情の申出 5年 廃棄
・法務大臣に対する苦情の申出に関する
記録
処遇 不服申立 法務大臣に対する苦情の申出 5年 廃棄
・監査官に対する苦情の申出に関する記 処遇 不服申立 監査官に対する苦情の申出 5年 廃棄
その他不服申立てに
関する文書
・矯正緊急報告(被収容者等による告訴、
告発、提訴等報告)
処遇 不服申立
矯正緊急報告(被収容者等による告訴、告発、提訴等報告)3年 廃棄
・矯正定期報告(被収容者等による告訴、
告発、提訴等報告)
処遇 不服申立
矯正定期報告(被収容者等による告訴、告発、提訴等報告)3年 廃棄
・請願その他の不服申立てに関する記録 処遇 不服申立 請願その他の不服申立て 1年 廃棄
(6)矯正施設に収容
中の者に係る給養
に関すること
矯正施設における給養
に関する文書
・不喫食者書留簿 給養 給食 不喫食者書留簿 3年 廃棄
(7)矯正施設に収容
中の者に係る衛生
に関すること
矯正施設における衛生
に関する文書
・保健衛生計画に関する記録 衛生 防疫 保健衛生計画 3年 廃棄
・衛生管理に関する記録 衛生 防疫 衛生管理 3年 廃棄
(8)矯正施設に収容
中の者に係る医療
に関すること
矯正施設における医療
上移送に関する文書
・病院移送に関する記録 矯正医療 移送 病院移送 3年 廃棄
矯正施設における医療
報告に関する文書
・矯正臨時報告(被収容者死亡報告) 矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(被収容者死亡報告) 10年 廃棄
・病院移送報告書 矯正医療 医療報告 病院移送報告 3年 廃棄
(9)矯正施設に収容
中の者に係る薬剤
に関すること
矯正施設における薬剤
に関する文書
・毒物劇物管理に関する記録
・毒物劇物受払簿
矯正医療 薬剤 毒物劇物管理 3年 廃棄
8 公益通報に関す
る事項
(1)公益通報に関す
ること 公益通報に関する文書・公益通報に関する書類
・公益通報の処理に関する書類
・外部通報に関する書類
・内部通報等に関する書類
庶務 公益通報 公益通報 5年 廃棄
9 情報セキュリティ
対策に関する事項(1)情報セキュリティ
対策の運用に関す
る経緯
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・矯正情報セキュリティに関する書類 処遇 情報管理 情報セキュリティ 3年 廃棄
10 会議・会同等に
関する事項
(1)会議・会同等に関
する経緯
会議・会同等に関する
文書
・関係機関との連絡調整等に関する書類 庶務 会議・協議会 関係機関との連絡調整等 3年 廃棄
・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する書類・全国矯正施設長会同等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設長会同等に関
する書類
・矯正管区管内矯正施設支所長協議会
等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設部課長等協議
会に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 3年 廃棄
・庁内会議等議事録 庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 3年 廃棄
11 広報に関する事項(1)広報活動に関す
ること
その他広報活動に関
する書類
・来庁者等対応に関する書類
・受付簿(来庁者等)
庶務 広報・渉外 来庁者等対応 3年 廃棄
12 防災に関する事項(1)防災に関すること
防災に関する文書 ・防災点検に関する書類 保安 防災管理 防災点検 1年 廃棄
・災害対策に関する記録 保安 防災管理 災害対策 3年 廃棄
・防災管理に関する記録 保安 防災管理 防災管理 1年 廃棄
・火気取締に関する記録 保安 防災管理 火気取締 1年 廃棄
・消防用務者(受刑者)に関する記録 保安 防災管理 消防用務者(受刑者) 1年 廃棄
13 庶務に関する事項(1)庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書 ・矯正職員武道大会に関する書類 庶務 各種業務 矯正職員武道大会 3年 廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 1年 廃棄
