事項
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 分類例 保存期間
保存期間満了
時の措置
参考事項
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 法人の権利義務
の得喪及びその
経緯
行政手続法第2条第
3号の許認可等に関
する重要な経緯
許認可等をするための決
裁文書その他許認可等に
至る過程が記録された文書・行政文書開示決定等に係る決裁文書
・開示決定等の期限の延長に係る決裁文書・行政文書の開示の実施方法等申出書
情報公開
行政文書の開
示請求
開示決定等
許認可等の効力
が消滅する日に
係る特定日以後5年廃棄
2 職員の人事に関
する事項
身分証明書に関する
こと
身分証明書に関する文書 ・職員証発行簿 人事 職員証 職員証発行・刑務官手帳貸与簿
5年 廃棄
その他研修に関する
こと
その他研修に関する記録 ・外部機関研修に関する書類 庶務 研修 外部機関研修
3年 廃棄
・東日本矯正医療センター准看護師養成所
に関する書類
庶務 研修 東日本矯正医療センター准看護師養成所
3年 廃棄
・矯正研修に関する書類 庶務 研修 矯正研修 3年 廃棄
・職員研修に関する書類 庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
・職務研究会議事録 庶務 研修 職務研究会議事録 3年 廃棄
試験に関すること 副検事選考に関する文書 ・副検事選考試験に関する書類 人事 試験 副検事選考試験
3年 廃棄
試験に関すること 刑務官考査試験に関する
文書
・刑務官考査試験に関する書類 人事 試験 刑務官考査試験
3年 廃棄
人事異動に関すること人事異動に関する文書 ・発令簿 人事 人事異動 発令簿
指名又は委嘱が
解除される日に
係る特定日以後1年廃棄
・職員の任免に関する書類 人事 人事異動 職員の任免 5年 廃棄
・任期付職員関係報告 人事 人事異動 任期付職員報告等 5年 廃棄
・臨時的任用、任期付職員に関する書類
人事 人事異動 臨時的任用、任期付職員
任期を定めた任
用又は臨時的任
用の終了した日
に係る特定日以
後3年
廃棄
・勤務延長に関する書類 人事 人事異動 勤務延長
勤務の終了した
日に係る特定日
以後3年
廃棄
・再任用に関する書類 人事 人事異動 再任用
再任用の終了し
た日に係る特定
日以後3年
廃棄
・任用に関する調査票・報告 人事 人事異動 任用に関する調査票・報告 3年 廃棄
・条件付任用期間職員に関する書類 人事 人事異動 条件付任用期間職員 3年 廃棄
・職員身上調書 人事 人事異動 職員身上調書 3年 廃棄
・採用に関する書類 人事 人事異動 採用 3年 廃棄
・選考採用に関する書類 人事 人事異動 選考採用 3年 廃棄
・非常勤職員に関する書類 人事 人事異動 非常勤職員 3年 廃棄
・その他人事異動に関する書類 人事 人事異動 その他人事異動に関する書類 3年 廃棄
職員の退職に関する文書 ・退職に関する書類 人事 退職 退職
5年 廃棄
採用試験に関すること採用試験に関する記録 ・採用試験に関する書類 人事 採用試験 採用試験
3年 廃棄
俸給決定に関すること俸給決定に関する文書 ・俸給の決定に関する書類 人事 俸給決定 俸給の決定
10年 廃棄
職員の昇給・昇格等に関
する文書
・昇給昇格等に関する書類 人事 俸給決定 昇給昇格等
5年 廃棄
職員の級号俸に係る資料 ・人事統計報告表 人事 俸給決定 人事統計報告表
3年 廃棄
人事評価に関すること職員の人事評価に関する
文書
・人事評価に関する書類 人事 服務 人事評価
5年 廃棄
人事記録に関すること人事記録 ・人事記録・附属書類 人事 人事記録 人事記録・附属書類
常用 廃棄
昭和41年2月10日
総理府令第2号
第5条
人事に関するその他
の記録
人事に関するその他の文書・その他人事に関する書類 人事 資料 その他人事に関する書類
3年 廃棄
3 予算及び決算に
関する事項
給与の支給に関する
こと
給与の支給に関する文書 ・給与簿 会計 給与支給 給与簿
5年 廃棄
