【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 職員の人事に関
する事項
身分証明書に関す
ること
身分証明書に関する
文書
・職員証発行簿
・刑務官手帳貸与簿
・個人番号カードを用いた身分証明書に
関する文書
・法務教官及び法務技官手帳貸与簿
人事 職員証 職員証発行簿 常用 廃棄
その他研修に関す
ること
その他研修に関する
記録
・外部機関研修に関する書類
庶務 研修 外部機関研修 3年 廃棄
・東日本矯正医療センター准看護師養成
所に関する書類
庶務 研修 東日本矯正医療センター准看護師養成所 3年 廃棄
・矯正研修に関する書類 庶務 研修 矯正研修 3年 廃棄
・職員研修に関する書類
・職務研究会議事録
庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
海外出張に関する
こと
公用旅券発給請求等
に関する文書
・職員の海外派遣に関する書類
人事 海外出張 職員の海外派遣 3年 廃棄
試験に関すること 副検事選考に関する
文書
・副検事選考試験に関する書類
人事 試験 副検事選考試験 3年 廃棄
刑務官考査試験に関
する文書
・刑務官考査試験に関する書類
人事 試験 刑務官考査試験 3年 廃棄
人事異動に関する
こと
人事異動に関する文書・発令簿
・運転命令に関する書類
人事 人事異動 発令簿
指名又は委
嘱が解除され
る日に係る特
定日以後1年
廃棄
・職員の任免に関する書類 人事 人事異動 職員の任免 5年 廃棄
・任期付職員関係報告 人事 人事異動 任期付職員報告等 5年 廃棄
・再任用に関する書類
人事 人事異動 再任用
再任用の終
了した日に係
る特定日以
後3年
廃棄
・任用に関する調査票・報告 人事 人事異動 任用に関する調査票・報告 3年 廃棄
・職員身上調書 人事 人事異動 職員身上調書 3年 廃棄
・採用に関する書類 人事 人事異動 採用 3年 廃棄
・選考採用に関する書類 人事 人事異動 選考採用 3年 廃棄
・非常勤職員に関する書類 人事 人事異動 非常勤職員 3年 廃棄
・その他人事異動に関する書類 人事 人事異動 その他人事異動に関する書類 3年 廃棄
職員の退職に関する
文書
・退職に関する書類
人事 退職 退職 5年 廃棄
職員の分限に関する
文書
・分限(休職等)に関する書類
・分限処分説明書 人事 分限 分限(休職等) 5年 廃棄
採用試験に関する
こと
採用試験に関する記録・採用試験に関する書類
人事 採用試験 採用試験 3年 廃棄
俸給決定に関する
こと
俸給決定に関する文書・俸給の決定に関する書類
人事 俸給決定 俸給の決定 10年 廃棄
・復職時調整調書 人事 俸給決定 復職時調整調書 10年 廃棄
俸給の是正に関する
文書
・俸給の是正・訂正に関する書類
人事 俸給決定 俸給の是正・訂正 5年 廃棄
職員の昇給・昇格等に
関する文書
・昇給昇格等に関する書類
人事 俸給決定 昇給昇格等 5年 廃棄
職員の昇給に係る文書・昇給の実施結果に関する書類
人事 俸給決定 昇給発令者等名簿 10年 廃棄
参考事項
立川拘置所庶務課標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所庶務課標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
職員の級号俸に係る
資料
・給与実態調査に関する書類
人事 俸給決定 給与実態調査 3年 廃棄
人事評価に関する
こと
職員の人事評価に関
する文書
・人事評価に関する書類
人事 服務 人事評価 5年 廃棄
勤務時間・休暇・育
児休業に関すること
職員の育児休業等の
許可の申請書及び当
該申請に対する許可
に関する文書
・育児休業に関する書類
人事 服務 育児休業
育児休業又
は育児短時
間勤務の終
了した日の翌
日に係る特定
日以後3年
廃棄
・育児等のための短時間勤務制度等に
関する書類
人事 服務 育児等のための短時間勤務制度等
当該勤務等
によらなくなっ
た日に係る特
定日以後3年
廃棄
職員の懲戒に関す
ること
職員の懲戒に関する
文書
・職責審査に関する書類
人事 職責 職責審査 5年 廃棄
・懲戒処分書、懲戒処分説明書 人事 職責 懲戒処分書、懲戒処分説明書 5年 廃棄
・職員不祥事防止対策に関する文書
・職員不祥事防止対策委員会に関する
文書
・職員不祥事防止対策協議会に関する
文書
人事 服務 職員不祥事防止対策 3年 廃棄
人事記録に関する
こと
人事記録 ・人事記録・附属書類
人事 人事記録 人事記録・附属書類 常用 廃棄
・人事院監査・調査に関する書類 人事 監査・調査 人事院監査・調査 5年 廃棄
人事に関するその
他の記録
人事に関するその他
の文書
・その他人事に関する書類
人事 資料 その他人事に関する書類 3年 廃棄
2 予算及び決算に
関する事項
物品の管理に関す
ること
物品の管理に関する
文書
・郵便書留簿
用度 物品管理 郵便書留簿 3年 廃棄
旅費の支給に関す
ること
旅費の支給に関する
文書
・出張に関する書類(出張計画書等)
・出張報告書
・出張通知
会計 旅費 出張 5年 廃棄
・旅行命令簿・旅行依頼簿 会計 旅費 旅行命令簿・旅行依頼簿 5年 廃棄
3 機構及び定員に
関する事項
定員の管理に関す
ること
定員の管理に関する
文書
・配置定員に関する書類
人事 定員 配置定員 3年 廃棄
欠員状況等の報告に
関する決裁文書
・欠員状況等報告書
人事 定員 欠員状況等報告書 5年 廃棄
4 栄典又は表彰に
関する事項
栄典の授与の経緯 栄典の授与のための
決裁文書及び伝達の
文書
・栄典に関する書類
人事 栄典・表彰 栄典 10年 廃棄
表彰の授与又はは
く奪の経緯
矯正施設における表
彰に関する文書
・職員表彰に関する書類
人事 栄典・表彰 職員表彰 10年 廃棄
・保安表彰に関する記録 保安 栄典・表彰 保安表彰 10年 廃棄
・民間協力者顕彰に関する書類 庶務 栄典・表彰 民間協力者顕彰 10年 廃棄
5 文書の管理等に
関する事項
文書の管理等 行政文書ファイル管理
簿その他の業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
・行政文書ファイル管理簿
庶務 文書 立川拘置所行政文書ファイル管理簿 常用 廃棄
【令和6年4月30日改正】
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(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所庶務課標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
・発出され廃止されていない訓令・通達
等 庶務 例規 本省例規(訓令・通達等) 常用 廃棄
・発出され廃止されていない達示・指示等・発出され廃止されていない支所長等達
示等
庶務 例規 達示・指示等 常用 廃棄
・文書発議簿 庶務 文書 決裁簿 30年 廃棄
・例規に係る決裁文書 庶務 例規 例規決裁 5年 廃棄
取得した文書の管理を
行うための帳簿
・受付簿
・特殊取扱郵便物・使送文書・電報接受簿・文書送付簿
庶務 文書 文書管理関係帳簿 5年 廃棄
国立公文書館への移
管に係る協議・手続
等、その他文書管理に
関する文書
・行政文書管理に関する書類
庶務 文書 行政文書管理 3年 廃棄
行政文書ファイル等の
保存期間及び保存期
間満了時の措置等が
定められた文書
・標準文書保存期間基準
庶務 文書 立川拘置所標準文書保存期間基準 常用 廃棄
・機器管理台帳、外部電磁的記録媒体
の利用許可申請書等、常用で管理すべ
き各種システムの運用管理に関する書類情報管理 情報管理 システム管理簿(常用) 常用 廃棄
・コーネットの運用管理に関する書類(申
請や利用簿等) 情報管理 情報管理 矯正総合情報ネットワークシステム 5年 廃棄
・矯正局及び矯正施設等における法務
省情報セキュリティ対策基準運用細則第
2章第1の6(2)に基づく矯正施設等所
管システムの運用管理に関する書類(該
当がある庁のみ)
情報管理 情報管理 矯正施設等所管システム 5年 廃棄
・インターネット接続仮想環境サービスの
運用管理に関する書類(アカウント指定
管理表、アカウント利用簿等)
情報管理 情報管理 インターネット接続仮想環境サービス 5年 廃棄
7 監査に関する事項監査に関すること 監査に関する文書 ・刑事収容施設及び被収容者等の処遇
に法律第5条に基づく監査に関する書類
・少年院法第6条に基づく監査に関する
書類
・少年鑑別所法第5条に基づく監査に関
する書類
・支所に対する執務調査に関する書類
・特別監査に関する書類
庶務 監査 監査 5年 廃棄
6 行政の情報化に
関する事項
情報システムの運
用に関する経緯
情報システムに関する
文書
【令和6年4月30日改正】
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(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所庶務課標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
8 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措
置、補導処分並
びに監置の裁判
の執行に関する
事項
刑事施設に収容中
の者の収容に関す
ること
刑事施設の入所に関
する記録
・被収容者入所簿
収容 名籍 被収容者入所簿 10年 廃棄
刑事施設の出所に関
する記録
・被収容者出所簿
収容 名籍 被収容者出所簿 10年 廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 10年 廃棄