・出所者等からの来信等の記録文書 庶務 各種業務 出所者等からの来信等の記録文書 3年 廃棄
・拾得物品書留簿 庶務 管理 拾得物品書留簿 3年 廃棄
・職員届出書 庶務 各種業務 職員届出書 1年 廃棄
・庶務課の所掌に係る事務で他の係の所
掌に属しないものに関する書類
庶務 各種業務 その他庶務に関する書類 1年 廃棄
14 職員の人事管理
に関する事項
(1)勤務時間・休暇に
関すること
超過勤務に関する文書・超過勤務等命令簿 人事 勤務時間 超過勤務等命令簿 5年3月 廃棄
出勤に関する文書 ・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 5年 廃棄
休暇に関する文書 ・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿 3年 廃棄
勤務時間の割振りに関
する文書
・週休日の振替、代休日の指定に関する
書類
人事 勤務時間 週休日の振替、代休日の指定 3年 廃棄
・勤務時間、休日及び休暇に関する書類 人事 勤務時間 勤務時間、休日及び休暇 3年 廃棄
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿 3年 廃棄
・勤務時間割振り簿 人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 3年 廃棄
・監督当直日誌 人事 勤務時間 監督当直日誌 3年 廃棄
・勤務日誌 人事 勤務時間 勤務日誌 3年 廃棄
(2)手当に関すること 諸手当に関する文書 ・特殊勤務手当に関する書類 人事 給与 特殊勤務手当 5年1月 廃棄
・超過勤務手当に関する書類 人事 給与 超過勤務手当 5年1月 廃棄
15 職員の衛生、医
療その他の福利
厚生に関する事項(1)職員の健康・安全
管理に関すること 健康診断等による事後
措置の記録
・健康管理の記録 人事
健康安全管理健康管理の記録
離職した日に
係る特定日以
後5年
廃棄
16 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
(1)矯正施設におけ
る領置に関すること
矯正施設における自弁
物品関する文書
・自弁物品等検査記録 領置 自弁物品 自弁物品等検査記録 3年 廃棄
矯正施設における領置
金に関する文書
・同封現金等書留簿 領置
歳入歳出外
現金
同封現金等書留簿 3年 廃棄
17 施設整備に関す
る事項
(1)施設整備に関す
ること
施設整備に関する文書・毒物劇物有機溶剤受払簿 施設整備 安全衛生 毒物劇物有機溶剤受払簿 3年 廃棄
備 考
本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 予算及び決算
に関する事項
(1)物品の管理に関
すること
物品の管理に関する
文書
・物品受入命令書 用度 物品管理 物品受入命令書 1年 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
・物品払出命令書 用度 物品管理 物品払出命令書 1年 廃棄
(2)旅費の支給に関
すること
歳出の決算報告書並
びにその作製の基礎
となった意思決定及び
当該意思決定に至る
過程が記録された文
・旅行命令簿・旅行依頼簿 会計 旅費 旅行命令簿・旅行依頼簿 5年 廃棄
(3)運輸に関すること 運輸に関する文書 ・官用車交通事故報告 用度 運輸 官用車交通事故報告 5年 廃棄
2 栄典又は表彰
に関する事項
(1)表彰の授与又は
はく奪の経緯
矯正施設における表
彰に関する文書
・刑務作業協力者表彰に関する記録 作業 栄典・表彰 刑務作業協力者表彰 10年 廃棄
・刑務作業表彰に関する記録 作業 栄典・表彰 刑務作業表彰 10年 廃棄
3 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び
少年鑑別所に
送致する観護の
措置、補導処分
並びに監置の
裁判の執行に
関する事項
(1)刑事施設に収容
中の者の作業に関
すること
刑事施設における作
業企画に関する文書
・価格改定決議書 作業 作業企画 価格改定決議書 3年 廃棄
・作業運営会議議事録 作業 作業企画 作業運営会議議事録 3年 廃棄
・技術指導者に関する記録 作業 作業企画 技術指導者 3年 廃棄