・給与所得者の扶養控除等申告書 会計 給与支給 給与所得者の扶養控除等申告書 7年 廃棄
・差額追給等関係書類 会計 給与支給 差額追給等関係書類 3年 廃棄
・宿日直手当に関する書類 会計 給与支給 宿日直手当 3年 廃棄
・所得税源泉徴収に関する書類 会計 給与支給 所得税源泉徴収 7年 廃棄
・地方税等徴収に関する書類 会計 給与支給 地方税等徴収 3年 廃棄
・年末調整に関する書類 会計 給与支給 年末調整 3年 廃棄
旅費の支給に関する
こと
旅費の支給に関する文書 ・出張に関する書類(出張計画書等) 会計 旅費 出張
5年 廃棄
・旅行命令簿・旅行依頼簿 会計 旅費 旅行命令簿・旅行依頼簿 5年 廃棄
・その他旅費に関する書類 会計 旅費 その他旅費に関する書類 1年 廃棄
4 機構及び定員に
関する事項
定員の管理に関する
こと
欠員状況等の報告に関す
る決裁文書
・欠員状況等報告書 人事 定員 欠員状況等報告書
5年 廃棄
5 栄典又は表彰に
関する事項
栄典の授与の経緯 栄典の授与のための決裁
文書及び伝達の文書
・栄典に関する書類 人事 栄典・表彰 栄典
10年 廃棄
表彰の授与又ははく
奪の経緯
矯正施設における表彰に
関する文書
・職員表彰に関する書類 人事 栄典・表彰 職員表彰
10年 廃棄
・保安表彰に関する記録 保安 栄典・表彰 保安表彰 10年 廃棄
6 文書の管理等に
関する事項
文書の管理等 ・行政文書ファイル管理簿 庶務 文書 庶務行政文書ファイル管理簿
常用 廃棄
・発出され廃止されていない訓令・通達 庶務 例規 本省例規(訓令・通達)
常用 廃棄
施行先においては、写
しを保管。
・発出され廃止されていない管区長通達 庶務 例規 管区長通達・通知等
常用 廃棄
施行先においては、写
しを保管。
・発出され廃止されていない達示 庶務 例規 達示・発出達示・指示等
常用 廃棄
・例規に係る決裁文書 庶務 例規 例規決裁
5年 廃棄
・その他例規に関する書類 庶務 例規 その他例規に関する書類
1年 廃棄
旭川刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長)
行政文書ファイル管理簿
その他の業務に常時利用
するものとして継続的に保
存すべき行政文書
令和5年4月25日改定
取得した文書の管理を行
うための帳簿
・受付簿
・特殊取扱郵便物・使送文書・電報接受簿
・文書送付簿
庶務 文書 文書管理関係帳簿
5年 廃棄
7 行政の情報化に
関する事項
情報システムの運用
に関する経緯
矯正情報ネットワ―クに関
する文書
・矯正情報ネットワ―クに関する書類 庶務 情報管理 情報システム
3年 廃棄
8 監査に関する事項監査に関すること 監査に関する文書 ・監査に関する書類 庶務 監査 監査
5年 廃棄
9 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
刑事施設及び婦人
補導院に収容中の
者の収容に関すること刑事施設の入所に関する
記録
・被収容者入所簿 収容 名籍 被収容者入所簿
10年 廃棄
刑事施設の出所に関する
記録
・被収容者出所簿 収容 名籍 被収容者出所簿
10年 廃棄
・刑執行停止者整理簿 収容 名籍 刑執行停止者整理簿 10年 廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 10年 廃棄
・関係機関との連絡調整等に関する記録 収容 名籍 関係機関との連絡調整等
3年 廃棄
・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 3年 廃棄
刑事施設の被収容者の氏
名の一覧に関する記録
・被収容者人名簿 収容 名籍 被収容者人名簿
30年 廃棄
・称呼番号台帳 収容 名籍 称呼番号台帳 3年 廃棄
刑事施設の収容の根拠等
に関する個別の記録
・被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、前
科調書、身体等調査表及び指紋原紙)
収容 名籍 被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、前科調書、身体等調査
表及び指紋原紙)