・関係機関との連絡調整等に関する記録 収容 名籍 関係機関との連絡調整等 3年 廃棄
・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 3年 廃棄
刑事施設の被収容者
の氏名の一覧に関す
る記録
・被収容者人名簿
収容 名籍 被収容者人名簿 30年 廃棄
・称呼番号台帳 収容 名籍 称呼番号台帳 3年 廃棄
刑事施設の収容の根
拠等に関する個別の
記録
・被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、
前科調書、身体等調査表及び指紋原紙) 収容 名籍
被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、前科調書、身体等
調査表及び指紋原紙)
終結する日に
係る特定日
以後30年
廃棄
刑事施設の収容の経
過等に関する個別の
記録
・被収容者身分帳簿(その他の部分)
収容 名籍 被収容者身分帳簿(その他の部分)
終結する日に
係る特定日
以後10年
廃棄
刑事施設の身分帳簿
の管理に関する記録
・保存身分帳簿閲覧等記録票
収容 名籍 保存身分帳簿閲覧等記録票
当該身分帳
簿の終結する
日に係る特定
日以後30年
廃棄
・終結身分帳保存整理簿 収容 名籍 終結身分帳保存整理簿 10年 廃棄
・終結身分帳簿の貸与記録 収容 名籍 終結身分帳簿の貸与等 5年 廃棄
上記に掲げるもの以外
の名籍の記録
・国勢調査の実施に関する記録
収容 名籍 国勢調査 5年 廃棄
・自動車運転免許の再取得に関する記
録 収容 名籍 自動車運転免許の再取得 5年 廃棄
・訴訟関係書類等の交付又は告知に関
する記録
収容 名籍 訴訟関係書類等の交付又は告知 3年 廃棄
・入出所に関する記録 収容 名籍 入出所 3年 廃棄
・不在者投票に関する記録 収容 名籍 不在者投票 3年 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 3年 廃棄
・名籍事務に関する記録 収容 名籍 名籍事務 1年 廃棄
・受付簿(来庁取調べ等) 収容 名籍 受付簿(来庁取調べ等) 3年 廃棄
・接見禁止決定等書留簿 収容 名籍 接見禁止決定等書留簿 3年 廃棄
・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 3年 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 3年 廃棄
・仮釈放・刑執行猶予(取消し)等書留簿 収容 名籍 仮釈放・刑執行猶予(取消し)等書留簿 3年 廃棄
・判決結果等書留簿 収容 名籍 判決結果等書留簿 3年 廃棄
犯罪人の指紋その他
その個人識別に関す
る文書
・指紋関係調書
個人識別 指紋・写真 指紋関係調書 10年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
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(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所庶務課標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
刑事施設に収容中
の者のその他処遇
に関すること
刑事施設における収
容に係る統計に関する
文書
・矯正統計報告月表(年表)
収容 統計 矯正統計報告 5年 廃棄
・収容人員日表 収容 統計 収容人員日表 5年 廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 1年 廃棄
9 情報セキュリティ
対策に関する事項情報セキュリティ対
策の運用に関する
経緯
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・情報セキュリティに関する書類(個別シ
ステムに関するものを除く。情報セキュリ
ティの点検、監査、教育、インシデント発
生の報告等に係るもの。)
情報管理 情報管理 情報セキュリティ 3年 廃棄
10 会議・会同等に
関する事項
会議・会同等に関す
る経緯
会議・会同等に関する
文書
・関係機関との連絡調整等に関する書類
庶務 会議・協議会 関係機関との連絡調整等 3年 廃棄
・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する書類・全国矯正施設長会同等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設長会同等に関
する書類
・矯正管区管内矯正施設支所長協議会
等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設部課長等協議
会に関する書類
・矯正管区長等協議会に関する書類
・矯正管区第一部長協議会に関する書類・矯正管区第二部長協議会に関する書類・矯正管区第三部長協議会に関する書類・矯正管区における協議会等(その他)に
関する書類
・矯正関係予算担当課長会同等に関す
る書類
庶務 会議・協議会 協議会等 3年 廃棄
・庁内会議等議事録 庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 3年 廃棄
11 郵便に関する事項公文書類の接受、
発送等に関すること
公文書類の接受、発
送等に関する文書
・被収容者宛て現金書留等受付簿
庶務 文書接受 被収容者宛て現金書留等受付簿 3年 廃棄
・被収容者宛て信書等書留簿 庶務 文書接受 被収容者宛て信書等書留簿 3年 廃棄
12 広報に関する事項広報活動に関する
こと
広報活動に関する文書・広報に関する書類
庶務 広報・渉外 広報 3年 廃棄
社会を明るくする運動
に関する文書
・社会を明るくする運動に関する書類
庶務 広報・渉外
社会を明るくする運動
3年 廃棄
見学に関する文書 ・施設参観に関する書類
・施設見学に関する書類
庶務 広報・渉外 施設参観 3年 廃棄
その他広報活動に関
する書類
・巡視及び視察に関する書類
庶務 広報・渉外 巡視及び視察 3年 廃棄
13 報道に関する事項報道機関対応に関
すること
報道に関する文書 ・取材・撮影に関する書類
・テレビ放映等に関する連絡文書
・報道に関する書類
庶務 広報・渉外 取材・撮影・報道 3年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所庶務課標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
14 庶務に関する事項庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書 ・運営方針に関する書類
・施設運営方針に関する書類 庶務 運営 運営方針 3年 廃棄
・在所証明書等発行簿 庶務 証明 在所証明書等発行簿 3年 廃棄
・証明書発行・交付に関する書類 庶務 証明 証明書発行・交付 3年 廃棄
・矯正医官修学生に関する書類 人事 各種業務 矯正医官修学生 3年 廃棄
・矯正職員武道大会に関する書類 庶務 各種業務 矯正職員武道大会 3年 廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 3年 廃棄
・職員提案制度等に関する書類 庶務 各種業務 職員提案制度等 3年 廃棄
・受付簿(面会、差入等) 庶務 各種業務 受付簿(面会、差入等) 3年 廃棄
・出所者等からの来信等の記録文書 庶務 各種業務 出所者等からの来信等の記録文書 3年 廃棄
・情報公開に関する照会等(開示請求に
係る問合せ等を含む) 情報公開 運用 照会等 1年 廃棄
・保有個人情報の漏えい事案の発生に
関する報告書
・法務省保有個人情報保護管理規程第
22条に基づく漏えい事案の報告につい
ての決裁文書
個人情報保護漏えい事案
の対応等
報告書 3年 廃棄
・個人情報に関する照会等(開示請求等
に係る問合せ等を含む)
個人情報保護運用 照会等 1年 廃棄
・施設概況に関する書類 庶務 資料 施設概況 常用 廃棄
・職員名簿 庶務 各種業務 職員名簿 常用 廃棄
・庶務課の所掌に係る事務で他の係の
所掌に属しないものに関する書類
・儀礼的文書(関係機関の挨拶状、逝去
通知関係等)
・局・管区の緊急連絡先
庶務 各種業務 その他庶務に関する書類 1年 廃棄
15 職員の人事管
理に関する事項
勤務時間・休暇に関
すること
超過勤務に関する文書・超過勤務等命令簿
人事 勤務時間 超過勤務等命令簿 5年3月 廃棄
出勤に関する文書 ・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 5年 廃棄
休暇に関する文書 ・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿 3年 廃棄
勤務時間の割振りに
関する文書
・週休日の振替、代休日の指定に関する
書類
人事 勤務時間 週休日の振替、代休日の指定 3年 廃棄
・勤務時間、休日及び休暇に関する書類 人事 勤務時間 勤務時間、休日及び休暇 3年 廃棄
・勤務日誌
人事 勤務時間 勤務日誌 3年 廃棄
人事管理に関する
こと
服務に関する文書 ・服務に関する書類
・服務に関する連絡文書
人事 服務 服務に係る記録 3年 廃棄
・国家公務員倫理法に関する書類 人事 服務 国家公務員倫理法 5年 廃棄
・法務省における女性職員活躍とワーク
ライフバランス推進等のための取組計画
に関する書類
人事 服務
女性職員活躍とワークライフバランス推進等のための取
組計画
3年 廃棄
職員の兼業に関する
文書
・兼業に関する書類
人事 服務 兼業 3年 廃棄
給与に関すること 給与に関する文書 ・給与に関する書類 人事 給与 人給システム等 3年 廃棄