・職員の資格・技能に関する記録 作業 作業企画 職員の資格・技能 3年 廃棄
・申出による作業に関する記録 作業 作業企画 申出による作業 3年 廃棄
・自己契約作業に関する記録 作業 作業企画 自己契約作業 3年 廃棄
・職員研修に関する記録 作業 作業企画 職員研修 3年 廃棄
・技能受刑者に関する記録 作業 作業企画 技能受刑者 3年 廃棄
・構外作業に関する記録 作業 作業企画 構外作業 3年 廃棄
・作業専門官に関する記録 作業 作業企画 作業専門官 3年 廃棄
・事業部作業に関する記録 作業 作業企画 事業部作業 3年 廃棄
・製造物責任法に関する記録 作業 作業企画 製造物責任法 3年 廃棄
・製品開発・管理に関する記録 作業 作業企画 製品開発・管理 3年 廃棄
・報告書・回報書 作業 作業企画 報告書・回報書 3年 廃棄
・外部通勤計画書 作業 作業企画 外部通勤 3年 廃棄
・作業出張計画書 作業 作業企画 作業出張 5年 廃棄
・受注関係書類 作業 作業企画 受注関係書類 3年 廃棄
・生産・販売計画 作業 作業企画 生産・販売計画 1年 廃棄
・機能向上作業に関する記録 作業 作業企画 機能向上作業 3年 廃棄
刑事施設における社
会貢献作業に関する
文書
・社会貢献作業に関する記録 作業 作業計画 社会貢献作業実施記録等 3年 廃棄
刑事施設における作
業計画に関する文書
・作業計画書 作業 作業計画 作業計画書 5年 廃棄
・作業実施・変更計画書 作業 作業計画 作業実施・変更計画書 5年 廃棄
刑事施設における作
業命令に関する文書
・受注書(事業部作業)・物品払出命令
書・製品受入命令書
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令
受注書(事業部作業)・物品払出命令書・製品受入命令書5年 廃棄
・受注書(製作作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(製作作業) 5年 廃棄
・受注書(提供作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(提供作業) 5年 廃棄
・修繕命令書(事業部作業)・物品払出命
令書・製品受入命令書
作業 作業命令
修繕命令書(事業部作業)・物品払出命令書・製品受入
命令書
5年 廃棄
・修繕命令書・物品払出命令書・製品受
入命令書
作業 作業命令 修繕命令書・物品払出命令書・製品受入命令書 5年 廃棄
・作業命令書(事業部作業) 作業 作業命令 作業命令書(事業部作業) 5年 廃棄
・作業命令書(自営作業) 作業 作業命令 作業命令書(自営作業) 5年 廃棄
・作業命令書(製作作業)・物品払出命令
書・製品受入命令書
作業 作業命令
作業命令書(製作作業)・物品払出命令書・製品受入命
令書
5年 廃棄
・作業命令書(提供作業)・製品受入命令書作業 作業命令 作業命令書(提供作業)・製品受入命令書 5年 廃棄
刑事施設における作
業契約に関する文書
・契約に関する記録 作業 作業契約 契約に関する記録 5年 廃棄
協議会等に関する文書・開催通知 作業 作業企画 作業協議会 3年 廃棄
刑事施設における作
業安全衛生に関する
文書
・矯正緊急報告(刑務作業災害速報及び
報告)
作業
作業安全衛生矯正緊急報告(刑務作業災害速報及び報告) 10年 廃棄
・安全衛生委員会議事録 作業
作業安全衛生安全衛生委員会議事録 3年 廃棄
・安全衛生管理に関する記録 作業
作業安全衛生安全衛生管理 3年 廃棄
・作業標準書 作業
作業安全衛生作業標準書 常用 廃棄
当該機械の耐
用年数を超え
た際に廃棄
刑事施設における作
業関係予算に関する
・歳出予算差引簿 作業
作業関係予算歳出予算差引簿 5年 廃棄
・作業関係予算に関する記録 作業
作業関係予算作業関係予算 3年 廃棄
・購入に関する記録
・予定価格調書
・見積書
・随意契約関係書類
作業
作業関係予算購入 3年 廃棄
・年額内示に関する記録 作業
作業関係予算年額内示 3年 廃棄
・予算増(減)額上申書 作業
作業関係予算予算増(減)額上申書 5年 廃棄
刑事施設における原
材料管理に関する文書・供用物品受払簿(原材料・消耗品) 作業 原材料管理 供用物品受払簿(原材料・消耗品) 常用 廃棄
・事業部物品使用簿(分割払出困難原材料)作業 原材料管理 事業部物品使用簿(分割払出困難原材料) 3年 廃棄