終結する日に係
る特定日以後30年廃棄
刑事施設の収容の経過等
に関する個別の記録
・被収容者身分帳簿(その他の部分) 収容 名籍 被収容者身分帳簿(その他の部分)
終結する日に係
る特定日以後10年廃棄
刑事施設の身分帳簿の管
理に関する記録
・保存身分帳簿閲覧等記録票 収容 名籍 保存身分帳簿閲覧等記録票
当該身分帳簿の
終結する日に係
る特定日以後30年廃棄
・終結身分帳保存整理簿 収容 名籍 終結身分帳保存整理簿 10年 廃棄
・終結身分帳簿の引継記録 収容 名籍 終結身分帳簿の引継等 10年 廃棄
・終結身分帳簿の貸与記録 収容 名籍 終結身分帳簿の貸与等 5年 廃棄
刑事施設における仮収容
者に関する記録
・観護措置仮収容者書留簿 収容 仮収容等 観護措置仮収容者書留簿
10年 廃棄
・仮収容に関する記録 収容 仮収容等 仮収容 5年 廃棄
上記に掲げるもの以外の
名籍の記録
・被収容者の請求による留置に関する記録 収容 名籍 被収容者の請求による留置
10年 廃棄
・国勢調査の実施に関する記録 収容 名籍 国勢調査 5年 廃棄
・再入所者調査に関する記録 収容 名籍 再入所者調査 5年 廃棄
・自動車運転免許の再取得に関する記録 収容 名籍 自動車運転免許の再取得
5年 廃棄
・矯正臨時報告(事故報告) 収容 名籍 矯正臨時報告(事故報告) 3年 廃棄
・訴訟関係書類等の交付又は告知に関する
記録
収容 名籍 訴訟関係書類等の交付又は告知
3年 廃棄
・訴訟費用免除申立に関する記録 収容 名籍 訴訟費用免除申立 3年 廃棄
・公的弁護制度等に関する記録 収容 名籍 公的弁護制度等 3年 廃棄
・罰金等納付に関する記録 収容 名籍 罰金等納付 3年 廃棄
・入出所に関する記録 収容 名籍 入出所 3年 廃棄
・受付簿(弁護人選任届等) 収容 名籍 受付簿(弁護人選任届等) 3年 廃棄
・受刑者釈放通知 収容 名籍 受刑者釈放通知・通報 3年 廃棄
・市町村長等への通報文書 収容 名籍 市町村長等宛て通報 3年 廃棄
・性犯罪者出所者情報に係る通報文書 収容 名籍 性犯罪者出所者情報通報
3年 廃棄
・被退去強制容疑外国人通報に係る通報
文書
収容 名籍 被退去強制容疑外国人通報
3年 廃棄
・領事機関への通報文書 収容 名籍 領事通報 3年 廃棄
・外国人被収容者登録事務に関する記録 収容 名籍 外国人被収容者登録事務
3年 廃棄
・不在者投票に関する記録 収容 名籍 不在者投票 3年 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 3年 廃棄
・名籍事務に関する記録 収容 名籍 名籍事務 1年 廃棄
・共犯名簿 収容 名籍 共犯名簿 3年 廃棄
・受付簿(来庁取調べ等) 収容 名籍 受付簿(来庁取調べ等) 3年 廃棄
・接見禁止決定等書留簿 収容 名籍 接見禁止決定等書留簿 3年 廃棄
・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 3年 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 3年 廃棄
・仮釈放・刑執行猶予(取消し)等書留簿 収容 名籍 仮釈放・刑執行猶予(取消し)等書留簿
3年 廃棄
・判決結果等書留簿 収容 名籍 判決結果等書留簿 3年 廃棄
・収容確認簿 収容 名籍 収容確認簿 3年 廃棄
・被勾留受刑者等書留簿 収容 名籍 被勾留受刑者等書留簿 3年 廃棄
・控訴趣意書及び上告趣意書受付簿 収容 名籍 控訴趣意書及び上告趣意書受付簿 3年 廃棄
・刑執行順序変更に関する記録 収容 名籍 刑執行順序変更 3年 廃棄
・出廷簿 収容 名籍 出廷簿 1年 廃棄
・前科照会書留簿 収容 名籍 前科照会書留簿 1年 廃棄
・合葬簿 収容 名籍 合葬簿 常用 廃棄
・墓地台帳 収容 名籍 墓地台帳 常用 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における再審に関する記録・再審に関する記録 収容 恩赦・再審 再審
10年 廃棄
犯罪人の指紋その他その
個人識別に関する文書
・指紋関係調書 個人識別 指紋・写真 指紋関係調書