・給与に関する調書 人事 給与 給与に関する調書 3年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所庶務課標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
手当に関すること 諸手当に関する文書 ・扶養手当に関する書類
人事 給与 扶養手当
届出又は支
給要件を具備
しなくなった
日に係る特定
日以後6年
廃棄
・広域異動手当に関する書類
人事 給与 広域異動手当
届出又は支
給要件を具備
しなくなった
日に係る特定
日以後5年
廃棄
・住居手当に関する書類
人事 給与 住居手当
届出又は支
給要件を具備
しなくなった
日に係る特定
日以後6年
廃棄
・単身赴任手当に関する書類
人事 給与 単身赴任手当
届出又は支
給要件を具備
しなくなった
日に係る特定
日以後6年
廃棄
・通勤手当に関する書類
人事 給与 通勤手当
届出又は支
給要件を具備
しなくなった
日に係る特定
日以後6年
廃棄
・地域手当に関する書類 人事 給与 地域手当 6年 廃棄
・初任給調整手当に関する書類 人事 給与 初任給調整手当 5年 廃棄
・期末手当、勤勉手当及び期末特別手当
に関する書類
人事 給与 期末手当及び勤勉手当 5年 廃棄
・管理職員特別勤務手当に関する書類 人事 給与 管理職員特別勤務手当 6年 廃棄
・特殊勤務手当に関する書類 人事 給与 特殊勤務手当 6年 廃棄
・超過勤務手当に関する書類 人事 給与 超過勤務手当 6年 廃棄
・諸手当支給状況調査に関する書類 人事 給与 諸手当支給状況調査 3年 廃棄
退職手当に関する文書・退職手当支給依頼書
人事 退職手当 退職手当支給依頼書
支給制限そ
の他の支給
に関する処分
を行うことが
できる期間又
は5年のいず
れか長い期間廃棄
私事渡航に関する
こと
私事渡航の承認に係
る決裁文書
・職員海外渡航承認申請書
人事 庶務 職員海外渡航承認申請書 1年 廃棄
16 職員の衛生、医
療その他の福利
厚生に関する事項職員の健康・安全管
理に関すること
健康診断等による事
後措置の記録
・健康診断事後措置記録票
人事
健康安全管理健康診断事後措置記録票
退職した日に
係る特定日
以後5年
廃棄
・健康管理の記録
人事
健康安全管理健康管理の記録
離職した日に
係る特定日
以後5年
廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所庶務課標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
・職員の健康安全管理に関する書類
・職員の健康安全管理に関する報告等 人事
健康安全管理職員の健康安全管理 3年 廃棄
健康診断に関する文書・健康診断の実施結果等の報告
人事
健康安全管理健康診断の実施結果等の報告 3年 廃棄
職員の福利厚生に
関すること
福利厚生に関する文書・職員の福利厚生に関する書類
・職員レクリエ―ションに関する書類 人事 能率増進 職員の福利厚生 3年 廃棄
児童手当・子ども手
当に関すること
子ども手当等支給に
関する文書
・児童手当に関する書類
人事 手当 児童手当 5年 廃棄
災害補償に関する
こと
公務上または通勤によ
る災害と認定等し、補
償及び福祉事業が完
結するまでに関する文書・休業補償請求書・休業援護金支給申請書・療養補償請求書
・補償の支給決定に関する通知書
・公務災害補償通知書
・通勤災害補償通知書
・治癒認定通知書
・公務外又は通勤外通知書
・災害補償記録簿
・療養・障害の現状報告書
人事 災害補償 災害補償記録
完結の日に
係る特定日
以後5年
廃棄
17 会計機関に関す
る事項
会計機関に関する
こと
会計機関に関する文書・会計機関の発令に関する書類
会計 会計機関 発令簿
解除される日
に係る特定日
以降10年
廃棄
18 刑事施設視察
委員会に関する
事項
刑事施設視察委員会刑事施設視察委員の
庶務に関する文書
・刑事施設視察委員会委員の任免に関
する書類
刑事施設視
察委員会
刑事施設 刑事施設視察委員会委員の任免
任期を定めた
任用の終了し
た日に係る特
定日以後3年
廃棄
・視察委員会の開催に関する案内文書・
告知文
・委員手当の支給に関する書類
・視察委員の出勤簿
・被収容者との面接手続に関する書類
・その他刑事施設視察委員会の庶務に
関する書類
刑事施設視
察委員会
刑事施設 刑事施設視察委員会の庶務 3年 廃棄
刑事施設視察委員会
の運営に関すること
・被収容者からの書面に関する書類
・被収容者との面接結果に関する書類
刑事施設視
察委員会
刑事施設視
察委員会
被収容者からの書面等 1年 廃棄
19 新型コロナウイ
ルス感染症に関
する事項
新型コロナウイルス
感染症に関すること
新型コロナウイルス感
染症に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策関係
庶務
新型コロナウ
イルス感染症
対策
新型コロナウイルス感染症対策文書 5年 移管備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、
個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内
閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 予算及び決算に
関する事項
予算に関すること 予算に関する文書 ・予算増(減)額上申書
・予算増(減)額通知書 会計 予算 予算増(減)額上申書・予算増(減)額通知書 5年 廃棄
歳入に関すること 歳入に関する文書 ・歳入徴収額に関する書類(計算書、証
拠書類、添付書類)
・計算書証拠書類
・歳入徴収額計算書
・歳入徴収額計算書証拠書類
・歳入徴収済額計算書証拠書類
会計 歳入 歳入徴収額(計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
・収入金現金出納に関する書類(計算
書、証拠書類、添付書類) 会計 歳入 収入金現金出納(計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
・歳入金月計突合表 会計 歳入 歳入金月計突合表 3年 廃棄
・歳入決算報告書
・歳入決算見込額報告書
・歳入決算純計算額報告書
会計 歳入 歳入決算報告書 5年 廃棄
・収納未済歳入額繰越計算書 会計 歳入 収納未済歳入額繰越計算書 3年 廃棄
・収納未済歳入額及び同歳入収納状況
報告書
会計 歳入 収納未済歳入額及び同歳入収納状況報告書 3年 廃棄
・振替済通知書 会計 歳入 振替済通知書 3年 廃棄
・その他歳入に関する書類
・官庁会計システム入力書類 会計 歳入 その他歳入に関する書類 1年 廃棄
歳出に関すること 歳出に関する文書 ・支出関係書類(支出計算書、証拠書
類、添付書類)
・赴任旅費概算(精算)請求書
・旅費概算(精算)請求書
・被収容者旅費概算(精算)請求書
会計 歳出 支出関係書類(支出計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
・支出負担行為差引簿 会計 歳出 支出負担行為差引簿 5年 廃棄
・支出負担行為示達表 会計 歳出 支出負担行為示達表 5年 廃棄
・支出決定簿 会計 歳出 支出決定簿 5年 廃棄
・支払計画示達表 会計 歳出 支払計画示達表 5年 廃棄
・支払計画表 会計 歳出 支払計画表 5年 廃棄
・前渡資金科目整理簿 会計 歳出 前渡資金科目整理簿 5年 廃棄
・前渡資金関係書類(出納計算書、証拠
書類、添付書) 会計 歳出 前渡資金関係書類(出納計算書、証拠書類、添付書) 5年 廃棄
・戻入回議書 会計 歳出 戻入回議書 5年 廃棄
・払出決議書 会計 歳出 払出決議書 3年 廃棄
・国家公務員有料宿舎使用料金額表 会計 歳出 国家公務員有料宿舎使用料金額表 3年 廃棄
・国庫金振替書原符 会計 歳出 国庫金振替書原符 5年 廃棄
・歳出決算報告書
・歳出決算見込額報告書
・歳出決算純計算額報告書
会計 歳出 歳出決算報告書 5年 廃棄
・債務負担計算書 会計 歳出 債務負担計算書 5年 廃棄
・小切手帳原符 会計 歳出 小切手帳原符 5年 廃棄
・小切手等検査簿 会計 歳出 小切手等検査簿 3年 廃棄
・預託金月計突合表 会計 歳出 預託金月計突合表 3年 廃棄
・その他歳出に関する書類
・契約監視会議に関する書類
・官庁会計システム入力書類 会計 支出 その他歳出に関する書類 1年 廃棄
参考事項
立川拘置所会計課標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所会計課標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
債権の管理に関す
ること
債権の管理に関する
文書
・債権管理計算書
会計 債権管理 債権管理計算書 5年 廃棄
・債権みなし消滅整理報告書 会計 債権管理 債権みなし消滅整理報告書 5年 廃棄
・債権管理簿 会計 債権管理 債権管理簿 5年 廃棄
・債権現在額通知書 会計 債権管理 債権現在額通知書 3年 廃棄
契約に関すること 契約に関する文書 ・適格請求書等
会計 契約 適格請求書等
適格請求書
等を交付した
日又は提供し
た日の属する
課税期間(会
計年度)の末
日の翌日から
2月を経過し
た日に係る特
定日以後7年
廃棄
前渡資金管理に関
すること
前渡資金管理に関す
る文書
・現金出納簿
会計 前渡資金 現金出納簿 5年 廃棄
・作業報奨金計算高通知書 会計 前渡資金 作業報奨金計算高通知書 5年 廃棄
・国庫金振込請求書 会計 前渡資金 国庫金振込請求書 3年 廃棄
・日本銀行振替済通知書 会計 前渡資金 日本銀行振替済通知書 3年 廃棄
