分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
1 個人の権利義務
の得喪及びその
経緯
行政手続法第2条
第3号の許認可等
に関する重要な経緯許認可等をするための決
裁文書その他許認可等に
至る過程が記録された文書・行政文書開示決定等に係る決裁文書・開示決定等の期限の延長に係る決
裁文書
・行政文書の開示の実施方法等申出書情報公開
行政文書の開
示請求
開示決定等
許認可等の効
力が消滅する
日に係る特定
日以後5年
廃棄
開示請求の事案管理に関
する帳簿
・行政文書開示請求事案管理簿
情報公開
行政文書の開
示請求
行政文書開示請求事案管理簿 3年 廃棄
許認可等をするための決
裁文書その他許認可等に
至る過程が記録された文書・開示・訂正・利用停止決定等に係る
決裁文書
・開示・訂正・利用停止決定期限の延
長等に係る決裁文書
個人情報保護
保有個人情報
開示・訂正・利
用停止請求手続開示(不開示)決定等
許認可等の効
力が消滅する
日に係る特定
日以後5年
廃棄
開示・訂正・利用停止請
求手続の事案管理に関す
る帳簿
・保有個人情報開示請求事案管理簿
・保有個人情報訂正請求事案管理簿
・保有個人情報利用停止請求事案管
理簿
個人情報保護
保有個人情報
開示・訂正・利
用停止請求手続保有個人情報開示・訂正・利用停止請求事案
管理簿
3年 廃棄
2 職員の人事に関
する事項
身分証明書に関す
ること
身分証明書に関する文書 ・職員証発行簿
・刑務官手帳貸与簿
・個人番号カードを用いた身分証明書
に関する文書
人事 職員証 職員証発行・刑務官手帳貸与簿 5年 廃棄
その他研修に関す
ること
その他研修に関する記録 ・外部機関研修に関する書類
庶務 研修 外部機関研修 3年 廃棄
・職員研修に関する書類
庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
人事異動に関する
こと
人事異動に関する文書 ・発令簿
人事 人事異動 発令簿
指名又は委嘱
が解除される日
に係る特定日
以後1年
廃棄
3 予算及び決算に
関する事項
予算に関すること 予算に関する文書 ・予算関係資料
・矯正職員武道大会経費関係書類
・刑務作業製品利用状況調書
・被収容者被服更新整備必要数調書
・被収容者被服遊休品調書
会計 予算 予算関係資料 5年 廃棄
・予算現況調書
会計 予算 予算現況調書 3年 廃棄
・予算執行計画表
会計 予算 予算執行計画表 3年 廃棄
・予算増(減)額上申書
会計 予算 予算増(減)額上申書 5年 廃棄
・予算増(減)額通知書
会計 予算 予算増(減)額通知書 3年 廃棄
・予算年額内示関係書類
会計 予算 予算年額内示関係書類 3年 廃棄
・予算差引簿
会計 予算 予算差引簿 3年 廃棄
・予算執行会議議事録
会計 予算 予算執行会議議事録 3年 廃棄
・翌年度にわたる債務負担の承認要求書・翌年度にわたる債務負担の承認通知書会計 予算 翌年度にわたる債務負担の承認要求書等 5年 廃棄
歳入に関すること 歳入に関する文書 ・検査書
会計 歳入 検査書 5年 廃棄
・歳入金調定原簿
会計 歳入 歳入金調定原簿 5年 廃棄
・歳入徴収額に関する書類(計算書、
証拠書類、添付書類)
・計算書証拠書類
・歳入徴収額計算書
・歳入徴収額計算書証拠書類
・歳入徴収済額計算書証拠書類
会計 歳入 歳入徴収額(計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
・収入金現金出納に関する書類(計算
書、証拠書類、添付書類) 会計 歳入
収入金現金出納(計算書、証拠書類、添付書類)5年 廃棄
・徴収整理簿
会計 歳入 徴収整理簿 5年 廃棄
・徴収簿
会計 歳入 徴収簿 5年 廃棄
・不納欠損整理簿
会計 歳入 不納欠損整理簿 5年 廃棄
・保管有価証券受払簿
会計 歳入 保管有価証券受払簿 5年 廃棄
・領収証書
会計 歳入 領収証書 5年 廃棄
・すえ置き整理報告書
会計 歳入 すえ置き整理報告書 3年 廃棄
・現金払込書・領収証書
会計 歳入 現金払込書・領収証書 3年 廃棄
・歳入金月計突合表
会計 歳入 歳入金月計突合表 3年 廃棄
・歳入決算報告書
・歳入決算見込額報告書
・歳入決算純計算額報告書
会計 歳入 歳入決算報告書 5年 廃棄
・繰越計算書
会計 歳入 繰越計算書 5年 廃棄
・繰越承認通知書 会計 歳入 繰越承認通知書 5年 廃棄
・繰越済通知書 会計 歳入 繰越済通知書 5年 廃棄
・繰越額確定計算書 会計 歳入 繰越額確定計算書 5年 廃棄
・収納未済繰越整理簿
会計 歳入 収納未済繰越整理簿 3年 廃棄
・収納未済歳入額繰越計算書
会計 歳入 収納未済歳入額繰越計算書 3年 廃棄
・収納未済歳入額及び同歳入収納状
況報告書 会計 歳入 収納未済歳入額及び同歳入収納状況報告書 3年 廃棄
・振替済通知書
会計 歳入 振替済通知書 3年 廃棄
令和5年9月5日改定
事項
札幌矯正管区総務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:総務課長)
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
事項 業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
・徴収額集計表
会計 歳入 徴収額集計表 5年 廃棄
・徴収済額報告書
会計 歳入 徴収済額報告書 3年 廃棄
・調査決定報告書
会計 歳入 調査決定報告書 5年 廃棄
・日本銀行領収済通知書
会計 歳入 日本銀行領収済通知書 3年 廃棄
・納入告知書・領収証書
会計 歳入 納入告知書・領収証書 3年 廃棄
・納付書
会計 歳入 納付書 3年 廃棄
・過誤納額整理簿
会計 歳入 過誤納額整理簿 3年 廃棄
・返納金納入告知書・領収証書
会計 歳入 返納金納入告知書・領収証書 3年 廃棄
・領収済額集計表
会計 歳入 領収済額集計表 3年 廃棄
・貸付料調(土地・建物・宿舎・駐車場)
会計 歳入 貸付料調 3年 廃棄
・官庁会計システム入力書類
会計 歳入 官庁会計システム入力書類 3年 廃棄
・決算関係報告書
会計 歳入 決算関係報告書 3年 廃棄
・その他歳入に関する書類
会計 歳入 その他歳入に関する書類 1年 廃棄
・収納未済督促整理簿
会計 歳入 収納未済督促整理簿 1年 廃棄
歳出に関すること 歳出に関する文書 ・支出関係書類(支出計算書、証拠書
類、添付書類) 会計 歳出
支出関係書類(支出計算書、証拠書類、添付
書類)
5年 廃棄
・支出負担行為差引簿
会計 歳出 支出負担行為差引簿 5年 廃棄
・支出負担行為示達表
会計 歳出 支出負担行為示達表 5年 廃棄
・支出決定簿
会計 歳出 支出決定簿 5年 廃棄
・支払計画示達表
会計 歳出 支払計画示達表 5年 廃棄
・支払計画差引簿
会計 歳出 支払計画差引簿 5年 廃棄
・支払計画表
会計 歳出 支払計画表 5年 廃棄
・前渡資金科目整理簿
会計 歳出 前渡資金科目整理簿 5年 廃棄
・前渡資金関係書類(出納計算書、証
拠書類、添付書) 会計 歳出
前渡資金関係書類(出納計算書、証拠書類、
添付書)
5年 廃棄
・赴任旅費概算(精算)請求書
会計 歳出 赴任旅費概算(精算)請求書 5年 廃棄
・戻入回議書
会計 歳出 戻入回議書 5年 廃棄
・旅費概算(精算)請求書
会計 歳出 旅費概算(精算)請求書 5年 廃棄
・概算払整理簿
会計 歳出 概算払整理簿 3年 廃棄
・払出決議書
会計 歳出 払出決議書 5年 廃棄
・国家公務員有料宿舎使用料金額表
会計 歳出 国家公務員有料宿舎使用料金額表 3年 廃棄
・国庫金振替書原符
会計 歳出 国庫金振替書原符 5年 廃棄
・歳出決算報告書
・歳出決算見込額報告書
・歳出決算純計算額報告書
会計 歳出 歳出決算報告書 5年 廃棄
・繰越計算書
会計 歳出 繰越計算書 5年 廃棄
・繰越承認通知書
会計 歳出 繰越承認通知書 5年 廃棄
・繰越済通知書
会計 歳出 繰越済通知書 5年 廃棄
・繰越額確定計算書
会計 歳出 繰越額確定計算書 5年 廃棄
・支払遅延報告書
会計 歳出 支払遅延報告書 5年 廃棄
・債務負担計算書
会計 歳出 債務負担計算書 5年 廃棄
・債務負担に係る記録
会計 歳出 債務負担に係る記録 5年 廃棄
・資金前渡支出負担行為額(資金前
渡)整理簿 会計 歳出 資金前渡支出負担行為額(資金前渡)整理簿 3年 廃棄
・過年度支出承認書等
会計 歳出 過年度支出承認書等 3年 廃棄
・資金前渡請求書
会計 歳出 資金前渡請求書 5年 廃棄
・取引関係通知書
会計 歳出 取引関係通知書 3年 廃棄
・小切手・国庫金振替書整理簿
会計 歳出 小切手・国庫金振替書整理簿 5年 廃棄
・小切手帳原符
会計 歳出 小切手帳原符 5年 廃棄
・小切手等検査簿
会計 歳出 小切手等検査簿 3年 廃棄
・新規採用者赴任旅費義務確定額報
告 会計 歳出 新規採用者赴任旅費義務確定額報告 3年 廃棄
・前金払整理簿
会計 歳出 前金払整理簿 3年 廃棄
・前渡資金交付整理簿
会計 歳出 前渡資金交付整理簿 3年 廃棄
・赴任旅費支出実績報告書
会計 歳出 赴任旅費支出実績報告書 3年 廃棄
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
事項 業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
・赴任旅費所要額調書
会計 歳出 赴任旅費所要額調書 3年 廃棄
・赴任旅費精算額調書
会計 歳出 赴任旅費精算額調書 3年 廃棄
・返納告知書原符
会計 歳出 返納告知書原符 3年 廃棄
・預託金月計突合表
会計 歳出 預託金月計突合表 3年 廃棄
・官庁会計システム入力書類
会計 歳出 官庁会計システム入力書類 3年 廃棄
・決算関係報告書
会計 歳出 決算関係報告書 3年 廃棄
・その他歳出に関する書類
・契約監視会議に関する書類 会計 支出 その他歳出に関する書類 1年 廃棄
債権の管理に関す
ること
債権の管理に関する文書 ・債権管理計算書
会計 債権管理 債権管理計算書 5年 廃棄
・債権みなし消滅整理報告書
会計 債権管理 債権みなし消滅整理報告書 5年 廃棄
・債権管理計算書証拠書類
会計 債権管理 債権管理計算書証拠書類 5年 廃棄
・債権管理計算書添付書類
会計 債権管理 その他歳出に関する書類 5年 廃棄
・債権管理計算書添付書類
会計 債権管理 その他歳入に関する書類 5年 廃棄
・債権管理簿
会計 債権管理 債権管理簿 5年 廃棄
・債権履行延期の特約関係書類
会計 債権管理 債権履行延期の特約関係書類 5年 廃棄
・債務負担額計算書
会計 債権管理 債務負担額計算書 5年 廃棄
・批難事項等債権現況調書
会計 債権管理 批難事項等債権現況調書 5年 廃棄
・払出決議書
会計 債権管理 払出決議書 5年 廃棄
・債権現在額報告書
会計 債権管理 債権現在額報告書 5年 廃棄
・債権現在額通知書
会計 債権管理 債権現在額通知書 3年 廃棄
・保証金受払簿
会計 債権管理 保証金受払簿 3年 廃棄
・差額仕訳書
会計 債権管理 差額仕訳書 1年 廃棄