10年 廃棄
・指紋事務整理簿 個人識別 指紋・写真 指紋事務整理簿 10年 廃棄
・被収容者写真撮影記録 個人識別 指紋・写真 被収容者写真撮影記録 1年 廃棄
刑事施設及び婦人
補導院に収容中の
者のその他処遇に関
すること
刑事施設及び婦人補導院
における収容に係る統計
に関する文書
・矯正統計報告月表(年表) 収容 統計 矯正統計報告
5年 廃棄
・収容人員日表 収容 統計 収容人員日表 5年 廃棄
・被収容者収容状況調査書類 収容 統計 被収容者収容状況調査書類 3年 廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 1年 廃棄
10 恩赦等に関する
事項
特赦、特定の者に対
する減刑又は刑の執
行の免除等に関する
経緯
刑事施設及び婦人補導院
における恩赦審に関する
記録
・恩赦に関する記録 収容 恩赦・再審 恩赦
10年 廃棄
11 情報セキュリ ティ
対策に関する事項情報セキュリティ対
策の運用に関する経緯情報セキュリティ対策の運
用に関する文書
・矯正情報セキュリティに関する書類 庶務 情報管理 情報セキュリティ
3年 廃棄
12 会議・会同等に関
する事項
会議・会同等に関す
る経緯
会議・会同等に関する文書・矯正関係予算担当課長会同等に関す関
する書類
庶務 会議・協議会 矯正関係予算担当課長会同等
3年 廃棄
・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する書類
・全国矯正施設長会同等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設長会同等に関する
書類
・矯正管区管内矯正施設支所長協議会等
に関する書類
・矯正管区管内矯正施設部課長等協議会
に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等
3年 廃棄
・庁内会議等議事録 庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録
3年 廃棄
13 広報に関する事項広報活動に関すること広報活動に関する文書 ・広報に関する書類 庶務 広報・渉外 広報
3年 廃棄
社会を明るくする運動に関
する文書
・社会を明るくする運動に関する書類 庶務 広報・渉外 社会を明るくする運動
3年 廃棄
見学に関する文書 ・施設参観に関する書類 庶務 広報・渉外 施設参観 3年 廃棄
その他広報活動に関する
書類
・巡視、視察、施設見学に関する書類 庶務 広報・渉外 巡視、視察、施設見学
3年 廃棄
来庁者対応に関する書類 庶務 広報・渉外 来庁者等対応 3年 廃棄
14 報道に関する事項報道機関対応に関す
ること
報道に関する文書 ・取材・撮影に関する書類 庶務 広報・渉外 取材・撮影
3年 廃棄
15 庶務に関する事項庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書 ・職員名簿 庶務 各種業務 職員名簿
常用 廃棄
・施設運営方針に関する書類 庶務 運営 運営方針 3年 廃棄
・在所証明書等発行簿 庶務 証明 在所証明書等発行簿 3年 廃棄
・証明書発行・交付に関する書類 庶務 証明 証明書発行・交付 3年 廃棄
・学会・研究会等に関する書類 庶務 各種業務 学会・研究会等 3年 廃棄
・矯正職員武道大会に関する書類 庶務 各種業務 矯正職員武道大会 3年 廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 1年 廃棄
・出所者等からの来信等の記録文書 庶務 各種業務 出所者等からの来信等の記録文書 3年 廃棄
・個人情報に関する照会等(開示請求等に
係る問合せ等を含む)
情報公開 運用 照会等
1年 廃棄
・保有個人情報の漏えい事案の発生に関す
る報告書
・法務省保有個人情報保護管理規程第
・22条に基づく漏えい事案の報告について
の決裁文書
個人情報保護 漏えい事案の
対応等
報告書
3年 廃棄
・施設概況に関する書類 庶務 資料 施設概況 5年 廃棄
・庶務課の所掌に係る事務で他の係の所掌
