別表5年5年3年3年3年1年3年3年3年(3)海
外出張に
関すること3年3年3年
(5)人
事交流に
関すること3年
(6)試
験に関す
ること3年(7)試
験に関す
ること3年指名又は
委嘱が解
除される
日に係る
特定日以
後1年5年5年
廃棄
(1)身
分証明書
に関する
こと
身分証明書に関す
る文書
・職員証発行簿
・法務教官及び法務
技官手帳貸与簿
・個人番号カードを
用いた身分証明書
に関する文書
人事 職員証 職員証発行・法務
教官及び法務技官
手帳貸与簿
廃棄
帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
職員証発行・刑務官
手帳貸与簿
庶務
・外部機関研修に
関する書類
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
庶務 研修 外部機関研修 廃棄
・職員証発行簿
・刑務官手帳貸与簿・個人番号カード
を用いた身分証明
書に関する文書
人事 職員証
研修 東日本矯正医療セ
ンター准看護師養
成所
廃棄
・講師依頼に関す
る書類
庶務 研修 講師依頼 廃棄
・東日本矯正医療
センター准看護師
養成所に関する書類庶務 研修 矯正研修
・職務研究会議事録庶務 研修 職務研究会議事録
廃棄
・職員研修に関す
る書類
庶務 研修 職員研修
1 職員の人事に
関する事項
副検事選考に関す
る文書
刑務官考査試験に
関する文書
(8)人
事異動に
関すること人事異動に関する
文書
・刑務官考査試験
に関する書類
・発令簿
・職員の任免に関
する書類
・任期付職員関係
報告
廃棄
・府省間配置転換
職員の受入れ等に
関する書類
廃棄
・部門間配置転換
職員の受入れ等に
関する書類
・法務省内組織間
人事交流に関する
書類
・副検事選考試験
に関する書類
廃棄
廃棄
人事 試験
・職員の海外派遣
に関する書類
廃棄
廃棄
人事 人事異動 任期付職員報告等 廃棄
人事 人事異動 発令簿
人事 人事異動 職員の任免
副検事選考試験
人事 試験 刑務官考査試験
廃棄
廃棄
府省庁間配置転換
に関する文書
組織間人事交流に
関する文書
部門間配置転換職
員の受入れ等
人事 人事交流 法務省内組織間人
事交流
・矯正臨時報告
(研修実施報告)
庶務 研修 矯正臨時報告(研
修実施報告)
廃棄
(2)そ
の他研修
に関する
こと
その他研修に関す
る記録
廃棄
廃棄
・矯正研修に関す
る書類
(4)配
置転換の
実施に関
すること
公用旅券発給請求
等に関する文書
人事 海外出張 職員の海外派遣
人事 配置転換 府省間配置転換職
員の受入れ等
人事 配置転換
令和5年6月15日改定
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定
任期を定
めた任用
又は臨時
的任用の
終了した
日に係る
特定日以
後3年
勤務の終
了した日
に係る特
定日以後3年再任用の
終了した
日に係る
特定日以
後3年3年3年3年3年3年3年3年5年5年(9)採
用試験に
関すること3年
10年
10年
10年
10年
職員の退職に関す
る文書
職員の分限に関す
る文書
採用試験に関する
記録(10)俸給決定
に関する
こと
俸給決定に関する
文書
・初任給異動・俸
給表異動の際の再
計算調書
人事 俸給決定 初任給異動・俸給
表異動の際の再計
算調書
廃棄
・復職時調整調書 人事 俸給決定 復職時調整調書 廃棄
・俸給の決定に関
する書類
人事 俸給決定 俸給の決定 廃棄
・俸給の切替に関
する書類
人事 俸給決定 俸給の切替 廃棄
・分限(休職等)
に関する書類
人事 分限 分限(休職等) 廃棄
・採用試験に関す
る書類
人事 採用試験 採用試験 廃棄
・非常勤職員に関
する書類
・その他人事異動
に関する書類
廃棄
・退職に関する書類人事 退職 退職 廃棄
人事 人事異動
廃棄
廃棄
・臨時的任用,任
期付職員に関する
書類
・勤務延長に関す
る書類
・再任用に関する
書類
・任用に関する調
査票・報告
選考採用
人事 人事異動 非常勤職員
その他人事異動に
関する書類
・条件付任用期間
職員に関する書類
・職員身上調書
・採用に関する書類・選考採用に関す
る書類
廃棄
廃棄
人事 人事異動 職員身上調書
人事 人事異動 採用
人事 人事異動
廃棄
廃棄
人事 人事異動 任用に関する調査
票・報告
人事 人事異動 条件付任用期間職員廃棄
廃棄
人事 人事異動 勤務延長
人事 人事異動 再任用
人事 人事異動 臨時的任用,任期
付職員
廃棄
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定5年5年5年10年3年3年(11)人事評価
に関する
こと5年育児休業
又は育児
短時間勤
務の終了
した日の
翌日に係
る特定日
以後3年3年当該勤務
等によら
なくなっ
た日に係
る特定日
以後3年
自己啓発
休業を終
了した日
の翌日に
係る特定
日以後3年5年5年5年
常用 昭和41年
2月10日
総理府令
第2号第5条5年(15)人事に関
するその
他の記録3年人事に関するその
他の文書
・その他人事に関
する書類
人事(12)勤務時
間・休
暇・育児
休業に関
すること
職員の育児休業等
の許可の申請書及
び当該申請に対す
る許可に関する文書職員の自己啓発休
業の許可に関する
文書
職員の懲戒に関す
る文書
人事記録(14)人事記録
に関する
こと
俸給の是正に関す
る文書
職員の昇給・昇格
等に関する文書
職員の昇給に係る
文書
資料 その他人事に関す
る書類
廃棄
職員の級号俸に係
る資料(13)職員の懲
戒に関す
ること
職員の人事評価に
関する文書
人事 人事記録 人事記録・附属書類廃棄
・人事院監査・調
査に関する書類
人事 監査・調査 人事院監査・調査 廃棄
・人事記録・附属
書類
・懲戒処分書,懲
戒処分説明書
人事 職責 懲戒処分書,懲戒
処分説明書
廃棄
・公平審査に関す
る書類
人事 職責 公平審査 廃棄
・自己啓発等休業
に関する書類
人事 服務 自己啓発等休業 廃棄
・職責審査に関す
る書類
人事 職責 職責審査 廃棄
・総合検診時の勤
務時間に係る承認
申請
人事 服務 総合検診時の勤務
時間に係る承認申請廃棄
・育児等のための
短時間勤務制度等
に関する書類
人事 服務 育児等のための短
時間勤務制度等
廃棄
・人事評価に関す
る書類
人事 服務 人事評価 廃棄
・育児休業に関す
る書類
人事 服務 育児休業 廃棄
・給与実態調査に
関する書類
人事 俸給決定 給与実態調査 廃棄
・人事統計報告表 人事 俸給決定 人事統計報告表 廃棄
・昇給昇格等に関
する書類
人事 俸給決定 昇給昇格等 廃棄
・昇給の実施結果
に関する書類
人事 俸給決定 昇給発令者等名簿 廃棄
・給実甲326第
37条関係第18
項の通知の文書等
の写し
人事 俸給決定 給実甲326第3
7条関係第18項
の通知の文書等の
写し
廃棄
・俸給の是正・訂
正に関する書類
人事 俸給決定 俸給の是正・訂正 廃棄
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定
(1)歳
出に関す
ること3年(2)物
品の管理
に関する
こと3年5年7年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年7年3年3年3年3年3年3年
2 予算及び決算
に関する事項
(3)給
与の支給
に関する
こと
物品の管理に関す
る文書
給与の支給に関す
る文書
・年末調整に関す
る書類
会計 給与支給 年末調整 廃棄
・地方税等徴収に
関する書類
会計 給与支給 地方税等徴収 廃棄
・都道府県民及び
市町村民税銀行振
込又は送金請求書
会計 給与支給 都道府県民及び市
町村民税銀行振込
又は送金請求書
廃棄
・地方税個人別徴
収台帳
会計 給与支給 地方税個人別徴収
台帳
廃棄
・地方税等に関す
る書類
会計 給与支給 地方税等 廃棄
・所得税源泉徴収
に関する書類
会計 給与支給 所得税源泉徴収 廃棄
・地方税に関する
給与支払報告書
会計 給与支給 地方税に関する給
与支払報告書
廃棄
・宿日直手当に関
する書類
会計 給与支給 宿日直手当 廃棄
・所属別給与集計表会計 給与支給 所属別給与集計表 廃棄
・住民税振込通知書会計 給与支給 住民税振込通知書 廃棄
・住民税特別徴収
額通知書
会計 給与支給 住民税特別徴収額
通知書
廃棄
・差額追給等関係
書類
会計 給与支給 差額追給等関係書類廃棄
・市民税・県民税
特別徴収税額通知書会計 給与支給 市民税・県民税特
別徴収税額通知書
廃棄
・勤務時間記録簿
(非常勤職員)
会計 給与支給 勤務時間記録簿
(非常勤職員)
廃棄
・現金支給簿・印
鑑簿
会計 給与支給 現金支給簿・印鑑簿廃棄
・給与証明書 会計 給与支給 給与証明書 廃棄
・給与支給機関異
動通知書
会計 給与支給 給与支給機関異動
通知書
廃棄
・給与簿 会計 給与支給 給与簿 廃棄
・給与所得者の扶
養控除等申告書
会計 給与支給 給与所得者の扶養
控除等申告書
廃棄
歳出 過年度支出承認書等廃棄
・郵便書留簿 用度 物品管理 郵便書留簿 廃棄
・過年度支出承認
書等
会計
歳出に関する文書
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定3年3年
申出によ
る口座振
込みによ
らなくな
る日まで
の期間5年5年5年5年5年5年3年1年3年3年5年(1)栄
典の授与
の経緯
10年
10年
10年
10年
10年
10年
定員の管
理に関す
ること
4 栄典又は表彰
に関する事項
(2)表
彰の授与
又ははく
奪の経緯
栄典の授与のため
の決裁文書及び伝
達の文書
矯正施設における
表彰に関する文書
欠員状況等の報告
に関する決裁文書
(4)旅
費の支給
に関する
こと
機構及び定員
に関する事項3旅費の支給に関す
る文書
定員の管理に関す
る文書
技能労務職員の採
用に関する決裁文書・民間協力者顕彰
に関する書類
作業 栄典・表彰 刑務作業表彰 廃棄
・刑務作業表彰に
関する記録
庶務 栄典・表彰 民間協力者顕彰 廃棄
・刑務作業協力者
表彰に関する記録
作業 栄典・表彰 刑務作業協力者表彰廃棄
人事 栄典・表彰 職員表彰 廃棄
・保安表彰に関す
る記録
保安 栄典・表彰 保安表彰 廃棄
・職員表彰に関す
る書類
・欠員状況等報告書人事 定員 欠員状況等報告書 廃棄
・栄典に関する書類人事 栄典・表彰 栄典 廃棄
・配置定員に関す
る書類
人事 定員 配置定員 廃棄
・技能・労務職員
の採用に関する書類人事 定員 技能・労務職員の
採用
廃棄
・新規採用者赴任
旅費所要額調書
会計 旅費 新規採用者赴任旅
費所要額調書
廃棄
・その他旅費に関
する書類
会計 旅費 その他旅費に関す
る書類
廃棄
・護送旅費支給関
係書類
会計 旅費 護送旅費支給関係
書類
廃棄
・被収容者旅費概
算(精算)請求書
会計 旅費 被収容者旅費概算
(精算)請求書
廃棄
・旅行命令簿・旅
行依頼簿
会計 旅費 旅行命令簿・旅行
依頼簿
廃棄
・旅費計算書 会計 旅費 旅費計算書 廃棄
・支払決議書 会計 旅費 支払決議書 廃棄
・出張に関する書
類(出張計画書等)会計 旅費 出張 廃棄
・徴収依頼書 会計 給与支給 給与控除依頼等 廃棄
・給与振込に関す
る書類
会計 給与支給 給与振込 廃棄
・俸給額調書 会計 給与支給 俸給額調書 廃棄
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定
10年
10年
10年
10年
10年
常用
常用 施行先に
おいて
は、写し
を保管。
常用 施行先に
おいて
は、写し
を保管。
常用
30年5年1年5年秘密文書
の指定の
解除の日
に係る特
定日以降5年5年
常用
6 行政の情報化
に関する事項
情報シス
テムの運
用に関す
る経緯3年5年5年庶務
・監査に関する書類庶務 監査 監査 廃棄
・会計実地検査に
関する書類
庶務 監査 会計実地検査 廃棄
・標準文書保存期
間基準
庶務 文書 帯広刑務所各文書
管理者標準文書保
存期間基準
廃棄
・情報システムに
関する書類
庶務 情報管理 情報システム 廃棄
・秘密文書管理簿 庶務 文書 秘密文書管理簿 廃棄
・行政文書管理に
関する書類
庶務 文書 行政文書管理 廃棄
・その他例規に関
する書類
庶務 例規 その他例規に関す
る書類
廃棄
・受付簿
・特殊取扱郵便物・
使送文書・電報接受簿・文書送付簿
庶務 文書 文書管理関係帳簿 廃棄
・文書発議簿 庶務 文書 決裁簿 廃棄
・例規に係る決裁
文書
庶務 例規 例規決裁 廃棄
・発出され廃止さ
れていない管区長
通達
庶務 例規 管区長通達・通知等 廃棄
・発出され廃止さ
れていない達示
庶務 例規 達示・発出達示・指
示等
廃棄
廃棄
・発出され廃止さ
れていない訓令・
通達
庶務 例規 本省例規(訓令・
通達)
廃棄
・行政文書ファイ
ル管理簿
文書 庶務行政文書ファイ
ル管理簿
矯正教育 栄典・表彰 篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰
矯正教育
5 文書の管理等
に関する事項
廃棄
・外部講師(民間
協力者)表彰に関
する記録
・民間篤志家表彰
に関する記録
・民間協力者顕彰
に関する記録
栄典・表彰
教育 外部講師(民間協
力者)表彰
廃棄
・篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰に
関する記録
廃棄
・篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰に
関する記録
教育 栄典・表彰 篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰
廃棄
・教誨師叙勲・褒
章・表彰に関する
記録
栄典・表彰 教誨師叙勲・褒
章・表彰
・教誨師叙勲・褒
章・表彰に関する
記録
教育 栄典・表彰 教誨師叙勲・褒
章・表彰
廃棄
文書の管
理等
行政文書ファイル
管理簿その他の業
務に常時利用する
ものとして継続的
に保存すべき行政
文書
取得した文書の管
理を行うための帳簿国立公文書館への
移管に係る協議・
手続等、その他文
書管理に関する文書行政文書ファイル
等の保存期間及び
保存期間満了時の
措置等が定められ
た文書
7 監査に関する
事項
監査に関
すること
監査に関する文書
情報システムに関す
る文書
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定5年10年
10年
10年
10年3年3年
30年3年終結する
日に係る
特定日以
後30年
終結する
日に係る
特定日以
後10年
当該身分
帳簿の終
結する日
に係る特
定日以後
30年
10年
10年5年10年5年10年5年5年
・国勢調査の実施
に関する記録
収容 名籍 国勢調査 廃棄
・再入所者調査に
関する記録
収容 名籍 再入所者調査 廃棄
・仮収容に関する
記録
収容 仮収容等 仮収容 廃棄
・被収容者の請求
による留置に関す
る記録
収容 名籍 被収容者の請求に
よる留置
廃棄
・終結身分帳簿の
貸与記録
収容 名籍 終結身分帳簿の貸
与等
廃棄
・観護措置仮収容
者書留簿
収容 仮収容等 観護措置仮収容者
書留簿
廃棄
・終結身分帳保存
整理簿
収容 名籍 終結身分帳保存整
理簿
廃棄
・終結身分帳簿の
引継記録
収容 名籍 終結身分帳簿の引
継等
廃棄
・被収容者身分帳
簿(その他の部分)収容 名籍 被収容者身分帳簿
(その他の部分)
廃棄
・保存身分帳簿閲
覧等記録票
収容 名籍 保存身分帳簿閲覧
等記録票
廃棄
・称呼番号台帳 収容 名籍 称呼番号台帳 廃棄
・被収容者身分帳
簿(表紙、収容文
書、前科調書、身
体等調査表及び指
紋原紙)
収容 名籍 被収容者身分帳簿
(表紙、収容文
書、前科調書、身
体等調査表及び指
紋原紙)
廃棄
・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 廃棄
・被収容者人名簿 収容 名籍 被収容者人名簿 廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 廃棄
・関係機関との連
絡調整等に関する
記録
収容 名籍 関係機関との連絡
調整等
廃棄
・被収容者出所簿 収容 名籍 被収容者出所簿 廃棄
・刑執行停止者整
理簿
収容 名籍 刑執行停止者整理簿廃棄
・会計実地検査報
告書
庶務 監査 会計実地検査報告書廃棄
・被収容者入所簿 収容 名籍 被収容者入所簿 廃棄
8 刑及び勾留、
少年院に送致
する保護処分
及び少年鑑別
所に送致する
観護の措置、
補導処分並び
に監置の裁判
の執行に関す
る事項
刑事施設の入所に
関する記録
(1)刑
事施設に
収容中の
者の収容
に関する
こと
刑事施設の出所に
関する記録
刑事施設の被収容
者の氏名の一覧に
関する記録
刑事施設の収容の
根拠等に関する個
別の記録
刑事施設の収容の
経過等に関する個
別の記録
刑事施設の身分帳
簿の管理に関する
記録
刑事施設における
仮収容者に関する
記録
上記に掲げるもの
以外の名籍の記録
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年3年3年3年3年・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 廃棄
・受付簿(来庁取
調べ等)
収容 名籍 受付簿(来庁取調
べ等)
廃棄
・接見禁止決定等
書留簿
収容 名籍 接見禁止決定等書
留簿
廃棄
・名籍事務に関す
る記録
収容 名籍 名籍事務 廃棄
・共犯名簿 収容 名籍 共犯名簿 廃棄
・不在者投票に関
する記録
収容 名籍 不在者投票 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 廃棄
・領事機関への通
報文書
収容 名籍 領事通報 廃棄
・外国人被収容者
登録事務に関する
記録
収容 名籍 外国人被収容者登
録事務
廃棄
・性犯罪者出所者
情報に係る通報文書収容 名籍 性犯罪者出所者情
報通報
廃棄
・被退去強制容疑
外国人通報に係る
通報文書
収容 名籍 被退去強制容疑外
国人通報
廃棄
・受刑者釈放通知 収容 名籍 受刑者釈放通知・
通報
廃棄
・市町村長等への
通報文書
収容 名籍 市町村長等宛て通報廃棄
・入出所に関する
記録
収容 名籍 入出所 廃棄
・受付簿(弁護人
選任届等)
収容 名籍 受付簿(弁護人選
任届等)
廃棄
・公的弁護制度等
に関する記録
収容 名籍 公的弁護制度等 廃棄
・罰金等納付に関
する記録
収容 名籍 罰金等納付 廃棄
・訴訟関係書類等
の交付又は告知に
関する記録
収容 名籍 訴訟関係書類等の
交付又は告知
廃棄
・訴訟費用免除申
立に関する記録
収容 名籍 訴訟費用免除申立 廃棄
・自動車運転免許
の再取得に関する
記録
収容 名籍 自動車運転免許の
再取得
廃棄
・矯正臨時報告
(事故報告)
収容 名籍 矯正臨時報告(事
故報告)
廃棄
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定3年3年3年3年3年3年3年1年1年常用
常用
10年
10年
10年1年廃棄
分類 分類考査 移送 3年 廃棄
収容 恩赦・再審
指紋・写真 指紋事務整理簿
廃棄
収容 名籍 墓地台帳
・墓地台帳
・合葬簿 収容 名籍 合葬簿 廃棄
・出廷簿 収容 名籍 出廷簿 廃棄
・前科照会書留簿 収容 名籍 前科照会書留簿 廃棄
・控訴趣意書及び
上告趣意書受付簿
収容 名籍 控訴趣意書及び上
告趣意書受付簿
廃棄
・刑執行順序変更
に関する記録
収容 名籍 刑執行順序変更 廃棄
・収容確認簿 収容 名籍 収容確認簿 廃棄
・被勾留受刑者等
書留簿
収容 名籍 被勾留受刑者等書
留簿
廃棄
・仮釈放・刑執行
猶予(取消し)等
書留簿
収容 名籍 仮釈放・刑執行猶
予(取消し)等書
留簿
廃棄
・判決結果等書留簿収容 名籍 判決結果等書留簿 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 廃棄
犯罪人の指紋その
他その個人識別に
関する文書
刑事施設における
分類業務に関する
文書
・移送連絡簿
・管区外移送協議書・精神障害者移送
協議書
・指紋関係調書 個人識別 指紋・写真 指紋関係調書 廃棄
・再審に関する記録再審
廃棄
・被収容者写真撮
影記録
個人識別 指紋・写真
・移送認可申請書
・移送通知書
被収容者写真撮影
記録
廃棄
・指紋事務整理簿 個人識別
・暴力団関係受刑
者の移送に関する
記録
(2)刑
事施設に
収容中の
者の分類
に関する
こと
刑事施設における
再審に関する記録
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定5年5年3年1年1年5年3年3年3年3年
9 恩赦等に関す
る事項
特赦,特
定の者に
対する減
刑又は刑
の執行の
免除等に
関する経緯10年
10 公益通報に関
する事項
公益通報
に関する
こと5年11 情報セキュリ
ティ対策に関
する事項
情報セ
キュリ
ティ対策
の運用に
関する経緯3年3年3年3年収容人員日表 廃棄
・関係機関からの
照会・回答に関す
る記録
・暴力団関係受刑
者照会
廃棄
分類 各種業務 照会・回答 3年
外国人被収容者に
係る統計等
廃棄
・矯正統計報告月
表(年表)
収容 統計 矯正統計報告 廃棄
・収容人員日表 収容 統計
病院移送協議書 廃棄
・被収容者収容状
況調査書類
収容 統計 被収容者収容状況
調査書類
廃棄
・外国人被収容者
に係る統計等
収容 統計
医療上移送協議 廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 廃棄
・病院移送協議書 矯正医療 移送
(3)刑
事施設に
収容中の
者の審
査・保護
に関する
こと
(4)刑
事施設に
収容中の
者のその
他処遇に
関すること(5)矯
正施設に
収容中の
者に係る
医療に関
すること
・恩赦に関する記録収容
・身柄引受書 矯正医療
・医療上移送に関
する記録
矯正医療
・医療上移送協議
に関する記録
矯正医療
身柄引受書 廃棄
刑事施設における
保護業務に関する
文書
刑事施設における
収容に係る統計に
関する文書
矯正施設における
診療に関する文書
矯正施設における
医療上移送に関す
る文書
移送 医療上移送 廃棄
移送
恩赦・再審 恩赦 廃棄
刑事施設における
恩赦審に関する記録・病院移送に関す
る記録
矯正医療 移送 病院移送 廃棄
移送
・矯正管区におけ
る協議会等(その
他)に関する書類
庶務 会議・協議会 矯正管区における
協議会等(その他)廃棄
・公益通報に関す
る書類
・公益通報の処理
に関する書類
・外部通報に関す
る書類
・内部通報等に関
する書類
庶務 公益通報 公益通報 廃棄
・矯正関係予算担
当課長会同等に関
する書類
庶務 会議・協議会 矯正関係予算担当
課長会同等
廃棄
・情報セキュリ
ティに関する書類
庶務 情報管理 情報セキュリティ 廃棄
・関係機関との連
絡調整等に関する
書類
庶務 会議・協議会 関係機関との連絡
調整等
廃棄
会議・会同等
に関する事項
12 会議・会
同等に関
する経緯
情報セキュリティ
対策の運用に関す
る文書
会議・会同等に関
する文書
公益通報に関する
文書
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定3年3年
常用
10年3年3年3年3年3年常用3年3年3年3年3年3年3年5年
公印簿決裁 廃棄
・ホームページ掲
載内容
庶務 広報・渉外 庶務ホームページ 廃棄
特別送達文書処理簿廃棄
被収容者宛て現金
書留等受付簿
庶務
広報活動に関する
文書
・被収容者宛て現
金書留等受付簿
庶務 文書接受
・広報に関する書類庶務
公印の管
理に関す
る経緯
公印
見学に関する文書
・特別送達文書処
理簿
庶務 文書接受
公印の管理業務に
常時利用するもの
として継続的に保
存すべき行政文書
・公印簿に係る決
裁文書
・協議会等に関す
る書類
・関係機関等との
連絡協議会に関す
る書類
・全国矯正施設長
会同等に関する書類・矯正管区管内矯
正施設長会同等に
関する書類
・矯正管区管内矯
正施設支所長協議
会等に関する書類
・矯正管区管内矯
正施設部課長等協
議会に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 廃棄
・庁内会議等議事録庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 廃棄
・公印簿 庶務 公印 公印簿 廃棄
広報・渉外 広報 廃棄
廃棄
・被収容者宛て信
書等書留簿
庶務 文書接受 被収容者宛て信書
等書留簿
廃棄
・施設参観に関す
る書類
庶務 広報・渉外 施設参観 廃棄
・受信書処理簿 庶務 文書接受
受信書処理簿
廃棄
・巡視,視察,施
設見学に関する書類庶務 広報・渉外 巡視,視察,施設
見学
廃棄
・社会を明るくす
る運動に関する書類庶務 広報・渉外
社会を明るくする
運動
廃棄
・来庁者等対応に
関する書類
・受付簿(来庁者等)
庶務 広報・渉外 来庁者等対応 廃棄
・大使館・領事館
関係
庶務 広報・渉外 大使館・領事館関係廃棄
・取材・撮影に関
する書類
庶務 広報・渉外 取材・撮影 廃棄
・報道に関する書類庶務 広報・渉外 報道 廃棄
・式典に関する書類庶務 式典 式典の実施 廃棄
公文書類
の接受,
発送等に
関すること公文書類の接受,
発送等に関する文書郵便に関する
事項1413 公印に関する
事項
15 広報に関する
事項
広報活動
に関する
こと
社会を明るくする
運動に関する文書
その他広報活動に
関する書類
16 報道に関する
事項
報道機関
対応に関
すること
報道に関する文書
17 庶務に関する
事項
庶務に関
すること
(他の事
務に関す
るものを
庶務に関する文書
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定3年3年3年3年3年3年3年3年1年3年3年3年3年3年1年1年1年5年1年5年
・個人情報保護に関
する書類(ただし、権
利義務の得喪及び
その経緯に係るもの
を除く)
個人情報保護 個人情報保護 個人情報保護 廃棄
情報公開 情報公開
・情報公開に関す
る書類(ただし、
権利義務の得喪及
びその経緯に係る
ものを除く)
情報公開 廃棄
・運営方針に関す
る書類
・施設運営方針に
関する書類
庶務 運営 運営方針 廃棄
・矯正臨時報告
(矯正施設等所在
地名等変更報告)
庶務 各種業務 矯正臨時報告(矯
正施設等所在地名
等変更報告)
廃棄
・在所証明書等発
行簿
庶務 証明 在所証明書等発行簿廃棄
・矯正医官修学生
に関する書類
人事 各種業務 矯正医官修学生 廃棄
・証明書発行・交
付に関する書類
庶務 証明 証明書発行・交付 廃棄
・矯正職員武道大
会に関する書類
庶務 各種業務 矯正職員武道大会 廃棄
・学会・研究会等
に関する書類
庶務 各種業務 学会・研究会等 廃棄
・職員提案制度等
に関する書類
庶務 各種業務 職員提案制度等 廃棄
・矯正施設の収容
状況等に関する書類庶務 各種業務 矯正施設の収容状
況等
廃棄
・受付簿(面会,
差入等)
庶務 各種業務 受付簿(面会,差
入等)
廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 廃棄
・拾得物品書留簿 庶務 管理 拾得物品書留簿 廃棄
・被救護者旅客運
賃割引証の取扱い
に関する書類
庶務 各種業務 被救護者旅客運賃
割引証の取扱い
廃棄
・遺失物に関する
書類簿
庶務 管理 遺失物簿 廃棄
・出所者等からの
来信等の記録文書
庶務 各種業務 出所者等からの来
信等の記録文書
廃棄
・施設内の連絡調
整等に関する書類
庶務 連絡調整 施設内の連絡調整等廃棄
・本所・支所間連
絡調整に関する書類庶務 連絡調整 本所・支所間連絡
調整
廃棄
・情報公開に関す
る照会等(開示請求
に係る問合せ等を含む)情報公開 運用 照会等 廃棄
るものを
除く)
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定3年1年1年1年
常用
常用5年常用1年1年
5年3月5年3年3年3年3年3年3年3年
・庶務課の所掌に
係る事務で他の係
の所掌に属しない
ものに関する書類
庶務 各種業務 その他庶務に関す
る書類
廃棄
・請願その他投書
の処理に関する決
裁文書
庶務
・職員名簿 庶務 各種業務 職員名簿 廃棄
・保有個人情報の
漏えい事案の発生
に関する報告書
・法務省保有個人
情報保護管理規程
第22条に基づく
漏えい事案の報告
についての決裁文書個人情報保護 漏えい事案の対応等報告書 廃棄
・個人情報に関す
る照会等(開示請求
等に係る問合せ等を
含む)
個人情報保護 運用 照会等 廃棄
・職員届出書 庶務 各種業務 職員届出書 廃棄
・法務統計月報 庶務 統計 法務統計月報 廃棄
・施設沿革史に関
する書類
庶務 資料 施設沿革史 廃棄
・矯正史料 庶務 資料 矯正史料 廃棄
・施設概況に関す
る書類
庶務 資料 施設概況 廃棄
請願 請願その他投書の
処理に関する文書
廃棄
・超過勤務等命令簿人事 勤務時間 超過勤務等命令簿 廃棄
・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 廃棄
・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿 廃棄
・週休日の振替,
代休日の指定に関
する書類
人事 勤務時間 週休日の振替,代
休日の指定
廃棄
・勤務時間,休日
及び休暇に関する
書類
人事 勤務時間 勤務時間,休日及
び休暇
廃棄
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿 廃棄
・勤務時間割振り簿人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 廃棄
・勤務現況表 人事 勤務時間 勤務現況表 廃棄
・監督当直日誌 人事 勤務時間 監督当直日誌 廃棄
18 職員の人事管
理に関する事項超過勤務に関する
文書
出勤に関する文書
休暇に関する文書
(1)勤
務時間・
休暇に関
すること
勤務時間の割振り
に関する文書
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定3年3年1年5年3年3年3年3年3年3年3年事案の処
理が終了
した日に
係る特定
日から1年3年3年3年
届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月服務に関する文書
苦情相談に関する
文書
・矯正緊急報告
(職員関係特別報告)人事 服務 矯正緊急報告(職
員関係特別報告)
廃棄
・勤務日誌 人事 勤務時間 勤務日誌 廃棄
・服務に関する書類人事 服務 服務に係る記録 廃棄
・服務に関する連
絡文書
人事 服務 服務に係る連絡 廃棄
・国家公務員倫理
法に関する書類
人事 服務 国家公務員倫理法 廃棄
・法務省における
女性職員活躍と
ワークライフバラ
ンス推進等のため
の取組計画に関す
る書類
人事 服務 女性職員活躍と
ワークライフバラ
ンス推進等のため
の取組計画
廃棄
・セクシュアル・
ハラスメントの防
止に関する書類
・パワー・ハラス
メントの防止に関
する書類
人事 服務 セクシュアル・ハ
ラスメント等の防止廃棄
・メンタルヘルス
に関する書類
人事 服務 メンタルヘルス 廃棄
・営利企業への就
職に関する書類
人事 服務 営利企業への就職 廃棄
・苦情相談に関す
る書類
人事 苦情相談 苦情相談 廃棄
・職員面接記録 人事 服務 職員面接記録 廃棄
・兼業に関する書類人事 服務 兼業 廃棄
・刑務官の指定に
関する書類
人事 服務 刑務官の指定 廃棄
・給与に関する書類人事 給与 人給システム等 廃棄
・給与に関する調書人事 給与 給与に関する調書 廃棄
・扶養手当に関す
る書類
人事 給与 扶養手当 廃棄
・広域異動手当に
関する書類
人事 給与 広域異動手当 廃棄
(2)人
事管理に
関すること職員の兼業に関す
る文書
(3)給
与に関す
ること
給与に関する文書
(4)手
当に関す
ること
諸手当に関する文書別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定
届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月5年1月5年5年
5年1月
5年1月
5年1月3年3年
支給制限
その他の
支給に関
する処分
を行うこ
とができ
る期間又
は5年の
いずれか
長い期間
(5)私
事渡航に
関すること1年
退職した
日に係る
特定日以
後5年
離職した
日に係る
特定日以
後5年
・住居手当に関す
る書類
人事 給与 住居手当 廃棄
・単身赴任手当に
関する書類
人事 給与 単身赴任手当 廃棄
・通勤手当に関す
る書類
人事 給与 通勤手当 廃棄
・地域手当に関す
る書類
人事 給与 地域手当 廃棄
・初任給調整手当
に関する書類
人事 給与 初任給調整手当 廃棄
・期末手当,勤勉
手当及び期末特別
手当に関する書類
人事 給与 期末手当及び勤勉
手当
廃棄
・管理職員特別勤
務手当に関する書類人事 給与 管理職員特別勤務
手当
廃棄
・特殊勤務手当に
関する書類
人事 給与 特殊勤務手当 廃棄
・超過勤務手当に
関する書類
人事 給与 超過勤務手当 廃棄
・超過勤務手当支
給額計算書
人事 給与 超過勤務手当支給
額計算書
廃棄
廃棄
・退職手当支給依
頼書
人事 退職手当 退職手当支給依頼書廃棄
・職員海外渡航承
認申請書
人事 庶務 職員海外渡航承認
申請書
廃棄
・諸手当支給状況
調査に関する書類
人事 給与 諸手当支給状況調査健康診断等による
事後措置の記録
健康安全管理 健康管理の記録 廃棄
退職手当に関する
文書
私事渡航の承認に
係る決裁文書
・健康診断事後措
置記録票
人事
(1)職
員の健
康・安全
管理に関
すること
健康安全管理 健康診断事後措置
記録票
廃棄
・健康管理の記録 人事
19 職員の衛生,
医療その他の
福利厚生に関
する事項
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定
退職した
日に係る
特定日以
後30年3年3年5年3年
40年
30年7年3年
40年
30年7年40年
30年7年常用5年3年
廃棄
・ストレスチェッ
ク結果
人事 健康安全管理 ストレスチェック
結果
健康診断に関する
文書
・職員の健康安全
管理に関する報告等人事 健康安全管理 職員の健康安全管
理に関する報告等
廃棄
・災害報告 人事 健康安全管理 災害報告 廃棄
・エックス線被ば
く量当量測定に関
する書類
人事 健康安全管理 エックス線被ばく
量当量測定
廃棄
・健康管理の記録
(一部の有害物質)人事 健康安全管理 健康管理の記録
(一部の有害物質)廃棄
・職員の健康安全
管理に関する書類
人事 健康安全管理 職員の健康安全管理廃棄
・特定有害業務に
関する記録
人事 健康安全管理 特定有害業務に関
する記録(人事院
規則10-4第1
6条第3項)
廃棄
・健康管理の記録
(石綿)
人事 健康安全管理 健康管理の記録
(石綿)
廃棄
・特定有害業務に
関する記録(一部
の有害物質)
人事 健康安全管理 特定有害業務に関
する記録(人事院
規則10-4第1
6条別表第2の2
(一部の有害物
質))
廃棄
・健康管理の記録
(粉じん)
人事 健康安全管理 健康管理の記録
(粉じん)
廃棄
・特別健康管理手
帳に関する書類
(石綿)
人事 健康安全管理 特別健康管理手帳
に関する書類(人
事院規則10の4
の運用について第
26条の2関係
(石綿)
廃棄
・特定有害業務に
関する記録(石綿)人事 健康安全管理 特定有害業務に関
する記録(人事院
規則10-4第1
6条別表第2の2
(石綿))
廃棄
・特別健康管理手
帳に関する書類
(粉じん)
人事 健康安全管理 特別健康管理手帳
に関する書類(人
事院規則10の4
の運用について第
26条の2関係
(粉じん)
廃棄
・特定有害業務に
関する記録(粉じん)人事 健康安全管理 特定有害業務に関
する記録(人事院
規則10-4第1
6条別表第2の2
(粉じん))
廃棄
・エックス線に関
する書類
人事 健康安全管理 緊急時等に関する
報告等
廃棄
・特別健康管理手
帳に関する書類
(一部の有害物質)人事 健康安全管理 特別健康管理手帳
に関する書類(人
事院規則10の4
の運用について第
26条の2関係
(一部の有害物質)廃棄
・設備等の届出
(ボイラー等及び
X線)に関する書
類に関する書類
人事 健康安全管理 設備等の届出(ボ
イラー等及びX
線)に関する書類
に関する書類
廃棄
・健康診断の実施
結果等の報告
人事 健康安全管理 健康診断の実施結
果等の報告
廃棄
別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定3年3年1年5年1年完結の日
に係る特
定日以後5年3年3年3年
20 会計機関に関
する事項
会計機関
に関する
こと
10年
21 国際受刑者移
送に関する事項国際受刑
者移送に
関すること3年
任期を定
めた任用
の終了し
た日に係
る特定日
以後3年3年3年
健康保持に関する
文書
・職員の健康保持
に関する文書
人事 健康安全管理 職員の健康保持 廃棄
・職員の福利厚生
に関する書類
・職員レクリエ―
ションに関する書類人事 能率増進 職員の福利厚生 廃棄
・施設設備等の使
用に関する書類
人事 能率増進 施設設備等の使用 廃棄
・児童手当に関す
る書類
人事 手当 児童手当 廃棄
・その他児童手当
に関する書類
人事 手当 その他児童手当 廃棄
・休業補償請求
書・休業援護金支
給申請書
・療養補償請求書
・補償の支給決定
に関する通知書
・公務災害補償通
知書
・通勤災害補償通
知書
・治癒認定通知書
・公務外又は通勤
外通知書
・災害補償記録簿
・療養・障害の現
状報告書
人事 災害補償
災害補償記録
廃棄
・災害補償報告書 人事 災害補償 災害補償報告書 廃棄
・福祉事業報告書 人事 災害補償 福祉事業報告書 廃棄
・その他報告書等 人事 災害補償 その他報告書等 廃棄
・会計機関の発令
に関する書類
会計 会計機関 発令簿 廃棄
・受刑者の国際的
な移送の実施に関
する記録
国際受刑者移送 入出所 国際受刑者移送関
係書類
廃棄
・刑事施設視察委
員会委員の任免に
関する書類