・事業部物品受払簿(原材料) 作業 原材料管理 事業部物品受払簿(原材料) 3年 廃棄
刑事施設における作
業物品管理に関する
文書
・供用物品受払簿(機械及び器具・備品) 作業
作業物品管理供用物品受払簿(機械及び器具・備品) 5年 廃棄
・物品管理簿・物品出納簿 作業
作業物品管理物品管理簿・物品出納簿 5年 廃棄
・たな卸し表 作業
作業物品管理たな卸し表 3年 廃棄
・事業部物品たな卸し表 作業
作業物品管理事業部物品たな卸し表 3年 廃棄
・事業部物品取得請求書・事業部物品取
得通知書・事業部物品受入命令書
作業
作業物品管理事業部物品取得請求書・事業部物品取得通知書・事業
部物品受入命令書
3年 廃棄
・事業部物品払出命令書 作業
作業物品管理事業部物品払出命令書 3年 廃棄
・副産物書留簿 作業
作業物品管理副産物書留簿 3年 廃棄
・物品払出命令書 作業
作業物品管理物品払出命令書 3年 廃棄
・物品管理に関する記録 作業
作業物品管理物品管理 1年 廃棄
・物品取得請求書・物品取得通知書・物
品受入命令書
作業
作業物品管理物品取得請求書・物品取得通知書・物品受入命令書 3年 廃棄
・物品管理換通知書
・物品管理換受領通知書
作業
作業物品管理物品管理換通知書・物品管理換受領通知書 1年 廃棄
行政文書の具体例
分類例
保存期間 保存期間満
了時の措置
参考事項
月形刑務所作業部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:作業首席)
令和5年4月17日改定
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
・物品不用決定承認申請書
・物品不用決定通知書
作業
作業物品管理物品不用決定承認申請書・物品不用決定通知書 1年 廃棄
刑事施設における作
業用品に関する文書
・作業用主要機械に関する記録 作業 作業用品 作業用主要機械 3年 廃棄
刑事施設における輸
送に関する文書
・自動車運行日誌 作業 輸送 自動車運行日誌 3年 廃棄
刑事施設における製
品管理に関する文書
・移動受入指図書 作業 製品管理 移動受入指図書 3年 廃棄
・移動払出指図書 作業 製品管理 移動払出指図書 3年 廃棄
・移動物品受領書 作業 製品管理 移動物品受領書 3年 廃棄
・事業部物品受払簿(移動受入製品・調
定済製品)
作業 製品管理 事業部物品受払簿(移動受入製品・調定済製品) 3年 廃棄
・事業部物品受払簿(自所製品) 作業 製品管理 事業部物品受払簿(自所製品) 3年 廃棄
・出門書 作業 製品管理 出門書 3年 廃棄
・製品の管理に関する記録 作業 製品管理 製品の管理に係る決裁文書 3年 廃棄
・製品検査に関する記録 作業 製品管理 製品検査に係る決裁文書 3年 廃棄
・製品等払出指図書 作業 製品管理 製品等払出指図書 3年 廃棄
・製品払出命令書 作業 製品管理 製品払出命令書 3年 廃棄
・物品受領書 作業 製品管理 物品受領書 3年 廃棄
刑事施設における提
供物品管理に関する
文書
・提供物品受払簿(機械及び器具・備品) 作業
提供物品管理提供物品受払簿(機械及び器具・備品) 常用 廃棄
・提供物品受払簿(消耗品・原材料・製品)作業
提供物品管理提供物品受払簿(消耗品・原材料・製品) 3年 廃棄
作業事務調査に関す
る文書
・作業事務調査等に関する記録 作業 作業統計 作業事務調査等 5年 廃棄
刑事施設における作
業統計に関する文書
・矯正定期報告(作業実施報告) 作業 作業統計 矯正定期報告(作業実施報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(作業決算報告) 作業 作業統計 矯正定期報告(作業決算報告) 3年 廃棄
・統計調査、解約減産状況表、調定速報 作業 作業統計 統計調査 3年 廃棄
・工場日報 作業 作業統計 工場日報 3年 廃棄
・作業人員日表 作業 作業統計 作業人員日表 3年 廃棄
刑事施設における職
業訓練に関する文書
・職業訓練命令書 作業 職業訓練 職業訓練命令書 5年 廃棄
・職業訓練の実施に関する記録 作業 職業訓練 職業訓練 3年 廃棄
・職業訓練日誌 作業 職業訓練 職業訓練日誌 3年 廃棄
・修了証書交付記録 作業 職業訓練 修了証書交付記録 常用 廃棄