に属しないものに関する書類
庶務 各種業務 その他庶務に関する書類
1年 廃棄
16 職員の人事管理
に関する事項
勤務時間・休暇に関
すること
超過勤務に関する文書 ・超過勤務等命令簿 人事 勤務時間 超過勤務等命令簿
5年3月 廃棄
出勤に関する文書 ・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 5年 廃棄
休暇に関する文書 ・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿 3年 廃棄
勤務時間の割振りに関す
る文書
・週休日の振替、代休日の指定に関する書類人事 勤務時間 週休日の振替、代休日の指定
3年 廃棄
・勤務時間、休日及び休暇に関する書類 人事 勤務時間 勤務時間、休日及び休暇
3年 廃棄
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿 3年 廃棄
・勤務時間割振り簿 人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 3年 廃棄
・監督当直日誌 人事 勤務時間 監督当直日誌 3年 廃棄
・勤務日誌 人事 勤務時間 勤務日誌 3年 廃棄
人事管理に関すること服務に関する文書 ・国家公務員倫理法に関する書類 人事 服務 国家公務員倫理法
5年 廃棄
・法務省における女性職員活躍とワークラ
イフバランス推進等のための取組計画に関
する書類
人事 服務 女性職員活躍とワークライフバランス推進等のための取組計画3年 廃棄
・セクシュアル・ハラスメントの防止に関する
書類
・パワー・ハラスメントの防止に関する書類
人事 服務 セクシュアル・ハラスメント等の防止
3年 廃棄
・メンタルヘルスに関する書類 人事 服務 メンタルヘルス 3年 廃棄
・営利企業への就職に関する書類 人事 服務 営利企業への就職 3年 廃棄
職員の兼業に関する文書 ・兼業に関する書類
人事 服務 兼業 3年 廃棄
給与に関すること 給与に関する文書 ・給与に関する調書 人事 給与 給与に関する調書 3年 廃棄
手当に関すること 諸手当に関する文書 ・扶養手当に関する書類
人事 給与 扶養手当
届出又は支給要
件を具備しなく
なった日に係る
特定日以後5年1月廃棄
・住居手当に関する書類
人事 給与 住居手当
届出又は支給要
件を具備しなく
なった日に係る
特定日以後5年1月廃棄
・単身赴任手当に関する書類
人事 給与 単身赴任手当
届出又は支給要
件を具備しなく
なった日に係る
特定日以後5年1月廃棄
・通勤手当に関する書類
人事 給与 通勤手当
届出又は支給要
件を具備しなく
なった日に係る
特定日以後5年1月廃棄
・期末手当、勤勉手当及び期末特別手当に
関する書類
人事 給与 期末手当及び勤勉手当
5年 廃棄
・管理職員特別勤務手当に関する書類 人事 給与 管理職員特別勤務手当
5年1月 廃棄
・特殊勤務手当に関する書類 人事 給与 特殊勤務手当 5年1月 廃棄
・超過勤務手当に関する書類 人事 給与 超過勤務手当 5年1月 廃棄
・諸手当支給状況調査に関する書類 人事 給与 諸手当支給状況調査 3年 廃棄
17 職員の衛生、医
療その他の福利
厚生に関する事項職員の健康・安全管
理に関すること
健康診断等による事後措
置の記録
・健康診断事後措置記録票 人事 健康安全管理 健康診断事後措置記録票
退職した日に係
る特定日以後5年廃棄
・健康管理の記録 人事 健康安全管理 健康管理の記録
離職した日に係
る特定日以後5年廃棄
・職員の健康安全管理に関する報告等 人事 健康安全管理 職員の健康安全管理に関する報告等
3年 廃棄
・職員の健康安全管理に関する書類 人事 健康安全管理 職員の健康安全管理
3年 廃棄
・災害報告 人事 健康安全管理 災害報告
3年 廃棄
健康診断に関する文書 ・健康診断の実施結果等の報告 人事 健康安全管理 健康診断の実施結果等の報告
3年 廃棄
職員の福利厚生に
関すること
福利厚生に関する文書 ・職員レクリエ―ションに関する書類 人事 能率増進
職員の福利厚生 3年 廃棄
児童手当・子ども手
当に関すること
子ども手当等支給に関す
る文書