刑事施設視察委員会刑事施設 刑事施設視察委員
会委員の任免
廃棄
・視察委員会の開催
に関する案内文書・
告知文
・委員手当の支給に
関する書類
・視察委員の出勤簿
・被収容者との面接
手続に関する書類
・その他刑事施設視
察委員会の庶務に
関する書類
刑事施設視察委員会刑事施設 刑事施設視察委員
会の庶務
廃棄
・刑事施設視察委
員会に対して提供
した情報に関する
書類
刑事施設視察委員会刑事施設 刑事施設視察委員
会に対して提供し
た情報
廃棄
(3)児
童手当・
子ども手
当に関す
ること
子ども手当等支給
に関する文書
刑事施設
視察委員会刑事施設視察委員
の庶務に関する文書刑事施設視察
委員会に関す
る事項
(2)職
員の福利
厚生に関
すること
福利厚生に関する
文書
(4)災
害補償に
関すること公務上または通勤
による災害と認定
等し,補償及び福
祉事業が完結する
までに関する文書
災害補償報告書等
に関する文書
会計機関に関する
文書
国際受刑者移送に
関する記録22別表 帯広刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
令和5年6月15日改定
常用1年3年3年3年
(2)地
域連携事
業の運営
に関する
こと3年24 新型コロナウ
イルス感染症
に関する事項
新型コロ
ナウイル
ス感染症
に関する
こと5年備考(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは,法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ,文書管理者において,保存期間及び保存期間満
了時の措置について設定することとする。
刑事施設視察委員会刑事施設視察委員会被収容者からの書
面等
廃棄
・刑事施設視察委
員会規則
刑事施設視察委員会刑事施設視察委員会刑事施設視察委員
会規則
廃棄
廃棄
廃棄
地域連携事業
・施設の運営の状況
に関する意見書
・意見書に対する回答・視察委員会の意見
に対する措置等報告
に関する書類
・法務大臣に対する
報告に関する書類
・会議議事録等
・視察委員会に対し
て提出する資料等
刑事施設視察委員会刑事施設視察委員会刑事施設視察委員
の意見・回答等
廃棄
廃棄
・他の行政機関と
の協議及び連絡・
調整に関する書類
移管
・運営上の各種照
会・回答に関する
文書
更生支援 運営
・再犯防止推進計
画に関する書類
更生支援 協議 再犯防止推進計画
・新型コロナウイ
ルス感染症に関す
る文書
庶務 新型コロナウイル
ス感染症対策
新型コロナウイル
ス感染症対策文書
(庶務課)
更生支援 他機関との協議及
び連絡調整
地方自治体等との
連絡・調整
・被収容者からの
書面に関する書類
・被収容者との面接
結果に関する書類
新型コロナウイル
ス感染症対策に係
る事態への対応に
係る文書
刑事施設視察委員
会の運営に関する
こと
23 更生支援に関
する事項
(1)更
生支援に
関する協
議及び連
絡・調整
に関する
こと
更生支援に関する
協議及び連絡・調
整に関する文書
地域連携事業等の
運営に関する文書
別表3年3年3年3年
10年5年3年3年5年3年3年3年3年3年3年5年1年
庶務 研修 職員研修 廃棄
・外部機関研修に
関する書類
庶務 研修 外部機関研修 廃棄
廃棄
・職務研究会議事録庶務 研修 職務研究会議事録
1 その他研
修に関す
ること
職員の人事に
関する事項
その他研修に関す
る記録
・矯正研修に関す
る書類
・職員研修に関す
る書類
参考事項
庶務 研修 矯正研修 廃棄
事 項
業務の区分・特定調達契約等
に関する統計
・翌年度にわたる
債務負担の承認要
求書
・翌年度にわたる
債務負担の承認通
知書
・購入物品単価調書・予算増(減)額
上申書
・予算増(減)額
通知書
・予算年額内示関
係書類
・予算差引簿
・予算執行会議議
事録
・営繕器具購入報
告書
2 予算及び決算
に関する事項
(1)予
算に関す
ること
予算に関する文書 ・矯正緊急報告
(刑務作業事故報告)・予算関係資料
・矯正職員武道大
会経費関係書類
・刑務作業製品利
用状況調書
・被収容者被服更
新整備必要数調書
・被収容者被服遊
休品調書
・予算現況調書
・予算執行計画表
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
会計 予算 購入物品単価調書 廃棄
会計 予算 特定調達契約等に
関する統計
廃棄
会計 予算 翌年度にわたる債
務負担の承認要求
書等
廃棄
会計 予算 予算執行会議議事録廃棄
会計 予算 営繕器具購入報告書廃棄
会計 予算 予算年額内示関係
書類
廃棄
会計 予算 予算差引簿 廃棄
会計 予算 予算増(減)額上
申書
廃棄
会計 予算 予算増(減)額通
知書
廃棄
予算 予算現況調書 廃棄
会計 予算 予算執行計画表 廃棄
会計 予算 矯正緊急報告(刑
務作業事故報告)
廃棄
会計 予算 予算関係資料 廃棄
会計
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定5年5年5年5年5年5年5年5年5年3年3年3年5年5年5年・歳入金月計突合表・歳入決算報告書
・歳入決算見込額
報告書
・歳入決算純計算
額報告書
・繰越計算書
・繰越承認通知書
・徴収簿
・不納欠損整理簿
・保管有価証券受
払簿
・領収証書
・すえ置き整理報
告書
・現金払込書・領
収証書
(2)歳
入に関す
ること
歳入に関する文書 ・検査書
・歳入金調定原簿
・歳入徴収額に関
する書類(計算
書,証拠書類,添
付書類)
・計算書証拠書類
・歳入徴収額計算書・歳入徴収額計算
書証拠書類
・歳入徴収済額計
算書証拠書類
・収入金現金出納
に関する書類(計
算書,証拠書類,
添付書類)
・徴収整理簿
会計 歳入 繰越計算書 廃棄
会計 歳入 繰越承認通知書 廃棄
会計 歳入 歳入金月計突合表 廃棄
会計 歳入 歳入決算報告書 廃棄
会計 歳入 すえ置き整理報告書廃棄
会計 歳入 現金払込書・領収
証書
廃棄
会計 歳入 保管有価証券受払簿廃棄
会計 歳入 領収証書 廃棄
会計 歳入 徴収簿 廃棄
会計 歳入 不納欠損整理簿 廃棄
会計 歳入 収入金現金出納
(計算書,証拠書
類,添付書類)
廃棄
会計 歳入 徴収整理簿 廃棄
会計 歳入 歳入金調定原簿 廃棄
会計 歳入 歳入徴収額(計算
書,証拠書類,添
付書類)
廃棄
会計 歳入 検査書 廃棄
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定5年5年3年3年3年3年5年3年5年3年3年3年3年3年3年3年3年・領収済額集計表
・貸付料調(土
地・建物・宿舎・
駐車場)
・官庁会計システ
ム入力書類
・調査決定報告書
・日本銀行領収済
通知書
・納入告知書・領
収証書
・納付書
・過誤納額整理簿
・返納金納入告知
書・領収証書
・収納未済繰越整
理簿
・収納未済歳入額
繰越計算書
・収納未済歳入額
及び同歳入収納状
況報告書
・振替済通知書
・徴収額集計表
・徴収済額報告書
・繰越済通知書
・繰越額確定計算書会計 歳入 官庁会計システム
入力書類
廃棄
会計 歳入 領収済額集計表 廃棄
会計 歳入 貸付料調 廃棄
会計 歳入 過誤納額整理簿 廃棄
会計 歳入 返納金納入告知
書・領収証書
廃棄
会計 歳入 納入告知書・領収
証書
廃棄
会計 歳入 納付書 廃棄
会計 歳入 調査決定報告書 廃棄
会計 歳入 日本銀行領収済通
知書
廃棄
会計 歳入 徴収額集計表 廃棄
会計 歳入 徴収済額報告書 廃棄
会計 歳入 収納未済歳入額及
び同歳入収納状況
報告書
廃棄
会計 歳入 振替済通知書 廃棄
会計 歳入 収納未済繰越整理簿廃棄
会計 歳入 収納未済歳入額繰
越計算書
廃棄
会計 歳入 繰越済通知書 廃棄
会計 歳入 繰越額確定計算書 廃棄
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定3年1年1年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年3年5年3年
・国家公務員有料
宿舎使用料金額表
・前渡資金関係書
類(出納計算書,
証拠書類,添付書)・赴任旅費概算
(精算)請求書
・戻入回議書
・旅費概算(精
算)請求書
・概算払整理簿
・払出決議書
(3)歳
出に関す
ること
歳出に関する文書 ・支出関係書類
(支出計算書,証
拠書類,添付書類)・支出負担行為差
引簿
・支出負担行為示
達表
・支出決定簿
・支払計画示達表
・支払計画差引簿
・支払計画表
・前渡資金科目整
理簿
・決算関係報告書
・その他歳入に関
する書類
・収納未済督促整
理簿
会計 歳出 国家公務員有料宿
舎使用料金額表
廃棄
会計 歳出 概算払整理簿 廃棄
会計 歳出 払出決議書 廃棄
会計 歳出 戻入回議書 廃棄
会計 歳出 旅費概算(精算)
請求書
廃棄
会計 歳出 前渡資金関係書類
(出納計算書,証
拠書類,添付書)
廃棄
会計 歳出 赴任旅費概算(精
算)請求書
廃棄
会計 歳出 支払計画表 廃棄
会計 歳出 前渡資金科目整理簿廃棄
会計 歳出 支払計画示達表 廃棄
会計 歳出 支払計画差引簿 廃棄
会計 歳出 支出負担行為示達表廃棄
会計 歳出 支出決定簿 廃棄
会計 歳出 支出関係書類(支
出計算書,証拠書
類,添付書類)
廃棄
会計 歳出 支出負担行為差引簿廃棄
会計 歳入 その他歳入に関す
る書類
廃棄
会計 歳入 収納未済督促整理簿廃棄
会計 歳入 決算関係報告書 廃棄
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定5年5年5年5年5年5年5年5年5年3年3年5年3年5年5年3年3年・資金前渡請求書
・取引関係通知書
・小切手・国庫金
振替書整理簿
・小切手帳原符
・小切手等検査簿
・新規採用者赴任
旅費義務確定額報告・繰越額確定計算書・支払遅延報告書
・債務負担計算書
・債務負担に係る
記録
・資金前渡支出負
担行為額(資金前
渡)整理簿
・過年度支出承認
書等
・国庫金振替書原符・歳出決算報告書
・歳出決算見込額
報告書
・歳出決算純計算
額報告書
・繰越計算書
・繰越承認通知書
・繰越済通知書
会計 歳出 小切手等検査簿 廃棄
会計 歳出 新規採用者赴任旅
費義務確定額報告
廃棄
会計 歳出 小切手・国庫金振
替書整理簿
廃棄
会計 歳出 小切手帳原符 廃棄
会計 歳出 資金前渡請求書 廃棄
会計 歳出 取引関係通知書 廃棄
会計 歳出 資金前渡支出負担
行為額(資金前
渡)整理簿
廃棄
会計 歳出 過年度支出承認書等廃棄
会計 歳出 債務負担計算書 廃棄
会計 歳出 債務負担に係る記録廃棄
会計 歳出 繰越額確定計算書 廃棄
会計 歳出 支払遅延報告書 廃棄
会計 歳出 繰越承認通知書 廃棄
会計 歳出 繰越済通知書 廃棄
会計 歳出 歳出決算報告書 廃棄
会計 歳出 繰越計算書 廃棄
会計 歳出 国庫金振替書原符 廃棄
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年5年5年5年5年5年5年5年・債権管理計算書
添付書類
・債権管理簿
・債権履行延期の
特約関係書類
・預託金月計突合表・官庁会計システ
ム入力書類
・決算関係報告書
・その他歳出に関
する書類
・契約監視会議に
関する書類
(4)債
権の管理
に関する
こと
債権の管理に関す
る文書
・債権管理計算書
・債権みなし消滅
整理報告書
・債権管理計算書
証拠書類
・債権管理計算書
添付書類
・前金払整理簿
・前渡資金交付整
理簿
・赴任旅費支出実
績報告書
・赴任旅費所要額
調書
・赴任旅費精算額
調書
・返納告知書原符
会計 債権管理 債権履行延期の特
約関係書類
廃棄
会計 債権管理 その他歳入に関す
る書類
廃棄
会計 債権管理 債権管理簿 廃棄
会計 債権管理 債権管理計算書証
拠書類
廃棄
会計 債権管理 その他歳出に関す
る書類
廃棄
会計 債権管理 債権管理計算書 廃棄
会計 債権管理 債権みなし消滅整
理報告書
廃棄
会計 歳出 決算関係報告書 廃棄
会計 支出 その他歳出に関す
る書類
廃棄
会計 歳出 預託金月計突合表 廃棄
会計 歳出 官庁会計システム
入力書類
廃棄
会計 歳出 赴任旅費精算額調書廃棄
会計 歳出 返納告知書原符 廃棄
会計 歳出 赴任旅費支出実績
報告書
廃棄
会計 歳出 赴任旅費所要額調書廃棄
会計 歳出 前金払整理簿 廃棄
会計 歳出 前渡資金交付整理簿廃棄
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定5年5年5年5年3年3年1年5年5年5年3年5年5年5年7年3年3年(6)支
出に関す
ること
支出に関する文書 ・支出決定簿
・小切手振出決議書・年度開始前支出
計算書
・払戻決議書
・科目更正決議書
・退職手当差引計
算書
・退職所得申請書
・国庫金送金通知
書等発送簿
・謝金執行状況調書・債権現在額報告書・債権現在額通知書・保証金受払簿
・差額仕訳書
(5)支
出負担行
為に関す
ること
支出負担行為に関
する文書
・支出負担行為決
議書
・支出回議書
・支出負担行為計
画示達額関係報告書・債務負担額計算書・批難事項等債権
現況調書
・払出決議書
会計 支出 国庫金送金通知書
等発送簿
廃棄
会計 支出 謝金執行状況調書 廃棄
会計 支出 科目更正決議書 廃棄
会計 支出 退職手当等 廃棄
会計 支出 年度開始前支出計
算書
廃棄
会計 支出 払戻決議書 廃棄
会計 支出 支出決定簿 廃棄
会計 支出 小切手振出決議書 廃棄
会計 支出負担行為 支出負担行為決議書廃棄
会計 支出負担行為 支出負担行為計画
示達額関係報告
廃棄
会計 債権管理 保証金受払簿 廃棄
会計 債権管理 差額仕訳書 廃棄
会計 債権管理 債権現在額報告書 廃棄
会計 債権管理 債権現在額通知書 廃棄
会計 債権管理 批難事項等債権現
況調書
廃棄
会計 債権管理 払出決議書 廃棄
会計 債権管理 債務負担額計算書 廃棄
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定3年1年1年5年5年5年5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年・預託金現在高引
継通知書
・謝金等支出記録
・前渡資金支出記録・国庫金振込請求書・作業報奨金計算
高削減等記録
・死亡手当金等支
給記録
・前渡資金概算払
整理簿
・前渡資金返納申
請書
・日本銀行振替済
通知書
・都道府県警察実
費弁償金調書
・前金払清算検査
証明書
・予算科目更正申
請書
(7)前
渡資金管
理に関す
ること
前渡資金管理に関
する文書
・現金出納簿
・作業報奨金計算
高通知書
・死亡者作業報奨
金計算高書留簿
・検査書
・現金及び保管金
現在高調書
会計 前渡資金 前渡資金支出記録 廃棄
会計 前渡資金 預託金現在高引継
通知書
廃棄
会計 前渡資金 謝金等支出記録 廃棄
会計 前渡資金 前渡資金返納申請書廃棄
会計
前渡資金
日本銀行振替済通
知書
廃棄
会計 前渡資金 死亡手当金等支給
記録
廃棄
会計 前渡資金 前渡資金概算払整
理簿
廃棄
会計
前渡資金
国庫金振込請求書 廃棄
会計 前渡資金 作業報奨金計算高
削減等記録
廃棄
会計 前渡資金
検査書
廃棄
会計 前渡資金 現金及び保管金現
在高調書
廃棄
会計 前渡資金 作業報奨金計算高
通知書
廃棄
会計 前渡資金 死亡者作業報奨金
計算高書留簿
廃棄
会計 支出 予算科目更正申請書廃棄
会計
前渡資金
現金出納簿 廃棄
会計 支出 都道府県警察実費
弁償金調書
廃棄
会計 支出 前金払清算検査証
明書
廃棄
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定5年3年3年3年3年5年5年5年5年5年5年3年5年3年3年3年3年・物品管理簿・物
品出納簿
・職業指導製品管
理記録
・引継書
・寄付受納認可書
・物品出納計算書
・物品管理計算書
・物品管理計算書
証拠書類
・物品管理計算書
添付書類
・給貸与物品整理簿・国庫帰属物の庁
用組入認可に関す
る書類
・自動車台帳
・通行鍵等貸与記録(9)物
品の管理
に関する
こと
物品の管理に関す
る文書
・物品供用簿
・職業指導製品売
却決議書
(8)出
納保管に
関すること出納保管に関する
文書
・現金出納簿
・国庫金振込請求書・日本銀行振替済
通知書
・拾得金書留簿
・拾得物書留簿
用度 物品管理 自動車台帳 廃棄
用度 物品管理 通行鍵等貸与記録 廃棄
用度 物品管理 給貸与物品整理簿 廃棄
用度 物品管理 国庫帰属物の庁用
組入認可
廃棄
用度 物品管理 引継書 廃棄
用度 物品管理 寄付受納認可書 廃棄
用度 物品管理 職業指導製品管理
記録
廃棄
用度 物品管理 職業指導製品売却
決議書
廃棄
用度 物品管理 物品管理計算書 廃棄
用度 物品管理 物品管理簿・物品
出納簿
廃棄
用度 物品管理 物品供用簿 廃棄
用度 物品管理 物品出納計算書 廃棄
会計 出納保管 拾得金書留簿 廃棄
会計 出納保管 拾得物書留簿 廃棄
会計 出納保管 国庫金振込請求書 廃棄
会計 出納保管 日本銀行振替済通
知書
廃棄
会計 出納保管 現金出納簿 廃棄
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定3年3年3年5年3年5年5年3年5年3年3年3年1年3年3年1年1年・電気設備等保守
点検記録
・副生物等書留簿
・物品管理計画表
用度 物品管理 主要物品購入状況
調書
廃棄
用度 物品管理 物品の無償貸付等 廃棄
用度 物品管理 自動車用燃料受払票廃棄
用度 物品管理 その他物品に関す
る書類
廃棄
用度 物品管理 ・物品取得措置請
求書・物品取得通
知書・物品払出請
求書
廃棄
用度 物品管理 郵便書留簿 廃棄
用度 物品管理 国有財産編入関係
書類
廃棄
用度 物品管理 物品亡失、損傷等
報告書
廃棄
用度 物品管理 物品亡失通知書 廃棄
用度 物品管理 物品定時・交替・
随時検査書
廃棄
用度 物品管理 物品廃棄記録 廃棄
用度 物品管理 物品受払簿 廃棄
用度 物品管理 物品増減及び現在
額報告書
廃棄
用度 物品管理 副生物等書留簿 廃棄
用度 物品管理 物品管理計画表 廃棄
用度 物品管理 電気設備等保守点
検記録
廃棄
用度 物品管理 不用物品受払簿 廃棄
・不用物品受払簿
・物品受払簿
・物品増減及び現
在額報告書
・物品定時・交
替・随時検査書
・物品廃棄記録
・物品亡失、損傷
等報告書
・物品亡失通知書
・郵便書留簿
・国有財産編入関
係書類
・その他物品に関
する書類
・物品取得措置請
求書・物品取得通
知書・物品払出請
求書
・物品の無償貸付
及び譲与・譲受書類・自動車用燃料受
払票
・主要物品購入状
況調書
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年用度 物品管理 物品不用決定承認
申請書・物品不用
決定通知書
廃棄
用度 物品管理 物品払出命令書 廃棄
用度 物品管理 物品売払・貸付措
置請求書,物品売
払・貸付措置通知書廃棄
用度 物品管理 物品売払決議書 廃棄
用度 物品管理 物品受領命令書 廃棄
用度 物品管理 物品修繕・改造措
置請求書,物品修
繕・改造措置通知書廃棄
用度 物品管理 物品受入命令書 廃棄
用度 物品管理 物品受払票 廃棄
用度 物品管理 管理換物品引渡通
知書
廃棄
用度 物品管理 物品供用証 廃棄
用度 物品管理 物品管理換協議書 廃棄
用度 物品管理 物品管理換承認申
請書
廃棄
用度 物品管理 備品等整備計画 廃棄
用度 物品管理 不用物品売却請求書廃棄
用度 物品管理 生産命令書 廃棄
用度 物品管理 燃料受払簿 廃棄
用度 物品管理 新聞・官報等受払簿廃棄
・新聞・官報等受
払簿
・生産命令書
・燃料受払簿
・備品等整備計画
・不用物品売却請
求書
・物品管理換協議書・物品管理換承認
申請書
・管理換物品引渡
通知書
・物品供用証
・物品受入命令書
・物品受払票
・物品受領命令書
・物品修繕・改造
措置請求書,物品
修繕・改造措置通
知書
・物品売払・貸付
措置請求書,物品
売払・貸付措置通
知書
・物品売払決議書
・物品不用決定承
認申請書・物品不
用決定通知書
・物品払出命令書
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定1年1年1年3年5年7年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年7年会計 給与支給 所得税源泉徴収 廃棄
会計 給与支給 宿日直手当 廃棄
会計 給与支給 所属別給与集計表 廃棄
会計 給与支給 住民税振込通知書 廃棄
会計 給与支給 住民税特別徴収額
通知書
廃棄
会計 給与支給 差額追給等関係書類廃棄
会計 給与支給 市民税・県民税特
別徴収税額通知書
廃棄
会計 給与支給 勤務時間記録簿
(非常勤職員)
廃棄
会計 給与支給 現金支給簿・印鑑簿廃棄
会計 給与支給 給与証明書 廃棄
会計 給与支給 給与支給機関異動
通知書
廃棄
会計 給与支給 給与簿 廃棄
会計 給与支給 給与所得者の扶養
控除等申告書
廃棄
用度 物品管理 物品分類換通知書 廃棄
用度 物品管理 物品保管措置請求
書・物品保管措置
通知書・物品保管
施設借上通知書
廃棄
用度 物品管理 物品分類換協議書 廃棄
用度 物品管理 物品分類換承認申
請書
廃棄
・物品分類換協議書・物品分類換承認
申請書
・物品分類換通知書・物品保管措置請
求書・物品保管措
置通知書・物品保
管施設借上通知書
・給与簿
・給与所得者の扶
養控除等申告書
・給与証明書
・給与支給機関異
動通知書
・勤務時間記録簿
(非常勤職員)
・現金支給簿・印
鑑簿
・差額追給等関係
書類
・市民税・県民税
特別徴収税額通知書・住民税振込通知書・住民税特別徴収
額通知書
・宿日直手当に関
する書類
・所属別給与集計表・所得税源泉徴収
に関する書類(10)給与の支
給に関す
ること
給与の支給に関す
る文書
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定3年3年3年3年3年3年3年3年
申出によ
る口座振
込みによ
らなくな
る日まで
の期間5年5年5年5年5年5年3年1年
会計 旅費 新規採用者赴任旅
費所要額調書
廃棄
会計 旅費 その他旅費に関す
る書類
廃棄
会計 旅費 護送旅費支給関係
書類
廃棄
会計 旅費 被収容者旅費概算
(精算)請求書
廃棄
会計 旅費 旅行命令簿・旅行
依頼簿
廃棄
会計 旅費 旅費計算書 廃棄
会計 旅費 支払決議書 廃棄
会計 旅費 出張 廃棄
会計 給与支給 給与控除依頼等 廃棄
会計 給与支給 給与振込 廃棄
会計 給与支給 年末調整 廃棄
会計 給与支給 俸給額調書 廃棄
会計 給与支給 地方税等徴収 廃棄
会計 給与支給 都道府県民及び市
町村民税銀行振込
又は送金請求書
廃棄
会計 給与支給 地方税個人別徴収
台帳
廃棄
会計 給与支給 地方税等 廃棄
会計 給与支給 地方税に関する給
与支払報告書
廃棄
・地方税に関する
給与支払報告書
・地方税個人別徴
収台帳
・地方税等に関す
る書類
・地方税等徴収に
関する書類
・護送旅費支給関
係書類
・被収容者旅費概
算(精算)請求書
・新規採用者赴任
旅費所要額調書
・都道府県民及び
市町村民税銀行振
込又は送金請求書
・年末調整に関す
る書類
・俸給額調書
・徴収依頼書
・給与振込に関す
る書類
・支払決議書
・その他旅費に関
する書類(11)旅費の支
給に関す
ること
旅費の支給に関す
る文書
・出張に関する書
類(出張計画書等)・旅行命令簿・旅
行依頼簿
・旅費計算書
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定(12)官庁会計
システム
の運用に
関すること3年
3 刑及び勾留、
少年院に送致
する保護処分
及び少年鑑別
所に送致する
観護の措置、
補導処分並び
に監置の裁判
の執行に関す
る事項
刑事施設
に収容中
の者にか
かる作業
報奨金に
関すること5年
4 情報セキュリ
ティ対策に関
する事項
情報セ
キュリ
ティ対策
の運用に
関する経緯3年
5 会議・会同等
に関する事項
会議・会
同等に関
する経緯3年3年1年3年3年3年3年解約に係
る申込書
を受理し
た日又は
退職等に
関する通
知書を提
出した日
に係る特
定日以後5年3年3年情報セキュリティ
対策の運用に関す
る文書
・情報セキュリ
ティに関する書類
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄給与
控除明細書
廃棄
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄等記
録簿
廃棄
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄等実
施状況調査
廃棄
庶務 各種業務 受付簿(面会,差
入等)
廃棄
庶務 各種業務 出所者等からの来
信等の記録文書
廃棄
庶務 各種業務 職員提案制度等 廃棄
庶務 各種業務 被救護者旅客運賃
割引証の取扱い
廃棄
庶務 各種業務 学会・研究会等 廃棄
庶務 各種業務 照会・回答文書 廃棄
庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 廃棄
情報セキュリティ 廃棄
会計 情報管理
会計 連絡 官庁会計システム
連絡文書
廃棄
作業 作業報奨金 作業報奨金 廃棄
・アダムス運用連
絡票
官庁会計システム
の連絡調整に関す
る文書
・作業報奨金に関
する記録
刑事施設における
作業報奨金に関す
る文書
会議・会同等に関
する文書
・庁内会議等議事録6 庶務に関する
事項
庶務に関
すること
(他の事
務に関す
るものを
除く)
庶務に関する文書 ・学会・研究会等
に関する書類
・照会・回答文書
・職員提案制度等
に関する書類
・被救護者旅客運
賃割引証の取扱い
に関する書類
・受付簿(面会,
差入等)
・出所者等からの
来信等の記録文書
7 職員の衛生,
医療その他の
福利厚生に関
する事項
財産形成
貯蓄に関
すること
財産形成貯蓄等の
記録
財産形成貯蓄等実
施状況調査
控除額の確認に関
する文書
・財産形成貯蓄等
記録簿
・財産形成貯蓄等
実施状況調査
・財産形成貯蓄給
与控除明細書
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定3年5年
10年5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年5年3年3年3年3年3年3年3年
領置 領置物品 領置物品廃棄願書 廃棄
領置 領置物品 領置物品領収書 廃棄
領置 領置物品 領置物品総量規制 廃棄
領置 領置物品 領置物品交付処理
記録
廃棄
領置 領置物品 領置物品引継書 廃棄
領置 領置物品 領置物品検査記録 廃棄
領置 領置物品 領置品基帳 廃棄
領置 領置物品 領置物品一時使用
許可等記録
廃棄
領置 領置物品 国庫帰属廃棄簿 廃棄
領置 領置物品 利器点検表 廃棄
領置 領置物品 証拠品還付記録 廃棄
領置 領置物品 特別領置物品書留簿廃棄
領置 領置物品 釈放時交付信書等
記録簿
廃棄
領置 領置物品 処分等告知簿 廃棄
領置 領置物品 購入・差入等許否
判定記録
廃棄
領置 領置物品 自費購入物品一覧表廃棄
領置 領置物品 貴重品書留簿 廃棄
領置 領置物品 自弁・差入物品管理廃棄
領置 領置物品 郵送物品等受付記録廃棄
領置 領置物品 遺留品書留簿 廃棄
会計 会計機関 検査 廃棄
領置 領置物品 没入廃棄簿 廃棄
会計 会計機関 会計機関の委任 廃棄
会計 会計機関 発令簿 廃棄
会計 会計機関 会計機関の引継 廃棄
8 会計機関に関
する事項
会計機関
に関する
こと
会計機関に関する
文書
・会計機関の引継
に関する書類
・会計機関の委任
に関する書類
・会計機関の発令
に関する書類
・物品の検査職員
の指定並びに解除
書類
・検査書
・没入廃棄簿
・郵送物品等受付
記録
・遺留品書留簿
・貴重品書留簿
・自弁・差入物品
管理に関する記録
・購入・差入等許
否判定記録
・自費購入物品一
覧表
・釈放時交付信書
等記録簿
・処分等告知簿
・証拠品還付記録
・特別領置物品書
留簿
・国庫帰属廃棄簿
・利器点検表
・領置品基帳
・領置物品一時使
用許可等記録
・領置物品引継書
・領置物品検査記録・領置物品総量規制・領置物品交付処
理記録
・領置物品廃棄願書・領置物品領収書
矯正施設における
領置物品に関する
文書
矯正施設
における
領置に関
すること
矯正施設にお
ける領置に関
する事項9別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定3年3年3年5年3年5年3年3年3年3年1年3年3年5年5年3年5年5年3年3年3年5年5年3年
領置 歳入歳出外現金 仮留金受払簿 廃棄
領置 歳入歳出外現金 差入現金等受付記録廃棄
領置 歳入歳出外現金 検査確認書 廃棄
領置 歳入歳出外現金 遺留金書留簿 廃棄
領置 歳入歳出外現金 小切手等検査簿 廃棄
領置 歳入歳出外現金 取引関係通知書 廃棄
領置 歳入歳出外現金 国庫金振替書原符 廃棄
領置 歳入歳出外現金 検査書 廃棄
領置 歳入歳出外現金 小切手・国庫金振
替書整理簿等
廃棄
領置 歳入歳出外現金 小切手振出決議書 廃棄
領置 仮留金品 仮留品書留簿 廃棄
領置 歳入歳出外現金 現金出納簿 廃棄
領置 自弁物品 写真保管記録 廃棄
領置 自弁物品 日用品等受払簿 廃棄
領置 自弁物品 差入物品等受付記録廃棄
領置 自弁物品 自弁物品等検査記録廃棄
領置 自弁物品 差入物品取扱業者
指定申請・認可関
係書類
廃棄
領置 自弁物品 差入物品等検査記録廃棄
領置 保管有価証券 保険証券提出書 廃棄
領置 保管有価証券 履行保証保険受払簿廃棄
領置 保管有価証券 政府保管有価証券
提出書
廃棄
領置 保管有価証券 保管有価証券受払簿廃棄
領置 保管有価証券 政府保管有価証券
提出書
廃棄
領置 保管有価証券 保管有価証券定
時・交替時・廃止
時・随時検査書
廃棄
・政府保管有価証
券提出書
・保管有価証券定
時・交替時・廃止
時・随時検査書
・政府保管有価証
券提出書
・保管有価証券受
払簿
・保険証券提出書
・履行保証保険受
払簿
・差入物品取扱業
者指定申請・認可
関係書類
・差入物品等検査
記録
・差入物品等受付
記録
・自弁物品等検査
記録
・写真保管記録
・日用品等受払簿
・仮留品書留簿
・現金出納簿
・小切手・国庫金
振替書整理簿
・小切手振出決議書・国庫金振替書原符・検査書
・小切手等検査簿
・取引関係通知書
・検査確認書
・遺留金書留簿
・仮留金受払簿
・差入現金等受付
記録
矯正施設における
自弁物品関する文書矯正施設における
領置金に関する文書矯正施設における
保有有価証券に関
する文書
別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定1年3年5年5年5年3年3年3年3年5年3年5年3年5年5年3年5年3年3年5年3年5年3年領置 歳入歳出外現金 保管金月計突合表 廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金保管替通知書廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金領収証書 廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金払込書 廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金払渡領収書 廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金政府所得調書廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金提出書 廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金小切手原符 廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金振替済通知書廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金受入通知書 廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金受領証書 廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金歳入編入関
係書類
廃棄
領置 歳入歳出外現金 保管金支払証拠書類廃棄
領置 歳入歳出外現金 不有金者書留簿 廃棄
領置 歳入歳出外現金 払渡決議書 廃棄
領置 歳入歳出外現金 同封現金等書留簿 廃棄
領置 歳入歳出外現金 被収容者あて現金
書留受付簿
廃棄
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出
納計算書添付書類
廃棄
領置 歳入歳出外現金 自弁物品一覧表 廃棄
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出
納計算書
廃棄
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出
納計算書証拠書類
廃棄
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金 廃棄
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金月
計突合表
廃棄
・歳入歳出外現金
に関する書類
・歳入歳出外現金
月計突合表
・歳入歳出外現金
出納計算書
・歳入歳出外現金
出納計算書証拠書類・歳入歳出外現金
出納計算書添付書類・自弁物品一覧表
・同封現金等書留簿・被収容者あて現
金書留受付簿
・不有金者書留簿
・払渡決議書
・保管金歳入編入
関係書類
・保管金支払証拠
書類
・保管金受入通知書・保管金受領証書
・保管金保管替通
知書
・保管金領収証書
・保管金月計突合表・保管金小切手原符・保管金振替済通
知書
・保管金政府所得
調書
・保管金提出書
・保管金払込書
・保管金払渡領収書別表
参考事項
事 項
業務の区分当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年6月15日改定5年3年3年3年5年3年5年5年3年3年
10 新型コロナウ
イルス感染症
に関する事項
新型コロ
ナウイル
ス感染症
に関する
こと5年備考(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは,法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ,文書管理者において,保存期間及び保存期間満了
時の措置について設定することとする。
領置 歳入歳出外現金 領置金交付処理記録廃棄
会計 新型コロナウイル
ス感染症対策
新型コロナウイル
ス感染症対策文書
(会計課)
移管
領置 歳入歳出外現金 領置金収受簿 廃棄
領置 歳入歳出外現金 領置金統括表 廃棄
領置 歳入歳出外現金 領置金支払記録 廃棄
領置 歳入歳出外現金 領置金支払証拠書類廃棄
領置 歳入歳出外現金 領置金引継書 廃棄
領置 歳入歳出外現金 領置金基帳 廃棄
領置 歳入歳出外現金 郵送現金等受付記録廃棄
領置 歳入歳出外現金 預金書留簿 廃棄
領置 歳入歳出外現金 郵券受払簿 廃棄
・郵券受払簿
・郵送現金等受付
記録
・領置金引継書
・領置金基帳
・領置金支払記録
・領置金支払証拠
書類
・領置金収受簿
・預金書留簿
・領置金統括表
・領置金交付処理
記録
新型コロナウイル
ス感染症対策に係
る事態への対応に
係る文書
・新型コロナウイ
ルス感染症に関す
る文書
別表3年3年3年3年
10年5年3年3年5年3年3年3年3年3年3年5年1年5年5年5年1
・矯正研修に関す
る書類
庶務 研修 矯正研修 廃棄
・職員研修に関す
る書類
庶務 研修 職員研修 廃棄
職員の人事に
関する事項
その他研
修に関す
ること
その他研修に関す
る記録
・外部機関研修に
関する書類
庶務 研修 外部機関研修 廃棄
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
2 予算及び決算
に関する事項
(1)予
算に関す
ること
予算に関する文書
(2)歳
入に関す
ること
歳入に関する文書
・歳入金調定原簿 会計 歳入 歳入金調定原簿 廃棄
・歳入徴収額に関
する書類(計算
書,証拠書類,添
付書類)
・計算書証拠書類
・歳入徴収額計算書・歳入徴収額計算
書証拠書類
・歳入徴収済額計
算書証拠書類
会計 歳入 歳入徴収額(計算
書,証拠書類,添
付書類)
廃棄
・購入物品単価調書会計 予算 購入物品単価調書 廃棄
・検査書 会計 歳入 検査書 廃棄
・特定調達契約等
に関する統計
会計 予算 特定調達契約等に
関する統計
廃棄
・翌年度にわたる
債務負担の承認要
求書
・翌年度にわたる
債務負担の承認通
知書
会計 予算 翌年度にわたる債
務負担の承認要求
書等
廃棄
・予算執行会議議
事録
会計 予算 予算執行会議議事録廃棄
・営繕器具購入報
告書
会計 予算 営繕器具購入報告書廃棄
・予算年額内示関
係書類
会計 予算 予算年額内示関係
書類
廃棄
・予算差引簿 会計 予算 予算差引簿 廃棄
・予算増(減)額
上申書
会計 予算 予算増(減)額上
申書
廃棄
・予算増(減)額
通知書
会計 予算 予算増(減)額通
知書
廃棄
・予算現況調書 会計 予算 予算現況調書 廃棄
・予算執行計画表 会計 予算 予算執行計画表 廃棄
矯正緊急報告(刑
務作業事故報告)
廃棄
・予算関係資料
・矯正職員武道大
会経費関係書類
・刑務作業製品利
用状況調書
・被収容者被服更
新整備必要数調書
・被収容者被服遊
休品調書
会計 予算 予算関係資料 廃棄
・職務研究会議事録庶務 研修 職務研究会議事録 廃棄
・矯正緊急報告
(刑務作業事故報告)会計 予算
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例5年5年5年5年5年5年3年3年3年5年5年5年5年5年3年3年3年3年5年3年5年3年3年3年3年・過誤納額整理簿 会計 歳入 過誤納額整理簿 廃棄
・納入告知書・領
収証書
会計 歳入 納入告知書・領収
証書
廃棄
・納付書 会計 歳入 納付書 廃棄
・調査決定報告書 会計 歳入 調査決定報告書 廃棄
・日本銀行領収済
通知書
会計 歳入 日本銀行領収済通