支出負担行為に関
すること
支出負担行為に関する文書・支出負担行為決議書
・支出回議書 会計 支出負担行為 支出負担行為決議書 5年 廃棄
・支出負担行為計画示達額関係報告
書 会計 支出負担行為 支出負担行為計画示達額関係報告 5年 廃棄
契約に関すること 契約に関する文書 ・契約書
・入札公告に関する文書
・見積書
・指名通知
・指名通知書
・請書
・予定価格調書
・納品書
・同等品審査書類
用度 契約 調達
契約が終了す
る日に係る特
定日以後5年
廃棄
・競争参加資格等審査委員会議事録
用度 契約 競争参加資格等審査委員会議事録 3年 廃棄
・随意契約登録者名簿
用度 契約 随意契約登録者名簿 3年 廃棄
・随意契約登録申請書
用度 契約 随意契約登録申請書 5年 廃棄
・履行確認報告書
用度 契約 履行確認報告書 1年 廃棄
支出に関すること 支出に関する文書 ・支出決定簿
会計 支出 支出決定簿 5年 廃棄
・小切手振出決議書
会計 支出 小切手振出決議書 3年 廃棄
・年度開始前支出計算書
会計 支出 年度開始前支出計算書 5年 廃棄
・払戻決議書
会計 支出 払戻決議書 5年 廃棄
・科目更正決議書
会計 支出 科目更正決議書 5年 廃棄
・退職手当差引計算書
・退職所得申請書 会計 支出 退職手当等 7年 廃棄
・国庫金送金通知書等発送簿
会計 支出 国庫金送金通知書等発送簿 3年 廃棄
・謝金執行状況調書
会計 支出 謝金執行状況調書 3年 廃棄
・前金払清算検査証明書
会計 支出 前金払清算検査証明書 1年 廃棄
・予算科目更正申請書
会計 支出 予算科目更正申請書 1年 廃棄
前渡資金管理に関
すること
前渡資金管理に関する文書・現金出納簿
会計 前渡資金 現金出納簿 5年 廃棄
・検査書
会計 前渡資金 検査書 5年 廃棄
・現金及び保管金現在高調書
会計 前渡資金 現金及び保管金現在高調書 3年 廃棄
・国庫金振込請求書
会計 前渡資金 国庫金振込請求書 3年 廃棄
・前渡資金概算払整理簿
会計 前渡資金 前渡資金概算払整理簿 3年 廃棄
・前渡資金返納申請書
会計 前渡資金 前渡資金返納申請書 3年 廃棄
・日本銀行振替済通知書
会計 前渡資金 日本銀行振替済通知書 3年 廃棄
・預託金現在高引継通知書
会計 前渡資金 預託金現在高引継通知書 3年 廃棄
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
事項 業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
・謝金等支出記録
会計 前渡資金 謝金等支出記録 3年 廃棄
・前渡資金支出記録
会計 前渡資金 前渡資金支出記録 1年 廃棄
出納保管に関する
こと
出納保管に関する文書 ・現金出納簿
会計 出納保管 現金出納簿 5年 廃棄
・国庫金振込請求書
会計 出納保管 国庫金振込請求書 3年 廃棄
・日本銀行振替済通知書
会計 出納保管 日本銀行振替済通知書 3年 廃棄
物品の管理に関す
ること
物品の管理に関する文書 ・物品管理計算書
・物品管理計算書証拠書類
・物品管理計算書添付書類
用度 物品管理 物品管理計算書 5年 廃棄
・物品管理簿・物品出納簿
用度 物品管理 物品管理簿・物品出納簿 5年 廃棄
・引継書
用度 物品管理 引継書 3年 廃棄
・国庫帰属物の庁用組入認可に関す
る書類 用度 物品管理 国庫帰属物の庁用組入認可 3年 廃棄
・電気設備等保守点検記録
用度 物品管理 電気設備等保守点検記録 3年 廃棄
・副生物等書留簿
用度 物品管理 副生物等書留簿 3年 廃棄
・物品受払簿
用度 物品管理 物品受払簿 3年 廃棄
・物品増減及び現在額報告書
用度 物品管理 物品増減及び現在額報告書 5年 廃棄
・物品定時・交替・随時検査書
用度 物品管理 物品定時・交替・随時検査書 5年 廃棄
・物品亡失、損傷等報告書
用度 物品管理 物品亡失、損傷等報告書 5年 廃棄
・物品亡失通知書
用度 物品管理 物品亡失通知書 3年 廃棄
・郵便書留簿
用度 物品管理 郵便書留簿 3年 廃棄
・国有財産編入関係書類
用度 物品管理 国有財産編入関係書類 3年 廃棄
・その他物品に関する書類
用度 物品管理 その他物品に関する書類 1年 廃棄
・物品取得措置請求書・物品取得通知
書・物品払出請求書 用度 物品管理
物品取得措置請求書・物品取得通知書・物品
払出請求書
3年 廃棄
・物品の無償貸付及び譲与・譲受書類
用度 物品管理 物品の無償貸付等 3年 廃棄
・自動車用燃料受払票
用度 物品管理 自動車用燃料受払票 1年 廃棄
・燃料受払簿
用度 物品管理 燃料受払簿 1年 廃棄
・不用物品売却請求書
用度 物品管理 不用物品売却請求書 1年 廃棄
・物品管理換協議書
用度 物品管理 物品管理換協議書 1年 廃棄
・物品管理換承認申請書
用度 物品管理 物品管理換承認申請書 1年 廃棄
・管理換物品引渡通知書
用度 物品管理 管理換物品引渡通知書 1年 廃棄
・物品受入命令書
用度 物品管理 物品受入命令書 1年 廃棄
・物品受払票
用度 物品管理 物品受払票 1年 廃棄
・物品受領命令書
用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
・物品修繕・改造措置請求書、物品修
繕・改造措置通知書 用度 物品管理
物品修繕・改造措置請求書、物品修繕・改造措
置通知書
1年 廃棄
・物品売払・貸付措置請求書、物品売
払・貸付措置通知書 用度 物品管理
物品売払・貸付措置請求書、物品売払・貸付措
置通知書
1年 廃棄
・物品売払決議書
用度 物品管理 物品売払決議書 1年 廃棄
・物品不用決定承認申請書・物品不用
決定通知書 用度 物品管理
物品不用決定承認申請書・物品不用決定通知書1年 廃棄
・物品払出命令書
用度 物品管理 物品払出命令書 1年 廃棄
・物品分類換協議書
用度 物品管理 物品分類換協議書 1年 廃棄
・物品分類換承認申請書
用度 物品管理 物品分類換承認申請書 1年 廃棄
・物品分類換通知書
用度 物品管理 物品分類換通知書 1年 廃棄
・物品保管措置請求書・物品保管措置
通知書・物品保管施設借上通知書 用度 物品管理
物品保管措置請求書・物品保管措置通知書・
物品保管施設借上通知書
3年 廃棄
給与の支給に関す
ること
給与の支給に関する文書 ・給与簿
会計 給与支給 給与簿 5年 廃棄
・給与所得者の扶養控除等申告書
会計 給与支給 給与所得者の扶養控除等申告書 7年 廃棄
・給与証明書
会計 給与支給 給与証明書 3年 廃棄
・市民税・県民税特別徴収税額通知書
会計 給与支給 市民税・県民税特別徴収税額通知書 3年 廃棄
・住民税振込通知書
会計 給与支給 住民税振込通知書 3年 廃棄
・住民税特別徴収額通知書
会計 給与支給 住民税特別徴収額通知書 3年 廃棄
・所得税源泉徴収に関する書類
会計 給与支給 所得税源泉徴収 7年 廃棄
・地方税に関する給与支払報告書
会計 給与支給 地方税に関する給与支払報告書 3年 廃棄
・地方税個人別徴収台帳
会計 給与支給 地方税個人別徴収台帳 3年 廃棄
・地方税等に関する書類
会計 給与支給 地方税等 3年 廃棄
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
事項 業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
・地方税等徴収に関する書類
会計 給与支給 地方税等徴収 3年 廃棄
・都道府県民及び市町村民税銀行振
込又は送金請求書 会計 給与支給
都道府県民及び市町村民税銀行振込又は送
金請求書
3年 廃棄
・年末調整に関する書類
会計 給与支給 年末調整 3年 廃棄
・俸給額調書
会計 給与支給 俸給額調書 3年 廃棄
・徴収依頼書
会計 給与支給 給与控除依頼等 3年 廃棄
・給与振込に関する書類
会計 給与支給 給与振込
申出による口
座振込みによら
なくなる日まで
の期間
廃棄
旅費の支給に関す
ること
旅費の支給に関する文書 ・支払決議書
会計 旅費 支払決議書 5年 廃棄
・出張に関する書類(出張計画書等)
会計 旅費 出張 5年 廃棄
・旅行命令簿・旅行依頼簿
会計 旅費 旅行命令簿・旅行依頼簿 5年 廃棄
・旅費計算書
会計 旅費 旅費計算書 5年 廃棄
・その他旅費に関する書類
会計 旅費 その他旅費に関する書類 1年 廃棄
運輸に関すること 運輸に関する文書 ・自動車運行日誌
用度 運輸 自動車運行日誌 1年 廃棄
・自動車始業点検等記録
用度 運輸 自動車始業点検等記録 3年 廃棄
官庁会計システム
の運用に関すること官庁会計システムの連絡
調整に関する文書
・アダムス運用連絡票
会計 連絡 官庁会計システム連絡文書 3年 廃棄
4 栄典又は表彰に
関する事項
表彰の授与又はは
く奪の経緯
矯正施設における表彰に
関する文書
・民間協力者顕彰に関する書類
庶務 栄典・表彰 民間協力者顕彰 10年 廃棄
5 文書の管理等に
関する事項
文書の管理等 ・行政文書ファイル管理簿
庶務 文書 札幌矯正管区総務課行政文書ファイル管理簿 常用 廃棄
・発出され廃止されていない訓令・通
達 庶務 例規 本省例規(訓令・通達) 常用 廃棄
施行先において
は、写しを保管。
・発出され廃止されていない管区長通
達 庶務 例規 管区長通達・通知等 常用 廃棄
施行先において
は、写しを保管。
・発出され廃止されていない達示
庶務 例規 達示・発出達示・指示等 常用 廃棄
・文書発議簿
庶務 文書 決裁簿 30年 廃棄
・例規に係る決裁文書
庶務 例規 例規決裁 5年 廃棄
・その他例規に関する書類
庶務 例規 その他例規に関する書類 1年 廃棄
取得した文書の管理を行
うための帳簿
・受付簿
・特殊取扱郵便物・使送文書・電報接
受簿
・文書送付簿
庶務 文書 文書管理関係帳簿 5年 廃棄
・秘密文書管理簿
庶務 文書 秘密文書管理簿
秘密文書の指
定の解除の日
に係る特定日
以降5年
廃棄
国立公文書館への移管に
係る協議・手続等、その
他文書管理に関する文書
・行政文書管理に関する書類
庶務 文書 行政文書管理 5年 廃棄
行政文書ファイル等の保
存期間及び保存期間満
了時の措置等が定められ
た文書
・標準文書保存期間基準
庶務 文書 札幌矯正管区標準文書保存期間基準 常用 廃棄
6 行政の情報化に
関する事項
情報システムの運
用に関する経緯
情報システムに関する文書・情報システムに関する書類
庶務 情報管理 情報システム 3年 廃棄
7 国有財産に関する
事項
国有財産の管理及
び処分に関すること
国有財産の管理に関する
文書
・国有財産台帳
用度 国有財産 国有財産台帳
常用(ただし、
用途廃止の日
に係る特定日
以後5年は保存)廃棄
ただし、用途廃
止の日に係る特
定日以後5年は
保存
・国有財産増減及び現在額報告書
用度 国有財産 国有財産増減及び現在額報告書 5年 廃棄
・国有財産承認申請書類
用度 国有財産 国有財産承認申請書類 5年 廃棄
・国有財産見込現在額報告書
用度 国有財産 国有財産見込現在額報告書 5年 廃棄
・国有財産現在額計算書証拠書類
用度 国有財産 国有財産現在額計算書証拠書類 5年 廃棄