・矯正定期報告(受験結果報告) 作業 職業訓練 矯正定期報告(受験結果報告) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(職業訓練実施報告) 作業 職業訓練 矯正臨時報告(職業訓練実施報告) 3年 廃棄
(2)刑事施設に収容
中の者にかかる作
刑事施設における作
業報奨金に関する文
・作業報奨金に関する記録
・作業報奨金基帳
作業 作業報奨金 作業報奨金 5年 廃棄
・作業審査カード 作業 作業報奨金 作業審査カード 5年 廃棄
・日課表 作業 作業報奨金 日課表 5年 廃棄
・作業審査会議事録 作業 作業報奨金 作業審査会議事録 5年 廃棄
(3)矯正施設に収容
中の者の保健に関
すること
矯正施設における保
健に関する文書
・有機溶剤使用者健康診断に関する記録保健 検査等 有機溶剤使用者健康診断 3年 廃棄
(4)矯正施設に収容
中の者に係る死亡
手当金等に関する
こと
矯正施設に収容中の
者に係る死亡手当金
等に関する文書
・死亡手当金等に関する記録 作業 手当金等 死亡手当金等 5年 廃棄
4 情報セキュリ
ティ対策に関す
る事項
(1)情報セキュリティ
対策の運用に関す
る経緯
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・矯正情報セキュリティに関する書類 作業 情報管理 情報セキュリティ 3年 廃棄
5 矯正展・即売会
に関する事項
(1)矯正展・即売会
の実施のための経
矯正展・即売会に関す
る文書
・矯正展・即売会に関する記録 作業 作業企画 矯正展・即売会 3年 廃棄
6 庶務に関する事項(1)庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書
・庶務課の所掌に係る事務で他の係の
所掌に属しないものに関する書類
庶務 各種業務 その他庶務に関する書類 1年 廃棄
備 考
本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 予算及び決算
に関する事項
(1)物品の管理に関
すること
物品の管理に関する
文書
・物品受入命令書 用度 物品管理 物品受入命令書 1年 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
・物品払出命令書 用度 物品管理 物品払出命令書 1年 廃棄
2 栄典又は表彰
に関する事項
(1)表彰の授与又は
はく奪の経緯
矯正施設における表
彰に関する文書
・教誨師叙勲・褒章・表彰に関する記録 教育 栄典・表彰 教誨師叙勲・褒章・表彰 10年 廃棄
・教誨師叙勲・褒章・表彰に関する記録 矯正教育 栄典・表彰 教誨師叙勲・褒章・表彰 10年 廃棄
・篤志面接委員叙勲・褒章・表彰に関す
る記録
教育 栄典・表彰 篤志面接委員叙勲・褒章・表彰 10年 廃棄
・篤志面接委員叙勲・褒章・表彰に関す
る記録
矯正教育 栄典・表彰 篤志面接委員叙勲・褒章・表彰 10年 廃棄
・外部講師(民間協力者)表彰に関する
記録
矯正教育 栄典・表彰 外部講師(民間協力者)表彰 10年 廃棄
・民間篤志家表彰に関する記録
・民間協力者顕彰に関する記録
3 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び
少年鑑別所に
送致する観護の
措置、補導処分
並びに監置の
裁判の執行に
関する事項
(1)刑事施設に収容
中の者の分類に関
すること
刑事施設における分
類業務に関する文書
・分類関係報告 分類 分類考査 分類関係報告 3年 廃棄
・処遇審査会議事録(考査) 分類 分類考査 処遇審査会議事録(考査) 3年 廃棄
・移送認可申請書 分類 分類考査 移送 3年 廃棄
・移送通知書
・移送連絡簿
・管区外移送協議書
・精神障害者移送協議書
・暴力団関係受刑者の移送に関する記録・少年簿の受領に関する記録 分類 分類考査 少年簿の受領 3年 廃棄
・処遇調査票点検簿 分類 分類考査 処遇調査票点検簿 1年 廃棄
刑事施設における分
類業務の管理に関す
る文書
・仮釈放状況報告に関する記録 分類 分類管理 報告の管理 3年 廃棄
・矯正定期報告(受刑者処遇調査・集団
編成報告)
・施設長協議会に係る資料 分類 分類管理 分類業務に関する協議会 3年 廃棄
・分類・保護問題対策協議会に係る資料
・分類協議会に係る資料
・分類業務の管理に係る決裁文書 分類 分類管理 その他分類業務の管理 3年 廃棄
(2)刑事施設に収容
中の者の審査・保
護に関すること