知書
廃棄
・徴収額集計表 会計 歳入 徴収額集計表 廃棄
・徴収済額報告書 会計 歳入 徴収済額報告書 廃棄
・収納未済歳入額
及び同歳入収納状
況報告書
会計 歳入 収納未済歳入額及
び同歳入収納状況
報告書
廃棄
・振替済通知書 会計 歳入 振替済通知書 廃棄
・収納未済繰越整
理簿
会計 歳入 収納未済繰越整理簿廃棄
・収納未済歳入額
繰越計算書
会計 歳入 収納未済歳入額繰
越計算書
廃棄
・繰越済通知書 会計 歳入 繰越済通知書 廃棄
・繰越額確定計算書会計 歳入 繰越額確定計算書 廃棄
・繰越計算書 会計 歳入 繰越計算書 廃棄
・繰越承認通知書 会計 歳入 繰越承認通知書 廃棄
・歳入金月計突合表会計 歳入 歳入金月計突合表 廃棄
・歳入決算報告書
・歳入決算見込額
報告書
・歳入決算純計算
額報告書
会計 歳入 歳入決算報告書 廃棄
・すえ置き整理報
告書
会計 歳入 すえ置き整理報告書廃棄
・現金払込書・領
収証書
会計 歳入 現金払込書・領収
証書
廃棄
・保管有価証券受
払簿
会計 歳入 保管有価証券受払簿廃棄
・領収証書 会計 歳入 領収証書 廃棄
・徴収簿 会計 歳入 徴収簿 廃棄
・不納欠損整理簿 会計 歳入 不納欠損整理簿 廃棄
・収入金現金出納
に関する書類(計
算書,証拠書類,
添付書類)
会計 歳入 収入金現金出納
(計算書,証拠書
類,添付書類)
廃棄
・徴収整理簿 会計 歳入 徴収整理簿 廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例3年3年3年3年3年1年1年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年3年5年3年5年5年5年(3)歳
出に関す
ること
歳出に関する文書
・歳出決算報告書
・歳出決算見込額
報告書
・歳出決算純計算
額報告書
会計 歳出 歳出決算報告書 廃棄
・繰越計算書 会計 歳出 繰越計算書 廃棄
・国家公務員有料
宿舎使用料金額表
会計 歳出 国家公務員有料宿
舎使用料金額表
廃棄
・国庫金振替書原符会計 歳出 国庫金振替書原符 廃棄
・概算払整理簿 会計 歳出 概算払整理簿 廃棄
・払出決議書 会計 歳出 払出決議書 廃棄
・戻入回議書 会計 歳出 戻入回議書 廃棄
・旅費概算(精
算)請求書
会計 歳出 旅費概算(精算)
請求書
廃棄
・前渡資金関係書
類(出納計算書,
証拠書類,添付書)会計 歳出 前渡資金関係書類
(出納計算書,証
拠書類,添付書)
廃棄
・赴任旅費概算
(精算)請求書
会計 歳出 赴任旅費概算(精
算)請求書
廃棄
・支払計画表 会計 歳出 支払計画表 廃棄
・前渡資金科目整
理簿
会計 歳出 前渡資金科目整理簿廃棄
・支払計画示達表 会計 歳出 支払計画示達表 廃棄
・支払計画差引簿 会計 歳出 支払計画差引簿 廃棄
・支出負担行為示
達表
会計 歳出 支出負担行為示達表廃棄
・支出決定簿 会計 歳出 支出決定簿 廃棄
・支出関係書類
(支出計算書,証
拠書類,添付書類)会計 歳出 支出関係書類(支
出計算書,証拠書
類,添付書類)
廃棄
・支出負担行為差
引簿
会計 歳出 支出負担行為差引簿廃棄
・その他歳入に関
する書類
会計 歳入 その他歳入に関す
る書類
廃棄
・収納未済督促整
理簿
会計 歳入 収納未済督促整理簿廃棄
・官庁会計システ
ム入力書類
会計 歳入 官庁会計システム
入力書類
廃棄
・決算関係報告書 会計 歳入 決算関係報告書 廃棄
・領収済額集計表 会計 歳入 領収済額集計表 廃棄
・貸付料調(土
地・建物・宿舎・
駐車場)
会計 歳入 貸付料調 廃棄
・返納金納入告知
書・領収証書
会計 歳入 返納金納入告知
書・領収証書
廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例5年5年5年5年5年5年3年3年5年3年5年5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年
・決算関係報告書 会計 歳出 決算関係報告書 廃棄
・その他歳出に関
する書類
・契約監視会議に
関する書類
会計 支出 その他歳出に関す
る書類
廃棄
・預託金月計突合表会計 歳出 預託金月計突合表 廃棄
・官庁会計システ
ム入力書類
会計 歳出 官庁会計システム
入力書類
廃棄
・赴任旅費精算額
調書
会計 歳出 赴任旅費精算額調書廃棄
・返納告知書原符 会計 歳出 返納告知書原符 廃棄
・赴任旅費支出実
績報告書
会計 歳出 赴任旅費支出実績
報告書
廃棄
・赴任旅費所要額
調書
会計 歳出 赴任旅費所要額調書廃棄
・前金払整理簿 会計 歳出 前金払整理簿 廃棄
・前渡資金交付整
理簿
会計 歳出 前渡資金交付整理簿廃棄
・小切手等検査簿 会計 歳出 小切手等検査簿 廃棄
・新規採用者赴任
旅費義務確定額報告会計 歳出 新規採用者赴任旅
費義務確定額報告
廃棄
・小切手・国庫金
振替書整理簿
会計 歳出 小切手・国庫金振
替書整理簿
廃棄
・小切手帳原符 会計 歳出 小切手帳原符 廃棄
・資金前渡請求書 会計 歳出 資金前渡請求書 廃棄
・取引関係通知書 会計 歳出 取引関係通知書 廃棄
・資金前渡支出負
担行為額(資金前
渡)整理簿
会計 歳出 資金前渡支出負担
行為額(資金前
渡)整理簿
廃棄
・過年度支出承認
書等
会計 歳出 過年度支出承認書等廃棄
・債務負担計算書 会計 歳出 債務負担計算書 廃棄
・債務負担に係る
記録
会計 歳出 債務負担に係る記録廃棄
・繰越額確定計算書会計 歳出 繰越額確定計算書 廃棄
・支払遅延報告書 会計 歳出 支払遅延報告書 廃棄
・繰越承認通知書 会計 歳出 繰越承認通知書 廃棄
・繰越済通知書 会計 歳出 繰越済通知書 廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
契約が
終了する
日に係る
特定日
以後5年
事業終了
日に係る
特定日以
後5年3年3年3年3年5年3年1年5年5年5年5年5年5年3年5年3年3年3年3年3年
(5)物
品の管理
に関する
こと
物品の管理に関す
る文書
(4)契
約に関す
ること
契約に関する文書
・通行鍵等貸与記録用度 物品管理 通行鍵等貸与記録 廃棄
・電気設備等保守
点検記録
用度 物品管理 電気設備等保守点
検記録
廃棄
・国庫帰属物の庁
用組入認可に関す
る書類
用度 物品管理 国庫帰属物の庁用
組入認可
廃棄
・自動車台帳 用度 物品管理 自動車台帳 廃棄
・寄付受納認可書 用度 物品管理 寄付受納認可書 廃棄
・給貸与物品整理簿用度 物品管理 給貸与物品整理簿 廃棄
・職業指導製品売
却決議書
用度 物品管理 職業指導製品売却
決議書
廃棄
・引継書 用度 物品管理 引継書 廃棄
・物品管理簿・物
品出納簿
用度 物品管理 物品管理簿・物品
出納簿
廃棄
・職業指導製品管
理記録
用度 物品管理 職業指導製品管理
記録
廃棄
・物品出納計算書 用度 物品管理 物品出納計算書 廃棄
・物品管理計算書
・物品管理計算書
証拠書類
・物品管理計算書
添付書類
用度 物品管理 物品管理計算書 廃棄
・履行確認報告書
用度
契約 履行確認報告書 廃棄
・物品供用簿 用度 物品管理 物品供用簿 廃棄
契約 随意契約登録申請書廃棄
・有資格者名簿 契約 有資格者名簿 廃棄
用度
用度
・随意契約登録申
請書
契約 指名停止通知書 廃棄
・随意契約登録者
名簿
契約 随意契約登録者名簿廃棄
用度
用度
・指名停止通知書
契約 官公需についての
中小企業者の受注
の確保等に係る書類廃棄
・競争参加資格等
審査委員会議事録
契約 競争参加資格等審
査委員会議事録
廃棄
用度
・官公需について
の中小企業者の受
注の確保等に係る
書類
用度
・契約書
・入札公告に関す
る文書
・見積書
・指名通知
・指名通知書
・請書
・予定価格調書
・納品書
・同等品審査書類
用度 契約 調達 廃棄
・PFI・市場化
テスト事業契約に
基づくモニタリン
グ結果等
用度 契約 PFI・市場化テ
スト事業実施書類
廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例3年3年5年3年5年5年3年5年3年3年3年1年3年3年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年
・物品供用証 用度 物品管理 物品供用証 廃棄
・物品受入命令書 用度 物品管理 物品受入命令書 廃棄
・物品管理換承認
申請書
用度 物品管理 物品管理換承認申
請書
廃棄
・管理換物品引渡
通知書
用度 物品管理 管理換物品引渡通
知書
廃棄
・不用物品売却請
求書
用度 物品管理 不用物品売却請求書廃棄
・物品管理換協議書用度 物品管理 物品管理換協議書 廃棄
・燃料受払簿 用度 物品管理 燃料受払簿 廃棄
・備品等整備計画 用度 物品管理 備品等整備計画 廃棄
・新聞・官報等受
払簿
用度 物品管理 新聞・官報等受払簿廃棄
・生産命令書 用度 物品管理 生産命令書 廃棄
・自動車用燃料受
払票
用度 物品管理 自動車用燃料受払票廃棄
・主要物品購入状
況調書
用度 物品管理 主要物品購入状況
調書
廃棄
・物品取得措置請
求書・物品取得通
知書・物品払出請
求書
用度 物品管理 ・物品取得措置請
求書・物品取得通
知書・物品払出請
求書
廃棄
・物品の無償貸付
及び譲与・譲受書類用度 物品管理 物品の無償貸付等 廃棄
・国有財産編入関
係書類
用度 物品管理 国有財産編入関係
書類
廃棄
・その他物品に関
する書類
用度 物品管理 その他物品に関す
る書類
廃棄
・物品亡失通知書 用度 物品管理 物品亡失通知書 廃棄
・郵便書留簿 用度 物品管理 郵便書留簿 廃棄
・物品廃棄記録 用度 物品管理 物品廃棄記録 廃棄
・物品亡失、損傷
等報告書
用度 物品管理 物品亡失、損傷等
報告書
廃棄
・物品増減及び現
在額報告書
用度 物品管理 物品増減及び現在
額報告書
廃棄
・物品定時・交
替・随時検査書
用度 物品管理 物品定時・交替・
随時検査書
廃棄
・物品管理計画表 用度 物品管理 物品管理計画表 廃棄
・物品受払簿 用度 物品管理 物品受払簿 廃棄
・不用物品受払簿 用度 物品管理 不用物品受払簿 廃棄
・副生物等書留簿 用度 物品管理 副生物等書留簿 廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年3年5年5年5年5年5年5年3年1年5年5年3年1年3年5年監査 監査 廃棄
3 監査に関する
事項
監査に関
すること
監査に関する文書 ・監査に関する書類庶務
(6)旅
費の支給
に関する
こと
旅費の支給に関す
る文書
(7)運
輸に関す
ること
運輸に関する文書
・自動車運行日誌 用度 運輸 自動車運行日誌 廃棄
・自動車始業点検
等記録
用度 運輸 自動車始業点検等
記録
廃棄
・官用車交通事故
報告
用度 運輸 官用車交通事故報告廃棄
・自動車の整備に
関する書類
用度 運輸 自動車の整備 廃棄
・その他旅費に関
する書類
会計 旅費 その他旅費に関す
る書類
廃棄
・無線検査簿 用度 運輸 無線検査簿 廃棄
・被収容者旅費概
算(精算)請求書
会計 旅費 被収容者旅費概算
(精算)請求書
廃棄
・新規採用者赴任
旅費所要額調書
会計 旅費 新規採用者赴任旅
費所要額調書
廃棄
・旅費計算書 会計 旅費 旅費計算書 廃棄
・護送旅費支給関
係書類
会計 旅費 護送旅費支給関係
書類
廃棄
・出張に関する書
類(出張計画書等)会計 旅費 出張 廃棄
・旅行命令簿・旅
行依頼簿
会計 旅費 旅行命令簿・旅行
依頼簿
廃棄
・物品保管措置請
求書・物品保管措
置通知書・物品保
管施設借上通知書
用度 物品管理 物品保管措置請求
書・物品保管措置
通知書・物品保管
施設借上通知書
廃棄
・支払決議書 会計 旅費 支払決議書 廃棄
・物品分類換承認
申請書
用度 物品管理 物品分類換承認申
請書
廃棄
・物品分類換通知書用度 物品管理 物品分類換通知書 廃棄
・物品払出命令書 用度 物品管理 物品払出命令書 廃棄
・物品分類換協議書用度 物品管理 物品分類換協議書 廃棄
・物品売払決議書 用度 物品管理 物品売払決議書 廃棄
・物品不用決定承
認申請書・物品不
用決定通知書
用度 物品管理 物品不用決定承認
申請書・物品不用
決定通知書
廃棄
・物品修繕・改造
措置請求書,物品
修繕・改造措置通
知書
用度 物品管理 物品修繕・改造措
置請求書,物品修
繕・改造措置通知書廃棄
・物品売払・貸付
措置請求書,物品
売払・貸付措置通
知書
用度 物品管理 物品売払・貸付措
置請求書,物品売
払・貸付措置通知書廃棄
・物品受払票 用度 物品管理 物品受払票 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例5年5年
常用 ただし,
用途廃止
の日に係
る特定日
以後5年
は保存5年5年
5年 保存期間
満了後施
設が継続
して存在
する場合
は延長を
検討。
常用 ただし,
用途廃止
の日に係
る特定日
以後5年
は保存
常用 ただし、
用途廃止
の日に係
る特定日
以後5年
は保存5年5年5年5年5年5年
10年5年5年
5年 保存期間
満了後施
設が継続
して存在
する場合
は延長を
検討。5年4 国有財産に関
する事項
国有財産
の管理及
び処分に
関すること国有財産の管理に
関する文書
・敷地取得・交
換・割譲・更正等
関係書類
用度 国有財産 敷地取得・交換・
割譲・更正等関係
書類
廃棄
・「報告洩」・
「誤謬訂正」の理
由書
用度 国有財産 「報告洩」・「誤
謬訂正」の理由書
廃棄
・部局等調書 用度 国有財産 部局等調書 廃棄
・土地評価関係書類用度 国有財産 土地評価関係書類 廃棄
・国有財産台帳登
録決議書
用度 国有財産 国有財産台帳登録
決議書
廃棄
・価格改定評価調書用度 国有財産 価格改定評価調書 廃棄
・国有財産現在額
計算書証拠書類
用度 国有財産 国有財産現在額計
算書証拠書類
廃棄
・国有財産現在額
計算書添付書類
用度 国有財産 国有財産現在額計
算書添付書類
廃棄
・国有財産無償貸
付状況計算書
用度 国有財産 国有財産無償貸付
状況計算書
廃棄
・国有財産見込現
在額報告書
用度 国有財産 国有財産見込現在
額報告書
廃棄
・境界確定協議
書・報告書
用度 国有財産 境界確定協議書・
報告書
廃棄
・国有財産承認申
請書類
用度 国有財産 国有財産承認申請
書類
廃棄
・国有財産滅失き
損報告書
用度 国有財産 国有財産滅失き損
報告書
廃棄
・国有財産台帳付
属書類
用度 国有財産 国有財産台帳付属
書類
廃棄
・国有財産増減及
び現在額報告書
用度 国有財産 国有財産増減及び
現在額報告書
廃棄
・国有財産無償貸
付状況報告書
用度 国有財産 国有財産無償貸付
状況報告書
廃棄
監査 会計実地検査報告書廃棄
・国有財産台帳 用度 国有財産 国有財産台帳 廃棄
監査 会計実地検査 廃棄
・会計実地検査に
関する書類
庶務
・会計実地検査報
告書
庶務
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例5年3年3年3年3年3年5年使用許可
が終了し
た日に係
る特定日
以後5年
契約が終
了した日
に係る特
定日以後5年3年3年(1)刑
事施設の
保安に関
すること3年10年3年3年
常用 当該機械
の耐用年
数を超え
た際に廃棄3年3年3年3年3年3年3年
・食糧受払簿 給養 給食 食糧受払簿 廃棄
・特別食に関する
書類
給養 給食 特別食 廃棄
給食 不喫食者書留簿 廃棄
・祝祭日・誕生日
用特別菜等に関す
る書類
給養 給食 祝祭日・誕生日用
特別菜等
廃棄
廃棄
・食中毒に関する
記録
給養 給食 食中毒 廃棄
・作業標準書 作業 作業安全衛生 作業標準書 廃棄
・栄養士巡回指導
に関する記録
給養 給食 栄養士巡回指導 廃棄
・安全衛生委員会
議事録
作業 作業安全衛生 安全衛生委員会議
事録
廃棄
・安全衛生管理に
関する記録
作業 作業安全衛生 安全衛生管理 廃棄
・矯正臨時報告
(収容定員決定
(変更)報告)
保安 収容定員 矯正臨時報告(収
容定員決定(変
更)報告)
廃棄
・矯正緊急報告
(刑務作業災害速報)作業 作業安全衛生 矯正緊急報告(刑
務作業災害速報)
廃棄
5 刑及び勾留、
少年院に送致
する保護処分
及び少年鑑別
所に送致する
観護の措置、
補導処分並び
に監置の裁判
の執行に関す
る事項
刑事施設における
被収容者の収容定
員に関する文書
(2)刑
事施設に
収容中の
者の作業
に関する
こと
刑事施設における
作業安全衛生に関
する文書
(3)矯
正施設に
収容中の
者に係る
給養に関
すること
矯正施設における
給養に関する文書
・予算要求説明資料用度 国有財産 予算要求説明資料 廃棄
・国有財産貸付契
約書
用度 国有財産 国有財産貸付契約書廃棄
・国有財産取得,
運用,処分完了報
告書
用度 国有財産 国有財産取得,運
用,処分完了報告書廃棄
・国有財産使用許
可関係書類
用度 国有財産 国有財産使用許可
関係書類
廃棄
・国有財産使用許
可書
用度 国有財産 国有財産使用許可書廃棄
・庁舎等構造別経
過年数別現況調
用度 国有財産 庁舎等構造別経過
年数別現況調
廃棄
・国有財産異動報
告書
用度 国有財産 国有財産異動報告書廃棄
・庁舎現況調 用度 国有財産 庁舎現況調 廃棄
・庁舎等使用現況
及び見込報告書
用度 国有財産 庁舎等使用現況及
び見込報告書
廃棄
・施設の改廃・移
転に関する書類
用度 国有財産 施設の改廃・移転 廃棄
・施設現況調査 用度 国有財産 施設現況調査 廃棄
・給食業務に関す
る記録
給養 給食 給食業務
・不喫食者書留簿 給養
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年5年3年3年3年3年3年3年3年3年1年3年3年矯正施設における
保健に関する文書
矯正施設における
衛生に関する文書
(4)矯
正施設に
収容中の
者の保健
に関する
こと
・検便検査に関す
る記録
・検便成績表
衛生 防疫 検便検査 廃棄
・保健衛生計画に
関する記録
衛生 防疫 保健衛生計画 廃棄
・予防接種に関す
る記録
保健 検査等 予防接種 廃棄
・安静度記録簿 保健 検査等 安静度記録簿 廃棄
・各種医務検査に
関する記録
保健 検査等 各種医務検査 廃棄
・問診票 保健 検査等 問診票 廃棄
・健康管理に関す
る記録
保健 検査等 健康管理 廃棄
・有機溶剤使用者
健康診断に関する
記録
保健 検査等 有機溶剤使用者健
康診断
廃棄
・エックス線検診
に関する記録
保健 検査等 エックス線検診 廃棄
・薬物乱用対策に
関する記録
保健 検査等 薬物乱用対策 廃棄
・健康診断に関す
る記録(結核予防)保健 検査等 健康診断(結核予防)廃棄
・感染症に関する
記録
・感染症の予防・
感染の防止
・感染症の検査
保健 検査等 感染症に関する記録廃棄
・食料購入関係書類給養 給食 食料購入関係書類 廃棄
・精米記録 給養 給食 精米記録 廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋 廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 廃棄
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 献立表 廃棄
・集団給食実施状
況報告書
給養 給食 集団給食実施状況
報告書
廃棄
・給食日誌 給養 給食 給食日誌 廃棄
・検食に関する書類給養 給食 検食 廃棄
・給食委員会等議
事録
給養 給食 給食委員会等議事録廃棄
・給食衛生管理点
検記録
給養 給食 給食衛生管理点検
記録
廃棄
・移送食給与簿 給養 給食 移送食給与簿 廃棄
・給食し好調査 給養 給食 給食し好調査 廃棄
(5)矯
正施設に
収容中の
者に係る
衛生に関
すること
廃棄
・給食人員表 給養 給食 給食人員表
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例3年3年3年3年
6 情報セキュリ
ティ対策に関
する事項
情報セ
キュリ
ティ対策
の運用に
関する経緯3年3年3年3年3年1年3年3年1年1年1年3年1年
廃棄
情報セキュリティ
対策の運用に関す
る文書
・情報セキュリ
ティに関する書類
用度 情報管理 情報セキュリティ
・廃棄物処理に関
する記録
・医療廃棄物に関
する記録
5年 廃棄
9 庶務に関する
事項
庶務に関
すること
(他の事
務に関す
るものを
除く)
庶務に関する文書
7 会議・会同等
に関する事項
会議・会
同等に関
する経緯
会議・会同等に関
する文書
8 防災に関する
事項
防災に関
すること
防災に関する文書
・学会・研究会等
に関する書類
庶務 各種業務 学会・研究会等 廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 廃棄
・火気取締に関す
る記録
保安 防災管理 火気取締 廃棄
・消防用務者(受
刑者)に関する記録保安 防災管理 消防用務者(受刑者)廃棄
・災害対策に関す
る記録
保安 防災管理 災害対策 廃棄
・防災管理に関す
る記録
保安 防災管理 防災管理 廃棄
・防災点検に関す
る書類 保安
防災管理 防災点検 廃棄
・矯正緊急報告
(天災事変発生速報)保安
防災管理 矯正緊急報告(天
災事変発生速報)
廃棄
・協議会等に関す
る書類
・関係機関等との
連絡協議会に関す
る書類
・全国矯正施設長
会同等に関する書類・矯正管区管内矯
正施設長会同等に
関する書類
・矯正管区管内矯
正施設支所長協議
会等に関する書類
・矯正管区管内矯
正施設部課長等協
議会に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 廃棄
・庁内会議等議事録庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 廃棄
廃棄
・関係機関との連
絡調整等に関する
書類
庶務 会議・協議会 関係機関との連絡
調整等
廃棄
衛生 廃棄物 廃棄物処理
・矯正関係予算担
当課長会同等に関
する書類
庶務 会議・協議会 矯正関係予算担当
課長会同等
廃棄
・滅菌器使用記録簿衛生 防疫 滅菌器使用記録簿 廃棄
・防疫実施・計画
に関する記録
・消毒実施に関す
る記録
衛生 防疫 防疫実施・計画
・衛生管理に関す
る記録
衛生 防疫 衛生管理 廃棄
・害虫駆除実施簿 衛生 防疫 害虫駆除実施簿 廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例1年5年5年当該建物
が存在し
なくなっ
た日の特
定日以後1年当該建物
が存在し
なくなっ
た日の特
定日以後1年当該建物
が存在し
なくなっ
た日の特
定日以後1年当該建物
が存在し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後1年
工事完成
の日に係
る特定日
又は業務
完了の日
に係る特
定日以後
10年
15年
10年
工事完成
の日に係
る特定日
又は業務
完了の日
に係る特
定日以後3年5年5年5年5年5年5年10
11 施設整備に関
する事項
施設整備
に関する
こと
施設整備に関する
文書
経理事故に関
する事項
経理事故
に関する
こと
経理事故に関する
文書
・着工届・竣工届 施設整備 工事 着工届・竣工届 廃棄
・施工計画に関す
る書類
施設整備 工事 施工計画 廃棄
・試験成績書 施設整備 工事 試験成績書 廃棄
・引渡書 施設整備 工事 引渡書 廃棄
・工事認可書 施設整備 工事 工事認可書 廃棄
・予定価格積算内
訳書
・予定価格積算内
訳書別紙詳細
・入札時積算数量書・入札時積算数量
書別紙詳細
施設整備 工事 予定価格積算内訳書廃棄
・委任状 施設整備 工事 委任状 廃棄
・工事成績評定書
・工事成績評定通
知書
施設整備 工事 工事成績評定 廃棄
・業務成績評定書
・業務成績評定通
知書
施設整備 工事 業務成績評定 廃棄
・耐震診断報告書 施設整備 工事 耐震診断報告書 廃棄
・工事請負契約書
・業務等契約書
・業務締結に関す
る書類
施設整備 工事 事業契約 廃棄
・構造計算書 施設整備 工事 構造計算書 廃棄
・設計原図 施設整備 工事 設計原図 廃棄
・経理事故の処理
等に関する内議・
回答文書
会計 経理事故 内議・回答等 廃棄
・敷地調査報告書 施設整備 工事 敷地調査報告書 廃棄
・庶務課の所掌に
係る事務で他の係
の所掌に属しない
ものに関する書類
庶務 各種業務 その他庶務に関す
る書類
廃棄
・会計に関する事
件報告書
会計 経理事故 会計に関する事件
報告書
廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例5年5年5年1年5年5年5年5年5年5年5年3年3年3年3年3年3年3年
工事完成
の日に係
る特定日
以降3年
工事完成
の日に係
る特定日
以降3年
工事完成
の日に係
る特定日
以降3年3年3年
・工事目的物引渡
通知書
施設整備 工事 工事目的物引渡通
知書
廃棄
・業務委託関係書類施設整備 工事 業務委託 廃棄
・積算数量算出書 施設整備 工事 積算数量算出書 廃棄
・単価算出書 施設整備 工事 単価算出書 廃棄
・指名停止通知書類施設整備 工事 指名停止通知等 廃棄
・設備工事設計計
算書
施設整備 工事 設備工事設計計算書廃棄
・入札参加に関す
る書類
施設整備 工事 入札参加 廃棄
・低価格入札に関
する書類
施設整備 工事 低価格入札 廃棄
・総合評価に関す
る書類
施設整備 工事 総合評価 廃棄
・発注手続に関す
る書類
施設整備 工事 発注手続 廃棄
・歳入歳出外現金
に関係する書類
・政府保管有価証
券に関する書類
・小切手・国庫金
振替書整理簿
施設整備 工事 小切手・国庫金振
替書整理簿等
廃棄
・予定価格決裁書類施設整備 工事 予定価格決裁書類 廃棄
・予算増額及び工
事実施認可上申書
施設整備 工事 予算増額及び工事
実施認可上申書
廃棄
・契約保証金に関
する書類(現金出
納簿等)
施設整備 工事 現金出納簿等 廃棄
・法務省所管工事
取扱規程に基づく
工事に関する書類
施設整備 工事 法務省所管工事取
扱規程に基づく工事廃棄
・本省計画工事に
関する書類
施設整備 工事 本省計画工事 廃棄
・工事完成報告書 施設整備 工事 工事完成報告書 廃棄
・入札調書 施設整備 工事 入札調書 廃棄
・工事請負契約締
結報告書
施設整備 工事 工事請負契約締結
報告書
廃棄
・管区計画工事に
関する書類
施設整備 工事 管区計画工事 廃棄
・保証書 施設整備 工事 保証書 廃棄
・新営工事に関す
る書類
施設整備 工事 新営工事 廃棄
・入札辞退届 施設整備 工事 入札辞退届 廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例1年1年1年資格の有
効期間が
満了した
日に係る
特定日以
後1年1年1年1年3年3年5年3年3年3年1年1年1年1年5年5年5年5年3年3年3年
・安全衛生管理に
関する書類
施設整備 安全衛生 安全衛生管理 廃棄
・毒物劇物有機溶
剤受払簿
施設整備 安全衛生 毒物劇物有機溶剤
受払簿
廃棄
・廃棄物処理施設
技術管理記録
施設整備 安全衛生 廃棄物処理施設技
術管理記録
廃棄
・安全衛生委員会
議議事録
施設整備 安全衛生 安全衛生委員会議
議事録
廃棄
・ばい煙測定結果
報告書
施設整備 公害防止 ばい煙測定結果報
告書
廃棄
・特定施設設置届
(使用・変更)届
出書
施設整備 公害防止 特定施設設置届
(使用・変更)届
出書
廃棄
・各所修繕命令書 施設整備 保守管理 各所修繕命令書 廃棄
・浄化槽保守点検
記録
施設整備 公害防止 浄化槽保守点検記録廃棄
・各所修繕等実施
記録
施設整備 保守管理 各所修繕等実施記録廃棄
・各所修繕費使用
内訳表
施設整備 保守管理 各所修繕費使用内
訳表
廃棄
・入門許可関係書類施設整備 保守管理 入門許可関係書類 廃棄
・冷凍冷蔵設備保
守点検記録
施設整備 保守管理 冷凍冷蔵設備保守
点検記録
廃棄
・定期検査結果 施設整備 保守管理 定期検査結果 廃棄
・定期検査結果
(ボイラ―定期自
主検査表)
施設整備 保守管理 定期検査結果(ボ
イラ―定期自主検
査表)
廃棄
・消防設備点検記録施設整備 保守管理 消防設備点検記録 廃棄
・地下水採取量等
報告書
施設整備 保守管理 地下水採取量等報
告書
廃棄
・その他工事に関
する書類
施設整備 工事 その他工事に関す
る書類
廃棄
・機械設備等保守
管理記録
施設整備 保守管理 機械設備等保守管
理記録
廃棄
・技術検査結果通
知書
施設整備 工事 技術検査結果通知書廃棄
・その他入札に関
する書類
施設整備 工事 その他入札に関す
る書類
廃棄
・施設整備に関す
る事業実施の承認
に関する書類
施設整備 工事 工事承認通知書等 廃棄
・競争参加資格に
関する書類
施設整備 工事 競争参加資格等 廃棄
・施設整備要望に
関する書類
施設整備 工事 内議書等 廃棄
・施設整備の新営
に関する書類
施設整備 工事 内容・新営通知書等廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和5年6月15日改定
保存期間 参考事項
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例3年1年1年5年
公務員宿
舎の設置
要求に関
すること
10年
公務員宿
舎の統計
に関する
こと5年公務員宿
舎の維持
管理に関
すること5年常用 宿舎廃止
の日に係
る特定日
以後3年5年5年5年3年3年13 新型コロナウ
イルス感染症
に関する事項
新型コロ
ナウイル
ス感染症
に関する
こと5年備考公務員宿舎の現況
に関する調査
新型コロナウイル
ス感染症対策に係
る事態への対応に
係る文書
12 公務員宿舎に
関する事項
公務員宿舎設置要
求に関する文書
木造宿舎の老朽度
調査に関する文書
公務員宿舎の入退
居に関する文書
公務員宿
舎の現況
に関する
こと
・職員宿舎入居状
況表
公務員宿舎 宿舎管理 職員宿舎入居状況表廃棄
・新型コロナウイ
ルス感染症に関す
る文書
用度 新型コロナウイル
ス感染症対策
新型コロナウイル
ス感染症対策文書
(用度課)
移管
・国家公務員宿舎
管理記録
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎管
理記録
廃棄
・省庁別職員宿舎
現況表
公務員宿舎 宿舎管理 省庁別職員宿舎現
況表
廃棄
・国家公務員宿舎
法施行令第9条に
関する報告書
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎法
施行令第9条に関
する報告書
廃棄
・無料宿舎貸与該
当職員指定書
公務員宿舎 宿舎管理 無料宿舎貸与該当
職員指定書
廃棄
・自動車保管場所
使用申請書・承認書公務員宿舎 宿舎管理 自動車保管場所使
用申請書・承認書
廃棄
・公務員宿舎現況表公務員宿舎 宿舎管理 公務員宿舎現況表 廃棄
・宿舎設置要求書 公務員宿舎 宿舎管理 宿舎設置要求書 廃棄
・木造宿舎老朽度
調査
公務員宿舎 宿舎管理 木造宿舎老朽度調査廃棄
・作業安全点検記録施設整備 安全衛生 作業安全点検記録 廃棄
・水道水質等検査
記録
施設整備 安全衛生 水道水質等検査記録廃棄
・廃棄物処理等関
係書類
施設整備 安全衛生 廃棄物処理等関係
書類
廃棄
・高所作業実施許
可に関する書類
施設整備 安全衛生 高所作業実施許可 廃棄
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは,法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ,文書管理者において,保存期間及び保存期間満
了時の措置について設定することとする。
別表
裁決,決
定その他
処分がさ
れる日に
係る特定
日以後10年通知又は
終結の処
理がされ
る日に係
る特定日
以後5年5年5年
(2)国
又は行政
機関を当
事者とす
る訴訟の
提起その
他の訴訟
に関する
経緯
訴訟が終
結する日
に係る特
定日以後
10年
訴訟が終
結する日
に係る特
定日以後
10年
訴訟が終
結する日
に係る特
定日以後
10年3年3年3年3年
4 栄典又は表彰
に関する事項
表彰の授
与又はは
く奪の経緯10年
5 行政の情報化
に関する事項
情報シス
テムの運
用に関す
る経緯5年5年5年5年3研修 外部機関研修 廃棄
・矯正研修に関す
る書類
・職務研究会議事録・職員研修に関す
る書類
庶務 研修 職員研修
庶務 研修 矯正研修 廃棄
廃棄
廃棄
(1)矯
正施設に
収容中の
者の不服
申立てに
関すること救済の申出に関す
る文書
苦情の申出に関す
る文書
・調査指示に関す
る回報文書
処遇
廃棄
・審査申請書
・調査指示に関す
る回報文書
・裁決に係る決裁
文書
・裁決書
処遇
・大臣苦情の調査
指示に関する回報
文書
処遇
訴訟に関する書類
職員の人事に
関する事項
その他研
修に関す
ること
その他研修に関す
る記録
・外部機関研修に
関する書類
庶務
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
1 個人の権利義
務の得喪及び
その経緯
処遇
・訴訟に関する記録当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定
審査の申請に関す
る文書
矯正管区の長に対
する事実の申告に
関する文書
不服申立 審査の申請 廃棄
・事実申告書
・調査指示に関す
る回報文書
・事実の申告の処
理に係る決裁文書
処遇 不服申立 矯正管区の長に対
する事実の申告
廃棄
不服申立 訴訟 廃棄
不服申立 苦情の申出 廃棄
不服申立 救済の申出 廃棄
2 法人の権利義
務の得喪及び
その経緯
国又は行
政機関を
当事者と
する訴訟
の提起そ
の他の訴
訟に関す
る経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録処遇 不服申立 訴訟 廃棄
調査 不服申立 訴訟 廃棄
庶務 研修 職務研究会議事録 廃棄
・保安表彰に関す
る記録
保安 栄典・表彰 保安表彰 廃棄
・矯正情報ネット
ワ―クに関する書類庶務 情報管理 矯正情報ネットワ
―ク
廃棄
・監査に関する書類庶務 監査 監査
・会計実地検査に
関する書類
庶務 監査 会計実地検査 廃棄
・会計実地検査報
告書
庶務 監査 会計実地検査報告書矯正施設における
表彰に関する文書
矯正情報ネットワ
―クに関する文書
6 監査に関する
事項
監査に関
すること
監査に関する文書
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定5年10年
10年
10年
10年3年3年
30年3年終結する
日に係る
特定日以
後30年
終結する
日に係る
特定日以
後10年
当該身分
帳簿の終
結する日
に係る特
定日以後
30年
10年
10年5年10年5年10年5年5年5年3年3年3年
廃棄
廃棄
・内部監査に関す
る書類
庶務 監査 内部監査 廃棄
・被収容者入所簿 収容 名籍 被収容者入所簿
廃棄
・被収容者出所簿 収容 名籍 被収容者出所簿 廃棄
・刑執行停止者整
理簿
収容 名籍 刑執行停止者整理簿廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 廃棄
・関係機関との連
絡調整等に関する
記録
収容 名籍 関係機関との連絡
調整等
廃棄
・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 廃棄
・被収容者人名簿 収容 名籍 被収容者人名簿
廃棄
・称呼番号台帳 収容 名籍 称呼番号台帳 廃棄
・被収容者身分帳
簿(表紙、収容文
書、前科調書、身
体等調査表及び指
紋原紙)
収容 名籍 被収容者身分帳簿
(表紙、収容文
書、前科調書、身
体等調査表及び指
紋原紙)
廃棄
・被収容者身分帳
簿(その他の部分)収容 名籍 被収容者身分帳簿
(その他の部分)
廃棄
・保存身分帳簿閲
覧等記録票
収容 名籍 保存身分帳簿閲覧
等記録票
廃棄
・終結身分帳保存
整理簿
収容 名籍 終結身分帳保存整
理簿
廃棄
・終結身分帳簿の
引継記録
収容 名籍 終結身分帳簿の引
継等
廃棄
・終結身分帳簿の
貸与記録
収容 名籍 終結身分帳簿の貸
与等
廃棄
・観護措置仮収容
者書留簿
収容 仮収容等 観護措置仮収容者
書留簿
廃棄
・仮収容に関する
記録
収容 仮収容等 仮収容 廃棄
・被収容者の請求
による留置に関す
る記録
収容 名籍 被収容者の請求に
よる留置
廃棄
・国勢調査の実施
に関する記録
収容 名籍 国勢調査 廃棄
・再入所者調査に
関する記録
収容 名籍 再入所者調査
廃棄
・自動車運転免許
の再取得に関する
記録
収容 名籍 自動車運転免許の
再取得
廃棄
・矯正臨時報告
(事故報告)
収容 名籍 矯正臨時報告(事
故報告)
・訴訟関係書類等
の交付又は告知に
関する記録
収容 名籍 訴訟関係書類等の
交付又は告知
廃棄
・訴訟費用免除申
立に関する記録
収容 名籍 訴訟費用免除申立
刑事施設の入所に
関する記録
7 刑及び勾留、
少年院に送致
する保護処分
及び少年鑑別
所に送致する
観護の措置、
補導処分並び
に監置の裁判
の執行に関す
る事項
(1)刑
事施設に
収容中の
者の収容
に関する
こと
刑事施設の出所に
関する記録
刑事施設の被収容
者の氏名の一覧に
関する記録
刑事施設の収容の
根拠等に関する個
別の記録
刑事施設の収容の
経過等に関する個
別の記録
刑事施設の身分帳
簿の管理に関する
記録
刑事施設における
仮収容者に関する
記録
上記に掲げるもの
以外の名籍の記録
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年1年
廃棄
廃棄
・公的弁護制度等
に関する記録
収容 名籍 公的弁護制度等 廃棄
・罰金等納付に関
する記録
収容 名籍 罰金等納付
廃棄
・入出所に関する
記録
収容 名籍 入出所 廃棄
・受付簿(弁護人
選任届等)
収容 名籍 受付簿(弁護人選
任届等)
廃棄
・受刑者釈放通知 収容 名籍 受刑者釈放通知・
通報
廃棄
・市町村長等への
通報文書
収容 名籍 市町村長等あて通報廃棄
・性犯罪者出所者
情報に係る通報文書収容 名籍 性犯罪者出所者情
報通報
廃棄
・被退去強制容疑
外国人通報に係る
通報文書
収容 名籍 被退去強制容疑外
国人通報
廃棄
・領事機関への通
報文書
収容 名籍 領事通報 廃棄
・外国人被収容者