給与の支給に関す
ること
給与の支給に関する
文書
・給与簿
会計 給与支給 給与簿 5年 廃棄
・給与所得者の扶養控除等申告書 会計 給与支給 給与所得者の扶養控除等申告書 7年 廃棄
・給与証明書 会計 給与支給 給与証明書 3年 廃棄
・給与支給機関異動通知書 会計 給与支給 給与支給機関異動通知書 3年 廃棄
・差額追給等関係書類 会計 給与支給 差額追給等関係書類 3年 廃棄
・市民税・県民税特別徴収税額通知書 会計 給与支給 市民税・県民税特別徴収税額通知書 3年 廃棄
・所得税源泉徴収に関する書類 会計 給与支給 所得税源泉徴収 7年 廃棄
・地方税に関する給与支払報告書 会計 給与支給 地方税に関する給与支払報告書 3年 廃棄
・年末調整に関する書類 会計 給与支給 年末調整 7年 廃棄
・俸給額調書 会計 給与支給 俸給額調書 3年 廃棄
・徴収依頼書 会計 給与支給 給与控除依頼等 3年 廃棄
・給与振込に関する書類 会計 給与支給 給与振込 常用 廃棄
旅費の支給に関す
ること
旅費の支給に関する
文書
・出張に関する書類(出張計画書等)
・出張報告書
・出張通知
会計 旅費 出張 5年 廃棄
・新規採用者赴任旅費所要額調書 会計 旅費 新規採用者赴任旅費所要額調書 3年 廃棄
・その他旅費に関する書類 会計 旅費 その他旅費に関する書類 1年 廃棄
官庁会計システム
の運用に関すること
官庁会計システムの
連絡調整に関する文書・アダムス運用連絡票
会計 連絡 官庁会計システム連絡文書 1年 廃棄
2 職員の衛生、医
療その他の福利
厚生に関する事項財産形成貯蓄に関
すること
財産形成貯蓄等の記録・財産形成貯蓄等記録簿
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄等記録簿
解約に係る申
込書を受理し
た日又は退
職等に関する
通知書を提出
した日に係る
特定日以後5年廃棄
財産形成貯蓄等実施
状況調査
・財産形成貯蓄等実施状況調査
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄等実施状況調査 3年 廃棄
控除額の確認に関す
る文書
・財産形成貯蓄給与控除明細書
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄給与控除明細書 3年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所会計課標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
3 会計機関に関す
る事項
会計機関に関する
こと
会計機関に関する文書・物品の検査職員の指定並びに解除書類・検査書
会計 会計機関 検査 5年 廃棄
4 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設における
領置に関すること
矯正施設における領
置物品に関する文書
・遺留品書留簿
領置 領置物品 遺留品書留簿 3年 廃棄
・購入・差入等許否判定記録 領置 領置物品 購入・差入等許否判定記録 3年 廃棄
・特別領置物品書留簿 領置 領置物品 特別領置物品書留簿 3年 廃棄
・領置品基帳 領置 領置物品 領置品基帳 5年 廃棄
・領置物品引継書
・領置物品領収書
領置 領置物品 領置物品引継書・領置物品領収書 3年 廃棄
・領置物品交付処理記録 領置 領置物品 領置物品交付処理記録 3年 廃棄
・領置物品廃棄願書 領置 領置物品 領置物品廃棄願書 3年 廃棄
矯正施設における自
弁物品に関する文書
・差入物品等受付記録
領置 自弁物品 差入物品等受付記録 3年 廃棄
・仮留品書留簿 領置 仮留金品 仮留品書留簿 3年 廃棄
矯正施設における領
置金に関する文書
・現金出納簿
領置
歳入歳出外
現金
現金出納簿 5年 廃棄
・小切手等検査簿
領置
歳入歳出外
現金
小切手等検査簿 3年 廃棄
・遺留金書留簿
領置
歳入歳出外
現金
遺留金書留簿 5年 廃棄
・仮留金受払簿
領置
歳入歳出外
現金
仮留金受払簿 5年 廃棄
・差入現金等受付記録
領置
歳入歳出外
現金
差入現金等受付記録 3年 廃棄
・自弁物品一覧表
・自費購入物品一覧表
領置
歳入歳出外
現金
自弁物品一覧表 3年 廃棄
・保管金支払証拠書類
・払渡決議書
・領置金支払証拠書類
領置
歳入歳出外
現金
保管金支払証拠書類 5年 廃棄
・保管金受入通知書
領置
歳入歳出外
現金
保管金受入通知書 3年 廃棄
・保管金小切手原符
領置
歳入歳出外
現金
保管金小切手原符 5年 廃棄
・保管金振替済通知書
領置
歳入歳出外
現金
保管金振替済通知書 3年 廃棄
・保管金保管替通知書
領置
歳入歳出外
現金
保管金保管替通知書 3年 廃棄
・保管金領収証書
領置
歳入歳出外
現金
保管金領収証書 5年 廃棄
・保管金月計突合表
・歳入歳出外現金月計突合表 領置
歳入歳出外
現金
保管金月計突合表・歳入歳出外現金月計突合表 3年 廃棄
・領置金基帳
領置
歳入歳出外
現金
領置金基帳 5年 廃棄
・領置金収受簿
領置
歳入歳出外
現金
領置金収受簿 5年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所会計課標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、
個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内
閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 予算及び決算に
関する事項
予算に関すること 予算に関する文書 ・矯正緊急報告(刑務作業災害速報)
・矯正臨時報告(作業災害報告) 会計 予算 矯正緊急報告等(刑務作業災害速報等) 10年 廃棄
・予算関係資料
・矯正職員武道大会経費関係書類
・刑務作業製品利用状況調書
・被収容者被服更新整備必要数調書
・被収容者被服遊休品調書
会計 予算 予算関係資料 5年 廃棄
・予算現況調書 会計 予算 予算現況調書 3年 廃棄
・予算執行計画表 会計 予算 予算執行計画表 3年 廃棄
・予算増(減)額上申書
・予算増(減)額通知書
会計 予算 予算増(減)額上申書・予算増(減)額通知書 5年 廃棄
・予算年額内示関係書類 会計 予算 予算年額内示関係書類 3年 廃棄
・予算執行会議議事録 会計 予算 予算執行会議議事録 3年 廃棄
・営繕器具購入報告書 会計 予算 営繕器具購入報告書 3年 廃棄
契約に関すること 契約に関する文書 ・契約書
・入札公告に関する文書
・見積書
・指名通知
・指名通知書
・請書
・予定価格調書
・納品書
・同等品審査書類
用度 契約 調達
契約が終了
する日に係る
特定日以後5年廃棄
・PFI・市場化テスト事業契約に基づくモ
ニタリング結果等 用度 契約 PFI・市場化テスト事業実施書類
事業終了日
に係る特定日
以後5年
廃棄
・官公需についての中小企業者の受注
の確保等に係る書類 用度 契約
官公需についての中小企業者の受注の確保等に係る書類3年 廃棄
・競争参加資格等審査委員会議事録 用度 契約 競争参加資格等審査委員会議事録 3年 廃棄
・随意契約登録者名簿 用度 契約 随意契約登録者名簿 3年 廃棄
・随意契約登録申請書 用度 契約 随意契約登録申請書 5年 廃棄
・履行確認報告書 用度 契約 履行確認報告書 1年 廃棄
物品の管理に関す
ること
物品の管理に関する
文書
・物品管理計算書
・物品管理計算書証拠書類
・物品管理計算書添付書類
用度 物品管理 物品管理計算書 5年 廃棄
・引継書 用度 物品管理 引継書 3年 廃棄
・給貸与物品整理簿 用度 物品管理 給貸与物品整理簿 3年 廃棄
・電気設備等保守点検記録 施設整備 保守管理 電気設備等保守点検記録 3年 廃棄
・物品増減及び現在額報告書 用度 物品管理 物品増減及び現在額報告書 5年 廃棄
・物品定時・交替・随時検査書 用度 物品管理 物品定時・交替・随時検査書 5年 廃棄
・その他物品に関する書類 用度 物品管理 その他物品に関する書類 1年 廃棄
・物品取得措置請求書・物品取得通知
書・物品払出請求書 用度 物品管理 物品の取得 3年 廃棄
・物品修繕・改造措置請求書、物品修
繕・改造措置通知書 用度 物品管理 物品の修繕 1年 廃棄
・物品売払・貸付措置請求書、物品売
払・貸付措置通知書
・物品不用決定承認申請書・物品不用決
定通知書
用度 物品管理 物品の廃棄 1年 廃棄
参考事項
立川拘置所用度課標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所用度課標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
・自動車用燃料受払票 用度 物品管理 自動車用燃料受払票 1年 廃棄
・燃料受払簿 用度 物品管理 燃料受払簿 1年 廃棄
・備品等整備計画 用度 物品管理 備品等整備計画 1年 廃棄
・物品管理換協議書
・物品管理換承認申請書
・管理換物品引渡通知書
用度 物品管理 物品管理換書類 1年 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
・物品払出命令書 用度 物品管理 物品払出命令書 1年 廃棄
・物品分類換協議書
・物品分類換承認申請書
・物品分類換通知書
用度 物品管理 物品分類換協議書 1年 廃棄
運輸に関すること 運輸に関する文書 ・無線検査簿 用度 運輸 無線検査簿 5年 廃棄
・官用車交通事故報告 用度 運輸 官用車交通事故報告 5年 廃棄
・自動車運行日誌 用度 運輸 自動車運行日誌 1年 廃棄
・自動車始業点検等記録 用度 運輸 自動車始業点検等記録 3年 廃棄
2 国有財産に関す
る事項