刑事施設における保
護業務に関する文書
・特別調整に関する文書 分類 保護 社会復帰支援 5年 廃棄
・障害者手帳交付申請に関する記録
・生活保護申請に関する記録
・就労支援の実施に関する記録 分類 保護 就労支援 3年 廃棄
・身上調査書 分類 保護 身上調査書・身上変動通知書 3年 廃棄
・身上調査書発議簿
・身上変動通知書
・身上変動通知書発議簿
・釈放時保護の実施に関する記録 分類 保護 釈放時保護 3年 廃棄
・帰住援助に関する記録
・個別指導記録簿
・釈放時面接簿
・保護カ―ド
・保護カ―ド交付簿
・精神障害者出所通知 分類 保護 釈放に係る通知 3年 廃棄
・退去強制該当容疑者通報
・地方更生保護委員会への通知
・被収容者移送通知書
・保護観察者収容通知書
・暴力団関係受刑者釈放に関する通知
・満期釈放者通知書
・関係機関との連絡協議会に関する資料分類 保護 連絡協議会 3年 廃棄
・関係機関からの照会・回答に関する記録分類 各種業務 照会・回答 3年 廃棄
・暴力団関係受刑者照会
刑事施設における審
査業務に関する文書
・法定期間経過通告に関する記録 分類 審査 仮釈放等審査・申出・決定 5年 廃棄
・処遇審査会議事録(仮釈放等審査)
・仮釈放等申出書
・仮釈放等申出書送付書
・申出取下書
・36条調査、25条調査に関する記録
・地方更生保護委員会委員面接に関す
る記録
・仮釈放等許可決定書、許可決定通知
書に係る受領書、書留簿
・仮釈放等許可決定名簿
・審理結果通知書(仮釈放等不許可)
・審理の再開等に関する通知書
(3)刑事施設に収容
中の者の教育に関
すること
刑事施設における改
善指導に関する文書
・一般改善指導の実施に関する記録 教育 改善指導 改善指導 3年 廃棄
・特別改善指導の実施に関する記録
・評価に関する記録 教育 改善指導 評価 3年 廃棄
・教育日誌 教育 改善指導 教育日誌 3年 廃棄
刑事施設における教
科指導に関する文書
・教科指導の実施に関する記録 教育 教科指導 教科指導 3年 廃棄
・高卒認定試験の実施に関する文書 教育 教科指導 高卒認定試験 3年 廃棄
刑事施設における刑
執行開始時指導に関
する文書
・刑執行開始時指導に関する記録 教育
刑執行開始
時指導
刑執行開始時指導 3年 廃棄
刑事施設における釈
放前指導に関する文書・釈放前指導の実施に関する記録 教育 釈放前指導 釈放前指導 3年 廃棄
・刑事施設外処遇の実施に関する記録
刑事施設における集
会・行事に関する文書
・教育行事に関する記録 教育 集会・行事 集会・行事 3年 廃棄
・集会に関する記録
刑事施設における余
暇活動に関する文書
・放送に関する記録 教育 余暇活動 放送 3年 廃棄
・通信教育に関する記録 教育 余暇活動 通信教育 3年 廃棄
・資格試験の実施に関する記録 教育 余暇活動 資格試験 3年 廃棄
・クラブ活動に関する記録 教育 余暇活動 クラブ活動 3年 廃棄
刑事施設における図
書に関する文書
・図書原簿 教育 図書 図書原簿 5年 廃棄
・図書・新聞管理に関する記録 教育 図書 図書・新聞の管理 3年 廃棄
・図書・新聞の領置・廃棄に関する記録
・図書・新聞閲読に関する記録
・備付図書貸与に関する記録
・自弁書籍カ―ド
・図書カ―ド 教育 図書 図書カ―ド 1年 廃棄
・写真閲覧に関する記録 教育 図書 写真閲覧記録 3年 廃棄
・所内誌 教育 図書 所内誌 1年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院における教誨師
に関する文書
・教誨師委嘱・解嘱に関する記録 教育 教誨師 教誨師委嘱・解嘱 5年 廃棄
・教誨師に関する名簿 教育 教誨師 教誨師名簿 常用 廃棄
月形刑務所分類教育部 標準文書保存期間基準(文書管理者:分類教育首席)
令和5年4月17日改定
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間 保存期間満
了時の措置
参考事項
・教誨師従事年数及び指導回数に関す
る記録
教育 教誨師 教誨師従事年数及び指導回数 常用 廃棄
・墓地埋葬に関する記録
・合葬に関する記録
・教誨師個人別指導簿 教育 教誨 教誨師個人別指導簿 5年 廃棄
・儀式行事・教誨実施簿 教育 教誨 教誨等実施簿 5年 廃棄
・読経簿 教育 教誨 読経簿 5年 廃棄
・法要に関する記録 教育 教誨 法要 5年 廃棄