登録事務に関する
記録
収容 名籍 外国人被収容者登
録事務
廃棄
・不在者投票に関
する記録
収容 名籍 不在者投票 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書
廃棄
・名籍事務に関す
る記録
収容 名籍 名籍事務 廃棄
・共犯名簿 収容 名籍 共犯名簿
廃棄
・受付簿(来庁取
調べ等)
収容 名籍 受付簿(来庁取調
べ等)
廃棄
・接見禁止決定等
書留簿
収容 名籍 接見禁止決定等書
留簿
廃棄
・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿
廃棄
・仮釈放・刑執行
猶予(取消し)等
書留簿
収容 名籍 仮釈放・刑執行猶
予(取消し)等書
留簿
廃棄
・判決結果等書留簿収容 名籍 判決結果等書留簿
廃棄
・収容確認簿 収容 名籍 収容確認簿 廃棄
・被勾留受刑者等
書留簿
収容 名籍 被勾留受刑者等書
留簿
廃棄
・控訴趣意書及び
上告趣意書受付簿
収容 名籍 控訴趣意書及び上
告趣意書受付簿
廃棄
・刑執行順序変更
に関する記録
収容 名籍 刑執行順序変更
・出廷簿 収容 名籍 出廷簿 廃棄
・前科照会書留簿 収容 名籍 前科照会書留簿
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定
常用
常用
10年
10年
10年1年1年3年3年3年3年3年5年5年3年3年3年3年3年3年指紋・写真 指紋関係調書
各種警備 3年
・指紋関係調書 個人識別
刑事施設における
再審に関する記録
廃棄
廃棄
・合葬簿 収容 名籍 合葬簿 廃棄
・墓地台帳 収容 名籍 墓地台帳
・被収容者写真撮
影記録
個人識別 指紋・写真 被収容者写真撮影
記録
廃棄
・再審に関する記録収容 恩赦・再審 再審 廃棄
・勤務配置表 保安 勤務配置 勤務配置表 廃棄
・指紋事務整理簿 個人識別 指紋・写真 指紋事務整理簿 廃棄
・矯正緊急報告
(銃使用等報告)
保安 緊急報告 矯正緊急報告(小
型武器使用等報告)
廃棄
・勤務日誌 保安 勤務配置 勤務日誌 廃棄
・矯正緊急報告
(非常事態動員速報)保安 緊急報告 矯正緊急報告(非
常事態動員速報)
廃棄
・勤務配置に関す
る記録
保安 勤務配置 勤務配置 廃棄
・事件送致に関す
る記録
保安 警備 事件送致 廃棄
・矯正緊急報告
(天災事変発生速報)保安 緊急報告 矯正緊急報告(非
常事態発生速報)
廃棄
・巡警記録
・巡回記録簿
保安 警備 巡警・巡回記録簿 廃棄
・警備規程 保安 警備 警備規程 廃棄
・外来者入出門管理保安 警備 外来者入出門管理 廃棄
・監視カメラ視察
記録
保安 警備 監視カメラ視察記録廃棄
・管区機動警備隊
に関する記録
廃棄
・緊急自動車指定
に関する記録
・刑務官手帳の管
理に関する記録
・警備活動に関す
る記録
・警備隊員に関す
る記録
・鍵の管理に関す
る記録
保安 警備
・鍵貸与簿 保安 警備 鍵貸与簿 廃棄
・現認報告書 保安 警備 現認報告書 廃棄
・駐車許可管理
(職員)
保安 警備 駐車許可管理(職員)廃棄
刑事施設における
勤務配置に関する
文書
刑事施設における
緊急報告に関する
文書
刑事施設における
警備に関する文書
(2)刑
事施設の
保安に関
すること
犯罪人の指紋その
他その個人識別に
関する文書
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定3年1年1年3年3年3年3年3年5年5年5年常用 銃の廃棄
に伴い廃棄3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年・暴力団関係被収
容者に関する記録
保安 警備 暴力団関係者の収容廃棄
・事務用品管理
(職員ロッカ―)
に関する記録
保安 警備 事務用品管理(職
員ロッカ―)
廃棄
・出門許可書 保安 警備 出門許可書 廃棄
刑事施設における
警備訓練に関する
文書
刑事施設における
警備用器具に関す
る文書
刑事施設における
検査に関する文書
警備訓練
・無線に関する記録柔道,剣道及び矯
正護身術
廃棄
・少年施設巡回保
安研修の実施に関
する記録
保安 警備訓練
・柔道,剣道及び
矯正護身術の実施
に関する記録
保安
少年施設巡回保安
研修
廃棄
・非常招集に関す
る記録
保安 警備訓練 非常招集 廃棄
・訓練計画・実施
記録(警備)
保安 警備訓練 訓練計画・実施記
録(警備)
廃棄
・手錠・捕縄使用検
定に関する記録
保安 警備訓練 手錠・捕縄使用訓練 廃棄
廃棄
警備用器具 無線 廃棄
・捕縄,手錠及び
拘束衣使用簿
保安 警備用器具 捕縄,手錠及び拘
束衣使用簿
廃棄
保安
廃棄
・保護具使用簿 保安 警備用器具 保護具使用簿 廃棄
・銃履歴カ―ド 保安 警備用器具 銃履歴カ―ド
廃棄
・警備用機器の管
理に関する記録
保安 警備用器具 警備用機器の管理 廃棄
・警備用具等管理
に関する記録
保安 警備用器具 警備用具等管理
廃棄
・武器管理に関す
る記録
保安 警備用器具 武器管理 廃棄
・銃及び弾薬出納簿保安 警備用器具 銃及び弾薬出納簿
廃棄
・銃砲現況調書 保安 警備用器具 銃砲現況調書 廃棄
・特別手入及び検
査表
保安 警備用器具 特別手入及び検査表廃棄
・附属品出納簿 保安 警備用器具 附属品出納簿 廃棄
・捕縄,手錠及び
拘束衣管理に関す
る記録
保安 警備用器具 捕縄,手錠及び拘
束衣管理
廃棄
・無線業務日誌 保安 警備用器具 無線業務日誌 廃棄
・矯正緊急報告
(小型武器使用等
報告)
保安 警備用器具 矯正緊急報告(小
型武器使用等報告)廃棄
・矯正定期報告
(銃砲現況調書)
保安 警備用器具 矯正定期報告(銃
砲現況調書)
廃棄
・矯正臨時報告
(無線施設に関す
る報告)
保安 警備用器具 矯正臨時報告(無
線施設に関する報告)・引上げ物品記録 保安 検査 引上げ物品記録 廃棄
・検査計画 保安 検査 検査
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定3年5年3年3年3年3年3年5年3年5年3年3年5年5年
10年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年
刑事施設における
報告に関する文書
刑事施設における
居室配置に関する
文書
刑事施設における
被収容者の護送に
関する文書
刑事施設における
保護室に関する文書刑事施設における
静穏室に関する文書刑事施設における
被収容者の収容定
員に関する文書
刑事施設における
被収容者の動静視
察に関する文書
廃棄
廃棄
・自弁・差入物品
検査
保安 検査 自弁・差入物品検査廃棄
・図書・新聞審査
に関する記録
保安 検査 図書・新聞審査
廃棄
・新入時衣体検査
記録
保安 検査 新入時衣体検査記録廃棄
・設備点検記録 保安 検査 設備点検記録
廃棄
・居室配置表 保安 居室配置 居室配置表 廃棄
・護送計画関係書類保安 護送 護送計画関係書類
廃棄
・出廷等に関する
記録
保安 連行・戒護 出廷等 廃棄
・保護室使用簿 保安 連行・戒護 保護室使用簿
廃棄
・保護室管理に関
する記録
保安 連行・戒護 保護室管理 廃棄
・静穏室使用簿 保安 連行・戒護 静穏室使用書留簿
廃棄
・静穏室管理に関
する記録
保安 連行・戒護 静穏室管理 廃棄
・矯正臨時報告
(収容定員決定
(変更)報告)
保安 収容定員 矯正臨時報告(収
容定員決定(変
更)報告)
廃棄
・収容調整に関す
る記録
保安 収容定員 収容調整 廃棄
・被収容者の動静
等の電磁的、光学
的記録及びその管
理に関する記録
保安 動静視察 被収容者の動静等
の電磁的、光学的
記録及びその管理
廃棄
・矯正緊急報告及
び矯正臨時報告
(事故速報、事故
追報、準事故報
告、事故報告)
保安 報告 矯正緊急報告及び
矯正臨時報告(事
故速報、事故追
報、準事故報告、
事故報告)
廃棄
・外国人収容状況
に関する記録
保安 報告 外国人収容状況
廃棄
・確定者報告記録
庶務 収容
確定者報告書類 廃棄
・矯正緊急報告
(職員傷害速報)
保安 報告 矯正緊急報告(職
員傷害速報)
廃棄
・矯正緊急報告
(職員等被害報告)保安 報告 矯正緊急報告(職
員等被害報告)
廃棄
・矯正施設の撮影
に関する記録
保安 報告 矯正施設の撮影
廃棄
・矯正定期報告
(職員等による告
発等報告)
保安 報告 矯正定期報告(職
員等による告発等
報告)
廃棄
・矯正定期報告
(特別司法警察職
員捜査活動状況等
報告)
保安 報告 矯正定期報告(特
別司法警察職員捜
査活動状況等報告)・矯正定期報告
(派閥関係受刑者
収容状況報告)
保安 報告 矯正定期報告(派
閥関係受刑者収容
状況報告)
廃棄
・保安に関する照
会書・回報書
保安 報告 保安に関する照会
書・回報書
・当直引継書 保安 報告 当直引継書 廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年1年1年1年3年3年3年3年1年3年3年3年3年5年3年
(3)刑
事施設に
収容中の
者のその
他処遇に
関すること刑事施設における
修繕に関する文書
刑事施設における
処遇の記録に関す
る文書
刑事施設における
外部交通に関する
文書
刑事施設における
優遇措置に関する
文書
刑事施設における
制限緩和に関する
文書
刑事施設における
生活指導に関する
文書
廃棄
廃棄
・保安月報 保安 報告 保安月報
廃棄
・保安状況調査に
関する記録
保安 報告 保安状況調査 廃棄
・保安状況報告 保安 報告 保安状況報告
廃棄
・修繕に関する記録保安 修繕 修繕 廃棄
・外国人処遇に関
する記録
処遇 処遇記録 外国人処遇
廃棄
・隔離に関する記録処遇 処遇記録 隔離 廃棄
・自弁・差入物品
管理
処遇 処遇記録 自弁・差入物品管理廃棄
・収容開始時の告
知記録
処遇 処遇記録 収容開始時の告知
記録
廃棄
・面接指導記録 処遇 処遇記録 面接指導記録
廃棄
・要注意者に関す
る記録
処遇 処遇記録 要注意者 廃棄
・恵与願に関する
書類
処遇 処遇記録 恵与願
廃棄
・諸願簿 処遇 処遇記録 諸願簿 廃棄
・工場用務者管理 処遇 処遇記録 工場用務者管理
廃棄
・免業に関する記録処遇 処遇記録 免業 廃棄
・被収容者の一般
的な処遇の実施に
関する記録
処遇 処遇記録 被収容者処遇
廃棄
・書信に関する記録処遇 外部交通 書信 廃棄
・面会に関する記録処遇 外部交通 面会
廃棄
・在院者発受信受
付簿
処遇 外部交通 在院者発受信受付簿廃棄
・面会票 処遇 外部交通 面会票
廃棄
・面会申込票 処遇 外部交通 面会申込票 廃棄
・優遇措置に関す
る記録
処遇 優遇措置 優遇措置
廃棄
・処遇審査会議事
録(制限緩和)
処遇 制限緩和 処遇審査会議事録
(制限緩和)
廃棄
・制限区分に関す
る記録
処遇 制限緩和 制限区分
・変更審査人員表 処遇 制限緩和 変更審査人員表 廃棄
・図書台帳 処遇 生活指導 図書台帳
・指導計画に関す
る記録
処遇 生活指導 指導計画 廃棄
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定3年3年1年1年1年1年3年3年3年3年3年5年5年3年1年1年5年5年5年5年5年(4)矯
正施設に
収容中の
者の不服
申立てに
関すること刑事施設における
不服申立てに関す
る文書
刑事施設における
生活管理に関する
文書
刑事施設における
賞遇に関する文書
刑事施設における
調査・懲罰に関す
る文書
刑事施設における
飜訳に関する文書
刑事施設における
収容に係る統計に
関する文書
廃棄
廃棄
・単独室収容に関
する記録
処遇 生活指導 単独室収容
廃棄
・不喫食者書留簿 処遇 生活管理 不喫食者書留簿 廃棄
・運動入浴実施記録処遇 生活管理 運動入浴実施記録
廃棄
・官給品の貸与に
関する記録
処遇 生活管理 官給品の貸与 廃棄
・日誌(受刑者) 処遇 生活管理 日誌(受刑者)
廃棄
・物品管理関係 処遇 生活管理 物品管理関係 廃棄
・賞遇に関する記録処遇 賞遇 賞遇
廃棄
・訓戒記録 処遇 調査・懲罰 訓戒記録 廃棄
・懲罰簿 処遇 調査・懲罰 懲罰簿
廃棄
・反則行為の調
査・懲罰に関する
記録
処遇 調査・懲罰 反則行為の調査・
懲罰
廃棄
・通訳・翻訳共助
に関する記録
処遇 通訳・翻訳 通訳・翻訳共助
廃棄
・矯正統計報告月
表(年表)
収容 統計 矯正統計報告 廃棄
・収容人員日表 収容 統計 収容人員日表
廃棄
・被収容者収容状
況調査書類
収容 統計 被収容者収容状況
調査書類
廃棄
・外国人被収容者
に係る統計等
収容 統計 外国人被収容者に
係る統計等
廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 廃棄
・矯正管区の長に
対する事実の申告
の通知書の交付に
関する記録
・矯正管区の長に
対する事実の申告
の通知書
処遇 不服申立 矯正管区の長に対
する事実の申告通
知簿等
廃棄
・法務大臣に対す
る事実の申告の通
知書の交付に関す
る記録
・法務大臣に対す
る事実の申告の通
知書
処遇 不服申立 法務大臣に対する
事実の申告通知簿等廃棄
・審査の申請の裁
決書謄本の交付に
関する記録
・審査の申請の裁
決書謄本
処遇 不服申立 審査の申請裁決書
交付簿等
・再審査の申請の
裁決書謄本の交付
に関する記録
・再審査の申請の
裁決書謄本
処遇 不服申立 再審査の申請裁決
書交付簿等
廃棄
・刑事施設の長に
対する苦情の申出
に関する記録
処遇 不服申立 刑事施設の長に対
する苦情の申出
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定5年5年3年3年1年3年3年3年3年3年3年3年3年(7)矯
正施設に
収容中の
者に係る
医療に関
すること3年8 情報セキュリ
ティ対策に関
する事項
情報セ
キュリ
ティ対策
の運用に
関する経緯3年3年3年
(5)矯
正施設に
収容中の
者に係る
給養に関
すること
(6)矯
正施設に
収容中の
者に係る
衛生に関
すること
その他不服申立て
に関する文書
矯正施設における
給養に関する文書
矯正施設における
衛生に関する文書
矯正施設における
医療上移送に関す
る文書
廃棄
廃棄
・法務大臣に対す
る苦情の申出に関
する記録
処遇 不服申立 法務大臣に対する
苦情の申出
廃棄
・監査官に対する
苦情の申出に関す
る記録
処遇 不服申立 監査官に対する苦
情の申出
廃棄
・矯正緊急報告
(被収容者等によ
る告訴、告発、提
訴等報告)
処遇 不服申立 矯正緊急報告(被
収容者等による告
訴、告発、提訴等
報告)
廃棄
・矯正定期報告
(被収容者等によ
る告訴、告発、提
訴等報告)
処遇 不服申立 矯正定期報告(被
収容者等による告
訴、告発、提訴等
報告)
廃棄
・請願その他の不
服申立てに関する
記録
処遇 不服申立 請願その他の不服
申立て
廃棄
・不喫食者書留簿 給養 給食 不喫食者書留簿
廃棄
・移送食給与簿 給養 給食 移送食給与簿 廃棄
・給食日誌 給養 給食 給食日誌
廃棄
・集団給食実施状
況報告書
給養 給食 集団給食実施状況
報告書
廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋
廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 廃棄
・衛生管理に関す
る記録
衛生 防疫 衛生管理
廃棄
・消毒実施に関す
る記録
衛生 防疫 消毒実施 廃棄
・病院移送に関す
る記録
矯正医療 移送 病院移送
・矯正管区におけ
る協議会等(その
他)に関する書類
庶務 会議・協議会 矯正管区における
協議会等(その他)廃棄
情報セキュリティ
対策の運用に関す
る文書
・情報セキュリ
ティに関する書類
処遇 情報管理 情報セキュリティ
・関係機関との連
絡調整等に関する
書類
庶務 会議・協議会 関係機関との連絡
調整等
廃棄
9 会議・会同等
に関する事項
会議・会
同等に関
する経緯
会議・会同等に関
する文書
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定3年3年1年3年3年1年1年1年3年3年3年1年3年3年3年3年1年1年1年1年
5年3月
会議・協議会 庁内会議等議事録 廃棄
防災管理 矯正緊急報告(天
災事変発生速報)
廃棄
・協議会等に関す
る書類
・関係機関等との
連絡協議会に関す
る書類
・全国矯正施設長
会同等に関する書類・矯正管区管内矯
正施設長会同等に
関する書類
・矯正管区管内矯
正施設支所長協議
会等に関する書類
・矯正管区管内矯
正施設部課長等協
議会に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 廃棄
・庁内会議等議事録庶務
防災管理 防災管理 廃棄
・防災点検に関す
る書類 保安
防災管理 防災点検 廃棄
・矯正緊急報告
(天災事変発生速報)保安
防災管理 消防用務者(受刑者)廃棄
・災害対策に関す
る記録
保安 防災管理 災害対策 廃棄
・防災管理に関す
る記録
保安
各種業務 学会・研究会等 廃棄
・火気取締に関す
る記録
保安 防災管理 火気取締 廃棄
・消防用務者(受
刑者)に関する記録保安
各種業務 照会・回答文書 廃棄
・矯正臨時報告
(矯正施設等所在
地名等変更報告)
庶務 各種業務 矯正臨時報告(矯
正施設等所在地名
等変更報告)
廃棄
・学会・研究会等
に関する書類
庶務
各種業務 被救護者旅客運賃
割引証の取扱い
廃棄
・矯正施設の収容
状況等に関する書類庶務 各種業務 矯正施設の収容状
況等
廃棄
・照会・回答文書 庶務
各種業務 出所者等からの来
信等の記録文書
廃棄
・職員提案制度等
に関する書類
庶務 各種業務 職員提案制度等 廃棄
・被救護者旅客運
賃割引証の取扱い
に関する書類
庶務
連絡調整 本所・支所間連絡
調整
廃棄
・受付簿(面会,
差入等)
庶務 各種業務 受付簿(面会,差
入等)
廃棄
・出所者等からの
来信等の記録文書
庶務
各種業務 その他庶務に関す
る書類
廃棄
・施設内の連絡調
整等に関する書類
庶務 連絡調整 施設内の連絡調整等廃棄
・本所・支所間連
絡調整に関する書類庶務
・職員届出書 庶務 各種業務 職員届出書 廃棄
・庶務課の所掌に
係る事務で他の係
の所掌に属しない
ものに関する書類
庶務
・超過勤務等命令簿人事 勤務時間 超過勤務等命令簿 廃棄
10 防災に関する
事項
防災に関
すること
防災に関する文書
11 庶務に関する
事項
庶務に関
すること
(他の事
務に関す
るものを
除く)
庶務に関する文書
12 職員の人事管
理に関する事項(1)勤
務時間・
休暇に関
すること
超過勤務に関する
文書
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月勤務時間 出勤簿 廃棄
勤務時間 週休日の振替,代
休日の指定
廃棄
・出勤簿 人事
勤務時間 勤務命令簿 廃棄
・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿 廃棄
・週休日の振替,
代休日の指定に関
する書類
人事
勤務時間 勤務現況表 廃棄
・勤務時間,休日
及び休暇に関する
書類
人事 勤務時間 勤務時間,休日及
び休暇
廃棄
・勤務命令簿 人事
勤務時間 勤務日誌 廃棄
・勤務時間割振り簿人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 廃棄
・勤務現況表 人事
給与 給与に関する調書 廃棄
・監督当直日誌 人事 勤務時間 監督当直日誌 廃棄
・勤務日誌 人事
・扶養手当に関す
る書類
人事 給与 扶養手当 廃棄
・広域異動手当に
関する書類
人事 給与 広域異動手当 廃棄
・住居手当に関す
る書類
人事 給与 住居手当 廃棄
・単身赴任手当に
関する書類
人事 給与 単身赴任手当 廃棄
出勤に関する文書
(3)手
当に関す
ること
諸手当に関する文書休暇に関する文書
人給システム等 廃棄
・給与に関する調書勤務時間の割振り
に関する文書
(2)給
与に関す
ること
給与に関する文書 ・給与に関する書類人事 給与
人事
別表
事 項
業務の区分中分類 名称(小分類)
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類
帯広刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
保存期間 参考事項
令和5年6月15日改定
届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月5年1月5年5年
5年1月
5年1月
5年1月3年3年
13 新型コロナウ
イルス感染症
に関する事項
新型コロ
ナウイル
ス感染症
に関する
こと5年備考(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは,法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ,文書管理者において,保存期間及び保存期間満
了時の措置について設定することとする。
・通勤手当に関す
る書類
人事 給与 通勤手当 廃棄
・地域手当に関す
る書類
人事 給与 地域手当 廃棄
・初任給調整手当
に関する書類
人事 給与 初任給調整手当 廃棄
・期末手当,勤勉
手当及び期末特別
手当に関する書類
人事 給与 期末手当及び勤勉
手当
廃棄
人事 給与 管理職員特別勤務
手当
廃棄
・特殊勤務手当に
関する書類
人事 給与 特殊勤務手当 廃棄
超過勤務手当 廃棄
・超過勤務手当支
給額計算書
人事 給与 超過勤務手当支給
額計算書
廃棄
諸手当支給状況調査廃棄
・新型コロナウイ
ルス感染症に関す
る文書
処遇 新型コロナウイル
ス感染症対策
新型コロナウイル
ス感染症対策文書
(処遇部門)
移管
新型コロナウイル
ス感染症対策に係
る事態への対応に
係る文書
・諸手当支給状況
調査に関する書類
人事 給与
・超過勤務手当に
関する書類
人事 給与
・管理職員特別勤
務手当に関する書類別表3年3年3年3年5年5年5年3年3年1年
(2)旅
費の支給
に関する
こと5年3年1年3年
10年
10年
10年
10年
10年
10年
10年
10年
(3)運
輸に関す
ること
運輸に関する文書
3 栄典又は表彰
に関する事項
表彰の授
与又はは
く奪の経緯矯正施設における
表彰に関する文書
職員研修 廃棄
研修 外部機関研修 廃棄
2 予算及び決算
に関する事項
(1)物
品の管理
に関する
こと
物品の管理に関す
る文書
旅費の支給に関す
る文書
庶務 研修 矯正研修 廃棄
その他研修に関す
る記録
・外部機関研修に
関する書類
庶務
・職員研修に関す
る書類
庶務 研修
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
庶務 研修 職務研究会議事録
1 職員の人事に
関する事項
・矯正研修に関す
る書類
その他研
修に関す
ること
帯広刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
・物品供用簿 用度 物品管理 物品供用簿
・物品管理計算書
・物品管理計算書
証拠書類
・物品管理計算書
添付書類
用度 物品管理 物品管理計算書
・職務研究会議事録・物品管理簿・物
品出納簿
用度 物品管理 物品管理簿・物品
出納簿
・給貸与物品整理簿用度 物品管理 給貸与物品整理簿
・物品受払簿 用度 物品管理 物品受払簿
・その他物品に関
する書類
用度 物品管理 その他物品に関す
る書類
・出張に関する書
類(出張計画書等)会計 旅費 出張
・自動車の整備に
関する書類
用度 運輸 自動車の整備
・自動車運行日誌 用度 運輸 自動車運行日誌
・自動車始業点検
等記録
用度 運輸 自動車始業点検等
記録
・職員表彰に関す
る書類
人事 栄典・表彰 職員表彰
・民間協力者顕彰
に関する書類
庶務 栄典・表彰 民間協力者顕彰
・刑務作業協力者
表彰に関する記録
作業 栄典・表彰 刑務作業協力者表彰・刑務作業表彰に
関する記録
作業 栄典・表彰 刑務作業表彰
・教誨師叙勲・褒
章・表彰に関する
記録
教育 栄典・表彰 教誨師叙勲・褒
章・表彰
・教誨師叙勲・褒
章・表彰に関する
記録
矯正教育 栄典・表彰 教誨師叙勲・褒
章・表彰
・篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰に
関する記録
矯正教育 栄典・表彰 篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰
・篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰に
関する記録
教育 栄典・表彰 篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
帯広刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置
10年
10年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年1年3年3年3年 廃棄
分類 分類考査 移送 3年 廃棄
4 刑及び勾留、
少年院に送致
する保護処分
及び少年鑑別
所に送致する
観護の措置、
補導処分並び
に監置の裁判
の執行に関す
る事項
(1)刑
事施設に
収容中の
者の分類
に関する
こと
刑事施設における
分類業務に関する
文書
・処遇調査原簿 分類 分類考査 処遇調査原簿
・処遇調査(再調
査)認可申請書
分類 分類考査 処遇調査(再調
査)認可申請書
・分類関係報告 分類 分類考査 分類関係報告
・受刑者索引簿 分類 分類考査 受刑者索引簿
・処遇経過簿 分類 分類考査 処遇経過簿
・処遇審査会議事
録(考査)
分類 分類考査 処遇審査会議事録
(考査)
・処遇審査会に関
する記録
分類 分類考査 処遇審査会
・処遇連絡表 分類 分類考査 処遇連絡表
・処遇調査(再調
査)繰出簿
・刑執行開始時調
査簿
分類 分類考査 刑執行開始時調査簿分類 分類考査
・処遇調査(再調
査)原簿
・処遇調査関係資料処遇調査(再調査)・移送認可申請書
・移送通知書
・移送連絡簿
・管区外移送協議書・精神障害者移送
協議書
・暴力団関係受刑
者の移送に関する
記録
・作業指定に関す
る記録
分類 分類考査 作業指定
・分類面接簿 分類 分類考査 分類面接簿
・少年簿の受領に
関する記録
分類 分類考査 少年簿の受領
・分類日誌 分類 分類考査 分類日誌
・処遇調査票等 分類 分類考査 処遇調査票
・処遇調査票点検簿分類 分類考査 処遇調査票点検簿
・考査業務に関す
る記録に係る決裁
文書
分類 分類考査 その他考査業務に
関する書類
・処遇共助に関す
る記録
分類 分類考査 処遇共助
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
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廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
帯広刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置3年3年3年5年5年5年5年5年3年3年
分類 保護 身上調査書・身上
変動通知書
3年 廃棄
3年 廃棄
(2)刑
事施設に
収容中の
者の審
査・保護
に関する
こと
刑事施設における
保護業務に関する
文書
分類 保護 社会復帰支援 5年 廃棄
5年 廃棄
分類 分類管理 報告の管理 3年 廃棄
刑事施設における
分類業務の管理に
関する文書
・管区外移送認可
申請書
・管区外移送認可
通知書
分類 分類管理 管区外移送
・処遇指標変更移
送認可通知書
分類 分類管理
・処遇指標変更移
送認可申請書
・処遇指標変更に
関する記録
処遇指標変更移送
・仮釈放状況報告
に関する記録
・矯正定期報告
(受刑者処遇調
査・集団編成報告)・施設長協議会に
係る資料
・分類・保護問題
対策協議会に係る
資料
分類 分類管理
・分類協議会に係
る資料
・学会・研究会
(分類)に関する
資料
分類 分類管理 学会・研究会(分類)分類業務に関する
協議会
・分類業務の管理
に係る決裁文書
分類 分類管理 その他分類業務の
管理
・保護調整簿 分類 保護 保護調整簿
・保護台帳 分類 保護 保護台帳
・保護調査簿 分類 保護 保護調査簿
・釈放者名簿 分類 保護 釈放者名簿
・身上調査書
・釈放者保護台帳 分類 保護 釈放者保護台帳
・特別調整に関す
る文書
・障害者手帳交付
申請に関する記録
分類 審査 刑執行順序変更申
請簿
・身上変動通知書
・身上変動通知書
発議簿
・生活保護申請に
関する記録
・就労支援の実施
に関する記録
分類 保護 就労支援
・身上調査書発議簿・刑執行順序変更
申請簿
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
帯広刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置3年3年3年3年3年3年 廃棄
釈放に係る通知 3年 廃棄
分類 保護 保護相談 廃棄
保護
生活環境調整 3年 廃棄
分類 保護 釈放時保護 3年 廃棄
・保護カ―ド
・生活環境調整報
告書
・親族等照会書
・親族等身元引受
人に関する記録
・親族等申告票
分類 保護
・保護司面接簿
・保護観察官面接
繰出簿
・釈放時保護の実
施に関する記録
・釈放時面接簿
・帰住援助に関す
る記録
・個別指導記録簿
・精神障害者出所
通知
・保護カ―ド交付簿・関係機関との連
絡協議会に関する
資料
分類 保護 連絡協議会
分類
・保護相談に関す
る記録
・暴力団関係受刑
者釈放に関する通知・満期釈放者通知書・地方更生保護委
員会への通知
・被収容者移送通
知書
・退去強制該当容
疑者通報
・保護観察者収容
通知書
・施設駐在保護観
察官に関する記録
分類 保護 施設駐在保護観察官分類 各種業務 照会・回答
・暴力団関係受刑
者照会
・関係機関からの
照会・回答に関す
る記録
・保護日誌 分類 保護 保護日誌
・審査請求受付簿 分類 保護 審査請求受付簿
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
帯広刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置1年1年1年1年3年3年3年3年3年3年3年3年
3年 廃棄
廃棄
作業 作業企画 職員研修 廃棄
作業 作業企画 技能受刑者 廃棄
作業企画
(3)刑
事施設に
収容中の
者の作業
に関する
こと
刑事施設における
作業企画に関する
文書
作業 作業企画 作業運営会議議事録廃棄
作業 作業企画 技術指導者
分類 保護 満期釈放引継簿 廃棄
身上関係変動連絡簿保護 早朝釈放連絡簿
刑事施設における
審査業務に関する
文書
・釈放通知簿 分類 保護 釈放通知簿
・身上関係変動連
絡簿
分類 保護
・早朝釈放連絡簿 分類
分類
・申出取下書
・36条調査,2
5条調査に関する
記録
・仮釈放等申出書
送付書
・満期釈放引継簿
・仮釈放等申出書
発送簿
・仮釈放等許可決
定書,許可決定通
知書に係る受領
書,書留簿
審査 仮釈放等審査・申
出・決定
・仮釈放等許可決
定名簿
・審理結果通知書
(仮釈放等不許可)・仮釈放等申出書
・仮釈放等申出書
書留簿
・法定期間経過通
告に関する記録
・処遇審査会議事
録(仮釈放等審査)・作業運営会議議
事録
・技術指導者に関
する記録
・審理の再開等に
関する通知書
・価格改定決議書 作業 作業企画
・自己契約作業に
関する記録
・職員研修に関す
る記録
・職員の資格・技
能に関する記録
・申出による作業
に関する記録
作業 作業企画
作業 作業企画
作業
・技能受刑者に関
する記録
・構外作業に関す
る記録
作業 作業企画 構外作業
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
・地方更生保護委
員会委員面接に関
する記録5年申出による作業
職員の資格・技能
自己契約作業
価格改定決議書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
帯広刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置3年3年3年3年3年3年5年3年1年3年3年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年作業 作業命令 作業命令書(自営
作業)
廃棄
刑事施設における
作業契約に関する
文書
作業命令 修繕命令書・物品
払出命令書・製品
受入命令書
廃棄
作業 作業命令 作業命令書(事業
部作業)
廃棄
作業 受注書(提供作業)廃棄
作業 作業命令 修繕命令書(事業
部作業)・物品払
出命令書・製品受
入命令書
廃棄
作業 作業命令 受注書(事業部作
業)・物品払出命
令書・製品受入命
令書
廃棄
作業 作業命令 受注書(製作作業)廃棄
作業 作業計画 作業計画書 廃棄
作業 作業計画 作業実施・変更計
画書
廃棄
作業 作業企画 機能向上作業 廃棄
刑事施設における
社会貢献作業に関
する文書
作業 作業企画 社会貢献作業実施
記録等
廃棄
作業 作業企画 受注関係書類 廃棄
作業 作業企画 生産・販売計画 廃棄
作業 作業企画 外部通勤 廃棄
作業 作業企画 作業出張 廃棄
廃棄
作業 作業企画 報告書・回報書 廃棄
作業 作業企画
作業 作業企画 事業部作業 廃棄
作業 作業企画 製造物責任法 廃棄
刑事施設における
作業計画に関する
文書
刑事施設における
作業命令に関する
文書
・作業専門官に関
する記録
作業 作業企画 作業専門官
・事業部作業に関
する記録
・作業出張計画書
・受注関係書類
・報告書・回報書
・外部通勤計画書
・製造物責任法に
関する記録
・製品開発・管理
に関する記録
・作業実施・変更
計画書
・受注書(事業部作
業)・物品払出命令
書・製品受入命令書
・注文者リスト
・受注書一覧表
・社会貢献作業に関
する記録
・作業計画書
・生産・販売計画
・機能向上作業に
関する記録
・修繕命令書・物
品払出命令書・製
品受入命令書
・受注書(製作作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
・受注書(提供作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業命令
作業
作業命令
・作業命令書(製
作作業)・物品払
出命令書・製品受
入命令書
・作業命令書(事
業部作業)
・作業命令書(自
営作業)
・修繕命令書(事
業部作業)・物品
払出命令書・製品
受入命令書
・作業命令書(提
供作業)・製品受
入命令書
・契約に関する記録作業 作業契約 契約に関する記録 廃棄
廃棄
廃棄
作業 作業命令 作業命令書(提供
作業)・製品受入
命令書
作業命令書(製作
作業)・物品払出
命令書・製品受入
命令書
製品開発・管理
廃棄
作業
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
帯広刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置3年10年3年3年
常用 当該機械
の耐用年
数を超え
た際に廃棄5年5年3年3年3年5年3年3年3年
常用5年3年3年3年3年3年3年1年3年作業物品管理 事業部物品払出命
令書
廃棄
作業 作業物品管理 副産物書留簿 廃棄
事業部物品たな卸
し表
廃棄
作業 作業物品管理 事業部物品取得請
求書・事業部物品
取得通知書・事業
部物品受入命令書
廃棄
物品管理簿・物品
出納簿
廃棄
作業 作業物品管理 たな卸し表 廃棄
作業 原材料管理 事業部物品受払簿
(原材料)
廃棄
刑事施設における
作業物品管理に関
する文書
作業 作業物品管理 供用物品受払簿
(機械及び器具・
備品)
廃棄
作業
作業 作業関係予算 予算増(減)額上
申書
廃棄
刑事施設における
原材料管理に関す
る文書
作業 原材料管理 供用物品受払簿
(原材料・消耗品)廃棄
作業
作業 作業関係予算 購入 廃棄
作業関係予算 年額内示 廃棄
協議会等に関する
文書
作業 作業企画 作業協議会 廃棄
刑事施設における
作業安全衛生に関
する文書
刑事施設における
作業関係予算に関
する文書
作業関係予算 作業関係予算
・開催通知
・郵券受払簿
作業
・たな卸し表
作業
作業
作業 作業物品管理
・矯正緊急報告
(刑務作業災害速報)・安全衛生委員会
議事録
・安全衛生管理に
関する記録
・作業標準書
・歳出予算差引簿
・供用物品受払簿
(機械及び器具・
備品)
・物品管理簿・物
品出納簿
・事業部物品使用
簿(分割払出困難
原材料)
・事業部物品受払
簿(原材料)
・作業関係予算に
関する記録
作業
・購入に関する記録・予定価格調書
・見積書
・随意契約関係書類・供用物品受払簿
(原材料・消耗品)・予算増(減)額
上申書
・年額内示に関す
る記録
作業
・事業部物品たな
卸し表
・事業部物品取得
請求書・事業部物
品取得通知書・事
業部物品受入命令書作業 作業物品管理
作業
・事業部物品払出
命令書
・副産物書留簿
・物品払出命令書
・物品管理に関す
る記録
・物品取得請求
書・物品取得通知
書・物品受入命令書作業 作業安全衛生 安全衛生管理
作業関係予算
作業 作業安全衛生 安全衛生委員会議
事録
廃棄
作業安全衛生 矯正緊急報告(刑
務作業災害速報)
廃棄
廃棄
作業 作業安全衛生 作業標準書 廃棄
作業 作業関係予算 歳出予算差引簿 廃棄
郵券受払簿 廃棄
廃棄
作業物品管理 物品払出命令書 廃棄
原材料管理 事業部物品使用簿
(分割払出困難原
材料)
廃棄
作業物品管理
作業 作業物品管理 物品管理 廃棄
物品取得請求書・
物品取得通知書・
物品受入命令書
廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
帯広刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置1年1年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年常用3年5年3年3年3年3年3年5年3年刑事施設における
職業訓練に関する
文書
刑事施設における
作業用品に関する
文書
刑事施設における
輸送に関する文書
刑事施設における
製品管理に関する