国有財産の管理及
び処分に関すること
国有財産の管理に関
する文書
・国有財産台帳
用度 国有財産 国有財産台帳 常用 廃棄
・国有財産増減及び現在額報告書 用度 国有財産 国有財産増減及び現在額報告書 5年 廃棄
・国有財産無償貸付状況報告書 用度 国有財産 国有財産無償貸付状況報告書 5年 廃棄
・国有財産滅失き損報告書 用度 国有財産 国有財産滅失き損報告書 5年 廃棄
・国有財産台帳付属書類 用度 国有財産 国有財産台帳付属書類 常用 廃棄
・境界確定協議書・報告書 用度 国有財産 境界確定協議書・報告書 常用 廃棄
・国有財産承認申請書類 用度 国有財産 国有財産承認申請書類 5年 廃棄
・国有財産台帳登録決議書 用度 国有財産 国有財産台帳登録決議書 5年 廃棄
・価格改定評価調書 用度 国有財産 価格改定評価調書 10年 廃棄
・部局等調書 用度 国有財産 部局等調書 5年 廃棄
・施設現況調査 用度 国有財産 施設現況調査 3年 廃棄
・庁舎等使用現況及び見込報告書 用度 国有財産 庁舎等使用現況及び見込報告書 3年 廃棄
・庁舎等構造別経過年数別現況調 用度 国有財産 庁舎等構造別経過年数別現況調 3年 廃棄
・国有財産使用許可関係書類 用度 国有財産 国有財産使用許可関係書類 5年 廃棄
3 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措
置、補導処分並
びに監置の裁判
の執行に関する
事項
刑事施設に収容中
の者の作業に関す
ること
刑事施設における作
業安全衛生に関する
文書
・安全衛生管理に関する記録
・矯正定期報告(刑務作業災害発生状況
報告)
作業
作業安全衛生安全衛生管理 3年 廃棄
・作業標準書
作業
作業安全衛生作業標準書 常用 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る給養に
関すること
矯正施設における給
養に関する文書
・栄養士巡回指導に関する記録
給養 給食 栄養士巡回指導 3年 廃棄
・給食業務に関する記録 給養 給食 給食業務 3年 廃棄
・移送食給与簿 給養 給食 移送食給与簿 3年 廃棄
・給食し好調査 給養 給食 給食し好調査 3年 廃棄
・給食委員会等議事録 給養 給食 給食委員会等議事録 3年 廃棄
・給食衛生管理点検記録 給養 給食 給食衛生管理点検記録 3年 廃棄
・給食日誌 給養 給食 給食日誌 3年 廃棄
・検食に関する書類 給養 給食 検食 3年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所用度課標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 献立表 3年 廃棄
・集団給食実施状況報告書 給養 給食 集団給食実施状況報告書 3年 廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋 3年 廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 3年 廃棄
・精米記録 給養 給食 精米記録 3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る衛生に
関すること
矯正施設における衛
生に関する文書
・害虫駆除実施簿
衛生 防疫 害虫駆除実施簿 3年 廃棄
4 施設整備に関す
る事項
施設整備に関する
こと
施設整備に関する文書・敷地調査報告書
施設整備 工事 敷地調査報告書
当該建物が
存在しなく
なった日の特
定日以後1年
廃棄
・構造計算書
施設整備 工事 構造計算書
当該建物が
存在しなく
なった日の特
定日以後1年
廃棄
・設計原図
施設整備 工事 設計原図
当該建物が
存在しなく
なった日の特
定日以後1年
廃棄
・工事請負契約書
・業務等契約書
・業務締結に関する書類
・引渡書
・工事認可書
・施工計画に関する書類
・試験成績書
・着工届・竣工届
・保証書
・入札調書
・法務省所管工事取扱規程に基づく工事
に関する書類
施設整備 工事 事業契約
工事完成の
日に係る特定
日又は業務
完了の日に
係る特定日
以後10年
廃棄
・工事成績評定書
・工事成績評定通知書
施設整備 工事 工事成績評定 15年 廃棄
・工事請負契約締結報告書
・工事完成報告書
施設整備 工事 工事請負契約締結・完成報告書 1年 廃棄
・管区計画工事に関する書類 施設整備 工事 管区計画工事 5年 廃棄
・予算増額及び工事実施認可上申書 施設整備 工事 予算増額及び工事実施認可上申書 5年 廃棄
・予定価格決裁書類 施設整備 工事 予定価格決裁書類 3年 廃棄
・入札参加に関する書類
・入札辞退届 施設整備 工事 入札参加 3年 廃棄
・低入札価格調査に関する書類 施設整備 工事 低入札価格調査 3年 廃棄
・指名停止通知書類 施設整備 工事 指名停止通知等 3年 廃棄
・積算数量算出書
施設整備 工事 積算数量算出書
工事完成の
日に係る特定
日以後3年
廃棄
・工事目的物引渡通知書 施設整備 工事 工事目的物引渡通知書 3年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所用度課標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
・施設整備に関する事業実施の承認に
関する書類 施設整備 工事 工事承認通知書等 1年 廃棄
・競争参加資格に関する書類
施設整備 工事 競争参加資格等
資格の有効
期間が満了し
た日に係る特
定日以後1年
廃棄
・その他入札に関する書類 施設整備 工事 その他入札に関する書類 1年 廃棄
・その他工事に関する書類 施設整備 工事 その他工事に関する書類 1年 廃棄
・機械設備等保守管理記録 施設整備 保守管理 機械設備等保守管理記録 3年 廃棄
・消防設備点検記録 施設整備 保守管理 消防設備点検記録 3年 廃棄
・各所修繕等実施記録 施設整備 保守管理 各所修繕等実施記録 1年 廃棄
・各所修繕費使用内訳表 施設整備 保守管理 各所修繕費使用内訳表 1年 廃棄
・各所修繕命令書 施設整備 保守管理 各所修繕命令書 1年 廃棄
・ばい煙測定結果報告書 施設整備 公害防止 ばい煙測定結果報告書 5年 廃棄
・安全衛生管理に関する書類 施設整備 安全衛生 安全衛生管理 3年 廃棄
・水道水質等検査記録 施設整備 安全衛生 水道水質等検査記録 5年 廃棄
5 公務員宿舎に関
する事項
公務員宿舎の設置
要求に関すること
公務員宿舎設置要求
に関する文書
・宿舎設置要求書
公務員宿舎 宿舎管理 宿舎設置要求書 10年 廃棄
公務員宿舎の維持
管理に関すること
公務員宿舎の入退居
に関する文書
・自動車保管場所使用申請書・承認書
・自動車の保管場所に関する文書 公務員宿舎 宿舎管理 自動車保管場所使用申請書・承認書 5年 廃棄
公務員宿舎の現況
に関すること
公務員宿舎の現況に
関する調査
・宿舎現況記録
公務員宿舎 宿舎管理 宿舎現況記録 常用 廃棄
・国家公務員宿舎法施行令第9条に関す
る報告書
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎法施行令第9条に関する報告書 5年 廃棄
・国家公務員宿舎管理記録 公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎管理記録 5年 廃棄
・職員宿舎入居状況表 公務員宿舎 宿舎管理 職員宿舎入居状況表 3年 廃棄備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、
個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内
閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 個人及び法人の
権利義務の得
喪及びその経緯
国又は行政機関を
当事者とする訴訟
の提起その他の訴
訟に関する経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録
処遇 不服申立 訴訟
訴訟が終結
する日に係る
特定日以後
10年
廃棄
2 職員の人事に関
する事項
その他研修に関す
ること
その他研修に関する
記録
・職員研修に関する書類
・職務研究会議事録 庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
3 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措
置、補導処分並
びに監置の裁判
の執行に関する
事項
刑事施設に収容中
の者の収容に関す
ること
上記に掲げるもの以外
の名籍の記録
・照会・回答文書
収容 名籍 照会・回答文書 3年 廃棄
刑事施設の保安に
関すること
刑事施設における勤
務配置に関する文書
・勤務配置に関する記録
・勤務配置表 保安 勤務配置 勤務配置 3年 廃棄
刑事施設における警
備に関する文書
・事件送致に関する記録
保安 警備 事件送致 5年 廃棄
・巡警記録
・巡回記録簿 保安 警備 巡警・巡回記録 3年 廃棄
・外来者入出門管理 保安 警備 外来者入出門管理 3年 廃棄
・監視カメラ視察記録 保安 警備 監視カメラ視察記録 3年 廃棄
・管区機動警備隊に関する記録
・緊急自動車指定に関する記録
・刑務官手帳の管理に関する記録
・警備活動に関する記録
・警備隊員に関する記録
・鍵の管理に関する記録
保安 警備 各種警備 3年 廃棄
・出門許可書 保安 警備 出門許可書 1年 廃棄
刑事施設における警
備訓練に関する文書
・非常招集に関する記録
保安 警備訓練 非常招集 3年 廃棄
・柔道、剣道及び矯正護身術の実施に関
する記録 保安 警備訓練 柔道、剣道及び矯正護身術 3年 廃棄