・国有財産現在額計算書添付書類
用度 国有財産 国有財産現在額計算書添付書類 5年 廃棄
・国有財産台帳登録決議書
用度 国有財産 国有財産台帳登録決議書 5年 廃棄
・価格改定評価調書
用度 国有財産 価格改定評価調書 10年 廃棄
・部局等調書
用度 国有財産 部局等調書 5年 廃棄
・土地評価関係書類
用度 国有財産 土地評価関係書類 5年 廃棄
・「報告洩」・「誤謬訂正」の理由書
用度 国有財産 「報告洩」・「誤謬訂正」の理由書 5年 廃棄
・施設の改廃・移転に関する書類
用度 国有財産 施設の改廃・移転 5年 廃棄
・施設現況調査
用度 国有財産 施設現況調査 3年 廃棄
・庁舎現況調
用度 国有財産 庁舎現況調 3年 廃棄
・庁舎等使用現況及び見込報告書
用度 国有財産 庁舎等使用現況及び見込報告書 3年 廃棄
・庁舎等構造別経過年数別現況調
用度 国有財産 庁舎等構造別経過年数別現況調 3年 廃棄
行政文書ファイル管理簿
その他の業務に常時利用
するものとして継続的に
保存すべき行政文書
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
事項 業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
・国有財産異動報告書
用度 国有財産 国有財産異動報告書 3年 廃棄
・国有財産使用許可関係書類
用度 国有財産 国有財産使用許可関係書類 5年 廃棄
・国有財産使用許可書
用度 国有財産 国有財産使用許可書
使用許可が終
了した日に係る
特定日以後5年
廃棄
・国有財産取得、運用、処分完了報告
書 用度 国有財産 国有財産取得、運用、処分完了報告書 3年 廃棄
・予算要求説明資料
用度 国有財産 予算要求説明資料 3年 廃棄
8 公益通報に関する
事項
公益通報に関する
こと
公益通報に関する文書 ・公益通報に関する書類
・公益通報の処理に関する書類
・外部通報に関する書類
・内部通報等に関する書類
庶務 公益通報 公益通報 5年 廃棄
9 情報セキュリティ
対策に関する事項
情報セキュリティ対
策の運用に関する
経緯
情報セキュリティ対策の
運用に関する文書
・情報セキュリティに関する書類
庶務 情報管理 情報セキュリティ 3年 廃棄
10 会議・会同等に関
する事項
会議・会同等に関
する経緯
会議・会同等に関する文書・矯正管区長等協議会に関する書類
庶務 会議・協議会 矯正管区長等協議会 3年 廃棄
・矯正管区第一部長協議会に関する
書類 庶務 会議・協議会 矯正管区第一部長協議会 3年 廃棄
・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する
書類
・全国矯正施設長会同等に関する書類・矯正管区管内矯正施設長会同等に
関する書類
・矯正管区管内矯正施設支所長協議
会等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設部課長等協
議会に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 3年 廃棄
11 公印に関する事項 公印の管理に関す
る経緯
公印の管理業務に常時利
用するものとして継続的
に保存すべき行政文書
・公印簿
庶務 公印 公印簿 常用 廃棄
12 広報に関する事項 広報活動に関する
こと
広報活動に関する文書 ・広報に関する書類
庶務 広報・渉外 広報 3年 廃棄
その他広報活動に関する
書類
・巡視、視察、施設見学に関する書類
庶務 広報・渉外 巡視、視察、施設見学 3年 廃棄
・来庁者等対応に関する書類
・受付簿(来庁者等) 庶務 広報・渉外 来庁者等対応 3年 廃棄
13 報道に関する事項 報道機関対応に関
すること
報道に関する文書 ・取材・撮影に関する書類
庶務 広報・渉外 取材・撮影 3年 廃棄
・報道に関する書類
庶務 広報・渉外 報道 3年 廃棄
14 防災に関する事項 防災に関すること 防災に関する文書 ・災害対策に関する記録
保安 防災管理 災害対策 3年 廃棄
・火気取締に関する記録
保安 防災管理 火気取締 1年 廃棄
15 庶務に関する事項 庶務に関する文書 ・式典に関する書類
庶務 式典 式典の実施 5年 廃棄
・運営方針に関する書類
・施設運営方針に関する書類 庶務 運営 運営方針 3年 廃棄
・矯正臨時報告(矯正施設等所在地名
等変更報告) 庶務 各種業務
矯正臨時報告(矯正施設等所在地名等変更報告)3年 廃棄
・照会・回答文書
庶務 各種業務 照会・回答文書 1年 廃棄
・情報公開に関する照会等
情報公開 運用 照会等 1年 廃棄
・保有個人情報の漏えい事案の発生
に関する報告書
・法務省保有個人情報保護管理規程
第22条に基づく漏えい事案の報告に
ついての決裁文書
個人情報保護
漏えい事案の
対応等
報告書 3年 廃棄
・個人情報に関する照会等(開示請求
等に係る問合せ等を含む) 個人情報保護 運用 照会等 1年 廃棄
・職員届出書
庶務 各種業務 職員届出書 1年 廃棄
・施設沿革史に関する書類
庶務 資料 施設沿革史 常用 廃棄
・施設概況に関する書類
庶務 資料 施設概況 5年 廃棄
・職員名簿
庶務 各種業務 職員名簿 常用 廃棄
・庶務課の所掌に係る事務で他の係の
所掌に属しないものに関する書類 庶務 各種業務 その他庶務に関する書類 1年 廃棄
16 職員の人事管理
に関する事項
勤務時間・休暇に
関すること
超過勤務に関する文書 ・超過勤務等命令簿
人事 勤務時間 超過勤務等命令簿 5年3月 廃棄
出勤に関する文書 ・出勤簿
人事 勤務時間 出勤簿 5年 廃棄
休暇に関する文書 ・休暇簿
人事 勤務時間 休暇簿 3年 廃棄
勤務時間の割振りに関す
る文書
・週休日の振替、代休日の指定に関す
る書類 人事 勤務時間 週休日の振替、代休日の指定 3年 廃棄
・勤務命令簿
人事 勤務時間 勤務命令簿 3年 廃棄
・勤務時間割振り簿
人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 3年 廃棄
給与に関すること 給与に関する文書 ・給与に関する書類
人事 給与 人給システム等 3年 廃棄
・給与に関する調書
人事 給与 給与に関する調書 3年 廃棄
手当に関すること 諸手当に関する文書 ・管理職員特別勤務手当に関する書
類 人事 給与 管理職員特別勤務手当 5年1月 廃棄
・特殊勤務手当に関する書類
人事 給与 特殊勤務手当 5年1月 廃棄
私事渡航に関する
こと
私事渡航の承認に係る決
裁文書
・職員海外渡航承認申請書
人事 庶務 職員海外渡航承認申請書 1年 廃棄
庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
事項 業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
17 職員の福利厚生に
関すること
福利厚生に関する文書 ・職員の福利厚生に関する書類
・職員レクリエ―ションに関する書類 人事 能率増進 職員の福利厚生 3年 廃棄
児童手当・子ども手
当に関すること
子ども手当等支給に関す
る文書
・児童手当に関する書類
人事 手当 児童手当 5年 廃棄
18 経理事故に関する
事項
経理事故に関する
こと
経理事故に関する文書 ・会計に関する事件報告書
会計 経理事故 会計に関する事件報告書 5年 廃棄
・経理事故の処理等に関する内議・回
答文書 会計 経理事故 内議・回答等 5年 廃棄
19 会計機関に関する
事項
会計機関に関する
こと
会計機関に関する文書 ・会計機関の引継に関する書類
会計 会計機関 会計機関の引継 3年 廃棄
20 施設整備に関する
事項
施設整備に関する
こと
施設整備に関する文書 ・工事請負契約書
・業務等契約書
・業務締結に関する書類
施設整備 工事 事業契約
工事完成の日
に係る特定日
又は業務完了
の日に係る特
定日以後10年
廃棄
・工事成績評定書
・工事成績評定通知書 施設整備 工事 工事成績評定 15年 廃棄
・業務成績評定書
・業務成績評定通知書 施設整備 工事 業務成績評定 10年 廃棄
・予定価格積算内訳書
・予定価格積算内訳書別紙明細
・入札時積算数量書
・入札時積算数量書別紙明細 施設整備 工事 予定価格積算内訳書
工事完成の日
に係る特定日
または業務完
了の日に係る
特定日以後3年
廃棄
・委任状
施設整備 工事 委任状 5年 廃棄
・引渡書
施設整備 工事 引渡書 5年 廃棄
・工事認可書
施設整備 工事 工事認可書 5年 廃棄
・施工計画に関する書類
施設整備 工事 施工計画 5年 廃棄
・試験成績書
施設整備 工事 試験成績書 5年 廃棄
・着工届・竣工届
施設整備 工事 着工届・竣工届 5年 廃棄
・入札辞退届
施設整備 工事 入札辞退届 5年 廃棄
・保証書
施設整備 工事 保証書 5年 廃棄
・新営工事に関する書類
施設整備 工事 新営工事 5年 廃棄
・工事請負契約締結報告書
施設整備 工事 工事請負契約締結報告書 1年 廃棄
・管区計画工事に関する書類
施設整備 工事 管区計画工事 5年 廃棄
・工事完成報告書
施設整備 工事 工事完成報告書 5年 廃棄
・入札調書
施設整備 工事 入札調書 5年 廃棄
・法務省所管営繕工事取扱規程に基
づく工事に関する書類 施設整備 工事 法務省所管工事取扱規程に基づく工事 5年 廃棄
・本省計画工事に関する書類
施設整備 工事 本省計画工事 5年 廃棄
・予算増額及び工事実施認可上申書
施設整備 工事 予算増額及び工事実施認可上申書 5年 廃棄
・契約保証金に関する書類(現金出納
簿等) 施設整備 工事 現金出納簿等 5年 廃棄
・歳入歳出外現金に関係する書類
・政府保管有価証券に関する書類
・小切手・国庫金振替書整理簿
施設整備 工事 小切手・国庫金振替書整理簿等 3年 廃棄
・予定価格決裁書類
施設整備 工事 予定価格決裁書類 3年 廃棄
・総合評価に関する書類
施設整備 工事 総合評価 3年 廃棄
・発注手続に関する書類
施設整備 工事 発注手続 3年 廃棄
・入札参加に関する書類
施設整備 工事 入札参加 3年 廃棄
・低価格入札に関する書類
施設整備 工事 低価格入札 3年 廃棄
・指名停止通知書類
施設整備 工事 指名停止通知等 3年 廃棄
・設備工事設計計算書
施設整備 工事 設備工事設計計算書
工事完成の日
に係る特定日
以後3年
廃棄
・積算数量算出書
施設整備 工事 積算数量算出書
工事完成の日
に係る特定日
以後3年
廃棄
・単価算出書
施設整備 工事 単価算出書 3年 廃棄
・工事目的物引渡通知書
施設整備 工事 工事目的物引渡通知書 3年 廃棄
・業務委託関係書類
施設整備 工事 業務委託 3年 廃棄
・施設整備要望に関する書類
施設整備 工事 内議書等 1年 廃棄
・施設整備の新営に関する書類
施設整備 工事 内容・新営通知書等 1年 廃棄
・施設整備に関する事業実施の承認に
関する書類 施設整備 工事 工事承認通知書等 1年 廃棄
・競争参加資格に関する書類
施設整備 工事 競争参加資格等
資格の有効期
間が満了した
日に係る特定
日以後1年
廃棄
・技術検査結果通知書