文書
刑事施設における
提供物品管理に関
する文書
作業事務調査に関
する文書
刑事施設における
作業統計に関する
文書
作業物品管理
・物品管理換通知書・物品管理換受領
通知書
作業 作業物品管理
・自動車運行日誌
・移動払出指図書
物品管理換通知
書・物品管理換受
領通知書
・物品不用決定承
認申請書
・物品不用決定通
知書
作業
移動払出指図書
物品不用決定承認
申請書・物品不用
決定通知書
・作業用主要機械
に関する記録
作業 作業用品 作業用主要機械
・移動物品受領書 作業 製品管理 移動物品受領書
作業 輸送 自動車運行日誌
・移動受入指図書 作業 製品管理
・事業部物品受払
簿(移動受入製
品・調定済製品)
・事業部物品受払
簿(自所製品)
・製品検査に関す
る記録
・製品等払出指図書・製品払出命令書
・物品受領書
・出門書
・製品の管理に関
する記録
・提供物品受払簿
(機械及び器具・
備品)
作業 作業統計
・提供物品受払簿
(消耗品・原材
料・製品)
・作業事務調査等
に関する記録
・矯正定期報告
(作業決算報告)
製品管理 製品の管理に係る
決裁文書
提供物品受払簿
(機械及び器具・
備品)
作業 提供物品管理
作業
・矯正定期報告
(作業実施報告)
・作業人員日表
・職業訓練命令書
・職業訓練の実施
に関する記録
・統計調査,解約
減産状況表,調定
速報
・工場日報
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
作業 製品管理 事業部物品受払簿
(移動受入製品・
調定済製品)
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
移動受入指図書
作業 製品管理
作業 製品管理 事業部物品受払簿
(自所製品)
廃棄
作業 製品管理 出門書 廃棄
作業 製品管理 製品検査に係る決
裁文書
廃棄
作業 製品管理 製品等払出指図書 廃棄
作業 製品管理 製品払出命令書 廃棄
作業 製品管理 物品受領書 廃棄
作業 提供物品管理 提供物品受払簿
(消耗品・原材
料・製品)
廃棄
作業 作業統計 作業事務調査等 廃棄
矯正定期報告(作
業実施報告)
廃棄
作業 作業統計 矯正定期報告(作
業決算報告)
廃棄
作業 作業統計 統計調査
作業 作業統計 工場日報
作業 作業統計 作業人員日表 廃棄
作業 職業訓練 職業訓練命令書 廃棄
作業 職業訓練 職業訓練 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
帯広刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置3年常用3年3年3年※(注記)R4年
度以降作
成分に限
る。(R3
年度分ま
では「常
用」)5年5年5年5年5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年5年3年
刑事施設における
図書に関する文書
・図書原簿
・図書・新聞管理
に関する記録
改善指導 改善指導 3年 廃棄
刑事施設における
教科指導に関する
文書
高卒認定試験
廃棄
(4)刑
事施設に
収容中の
者にかか
る作業報
奨金に関
すること
刑事施設における
作業報奨金に関す
る文書
(5)刑
事施設に
収容中の
者の教育
に関する
こと
刑事施設における
改善指導に関する
文書
教育
刑事施設における
刑執行開始時指導
に関する文書
刑事施設における
釈放前指導に関す
る文書
刑事施設における
集会・行事に関す
る文書
刑事施設における
余暇活動に関する
文書
・一般改善指導の
実施に関する記録
・作業審査会議事録・特別改善指導の
実施に関する記録
・作業審査カード
・修了証書交付記録・矯正定期報告
(受験結果報告)
・職業訓練日誌
・教育日誌
・技能講習修了者
帳簿
・技能講習に関する
記録
・作業報奨金に関
する記録
・作業報奨金基帳
教育 改善指導 教育日誌
・教科指導の実施
に関する記録
・高卒認定試験の
実施に関する文書
教科指導 教科指導
教育 教科指導
・刑執行開始時指
導に関する記録
教育 刑執行開始時指導 刑執行開始時指導
・釈放前指導の実
施に関する記録
教育 釈放前指導 釈放前指導
・教育行事に関す
る記録
教育 集会・行事 集会・行事
・放送に関する記録教育 余暇活動 放送
・通信教育に関す
る記録
教育 余暇活動 通信教育
・資格試験の実施
に関する記録
教育 余暇活動 資格試験
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
作業 職業訓練 職業訓練日誌 廃棄
作業 職業訓練 修了証書交付記録 廃棄
作業 職業訓練 矯正定期報告(受
験結果報告)
廃棄
作業 職業訓練 矯正臨時報告(職
業訓練実施報告)
廃棄
・矯正臨時報告
(職業訓練実施報告)作業 職業訓練 技能講習修了者に
係る帳簿
廃棄
作業 職業訓練 技能講習に係る帳簿廃棄
・日課表
作業 作業報奨金 作業報奨金 廃棄
作業 作業報奨金 作業審査カード 廃棄
作業 作業報奨金 日課表 廃棄
作業 作業報奨金 作業審査会議事録 廃棄
教育
教育 図書 図書原簿 廃棄
廃棄
教育 図書 図書・新聞の管理 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
帯広刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置1年5年
常用
常用5年5年3年5年
常用
常用
常用5年5年3年3年3年1年
(6)矯
正施設に
収容中の
者に係る
死亡手当
金等に関
すること5年5 情報セキュリ
ティ対策に関
する事項
情報セ
キュリ
ティ対策
の運用に
関する経緯3年
6 矯正展・即売
会に関する事項矯正展・
即売会の
実施のた
めの経緯3年矯正展・即売会に
関する文書
刑事施設における
篤志面接委員に関
する文書
刑事施設における
民間協力者(教
育)に関する文書
刑事施設における
教育業務の管理に
関する文書
矯正施設に収容中
の者に係る死亡手
当金等に関する文書情報セキュリティ
対策の運用に関す
る文書
廃棄
刑事施設における
教誨師に関する文書教育 教誨 墓地埋葬・合葬 常用
・所内誌
・教誨師委嘱・解
嘱に関する記録
廃棄
廃棄
・教誨師に関する
名簿
・教誨師従事年数
及び指導回数に関
する記録
・墓地埋葬に関す
る記録
・合葬に関する記録・儀式行事・教誨
実施簿
・読経簿
・その他教誨師に
関する記録
・篤志面接委員委
嘱・期間更新・解
嘱に関する記録
・篤志面接委員に
関する名簿
・篤志面接委員従
事年数及び指導回
数に関する記録
教育 篤志面接委員
教育 篤志面接委員
篤志面接委員従事
年数及び指導回数
・篤志面接委員選
考会に関する記録
教育 篤志面接委員 篤志面接委員選考会教育
・篤志面接委員面
接簿
教育 篤志面接委員 篤志面接委員面接簿・篤志面接委員指
導簿
教育 篤志面接委員 篤志面接委員指導簿・その他篤志面接
委員に関する記録
教育 篤志面接委員 その他篤志面接委
員に関する記録
・民間協力者(教
育)に関する記録
教育 民間協力者 民間協力者(教育)・矯正定期報告
(刑事施設教育状
況報告)
教育 教育管理 報告の管理
・その他教育に関
する記録
教育 教育管理 その他教育に関す
る記録
手当金等 死亡手当金等
・情報セキュリ
ティに関する書類
企画 情報管理 情報セキュリティ
・死亡手当金等に
関する記録
作業 作業企画 矯正展・即売会
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
教育 図書 所内誌 廃棄
教育 教誨師 教誨師委嘱・解嘱 廃棄
教育 教誨師 教誨師名簿 廃棄
教育 教誨師 教誨師従事年数及
び指導回数
廃棄
教育 教誨 教誨等実施簿 廃棄
廃棄
教育 教誨 読経簿 廃棄
教育 教誨師 その他教誨師に関
する記録
廃棄
廃棄
廃棄
・矯正展・即売会
に関する記録
篤志面接委員委
嘱・期間更新・解嘱廃棄
作業
篤志面接委員 篤志面接委員名簿
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
帯広刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間満
了時の措置3年3年3年3年3年3年3年(2)地
域連携事
業の運営
に関する
こと3年9 テレビ遠隔通
信システムに
関する事項
テレビ遠
隔通信シ
ステムの
利用に関
すること1年10 新型コロナウ
イルス感染症
に関する事項
新型コロ
ナウイル
ス感染症
に関する
こと5年備考テレビ遠隔通信シ
ステムの利用に関
する文書
新型コロナウイル
ス感染症対策に係
る事態への対応に
係る文書
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは,法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ,文書管理者において,保存期間及び保存期間満了
時の措置について設定することとする。
7 職員の人事管
理に関する事項勤務時
間・休暇
に関する
こと 勤務時間の割振り
に関する文書
8 更生支援に関
する事項
(1)更
生支援に
関する協
議及び連
絡・調整
に関する
こと
更生支援に関する
協議及び連絡・調
整に関する文書
地域連携事業等の
運営に関する文書
・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿
・週休日の振替,
代休日の指定に関
する書類
人事 勤務時間 週休日の振替,代
休日の指定
・勤務時間,休日
及び休暇に関する
書類
人事 勤務時間 勤務時間,休日及
び休暇
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿
・勤務時間割振り簿人事 勤務時間 勤務時間割振り簿
・他の行政機関と
の協議及び連絡・
調整に関する書類
更生支援 他機関との協議及
び連絡調整
地方自治体等との
連絡・調整
・再犯防止推進計
画に関する書類
更生支援 協議 再犯防止推進計画
・新型コロナウイ
ルス感染症に関す
る文書
企画 新型コロナウイル
ス感染症対策
新型コロナウイル
ス感染症対策文書
(企画部門)
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
移管
廃棄
更生支援 運営 地域連携事業 廃棄
・テレビ遠隔通信
システムの使用記録連絡調整 運用 テレビ遠隔通信シ
ステム使用記録
・運営上の各種照
会・回答に関する
文書
休暇に関する文書 廃棄
別表3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年研修 職員研修 廃棄
研修 外部機関研修 廃棄
・矯正研修に関す
る書類
庶務 研修 矯正研修 廃棄
1 職員の人事に
関する事項
その他研
修に関す
ること
その他研修に関す
る記録
・外部機関研修に
関する書類
庶務
給養
・不喫食者書留簿 給養
・食糧受払簿 給養
事 項
業務の区分保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
・栄養士巡回指導
に関する記録
保存期間
帯広刑務所医務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:医務課長)
令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
参考事項
・職務研究会議事録庶務 研修 職務研究会議事録 廃棄
給食 栄養士巡回指導 廃棄
庶務
・職員研修に関す
る書類
廃棄
・給食業務に関す
る記録
給養 給食 給食業務 廃棄
給食 食糧受払簿 廃棄
・食中毒に関する
記録
給養 給食 食中毒 廃棄
給食 不喫食者書留簿
・移送食給与簿 給養 給食 移送食給与簿 廃棄
・祝祭日・誕生日
用特別菜等に関す
る書類
給養 給食 祝祭日・誕生日用
特別菜等
廃棄
・給食委員会等議
事録
給養 給食 給食委員会等議事録廃棄
・特別食に関する
書類
給養 給食 特別食 廃棄
・給食日誌 給養 給食 給食日誌 廃棄
・給食し好調査 給養 給食 給食し好調査 廃棄
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 献立表 廃棄
・給食衛生管理点
検記録
給養 給食 給食衛生管理点検
記録
廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋 廃棄
・検食に関する書類給養 給食 検食 廃棄
・食料購入関係書類給養 給食 食料購入関係書類 廃棄
・集団給食実施状
況報告書
給養 給食 集団給食実施状況
報告書
廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 廃棄
・精米記録 給養 給食 精米記録 廃棄
2 刑及び勾留、
少年院に送致
する保護処分
及び少年鑑別
所に送致する
観護の措置、
補導処分並び
に監置の裁判
の執行に関す
る事項
(1)矯
正施設に
収容中の
者に係る
給養に関
すること
矯正施設における
給養に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所医務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:医務課長)
令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
参考事項5年3年3年3年3年3年3年3年3年1年3年3年3年3年3年3年5年5年5年5年
・健康診断に関す
る記録(結核予防)保健 検査等 健康診断(結核予防)廃棄
・感染症に関する
記録
・感染症の予防・
感染の防止
・感染症の検査
保健 検査等 感染症に関する記録廃棄
・健康管理に関す
る記録
保健 検査等 健康管理 廃棄
・エックス線検診
に関する記録
保健 検査等 エックス線検診 廃棄
・各種医務検査に
関する記録
保健 検査等 各種医務検査 廃棄
・薬物乱用対策に
関する記録
保健 検査等 薬物乱用対策 廃棄
・予防接種に関す
る記録
保健 検査等 予防接種 廃棄
・有機溶剤使用者
健康診断に関する
記録
保健 検査等 有機溶剤使用者健
康診断
廃棄
・安静度記録簿 保健 検査等 安静度記録簿 廃棄
・問診票 保健 検査等 問診票 廃棄
・検便検査に関す
る記録
・検便成績表
衛生 防疫 検便検査 廃棄
・保健衛生計画に
関する記録
衛生 防疫 保健衛生計画 廃棄
・衛生管理に関す
る記録
衛生 防疫 衛生管理 廃棄
・害虫駆除実施簿 衛生 防疫 害虫駆除実施簿 廃棄
廃棄
・滅菌器使用記録簿衛生 防疫 滅菌器使用記録簿 廃棄5年・医療廃棄物に関
する記録
・防疫実施・計画
に関する記録
・消毒実施に関す
る記録
衛生 防疫 防疫実施・計画
・診療録 矯正医療 診療 診療録 廃棄
廃棄
・廃棄物処理に関
する記録
衛生 廃棄物 廃棄物処理
・診断書 矯正医療 診療 診断書 廃棄
・レントゲンフィ
ルム
矯正医療 診療 レントゲンフィルム廃棄
・病院移送協議書 矯正医療 移送 病院移送協議書 廃棄
(2)矯
正施設に
収容中の
者の保健
に関する
こと
矯正施設における
保健に関する文書
(3)矯
正施設に
収容中の
者に係る
衛生に関
すること
矯正施設における
衛生に関する文書
(4)矯
正施設に
収容中の
者に係る
医療に関
すること
矯正施設における
診療に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所医務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:医務課長)
令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
参考事項5年5年5年5年5年5年5年5年5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年・死亡診断書(死
体検案書)発行記録矯正医療 診療 死亡診断書(死体
検案書)
廃棄
・手術・処置・検
査承諾(同意)書
矯正医療 診療 手術・処置・検査
承諾(同意)書
廃棄
・手術記録 矯正医療 診療 手術記録 廃棄
・病状照会に関す
る記録
矯正医療 診療 病状照会 廃棄
・心電図測定記録簿矯正医療 診療 心電図測定記録簿 廃棄
・病状連絡票 矯正医療 診療 病状連絡票 廃棄
・エックス線装置
に関する記録
矯正医療 診療 エックス線装置 廃棄
・照射録 矯正医療 診療 照射録 廃棄
・放射線特別健康
診断記録簿
矯正医療 診療 放射線特別健康診
断記録簿
廃棄
・診察記録に関す
る記録
矯正医療 診療 診察記録 廃棄
・診察受付に関す
る記録
矯正医療 診療 診察受付 廃棄
特定疾患 廃棄
・指名医に関する
記録
矯正医療 診療 指名医 廃棄
医療情報 廃棄
・人工透析に関す
る記録
矯正医療 診療 人工透析 廃棄
・特定疾患に関す
る記録
矯正医療 診療
病者等管理 廃棄
・医療処遇・処置
に関する記録
矯正医療 診療 医療処遇・処置 廃棄
・医療情報に関す
る記録
矯正医療 診療
外医診察 廃棄
・処遇変更簿 矯正医療 診療 処遇変更簿 廃棄
・病者等管理に関
する記録
矯正医療 診療
廃棄
・病状連絡等に関
する記録
矯正医療 診療 病状連絡等 廃棄
・外医診察に関す
る記録
矯正医療 診療
・歯科治療に関す
る記録
矯正医療 診療 歯科治療
別表
事 項
業務の区分保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所医務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:医務課長)
令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
参考事項3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年30年5年5年3年矯正施設における
医務に関する文書
矯正医療 診療 検査 廃棄
・血液検査に関す
る記録
・検体検査に関す
る記録
・脳波検査に関す
る記録
・臨床検査に関す
る記録
・超音波診断記録簿・検体検査依頼書
・指示連絡簿 矯正医療 診療 指示連絡簿
・原義省略簿
廃棄
矯正医療 医務 医療機器管理 5年
矯正医療 診療 処遇経過票 廃棄
廃棄
矯正医療 医務 病院・診療所の運
営状況
3年 廃棄
廃棄
矯正医療 診療 原義省略簿 廃棄
・処遇経過票
廃棄
・所外連行簿 矯正医療 診療 所外連行簿 廃棄
・処遇連絡票 矯正医療 診療 処遇連絡票
廃棄
・医療共助に関す
る記録
・共助診療依頼書
矯正医療 診療 医療共助 廃棄
・運動観察記録簿 矯正医療 診療 運動観察記録簿
廃棄
・看護業務に関す
る記録
矯正医療 診療 看護業務 廃棄
・看護日誌 矯正医療 診療 看護日誌
・現有状況更新希
望調査に関する記録矯正医療 医務 現有状況更新希望
調査
・夜間休日処理簿 矯正医療 診療 夜間休日処理簿
・医療法手続に関
する記録
・診療所開設・許
可に関する記録
矯正医療 医務 医療法手続 廃棄
・病院・診療所の
運営に関する記録
廃棄
・出産に関する記録矯正医療 医務 出産
・医療機器管理に
関する記録
廃棄
・医療機器検査簿
・医療機器受払簿
・病院・診療所の
運営状況に関する
記録
・准看護師養成所
に関する記録
矯正医療 医務 准看護師養成所 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所医務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:医務課長)
令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
参考事項3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年1年研究の終
了につい
て報告さ
れた日又
は研究の
最終の公
表につい
て報告さ
れた日の
いずれか
遅い日に
係る特定
日以降5年3年3年3年
10年3年3年3年矯正医療 医務 医療学術研究に関
する記録
廃棄
矯正医療 医務 勤務配置 廃棄
矯正医療 医務 面接簿 廃棄
・勤務配置に関す
る記録
矯正医療 医務 医務当直日誌 廃棄
・面接簿
矯正医療 医務 医務報告 廃棄
・医務当直日誌
矯正医療 医務 医療事務に関する
文書
廃棄
・医療協議会に関
する記録
矯正医療 医務 医療協議会 廃棄
・医務報告に関す
る記録
矯正医療 医務 医療ガス設備点検
整備記録
廃棄
・医師・看護師等
の届出に関する記録・薬剤師届出票
矯正医療 医務 医師・看護師等の
届出
廃棄
・医療に関する記録矯正医療 移送 医療上移送 廃棄
・医務日誌 矯正医療 医務 医務日誌 廃棄
・医療ガス設備点
検整備記録
矯正医療 移送 病院移送 廃棄
・精神障害者出院
通知に関する記録
矯正医療 医務 精神障害者出院通知廃棄
・医療上移送に関
する記録
・医療上移送協議
に関する記録
矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(被
収容者死亡報告)
廃棄
・医官臨床教育に
関する記録
矯正医療 医務 医官臨床教育 廃棄
・病院移送に関す
る記録
矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感
染症患者発生速報)廃棄
・身柄引受書 矯正医療 移送 身柄引受書 廃棄
・矯正臨時報告
(被収容者死亡報告)・矯正緊急報告
(感染症患者日報)矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感
染症患者日報)
廃棄
・矯正緊急報告
(感染症患者発生
速報)
・矯正緊急報告
(集団絶食報告)
矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(集
団絶食報告・集団中
毒発生速報)
廃棄
・医療学術研究に
関する記録
矯正施設における
医療上移送に関す
る文書
矯正施設における
医療報告に関する
文書
別表
事 項
業務の区分保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所医務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:医務課長)
令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
参考事項3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年
3 情報セキュリ
ティ対策に関
する事項
情報セ
キュリ
ティ対策
の運用に
関する経緯3年3年3年
情報セキュリティ
対策の運用に関す
る文書
・情報セキュリ
ティに関する書類
矯正医療 情報管理 情報セキュリティ 廃棄
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(食
料給与状況報告)
廃棄
矯正医療 薬剤 医薬品安全対策 廃棄
・矯正定期報告
(食料給与状況報告)矯正医療 薬剤 医薬品受払簿 廃棄
・矯正定期報告
(病態報告)
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(病
態報告)
廃棄
・医薬品安全対策
に関する記録
矯正医療 薬剤 衛生材料管理 廃棄
・矯正臨時報告
(食中毒調査結果
報告)
矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(食
中毒調査結果報告)廃棄
・医薬品受払簿
矯正医療 薬剤 備薬使用簿 廃棄
・病院移送報告書 矯正医療 医療報告 病院移送報告 廃棄
・衛生材料管理に
関する記録
・衛生材料受払簿
矯正医療 薬剤 処方箋 廃棄
・医薬品管理に関
する記録
矯正医療 薬剤 医薬品管理 廃棄
・備薬使用簿
・麻薬管理に関す
る記録
矯正医療 薬剤 麻薬管理 廃棄
・毒物劇物管理に
関する記録
・毒物劇物受払簿
矯正医療 薬剤 毒物劇物管理 廃棄
矯正医療 薬剤 投薬 廃棄
・備薬管理に関す
る記録
矯正医療 薬剤 備薬管理 廃棄
・処方箋
・投薬に関する記録薬品受払簿 廃棄
・備薬等受払簿 矯正医療 薬剤 備薬等受払簿 廃棄
矯正医療
・薬剤情報 矯正医療 薬剤 薬剤情報 廃棄
・自弁医薬品に関
する記録
薬剤 自弁医薬品 廃棄
(5)矯
正施設に
収容中の
者に係る
薬剤に関
すること
矯正施設における
薬剤に関する文書
4 会議・会同等
に関する事項
会議・会
同等に関
する経緯
会議・会同等に関
する文書
・矯正管区におけ
る協議会等(その
他)に関する書類
庶務 会議・協議会 矯正管区における
協議会等(その他)廃棄
・薬品受払簿 矯正医療 薬剤
・関係機関との連
絡調整等に関する
書類
庶務 会議・協議会 関係機関との連絡
調整等
廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間満
了時の措置
大分類 中分類 名称(小分類)
保存期間
帯広刑務所医務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:医務課長)
令和5年6月15日改定
当該業務に係る行
政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
参考事項3年5 新型コロナウ
イルス感染症
に関する事項
新型コロ
ナウイル
ス感染症
に関する
こと5年備考(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは,法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ,文書管理者において,保存期間及び保存期間満了
時の措置について設定することとする。
・協議会等に関す
る書類
・関係機関等との
連絡協議会に関す
る書類
・全国矯正施設長
会同等に関する書類・矯正管区管内矯
正施設長会同等に
関する書類
・矯正管区管内矯
正施設支所長協議
会等に関する書類
・矯正管区管内矯
正施設部課長等協
議会に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 廃棄
・新型コロナウイ
ルス感染症に関す
る文書
矯正医療 新型コロナウイル
ス感染症対策
新型コロナウイル
ス感染症対策文書
(医務課)
移管
新型コロナウイル
ス感染症対策に係
る事態への対応に
係る文書
別表
裁決,決
定その他
処分がさ
れる日に
係る特定
日以後10年通知又は
終結の処
理がされ
る日に係
る特定日
以後5年5年5年
(2)国
又は行政
機関を当
事者とす
る訴訟の
提起その
訴訟が終
結する日
に係る特
定日以後
10年
訴訟が終
結する日
に係る特
定日以後
10年
訴訟が終
結する日
に係る特
定日以後
10年5年5年3年3年3年1年3年3年3年(3)海
外出張に
関すること3年3年(1)身
分証明書
に関する
こと
身分証明書に関す
る文書
・職員証発行簿
・法務教官及び法務
技官手帳貸与簿
・個人番号カードを
用いた身分証明書
に関する文書
人事 職員証 職員証発行・法務
教官及び法務技官
手帳貸与簿
人事 職員証 職員証発行・刑務官
手帳貸与簿
・調査指示に関す
る回報文書
処遇
・訴訟に関する記録・審査申請書
・調査指示に関す
る回報文書
・裁決に係る決裁
文書
・裁決書
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
・事実申告書
・調査指示に関す
る回報文書
・事実の申告の処
理に係る決裁文書
・大臣苦情の調査
指示に関する回報
文書
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
1 個人の権利義
務の得喪及び
その経緯
(1)矯
正施設に
収容中の
者の不服
申立てに
関すること審査の申請に関す
る文書
矯正管区の長に対
する事実の申告に
関する文書
苦情の申出に関す
る文書
救済の申出に関す
る文書
訴訟に関する書類
救済の申出 廃棄
不服申立 審査の申請 廃棄
処遇 不服申立 矯正管区の長に対
する事実の申告
廃棄
処遇 不服申立 訴訟 廃棄
処遇 不服申立 苦情の申出 廃棄
処遇 不服申立
処遇 不服申立 訴訟 廃棄
調査 不服申立 訴訟 廃棄
廃棄
庶務 研修 外部機関研修 廃棄
廃棄
庶務 研修 矯正臨時報告(研
修実施報告)
廃棄
庶務 研修 東日本矯正医療セ
ンター准看護師養
成所
廃棄
庶務 研修 講師依頼 廃棄
庶務 研修 矯正研修 廃棄
庶務 研修 職員研修 廃棄
庶務 研修 職務研究会議事録 廃棄
人事 海外出張 職員の海外派遣 廃棄
人事 配置転換 府省間配置転換職
員の受入れ等
廃棄
2 法人の権利義
務の得喪及び
その経緯
国又は行
政機関を
当事者と
する訴訟
の提起そ
の他の訴
訟に関す
る経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録3 職員の人事に
関する事項
・職員証発行簿
・刑務官手帳貸与簿・個人番号カード
を用いた身分証明
書に関する文書
・外部機関研修に
関する書類
・矯正臨時報告
(研修実施報告)
・東日本矯正医療
センター准看護師
養成所に関する書類・講師依頼に関す
る書類
・矯正研修に関す
る書類
・職員研修に関す
る書類
・職務研究会議事録・職員の海外派遣
に関する書類
・府省間配置転換
職員の受入れ等に
関する書類
(2)そ
の他研修
に関する
こと
その他研修に関す
る記録
公用旅券発給請求
等に関する文書
(4)配
置転換の
実施に関
すること
府省庁間配置転換
に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年(5)人
事交流に
関すること3年
(6)試
験に関す
ること3年(7)試
験に関す
ること3年指名又は
委嘱が解
除される
日に係る
特定日以
後1年5年5年
任期を定
めた任用
又は臨時
的任用の
終了した
日に係る
特定日以
後3年
勤務の終
了した日
に係る特
定日以後3年再任用の
終了した
日に係る
特定日以
後3年3年3年3年3年3年3年3年5年5年人事 配置転換 部門間配置転換職
員の受入れ等
廃棄
人事 人事交流 法務省内組織間人
事交流
廃棄
人事 試験 副検事選考試験 廃棄
人事 試験 刑務官考査試験 廃棄
人事 人事異動 発令簿 廃棄
人事 人事異動 職員の任免 廃棄
人事 人事異動 任期付職員報告等 廃棄
人事 人事異動 臨時的任用,任期
付職員
廃棄
人事 人事異動 勤務延長 廃棄
人事 人事異動 再任用 廃棄
人事 人事異動 任用に関する調査
票・報告
廃棄
人事 人事異動 条件付任用期間職員廃棄
人事 人事異動 職員身上調書 廃棄
人事 人事異動 採用 廃棄
人事 人事異動 選考採用 廃棄
人事 人事異動 非常勤職員 廃棄
人事 人事異動 その他人事異動に
関する書類
廃棄
人事 退職 退職 廃棄
人事 分限 分限(休職等) 廃棄
・部門間配置転換
職員の受入れ等に
関する書類
・法務省内組織間
人事交流に関する
書類
・副検事選考試験
に関する書類
刑務官考査試験に
関する書類
・発令簿
・職員の任免に関
する書類
・任期付職員関係
報告
・臨時的任用,任
期付職員に関する
書類
・勤務延長に関す
る書類
・再任用に関する
書類
・任用に関する調
査票・報告
・退職に関する書類・分限(休職等)
に関する書類
・条件付任用期間
職員に関する書類
・職員身上調書
・採用に関する書類・選考採用に関す
る書類
・非常勤職員に関
する書類
・その他人事異動
に関する書類
すること
組織間人事交流に
関する文書
副検事選考に関す
る文書
刑務官考査試験に
関する文書
(8)人
事異動に
関すること人事異動に関する
文書
職員の退職に関す
る文書
職員の分限に関す
る文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
(9)採
用試験に
関すること3年
10年
10年
10年
10年5年5年5年10年3年3年(11)人事評価
に関する
こと5年育児休業
又は育児
短時間勤
務の終了
した日の
翌日に係
る特定日
以後3年3年当該勤務
等によら
なくなっ
た日に係
る特定日
以後3年
自己啓発
休業を終
了した日
の翌日に
係る特定
日以後3年5年5年5年
人事 採用試験 採用試験 廃棄
人事 俸給決定 俸給の決定 廃棄
人事 俸給決定 俸給の切替 廃棄
人事 俸給決定 初任給異動・俸給
表異動の際の再計
算調書
廃棄
人事 俸給決定 復職時調整調書 廃棄
人事 俸給決定 給実甲326第3
7条関係第18項
の通知の文書等の
写し
廃棄
人事 俸給決定 俸給の是正・訂正 廃棄
人事 俸給決定 昇給昇格等 廃棄
人事 俸給決定 昇給発令者等名簿 廃棄
人事 俸給決定 給与実態調査 廃棄
人事 俸給決定 人事統計報告表 廃棄
人事 服務 人事評価 廃棄
人事 服務 育児休業 廃棄
人事 服務 総合検診時の勤務
時間に係る承認申請廃棄
人事 服務 育児等のための短
時間勤務制度等
廃棄
人事 服務 自己啓発等休業 廃棄
人事 職責 職責審査 廃棄
人事 職責 懲戒処分書,懲戒
処分説明書
廃棄
人事 職責 公平審査 廃棄
・採用試験に関す
る書類
・俸給の決定に関
する書類
・俸給の切替に関
する書類
・初任給異動・俸
給表異動の際の再
計算調書
・復職時調整調書
・給実甲326第
37条関係第18
項の通知の文書等
の写し
・俸給の是正・訂
正に関する書類
・昇給昇格等に関
する書類
・昇給の実施結果
に関する書類
・給与実態調査に
関する書類
・人事統計報告表
・人事評価に関す
る書類
・育児休業に関す
る書類
・総合検診時の勤
務時間に係る承認
申請
・育児等のための
短時間勤務制度等
に関する書類
・自己啓発等休業
に関する書類
・職責審査に関す
る書類
・懲戒処分書,懲
戒処分説明書
・公平審査に関す
る書類
採用試験に関する
記録(10)俸給決定
に関する
こと
俸給決定に関する
文書
俸給の是正に関す
る文書
職員の昇給・昇格
等に関する文書
職員の昇給に係る
文書
職員の級号俸に係
る資料(12)勤務時
間・休
暇・育児
休業に関
すること
職員の人事評価に
関する文書
職員の育児休業等
の許可の申請書及
び当該申請に対す
る許可に関する文書職員の自己啓発休
業の許可に関する
文書(13)職員の懲
戒に関す
ること
職員の懲戒に関す
る文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
常用 昭和41年
2月10日
総理府令
第2号第5条5年(15)人事に関
するその
他の記録3年10年5年3年3年5年3年3年3年3年3年3年5年1年5年5年
人事院監査・調査 廃棄
人事 資料 その他人事に関す
る書類
廃棄
人事 人事記録 人事記録・附属書類廃棄
人事 監査・調査
・人事院監査・調
査に関する書類
・その他人事に関
する書類
・矯正緊急報告
(刑務作業事故報告)・人事記録・附属
書類
・予算関係資料
・矯正職員武道大
会経費関係書類
・刑務作業製品利
用状況調書
・被収容者被服更
新整備必要数調書
・被収容者被服遊
休品調書
・予算現況調書
・予算執行計画表
・予算増(減)額
上申書
・予算増(減)額
通知書
・予算年額内示関
係書類
・購入物品単価調書・検査書
・歳入金調定原簿
・予算差引簿
・予算執行会議議
事録
・営繕器具購入報
告書
・特定調達契約等
に関する統計
・翌年度にわたる
債務負担の承認要
求書
・翌年度にわたる
債務負担の承認通
知書
会計 予算 予算関係資料 廃棄
会計 予算 予算執行計画表 廃棄
会計 予算 矯正緊急報告(刑
務作業事故報告)
廃棄
会計 予算 予算現況調書 廃棄
会計 予算 予算増(減)額上
申書
廃棄
会計 予算 予算増(減)額通
知書
廃棄
会計 予算 予算年額内示関係
書類
廃棄
会計 予算 予算差引簿 廃棄
会計 予算 予算執行会議議事録廃棄
会計 予算 営繕器具購入報告書廃棄
会計 予算 翌年度にわたる債
務負担の承認要求
書等
廃棄
会計 予算 特定調達契約等に
関する統計
廃棄
会計 予算 購入物品単価調書 廃棄
会計 歳入 検査書 廃棄
会計 歳入 歳入金調定原簿 廃棄(14)人事記録
に関する
こと
人事記録
人事に関するその
他の文書
4 予算及び決算
に関する事項
(1)予
算に関す
ること
予算に関する文書
(2)歳
入に関す
ること
歳入に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年5年5年5年5年5年5年3年3年3年5年5年5年5年5年3年3年3年3年・歳入徴収額に関
する書類(計算
書,証拠書類,添
付書類)
・計算書証拠書類
・歳入徴収額計算書・歳入徴収額計算
書証拠書類
・歳入徴収済額計
算書証拠書類
・収入金現金出納
に関する書類(計
算書,証拠書類,
添付書類)
・徴収整理簿
・徴収簿
・不納欠損整理簿
・保管有価証券受
払簿
・領収証書
・すえ置き整理報
告書
・現金払込書・領
収証書
・歳入金月計突合表・歳入決算報告書
・歳入決算見込額
報告書
・歳入決算純計算
額報告書
・繰越計算書
・繰越承認通知書
・繰越済通知書
・繰越額確定計算書・収納未済繰越整
理簿
・収納未済歳入額
繰越計算書
・収納未済歳入額
及び同歳入収納状
況報告書
・振替済通知書
会計 歳入 歳入徴収額(計算
書,証拠書類,添
付書類)
廃棄
会計 歳入 収入金現金出納
(計算書,証拠書
類,添付書類)
廃棄
会計 歳入 徴収整理簿 廃棄
会計 歳入 徴収簿 廃棄
会計 歳入 不納欠損整理簿 廃棄
会計 歳入 保管有価証券受払簿廃棄
会計 歳入 領収証書 廃棄
会計 歳入 すえ置き整理報告書廃棄
会計 歳入 現金払込書・領収
証書
廃棄
会計 歳入 歳入金月計突合表 廃棄
会計 歳入 歳入決算報告書 廃棄
会計 歳入 繰越計算書 廃棄
会計 歳入 繰越承認通知書 廃棄
会計 歳入 繰越済通知書 廃棄
会計 歳入 繰越額確定計算書 廃棄
会計 歳入 収納未済繰越整理簿廃棄
会計 歳入 収納未済歳入額繰
越計算書
廃棄
会計 歳入 収納未済歳入額及
び同歳入収納状況
報告書
廃棄
会計 歳入 振替済通知書 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年3年5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年1年5年5年5年5年5年5年5年5年