・手錠・捕縄使用検定に関する記録 保安 警備訓練 手錠・捕縄使用訓練 3年 廃棄
・訓練計画・実施記録(警備) 保安 警備訓練 訓練計画・実施記録(警備) 3年 廃棄
刑事施設における警
備用器具に関する文書・無線に関する記録
保安 警備用器具 無線 5年 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束衣使用簿 保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣使用簿 5年 廃棄
・銃履歴カ―ド 保安 警備用器具 銃履歴カ―ド 常用 廃棄
・警備用機器の管理に関する記録 保安 警備用器具 警備用機器の管理 3年 廃棄
・警備用具等管理に関する記録 保安 警備用器具 警備用具等管理 3年 廃棄
・銃及び弾薬出納簿 保安 警備用器具 銃及び弾薬出納簿 3年 廃棄
・銃砲現況調書 保安 警備用器具 銃砲現況調書 3年 廃棄
・特別手入及び検査表 保安 警備用器具 特別手入及び検査表 3年 廃棄
・附属品出納簿 保安 警備用器具 附属品出納簿 3年 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束衣管理に関する記
録 保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣管理 3年 廃棄
刑事施設における検
査に関する文書
・検査計画
保安 検査 検査 3年 廃棄
参考事項
立川拘置所処遇部門標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所処遇部門標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
刑事施設における居
室配置に関する文書
・居室配置表
保安 居室配置 居室配置表 3年 廃棄
刑事施設における被
収容者の護送に関す
る文書
・護送計画関係書類
保安 護送 護送計画関係書類 3年 廃棄
・出廷等に関する記録 保安 連行・戒護 出廷等 3年 廃棄
刑事施設における保
護室に関する文書
・保護室使用簿
保安 連行・戒護 保護室使用簿 5年 廃棄
・保護室管理に関する記録 保安 連行・戒護 保護室管理 3年 廃棄
刑事施設における静
穏室に関する文書
・静穏室使用簿
保安 連行・戒護 静穏室使用簿 5年 廃棄
刑事施設における被
収容者の動静視察に
関する文書
・被収容者の動静等の電磁的、光学的
記録及びその管理に関する記録 保安 動静視察 被収容者の動静等の電磁的、光学的記録及びその管理 5年 廃棄
刑事施設における報
告に関する文書
・矯正緊急報告(非常事態等事案速報、
追報)
・矯正臨時報告(事案報告)
保安 報告
矯正緊急報告等(非常事態等事案速報、追報、事案報告)10年 廃棄
・当直引継書 保安 報告 当直引継書 1年 廃棄
・保安状況報告
・保安状況調査に関する記録 保安 報告 保安状況報告 3年 廃棄
刑事施設に収容中
の者の作業に関す
ること
刑事施設における作
業企画に関する文書
・構外作業に関する記録
作業 作業企画 構外作業 3年 廃棄
刑事施設に収容中
の者のその他処遇
に関すること
刑事施設における処
遇の記録に関する文書・自弁・差入物品管理
処遇 処遇記録 自弁・差入物品管理 3年 廃棄
・面接指導記録 処遇 処遇記録 面接指導記録 3年 廃棄
・諸願簿 処遇 処遇記録 諸願簿 1年 廃棄
・免業に関する記録 処遇 処遇記録 免業 1年 廃棄
・被収容者の一般的な処遇の実施に関
する記録
処遇 処遇記録 被収容者処遇 1年 廃棄
刑事施設における外
部交通に関する文書
・書信に関する記録
処遇 外部交通 書信 3年 廃棄
・面会に関する記録 処遇 外部交通 面会 3年 廃棄
刑事施設における優
遇措置に関する文書
・優遇措置に関する記録
処遇 優遇措置 優遇措置 3年 廃棄
刑事施設における制
限緩和に関する文書
・制限区分に関する記録
処遇 制限緩和 制限区分 3年 廃棄
刑事施設における生
活管理に関する文書
・不喫食者書留簿
処遇 生活管理 不喫食者書留簿 3年 廃棄
・運動入浴実施記録 処遇 生活管理 運動入浴実施記録 1年 廃棄
・遊離残留塩素測定結果記録表 処遇 生活管理 遊離残留塩素測定結果記録表 5年 廃棄
・物品管理関係 処遇 生活管理 物品管理関係 1年 廃棄
刑事施設における賞
遇に関する文書
・賞遇に関する記録
処遇 賞遇 賞遇 3年 廃棄
刑事施設における調
査・懲罰に関する文書
・懲罰簿
処遇 調査・懲罰 懲罰簿 3年 廃棄
・反則行為の調査・懲罰に関する記録 処遇 調査・懲罰 反則行為の調査・懲罰 3年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所処遇部門標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
刑事施設における飜
訳に関する文書
・通訳・翻訳共助に関する記録
処遇 通訳・翻訳 通訳・翻訳共助 3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者の不服申立て
に関すること
刑事施設における不
服申立てに関する文書・矯正管区の長に対する事実の申告の
通知書の交付に関する記録
・矯正管区の長に対する事実の申告の
通知書
処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告通知簿等 5年 廃棄
・法務大臣に対する事実の申告の通知
書の交付に関する記録
・法務大臣に対する事実の申告の通知書処遇 不服申立 法務大臣に対する事実の申告通知簿等 5年 廃棄
・審査の申請の裁決書謄本の交付に関
する記録
・審査の申請の裁決書謄本
処遇 不服申立 審査の申請裁決書交付簿等 5年 廃棄
・再審査の申請の裁決書謄本の交付に
関する記録
・再審査の申請の裁決書謄本
処遇 不服申立 再審査の申請裁決書交付簿等 5年 廃棄
・刑事施設の長に対する苦情の申出に
関する記録 処遇 不服申立 刑事施設の長に対する苦情の申出 5年 廃棄
・法務大臣に対する苦情の申出に関する
記録 処遇 不服申立 法務大臣に対する苦情の申出 5年 廃棄
・監査官に対する苦情の申出に関する記
録 処遇 不服申立 監査官に対する苦情の申出 5年 廃棄
その他不服申立てに
関する文書
・矯正定期報告(被収容者等による告
訴、告発、提訴等報告) 処遇 不服申立
矯正定期報告(被収容者等による告訴、告発、提訴等報告)3年 廃棄
・請願その他の不服申立てに関する記録 処遇 不服申立 請願その他の不服申立て 1年 廃棄
4 防災に関する事項防災に関すること 防災に関する文書 ・防災管理に関する記録
保安 防災管理 防災管理 1年 廃棄
・火気取締に関する記録 保安 防災管理 火気取締 1年 廃棄
5 刑事施設視察
委員会に関する
事項
刑事施設視察委員会刑事施設視察委員会
の運営に関すること
・被収容者からの書面に関する書類
・被収容者との面接結果に関する書類 刑事施設視
察委員会
刑事施設視
察委員会
被収容者からの書面等 1年 廃棄備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、
個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内
閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 栄典又は表彰に
関する事項
表彰の授与又はは
く奪の経緯
矯正施設における表
彰に関する文書
・刑務作業表彰に関する記録
・刑務作業協力者表彰に関する記録 作業 栄典・表彰 刑務作業表彰 10年 廃棄
・篤志面接委員及び教誨師叙勲・褒章・
表彰に関する記録 教育 栄典・表彰 篤志面接委員及び教誨師叙勲・褒章・表彰 10年 廃棄
2 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措
置、補導処分並
びに監置の裁判
の執行に関する
事項
刑事施設に収容中
の者の分類に関す
ること
刑事施設における分
類業務に関する文書
・分類関係報告
分類 分類考査 分類関係報告 3年 廃棄
・処遇審査会に関する記録 分類 分類考査 処遇審査会 3年 廃棄
・移送認可申請書
・移送通知書
・移送連絡簿
・管区外移送協議書
・精神障害者移送協議書
・暴力団関係受刑者の移送に関する記録分類 分類考査 移送 3年 廃棄
・少年簿の受領に関する記録 分類 分類考査 少年簿の受領 3年 廃棄
・分類日誌 分類 分類考査 分類日誌 3年 廃棄
・処遇調査票点検簿 分類 分類考査 処遇調査票点検簿 1年 廃棄
・考査業務に関する記録に係る決裁文書 分類 分類考査 その他考査業務に関する書類 3年 廃棄
刑事施設における分
類業務の管理に関す
る文書
・施設長協議会に係る資料
・分類・保護問題対策協議会に係る資料
・分類協議会に係る資料
分類 分類管理 分類業務に関する協議会 3年 廃棄
・分類業務の管理に係る決裁文書 分類 分類管理 その他分類業務の管理 3年 廃棄
刑事施設に収容中
の者の審査・保護に
関すること
刑事施設における保
護業務に関する文書
・釈放者名簿
分類 保護 釈放者名簿 5年 廃棄
・特別調整に関する文書
・障害者手帳交付申請に関する記録
・生活保護申請に関する記録
分類 保護 社会復帰支援 5年 廃棄
・就労支援の実施に関する記録 分類 保護 就労支援 3年 廃棄
・身上調査書
・身上調査書発議簿
・身上変動通知書
・身上変動通知書発議簿
分類 保護 身上調査書・身上変動通知書 3年 廃棄
・生活環境調整報告書
・親族等照会書
・親族等申告票
・親族等身元引受人に関する記録
・保護観察官面接繰出簿
・保護司面接簿
分類 保護 生活環境調整 3年 廃棄