・その他教誨師に関する記録 教育 教誨師 その他教誨師に関する記録 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院における篤志面
接委員に関する文書
・篤志面接委員委嘱・期間更新・解嘱に
関する記録
教育
篤志面接委員篤志面接委員委嘱・期間更新・解嘱 5年 廃棄
・篤志面接委員に関する名簿 教育
篤志面接委員篤志面接委員名簿 常用 廃棄
・篤志面接委員記章交付簿 教育
篤志面接委員篤志面接委員記章交付簿 5年 廃棄
・篤志面接委員従事年数及び指導回数
に関する記録
教育
篤志面接委員篤志面接委員従事年数及び指導回数 常用 廃棄
・篤志面接委員選考会に関する記録 教育
篤志面接委員篤志面接委員選考会 常用 廃棄
・篤志面接委員個人別指導簿 教育
篤志面接委員篤志面接委員個人別指導簿 5年 廃棄
・篤志面接委員面接簿 教育
篤志面接委員篤志面接委員面接簿 5年 廃棄
・篤志面接委員指導簿 教育
篤志面接委員篤志面接委員指導簿 5年 廃棄
・その他篤志面接委員に関する記録 教育
篤志面接委員その他篤志面接委員に関する記録 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院における民間協
力者(教育)に関する
文書
・民間協力者(教育)に関する記録 教育 民間協力者 民間協力者(教育) 3年 廃棄
・矯正定期報告(刑事施設教育状況報告)教育 教育管理 報告の管理 3年 廃棄
・学会・研究会(教育)に関する資料 教育 教育管理 学会・研究会(教育) 3年 廃棄
・協議会・連絡会(教育)に関する記録 教育 教育管理 協議会・連絡会(教育) 3年 廃棄
・研究授業に関する記録 教育 教育管理 研究授業 3年 廃棄
・その他教育に関する記録 教育 教育管理 その他教育に関する記録 1年 廃棄
(4)刑事施設及び婦
人補導院に収容中
の者のその他処遇
に関すること
刑事施設における優
遇措置に関する文書
・優遇措置に関する記録 処遇 優遇措置 優遇措置 3年 廃棄
4 テレビ遠隔通信
システムに関す
る事項
(1)テレビ遠隔通信
システムの利用に
関すること
テレビ遠隔通信システ
ムの利用に関する文書・テレビ遠隔通信システムの使用記録 連絡調整 運用 テレビ遠隔通信システム使用記録 1年 廃棄
刑事施設における教
育業務の管理に関す
る文書
備 考
本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
教育 教誨 墓地埋葬・合葬 常用 廃棄
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び
少年鑑別所に
送致する観護の
措置、補導処分
並びに監置の
裁判の執行に
関する事項
(1)矯正施設に収容
中の者の保健に関
すること
矯正施設における保
健に関する文書
・健康診断に関する記録(結核予防) 保健 検査等 健康診断(結核予防) 5年 廃棄
・感染症に関する記録 保健 検査等 感染症に関する記録 3年 廃棄
・エックス線検診に関する記録 保健 検査等 エックス線検診 3年 廃棄
・予防接種に関する記録 保健 検査等 予防接種 3年 廃棄
(2)矯正施設に収容
中の者に係る衛生
に関すること
矯正施設における衛
生に関する文書 ・検便検査に関する記録 衛生 防疫 検便検査 3年 廃棄
・廃棄物処理に関する記録 衛生 廃棄物 廃棄物処理 5年 廃棄
・医療廃棄物に関する記録
(3)矯正施設に収容
中の者に係る医療
に関すること
矯正施設における診
療に関する文書 ・診療録 矯正医療 診療 診療録 5年 廃棄
・診断書 矯正医療 診療 診断書 5年 廃棄
・病院移送協議書 矯正医療 移送 病院移送協議書 5年 廃棄
・死亡診断書(死体検案書)発行記録 矯正医療 診療 死亡診断書(死体検案書) 5年 廃棄
・手術・処置・検査承諾(同意)書 矯正医療 診療 手術・処置・検査承諾(同意)書 5年 廃棄
・病状連絡票 矯正医療 診療 病状連絡票 5年 廃棄
・エックス線装置に関する記録 矯正医療 診療 エックス線装置 5年 廃棄
・診察記録に関する記録 矯正医療 診療 診察記録 3年 廃棄
・指名医に関する記録 矯正医療 診療 指名医 3年 廃棄
・医療情報に関する記録 矯正医療 診療 医療情報 3年 廃棄
・処遇変更簿 矯正医療 診療 処遇変更簿 3年 廃棄
・病状連絡等に関する記録 矯正医療 診療 病状連絡等 3年 廃棄