・徴収額集計表
・徴収済額報告書
・調査決定報告書
・日本銀行領収済
通知書
・納入告知書・領
収証書
・納付書
・過誤納額整理簿
・返納金納入告知
書・領収証書
・領収済額集計表
・貸付料調(土
地・建物・宿舎・
駐車場)
・官庁会計システ
ム入力書類
・決算関係報告書
・その他歳入に関
する書類
・収納未済督促整
理簿
・支出関係書類
(支出計算書,証
拠書類,添付書類)・支出負担行為差
引簿
・支出負担行為示
達表
・支出決定簿
・支払計画示達表
・支払計画差引簿
・支払計画表
・前渡資金科目整
理簿
会計 歳入 徴収額集計表 廃棄
会計 歳入 徴収済額報告書 廃棄
会計 歳入 調査決定報告書 廃棄
会計 歳入 日本銀行領収済通
知書
廃棄
会計 歳入 納入告知書・領収
証書
廃棄
会計 歳入 納付書 廃棄
会計 歳入 過誤納額整理簿 廃棄
会計 歳入 返納金納入告知
書・領収証書
廃棄
会計 歳入 領収済額集計表 廃棄
会計 歳入 貸付料調 廃棄
会計 歳入 官庁会計システム
入力書類
廃棄
会計 歳入 決算関係報告書 廃棄
会計 歳入 その他歳入に関す
る書類
廃棄
会計 歳入 収納未済督促整理簿廃棄
会計 歳出 支出関係書類(支
出計算書,証拠書
類,添付書類)
廃棄
会計 歳出 支出負担行為差引簿廃棄
会計 歳出 支出負担行為示達表廃棄
会計 歳出 支出決定簿 廃棄
会計 歳出 支払計画示達表 廃棄
会計 歳出 支払計画差引簿 廃棄
会計 歳出 支払計画表 廃棄
会計 歳出 前渡資金科目整理簿廃棄
(3)歳
出に関す
ること
歳出に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年5年5年5年3年5年3年5年5年5年5年5年5年5年5年5年3年3年5年3年5年5年
・前渡資金関係書
類(出納計算書,
証拠書類,添付書)・赴任旅費概算
(精算)請求書
・戻入回議書
・旅費概算(精
算)請求書
・概算払整理簿
・払出決議書
・国家公務員有料
宿舎使用料金額表
・国庫金振替書原符・歳出決算報告書
・歳出決算見込額
報告書
・歳出決算純計算
額報告書
・繰越計算書
・繰越承認通知書
・繰越済通知書
・繰越額確定計算書・支払遅延報告書
・債務負担計算書
・債務負担に係る
記録
・資金前渡支出負
担行為額(資金前
渡)整理簿
・過年度支出承認
書等
・資金前渡請求書
・取引関係通知書
・小切手・国庫金
振替書整理簿
・小切手帳原符
会計 歳出 前渡資金関係書類
(出納計算書,証
拠書類,添付書)
廃棄
会計 歳出 赴任旅費概算(精
算)請求書
廃棄
会計 歳出 戻入回議書 廃棄
会計 歳出 旅費概算(精算)
請求書
廃棄
会計 歳出 概算払整理簿 廃棄
会計 歳出 払出決議書 廃棄
会計 歳出 国家公務員有料宿
舎使用料金額表
廃棄
会計 歳出 国庫金振替書原符 廃棄
会計 歳出 歳出決算報告書 廃棄
会計 歳出 繰越計算書 廃棄
会計 歳出 繰越承認通知書 廃棄
会計 歳出 繰越済通知書 廃棄
会計 歳出 繰越額確定計算書 廃棄
会計 歳出 支払遅延報告書 廃棄
会計 歳出 債務負担計算書 廃棄
会計 歳出 債務負担に係る記録廃棄
会計 歳出 資金前渡支出負担
行為額(資金前
渡)整理簿
廃棄
会計 歳出 過年度支出承認書等廃棄
会計 歳出 資金前渡請求書 廃棄
会計 歳出 取引関係通知書 廃棄
会計 歳出 小切手・国庫金振
替書整理簿
廃棄
会計 歳出 小切手帳原符 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年
・小切手等検査簿
・新規採用者赴任
旅費義務確定額報告・前金払整理簿
・前渡資金交付整
理簿
・赴任旅費支出実
績報告書
・赴任旅費所要額
調書
・赴任旅費精算額
調書
・返納告知書原符
・預託金月計突合表・官庁会計システ
ム入力書類
・決算関係報告書
・その他歳出に関
する書類
・契約監視会議に
関する書類
・債権管理計算書
・債権みなし消滅
整理報告書
・債権管理計算書
証拠書類
・債権管理計算書
添付書類
・債権管理計算書
添付書類
・債権管理簿
・債権履行延期の
特約関係書類
・債務負担額計算書・批難事項等債権
現況調書
・払出決議書
会計 歳出 小切手等検査簿 廃棄
会計 歳出 新規採用者赴任旅
費義務確定額報告
廃棄
会計 歳出 前金払整理簿 廃棄
会計 歳出 前渡資金交付整理簿廃棄
会計 歳出 赴任旅費支出実績
報告書
廃棄
会計 歳出 赴任旅費所要額調書廃棄
会計 歳出 赴任旅費精算額調書廃棄
会計 歳出 返納告知書原符 廃棄
会計 歳出 預託金月計突合表 廃棄
会計 歳出 官庁会計システム
入力書類
廃棄
会計 歳出 決算関係報告書 廃棄
会計 支出 その他歳出に関す
る書類
廃棄
会計 債権管理 債権管理計算書 廃棄
会計 債権管理 債権みなし消滅整
理報告書
廃棄
会計 債権管理 債権管理計算書証
拠書類
廃棄
会計 債権管理 その他歳出に関す
る書類
廃棄
会計 債権管理 その他歳入に関す
る書類
廃棄
会計 債権管理 債権管理簿 廃棄
会計 債権管理 債権履行延期の特
約関係書類
廃棄
会計 債権管理 債務負担額計算書 廃棄
会計 債権管理 批難事項等債権現
況調書
廃棄
会計 債権管理 払出決議書 廃棄
(4)債
権の管理
に関する
こと
債権の管理に関す
る文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年3年3年1年5年5年
契約が
終了する
日に係る
特定日
以後5年
事業終了
日に係る
特定日以
後5年3年3年3年3年5年3年1年5年3年5年5年5年
・債権現在額報告書・PFI・市場化
テスト事業契約に
基づくモニタリン
グ結果等
・債権現在額通知書・保証金受払簿
・差額仕訳書
・支出負担行為決
議書
・支出回議書
・支出負担行為計
画示達額関係報告書・契約書
・入札公告に関す
る文書
・見積書
・指名通知
・指名通知書
・請書
・予定価格調書
・納品書
・同等品審査書類
・有資格者名簿
・履行確認報告書
・支出決定簿
・小切手振出決議書・官公需について
の中小企業者の受
注の確保等に係る
書類
・競争参加資格等
審査委員会議事録
・指名停止通知書
・随意契約登録者
名簿
・随意契約登録申
請書
・年度開始前支出
計算書
・払戻決議書
・科目更正決議書
会計 債権管理 債権現在額報告書 廃棄
会計 債権管理 債権現在額通知書 廃棄
会計 債権管理 保証金受払簿 廃棄
会計 債権管理 差額仕訳書 廃棄
会計 支出負担行為 支出負担行為決議書廃棄
会計 支出負担行為 支出負担行為計画
示達額関係報告
廃棄
用度
契約 調達 廃棄
用度 契約 PFI・市場化テ
スト事業実施書類
廃棄
用度
契約 官公需についての
中小企業者の受注
の確保等に係る書類廃棄
用度
契約 競争参加資格等審
査委員会議事録
廃棄
用度
契約 指名停止通知書 廃棄
用度
契約 随意契約登録者名簿廃棄
用度
契約 有資格者名簿 廃棄
用度
契約 随意契約登録申請書廃棄
用度
契約 履行確認報告書 廃棄
会計 支出 支出決定簿 廃棄
会計 支出 小切手振出決議書 廃棄
会計 支出 年度開始前支出計
算書
廃棄
会計 支出 払戻決議書 廃棄
会計 支出 科目更正決議書 廃棄
(5)支
出負担行
為に関す
ること
支出負担行為に関
する文書
(6)契
約に関す
ること
契約に関する文書
(7)支
出に関す
ること
支出に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)7年3年3年3年1年1年5年5年5年5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年5年3年
・退職手当差引計
算書
・退職所得申請書
・国庫金送金通知
書等発送簿
・謝金執行状況調書・都道府県警察実
費弁償金調書
・前金払清算検査
証明書
・予算科目更正申
請書
・現金出納簿
・作業報奨金計算
高通知書
・死亡者作業報奨
金計算高書留簿
・検査書
・現金及び保管金
現在高調書
・国庫金振込請求書・作業報奨金計算
高削減等記録
・死亡手当金等支
給記録
・前渡資金概算払
整理簿
・前渡資金返納申
請書
・日本銀行振替済
通知書
・預託金現在高引
継通知書
・謝金等支出記録
・前渡資金支出記録・現金出納簿
・国庫金振込請求書会計 支出 退職手当等 廃棄
会計 支出 国庫金送金通知書
等発送簿
廃棄
会計 支出 謝金執行状況調書 廃棄
会計 支出 都道府県警察実費
弁償金調書
廃棄
会計 支出 前金払清算検査証
明書
廃棄
会計 支出 予算科目更正申請書廃棄
会計
前渡資金
現金出納簿 廃棄
会計 前渡資金 作業報奨金計算高
通知書
廃棄
会計 前渡資金 死亡者作業報奨金
計算高書留簿
廃棄
会計 前渡資金
検査書
廃棄
会計 前渡資金 現金及び保管金現
在高調書
廃棄
会計
前渡資金
国庫金振込請求書 廃棄
会計 前渡資金 作業報奨金計算高
削減等記録
廃棄
会計 前渡資金 死亡手当金等支給
記録
廃棄
会計 前渡資金 前渡資金概算払整
理簿
廃棄
会計 前渡資金 前渡資金返納申請書廃棄
会計
前渡資金
日本銀行振替済通
知書
廃棄
会計 前渡資金 預託金現在高引継
通知書
廃棄
会計 前渡資金 謝金等支出記録 廃棄
会計 前渡資金 前渡資金支出記録 廃棄
会計 出納保管 現金出納簿 廃棄
会計 出納保管 国庫金振込請求書 廃棄
(8)前
渡資金管
理に関す
ること
前渡資金管理に関
する文書
(9)出
納保管に
関すること出納保管に関する
文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年5年5年5年5年5年5年3年5年3年3年3年3年3年3年3年5年3年5年5年
・物品管理計算書
・物品管理計算書
証拠書類
・物品管理計算書
添付書類
・物品管理簿・物
品出納簿
・職業指導製品管
理記録
・職業指導製品売
却決議書
・日本銀行振替済
通知書
・拾得金書留簿
・拾得物書留簿
・物品供用簿
・物品出納計算書
・電気設備等保守
点検記録
・不用物品受払簿
・副生物等書留簿
・物品管理計画表
・引継書
・寄付受納認可書
・給貸与物品整理簿・国庫帰属物の庁
用組入認可に関す
る書類
・自動車台帳
・通行鍵等貸与記録・物品受払簿
・物品増減及び現
在額報告書
・物品定時・交
替・随時検査書
会計 出納保管 日本銀行振替済通
知書
廃棄
会計 出納保管 拾得金書留簿 廃棄
会計 出納保管 拾得物書留簿 廃棄
用度 物品管理 物品供用簿 廃棄
用度 物品管理 物品出納計算書 廃棄
用度 物品管理 物品管理計算書 廃棄
用度 物品管理 物品管理簿・物品
出納簿
廃棄
用度 物品管理 職業指導製品管理
記録
廃棄
用度 物品管理 職業指導製品売却
決議書
廃棄
用度 物品管理 引継書 廃棄
用度 物品管理 寄付受納認可書 廃棄
用度 物品管理 給貸与物品整理簿 廃棄
用度 物品管理 国庫帰属物の庁用
組入認可
廃棄
用度 物品管理 自動車台帳 廃棄
用度 物品管理 通行鍵等貸与記録 廃棄
用度 物品管理 電気設備等保守点
検記録
廃棄
用度 物品管理 不用物品受払簿 廃棄
用度 物品管理 副生物等書留簿 廃棄
用度 物品管理 物品管理計画表 廃棄
用度 物品管理 物品受払簿 廃棄
用度 物品管理 物品増減及び現在
額報告書
廃棄
用度 物品管理 物品定時・交替・
随時検査書
廃棄(10)物品の管
理に関す
ること
物品の管理に関す
る文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年5年3年3年3年1年3年3年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年
・物品廃棄記録
・物品亡失、損傷
等報告書
・物品亡失通知書
・郵便書留簿
・国有財産編入関
係書類
・その他物品に関
する書類
・物品取得措置請
求書・物品取得通
知書・物品払出請
求書
・物品の無償貸付
及び譲与・譲受書類・自動車用燃料受
払票
・主要物品購入状
況調書
・新聞・官報等受
払簿
・生産命令書
・燃料受払簿
・備品等整備計画
・不用物品売却請
求書
・物品管理換協議書・物品管理換承認
申請書
・管理換物品引渡
通知書
・物品供用証
・物品受入命令書
・物品受払票
・物品受領命令書
用度 物品管理 物品廃棄記録 廃棄
用度 物品管理 物品亡失、損傷等
報告書
廃棄
用度 物品管理 物品亡失通知書 廃棄
用度 物品管理 郵便書留簿 廃棄
用度 物品管理 国有財産編入関係
書類
廃棄
用度 物品管理 その他物品に関す
る書類
廃棄
用度 物品管理 ・物品取得措置請
求書・物品取得通
知書・物品払出請
求書
廃棄
用度 物品管理 物品の無償貸付等 廃棄
用度 物品管理 自動車用燃料受払票廃棄
用度 物品管理 主要物品購入状況
調書
廃棄
用度 物品管理 新聞・官報等受払簿廃棄
用度 物品管理 生産命令書 廃棄
用度 物品管理 燃料受払簿 廃棄
用度 物品管理 備品等整備計画 廃棄
用度 物品管理 不用物品売却請求書廃棄
用度 物品管理 物品管理換協議書 廃棄
用度 物品管理 物品管理換承認申
請書
廃棄
用度 物品管理 管理換物品引渡通
知書
廃棄
用度 物品管理 物品供用証 廃棄
用度 物品管理 物品受入命令書 廃棄
用度 物品管理 物品受払票 廃棄
用度 物品管理 物品受領命令書 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)1年1年1年1年1年1年1年1年3年5年7年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年7年
・物品修繕・改造
措置請求書,物品
修繕・改造措置通
知書
・物品売払・貸付
措置請求書,物品
売払・貸付措置通
知書
・物品売払決議書
・物品不用決定承
認申請書・物品不
用決定通知書
・物品払出命令書
・物品分類換協議書・物品分類換承認
申請書
・物品分類換通知書・物品保管措置請
求書・物品保管措
置通知書・物品保
管施設借上通知書
・給与簿
・給与所得者の扶
養控除等申告書
・給与証明書
・給与支給機関異
動通知書
・勤務時間記録簿
(非常勤職員)
・現金支給簿・印
鑑簿
・差額追給等関係
書類
・市民税・県民税
特別徴収税額通知書・住民税振込通知書・住民税特別徴収
額通知書
・宿日直手当に関
する書類
・所属別給与集計表・所得税源泉徴収
に関する書類
用度 物品管理 物品修繕・改造措
置請求書,物品修
繕・改造措置通知書廃棄
用度 物品管理 物品売払・貸付措
置請求書,物品売
払・貸付措置通知書廃棄
用度 物品管理 物品売払決議書 廃棄
用度 物品管理 物品不用決定承認
申請書・物品不用
決定通知書
廃棄
用度 物品管理 物品払出命令書 廃棄
用度 物品管理 物品分類換協議書 廃棄
用度 物品管理 物品分類換承認申
請書
廃棄
用度 物品管理 物品分類換通知書 廃棄
用度 物品管理 物品保管措置請求
書・物品保管措置
通知書・物品保管
施設借上通知書
廃棄
会計 給与支給 給与簿 廃棄
会計 給与支給 給与所得者の扶養
控除等申告書
廃棄
会計 給与支給 給与証明書 廃棄
会計 給与支給 給与支給機関異動
通知書
廃棄
会計 給与支給 勤務時間記録簿
(非常勤職員)
廃棄
会計 給与支給 現金支給簿・印鑑簿廃棄
会計 給与支給 差額追給等関係書類廃棄
会計 給与支給 市民税・県民税特
別徴収税額通知書
廃棄
会計 給与支給 住民税振込通知書 廃棄
会計 給与支給 住民税特別徴収額
通知書
廃棄
会計 給与支給 宿日直手当 廃棄
会計 給与支給 所属別給与集計表 廃棄
会計 給与支給 所得税源泉徴収 廃棄(11)給与の支
給に関す
ること
給与の支給に関す
る文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年3年3年
申出によ
る口座振
込みによ
らなくな
る日まで
の期間5年5年5年5年5年5年3年1年5年5年3年1年3年・地方税に関する
給与支払報告書
・地方税個人別徴
収台帳
・地方税等に関す
る書類
・地方税等徴収に
関する書類
・都道府県民及び
市町村民税銀行振
込又は送金請求書
・年末調整に関す
る書類
・俸給額調書
・徴収依頼書
・給与振込に関す
る書類
・支払決議書
・出張に関する書
類(出張計画書等)・旅行命令簿・旅
行依頼簿
・自動車運行日誌
・旅費計算書
・護送旅費支給関
係書類
・被収容者旅費概
算(精算)請求書
・新規採用者赴任
旅費所要額調書
・その他旅費に関
する書類
・無線検査簿
会計 給与支給 地方税に関する給
与支払報告書
廃棄
会計 給与支給 地方税個人別徴収
台帳
廃棄
会計 給与支給 地方税等 廃棄
会計 給与支給 地方税等徴収 廃棄
会計 給与支給 都道府県民及び市
町村民税銀行振込
又は送金請求書
廃棄
会計 給与支給 年末調整 廃棄
会計 給与支給 俸給額調書 廃棄
会計 給与支給 給与控除依頼等 廃棄
会計 給与支給 給与振込 廃棄
会計 旅費 支払決議書 廃棄
会計 旅費 出張 廃棄
会計 旅費 旅行命令簿・旅行
依頼簿
廃棄
会計 旅費 旅費計算書 廃棄
会計 旅費 護送旅費支給関係
書類
廃棄
会計 旅費 被収容者旅費概算
(精算)請求書
廃棄
会計 旅費 新規採用者赴任旅
費所要額調書
廃棄
会計 旅費 その他旅費に関す
る書類
廃棄
用度 運輸 無線検査簿 廃棄
自動車運行日誌 廃棄
用度 運輸 官用車交通事故報告廃棄
用度 運輸 自動車始業点検等
記録
廃棄
用度 運輸 自動車の整備 廃棄
用度 運輸(12)旅費の支
給に関す
ること
旅費の支給に関す
る文書(13)運輸に関
すること
運輸に関する文書
・官用車交通事故
報告
・自動車の整備に
関する書類
・自動車始業点検
等記録
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)(14)官庁会計
システム
の運用に
関すること3年3年3年5年(1)栄
典の授与
の経緯
10年
10年
10年
10年
10年
10年
10年
10年
10年
10年
10年
会計 連絡 官庁会計システム
連絡文書
廃棄
官庁会計システム
の連絡調整に関す
る文書
・配置定員に関す
る書類
・アダムス運用連
絡票
人事 定員 配置定員 廃棄
・技能・労務職員
の採用に関する書類人事 定員 技能・労務職員の
採用
廃棄
・欠員状況等報告書人事 定員 欠員状況等報告書 廃棄
・栄典に関する書類人事 栄典・表彰 栄典 廃棄
・職員表彰に関す
る書類
人事 栄典・表彰 職員表彰 廃棄
・保安表彰に関す
る記録
保安 栄典・表彰 保安表彰 廃棄
・民間協力者顕彰
に関する書類
庶務 栄典・表彰 民間協力者顕彰 廃棄
・刑務作業協力者
表彰に関する記録
作業 栄典・表彰 刑務作業協力者表彰廃棄
・刑務作業表彰に
関する記録
作業 栄典・表彰 刑務作業表彰 廃棄
・教誨師叙勲・褒
章・表彰に関する
記録
教育 栄典・表彰 教誨師叙勲・褒
章・表彰
廃棄
・教誨師叙勲・褒
章・表彰に関する
記録
矯正教育 栄典・表彰 教誨師叙勲・褒
章・表彰
廃棄
・篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰に
関する記録
教育 栄典・表彰 篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰
廃棄
・篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰に
関する記録
矯正教育 栄典・表彰 篤志面接委員叙
勲・褒章・表彰
廃棄
・外部講師(民間
協力者)表彰に関
する記録
・民間篤志家表彰
に関する記録
・民間協力者顕彰
に関する記録
教育 栄典・表彰 外部講師(民間協
力者)表彰
廃棄
5 機構及び定員
に関する事項
定員の管
理に関す
ること
定員の管理に関す
る文書
技能労務職員の採
用に関する決裁文書欠員状況等の報告
に関する決裁文書
栄典の授与のため
の決裁文書及び伝
達の文書
6 栄典又は表彰
に関する事項
(2)表
彰の授与
又ははく
奪の経緯
矯正施設における
表彰に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
常用
常用 施行先に
おいて
は、写し
を保管。
常用 施行先に
おいて
は、写し
を保管。
常用
30年5年1年5年秘密文書
の指定の
解除の日
に係る特
定日以降5年5年
常用
8 行政の情報化
に関する事項
情報シス
テムの運
用に関す
る経緯3年5年5年5年
廃棄
・行政文書ファイ
ル管理簿
庶務 文書 庶務行政文書ファイ
ル管理簿
・発出され廃止さ
れていない訓令・
通達
庶務 例規 本省例規(訓令・
通達)
廃棄
・発出され廃止さ
れていない管区長
通達
庶務 例規 管区長通達・通知等 廃棄
・発出され廃止さ
れていない達示
庶務 例規 達示・発出達示・指
示等
廃棄
・文書発議簿 庶務 文書 決裁簿 廃棄
・受付簿
・特殊取扱郵便物・
使送文書・電報接受簿・文書送付簿
庶務 文書 文書管理関係帳簿 廃棄
・例規に係る決裁
文書
庶務 例規 例規決裁 廃棄
・行政文書管理に
関する書類
庶務 文書 行政文書管理 廃棄
・その他例規に関
する書類
庶務 例規 その他例規に関す
る書類
廃棄
・情報システムに
関する書類
庶務 情報管理 情報システム 廃棄
・秘密文書管理簿 庶務 文書 秘密文書管理簿 廃棄
・会計実地検査に
関する書類
庶務 監査 会計実地検査 廃棄
・標準文書保存期
間基準
庶務 文書 帯広刑務所各文書
管理者標準文書保
存期間基準
廃棄
・会計実地検査報
告書
庶務 監査 会計実地検査報告書廃棄
・監査に関する書類庶務 監査 監査 廃棄
7 文書の管理等
に関する事項
文書の管
理等
行政文書ファイル
管理簿その他の業
務に常時利用する
ものとして継続的
に保存すべき行政
文書
取得した文書の管
理を行うための帳簿国立公文書館への
移管に係る協議・
手続等、その他文
書管理に関する文書行政文書ファイル
等の保存期間及び
保存期間満了時の
措置等が定められ
た文書
情報システムに関す
る文書
9 監査に関する
事項
監査に関
すること
監査に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
常用 ただし,
用途廃止
の日に係
る特定日
以後5年
は保存5年5年
5年 保存期間
満了後施
設が継続
して存在
する場合
は延長を
検討。
常用 ただし、
用途廃止
の日に係
る特定日
以後5年
は保存
常用 ただし、
用途廃止
の日に係
る特定日
以後5年
は保存5年5年5年5年5年5年
10年5年・国有財産台帳 用度 国有財産 国有財産台帳 廃棄
・国有財産増減及
び現在額報告書
用度 国有財産 国有財産増減及び
現在額報告書
廃棄
・国有財産無償貸
付状況報告書
用度 国有財産 国有財産無償貸付
状況報告書
廃棄
・国有財産滅失き
損報告書
用度 国有財産 国有財産滅失き損
報告書
廃棄
・国有財産台帳付
属書類
用度 国有財産 国有財産台帳付属
書類
廃棄
・境界確定協議
書・報告書
用度 国有財産 境界確定協議書・
報告書
廃棄
・国有財産承認申
請書類
用度 国有財産 国有財産承認申請
書類
廃棄
・国有財産無償貸
付状況計算書
用度 国有財産 国有財産無償貸付
状況計算書
廃棄
・国有財産見込現
在額報告書
用度 国有財産 国有財産見込現在
額報告書
廃棄
・国有財産現在額
計算書証拠書類
用度 国有財産 国有財産現在額計
算書証拠書類
廃棄
・国有財産現在額
計算書添付書類
用度 国有財産 国有財産現在額計
算書添付書類
廃棄
・国有財産台帳登
録決議書
用度 国有財産 国有財産台帳登録
決議書
廃棄
・価格改定評価調書用度 国有財産 価格改定評価調書 廃棄
・部局等調書 用度 国有財産 部局等調書 廃棄
10 国有財産に関
する事項
国有財産
の管理及
び処分に
関すること国有財産の管理に
関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年5年 保存期間
満了後施
設が継続
して存在
する場合
は延長を
検討。5年5年3年3年3年3年3年5年
使用許可
が終了し
た日に係
る特定日
以後5年
契約が終
了した日
に係る特
定日以後5年3年3年10年
・土地評価関係書類用度 国有財産 土地評価関係書類 廃棄
・敷地取得・交
換・割譲・更正等
関係書類
用度 国有財産 敷地取得・交換・
割譲・更正等関係
書類
廃棄
・「報告洩」・
「誤謬訂正」の理
由書
用度 国有財産 「報告洩」・「誤
謬訂正」の理由書
廃棄
・施設の改廃・移
転に関する書類
用度 国有財産 施設の改廃・移転 廃棄
・施設現況調査 用度 国有財産 施設現況調査 廃棄
・庁舎現況調 用度 国有財産 庁舎現況調 廃棄
・庁舎等使用現況
及び見込報告書
用度 国有財産 庁舎等使用現況及
び見込報告書
廃棄
・庁舎等構造別経
過年数別現況調
用度 国有財産 庁舎等構造別経過
年数別現況調
廃棄
・国有財産異動報
告書
用度 国有財産 国有財産異動報告書廃棄
・国有財産使用許
可関係書類
用度 国有財産 国有財産使用許可
関係書類
廃棄
・国有財産使用許
可書
用度 国有財産 国有財産使用許可書廃棄
・国有財産貸付契
約書
用度 国有財産 国有財産貸付契約書廃棄
・国有財産取得,
運用,処分完了報
告書
用度 国有財産 国有財産取得,運
用,処分完了報告書廃棄
・予算要求説明資料用度 国有財産 予算要求説明資料 廃棄
・被収容者入所簿 収容 名籍 被収容者入所簿 廃棄
11 刑及び勾留、
少年院に送致
する保護処分
及び少年鑑別
所に送致する
観護の措置、
(1)刑
事施設に
収容中の
者の収容
に関する
こと
刑事施設の入所に
関する記録
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
10年
10年
10年3年3年
30年3年終結する
日に係る
特定日以
後30年
終結する
日に係る
特定日以
後10年
当該身分
帳簿の終
結する日
に係る特
定日以後
30年
10年
10年5年10年5年・被収容者出所簿 収容 名籍 被収容者出所簿 廃棄
・刑執行停止者整
理簿
収容 名籍 刑執行停止者整理簿廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 廃棄
・関係機関との連
絡調整等に関する
記録
収容 名籍 関係機関との連絡
調整等
廃棄
・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 廃棄
・被収容者人名簿 収容 名籍 被収容者人名簿 廃棄
・称呼番号台帳 収容 名籍 称呼番号台帳 廃棄
・被収容者身分帳
簿(表紙、収容文
書、前科調書、身
体等調査表及び指
紋原紙)
収容 名籍 被収容者身分帳簿
(表紙、収容文
書、前科調書、身
体等調査表及び指
紋原紙)
廃棄
・被収容者身分帳
簿(その他の部分)収容 名籍 被収容者身分帳簿
(その他の部分)
廃棄
・保存身分帳簿閲
覧等記録票
収容 名籍 保存身分帳簿閲覧
等記録票
廃棄
・終結身分帳保存
整理簿
収容 名籍 終結身分帳保存整
理簿
廃棄
・終結身分帳簿の
引継記録
収容 名籍 終結身分帳簿の引
継等
廃棄
・終結身分帳簿の
貸与記録
収容 名籍 終結身分帳簿の貸
与等
廃棄
・観護措置仮収容
者書留簿
収容 仮収容等 観護措置仮収容者
書留簿
廃棄
・仮収容に関する
記録
収容 仮収容等 仮収容 廃棄
観護の措置、
補導処分並び
に監置の裁判
の執行に関す
る事項
こと
刑事施設の出所に
関する記録
刑事施設の被収容
者の氏名の一覧に
関する記録
刑事施設の収容の
根拠等に関する個
別の記録
刑事施設の収容の
経過等に関する個
別の記録
刑事施設の身分帳
簿の管理に関する
記録
刑事施設における
仮収容者に関する
記録
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
10年5年5年5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年・被収容者の請求
による留置に関す
る記録
収容 名籍 被収容者の請求に
よる留置
廃棄
・国勢調査の実施
に関する記録
収容 名籍 国勢調査 廃棄
・再入所者調査に
関する記録
収容 名籍 再入所者調査 廃棄
・自動車運転免許
の再取得に関する
記録
収容 名籍 自動車運転免許の
再取得
廃棄
・矯正臨時報告
(事故報告)
収容 名籍 矯正臨時報告(事
故報告)
廃棄
・訴訟関係書類等
の交付又は告知に
関する記録
収容 名籍 訴訟関係書類等の
交付又は告知
廃棄
・訴訟費用免除申
立に関する記録
収容 名籍 訴訟費用免除申立 廃棄
・公的弁護制度等
に関する記録
収容 名籍 公的弁護制度等 廃棄
・罰金等納付に関
する記録
収容 名籍 罰金等納付 廃棄
・入出所に関する
記録
収容 名籍 入出所 廃棄
・受付簿(弁護人
選任届等)
収容 名籍 受付簿(弁護人選
任届等)
廃棄
・受刑者釈放通知 収容 名籍 受刑者釈放通知・
通報
廃棄
・市町村長等への
通報文書
収容 名籍 市町村長等あて通報廃棄
・性犯罪者出所者
情報に係る通報文書収容 名籍 性犯罪者出所者情
報通報
廃棄
・被退去強制容疑
外国人通報に係る
通報文書
収容 名籍 被退去強制容疑外
国人通報
廃棄
・領事機関への通
報文書
収容 名籍 領事通報 廃棄
上記に掲げるもの
以外の名籍の記録
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年1年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年
・外国人被収容者
登録事務に関する
記録
収容 名籍 外国人被収容者登
録事務
廃棄
・不在者投票に関
する記録
収容 名籍 不在者投票 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 廃棄
・名籍事務に関す
る記録
収容 名籍 名籍事務 廃棄
・共犯名簿 収容 名籍 共犯名簿 廃棄
・受付簿(来庁取
調べ等)
収容 名籍 受付簿(来庁取調
べ等)
廃棄
・接見禁止決定等
書留簿
収容 名籍 接見禁止決定等書
留簿
廃棄
・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 廃棄
・仮釈放・刑執行
猶予(取消し)等
書留簿
収容 名籍 仮釈放・刑執行猶
予(取消し)等書
留簿
廃棄
・判決結果等書留簿収容 名籍 判決結果等書留簿 廃棄
・収容確認簿 収容 名籍 収容確認簿 廃棄
・被勾留受刑者等
書留簿
収容 名籍 被勾留受刑者等書
留簿
廃棄
・控訴趣意書及び
上告趣意書受付簿
収容 名籍 控訴趣意書及び上
告趣意書受付簿
廃棄
・刑執行順序変更
に関する記録
収容 名籍 刑執行順序変更 廃棄
・出廷簿 収容 名籍 出廷簿 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)1年常用
常用
10年
10年
10年1年10年
10年3年3年3年3年3年3年3年・前科照会書留簿 収容 名籍 前科照会書留簿 廃棄
・合葬簿 収容 名籍 合葬簿 廃棄
・墓地台帳 収容 名籍 墓地台帳 廃棄
・再審に関する記録収容 恩赦・再審 再審 廃棄
・指紋関係調書 個人識別 指紋・写真 指紋関係調書 廃棄
・指紋事務整理簿 個人識別 指紋・写真 指紋事務整理簿 廃棄
・被収容者写真撮
影記録
個人識別 指紋・写真 被収容者写真撮影
記録
廃棄
・処遇調査原簿 分類 分類考査 処遇調査原簿 廃棄
・処遇調査(再調
査)認可申請書
分類 分類考査 処遇調査(再調
査)認可申請書
廃棄
・分類関係報告 分類 分類考査 分類関係報告 廃棄
・受刑者索引簿 分類 分類考査 受刑者索引簿 廃棄
・処遇経過簿 分類 分類考査 処遇経過簿 廃棄
・処遇審査会議事
録(考査)
分類 分類考査 処遇審査会議事録
(考査)
廃棄
・処遇審査会に関
する記録
分類 分類考査 処遇審査会 廃棄
・処遇連絡表 分類 分類考査 処遇連絡表 廃棄
・刑執行開始時調
査簿
分類 分類考査 刑執行開始時調査簿廃棄
刑事施設における
再審に関する記録
犯罪人の指紋その
他その個人識別に
関する文書
(2)刑
事施設に
収容中の
者の分類
に関する
こと
刑事施設における
分類業務に関する
文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年1年1年3年移送 3年
分類考査 廃棄
廃棄
処遇調査(再調査)分類考査
分類 3年
・処遇調査(再調
査)繰出簿
・処遇調査(再調
査)原簿
・処遇調査関係資料・分類面接簿
分類
・作業指定に関す
る記録
分類
・移送認可申請書
・移送通知書
・移送連絡簿
・管区外移送協議書・精神障害者移送
協議書
・暴力団関係受刑
者の移送に関する
記録
分類考査 作業指定 廃棄
分類 分類考査 分類面接簿 廃棄
・少年簿の受領に
関する記録
分類 分類考査 少年簿の受領 廃棄
・分類日誌 分類 分類考査 分類日誌 廃棄
・処遇調査票等 分類 分類考査 処遇調査票 廃棄
・処遇調査票点検簿分類 分類考査 処遇調査票点検簿 廃棄
・考査業務に関す
る記録に係る決裁
文書
分類 分類考査 その他考査業務に
関する書類
廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年5年5年5年5年
処遇指標変更移送 5年 廃棄
分類管理
分類
廃棄
分類業務に関する
協議会
分類 分類管理 3年 廃棄
分類 分類管理 報告の管理 3年
・処遇共助に関す
る記録
分類 分類考査 処遇共助 廃棄
・管区外移送認可
申請書
・管区外移送認可
通知書
分類 分類管理 管区外移送 廃棄
・処遇指標変更移
送認可通知書
・処遇指標変更移
送認可申請書
・処遇指標変更に
関する記録
・仮釈放状況報告
に関する記録
・矯正定期報告
(受刑者処遇調
査・集団編成報告)・分類協議会に係
る資料
・学会・研究会
(分類)に関する
資料
分類 分類管理
・施設長協議会に
係る資料
・分類・保護問題
対策協議会に係る
資料
学会・研究会(分類)廃棄
・分類業務の管理
に係る決裁文書
分類 分類管理 その他分類業務の
管理
廃棄
・保護調整簿 分類 保護 保護調整簿 廃棄
・保護台帳 分類 保護 保護台帳 廃棄
・保護調査簿 分類 保護 保護調査簿 廃棄
・釈放者名簿 分類 保護 釈放者名簿 廃棄
刑事施設における
分類業務の管理に
関する文書
(3)刑
事施設に
収容中の
者の審
査・保護
に関する
こと
刑事施設における
保護業務に関する
文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年3年3年身上調査書・身上
変動通知書
保護
分類 3年 廃棄
生活環境調整
保護
分類 3年
社会復帰支援
・釈放者保護台帳 分類 保護 釈放者保護台帳 廃棄
・特別調整に関す
る文書
保護
分類 5年 廃棄
・障害者手帳交付
申請に関する記録
・生活保護申請に
関する記録
・就労支援の実施
に関する記録
分類 保護 就労支援 廃棄
・身上調査書
・身上調査書発議簿・刑執行順序変更
申請簿
分類
廃棄
廃棄
・生活環境調整報
告書
・親族等照会書
・親族等申告票
・身上変動通知書
・身上変動通知書
発議簿
・親族等身元引受
人に関する記録
・保護観察官面接
繰出簿
・保護司面接簿
審査 刑執行順序変更申
請簿
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年釈放時保護
保護
分類 3年 廃棄
釈放に係る通知 3年 廃棄
保護
分類
・釈放時保護の実
施に関する記録
連絡協議会
・被収容者移送通
知書
・保護観察者収容
通知書
・暴力団関係受刑
者釈放に関する通知・満期釈放者通知書・帰住援助に関す
る記録
・個別指導記録簿
・釈放時面接簿
・保護カ―ド
保護
・保護カ―ド交付簿・精神障害者出所
通知
・退去強制該当容
疑者通報
・地方更生保護委
員会への通知
分類 廃棄
・施設駐在保護観
察官に関する記録
分類 保護 施設駐在保護観察官廃棄
・関係機関との連
絡協議会に関する
資料
・保護相談に関す
る記録
分類 保護 保護相談 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年1年1年1年1年
分類 各種業務 照会・回答 3年 廃棄
審査
分類
・関係機関からの
照会・回答に関す
る記録
廃棄
仮釈放等審査・申
出・決定5年・暴力団関係受刑
者照会
・保護日誌 分類 保護 保護日誌 廃棄
・審査請求受付簿 分類 保護 審査請求受付簿 廃棄
・釈放通知簿 分類 保護 釈放通知簿 廃棄
・身上関係変動連
絡簿
分類 保護 身上関係変動連絡簿廃棄
・早朝釈放連絡簿 分類 保護 早朝釈放連絡簿 廃棄
・満期釈放引継簿 分類 保護 満期釈放引継簿 廃棄
・法定期間経過通
告に関する記録
・処遇審査会議事
録(仮釈放等審査)・仮釈放等申出書
・仮釈放等申出書
書留簿
・仮釈放等申出書
送付書
・仮釈放等申出書
発送簿
・申出取下書
・36条調査,2
5条調査に関する
記録
刑事施設における
審査業務に関する
文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)1年3年3年3年3年3年5年5年3年3年3年・地方更生保護委
員会委員面接に関
する記録
・仮釈放等許可決
定書,許可決定通
知書に係る受領
書,書留簿
勤務配置表 廃棄
・仮釈放等許可決
定名簿
・審理結果通知書
(仮釈放等不許可)・審理の再開等に
関する通知書
・勤務日誌 保安 勤務配置
・矯正緊急報告
(銃使用等報告)
保安 緊急報告 矯正緊急報告(小
型武器使用等報告)
廃棄
勤務日誌 廃棄
・勤務配置表 保安 勤務配置
・矯正緊急報告
(非常事態動員速報)保安 緊急報告 矯正緊急報告(非
常事態動員速報)
廃棄
・勤務配置に関す
る記録
保安 勤務配置 勤務配置 廃棄
・事件送致に関す
る記録
保安 警備 事件送致 廃棄
・矯正緊急報告
(天災事変発生速報)保安 緊急報告 矯正緊急報告(非
常事態発生速報)
廃棄
・巡警記録
・巡回記録簿
保安 警備 巡警・巡回記録簿 廃棄
・警備規程 保安 警備 警備規程 廃棄
・外来者入出門管理保安 警備 外来者入出門管理 廃棄
・監視カメラ視察
記録
保安 警備 監視カメラ視察記録廃棄
(4)刑
事施設の
保安に関
すること
刑事施設における
勤務配置に関する
文書
刑事施設における
緊急報告に関する
文書
刑事施設における