参考事項
立川拘置所企画部門標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当))
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所企画部門標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当))
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
・釈放時保護の実施に関する記録
・帰住援助に関する記録
・個別指導記録簿
・釈放時面接簿
・保護カ―ド
・保護カ―ド交付簿
分類 保護 釈放時保護 3年 廃棄
・精神障害者出所通知
・退去強制該当容疑者通報
・地方更生保護委員会への通知
・被収容者移送通知書
・保護観察者収容通知書
・暴力団関係受刑者釈放に関する通知
・満期釈放者通知書
分類 保護 釈放に係る通知 3年 廃棄
・関係機関からの照会・回答に関する記録・暴力団関係受刑者照会
分類 各種業務 照会・回答 3年 廃棄
・満期釈放引継簿 分類 保護 満期釈放引継簿 1年 廃棄
刑事施設における審
査業務に関する文書
・法定期間経過通告に関する記録
・処遇審査会議事録(仮釈放等審査)
・仮釈放等申出書
・仮釈放等申出書書留簿
・仮釈放等申出書送付書
・仮釈放等申出書発送簿
・申出取下書
・36条調査、25条調査に関する記録
・地方更生保護委員会委員面接に関す
る記録
・仮釈放等許可決定書、許可決定通知
書に係る受領書、書留簿
・仮釈放等許可決定名簿
・審理結果通知書(仮釈放等不許可)
・審理の再開等に関する通知書
分類 審査 仮釈放等審査・申出・決定 5年 廃棄
刑事施設に収容中
の者の作業に関す
ること
刑事施設における作
業企画に関する文書
・作業運営会議議事録
作業 作業企画 作業運営会議議事録 3年 廃棄
・職員の資格・技能に関する記録 作業 作業企画 職員の資格・技能 3年 廃棄
・自己契約作業に関する記録 作業 作業企画 自己契約作業 3年 廃棄
・職員研修に関する記録 作業 作業企画 職員研修 3年 廃棄
・技能受刑者に関する記録 作業 作業企画 技能受刑者 3年 廃棄
・報告書・回報書 作業 作業企画 報告書・回報書 3年 廃棄
・作業出張計画書 作業 作業企画 作業出張 5年 廃棄
・受注関係書類 作業 作業企画 受注関係書類 3年 廃棄
刑事施設における社
会貢献作業に関する
文書
・社会貢献作業に関する記録
作業 作業企画 社会貢献作業実施記録等 3年 廃棄
刑事施設における作
業計画に関する文書
・作業計画書
作業 作業計画 作業計画書 5年 廃棄
・作業実施・変更計画書 作業 作業計画 作業実施・変更計画書 5年 廃棄
刑事施設における作
業命令に関する文書
・受注書(提供作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(提供作業) 5年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所企画部門標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当))
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
・作業命令書(自営作業) 作業 作業命令 作業命令書(自営作業) 5年 廃棄
・作業命令書(提供作業)・製品受入命令
書 作業 作業命令 作業命令書(提供作業)・製品受入命令書 5年 廃棄
刑事施設における作
業契約に関する文書
・契約に関する記録
・購入に関する記録
・予定価格調書
・見積書
・随意契約関係書類
作業 作業契約 契約に関する記録 5年 廃棄
協議会等に関する文書・開催通知
作業 作業企画 作業協議会 3年 廃棄
刑事施設における作
業安全衛生に関する
文書
・矯正緊急報告(刑務作業災害速報)
・矯正臨時報告(刑務作業災害報告)
作業
作業安全衛生矯正緊急報告等(刑務作業災害速報等) 10年 廃棄
・安全衛生委員会議事録
作業
作業安全衛生安全衛生委員会議事録 3年 廃棄
・安全衛生管理に関する記録
・矯正定期報告(刑務作業災害発生状況
報告)
作業
作業安全衛生安全衛生管理 3年 廃棄
・作業標準書
作業
作業安全衛生作業標準書 常用 廃棄
刑事施設における作
業関係予算に関する
文書
・歳出予算差引簿
作業
作業関係予算歳出予算差引簿 5年 廃棄
・郵券受払簿
作業
作業関係予算郵券受払簿 5年 廃棄
・年額内示に関する記録
作業
作業関係予算年額内示 3年 廃棄
・予算増(減)額上申書
作業
作業関係予算予算増(減)額上申書 5年 廃棄
刑事施設における原
材料管理に関する文書・供用物品受払簿(原材料・消耗品)
作業 原材料管理 供用物品受払簿(原材料・消耗品) 3年 廃棄
刑事施設における作
業物品管理に関する
文書
・たな卸し表
作業
作業物品管理たな卸し表 3年 廃棄
・事業部物品取得請求書・事業部物品取
得通知書・事業部物品受入命令書 作業
作業物品管理事業部物品取得請求書・事業部物品取得通知書・事業部
物品受入命令書
3年 廃棄
・物品管理に関する記録
作業
作業物品管理物品管理 1年 廃棄
・物品取得請求書・物品取得通知書・物
品受入命令書 作業
作業物品管理物品取得請求書・物品取得通知書・物品受入命令書 3年 廃棄
・物品管理換通知書
・物品管理換受領通知書 作業
作業物品管理物品管理換通知書・物品管理換受領通知書 1年 廃棄
・物品不用決定承認申請書
・物品不用決定通知書 作業
作業物品管理物品不用決定承認申請書・物品不用決定通知書 1年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所企画部門標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当))
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
刑事施設における作
業用品に関する文書
・作業用主要機械に関する記録
作業 作業用品 作業用主要機械 3年 廃棄
刑事施設における製
品管理に関する文書
・出門書
作業 製品管理 出門書 3年 廃棄
・製品の管理に関する記録 作業 製品管理 製品の管理に係る決裁文書 3年 廃棄
・製品等払出指図書 作業 製品管理 製品等払出指図書 3年 廃棄
・物品受領書 作業 製品管理 物品受領書 3年 廃棄
刑事施設における提
供物品管理に関する
文書
・提供物品受払簿(機械及び器具・備品)
作業
提供物品管理提供物品受払簿(機械及び器具・備品) 常用 廃棄
・提供物品受払簿(消耗品・原材料・製
品) 作業
提供物品管理提供物品受払簿(消耗品・原材料・製品) 3年 廃棄
作業事務調査に関す
る文書
・作業事務調査等に関する記録
作業 作業統計 作業事務調査等 5年 廃棄
刑事施設における作
業統計に関する文書
・矯正定期報告(作業実施報告)
作業 作業統計 矯正定期報告(作業実施報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(作業決算報告) 作業 作業統計 矯正定期報告(作業決算報告) 3年 廃棄
・工場日報 作業 作業統計 工場日報 3年 廃棄
・作業人員日表 作業 作業統計 作業日表 3年 廃棄
刑事施設における職
業訓練に関する文書
・矯正定期報告(受験結果報告)
作業 職業訓練 矯正定期報告(受験結果報告) 3年 廃棄
刑事施設に収容中
の者にかかる作業
報奨金に関すること
刑事施設における作
業報奨金に関する文書・作業報奨金に関する記録
・作業報奨金基帳 作業 作業報奨金 作業報奨金 5年 廃棄
・日課表 作業 作業報奨金 日課表 5年 廃棄
・作業審査会議事録 作業 作業報奨金 作業審査会議事録 5年 廃棄
刑事施設に収容中
の者の教育に関す
ること
刑事施設における改
善指導に関する文書
・一般改善指導の実施に関する記録
・特別改善指導の実施に関する記録
・教育行事に関する記録
教育 改善指導 改善指導 3年 廃棄
・教育日誌 教育 教育管理 教育日誌 3年 廃棄
刑事施設における教
科指導に関する文書
・高卒認定試験の実施に関する文書
教育 教科指導 高卒認定試験 3年 廃棄
刑事施設における刑
執行開始時指導に関
する文書
・刑執行開始時指導に関する記録
教育
刑執行開始
時指導
刑執行開始時指導 3年 廃棄
刑事施設における釈
放前指導に関する文書・釈放前指導の実施に関する記録
・刑事施設外処遇の実施に関する記録 教育 釈放前指導 釈放前指導 3年 廃棄
刑事施設における集
会に関する文書
・集会に関する記録(誕生会等)
教育 集会 集会 3年 廃棄
刑事施設における余
暇活動に関する文書
・放送に関する記録
教育 余暇活動 放送 3年 廃棄
・通信教育に関する記録 教育 余暇活動 通信教育 3年 廃棄
・資格試験の実施に関する記録 教育 余暇活動 資格試験 3年 廃棄
・クラブ活動に関する記録 教育 余暇活動 クラブ活動 3年 廃棄
刑事施設における図
書に関する文書
・図書原簿
教育 図書 図書原簿 常用 廃棄
・書籍・新聞審査に関する記録 教育 検査 書籍・新聞審査 5年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所企画部門標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当))
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
・図書・新聞管理に関する記録
・図書・新聞の領置・廃棄に関する記録
・図書・新聞閲読に関する記録
・備付図書貸与に関する記録
・自弁書籍カ―ド
・写真閲覧に関する記録