・児童手当に関する書類 人事 手当 児童手当
5年 廃棄
災害補償に関すること公務上または通勤による
災害と認定等し、補償及
び福祉事業が完結するま
でに関する文書
・休業補償請求書・休業援護金支給申請書
・療養補償請求書
・補償の支給決定に関する通知書
・公務災害補償通知書
・通勤災害補償通知書
・治癒認定通知書
・公務外又は通勤外通知書
・災害補償記録簿
・療養・障害の現状報告書
人事 災害補償 災害補償記録
完結の日に係る
特定日以後5年
廃棄
災害補償報告書等に関す
る文書
・災害補償報告書 人事 災害補償 災害補償報告書
3年 廃棄
会計機関に関す
る事項
会計機関に関すること会計機関に関する文書 ・会計機関の発令に関する書類 会計 会計機関 発令簿
10年 廃棄
18 国際受刑者移送
に関する事項
国際受刑者移送に
関すること
国際受刑者移送に関する
記録
・受刑者の国際的な移送の実施に関する記録国際受刑者移送入出所 国際受刑者移送関係書類
3年 廃棄
19 刑事施設視察委
員会に関する事項刑事施設視察委員会刑事施設視察委員の庶務
に関する文書
・刑事施設視察委員会委員の任免に関する
書類
刑事施設視察
委員会
刑事施設 刑事施設視察委員会委員の任免
任期を定めた任
用の終了した日
に係る特定日以
後3年
廃棄
・視察委員会の開催に関する案内文書・告
知文
・委員手当の支給に関する書類
・視察委員の出勤簿
・被収容者との面接手続に関する書類
・その他刑事施設視察委員会の庶務に関
する書類
刑事施設視察
委員会
刑事施設 刑事施設視察委員会の庶務
3年 廃棄
刑事施設視察委員会の運
営に関すること
・刑事施設視察委員会規則 刑事施設視察
委員会
刑事施設視察
委員会
刑事施設視察委員会規則
常用 廃棄
・被収容者からの書面に関する書類
・被収容者との面接結果に関する書類
刑事施設視察
委員会
刑事施設視察
委員会
被収容者からの書面等
1年 廃棄
・施設の運営の状況に関する意見書
・意見書に対する回答
・視察委員会の意見に対する措置等報告に
関する書類
・法務大臣に対する報告に関する書類
・会議議事録等
・視察委員会に対して提出する資料等
刑事施設視察
委員会
刑事施設視察
委員会
刑事施設視察委員の意見・回答等 3年 廃棄
20 新型コロナウイル
ス感染症に関す
る事項
新型コロナウイルス
感染症に関すること
新型コロナウイルス感染
症に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策関係
庶務
新型コロナウイ
ルス感染症対策新型コロナウイルス感染症対策文書(庶務課) 5年 移管
備 (注)
考 本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。 事項
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 分類例 保存期間
保存期間満了
時の措置
参考事項
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 予算及び決算に
関する事項
予算に関すること 予算に関する文書 ・予算関係資料 会計 予算 予算関係資料
5年 廃棄
・予算現況調書 会計 予算 予算現況調書 3年 廃棄
・予算増(減)額上申書 会計 予算 予算増(減)額上申書 5年 廃棄
・予算増(減)額通知書 会計 予算 予算増(減)額通知書 3年 廃棄
・予算年額内示関係書類 会計 予算 予算年額内示関係書類 3年 廃棄
・予算差引簿 会計 予算 予算差引簿 3年 廃棄
歳入に関すること 歳入に関する文書 ・検査書 会計 歳入 検査書 5年 廃棄
・歳入金調定原簿 会計 歳入 歳入金調定原簿 5年 廃棄
・歳入徴収額に関する書類(計算書、証拠
書類、添付書類)
・計算書証拠書類
・歳入徴収額計算書
・歳入徴収額計算書証拠書類
・歳入徴収済額計算書証拠書類
会計 歳入 歳入徴収額(計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
・収入金現金出納に関する書類(計算書、
証拠書類、添付書類)
会計 歳入 収入金現金出納(計算書、証拠書類、添付書類)