警備に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年1年1年3年3年3年3年
各種警備 3年 廃棄
警備
保安
・管区機動警備隊
に関する記録
・緊急自動車指定
に関する記録
・刑務官手帳の管
理に関する記録
・警備活動に関す
る記録
・警備隊員に関す
る記録
・鍵の管理に関す
る記録
・鍵貸与簿 保安 警備 鍵貸与簿 廃棄
・現認報告書 保安 警備 現認報告書 廃棄
・駐車許可管理
(職員)
保安 警備 駐車許可管理(職員)廃棄
・暴力団関係被収
容者に関する記録
保安 警備 暴力団関係者の収容廃棄
・事務用品管理
(職員ロッカ―)
に関する記録
保安 警備 事務用品管理(職
員ロッカ―)
廃棄
・出門許可書 保安 警備 出門許可書 廃棄
・少年施設巡回保
安研修の実施に関
する記録
保安 警備訓練 少年施設巡回保安
研修
廃棄
・非常招集に関す
る記録
保安 警備訓練 非常招集 廃棄
・柔道,剣道及び
矯正護身術の実施
に関する記録
保安 警備訓練 柔道,剣道及び矯
正護身術
廃棄
刑事施設における
警備訓練に関する
文書
・手錠・捕縄使用検
定に関する記録
保安 警備訓練 手錠・捕縄使用訓練 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年5年5年5年
常用 銃の廃棄
に伴い廃棄3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年
・訓練計画・実施
記録(警備)
保安 警備訓練 訓練計画・実施記
録(警備)
廃棄
・無線に関する記録保安 警備用器具 無線 廃棄
・捕縄,手錠及び
拘束衣使用簿
保安 警備用器具 捕縄,手錠及び拘
束衣使用簿
廃棄
・保護具使用簿 保安 警備用器具 保護具使用簿 廃棄
・銃履歴カ―ド 保安 警備用器具 銃履歴カ―ド 廃棄
・警備用機器の管
理に関する記録
保安 警備用器具 警備用機器の管理 廃棄
・警備用具等管理
に関する記録
保安 警備用器具 警備用具等管理 廃棄
・武器管理に関す
る記録
保安 警備用器具 武器管理 廃棄
・銃及び弾薬出納簿保安 警備用器具 銃及び弾薬出納簿 廃棄
・銃砲現況調書 保安 警備用器具 銃砲現況調書 廃棄
・特別手入及び検
査表
保安 警備用器具 特別手入及び検査表廃棄
・附属品出納簿 保安 警備用器具 附属品出納簿 廃棄
・捕縄,手錠及び
拘束衣管理に関す
る記録
保安 警備用器具 捕縄,手錠及び拘
束衣管理
廃棄
・無線業務日誌 保安 警備用器具 無線業務日誌 廃棄
・矯正緊急報告
(小型武器使用等
報告)
保安 警備用器具 矯正緊急報告(小
型武器使用等報告)廃棄
・矯正定期報告
(銃砲現況調書)
保安 警備用器具 矯正定期報告(銃
砲現況調書)
廃棄
刑事施設における
警備用器具に関す
る文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年5年3年3年3年3年3年5年3年5年3年3年5年
・矯正臨時報告
(無線施設に関す
る報告)
保安 警備用器具 矯正臨時報告(無
線施設に関する報告)廃棄
・引上げ物品記録 保安 検査 引上げ物品記録 廃棄
・検査計画 保安 検査 検査 廃棄
・自弁・差入物品
検査
保安 検査 自弁・差入物品検査廃棄
・図書・新聞審査
に関する記録
保安 検査 図書・新聞審査 廃棄
・新入時衣体検査
記録
保安 検査 新入時衣体検査記録廃棄
・設備点検記録 保安 検査 設備点検記録 廃棄
・居室配置表 保安 居室配置 居室配置表 廃棄
・護送計画関係書類保安 護送 護送計画関係書類 廃棄
・出廷等に関する
記録
保安 連行・戒護 出廷等 廃棄
・保護室使用簿 保安 連行・戒護 保護室使用簿 廃棄
・保護室管理に関
する記録
保安 連行・戒護 保護室管理 廃棄
・静穏室使用簿 保安 連行・戒護 静穏室使用書留簿 廃棄
・静穏室管理に関
する記録
保安 連行・戒護 静穏室管理 廃棄
・矯正臨時報告
(収容定員決定
(変更)報告)
保安 収容定員 矯正臨時報告(収
容定員決定(変
更)報告)
廃棄
・収容調整に関す
る記録
保安 収容定員 収容調整 廃棄
刑事施設における
検査に関する文書
刑事施設における
居室配置に関する
文書
刑事施設における
被収容者の護送に
関する文書
刑事施設における
保護室に関する文書刑事施設における
静穏室に関する文書刑事施設における
被収容者の収容定
員に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年10年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年3年3年3年・被収容者の動静
等の電磁的、光学
的記録及びその管
理に関する記録
保安 動静視察 被収容者の動静等
の電磁的、光学的
記録及びその管理
廃棄
・矯正緊急報告及
び矯正臨時報告
(事故速報、事故
追報、準事故報
告、事故報告)
保安 報告 矯正緊急報告及び
矯正臨時報告(事
故速報、事故追
報、準事故報告、
事故報告)
廃棄
・外国人収容状況
に関する記録
保安 報告 外国人収容状況 廃棄
・確定者報告記録
庶務 収容
確定者報告書類 廃棄
・矯正緊急報告
(職員傷害速報)
保安 報告 矯正緊急報告(職
員傷害速報)
廃棄
・矯正緊急報告
(職員等被害報告)保安 報告 矯正緊急報告(職
員等被害報告)
廃棄
・矯正施設の撮影
に関する記録
保安 報告 矯正施設の撮影 廃棄
・矯正定期報告
(職員等による告
発等報告)
保安 報告 矯正定期報告(職
員等による告発等
報告)
廃棄
・矯正定期報告
(特別司法警察職
員捜査活動状況等
報告)
保安 報告 矯正定期報告(特
別司法警察職員捜
査活動状況等報告)廃棄
・矯正定期報告
(派閥関係受刑者
収容状況報告)
保安 報告 矯正定期報告(派
閥関係受刑者収容
状況報告)
廃棄
・保安に関する照
会書・回報書
保安 報告 保安に関する照会
書・回報書
廃棄
・当直引継書 保安 報告 当直引継書 廃棄
・保安月報 保安 報告 保安月報 廃棄
・保安状況調査に
関する記録
保安 報告 保安状況調査 廃棄
・保安状況報告 保安 報告 保安状況報告 廃棄
刑事施設における
被収容者の動静視
察に関する文書
刑事施設における
報告に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年
・修繕に関する記録保安 修繕 修繕 廃棄
・価格改定決議書 作業 作業企画 価格改定決議書 廃棄
・作業運営会議議
事録
作業 作業企画 作業運営会議議事録廃棄
・技術指導者に関
する記録
作業 作業企画 技術指導者 廃棄
・職員の資格・技
能に関する記録
作業 作業企画 職員の資格・技能 廃棄
・申出による作業
に関する記録
作業 作業企画 申出による作業 廃棄
・自己契約作業に
関する記録
作業 作業企画 自己契約作業 廃棄
・職員研修に関す
る記録
作業 作業企画 職員研修 廃棄
・技能受刑者に関
する記録
作業 作業企画 技能受刑者 廃棄
・構外作業に関す
る記録
作業 作業企画 構外作業 廃棄
・作業専門官に関
する記録
作業 作業企画 作業専門官 廃棄
・事業部作業に関
する記録
作業 作業企画 事業部作業 廃棄
・製造物責任法に
関する記録
作業 作業企画 製造物責任法 廃棄
・製品開発・管理
に関する記録
作業 作業企画 製品開発・管理 廃棄
・報告書・回報書 作業 作業企画 報告書・回報書 廃棄
・外部通勤計画書 作業 作業企画 外部通勤 廃棄
刑事施設における
修繕に関する文書
(5)刑
事施設に
収容中の
者の作業
に関する
こと
刑事施設における
作業企画に関する
文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年3年1年3年3年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年
・作業出張計画書 作業 作業企画 作業出張 廃棄
・受注関係書類 作業 作業企画 受注関係書類 廃棄
・生産・販売計画 作業 作業企画 生産・販売計画 廃棄
・作業計画書 作業 作業計画 作業計画書 廃棄
・作業実施・変更
計画書
作業 作業計画 作業実施・変更計
画書
廃棄
・受注書(事業部作
業)・物品払出命令
書・製品受入命令書
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(事業部作
業)・物品払出命
令書・製品受入命
令書
廃棄
・修繕命令書(事
業部作業)・物品
払出命令書・製品
受入命令書
作業 作業命令 修繕命令書(事業
部作業)・物品払
出命令書・製品受
入命令書
廃棄
・受注書(製作作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(製作作業)廃棄
・作業命令書(事
業部作業)
作業 作業命令 作業命令書(事業
部作業)
廃棄
・受注書(提供作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(提供作業)廃棄
・作業命令書(製
作作業)・物品払
出命令書・製品受
入命令書
作業 作業命令 作業命令書(製作
作業)・物品払出
命令書・製品受入
命令書
廃棄
・修繕命令書・物
品払出命令書・製
品受入命令書
作業 作業命令 修繕命令書・物品
払出命令書・製品
受入命令書
廃棄
・作業命令書(自
営作業)
作業 作業命令 作業命令書(自営
作業)
廃棄
・作業命令書(提
供作業)・製品受
入命令書
作業 作業命令 作業命令書(提供
作業)・製品受入
命令書
廃棄
刑事施設における
作業計画に関する
文書
刑事施設における
作業命令に関する
文書
・機能向上作業に
関する記録
作業 作業企画 機能向上作業 廃棄
刑事施設における社
会貢献作業に関する
文書
廃棄
・社会貢献作業に関
する記録
作業 作業企画 社会貢献作業実施
記録等
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年3年
10年3年3年
常用 当該機械
の耐用年
数を超え
た際に廃棄5年5年3年3年3年5年3年3年3年
・契約に関する記録作業 作業契約 契約に関する記録 廃棄
・開催通知 作業 作業企画 作業協議会 廃棄
・矯正緊急報告
(刑務作業災害速報)作業 作業安全衛生 矯正緊急報告(刑
務作業災害速報)
廃棄
・安全衛生委員会
議事録
作業 作業安全衛生 安全衛生委員会議
事録
廃棄
・安全衛生管理に
関する記録
作業 作業安全衛生 安全衛生管理 廃棄
・作業標準書 作業 作業安全衛生 作業標準書 廃棄
・歳出予算差引簿 作業 作業関係予算 歳出予算差引簿 廃棄
・郵券受払簿 作業 作業関係予算 郵券受払簿 廃棄
・購入に関する記録・予定価格調書
・見積書
・随意契約関係書類作業 作業関係予算 購入 廃棄
・作業関係予算に
関する記録
作業 作業関係予算 作業関係予算 廃棄
・供用物品受払簿
(原材料・消耗品)作業 原材料管理 供用物品受払簿
(原材料・消耗品)廃棄
・年額内示に関す
る記録
作業 作業関係予算 年額内示 廃棄
・事業部物品受払
簿(原材料)
作業 原材料管理 事業部物品受払簿
(原材料)
廃棄
・予算増(減)額
上申書
作業 作業関係予算 予算増(減)額上
申書
廃棄
・事業部物品使用
簿(分割払出困難
原材料)
作業 原材料管理 事業部物品使用簿
(分割払出困難原
材料)
廃棄
刑事施設における
作業契約に関する
文書
協議会等に関する
文書
刑事施設における
作業安全衛生に関
する文書
刑事施設における
作業関係予算に関
する文書
刑事施設における
原材料管理に関す
る文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
常用5年3年3年3年3年3年3年1年3年1年1年3年3年3年3年・物品管理簿・物
品出納簿
作業 作業物品管理 物品管理簿・物品
出納簿
廃棄
・事業部物品たな
卸し表
作業 作業物品管理 事業部物品たな卸
し表
廃棄
・供用物品受払簿
(機械及び器具・
備品)
作業 作業物品管理 供用物品受払簿
(機械及び器具・
備品)
廃棄
・事業部物品払出
命令書
作業 作業物品管理 事業部物品払出命
令書
廃棄
・たな卸し表 作業 作業物品管理 たな卸し表 廃棄
・物品払出命令書 作業 作業物品管理 物品払出命令書 廃棄
・事業部物品取得
請求書・事業部物
品取得通知書・事
業部物品受入命令書作業 作業物品管理 事業部物品取得請
求書・事業部物品
取得通知書・事業
部物品受入命令書
廃棄
・物品取得請求
書・物品取得通知
書・物品受入命令書作業 作業物品管理 物品取得請求書・
物品取得通知書・
物品受入命令書
廃棄
・副産物書留簿 作業 作業物品管理 副産物書留簿 廃棄
・物品不用決定承
認申請書
・物品不用決定通
知書
作業 作業物品管理 物品不用決定承認
申請書・物品不用
決定通知書
廃棄
・物品管理に関す
る記録
作業 作業物品管理 物品管理 廃棄
・自動車運行日誌 作業 輸送 自動車運行日誌 廃棄
・物品管理換通知書・物品管理換受領
通知書
作業 作業物品管理 物品管理換通知
書・物品管理換受
領通知書
廃棄
・移動払出指図書 作業 製品管理 移動払出指図書 廃棄
・作業用主要機械
に関する記録
作業 作業用品 作業用主要機械 廃棄
・移動受入指図書 作業 製品管理 移動受入指図書 廃棄
刑事施設における
作業物品管理に関
する文書
刑事施設における
作業用品に関する
文書
刑事施設における
輸送に関する文書
刑事施設における
製品管理に関する
文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年3年3年3年常用3年5年3年3年3年3年
・事業部物品受払
簿(移動受入製
品・調定済製品)
作業 製品管理 事業部物品受払簿
(移動受入製品・
調定済製品)
廃棄
・出門書 作業 製品管理 出門書 廃棄
・移動物品受領書 作業 製品管理 移動物品受領書 廃棄
・製品検査に関す
る記録
作業 製品管理 製品検査に係る決
裁文書
廃棄
・事業部物品受払
簿(自所製品)
作業 製品管理 事業部物品受払簿
(自所製品)
廃棄
・製品払出命令書 作業 製品管理 製品払出命令書 廃棄
・製品の管理に関
する記録
作業 製品管理 製品の管理に係る
決裁文書
廃棄
・提供物品受払簿
(機械及び器具・
備品)
作業 提供物品管理 提供物品受払簿
(機械及び器具・
備品)
廃棄
・製品等払出指図書作業 製品管理 製品等払出指図書 廃棄
・作業事務調査等
に関する記録
作業 作業統計 作業事務調査等 廃棄
・物品受領書 作業 製品管理 物品受領書 廃棄
・矯正定期報告
(作業決算報告)
作業 作業統計 矯正定期報告(作
業決算報告)
廃棄
・提供物品受払簿
(消耗品・原材
料・製品)
作業 提供物品管理 提供物品受払簿
(消耗品・原材
料・製品)
廃棄
・工場日報 作業 作業統計 工場日報 廃棄
・矯正定期報告
(作業実施報告)
作業 作業統計 矯正定期報告(作
業実施報告)
廃棄
・統計調査,解約
減産状況表,調定
速報
作業 作業統計 統計調査 廃棄
刑事施設における
提供物品管理に関
する文書
作業事務調査に関
する文書
刑事施設における
作業統計に関する
文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年5年3年3年
常用3年3年
3年 ※(注記)R4年
度以降作
成分に限
る。(R3
年度分ま
では「常
用」)5年5年5年5年5年3年 廃棄
・職業訓練命令書 作業 職業訓練 職業訓練命令書 廃棄
・職業訓練日誌 作業 職業訓練 職業訓練日誌 廃棄
・作業人員日表 作業 作業統計 作業人員日表 廃棄
・矯正定期報告
(受験結果報告)
作業 職業訓練 矯正定期報告(受
験結果報告)
廃棄
・職業訓練の実施
に関する記録
作業 職業訓練 職業訓練 廃棄
・技能講習修了者
帳簿
作業 職業訓練 技能講習修了者に
係る帳簿
廃棄
・修了証書交付記録作業 職業訓練 修了証書交付記録 廃棄
・作業報奨金に関
する記録
・作業報奨金基帳
作業 作業報奨金 作業報奨金 廃棄
・矯正臨時報告
(職業訓練実施報告)作業 職業訓練 矯正臨時報告(職
業訓練実施報告)
廃棄
・日課表 作業 作業報奨金 日課表 廃棄
・作業審査会議事録作業 作業報奨金 作業審査会議事録 廃棄
・一般改善指導の
実施に関する記録
・特別改善指導の
実施に関する記録
改善指導
改善指導
教育
(6)刑
事施設に
収容中の
者にかか
る作業報
奨金に関
すること
刑事施設における
作業報奨金に関す
る文書
刑事施設における
職業訓練に関する
文書
(7)刑
事施設に
収容中の
者の教育
に関する
こと
刑事施設における
改善指導に関する
文書
廃棄
・技能講習に関する
記録
作業 職業訓練 技能講習に係る帳簿
・作業審査カード 作業 作業報奨金 作業審査カード 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年3年3年3年5年
集会・行事
集会・行事
教育 3年 廃棄
釈放前指導
釈放前指導
教育
廃棄3年図書・新聞の管理
図書
教育 3年
・評価に関する記録教育 改善指導 評価 廃棄
・教育日誌 教育 改善指導 教育日誌 廃棄
・教科指導の実施
に関する記録
教育 教科指導 教科指導 廃棄
・高卒認定試験の
実施に関する文書
教育 教科指導 高卒認定試験 廃棄
・刑執行開始時指
導に関する記録
教育 刑執行開始時指導 刑執行開始時指導 廃棄
・釈放前指導の実
施に関する記録
廃棄
・刑事施設外処遇
の実施に関する記録・教育行事に関す
る記録
・集会に関する記録・放送に関する記録教育 余暇活動 放送
・通信教育に関す
る記録
教育 余暇活動 通信教育 廃棄
・資格試験の実施
に関する記録
教育 余暇活動 資格試験 廃棄
・クラブ活動に関
する記録
教育 余暇活動 クラブ活動 廃棄
・図書原簿 教育 図書 図書原簿 廃棄
・図書・新聞管理
に関する記録
廃棄
・図書・新聞の領
置・廃棄に関する
記録
刑事施設における
教科指導に関する
文書
刑事施設における
刑執行開始時指導
に関する文書
刑事施設における
釈放前指導に関す
る文書
刑事施設における
集会・行事に関す
る文書
刑事施設における
余暇活動に関する
文書
刑事施設における
図書に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)1年3年1年5年
常用
常用5年5年5年5年3年図書 図書カ―ド 廃棄
廃棄
常用 廃棄
墓地埋葬・合葬
・図書・新聞閲読
に関する記録
・備付図書貸与に
関する記録
・自弁書籍カ―ド
・図書カ―ド 教育
・写真閲覧に関す
る記録
教育 図書 写真閲覧記録
・所内誌 教育 図書 所内誌 廃棄
・教誨師委嘱・解
嘱に関する記録
教育 教誨師 教誨師委嘱・解嘱 廃棄
・教誨師従事年数
及び指導回数に関
する記録
教育 教誨師 教誨師従事年数及
び指導回数
廃棄
・墓地埋葬に関す
る記録
・合葬に関する記録・教誨師個人別指
導簿
教育 教誨 教誨師個人別指導簿教誨
教育
廃棄
・儀式行事・教誨
実施簿
教育 教誨 教誨等実施簿 廃棄
・読経簿 教育 教誨 読経簿 廃棄
・法要に関する記録教育 教誨 法要 廃棄
・その他教誨師に
関する記録
教育 教誨師 その他教誨師に関
する記録
廃棄
刑事施設における
教誨師に関する文書・教誨師に関する
名簿
教育 教誨師 教誨師名簿 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年常用5年常用
常用5年5年5年3年3年3年3年3年3年1年3年・篤志面接委員委
嘱・期間更新・解
嘱に関する記録
教育 篤志面接委員 篤志面接委員委
嘱・期間更新・解嘱廃棄
・篤志面接委員記
章交付簿
教育 篤志面接委員 篤志面接委員記章
交付簿
廃棄
・篤志面接委員従
事年数及び指導回
数に関する記録
教育 篤志面接委員 篤志面接委員従事
年数及び指導回数
廃棄
・篤志面接委員選
考会に関する記録
教育 篤志面接委員 篤志面接委員選考会廃棄
・篤志面接委員個
人別指導簿
教育 篤志面接委員 篤志面接委員個人
別指導簿
廃棄
・篤志面接委員面
接簿
教育 篤志面接委員 篤志面接委員面接簿廃棄
・篤志面接委員指
導簿
教育 篤志面接委員 篤志面接委員指導簿廃棄
・その他篤志面接
委員に関する記録
教育 篤志面接委員 その他篤志面接委
員に関する記録
廃棄
・民間協力者(教
育)に関する記録
教育 民間協力者 民間協力者(教育)廃棄
・矯正定期報告
(刑事施設教育状
況報告)
教育 教育管理 報告の管理 廃棄
・学会・研究会
(教育)に関する
資料
教育 教育管理 学会・研究会(教育)廃棄
・協議会・連絡会
(教育)に関する
記録
教育 教育管理 協議会・連絡会
(教育)
廃棄
・研究授業に関す
る記録
教育 教育管理 研究授業 廃棄
・その他教育に関
する記録
教育 教育管理 その他教育に関す
る記録
廃棄
・外国人処遇に関
する記録
処遇 処遇記録 外国人処遇 廃棄
刑事施設における
篤志面接委員に関
する文書
刑事施設における
民間協力者(教
育)に関する文書
刑事施設における
教育業務の管理に
関する文書
(8)刑
事施設及
び婦人補
導院に収
容中の者
のその他
刑事施設における
処遇の記録に関す
る文書
・篤志面接委員に
関する名簿
教育 篤志面接委員 篤志面接委員名簿 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年1年1年1年1年3年3年3年3年1年3年
・隔離に関する記録処遇 処遇記録 隔離 廃棄
・自弁・差入物品
管理
処遇 処遇記録 自弁・差入物品管理廃棄
・収容開始時の告
知記録
処遇 処遇記録 収容開始時の告知
記録
廃棄
・面接指導記録 処遇 処遇記録 面接指導記録 廃棄
・要注意者に関す
る記録
処遇 処遇記録 要注意者 廃棄
・恵与願に関する
書類
処遇 処遇記録 恵与願 廃棄
・諸願簿 処遇 処遇記録 諸願簿 廃棄
・工場用務者管理 処遇 処遇記録 工場用務者管理 廃棄
・免業に関する記録処遇 処遇記録 免業 廃棄
・被収容者の一般
的な処遇の実施に
関する記録
処遇 処遇記録 被収容者処遇 廃棄
・書信に関する記録処遇 外部交通 書信 廃棄
・面会に関する記録処遇 外部交通 面会 廃棄
・在院者発受信受
付簿
処遇 外部交通 在院者発受信受付簿廃棄
・面会票 処遇 外部交通 面会票 廃棄
・面会申込票 処遇 外部交通 面会申込票 廃棄
・優遇措置に関す
る記録
処遇 優遇措置 優遇措置 廃棄
のその他
処遇に関
すること
刑事施設における
外部交通に関する
文書
刑事施設における
優遇措置に関する
文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年5年3年3年3年1年1年1年1年3年3年3年3年3年
・処遇審査会議事
録(制限緩和)
処遇 制限緩和 処遇審査会議事録
(制限緩和)
廃棄
・制限区分に関す
る記録
処遇 制限緩和 制限区分 廃棄
・変更審査人員表 処遇 制限緩和 変更審査人員表 廃棄
・図書台帳 処遇 生活指導 図書台帳 廃棄
・指導計画に関す
る記録
処遇 生活指導 指導計画 廃棄
・単独室収容に関
する記録
処遇 生活指導 単独室収容 廃棄
・不喫食者書留簿 処遇 生活管理 不喫食者書留簿 廃棄
・運動入浴実施記録処遇 生活管理 運動入浴実施記録 廃棄
・官給品の貸与に
関する記録
処遇 生活管理 官給品の貸与 廃棄
・日誌(受刑者) 処遇 生活管理 日誌(受刑者) 廃棄
・物品管理関係 処遇 生活管理 物品管理関係 廃棄
・賞遇に関する記録処遇 賞遇 賞遇 廃棄
・訓戒記録 処遇 調査・懲罰 訓戒記録 廃棄
・懲罰簿 処遇 調査・懲罰 懲罰簿 廃棄
・反則行為の調
査・懲罰に関する
記録
処遇 調査・懲罰 反則行為の調査・
懲罰
廃棄
・通訳・翻訳共助
に関する記録
処遇 通訳・翻訳 通訳・翻訳共助 廃棄
刑事施設における
制限緩和に関する
文書
刑事施設における
生活指導に関する
文書
刑事施設における
生活管理に関する
文書
刑事施設における
賞遇に関する文書
刑事施設における
調査・懲罰に関す
る文書
刑事施設における
飜訳に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年5年3年1年1年5年5年5年5年5年5年5年3年3年1年・矯正統計報告月
表(年表)
収容 統計 矯正統計報告 廃棄
・収容人員日表 収容 統計 収容人員日表 廃棄
・被収容者収容状
況調査書類
収容 統計 被収容者収容状況
調査書類
廃棄
・外国人被収容者
に係る統計等
収容 統計 外国人被収容者に
係る統計等
廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 廃棄
・矯正管区の長に
対する事実の申告
の通知書の交付に
関する記録
・矯正管区の長に
対する事実の申告
の通知書
処遇 不服申立 矯正管区の長に対
する事実の申告通
知簿等
廃棄
・法務大臣に対す
る事実の申告の通
知書の交付に関す
る記録
・法務大臣に対す
る事実の申告の通
知書
処遇 不服申立 法務大臣に対する
事実の申告通知簿等廃棄
・審査の申請の裁
決書謄本の交付に
関する記録
・審査の申請の裁
決書謄本
処遇 不服申立 審査の申請裁決書
交付簿等
廃棄
・再審査の申請の
裁決書謄本の交付
に関する記録
・再審査の申請の
裁決書謄本
処遇 不服申立 再審査の申請裁決
書交付簿等
廃棄
・刑事施設の長に
対する苦情の申出
に関する記録
処遇 不服申立 刑事施設の長に対
する苦情の申出
廃棄
・法務大臣に対す
る苦情の申出に関
する記録
処遇 不服申立 法務大臣に対する
苦情の申出
廃棄
・監査官に対する
苦情の申出に関す
る記録
処遇 不服申立 監査官に対する苦
情の申出
廃棄
・矯正緊急報告
(被収容者等によ
る告訴、告発、提
訴等報告)
処遇 不服申立 矯正緊急報告(被
収容者等による告
訴、告発、提訴等
報告)
廃棄
・矯正定期報告
(被収容者等によ
る告訴、告発、提
訴等報告)
処遇 不服申立 矯正定期報告(被
収容者等による告
訴、告発、提訴等
報告)
廃棄
・請願その他の不
服申立てに関する
記録
処遇 不服申立 請願その他の不服
申立て
廃棄
刑事施設における
収容に係る統計に
関する文書
(9)矯
正施設に
収容中の
者の不服
申立てに
関すること刑事施設における
不服申立てに関す
る文書
その他不服申立て
に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年
・栄養士巡回指導
に関する記録
給養 給食 栄養士巡回指導 廃棄
・不喫食者書留簿 給養 給食 不喫食者書留簿 廃棄
・給食業務に関す
る記録
給養 給食 給食業務 廃棄
・食糧受払簿 給養 給食 食糧受払簿 廃棄
・食中毒に関する
記録
給養 給食 食中毒 廃棄
・移送食給与簿 給養 給食 移送食給与簿 廃棄
・祝祭日・誕生日
用特別菜等に関す
る書類
給養 給食 祝祭日・誕生日用
特別菜等
廃棄
・給食委員会等議
事録
給養 給食 給食委員会等議事録廃棄
・特別食に関する
書類
給養 給食 特別食 廃棄
・給食日誌 給養 給食 給食日誌 廃棄
・給食し好調査 給養 給食 給食し好調査 廃棄
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 献立表 廃棄
・給食衛生管理点
検記録
給養 給食 給食衛生管理点検
記録
廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋 廃棄
・検食に関する書類給養 給食 検食 廃棄
・集団給食実施状
況報告書
給養 給食 集団給食実施状況
報告書
廃棄(10)矯正施設
に収容中
の者に係
る給養に
関すること矯正施設における
給養に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年5年3年3年3年3年3年3年3年3年1年3年3年
・食料購入関係書類給養 給食 食料購入関係書類 廃棄
・健康診断に関す
る記録(結核予防)保健 検査等 健康診断(結核予防)廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 廃棄
・感染症に関する
記録
・感染症の予防・
感染の防止
・感染症の検査
保健 検査等 感染症に関する記録廃棄
・精米記録 給養 給食 精米記録 廃棄
・健康管理に関す
る記録
保健 検査等 健康管理 廃棄
・エックス線検診
に関する記録
保健 検査等 エックス線検診 廃棄
・各種医務検査に
関する記録
保健 検査等 各種医務検査 廃棄
・薬物乱用対策に
関する記録
保健 検査等 薬物乱用対策 廃棄
・予防接種に関す
る記録
保健 検査等 予防接種 廃棄
・有機溶剤使用者
健康診断に関する
記録
保健 検査等 有機溶剤使用者健
康診断
廃棄
・安静度記録簿 保健 検査等 安静度記録簿 廃棄
・問診票 保健 検査等 問診票 廃棄
・検便検査に関す
る記録
・検便成績表
衛生 防疫 検便検査 廃棄
・保健衛生計画に
関する記録
衛生 防疫 保健衛生計画 廃棄(11)矯正施設
に収容中
の者の保
健に関す
ること
矯正施設における
保健に関する文書(12)矯正施設
に収容中
の者に係
る衛生に
関すること矯正施設における
衛生に関する文書
・給食人員表 給養 給食 給食人員表 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年
廃棄
衛生 廃棄物 廃棄物処理 5年 廃棄
・衛生管理に関す
る記録
衛生 防疫 衛生管理 廃棄
・害虫駆除実施簿 衛生 防疫 害虫駆除実施簿 廃棄
・防疫実施・計画
に関する記録
・消毒実施に関す
る記録
衛生 防疫 防疫実施・計画 廃棄
・滅菌器使用記録簿衛生 防疫 滅菌器使用記録簿 廃棄
・廃棄物処理に関
する記録
・医療廃棄物に関
する記録
・診療録 矯正医療 診療 診療録
・診断書 矯正医療 診療 診断書 廃棄
・レントゲンフィ
ルム
矯正医療 診療 レントゲンフィルム廃棄
・病院移送協議書 矯正医療 移送 病院移送協議書 廃棄
・死亡診断書(死
体検案書)発行記録矯正医療 診療 死亡診断書(死体
検案書)
廃棄
・手術・処置・検
査承諾(同意)書
矯正医療 診療 手術・処置・検査
承諾(同意)書
廃棄
・手術記録 矯正医療 診療 手術記録 廃棄
・病状照会に関す
る記録
矯正医療 診療 病状照会 廃棄
・心電図測定記録簿矯正医療 診療 心電図測定記録簿 廃棄
・病状連絡票 矯正医療 診療 病状連絡票 廃棄(13)矯正施設
に収容中
の者に係
る医療に
関すること矯正施設における
診療に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年5年5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年・エックス線装置
に関する記録
矯正医療 診療 エックス線装置 廃棄
・照射録 矯正医療 診療 照射録 廃棄
・放射線特別健康
診断記録簿
矯正医療 診療 放射線特別健康診
断記録簿
廃棄
・診察記録に関す
る記録
矯正医療 診療 診察記録 廃棄
・診察受付に関す
る記録
矯正医療 診療 診察受付 廃棄
・特定疾患に関す
る記録
矯正医療 診療 特定疾患 廃棄
・指名医に関する
記録
矯正医療 診療 指名医 廃棄
・医療情報に関す
る記録
矯正医療 診療 医療情報 廃棄
・人工透析に関す
る記録
矯正医療 診療 人工透析 廃棄
・病者等管理に関
する記録
矯正医療 診療 病者等管理 廃棄
・医療処遇・処置
に関する記録
矯正医療 診療 医療処遇・処置 廃棄
・外医診察に関す
る記録
矯正医療 診療 外医診察 廃棄
・処遇変更簿 矯正医療 診療 処遇変更簿 廃棄
診療 歯科治療 廃棄
・病状連絡等に関
する記録
矯正医療 診療 病状連絡等 廃棄
・歯科治療に関す
る記録
矯正医療
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年30年5年5年
・血液検査に関す
る記録
・検体検査に関す
る記録
・脳波検査に関す
る記録
・臨床検査に関す
る記録
・超音波診断記録簿・検体検査依頼書
廃棄
診療 指示連絡簿 廃棄
・原義省略簿 矯正医療 診療 原義省略簿 廃棄
・指示連絡簿 矯正医療
・処遇経過票 矯正医療 診療 処遇経過票 廃棄
・所外連行簿 矯正医療 診療 所外連行簿 廃棄
・処遇連絡票 矯正医療 診療 処遇連絡票 廃棄
・医療共助に関す
る記録
・共助診療依頼書
矯正医療 診療 医療共助 廃棄
・運動観察記録簿 矯正医療 診療 運動観察記録簿 廃棄
・看護業務に関す
る記録
矯正医療 診療 看護業務 廃棄
・夜間休日処理簿 矯正医療 診療 夜間休日処理簿 廃棄
・看護日誌 矯正医療 診療 看護日誌 廃棄
・医療法手続に関
する記録
・診療所開設・許
可に関する記録
矯正医療 医務 医療法手続 廃棄
・現有状況更新希
望調査に関する記録矯正医療 医務 現有状況更新希望
調査
廃棄
・出産に関する記録矯正医療 医務 出産 廃棄
矯正施設における
医務に関する文書
矯正医療 診療 検査
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年廃棄
矯正医療 医務 病院・診療所の運
営状況
3年 廃棄
・医療機器管理に
関する記録
医療機器管理
医務
矯正医療 5年
・医療機器検査簿
・医療機器受払簿
・病院・診療所の
運営状況に関する
記録
・病院・診療所の
運営に関する記録
・准看護師養成所
に関する記録
矯正医療 医務 准看護師養成所 廃棄
・勤務配置に関す
る記録
矯正医療 医務 勤務配置 廃棄
・医療協議会に関
する記録
矯正医療 医務 医療協議会 廃棄
・面接簿 矯正医療 医務 面接簿 廃棄
・医師・看護師等
の届出に関する記録
・薬剤師届出票
矯正医療 医務 医師・看護師等の
届出
廃棄
・医務当直日誌 矯正医療 医務 医務当直日誌 廃棄
・医務日誌 矯正医療 医務 医務日誌 廃棄
・医務報告に関す
る記録
矯正医療 医務 医務報告 廃棄
・精神障害者出院
通知に関する記録
矯正医療 医務 精神障害者出院通知廃棄
・医療に関する記録矯正医療 医務 医療事務に関する文書廃棄
廃棄
・医官臨床教育に
関する記録
矯正医療 医務 医官臨床教育
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)1年研究の終
了につい
て報告さ
れた日又
は研究の
最終の公
表につい
て報告さ
れた日の
いずれか
遅い日に
係る特定
日以降5年3年3年3年
10年3年3年3年3年3年3年3年3年
・医療上移送に関
する記録
・医療上移送協議
に関する記録
矯正医療 移送 医療上移送 廃棄
・医療ガス設備点
検整備記録
矯正医療 医務 医療ガス設備点検
整備記録
・病院移送に関す
る記録
矯正医療 移送 病院移送 廃棄
・身柄引受書 矯正医療 移送 身柄引受書 廃棄
・矯正臨時報告
(被収容者死亡報告)矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(被
収容者死亡報告)
廃棄
・矯正緊急報告
(感染症患者日報)矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感
染症患者日報)
廃棄
・矯正緊急報告
(感染症患者発生
速報)
矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感
染症患者発生速報)廃棄
・矯正緊急報告
(集団絶食報告)
矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(集
団絶食報告・集団中
毒発生速報)
廃棄
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(食
料給与状況報告)
廃棄
・矯正定期報告
(病態報告)
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(病
態報告)
廃棄
矯正医療 薬剤 医薬品安全対策 廃棄
・矯正臨時報告
(食中毒調査結果
報告)
矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(食
中毒調査結果報告)廃棄
・矯正定期報告
(食料給与状況報告)・病院移送報告書 矯正医療 医療報告 病院移送報告 廃棄
・医薬品安全対策
に関する記録
矯正施設における
医療上移送に関す
る文書
矯正施設における
医療報告に関する
文書(14)矯正施設
に収容中
の者に係
る薬剤に
関するこ
矯正施設における
薬剤に関する文書
・医療学術研究に
関する記録
矯正医療 医務 医療学術研究に関
する記録
廃棄
廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年(15)
矯正施設
に収容中
の者に係
る死亡手
当金等に
関すること5年
矯正医療 薬剤 医薬品受払簿 廃棄
矯正医療 薬剤 衛生材料管理 廃棄
・医薬品管理に関
する記録
矯正医療 薬剤 医薬品管理 廃棄
・医薬品受払簿
矯正医療 薬剤 備薬使用簿 廃棄
・毒物劇物管理に
関する記録
・毒物劇物受払簿
矯正医療 薬剤 毒物劇物管理 廃棄
薬剤 処方箋 廃棄
・処方箋
・備薬管理に関す
る記録
矯正医療 薬剤 備薬管理 廃棄
・備薬使用簿
薬剤 麻薬管理 廃棄
・麻薬管理に関す
る記録
・備薬等受払簿 矯正医療 薬剤 備薬等受払簿 廃棄
矯正医療
矯正医療 薬剤 自弁医薬品 廃棄
・投薬に関する記録矯正医療 薬剤 投薬 廃棄
矯正医療
矯正医療 薬剤 薬品受払簿 廃棄
矯正医療 薬剤 薬剤情報 廃棄
作業 手当金等 死亡手当金等 廃棄
・薬品受払簿
関すること矯正施設に収容中
の者に係る死亡手
当金等に関する文書・薬剤情報
・自弁医薬品に関
する記録
・死亡手当金等に
関する記録
・衛生材料管理に
関する記録
・衛生材料受払簿
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
12 地域社会にお
ける非行及び
犯罪の防止に
関する事項
地域社会
における
非行及び
犯罪の防
止に関す
る援助業務事例の対
応が終結
する日に
係る特定
日以降5年13 恩赦等に関す
る事項
特赦,特
定の者に
対する減
刑又は刑
の執行の
免除等に
関する経緯10年
14 公益通報に関
する事項
公益通報
に関する
こと5年15 情報セキュリ
ティ対策に関
する事項
情報セ
キュリ
ティ対策
の運用に
関する経緯3年3年3年3年3年3年常用