施設整備 工事 技術検査結果通知書 1年 廃棄
・その他入札に関する書類
施設整備 工事 その他入札に関する書類 1年 廃棄
職員の衛生、医療
その他の福利厚
生に関する事項
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
事項 業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
・その他工事に関する書類
施設整備 工事 その他工事に関する書類 1年 廃棄
・機械設備等保守管理記録
施設整備 保守管理 機械設備等保守管理記録 3年 廃棄
・消防設備点検記録
施設整備 保守管理 消防設備点検記録 3年 廃棄
・定期検査結果
施設整備 保守管理 定期検査結果 3年 廃棄
・定期検査結果(ボイラ―定期自主検
査表) 施設整備 保守管理 定期検査結果(ボイラ―定期自主検査表) 3年 廃棄
・各所修繕費使用内訳表
施設整備 保守管理 各所修繕費使用内訳表 1年 廃棄
・ばい煙測定結果報告書
施設整備 公害防止 ばい煙測定結果報告書 5年 廃棄
・特定施設設置届(使用・変更)届出書
施設整備 公害防止 特定施設設置届(使用・変更)届出書 5年 廃棄
21 公務員宿舎に関
する事項
公務員宿舎の設置
要求に関すること
公務員宿舎設置要求に関
する文書
・宿舎設置要求書
公務員宿舎 宿舎管理 宿舎設置要求書 10年 廃棄
公務員宿舎の統計
に関すること
木造宿舎の老朽度調査に
関する文書
・木造宿舎老朽度調査
公務員宿舎 宿舎管理 木造宿舎老朽度調査 5年 廃棄
公務員宿舎の維持
管理に関すること
公務員宿舎の入退居に関
する文書
・自動車保管場所使用申請書・承認書
公務員宿舎 宿舎管理 自動車保管場所使用申請書・承認書 5年 廃棄
公務員宿舎の現況
に関すること
公務員宿舎の現況に関す
る調査
・宿舎現況記録
公務員宿舎 宿舎管理 宿舎現況記録 常用 廃棄
宿舎廃止の日に
係る特定日以後3年・国家公務員宿舎管理記録
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎管理記録 5年 廃棄
・公務員宿舎現況表
公務員宿舎 宿舎管理 公務員宿舎現況表 3年 廃棄
・職員宿舎入居状況表
公務員宿舎 宿舎管理 職員宿舎入居状況表 3年 廃棄
22 刑事施設視察委
員会に関する事項
刑事施設視察委員会刑事施設視察委員の庶
務に関する文書
・刑事施設視察委員会委員の任免に
関する書類 刑事施設視察
委員会
刑事施設 刑事施設視察委員会委員の任免
任期を定めた
任用の終了し
た日に係る特
定日以後3年
廃棄
・視察委員会の開催に関する案内文
書・告知文
・委員手当の支給に関する書類
・視察委員の出勤簿
・被収容者との面接手続に関する書類
・その他刑事施設視察委員会の庶務
に関する書類
刑事施設視察
委員会
刑事施設 刑事施設視察委員会の庶務 3年 廃棄
23 少年院視察委員
会に関する事項
少年院視察委員会 少年院視察委員の庶務に
関する文書
・少年院視察委員会委員の任免に関
する書類 少年院視察委
員会
少年院 少年院視察委員会委員の任免
任期を定めた
任用の終了し
た日に係る特
定日以後3年
廃棄
・視察委員会の開催に関する案内文
書・告知文
・委員手当の支給に関する書類
・視察委員の出勤簿
・被収容者との面接手続に関する書類
・その他少年院視察委員会の庶務に
関する書類
少年院視察委
員会
少年院 少年院視察委員会の庶務 3年 廃棄
24 少年鑑別所視察
委員会に関する事項少年鑑別所視察委
員会
少年鑑別所視察委員の
庶務に関する文書
・少年鑑別所視察委員会委員の任免
に関する書類 少年鑑別所視
察委員会
少年鑑別所 少年鑑別所視察委員会委員の任免
任期を定めた
任用の終了し
た日に係る特
定日以後3年
廃棄
・視察委員会の開催に関する案内文
書・告知文
・委員手当の支給に関する書類
・視察委員の出勤簿
・被収容者との面接手続に関する書類
・その他少年鑑別所視察委員会の庶
務に関する書類
少年鑑別所視
察委員会
少年鑑別所 少年鑑別所視察委員会の庶務 3年 廃棄
25 テレビ遠隔通信シ
ステムに関する事項テレビ遠隔通信シ
ステムの利用に関
すること
テレビ遠隔通信システム
の利用に関する文書
・テレビ遠隔通信システムの使用記録
連絡調整 運用 テレビ遠隔通信システム使用記録 1年 廃棄
26 新型コロナウイル
ス感染症対策に関
すること
新型コロナウイルス
感染症対策に関す
ること
新型コロナウイルス感染
症対策に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策に関
する文書 庶務
新型コロナウ
イルス感染症
対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文
書(総務課)
5年 移管備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
1 職員の人事に関
する事項
・任用研修課程高等科に関する書類
研修 研修記録 任用研修課程高等科 3年 廃棄
・任用研修課程中級管理科に関する
書類 研修 研修記録 任用研修課程中級管理科 3年 廃棄
その他研修に関す
ること
その他研修に関する記録 ・外部機関研修に関する書類
庶務 研修 外部機関研修 3年 廃棄
・矯正研修に関する書類
庶務 研修 矯正研修 3年 廃棄
・職員研修に関する書類
庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
海外出張に関する
こと
公用旅券発給請求等に関
する文書
・職員の海外派遣に関する書類
人事 海外出張 職員の海外派遣 3年 廃棄
配置転換の実施に
関すること
府省庁間配置転換に関す
る文書
・府省間配置転換職員の受入れ等に
関する書類 人事 配置転換 府省間配置転換職員の受入れ等 3年 廃棄
・部門間配置転換職員の受入れ等に
関する書類 人事 配置転換 部門間配置転換職員の受入れ等 3年 廃棄
人事交流に関する
こと
組織間人事交流に関する
文書
・法務省内組織間人事交流に関する
書類 人事 人事交流 法務省内組織間人事交流 3年 廃棄
試験に関すること 副検事選考に関する文書 ・副検事選考試験に関する書類
人事 試験 副検事選考試験 3年 廃棄
刑務官考査試験に関する
文書
・刑務官考査試験に関する書類
人事 試験 刑務官考査試験 3年 廃棄
人事異動に関する
こと
人事異動に関する文書 ・発令簿
人事 人事異動 発令簿
指名又は委嘱
が解除される日
に係る特定日
以後1年
廃棄
・職員の任免に関する書類
人事 人事異動 職員の任免 5年 廃棄
・任期付職員関係報告
人事 人事異動 任期付職員報告等 5年 廃棄
・臨時的任用、任期付職員に関する書類人事 人事異動 臨時的任用、任期付職員
任期を定めた
任用又は臨時
的任用の終了
した日に係る特
定日以後3年
廃棄
・勤務延長に関する書類
人事 人事異動 勤務延長
勤務の終了し
た日に係る特
定日以後3年
廃棄
・再任用に関する書類
人事 人事異動 再任用
再任用の終了
した日に係る特
定日以後3年
廃棄
・任用に関する調査票・報告
人事 人事異動 任用に関する調査票・報告 3年 廃棄
・条件付任用期間職員に関する書類
人事 人事異動 条件付任用期間職員 3年 廃棄
・職員身上調書
人事 人事異動 職員身上調書 3年 廃棄
・採用に関する書類
人事 人事異動 採用 3年 廃棄
・選考採用に関する書類
人事 人事異動 選考採用 3年 廃棄
・非常勤職員に関する書類
人事 人事異動 非常勤職員 3年 廃棄
・その他人事異動に関する書類
人事 人事異動 その他人事異動に関する書類 3年 廃棄
職員の退職に関する文書 ・退職に関する書類
人事 退職 退職 5年 廃棄
職員の分限に関する文書 ・分限(休職等)に関する書類
人事 分限 分限(休職等) 5年 廃棄
採用試験に関する
こと
採用試験に関する記録 ・採用試験に関する書類
人事 採用試験 採用試験 3年 廃棄
俸給決定に関する
こと
俸給決定に関する文書 ・俸給の決定に関する書類
人事 俸給決定 俸給の決定 10年 廃棄
・俸給の切替に関する書類
人事 俸給決定 俸給の切替 10年 廃棄
・初任給異動・俸給表異動の際の再計
算調書 人事 俸給決定 初任給異動・俸給表異動の際の再計算調書 10年 廃棄
・復職時調整調書
人事 俸給決定 復職時調整調書 10年 廃棄
・給実甲326第37条関係第18項の
通知の文書等の写し
人事 俸給決定
給実甲326第37条関係第18項の通知の文
書等の写し
5年 廃棄
俸給の是正に関する文書 ・俸給の是正・訂正に関する書類
人事 俸給決定 俸給の是正・訂正 5年 廃棄
職員の昇給・昇格等に関
する文書
・昇給昇格等に関する書類
人事 俸給決定 昇給昇格等 5年 廃棄
職員の昇給に係る文書 ・昇給の実施結果に関する書類
人事 俸給決定 昇給発令者等名簿 10年 廃棄
・給与実態調査に関する書類
人事 俸給決定 給与実態調査 3年 廃棄
・人事統計報告表
人事 俸給決定 人事統計報告表 3年 廃棄
人事評価に関する
こと
職員の人事評価に関する
文書
・人事評価に関する書類
人事 服務 人事評価 5年 廃棄
勤務時間・休暇・育
児休業に関すること職員の育児休業等の許
可の申請書及び当該申
請に対する許可に関する
文書
・育児休業に関する書類
人事 服務 育児休業
育児休業又は
育児短時間勤
務の終了した
日の翌日に係
る特定日以後3年廃棄
・総合検診時の勤務時間に係る承認
申請 人事 服務 総合検診時の勤務時間に係る承認申請 3年 廃棄
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
矯正研修所におけ
る矯正の事務に従
事する職員の研修
に関する記録
矯正の事務に従事する職
員の研修の実施に関する
記録
札幌矯正管区職員課 標準文書保存期間基準(文書管理者:職員課長)
令和5年9月5日改定
参考事項
事項
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
事項
・育児等のための短時間勤務制度等
に関する書類
人事 服務 育児等のための短時間勤務制度等
当該勤務等に
よらなくなった
日に係る特定
日以後3年
廃棄
職員の自己啓発休業の
許可に関する文書
・自己啓発等休業に関する書類
人事 服務 自己啓発等休業
自己啓発休業
を終了した日の
翌日に係る特
定日以後3年
廃棄
職員の懲戒に関す
ること
職員の懲戒に関する文書 ・公平審査に関する書類
人事 職責 公平審査 5年 廃棄
人事記録に関する
こと
人事記録 ・人事記録・附属書類
人事 人事記録 人事記録・附属書類 常用 廃棄
昭和41年2月10
日総理府令第2
号第5条
・人事院監査・調査に関する書類
人事 監査・調査 人事院監査・調査 5年 廃棄
人事に関するその
他の記録
人事に関するその他の文書・その他人事に関する書類
人事 資料 その他人事に関する書類 5年 廃棄
2 機構及び定員に
関する事項
定員の管理に関す
ること
定員の管理に関する文書 ・配置定員に関する書類
人事 定員 配置定員 3年 廃棄
技能労務職員の採用に関