5年 廃棄
・徴収整理簿 会計 歳入 徴収整理簿 5年 廃棄
・徴収簿 会計 歳入 徴収簿 5年 廃棄
・不納欠損整理簿 会計 歳入 不納欠損整理簿 5年 廃棄
・保管有価証券受払簿 会計 歳入 保管有価証券受払簿 5年 廃棄
・領収証書 会計 歳入 領収証書 5年 廃棄
・すえ置き整理報告書 会計 歳入 すえ置き整理報告書 3年 廃棄
・現金払込書・領収証書 会計 歳入 現金払込書・領収証書 3年 廃棄
・歳入金月計突合表 会計 歳入 歳入金月計突合表 3年 廃棄
・歳入決算報告書
・歳入決算見込額報告書
・歳入決算純計算額報告書
会計 歳入 歳入決算報告書
5年 廃棄
・繰越計算書 会計 歳入 繰越計算書 5年 廃棄
・繰越承認通知書 会計 歳入 繰越承認通知書 5年 廃棄
・繰越済通知書 会計 歳入 繰越済通知書 5年 廃棄
・繰越額確定計算書 会計 歳入 繰越額確定計算書 5年 廃棄
・収納未済繰越整理簿 会計 歳入 収納未済繰越整理簿 3年 廃棄
・収納未済歳入額繰越計算書 会計 歳入 収納未済歳入額繰越計算書 3年 廃棄
・収納未済歳入額及び同歳入収納状況報
告書
会計 歳入 収納未済歳入額及び同歳入収納状況報告書
3年 廃棄
・振替済通知書 会計 歳入 振替済通知書 3年 廃棄
・徴収額集計表 会計 歳入 徴収額集計表 5年 廃棄
・徴収済額報告書 会計 歳入 徴収済額報告書 3年 廃棄
・調査決定報告書 会計 歳入 調査決定報告書 5年 廃棄
・日本銀行領収済通知書 会計 歳入 日本銀行領収済通知書 3年 廃棄
・納入告知書・領収証書 会計 歳入 納入告知書・領収証書 3年 廃棄
・納付書 会計 歳入 納付書 3年 廃棄
・過誤納額整理簿 会計 歳入 過誤納額整理簿 3年 廃棄
・返納金納入告知書・領収証書 会計 歳入 返納金納入告知書・領収証書 3年 廃棄
・領収済額集計表 会計 歳入 領収済額集計表 3年 廃棄
・貸付料調(土地・建物・宿舎・駐車場) 会計 歳入 貸付料調
3年 廃棄
・官庁会計システム入力書類 会計 歳入 官庁会計システム入力書類 3年 廃棄
・決算関係報告書 会計 歳入 決算関係報告書 3年 廃棄
・その他歳入に関する書類 会計 歳入 その他歳入に関する書類 1年 廃棄
・収納未済督促整理簿 会計 歳入 収納未済督促整理簿 1年 廃棄
歳出に関すること 歳出に関する文書 ・支出関係書類(支出計算書、証拠書類、
添付書類)
会計 歳出 支出関係書類(支出計算書、証拠書類、添付書類)
5年 廃棄
・支出負担行為差引簿 会計 歳出 支出負担行為差引簿 5年 廃棄
・支出負担行為示達表 会計 歳出 支出負担行為示達表 5年 廃棄
・支払計画示達表 会計 歳出 支払計画示達表 5年 廃棄
・支払計画差引簿 会計 歳出 支払計画差引簿 5年 廃棄
・支払計画表 会計 歳出 支払計画表 5年 廃棄
・前渡資金科目整理簿 会計 歳出 前渡資金科目整理簿 5年 廃棄
・前渡資金関係書類(出納計算書、証拠書
類、添付書)
会計 歳出 前渡資金関係書類(出納計算書、証拠書類、添付書)
5年 廃棄
・赴任旅費概算(精算)請求書 会計 歳出 赴任旅費概算(精算)請求書 5年 廃棄
・戻入回議書 会計 歳出 戻入回議書 5年 廃棄
・旅費概算(精算)請求書 会計 歳出 旅費概算(精算)請求書 5年 廃棄
・概算払整理簿 会計 歳出 概算払整理簿 3年 廃棄
・払出決議書 会計 歳出 払出決議書 5年 廃棄
・国家公務員有料宿舎使用料金額表 会計 歳出 国家公務員有料宿舎使用料金額表 3年 廃棄
・国庫金振替書原符 会計 歳出 国庫金振替書原符 5年 廃棄
・歳出決算報告書
・歳出決算見込額報告書
・歳出決算純計算額報告書
会計 歳出 歳出決算報告書
5年 廃棄
・繰越計算書 会計 歳出 繰越計算書 5年 廃棄
・繰越承認通知書 会計 歳出 繰越承認通知書 5年 廃棄
・繰越済通知書 会計 歳出 繰越済通知書 5年 廃棄
・繰越額確定計算書 会計 歳出 繰越額確定計算書 5年 廃棄
・支払遅延報告書 会計 歳出 支払遅延報告書 5年 廃棄
・債務負担計算書 会計 歳出 債務負担計算書 5年 廃棄
・債務負担に係る記録 会計 歳出 債務負担に係る記録 5年 廃棄