10年 廃棄
公印簿決裁
公印の管
理に関す
る経緯
公印の管理業務に
常時利用するもの
として継続的に保
存すべき行政文書
・公印簿に係る決
裁文書
庶務 公印
地域社会における
非行及び犯罪の防
止に関する援助業
務に関する文書
刑事施設における
恩赦審に関する記録・地域援助結果記録・事例検討会議議
事録
地域援助 地域援助 地域援助結果記録 廃棄
・恩赦に関する記録収容 恩赦・再審 恩赦 廃棄
・矯正管区におけ
る協議会等(その
他)に関する書類
庶務 会議・協議会 矯正管区における
協議会等(その他)廃棄
・公益通報に関す
る書類
・公益通報の処理
に関する書類
・外部通報に関す
る書類
・内部通報等に関
する書類
庶務 公益通報 公益通報 廃棄
・矯正関係予算担
当課長会同等に関
する書類
庶務 会議・協議会 矯正関係予算担当
課長会同等
廃棄
・情報セキュリ
ティに関する書類
庶務 情報管理 情報セキュリティ 廃棄
・協議会等に関す
る書類
・関係機関等との
連絡協議会に関す
る書類
・全国矯正施設長
会同等に関する書類・矯正管区管内矯
正施設長会同等に
関する書類
・矯正管区管内矯
正施設支所長協議
会等に関する書類
・矯正管区管内矯
正施設部課長等協
議会に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 廃棄
・関係機関との連
絡調整等に関する
書類
庶務 会議・協議会 関係機関との連絡
調整等
廃棄
・庁内会議等議事録庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 廃棄
・公印簿 庶務 公印 公印簿 廃棄
公益通報に関する
文書
情報セキュリティ
対策の運用に関す
る文書
会議・会同等
に関する事項
会議・会
同等に関
する経緯
会議・会同等に関
する文書
17 公印に関する
事項16別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年常用3年3年3年3年3年3年3年21 矯正展・即売
会に関する事項矯正展・
即売会の
実施のた
めの経緯3年1年3年特別送達文書処理簿・被収容者宛て信
書等書留簿
・ホームページ掲
載内容
庶務 広報・渉外 庶務ホームページ 廃棄
・特別送達文書処
理簿
庶務 文書接受
庶務 文書接受
受信書処理簿
廃棄
廃棄
・被収容者宛て現
金書留等受付簿
庶務 文書接受 被収容者宛て現金
書留等受付簿
廃棄
・社会を明るくす
る運動に関する書類庶務 広報・渉外
社会を明るくする
運動
廃棄
庶務 文書接受 被収容者宛て信書
等書留簿
廃棄
・受信書処理簿
・巡視,視察,施
設見学に関する書類庶務 広報・渉外 巡視,視察,施設
見学
廃棄
・広報に関する書類庶務 広報・渉外 広報 廃棄
・来庁者等対応に
関する書類
・受付簿(来庁者等)
庶務 広報・渉外 来庁者等対応 廃棄
・施設参観に関す
る書類
庶務 広報・渉外 施設参観 廃棄
・大使館・領事館
関係
庶務 広報・渉外 大使館・領事館関係廃棄
・取材・撮影に関
する書類
庶務 広報・渉外 取材・撮影 廃棄
・報道に関する書類庶務 広報・渉外 報道 廃棄
・矯正展・即売会
に関する記録
作業 作業企画 矯正展・即売会 廃棄
・防災点検に関す
る書類 保安
防災管理 防災点検 廃棄
・矯正緊急報告
(天災事変発生速報)保安
防災管理 矯正緊急報告(天
災事変発生速報)
廃棄
18 郵便に関する
事項
公文書類
の接受,
発送等に
関すること公文書類の接受,
発送等に関する文書19 広報に関する
事項
広報活動
に関する
こと
社会を明るくする
運動に関する文書
見学に関する文書
その他広報活動に
関する書類
広報活動に関する
文書
20 報道に関する
事項
報道機関
対応に関
すること
報道に関する文書
矯正展・即売会に
関する文書
22 防災に関する
事項
防災に関
すること
防災に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年1年1年1年5年3年3年3年3年3年3年3年3年1年3年3年
・災害対策に関す
る記録
保安 防災管理 災害対策 廃棄
・防災管理に関す
る記録
保安 防災管理 防災管理 廃棄
・火気取締に関す
る記録
保安 防災管理 火気取締 廃棄
・消防用務者(受
刑者)に関する記録保安 防災管理 消防用務者(受刑者)廃棄
・式典に関する書類庶務 式典 式典の実施 廃棄
・運営方針に関す
る書類
・施設運営方針に
関する書類
庶務 運営 運営方針 廃棄
・矯正臨時報告
(矯正施設等所在
地名等変更報告)
庶務 各種業務 矯正臨時報告(矯
正施設等所在地名
等変更報告)
廃棄
・在所証明書等発
行簿
庶務 証明 在所証明書等発行簿廃棄
・矯正医官修学生
に関する書類
人事 各種業務 矯正医官修学生 廃棄
・証明書発行・交
付に関する書類
庶務 証明 証明書発行・交付 廃棄
・矯正職員武道大
会に関する書類
庶務 各種業務 矯正職員武道大会 廃棄
・学会・研究会等
に関する書類
庶務 各種業務 学会・研究会等 廃棄
・職員提案制度等
に関する書類
庶務 各種業務 職員提案制度等 廃棄
・矯正施設の収容
状況等に関する書類庶務 各種業務 矯正施設の収容状
況等
廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 廃棄
・被救護者旅客運
賃割引証の取扱い
に関する書類
庶務 各種業務 被救護者旅客運賃
割引証の取扱い
廃棄
23 庶務に関する
事項
庶務に関
すること
(他の事
務に関す
るものを
除く)
庶務に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年1年1年1年5年1年5年3年1年1年1年常用
常用
個人情報保護
・情報公開に関す
る書類(ただし、
権利義務の得喪及
びその経緯に係る
ものを除く)
情報公開 情報公開 情報公開 廃棄
・個人情報保護に関
する書類(ただし、権
利義務の得喪及び
その経緯に係るもの
を除く)
個人情報保護 個人情報保護 廃棄
・受付簿(面会,
差入等)
庶務 各種業務 受付簿(面会,差
入等)
廃棄
・拾得物品書留簿 庶務 管理 拾得物品書留簿 廃棄
・遺失物に関する
書類簿
庶務 管理 遺失物簿 廃棄
・出所者等からの
来信等の記録文書
庶務 各種業務 出所者等からの来
信等の記録文書
廃棄
・施設内の連絡調
整等に関する書類
庶務 連絡調整 施設内の連絡調整等廃棄
・本所・支所間連
絡調整に関する書類庶務 連絡調整 本所・支所間連絡
調整
廃棄
・情報公開に関す
る照会等(開示請求
に係る問合せ等を含む)情報公開 運用 照会等 廃棄
・保有個人情報の
漏えい事案の発生
に関する報告書
・法務省保有個人
情報保護管理規程
第22条に基づく
漏えい事案の報告
についての決裁文書個人情報保護 漏えい事案の対応等報告書 廃棄
・個人情報に関す
る照会等(開示請求
等に係る問合せ等を
含む)
個人情報保護 運用 照会等 廃棄
・職員届出書 庶務 各種業務 職員届出書 廃棄
・法務統計月報 庶務 統計 法務統計月報 廃棄
・施設沿革史に関
する書類
庶務 資料 施設沿革史 廃棄
・矯正史料 庶務 資料 矯正史料 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年常用1年1年
5年3月5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年
各種業務
服務に関する文書
・職員名簿 庶務 各種業務 職員名簿 廃棄
・庶務課の所掌に
係る事務で他の係
の所掌に属しない
ものに関する書類
庶務 その他庶務に関す
る書類
廃棄
・施設概況に関す
る書類
庶務 資料 施設概況 廃棄
・請願その他投書
の処理に関する決
裁文書
庶務 請願 請願その他投書の
処理に関する文書
廃棄
・超過勤務等命令簿人事 勤務時間 超過勤務等命令簿 廃棄
・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 廃棄
・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿 廃棄
・週休日の振替,
代休日の指定に関
する書類
人事 勤務時間 週休日の振替,代
休日の指定
廃棄
・勤務時間,休日
及び休暇に関する
書類
人事 勤務時間 勤務時間,休日及
び休暇
廃棄
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿 廃棄
・勤務時間割振り簿人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 廃棄
・勤務現況表 人事 勤務時間 勤務現況表 廃棄
・監督当直日誌 人事 勤務時間 監督当直日誌 廃棄
・勤務日誌 人事 勤務時間 勤務日誌 廃棄
・服務に関する書類人事 服務 服務に係る記録 廃棄
24 職員の人事管
理に関する事項(1)勤
務時間・
休暇に関
すること
超過勤務に関する
文書
出勤に関する文書
休暇に関する文書
勤務時間の割振り
に関する文書
(2)人
事管理に
関すること別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)1年5年3年3年3年3年3年3年3年事案の処
理が終了
した日に
係る特定
日から1年3年3年3年
届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月・兼業に関する書類人事 服務 兼業
苦情相談に関する
文書
・矯正緊急報告
(職員関係特別報告)人事 服務 矯正緊急報告(職
員関係特別報告)
廃棄
・服務に関する連
絡文書
人事 服務 服務に係る連絡 廃棄
・国家公務員倫理
法に関する書類
人事 服務 国家公務員倫理法 廃棄
・法務省における
女性職員活躍と
ワークライフバラ
ンス推進等のため
の取組計画に関す
る書類
人事 服務 女性職員活躍と
ワークライフバラ
ンス推進等のため
の取組計画
廃棄
・セクシュアル・
ハラスメントの防
止に関する書類
・パワー・ハラス
メントの防止に関
する書類
人事 服務 セクシュアル・ハ
ラスメント等の防止廃棄
・メンタルヘルス
に関する書類
人事 服務 メンタルヘルス 廃棄
・営利企業への就
職に関する書類
人事 服務 営利企業への就職 廃棄
廃棄
・職員面接記録 人事 服務 職員面接記録 廃棄
廃棄
・刑務官の指定に
関する書類
人事 服務 刑務官の指定 廃棄
・苦情相談に関す
る書類
人事 苦情相談 苦情相談
・給与に関する書類人事 給与 人給システム等 廃棄
・給与に関する調書人事 給与 給与に関する調書 廃棄
・扶養手当に関す
る書類
人事 給与 扶養手当 廃棄
(4)手
当に関す
ること
諸手当に関する文書職員の兼業に関す
る文書
(3)給
与に関す
ること
給与に関する文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月届出又は
支給要件
を具備し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後5年1月5年1月5年5年
5年1月
5年1月
5年1月3年3年
・広域異動手当に
関する書類
人事 給与 広域異動手当 廃棄
・住居手当に関す
る書類
人事 給与 住居手当 廃棄
・単身赴任手当に
関する書類
人事 給与 単身赴任手当 廃棄
・通勤手当に関す
る書類
人事 給与 通勤手当 廃棄
・地域手当に関す
る書類
人事 給与 地域手当 廃棄
・初任給調整手当
に関する書類
人事 給与 初任給調整手当 廃棄
・期末手当,勤勉
手当及び期末特別
手当に関する書類
人事 給与 期末手当及び勤勉
手当
廃棄
・管理職員特別勤
務手当に関する書類人事 給与 管理職員特別勤務
手当
廃棄
・特殊勤務手当に
関する書類
人事 給与 特殊勤務手当 廃棄
・超過勤務手当に
関する書類
人事 給与 超過勤務手当 廃棄
・超過勤務手当支
給額計算書
人事 給与 超過勤務手当支給
額計算書
廃棄
・諸手当支給状況
調査に関する書類
人事 給与 諸手当支給状況調査廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
支給制限
その他の
支給に関
する処分
を行うこ
とができ
る期間又
は5年の
いずれか
長い期間
(5)私
事渡航に
関すること1年
退職した
日に係る
特定日以
後5年
離職した
日に係る
特定日以
後5年
退職した
日に係る
特定日以
後30年3年3年5年3年
40年
30年7年3年
40年
廃棄
・ストレスチェッ
ク結果
人事 健康安全管理 ストレスチェック
結果
25 職員の衛生,
医療その他の
福利厚生に関
する事項
(1)職
員の健
康・安全
管理に関
すること
私事渡航の承認に
係る決裁文書
健康診断等による
事後措置の記録
・退職手当支給依
頼書
人事 退職手当 退職手当支給依頼書廃棄
・職員海外渡航承
認申請書
人事 庶務 職員海外渡航承認
申請書
廃棄
・健康診断事後措
置記録票
人事 健康安全管理 健康診断事後措置
記録票
廃棄
・健康管理の記録 人事 健康安全管理 健康管理の記録 廃棄
・エックス線被ば
く量当量測定に関
する書類
人事 健康安全管理 エックス線被ばく
量当量測定
廃棄
・職員の健康安全
管理に関する報告等人事 健康安全管理 職員の健康安全管
理に関する報告等
廃棄
・職員の健康安全
管理に関する書類
人事 健康安全管理 職員の健康安全管理廃棄
・災害報告 人事 健康安全管理 災害報告 廃棄
・健康管理の記録
(石綿)
人事 健康安全管理 健康管理の記録
(石綿)
廃棄
・健康管理の記録
(一部の有害物質)人事 健康安全管理 健康管理の記録
(一部の有害物質)廃棄
・健康管理の記録
(粉じん)
人事 健康安全管理 健康管理の記録
(粉じん)
廃棄
・特定有害業務に
関する記録
人事 健康安全管理 特定有害業務に関
する記録(人事院
規則10-4第1
6条第3項)
廃棄
・特定有害業務に
関する記録(石綿)人事 健康安全管理 特定有害業務に関
する記録(人事院
規則10-4第1
6条別表第2の2
(石綿))
廃棄
退職手当に関する
文書
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
30年7年40年
30年7年常用5年3年3年3年1年5年1年福利厚生に関する
文書
(3)児
童手当・
子ども手
当に関す
ること
子ども手当等支給
に関する文書
健康診断に関する
文書
健康保持に関する
文書
(2)職
員の福利
厚生に関
すること
・特定有害業務に
関する記録(一部
の有害物質)
人事 健康安全管理 特定有害業務に関
する記録(人事院
規則10-4第1
6条別表第2の2
(一部の有害物
質))
廃棄
・特定有害業務に
関する記録(粉じん)人事 健康安全管理 特定有害業務に関
する記録(人事院
規則10-4第1
6条別表第2の2
(粉じん))
廃棄
・特別健康管理手
帳に関する書類
(石綿)
人事 健康安全管理 特別健康管理手帳
に関する書類(人
事院規則10の4
の運用について第
26条の2関係
(石綿)
廃棄
・特別健康管理手
帳に関する書類
(一部の有害物質)人事 健康安全管理 特別健康管理手帳
に関する書類(人
事院規則10の4
の運用について第
26条の2関係
(一部の有害物質)廃棄
・特別健康管理手
帳に関する書類
(粉じん)
人事 健康安全管理 特別健康管理手帳
に関する書類(人
事院規則10の4
の運用について第
26条の2関係
(粉じん)
廃棄
・設備等の届出
(ボイラー等及び
X線)に関する書
類に関する書類
人事 健康安全管理 設備等の届出(ボ
イラー等及びX
線)に関する書類
に関する書類
廃棄
・エックス線に関
する書類
人事 健康安全管理 緊急時等に関する
報告等
廃棄
・健康診断の実施
結果等の報告
人事 健康安全管理 健康診断の実施結
果等の報告
廃棄
・職員の健康保持
に関する文書
人事 健康安全管理 職員の健康保持 廃棄
・職員の福利厚生
に関する書類
・職員レクリエ―
ションに関する書類人事 能率増進 職員の福利厚生 廃棄
・児童手当に関す
る書類
人事 手当 児童手当 廃棄
・施設設備等の使
用に関する書類
人事 能率増進 施設設備等の使用 廃棄
・その他児童手当
に関する書類
人事 手当 その他児童手当 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
解約に係
る申込書
を受理し
た日又は
退職等に
関する通
知書を提
出した日
に係る特
定日以後5年3年3年完結の日
に係る特
定日以後5年3年3年3年5年5年3年5年
10年
会計機関に関
する事項
会計機関
に関する
こと
会計機関に関する
文書
26 経理事故に関
する事項
経理事故
に関する
こと
経理事故に関する
文書27・会計機関の発令
に関する書類
会計 会計機関 発令簿 廃棄
・会計機関の引継
に関する書類
会計 会計機関 会計機関の引継 廃棄
・会計機関の委任
に関する書類
会計 会計機関 会計機関の委任 廃棄
会計に関する事件
報告書
廃棄
・経理事故の処理
等に関する内議・
回答文書
会計 経理事故 内議・回答等 廃棄
(5)災
害補償に
関すること公務上または通勤
による災害と認定
等し,補償及び福
祉事業が完結する
までに関する文書
災害補償報告書等
に関する文書
・会計に関する事
件報告書
会計 経理事故
・災害補償報告書 人事 災害補償
・その他報告書等
(4)財
産形成貯
蓄に関す
ること
財産形成貯蓄等の
記録
財産形成貯蓄等実
施状況調査
控除額の確認に関
する文書
財形貯蓄 財産形成貯蓄等実
施状況調査
廃棄
災害補償
災害補償記録
廃棄
・財産形成貯蓄等
記録簿
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄等記
録簿
廃棄
・財産形成貯蓄等
実施状況調査
財形
災害補償 福祉事業報告書 廃棄
・財産形成貯蓄給
与控除明細書
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄給与
控除明細書
廃棄
・休業補償請求
書・休業援護金支
給申請書
・療養補償請求書
・補償の支給決定
に関する通知書
・公務災害補償通
知書
・通勤災害補償通
知書
・治癒認定通知書
・公務外又は通勤
外通知書
・災害補償記録簿
・療養・障害の現
状報告書
人事
人事 災害補償 その他報告書等 廃棄
災害補償報告書 廃棄
・福祉事業報告書 人事
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年5年3年
28 矯正施設にお
ける領置に関
する事項
矯正施設
における
領置に関
すること
矯正施設における
領置物品に関する
文書
・領置物品一時使
用許可等記録
領置 領置物品 領置物品一時使用
許可等記録
廃棄
・利器点検表 領置 領置物品 利器点検表 廃棄
・領置品基帳 領置 領置物品 領置品基帳 廃棄
・特別領置物品書
留簿
領置 領置物品 特別領置物品書留簿廃棄
・国庫帰属廃棄簿 領置 領置物品 国庫帰属廃棄簿 廃棄
・処分等告知簿 領置 領置物品 処分等告知簿 廃棄
・証拠品還付記録 領置 領置物品 証拠品還付記録 廃棄
・自費購入物品一
覧表
領置 領置物品 自費購入物品一覧表廃棄
・釈放時交付信書
等記録簿
領置 領置物品 釈放時交付信書等
記録簿
廃棄
・自弁・差入物品
管理に関する記録
領置 領置物品 自弁・差入物品管理廃棄
・購入・差入等許
否判定記録
領置 領置物品 購入・差入等許否
判定記録
廃棄
・遺留品書留簿 領置 領置物品 遺留品書留簿 廃棄
・貴重品書留簿 領置 領置物品 貴重品書留簿 廃棄
・没入廃棄簿 領置 領置物品 没入廃棄簿 廃棄
・郵送物品等受付
記録
領置 領置物品 郵送物品等受付記録廃棄
・物品の検査職員
の指定並びに解除
書類
・検査書
会計 会計機関 検査 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年3年3年3年5年3年5年3年3年3年3年
矯正施設における
保有有価証券に関
する文書
矯正施設における
自弁物品関する文書・自弁物品等検査
記録
領置 自弁物品 自弁物品等検査記録廃棄
・差入物品等検査
記録
領置 自弁物品 差入物品等検査記録廃棄
・差入物品等受付
記録
領置 自弁物品 差入物品等受付記録廃棄
・履行保証保険受
払簿
領置 保管有価証券 履行保証保険受払簿廃棄
・差入物品取扱業
者指定申請・認可
関係書類
領置 自弁物品 差入物品取扱業者
指定申請・認可関
係書類
廃棄
・保管有価証券受
払簿
領置 保管有価証券 保管有価証券受払簿廃棄
・保険証券提出書 領置 保管有価証券 保険証券提出書 廃棄
・保管有価証券定
時・交替時・廃止
時・随時検査書
領置 保管有価証券 保管有価証券定
時・交替時・廃止
時・随時検査書
廃棄
・政府保管有価証
券提出書
領置 保管有価証券 政府保管有価証券
提出書
廃棄
・領置物品領収書 領置 領置物品 領置物品領収書 廃棄
・政府保管有価証
券提出書
領置 保管有価証券 政府保管有価証券
提出書
廃棄
・領置物品交付処
理記録
領置 領置物品 領置物品交付処理
記録
廃棄
・領置物品廃棄願書領置 領置物品 領置物品廃棄願書 廃棄
・領置物品検査記録領置 領置物品 領置物品検査記録 廃棄
・領置物品総量規制領置 領置物品 領置物品総量規制 廃棄
・領置物品引継書 領置 領置物品 領置物品引継書 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)1年3年3年5年5年3年5年5年3年3年3年5年5年3年1年3年
矯正施設における
領置金に関する文書・歳入歳出外現金
月計突合表
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金月
計突合表
廃棄
・差入現金等受付
記録
領置 歳入歳出外現金 差入現金等受付記録廃棄
・歳入歳出外現金
に関する書類
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金 廃棄
・遺留金書留簿 領置 歳入歳出外現金 遺留金書留簿 廃棄
・仮留金受払簿 領置 歳入歳出外現金 仮留金受払簿 廃棄
・取引関係通知書 領置 歳入歳出外現金 取引関係通知書 廃棄
・検査確認書 領置 歳入歳出外現金 検査確認書 廃棄
・検査書 領置 歳入歳出外現金 検査書 廃棄
・小切手等検査簿 領置 歳入歳出外現金 小切手等検査簿 廃棄
・小切手振出決議書領置 歳入歳出外現金 小切手振出決議書 廃棄
・国庫金振替書原符領置 歳入歳出外現金 国庫金振替書原符 廃棄
・現金出納簿 領置 歳入歳出外現金 現金出納簿 廃棄
・小切手・国庫金
振替書整理簿
領置 歳入歳出外現金 小切手・国庫金振
替書整理簿等
廃棄
・日用品等受払簿 領置 自弁物品 日用品等受払簿 廃棄
・仮留品書留簿 領置 仮留金品 仮留品書留簿 廃棄
・写真保管記録 領置 自弁物品 写真保管記録 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年5年5年3年3年3年3年5年3年5年3年5年5年3年5年3年
・保管金提出書 領置 歳入歳出外現金 保管金提出書 廃棄
・保管金振替済通
知書
領置 歳入歳出外現金 保管金振替済通知書廃棄
・保管金政府所得
調書
領置 歳入歳出外現金 保管金政府所得調書廃棄
・保管金受領証書 領置 歳入歳出外現金 保管金受領証書 廃棄
・保管金小切手原符領置 歳入歳出外現金 保管金小切手原符 廃棄
・保管金支払証拠
書類
領置 歳入歳出外現金 保管金支払証拠書類廃棄
・保管金受入通知書領置 歳入歳出外現金 保管金受入通知書 廃棄
・払渡決議書 領置 歳入歳出外現金 払渡決議書 廃棄
・保管金歳入編入
関係書類
領置 歳入歳出外現金 保管金歳入編入関
係書類
廃棄
・被収容者あて現
金書留受付簿
領置 歳入歳出外現金 被収容者あて現金
書留受付簿
廃棄
・不有金者書留簿 領置 歳入歳出外現金 不有金者書留簿 廃棄
・自弁物品一覧表 領置 歳入歳出外現金 自弁物品一覧表 廃棄
・同封現金等書留簿領置 歳入歳出外現金 同封現金等書留簿 廃棄
・歳入歳出外現金
出納計算書証拠書類領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出
納計算書証拠書類
廃棄
・歳入歳出外現金
出納計算書添付書類領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出
納計算書添付書類
廃棄
・歳入歳出外現金
出納計算書
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出
納計算書
廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年5年3年5年3年5年3年3年3年5年3年5年5年3年3年・領置金統括表 領置 歳入歳出外現金 領置金統括表 廃棄
・領置金交付処理
記録
領置 歳入歳出外現金 領置金交付処理記録廃棄
・領置金支払証拠
書類
領置 歳入歳出外現金 領置金支払証拠書類廃棄
・領置金収受簿 領置 歳入歳出外現金 領置金収受簿 廃棄
・領置金基帳 領置 歳入歳出外現金 領置金基帳 廃棄
・領置金支払記録 領置 歳入歳出外現金 領置金支払記録 廃棄
・預金書留簿 領置 歳入歳出外現金 預金書留簿 廃棄
・領置金引継書 領置 歳入歳出外現金 領置金引継書 廃棄
・郵券受払簿 領置 歳入歳出外現金 郵券受払簿 廃棄
・郵送現金等受付
記録
領置 歳入歳出外現金 郵送現金等受付記録廃棄
・保管金領収証書 領置 歳入歳出外現金 保管金領収証書 廃棄
・保管金月計突合表領置 歳入歳出外現金 保管金月計突合表 廃棄
・保管金払渡領収書領置 歳入歳出外現金 保管金払渡領収書 廃棄
・保管金保管替通
知書
領置 歳入歳出外現金 保管金保管替通知書廃棄
・保管金払込書 領置 歳入歳出外現金 保管金払込書 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
当該建物
が存在し
なくなっ
た日の特
定日以後1年当該建物
が存在し
なくなっ
た日の特
定日以後1年当該建物
が存在し
なくなっ
た日の特
定日以後1年当該建物
が存在し
なくなっ
た日に係
る特定日
以後1年
工事完成
の日に係
る特定日
又は業務
完了の日
に係る特
定日以後
10年
15年
10年
工事完成
の日に係
る特定日
又は業務
完了の日
に係る特
定日以後3年5年5年5年5年5年
29 施設整備に関
する事項
施設整備
に関する
こと
施設整備に関する
文書
・試験成績書 施設整備 工事 試験成績書 廃棄
・工事認可書 施設整備 工事 工事認可書 廃棄
・施工計画に関す
る書類
施設整備 工事 施工計画 廃棄
・委任状 施設整備 工事 委任状 廃棄
・引渡書 施設整備 工事 引渡書 廃棄
・業務成績評定書
・業務成績評定通
知書
施設整備 工事 業務成績評定 廃棄
・予定価格積算内
訳書
・予定価格積算内
訳書別紙詳細
・入札時積算数量書・入札時積算数量
書別紙詳細
施設整備 工事 予定価格積算内訳書廃棄
・工事請負契約書
・業務等契約書
・業務締結に関す
る書類
施設整備 工事 事業契約 廃棄
・工事成績評定書
・工事成績評定通
知書
施設整備 工事 工事成績評定 廃棄
・設計原図 施設整備 工事 設計原図 廃棄
・耐震診断報告書 施設整備 工事 耐震診断報告書 廃棄
・敷地調査報告書 施設整備 工事 敷地調査報告書 廃棄
・構造計算書 施設整備 工事 構造計算書 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)5年5年5年5年1年5年5年5年5年5年5年5年3年3年3年・予定価格決裁書類施設整備 工事 予定価格決裁書類 廃棄
・総合評価に関す
る書類
施設整備 工事 総合評価 廃棄
・契約保証金に関
する書類(現金出
納簿等)
施設整備 工事 現金出納簿等 廃棄
・歳入歳出外現金
に関係する書類
・政府保管有価証
券に関する書類
・小切手・国庫金
振替書整理簿
施設整備 工事 小切手・国庫金振
替書整理簿等
廃棄
・本省計画工事に
関する書類
施設整備 工事 本省計画工事 廃棄
・予算増額及び工
事実施認可上申書
施設整備 工事 予算増額及び工事
実施認可上申書
廃棄
・入札調書 施設整備 工事 入札調書 廃棄
・法務省所管工事
取扱規程に基づく
工事に関する書類
施設整備 工事 法務省所管工事取
扱規程に基づく工事廃棄
・管区計画工事に
関する書類
施設整備 工事 管区計画工事 廃棄
・工事完成報告書 施設整備 工事 工事完成報告書 廃棄
・新営工事に関す
る書類
施設整備 工事 新営工事 廃棄
・工事請負契約締
結報告書
施設整備 工事 工事請負契約締結
報告書
廃棄
・入札辞退届 施設整備 工事 入札辞退届 廃棄
・保証書 施設整備 工事 保証書 廃棄
・着工届・竣工届 施設整備 工事 着工届・竣工届 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年3年
工事完成
の日に係
る特定日
以降3年
工事完成
の日に係
る特定日
以降3年
工事完成
の日に係
る特定日
以降3年3年3年1年1年1年資格の有
効期間が
満了した
日に係る
特定日以
後1年1年1年
・その他入札に関
する書類
施設整備 工事 その他入札に関す
る書類
廃棄
・競争参加資格に
関する書類
施設整備 工事 競争参加資格等 廃棄
・技術検査結果通
知書
施設整備 工事 技術検査結果通知書廃棄
・施設整備の新営
に関する書類
施設整備 工事 内容・新営通知書等廃棄
・施設整備に関す
る事業実施の承認
に関する書類
施設整備 工事 工事承認通知書等 廃棄
・業務委託関係書類施設整備 工事 業務委託 廃棄
・施設整備要望に
関する書類
施設整備 工事 内議書等 廃棄
・単価算出書 施設整備 工事 単価算出書 廃棄
・工事目的物引渡
通知書
施設整備 工事 工事目的物引渡通
知書
廃棄
・設備工事設計計
算書
施設整備 工事 設備工事設計計算書廃棄
・積算数量算出書 施設整備 工事 積算数量算出書 廃棄
・低価格入札に関
する書類
施設整備 工事 低価格入札 廃棄
・指名停止通知書類施設整備 工事 指名停止通知等 廃棄
・発注手続に関す
る書類
施設整備 工事 発注手続 廃棄
・入札参加に関す
る書類
施設整備 工事 入札参加 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)1年3年3年5年3年3年3年1年1年1年1年5年5年5年5年3年
・安全衛生委員会
議議事録
施設整備 安全衛生 安全衛生委員会議
議事録
廃棄
・特定施設設置届
(使用・変更)届
出書
施設整備 公害防止 特定施設設置届
(使用・変更)届
出書
廃棄
・廃棄物処理施設
技術管理記録
施設整備 安全衛生 廃棄物処理施設技
術管理記録
廃棄
・浄化槽保守点検
記録
施設整備 公害防止 浄化槽保守点検記録廃棄
・ばい煙測定結果
報告書
施設整備 公害防止 ばい煙測定結果報
告書
廃棄
・各所修繕費使用
内訳表
施設整備 保守管理 各所修繕費使用内
訳表
廃棄
・各所修繕命令書 施設整備 保守管理 各所修繕命令書 廃棄
・冷凍冷蔵設備保
守点検記録
施設整備 保守管理 冷凍冷蔵設備保守
点検記録
廃棄
・各所修繕等実施
記録
施設整備 保守管理 各所修繕等実施記録廃棄
・定期検査結果
(ボイラ―定期自
主検査表)
施設整備 保守管理 定期検査結果(ボ
イラ―定期自主検
査表)
廃棄
・入門許可関係書類施設整備 保守管理 入門許可関係書類 廃棄
・地下水採取量等
報告書
施設整備 保守管理 地下水採取量等報
告書
廃棄
・定期検査結果 施設整備 保守管理 定期検査結果 廃棄
・機械設備等保守
管理記録
施設整備 保守管理 機械設備等保守管
理記録
廃棄
・消防設備点検記録施設整備 保守管理 消防設備点検記録 廃棄
・その他工事に関
する書類
施設整備 工事 その他工事に関す
る書類
廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年3年3年1年1年5年
(1)公
務員宿舎
の設置要
求に関す
ること
10年
(2)公
務員宿舎
の統計に
関すること5年
(3)公
務員宿舎
の維持管
理に関す
ること5年常用 宿舎廃止
の日に係
る特定日
以後3年5年5年5年3年3年(4)公
務員宿舎
の現況に
関すること30 公務員宿舎に
関する事項
公務員宿舎設置要
求に関する文書
木造宿舎の老朽度
調査に関する文書
公務員宿舎の入退
居に関する文書
公務員宿舎の現況
に関する調査
・省庁別職員宿舎
現況表
公務員宿舎 宿舎管理 省庁別職員宿舎現
況表
廃棄
・職員宿舎入居状
況表
公務員宿舎 宿舎管理 職員宿舎入居状況表廃棄
・無料宿舎貸与該
当職員指定書
公務員宿舎 宿舎管理 無料宿舎貸与該当
職員指定書
廃棄
・国家公務員宿舎
管理記録
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎管
理記録
廃棄
・公務員宿舎現況表公務員宿舎 宿舎管理 公務員宿舎現況表 廃棄
・国家公務員宿舎
法施行令第9条に
関する報告書
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎法
施行令第9条に関
する報告書
廃棄
・木造宿舎老朽度
調査
公務員宿舎 宿舎管理 木造宿舎老朽度調査廃棄
・自動車保管場所
使用申請書・承認書公務員宿舎 宿舎管理 自動車保管場所使
用申請書・承認書
廃棄
・水道水質等検査
記録
施設整備 安全衛生 水道水質等検査記録廃棄
・宿舎設置要求書 公務員宿舎 宿舎管理 宿舎設置要求書 廃棄
・高所作業実施許
可に関する書類
施設整備 安全衛生 高所作業実施許可 廃棄
・作業安全点検記録施設整備 安全衛生 作業安全点検記録 廃棄
・毒物劇物有機溶
剤受払簿
施設整備 安全衛生 毒物劇物有機溶剤
受払簿
廃棄
・廃棄物処理等関
係書類
施設整備 安全衛生 廃棄物処理等関係
書類
廃棄
・安全衛生管理に
関する書類
施設整備 安全衛生 安全衛生管理 廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)
31 国際受刑者移
送に関する事項国際受刑
者移送に
関すること3年
任期を定
めた任用
の終了し
た日に係
る特定日
以後3年3年常用1年3年3年3年3年3年3年3年
34 更生支援に関
する事項
(1)更
生支援に
関する協
議及び連
絡・調整
に関する
更生支援に関する
協議及び連絡・調
整に関する文書
33 被収容者の就
業に関する情
報の提供等に
関する事項
被収容者
の就業に
関する情
報の提供
等に関す
ること
被収容者の就業に
関する情報の提供
等に関する文書
被収容者の雇用促
進のための広報活
動に関する書類
就労支援に係る統
計に関する書類
被収容者の就業等
に関する情報の提
供等に係る業務の
管理に関する文書
国際受刑者移送に
関する記録
32 刑事施設視察
委員会に関す
る事項
刑事施設
視察委員会刑事施設視察委員
の庶務に関する文書刑事施設視察委員
会の運営に関する
こと
・会議録 就労支援 管理 協議会等・連絡会等廃棄
・他の行政機関と
の協議及び連絡・
調整に関する書類
更生支援 他機関との協議及
び連絡調整
地方自治体等との
連絡・調整
廃棄
・被収容者の雇用
促進のための広報
活動に関する書類
就労支援 広報・渉外 雇用促進に関する
広報
廃棄
・就労支援に係る
統計に関する書類
就労支援 統計 就労支援相談統計 廃棄
・相談受付票 就労支援 提供等 雇用希望者等から
の相談
廃棄
・被収容者の就業
に関する情報の提
供等に係る連絡等
に関する文書
就労支援 提供等 刑事施設等との連絡廃棄
・被収容者からの
書面に関する書類
・被収容者との面接
結果に関する書類
刑事施設視察委員会刑事施設視察委員会被収容者からの書
面等
廃棄
・施設の運営の状況
に関する意見書
・意見書に対する回答・視察委員会の意見
に対する措置等報告
に関する書類
・法務大臣に対する
報告に関する書類
・会議議事録等
・視察委員会に対し
て提出する資料等
刑事施設視察委員会刑事施設視察委員会刑事施設視察委員
の意見・回答等
廃棄
・視察委員会の開催
に関する案内文書・
告知文
・委員手当の支給に
関する書類
・視察委員の出勤簿
・被収容者との面接
手続に関する書類
・その他刑事施設視
察委員会の庶務に
関する書類
刑事施設視察委員会刑事施設 刑事施設視察委員
会の庶務
廃棄
・刑事施設視察委
員会規則
刑事施設視察委員会刑事施設視察委員会刑事施設視察委員
会規則
廃棄
・受刑者の国際的
な移送の実施に関
する記録
国際受刑者移送 入出所 国際受刑者移送関
係書類
廃棄
・刑事施設視察委
員会委員の任免に
関する書類
刑事施設視察委員会刑事施設 刑事施設視察委員
会委員の任免
廃棄
別表
事 項
業務の区分保存期間 参考事項
中分類
帯広刑務所釧路刑務支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:釧路刑務支所長) 令和5年6月15日改定
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
大分類 名称(小分類)3年(2)地
域連携事
業の運営
に関する
こと3年35 テレビ遠隔通
信システムに
関する事項
テレビ遠
隔通信シ
ステムの
利用に関
すること1年36 新型コロナウ
イルス感染症
に関する事項
新型コロ
ナウイル
ス感染症
に関する
こと5年備考・テレビ遠隔通信
システムの使用記録連絡調整 運用 テレビ遠隔通信シ
ステム使用記録
廃棄
に関する
こと
地域連携事業等の
運営に関する文書
新型コロナウイル
ス感染症対策に係
る事態への対応に
係る文書
テレビ遠隔通信シ
ステムの利用に関
する文書
・新型コロナウイ
ルス感染症に関す
る文書
庶務 新型コロナウイル
ス感染症対策
新型コロナウイル
ス感染症対策文書
(釧路刑務支所)
移管
・再犯防止推進計
画に関する書類
更生支援 協議 再犯防止推進計画 廃棄
・運営上の各種照
会・回答に関する
文書
更生支援 運営 地域連携事業 廃棄
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは,法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ,文書管理者において,保存期間及び保存期間満
了時の措置について設定することとする。