する決裁文書
・技能・労務職員の採用に関する書類
人事 定員 技能・労務職員の採用 3年 廃棄
欠員状況等の報告に関す
る決裁文書
・欠員状況等報告書
人事 定員 欠員状況等報告書 5年 廃棄
3 栄典又は表彰に
関する事項
栄典の授与の経緯 栄典の授与のための決裁
文書及び伝達の文書
・栄典に関する書類
人事 栄典・表彰 栄典 10年 廃棄
表彰の授与又はは
く奪の経緯
矯正施設における表彰に
関する文書
・職員表彰に関する書類
人事 栄典・表彰 職員表彰 10年 廃棄
4 文書の管理等に
関する事項
文書の管理等 取得した文書の管理を行
うための帳簿
・秘密文書管理簿
庶務 文書 秘密文書管理簿
秘密文書の指
定の解除の日
に係る特定日
以降5年
廃棄
5 会議・会同等に関
する事項
会議・会同等に関
する経緯
会議・会同等に関する文書・矯正管区第一部長協議会に関する
書類 庶務 会議・協議会 矯正管区第一部長協議会 3年 廃棄
6 職員の人事管理
に関する事項
勤務時間・休暇に
関すること
勤務時間の割振りに関す
る文書
・勤務時間、休日及び休暇に関する書
類 人事 勤務時間 勤務時間、休日及び休暇 3年 廃棄
人事管理に関する
こと
服務に関する文書 ・服務に関する書類
人事 服務 服務に係る記録 3年 廃棄
・服務に関する連絡文書
人事 服務 服務に係る連絡 1年 廃棄
・国家公務員倫理法に関する書類
人事 服務 国家公務員倫理法 5年 廃棄
・法務省における女性職員活躍とワー
クライフバランス推進等のための取組
計画に関する書類
人事 服務
女性職員活躍とワークライフバランス推進等の
ための取組計画
3年 廃棄
・セクシュアル・ハラスメントの防止に関
する書類
・パワー・ハラスメントの防止に関する
書類
人事 服務 セクシュアル・ハラスメント等の防止 3年 廃棄
・メンタルヘルスに関する書類
人事 服務 メンタルヘルス 3年 廃棄
・営利企業への就職に関する書類
人事 服務 営利企業への就職 3年 廃棄
・矯正緊急報告(職員関係特別報告)
人事 服務 矯正緊急報告(職員関係特別報告) 3年 廃棄
苦情相談に関する文書 苦情相談に関する書類
人事 苦情相談 苦情相談
事案の処理が
終了した日に係
る特定日から1年廃棄
職員の兼業に関する文書 ・兼業に関する書類
人事 服務 兼業 3年 廃棄
給与に関すること 給与に関する文書 ・給与に関する書類
人事 給与 人給システム等 3年 廃棄
・給与に関する調書
人事 給与 給与に関する調書 3年 廃棄
手当に関すること 諸手当に関する文書 ・扶養手当に関する書類
人事 給与 扶養手当
届出又は支給
要件を具備しな
くなった日に係
る特定日以後5
年1月
廃棄
・広域異動手当に関する書類
人事 給与 広域異動手当
届出又は支給
要件を具備しな
くなった日に係
る特定日以後5
年1月
廃棄
・住居手当に関する書類
人事 給与 住居手当
届出又は支給
要件を具備しな
くなった日に係
る特定日以後5
年1月
廃棄
・単身赴任手当に関する書類
人事 給与 単身赴任手当
届出又は支給
要件を具備しな
くなった日に係
る特定日以後5
年1月
廃棄
・通勤手当に関する書類
人事 給与 通勤手当
届出又は支給
要件を具備しな
くなった日に係
る特定日以後5
年1月
廃棄
・初任給調整手当に関する書類
人事 給与 初任給調整手当 5年 廃棄
・期末手当、勤勉手当及び期末特別手
当に関する書類 人事 給与 期末手当及び勤勉手当 5年 廃棄
・管理職員特別勤務手当に関する書
類 人事 給与 管理職員特別勤務手当 5年1月 廃棄
・諸手当支給状況調査に関する書類
人事 給与 諸手当支給状況調査 3年 廃棄
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
事項
7 職員の健康・安全
管理に関すること
健康診断等による事後措
置の記録
・健康診断事後措置記録票
人事 健康安全管理 健康診断事後措置記録票
退職した日に係
る特定日以後5年廃棄
・健康管理の記録
人事 健康安全管理 健康管理の記録
離職した日に係
る特定日以後5年廃棄
・職員の健康安全管理に関する報告
等 人事 健康安全管理 職員の健康安全管理に関する報告等 3年 廃棄
・職員の健康安全管理に関する書類
人事 健康安全管理 職員の健康安全管理 3年 廃棄
・ストレスチェック結果
人事 健康安全管理 ストレスチェック結果 5年 廃棄
・災害報告
人事 健康安全管理 災害報告 3年 廃棄
健康診断に関する文書 ・健康診断の実施結果等の報告
人事 健康安全管理 健康診断の実施結果等の報告 3年 廃棄
職員の福利厚生に
関すること
福利厚生に関する文書 ・職員の福利厚生に関する書類
・職員レクリエ―ションに関する書類 人事 能率増進 職員の福利厚生 3年 廃棄
災害補償に関する
こと
公務上または通勤による
災害と認定等し、補償及
び福祉事業が完結するま
でに関する文書
・休業補償請求書・休業援護金支給申
請書
・療養補償請求書
・補償の支給決定に関する通知書
・公務災害補償通知書
・通勤災害補償通知書
・治癒認定通知書
・公務外又は通勤外通知書
・災害補償記録簿
・療養・障害の現状報告書
人事 災害補償 災害補償記録
完結の日に係
る特定日以後5年廃棄
災害補償報告書等に関す
る文書
・災害補償報告書
人事 災害補償 災害補償報告書 3年 廃棄
8 会計機関に関する
事項
会計機関に関する
こと
会計機関に関する文書 ・会計機関の発令に関する書類
会計 会計機関 発令簿 10年 廃棄
9 新型コロナウイル
ス感染症対策に関
すること
新型コロナウイルス
感染症対策に関す
ること
新型コロナウイルス感染
症対策に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策に関
する文書 人事
新型コロナウ
イルス感染症
対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文
書(職員課)
5年 移管備考
職員の衛生、医療
その他の福利厚
生に関する事項
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
1 広報に関する事項 広報活動に関する
こと
広報活動に関する文書 ・広報に関する書類
庶務 広報・渉外 広報 3年 廃棄
・ホームページ掲載内容
庶務 広報・渉外 札幌矯正管区ホームページ 常用 廃棄
社会を明るくする運動に
関する文書
・社会を明るくする運動に関する書類
庶務 広報・渉外 社会を明るくする運動 3年 廃棄
2 庶務に関する事項 庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書 ・照会・回答文書
庶務 各種業務 照会・回答文書 1年 廃棄
3 更生支援に関する
事項
更生支援に関する
協議及び連絡・調
整に関すること
更生支援に関する協議及
び連絡・調整に関する文書・他の行政機関との協議及び連絡・調
整に関する書類 更生支援
他機関との協
議及び連絡・
調整
地方自治体等との連絡・調整 3年 廃棄
・再犯防止推進計画に関する書類
更生支援 協議 再犯防止推進計画 3年 廃棄
地域連携事業の運
営に関すること
地域連携事業等の運営に
関する文書
・運営上の各種照会・回答に関する文
書 更生支援 運営 地域連携事業 3年 廃棄
4 新型コロナウイル
ス感染症対策に関
すること
新型コロナウイルス
感染症対策に関す
ること
新型コロナウイルス感染
症対策に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策に関
する文書
更生支援
新型コロナウ
イルス感染症
対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文
書(更生支援企画課)
5年 移管備考
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
令和5年9月5日改定
事項
札幌矯正管区更生支援企画課 標準文書保存期間基準(文書管理者:更生支援企画課長)
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
参考事項
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
1 矯正施設における給養に
関する文書
・栄養士巡回指導に関する記録
給養 給食 栄養士巡回指導 3年 廃棄
・食中毒に関する記録
給養 給食 食中毒 3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者の保健に関す
ること
矯正施設における保健に
関する文書
・感染症に関する記録
・感染症の予防・感染の防止
・感染症の検査 保健 検査等 感染症に関する記録 3年 廃棄
矯正施設における診療に
関する文書
・人工透析に関する記録
矯正医療 診療 人工透析 3年 廃棄
・特定疾患に関する記録
矯正医療 診療 特定疾患 3年 廃棄
・医療共助に関する記録
矯正医療 診療 医療共助 3年 廃棄
矯正施設における医務に
関する文書
・医療法手続に関する記録
・診療所開設・許可に関する記録 矯正医療 医務 医療法手続 30年 廃棄
・現有状況更新希望調査に関する記
録 矯正医療 医務 現有状況更新希望調査 5年 廃棄
・准看護師養成所に関する記録
矯正医療 医務 准看護師養成所 3年 廃棄
・医療協議会に関する記録
矯正医療 医務 医療協議会 3年 廃棄
・医療に関する記録
矯正医療 医務 医療事務に関する文書 3年 廃棄
矯正施設における医療上
移送に関する文書
・医療上移送に関する記録
・医療上移送協議に関する記録 矯正医療 移送 医療上移送 3年 廃棄
矯正施設における医療報
告に関する文書
・矯正臨時報告(被収容者死亡報告)
矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(被収容者死亡報告) 10年 廃棄
・矯正緊急報告(感染症患者日報)
矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感染症患者日報) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(感染症患者発生速
報) 矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感染症患者発生速報) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(集団絶食報告)
・矯正緊急報告(集団中毒発生速報) 矯正医療 医療報告
矯正緊急報告(集団絶食報告・集団中毒発生
速報)
3年 廃棄
・矯正定期報告(病態報告)
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(病態報告) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(食中毒調査結果報