教育 図書 図書・新聞の管理 3年 廃棄
刑事施設における教
誨師に関する文書
・教誨師委嘱・解嘱に関する記録
教育 教誨師 教誨師委嘱・解嘱 5年 廃棄
・教誨師に関する名簿 教育 教誨師 教誨師名簿 常用 廃棄
・教誨師従事年数及び指導回数に関す
る記録 教育 教誨師 教誨師従事年数及び指導回数 常用 廃棄
・墓地埋葬に関する記録
・合葬に関する記録
教育 教誨 墓地埋葬・合葬 常用 廃棄
・儀式行事に関する記録
・教誨等実施簿
・読経簿
教育 教誨 教誨等実施簿 5年 廃棄
・その他教誨師に関する記録 教育 教誨師 その他教誨師に関する記録 3年 廃棄
刑事施設における篤
志面接委員に関する
文書
・篤志面接委員委嘱・期間更新・解嘱に
関する記録 教育
篤志面接委員篤志面接委員委嘱・期間更新・解嘱 5年 廃棄
・篤志面接委員に関する名簿
教育
篤志面接委員篤志面接委員名簿 常用 廃棄
・篤志面接委員記章交付簿
教育
篤志面接委員篤志面接委員記章交付簿 5年 廃棄
・篤志面接委員従事年数及び指導回数
に関する記録
教育
篤志面接委員篤志面接委員従事年数及び指導回数 常用 廃棄
・篤志面接委員選考会に関する記録
教育
篤志面接委員篤志面接委員選考会 常用 廃棄
・篤志面接委員個人別指導簿
教育
篤志面接委員篤志面接委員面接簿・指導簿 5年 廃棄
・その他篤志面接委員に関する記録
教育
篤志面接委員その他篤志面接委員に関する記録 3年 廃棄
刑事施設における民
間協力者(教育)に関
する文書
・民間協力者(教育)に関する記録
教育 民間協力者 民間協力者(教育) 3年 廃棄
刑事施設における教
育業務の管理に関す
る文書
・教育業務に関する各種報告
教育 教育管理 報告の管理 3年 廃棄
・研究授業に関する記録 教育 教育管理 研究授業 3年 廃棄
・その他教育に関する記録 教育 教育管理 その他教育に関する記録 1年 廃棄
刑事施設に収容中
の者のその他処遇
に関すること
被害者制度に関する
文書
・被害者等の心情等の聴取・伝達等に関
する記録
・矯正定期報告(刑事施設における被害
者心情等聴取・伝達制度実施状況報告)
被害者 被害者 被害者等の心情等の聴取・伝達等に関する書類 3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る死亡手
当金等に関すること
矯正施設に収容中の
者に係る死亡手当金
等に関する文書
・死亡手当金等に関する記録
作業 手当金等 死亡手当金等 5年 廃棄
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所企画部門標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当))
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
3 矯正展・即売会
に関する事項
矯正展・即売会の実
施のための経緯
矯正展・即売会に関す
る文書
・矯正展・即売会に関する記録
作業 作業企画 矯正展・即売会 3年 廃棄備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、
個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内
閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 職員の人事に関
する事項
その他研修に関す
ること
その他研修に関する
記録
・職員研修に関する書類
・職務研究会議事録 庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
2 予算及び決算に
関する事項
前渡資金管理に関
すること
前渡資金管理に関す
る文書
・謝金等支出記録
会計 前渡資金 謝金等支出記録 3年 廃棄
旅費の支給に関す
ること
旅費の支給に関する
文書
・旅行命令簿・旅行依頼簿
会計 旅費 旅行命令簿・旅行依頼簿 5年 廃棄
3 文書の管理等に
関する事項
文書の管理等 行政文書ファイル管理
簿その他の業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
・その他例規に関する書類
庶務 例規 その他例規に関する書類 1年 廃棄
4 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措
置、補導処分並
びに監置の裁判
の執行に関する
事項
刑事施設に収容中
の者の収容に関す
ること
上記に掲げるもの以外
の名籍の記録
・照会・回答文書
収容 名籍 照会・回答文書 3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る衛生に
関すること
矯正施設における衛
生に関する文書
・検便検査に関する記録
・検便成績表 衛生 防疫 検便検査 3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る医療に
関すること
矯正施設における診
療に関する文書
・診療録
矯正医療 診療 診療録 5年 廃棄
・診断書 矯正医療 診療 診断書 5年 廃棄
・レントゲンフィルム 矯正医療 診療 レントゲンフィルム 5年 廃棄
・病院移送協議書 矯正医療 移送 病院移送協議書 5年 廃棄
・手術・処置・検査承諾(同意)書 矯正医療 診療 手術・処置・検査承諾(同意)書 5年 廃棄
・エックス線装置に関する記録 矯正医療 診療 エックス線装置 5年 廃棄
・照射録 矯正医療 診療 照射録 5年 廃棄
・指名医に関する記録 矯正医療 診療 指名医 3年 廃棄
・人工透析に関する記録 矯正医療 診療 人工透析 3年 廃棄
・血液検査に関する記録
・検体検査に関する記録
・脳波検査に関する記録
・臨床検査に関する記録
・超音波診断記録簿
・検体検査依頼書
矯正医療 診療 検査 3年 廃棄
矯正施設における医
務に関する文書
・医療法手続に関する記録
・診療所開設・許可に関する記録 矯正医療 医務 医療法手続 30年 廃棄
・医療機器管理に関する記録
・医療機器検査簿
・医療機器受払簿
矯正医療 医務 医療機器管理 5年 廃棄
・勤務配置に関する記録 矯正医療 医務 勤務配置 3年 廃棄
・医療協議会に関する記録 矯正医療 医務 医療協議会 3年 廃棄
・医師・看護師等の届出に関する記録
・薬剤師届出票
矯正医療 医務 医師・看護師等の届出 3年 廃棄
参考事項
立川拘置所医務課標準文書保存期間基準(文書管理者:医務課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
【令和6年4月30日改正】
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
参考事項
立川拘置所医務課標準文書保存期間基準(文書管理者:医務課長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
・医務日誌 矯正医療 医務 医務日誌 3年 廃棄
・医務報告に関する記録 矯正医療 医務 医務報告 3年 廃棄
・医療に関する記録 矯正医療 医務 医療事務に関する文書 3年 廃棄
矯正施設における医
療上移送に関する文書・医療上移送に関する記録
・医療上移送協議に関する記録
矯正医療 移送 医療上移送 3年 廃棄
矯正施設における医
療報告に関する文書
・矯正臨時報告(被収容者死亡報告)
矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(被収容者死亡報告) 10年 廃棄
・矯正緊急報告(感染症患者発生速報、
感染症患者発生追報) 矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感染症患者発生速報等) 3年 廃棄
・矯正定期報告(病態報告) 矯正医療 医療報告 矯正定期報告(病態報告) 3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る薬剤に
関すること
矯正施設における薬
剤に関する文書
・医薬品受払簿
矯正医療 薬剤 医薬品受払簿 3年 廃棄
・備薬使用簿 矯正医療 薬剤 備薬使用簿 3年 廃棄
・備薬等受払簿 矯正医療 薬剤 備薬等受払簿 3年 廃棄
・処方箋 矯正医療 薬剤 処方箋 3年 廃棄
5 情報セキュリティ
対策に関する事項情報セキュリティ対
策の運用に関する
経緯
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・情報セキュリティに関する書類(個別シ
ステムに関するものを除く。情報セキュリ
ティの点検、監査、教育、インシデント発
生の報告等に係るもの。)
情報管理 情報管理 情報セキュリティ 3年 廃棄
6 職員の人事管
理に関する事項
勤務時間・休暇に関
すること
勤務時間の割振りに
関する文書
・勤務命令簿
人事 勤務時間 勤務命令簿 3年 廃棄
・勤務時間割振り簿 人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 3年 廃棄
7 職員の衛生、医
療その他の福利
厚生に関する事項職員の健康・安全管
理に関すること
健康診断等による事
後措置の記録
・エックス線被ばく量当量測定に関する
書類
人事
健康安全管理エックス線被ばく量当量測定
退職した日に
係る特定日
以後30年
廃棄備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、
個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内
閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。