・外医診察に関する記録 矯正医療 診療 外医診察 3年 廃棄
・歯科治療に関する記録 矯正医療 診療 歯科治療 3年 廃棄
・血液検査に関する記録 矯正医療 診療 検査 3年 廃棄
・検体検査に関する記録
・脳波検査に関する記録
・臨床検査に関する記録
・超音波診断記録簿
・検体検査依頼書
・指示連絡簿 矯正医療 診療 指示連絡簿 3年 廃棄
・原義省略簿 矯正医療 診療 原義省略簿 3年 廃棄
・医療共助に関する記録
・共助診療依頼書
矯正医療 診療 医療共助 3年 廃棄
矯正施設における医
務に関する文書
・医療法手続に関する記録
・診療所開設・許可に関する記録
矯正医療 医務 医療法手続 30年 廃棄
・医療機器管理に関する記録 矯正医療 医務 医療機器管理 5年 廃棄
・医療機器検査簿
・医療機器受払簿
・医療協議会に関する記録 矯正医療 医務 医療協議会 3年 廃棄
・医務日誌 矯正医療 医務 医務日誌 3年 廃棄
・医務報告に関する記録 矯正医療 医務 医務報告 3年 廃棄
矯正施設における医
療上移送に関する文
・医療上移送に関する記録
・医療上移送協議に関する記録
矯正医療 移送 医療上移送 3年 廃棄
・病院移送に関する記録 矯正医療 移送 病院移送 3年 廃棄
矯正施設における医
療報告に関する文書 ・矯正臨時報告(被収容者死亡報告) 矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(被収容者死亡報告) 10年 廃棄
・矯正緊急報告(感染症患者日報) 矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感染症患者日報) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(感染症患者発生速報) 矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感染症患者発生速報) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(集団絶食報告) 矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(集団絶食報告・集団食中毒発生速報) 3年 廃棄
・矯正定期報告(病態報告) 矯正医療 医療報告 矯正定期報告(病態報告) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(食中毒調査結果報告) 矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(食中毒調査結果報告) 3年 廃棄
・病院移送報告書 矯正医療 医療報告 病院移送報告 3年 廃棄
(4)矯正施設に収容
中の者に係る薬剤
に関すること
矯正施設における薬
剤に関する文書 ・医薬品管理に関する記録 矯正医療 薬剤 医薬品管理 3年 廃棄
・医薬品受払簿 矯正医療 薬剤 医薬品受払簿 3年 廃棄
・衛生材料管理に関する記録
・衛生材料受払簿
矯正医療 薬剤 衛生材料管理 3年 廃棄
・毒物劇物管理に関する記録
・毒物劇物受払簿
矯正医療 薬剤 毒物劇物管理 3年 廃棄
・備薬使用簿 矯正医療 薬剤 備薬使用簿 3年 廃棄
・備薬等受払簿 矯正医療 薬剤 備薬等受払簿 3年 廃棄
・投薬に関する記録 矯正医療 薬剤 投薬 3年 廃棄
・薬品受払簿 矯正医療 薬剤 薬品受払簿 3年 廃棄
2 新型コロナウイ
ルス感染症対
策に関する事項
(1)新型コロナウイ
ルス感染症対策に
関すること
新型コロナウイルス感
染症対策に関する文書・新型コロナウイルス感染症対策に関す
る文書
矯正医療
新型コロナ
ウイルス感
染症対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文書(医務課)5年 移管
令和5年4月17日改定
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
月形刑務所医務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:分類教育首席)
備 考
本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
分類例
保存期間 保存期間満
了時の措置
参考事項