告) 矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(食中毒調査結果報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(食料給与状況報告)
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(食料給与状況報告) 3年 廃棄
・病院移送報告書
矯正医療 医療報告 病院移送報告 3年 廃棄
2 庶務に関する事項 庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書 ・矯正医官修学生に関する書類
人事 各種業務 矯正医官修学生 3年 廃棄
3 新型コロナウイル
ス感染症対策に関
すること
新型コロナウイルス
感染症対策に関す
ること
新型コロナウイルス感染
症対策に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策に関
する文書
矯正医療
新型コロナウ
イルス感染症
対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文
書(矯正医事課)
5年 移管備考
札幌矯正管区矯正医事課 標準文書保存期間基準(文書管理者:矯正医事課長)
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
矯正施設に収容中
の者に係る医療に
関すること
参考事項
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
矯正施設に収容中
の者に係る給養に
関すること
刑及び勾留、少年
院に送致する保護
処分及び少年鑑
別所に送致する観
護の措置、補導処
分並びに監置の
裁判の執行に関
する事項
事項
令和5年9月5日改定
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
1 予算及び決算に
関する事項
予算に関すること 予算に関する文書 ・予算関係資料
・矯正職員武道大会経費関係書類
・刑務作業製品利用状況調書
・被収容者被服更新整備必要数調書
・被収容者被服遊休品調書
会計 予算 予算関係資料 5年 廃棄
・予算現況調書
会計 予算 予算現況調書 3年 廃棄
・予算増(減)額上申書
会計 予算 予算増(減)額上申書 5年 廃棄
・予算増(減)額通知書
会計 予算 予算増(減)額通知書 3年 廃棄
・予算年額内示関係書類
会計 予算 予算年額内示関係書類 3年 廃棄
歳出に関すること 歳出に関する文書 ・過年度支出承認書等
会計 歳出 過年度支出承認書等 3年 廃棄
物品の管理に関す
ること
物品の管理に関する文書 ・寄付受納認可書
用度 物品管理 寄付受納認可書 5年 廃棄
・物品亡失、損傷等報告書
用度 物品管理 物品亡失、損傷等報告書 5年 廃棄
2 監査に関する事項 監査に関すること 監査に関する文書 ・会計実地検査に関する書類
庶務 監査 会計実地検査 5年 廃棄
・会計実地検査報告書
庶務 監査 会計実地検査報告書 5年 廃棄
3 国有財産に関する
事項
国有財産の管理及
び処分に関すること
国有財産の管理に関する
文書
・施設の改廃・移転に関する書類
用度 国有財産 施設の改廃・移転 5年 廃棄
・施設現況調査
用度 国有財産 施設現況調査 3年 廃棄
4 会議・会同等に関
する事項
会議・会同等に関
する経緯
会議・会同等に関する文書・矯正関係予算担当課長会同等に関
する書類 庶務 会議・協議会 矯正関係予算担当課長会同等 3年 廃棄
・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する
書類
・全国矯正施設長会同等に関する書類・矯正管区管内矯正施設長会同等に
関する書類
・矯正管区管内矯正施設支所長協議
会等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設部課長等協
議会に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 3年 廃棄
5 施設整備に関する
事項
施設整備に関する
こと
施設整備に関する文書 ・工事成績評定書
・工事成績評定通知書 施設整備 工事 工事成績評定 15年 廃棄
・業務成績評定書
・業務成績評定通知書 施設整備 工事 業務成績評定 10年 廃棄
・新営工事に関する書類
施設整備 工事 新営工事 5年 廃棄
・工事請負契約締結報告書
施設整備 工事 工事請負契約締結報告書 1年 廃棄
・管区計画工事に関する書類
施設整備 工事 管区計画工事 5年 廃棄
・工事完成報告書
施設整備 工事 工事完成報告書 5年 廃棄
・本省計画工事に関する書類
施設整備 工事 本省計画工事 5年 廃棄
・予算増額及び工事実施認可上申書
施設整備 工事 予算増額及び工事実施認可上申書 5年 廃棄
6 新型コロナウイル
ス感染症対策に関
すること
新型コロナウイルス
感染症対策に関す
ること
新型コロナウイルス感染
症対策に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策に関
する文書
会計・用度
新型コロナウ
イルス感染症
対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文
書(管区調査官)
5年 移管備考
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
令和5年9月5日改定
事項
札幌矯正管区管区調査官 標準文書保存期間基準(文書管理者:管区調査官)
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
参考事項
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
1 個人の権利義務
の得喪及びその
経緯
国又は行政機関を
当事者とする訴訟
の提起その他の訴
訟に関する経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録
処遇 不服申立 訴訟
訴訟が終結す
る日に係る特
定日以後10年
廃棄
2 栄典又は表彰に
関する事項
表彰の授与又はは
く奪の経緯
矯正施設における表彰に
関する文書
・保安表彰に関する記録
保安 栄典・表彰 保安表彰 10年 廃棄
3 刑事施設に収容中
の者の分類に関す
ること
刑事施設における分類業
務に関する文書
・移送認可申請書
・移送通知書
・移送連絡簿
・管区外移送協議書
・精神障害者移送協議書
・暴力団関係受刑者の移送に関する
記録
分類 分類考査 移送 3年 廃棄
刑事施設における緊急報
告に関する文書
・矯正緊急報告(銃使用等報告)
保安 緊急報告 矯正緊急報告(小型武器銃使用等報告) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(天災事変発生速報)
保安 緊急報告 矯正緊急報告(非常事態発生速報) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(非常事態動員速報)
保安 緊急報告 矯正緊急報告(非常事態動員速報) 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導
院における警備に関する
文書
・管区機動警備隊に関する記録
・緊急自動車指定に関する記録
・刑務官手帳の管理に関する記録
・警備活動に関する記録
・警備隊員に関する記録
・鍵の管理に関する記録
保安 警備 各種警備 3年 廃棄
・少年施設巡回保安研修の実施に関
する記録 保安 警備訓練 少年施設巡回保安研修 3年 廃棄
・柔道、剣道及び矯正護身術の実施に
関する記録 保安 警備訓練 柔道、剣道及び矯正護身術 3年 廃棄
・無線に関する記録
保安 警備用器具 無線 5年 廃棄
・警備用具等管理に関する記録
保安 警備用器具 警備用具等管理 3年 廃棄
・武器管理に関する記録
保安 警備用器具 武器管理 3年 廃棄
・矯正臨時報告(無線施設に関する報
告) 保安 警備用器具 矯正臨時報告(無線施設に関する報告) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(収容定員決定(変更)
報告) 保安 収容定員 矯正臨時報告(収容定員決定(変更)報告) 3年 廃棄
・収容調整に関する記録
保安 収容定員 収容調整 5年 廃棄
刑事施設及び婦人補導
院における報告に関する
文書
・矯正緊急報告及び矯正臨時報告(事
故速報、事故追報、準事故報告、事故
報告)
保安 報告
矯正緊急報告及び矯正臨時報告(事故速報、
事故追報、準事故報告、事故報告)
10年 廃棄
・外国人収容状況に関する記録
保安 報告 外国人収容状況 3年 廃棄
・矯正施設の撮影に関する記録
保安 報告 矯正施設の撮影 3年 廃棄
・矯正定期報告(職員等による告発等
報告) 保安 報告 矯正定期報告(職員等による告発等報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(特別司法警察職員捜
査活動状況等報告) 保安 報告
矯正定期報告(特別司法警察職員捜査活動状
況等報告)
3年 廃棄
・矯正定期報告(派閥関係受刑者収容
状況報告) 保安 報告
矯正定期報告(派閥関係受刑者収容状況報告)3年 廃棄
・保安に関する照会書・回報書
保安 報告 保安に関する照会書・回報書 3年 廃棄
・保安状況調査に関する記録
保安 報告 保安状況調査 3年 廃棄
・保安事務に関する記録
保安 各種業務 その他保安に関する書類 1年 廃棄
刑事施設及び婦人
補導院に収容中の
者のその他処遇に
関すること
刑事施設及び婦人補導
院における収容に係る統
計に関する文書
・矯正統計報告月表(年表)
収容 統計 矯正統計報告 5年 廃棄
矯正施設に収容中
の者の不服申立て
に関すること
その他不服申立てに関す
る文書
・矯正定期報告(被収容者等による告
訴、告発、提訴等報告) 処遇 不服申立
矯正定期報告(被収容者等による告訴、告発、
提訴等報告)
3年 廃棄
4 会議・会同等に関
する事項
会議・会同等に関
する経緯
会議・会同等に関する文書・矯正管区第二部長協議会に関する
書類 庶務 会議・協議会 矯正管区第二部長協議会 3年 廃棄
・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する
書類
・全国矯正施設長会同等に関する書類・矯正管区管内矯正施設長会同等に
関する書類
・矯正管区管内矯正施設支所長協議
会等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設部課長等協
議会に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 3年 廃棄
5 新型コロナウイル
ス感染症対策に関
すること
新型コロナウイルス
感染症対策に関す
ること
新型コロナウイルス感染
症対策に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策に関
する文書
処遇
新型コロナウ
イルス感染症
対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文
書(成人矯正第一課)
5年 移管備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
札幌矯正管区成人矯正第一課 標準文書保存期間基準(文書管理者:成人矯正第一課長)
刑事施設及び婦人
補導院の保安に関
すること
刑事施設及び婦人補導
院における警備訓練に関
する文書
刑事施設及び婦人補導
院における被収容者の収
容定員に関する文書
刑事施設及び婦人補導
院における警備用器具に
関する文書
令和5年9月5日改定
参考事項
事項
刑及び勾留、少年
院に送致する保護
処分及び少年鑑
別所に送致する観
護の措置、補導処
分並びに監置の
裁判の執行に関
する事項
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
1 栄典又は表彰に
関する事項
表彰の授与又はは
く奪の経緯
矯正施設における表彰に
関する文書
・刑務作業表彰に関する記録
作業 栄典・表彰 刑務作業表彰 10年 廃棄
・教誨師叙勲・褒章・表彰に関する記
録 教育 栄典・表彰 教誨師叙勲・褒章・表彰 10年 廃棄
・篤志面接委員叙勲・褒章・表彰に関
する記録 教育 栄典・表彰 篤志面接委員叙勲・褒章・表彰 10年 廃棄
・外部講師(民間協力者)表彰に関す
る記録
・民間篤志家表彰に関する記録
・民間協力者顕彰に関する記録
矯正教育 栄典・表彰 外部講師(民間協力者)表彰 10年 廃棄
2 刑事施設における分類業
務に関する文書
・処遇調査(再調査)認可申請書
分類 分類考査 処遇調査(再調査)認可申請書 10年 廃棄
調査センターの業務に関
する文書
・調査センタ―調査活動原簿
・調査センタ―運営状況報告
・調査センタ―助言指導に関する記録
・調査センタ―通信指導に関する記録
・調査センタ―収容再調査に関する記録・調査センタ―派遣再調査に関する記録分類 調査センタ― 調査センタ― 3年 廃棄
刑事施設における分類業
務の管理に関する文書
・処遇指標変更移送認可通知書
・処遇指標変更移送認可申請書
・処遇指標変更に関する記録 分類 分類管理 処遇指標変更移送 5年 廃棄
・仮釈放状況報告に関する記録
・矯正定期報告(受刑者処遇調査・集
団編成報告) 分類 分類管理 報告の管理 3年 廃棄
・施設長協議会に係る資料
・分類・保護問題対策協議会に係る資料・分類協議会に係る資料
分類 分類管理 分類業務に関する協議会 3年 廃棄
・分類業務の管理に係る決裁文書
分類 分類管理 その他分類業務の管理 3年 廃棄
・就労支援の実施に関する記録
分類 保護 就労支援 3年 廃棄
・釈放時保護の実施に関する記録
・帰住援助に関する記録
・個別指導記録簿
・釈放時面接簿
・保護カ―ド
・保護カ―ド交付簿
分類 保護 釈放時保護 3年 廃棄
刑事施設における作業企
画に関する文書
・価格改定決議書
作業 作業企画 価格改定決議書 3年 廃棄
・職員研修に関する記録
作業 作業企画 職員研修 3年 廃棄
・構外作業に関する記録
作業 作業企画 構外作業 3年 廃棄
・作業専門官に関する記録
作業 作業企画 作業専門官 3年 廃棄
・事業部作業に関する記録
作業 作業企画 事業部作業 3年 廃棄
・製造物責任法に関する記録
作業 作業企画 製造物責任法 3年 廃棄
・製品開発・管理に関する記録
作業 作業企画 製品開発・管理 3年 廃棄
・報告書・回報書
作業 作業企画 報告書・回報書 3年 廃棄
・外部通勤計画書
作業 作業企画 外部通勤 3年 廃棄
・生産・販売計画
作業 作業企画 生産・販売計画 1年 廃棄
刑事施設における社会貢
献作業に関する文書
・社会貢献作業に関する記録
作業 作業企画 社会貢献作業実施記録等 3年 廃棄
刑事施設における作業計
画に関する文書
・作業計画書
作業 作業計画 作業計画書 5年 廃棄
・作業実施・変更計画書
作業 作業計画 作業実施・変更計画書 5年 廃棄
協議会等に関する文書 ・開催通知
作業 作業企画 作業協議会 3年 廃棄
刑事施設における作業安
全衛生に関する文書
・矯正緊急報告(刑務作業災害速報及
び報告) 作業 作業安全衛生 矯正緊急報告(刑務作業災害速報及び報告) 10年 廃棄
・安全衛生管理に関する記録
作業 作業安全衛生 安全衛生管理 3年 廃棄
刑事施設における作業関
係予算に関する文書
・作業関係予算に関する記録
作業 作業関係予算 作業関係予算 3年 廃棄
刑事施設における作業用
品に関する文書
・作業用主要機械に関する記録
作業 作業用品 作業用主要機械 3年 廃棄
作業事務調査に関する文書・作業事務調査等に関する記録
作業 作業統計 作業事務調査等 5年 廃棄
刑事施設における作業統
計に関する文書
・矯正定期報告(作業実施報告)
作業 作業統計 矯正定期報告(作業実施報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(作業決算報告)
作業 作業統計 矯正定期報告(作業決算報告) 3年 廃棄
・統計調査、解約減産状況表、調定速
報 作業 作業統計 統計調査 3年 廃棄
刑事施設における職業訓
練に関する文書
・職業訓練の実施に関する記録
作業 職業訓練 職業訓練 3年 廃棄
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
札幌矯正管区成人矯正第二課 標準文書保存期間基準(文書管理者:成人矯正第二課長)
刑及び勾留,少年
院に送致する保護
処分及び少年鑑
別所に送致する観
護の措置,補導処
分並びに監置の
裁判の執行に関
する事項
刑事施設に収容中
の者の分類に関す
ること
令和5年9月5日改定
参考事項
刑事施設に収容中
の者の審査・保護
に関すること
刑事施設における保護業
務に関する文書
刑事施設に収容中
の者の作業に関す
ること
事項
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
事項
・矯正定期報告(受験結果報告)
作業 職業訓練 矯正定期報告(受験結果報告) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(職業訓練実施報告)
作業 職業訓練 矯正臨時報告(職業訓練実施報告) 3年 廃棄
刑事施設における改善指
導に関する文書
・一般改善指導の実施に関する記録
・特別改善指導の実施に関する記録 教育 改善指導 改善指導 3年 廃棄
刑事施設における教科指
導に関する文書
・教科指導の実施に関する記録
教育 教科指導 教科指導 3年 廃棄
・矯正定期報告(刑事施設教育状況報
告) 教育 教育管理 報告の管理 3年 廃棄
・協議会・連絡会(教育)に関する記録
教育 教育管理 協議会・連絡会(教育) 3年 廃棄
・その他教育に関する記録
教育 教育管理 その他教育に関する記録 1年 廃棄
矯正施設における教誨師
に関する文書
・教誨師委嘱・解嘱に関する記録
教育 教誨師 教誨師委嘱・解嘱 5年 廃棄
・教誨師に関する名簿
教育 教誨師 教誨師名簿 常用 廃棄
・その他教誨師に関する記録
教育 教誨師 その他教誨師に関する記録 3年 廃棄
矯正施設における篤志面
接委員に関する文書
・篤志面接委員委嘱・期間更新・解嘱
に関する記録 教育 篤志面接委員 篤志面接委員委嘱・期間更新・解嘱 5年 廃棄
・篤志面接委員に関する名簿
教育 篤志面接委員 篤志面接委員名簿 常用 廃棄
・その他篤志面接委員に関する記録
教育 篤志面接委員 その他篤志面接委員に関する記録 3年 廃棄
少年院及び少年鑑
別所における連絡
調整に関すること
少年院及び少年鑑別所に
おける連絡調整に関する
文書
・施設間共助に関する記録
・処遇共助等に関する記録
連絡調整 運用 施設間共助 3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る死亡手
当金等に関すること矯正施設に収容中の者に
係る死亡手当金等に関す
る文書
・死亡手当金等に関する記録
作業 手当金等 死亡手当金等 5年 廃棄
3 会議・会同等に関
する事項
会議・会同等に関
する経緯
会議・会同等に関する文書・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する
書類
・全国矯正施設長会同等に関する書類・矯正管区管内矯正施設長会同等に
関する書類
・矯正管区管内矯正施設支所長協議
会等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設部課長等協
議会に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 3年 廃棄
4 矯正展・即売会に
関する事項
矯正展・即売会の
実施のための経緯
矯正展・即売会に関する
文書
・矯正展・即売会に関する記録
作業 作業企画 矯正展・即売会 3年 廃棄
5 新型コロナウイル
ス感染症対策に関
すること
新型コロナウイルス
感染症対策に関す
ること
新型コロナウイルス感染
症対策に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策に関
する文書
企画
新型コロナウ
イルス感染症
対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文
書(成人矯正第二課)
5年 移管備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
刑事施設における教育業
務の管理に関する文書
刑事施設、少年院
及び少年鑑別所に
収容中の者の教育
に関すること
刑事施設に収容中
の者の教育に関す
ること
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
1 少年院及び少年鑑
別所に収容中の者
の収容に関すること少年院における収容継続
に関する書類
・家庭裁判所に関する記録
・出張審判に関する記録
・矯正教育の期間設定・延長通知書
・矯正教育の期間延長認可申請書
・矯正教育の期間設定許可申請書
・収容継続決定書
・収容継続申請書
収容 収容継続 収容継続に関する文書 5年 廃棄
少年院に収容中の
者の調査・支援に
関すること
少年院における調査・支
援統計に関する文書
・調査・支援関係報告に関する記録
調査
調査・支援統計調査・支援関係報告 3年 廃棄
少年院及び少年鑑
別所に収容中の者
の移送に関すること少年院及び少年鑑別所に
おける移送に関する文書
・移送申請に関する記録
・移送通知書
・移送認可申請書
・保護上移送に関する記録
移送 手続・記録 移送の記録 3年 廃棄
少年院及び少年鑑
別所に収容中の者
の規律・秩序に関
すること
少年院及び少年鑑別所に
おける警備に関する文書
・矯正緊急報告及び矯正臨時報告(事
故速報、事故追報、準事故報告、事故
報告) 規律・秩序 警備
矯正緊急報告及び矯正臨時報告(事故速報、
事故追報、準事故報告、事故報告)
10年 廃棄
少年院及び少年鑑別所に
おける処遇に関する文書
・教育に関する協議会・連絡会に関す
る記録 処遇 運営 協議会・連絡会(教育) 3年 廃棄
少年院における教育研究
に関する文書
・研究授業に関する記録
矯正教育 教育研究 研究授業 3年 廃棄
・広報誌に関する記録
矯正教育 教育研究 広報誌 3年 廃棄
・少年院矯正教育充実方策に関する
資料
・矯正教育方策充実化に関する記録
処遇 教務 少年院矯正教育充実方策 5年 廃棄
・学会・研究会(教育)に関する資料
処遇 教務 学会・研究会(教育) 3年 廃棄
・少年院処遇問題協議会に関する資
料 処遇 教務 少年院処遇問題協議会 3年 廃棄
少年院における特別活動
指導に関する文書
・クラブ活動の実施に関する記録
矯正教育 特別活動指導 クラブ活動 3年 廃棄
少年院における教科指導
に関する文書
・高等学校卒業程度認定試験に関す
る記録 矯正教育 教科指導 高等学校卒業程度認定試験 3年 廃棄
少年院における生活指導
に関する文書
・特定生活指導の実施に関する記録
矯正教育 生活指導 特定生活指導 3年 廃棄
少年院及び少年鑑別所に
おける統計に関する文書
・矯正統計報告月表(年表)
収容 統計 矯正統計報告 5年 廃棄
少年院に収容中の
者の職業指導に関
すること
少年院における職業指導
に関する文書
・少年院職業指導に関する記録
・各職業指導種目における在院者の知
識技術の習熟の確認テスト、記録や各
実習場の指導内容の掲示物
矯正教育 職業指導 少年院職業指導 3年 廃棄
2 会議・会同等に関
する事項
会議・会同等に関
する経緯
会議・会同等に関する文書・矯正管区第三部長協議会に関する
書類 庶務 会議・協議会 矯正管区第三部長協議会 3年 廃棄
3 新型コロナウイル
ス感染症対策に関
すること
新型コロナウイルス
感染症対策に関す
ること
新型コロナウイルス感染
症対策に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策に関
する文書
処遇
新型コロナウ
イルス感染症
対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文
書(少年矯正第一課)
5年 移管備考
少年院及び少年鑑
別所に収容中の者
の処遇に関すること少年院及び少年鑑別所に
おける教務に関する文書
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
刑及び勾留、少年
院に送致する保護
処分及び少年鑑
別所に送致する観
護の措置、補導処
分並びに監置の
裁判の執行に関
する事項
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
令和5年9月5日改定
参考事項
事項
札幌矯正管区少年矯正第一課 標準文書保存期間基準(文書管理者:少年矯正第一課長)
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
1 少年院及び少年鑑
別所に収容中の者
の規律・秩序に関
すること
少年院及び少年鑑別所に
おける警備に関する文書
・矯正緊急報告及び矯正臨時報告(事
故速報、事故追報、準事故報告、事故
報告) 規律・秩序 警備
矯正緊急報告及び矯正臨時報告(事故速報、
事故追報、準事故報告、事故報告)
10年 廃棄
鑑別に関すること 少年鑑別所における鑑別
に関する文書
・鑑別に関する記録
鑑別 運用 鑑別 3年 廃棄
・特異事例報告
鑑別 運用 鑑別及び観護処遇に関する特異事例報告 3年 廃棄
・協議会・連絡会(鑑別)に関する記録
鑑別 運用 協議会・連絡会(鑑別) 3年 廃棄
少年院及び少年鑑
別所に収容中の者
の移送に関すること少年院及び少年鑑別所に
おける移送に関する文書
・管区外少年院指定認可申請書
・管区外少年院指定認可通知書
・指定基準外少年院指定認可申請書
・指定基準外少年院指定認可通知書
移送 手続・記録 移送の記録 3年 廃棄
2 地域社会における
非行及び犯罪の
防止に関する事項
地域社会における
非行及び犯罪の防
止に関する援助業務地域社会における非行及
び犯罪の防止に関する援
助業務に関する文書
・その他地域援助に関する記録
地域援助 地域援助 その他地域援助に関する記録 3年 廃棄
3 庶務に関する事項 庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書 ・被救護者旅客運賃割引証の取扱い
に関する書類 庶務 各種業務 被救護者旅客運賃割引証の取扱い 3年 廃棄
4 新型コロナウイル
ス感染症対策に関
すること
新型コロナウイルス
感染症対策に関す
ること
新型コロナウイルス感染
症対策に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策に関
する文書
観護
新型コロナウ
イルス感染症
対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文
書(少年矯正第二課)
5年 移管備考
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
令和5年9月5日改定
事項
札幌矯正管区少年矯正第二課 標準文書保存期間基準(文書管理者:少年矯正第二課長)
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
参考事項
刑及び勾留、少年
院に送致する保護
処分及び少年鑑
別所に送致する観
護の措置、補導処
分並びに監置の
裁判の執行に関
する事項
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
1 個人の権利義務
の得喪及びその
経緯
矯正施設に収容中
の者の不服申立て
に関すること
審査の申請に関する文書 ・審査申請書
・調査指示に関する回報文書
・裁決に係る決裁文書
・裁決書
処遇 不服申立 審査の申請
裁決、決定その
他処分がされる
日に係る特定
日以後10年
廃棄
矯正管区の長に対する事
実の申告に関する文書
・事実申告書
・調査指示に関する回報文書
・事実の申告の処理に係る決裁文書 処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告
通知又は終結
の処理がされる
日に係る特定
日以後5年
廃棄
苦情の申出に関する文書 ・大臣苦情の調査指示に関する回報
文書 処遇 不服申立 苦情の申出 5年 廃棄
救済の申出に関する文書 ・調査指示に関する回報文書
処遇 不服申立 救済の申出 5年 廃棄
2 職員の人事に関
する事項
その他研修に関す
ること
その他研修に関する記録 ・職員研修に関する書類
庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
職員の懲戒に関す
ること
職員の懲戒に関する文書 ・職責審査に関する書類
人事 職責 職責審査 5年 廃棄
・懲戒処分書、懲戒処分説明書
人事 職責 懲戒処分書、懲戒処分説明書 5年 廃棄
・公平審査に関する書類
人事 職責 公平審査 5年 廃棄
・不祥事防止に関する書類
人事 服務 不祥事防止 3年 廃棄
3 監査に関する事項 監査に関すること 監査に関する文書 ・監査に関する書類
庶務 監査 監査 5年 廃棄
4 刑及び勾留、少年
院に送致する保護
処分及び少年鑑
別所に送致する観
護の措置、補導処
分並びに監置の
裁判の執行に関
する事項
矯正施設に収容中
の者の不服申立て
に関すること
その他不服申立てに関す
る文書
・請願その他の不服申立てに関する記録処遇 不服申立 請願その他の不服申立て 1年 廃棄
5 会議・会同等に関
する事項
会議・会同等に関
する経緯
会議・会同等に関する文書・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する
書類
・全国矯正施設長会同等に関する書類・矯正管区管内矯正施設長会同等に
関する書類
・矯正管区管内矯正施設支所長協議
会等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設部課長等協
議会に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 3年 廃棄
6 職員の人事管理
に関する事項
人事管理に関する
こと
服務に関する文書 ・矯正緊急報告(職員関係特別報告)
人事 服務 矯正緊急報告(職員関係特別報告) 3年 廃棄
7 新型コロナウイル
ス感染症対策に関
すること
新型コロナウイルス
感染症対策に関す
ること
新型コロナウイルス感染
症対策に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策に関
する文書
監査
新型コロナウ
イルス感染症
対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文
書(管区監査官)
5年 移管備考
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
令和5年9月5日改定
事項
札幌矯正管区首席管区監査官室 標準文書保存期間基準(文書管理者:管区監査官)
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
参考事項
分類例
大分類 中分類 名称(小分類)
1 被収容者の就業
に関する情報の提
供等に関する事項
被収容者の就業に
関する情報の提供
等に関すること
被収容者の就業に関する
情報の提供等に関する文書・相談受付票
就労支援 提供等 雇用希望者等からの相談 3年 廃棄
・被収容者の就業に関する情報の提
供等に係る連絡等に関する文書
就労支援 提供等 刑事施設等との連絡 3年 廃棄
被収容者の雇用促進のた
めの広報活動に関する書類・被収容者の雇用促進のための広報
活動に関する書類
就労支援 広報・渉外 雇用促進に関する広報 3年 廃棄
就労支援に係る統計に関
する書類
・就労支援に係る統計に関する書類
就労支援 統計 就労支援相談統計 3年 廃棄
被収容者の就業等に関す
る情報の提供等に係る業
務の管理に関する文書
・会議録
就労支援 管理 協議会等・連絡会等 3年 廃棄
2 新型コロナウイル
ス感染症対策に関
すること
新型コロナウイルス
感染症対策に関す
ること
新型コロナウイルス感染
症対策に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策に関
する文書
就労支援
新型コロナウ
イルス感染症
対策
令和〇年度新型コロナウイルス感染症対策文
書(矯正就労支援情報センター室)
5年 移管備考
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 保存期間
保存期間満
了時の措置
令和5年9月5日改定
事項
札幌矯正管区矯正就労支援情報センター室 標準文書保存期間基準(文書管理者:矯正就労支援情報センター室長)
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
参考事項