・資金前渡支出負担行為額(資金前渡)整
理簿
会計 歳出 資金前渡支出負担行為額(資金前渡)整理簿
3年 廃棄
・過年度支出承認書等 会計 歳出 過年度支出承認書等 3年 廃棄
・資金前渡請求書 会計 歳出 資金前渡請求書 5年 廃棄
・取引関係通知書 会計 歳出 取引関係通知書 3年 廃棄
・小切手・国庫金振替書整理簿 会計 歳出 小切手・国庫金振替書整理簿 5年 廃棄
・小切手帳原符 会計 歳出 小切手帳原符 5年 廃棄
・小切手等検査簿 会計 歳出 小切手等検査簿 3年 廃棄
・新規採用者赴任旅費義務確定額報告 会計 歳出 新規採用者赴任旅費義務確定額報告
3年 廃棄
・前金払整理簿 会計 歳出 前金払整理簿 3年 廃棄
・前渡資金交付整理簿 会計 歳出 前渡資金交付整理簿 3年 廃棄
・赴任旅費支出実績報告書 会計 歳出 赴任旅費支出実績報告書 3年 廃棄
・赴任旅費所要額調書 会計 歳出 赴任旅費所要額調書 3年 廃棄
・赴任旅費精算額調書 会計 歳出 赴任旅費精算額調書 3年 廃棄
・返納告知書原符 会計 歳出 返納告知書原符 3年 廃棄
・預託金月計突合表 会計 歳出 預託金月計突合表 3年 廃棄
・官庁会計システム入力書類 会計 歳出 官庁会計システム入力書類 3年 廃棄
・決算関係報告書 会計 歳出 決算関係報告書 3年 廃棄
旭川刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長)
令和5年4月25日改定
・その他歳出に関する書類 会計 歳出 その他歳出に関する書類 1年 廃棄
債権の管理に関する
こと
債権の管理に関する文書 ・債権管理計算書 会計 債権管理 債権管理計算書
5年 廃棄
・債権みなし消滅整理報告書 会計 債権管理 債権みなし消滅整理報告書 5年 廃棄
・債権管理計算書証拠書類 会計 債権管理 債権管理計算書証拠書類 5年 廃棄
・債権管理計算書添付書類 会計 債権管理 その他歳出に関する書類 5年 廃棄
・債権管理計算書添付書類 会計 債権管理 その他歳入に関する書類 5年 廃棄
・債権管理簿 会計 債権管理 債権管理簿 5年 廃棄
・債権履行延期の特約関係書類 会計 債権管理 債権履行延期の特約関係書類 5年 廃棄
・債務負担額計算書 会計 債権管理 債務負担額計算書 5年 廃棄
・批難事項等債権現況調書 会計 債権管理 批難事項等債権現況調書 5年 廃棄
・払出決議書 会計 債権管理 払出決議書 5年 廃棄
・債権現在額報告書 会計 債権管理 債権現在額報告書 5年 廃棄
・債権現在額通知書 会計 債権管理 債権現在額通知書 3年 廃棄
・保証金受払簿 会計 債権管理 保証金受払簿 3年 廃棄
・差額仕訳書 会計 債権管理 差額仕訳書 1年 廃棄
支出に関すること 支出に関する文書 ・支出決定簿 会計 支出 支出決定簿 5年 廃棄
・小切手振出決議書 会計 支出 小切手振出決議書 3年 廃棄
・年度開始前支出計算書 会計 支出 年度開始前支出計算書 5年 廃棄
・払戻決議書 会計 支出 払戻決議書 5年 廃棄
・科目更正決議書 会計 支出 科目更正決議書 5年 廃棄
・国庫金送金通知書等発送簿 会計 支出 国庫金送金通知書等発送簿 3年 廃棄
・謝金執行状況調書 会計 支出 謝金執行状況調書 3年 廃棄
・都道府県警察実費弁償金調書 会計 支出 都道府県警察実費弁償金調書 3年 廃棄
・前金払清算検査証明書 会計 支出 前金払清算検査証明書 1年 廃棄
・予算科目更正申請書 会計 支出 予算科目更正申請書 1年 廃棄
前渡資金管理に関す
ること
前渡資金管理に関する文書・現金出納簿 会計 前渡資金 現金出納簿
5年 廃棄
・作業報奨金計算高通知書 会計 前渡資金 作業報奨金計算高通知書 5年 廃棄
・死亡者作業報奨金計算高書留簿 会計 前渡資金 死亡者作業報奨金計算高書留簿 5年 廃棄
・検査書 会計 前渡資金 検査書 5年 廃棄
・現金及び保管金現在高調書 会計 前渡資金 現金及び保管金現在高調書 3年 廃棄
・国庫金振込請求書 会計 前渡資金 国庫金振込請求書 3年 廃棄
・作業報奨金計算高削減等記録 会計 前渡資金 作業報奨金計算高削減等記録 3年 廃棄
・死亡手当金等支給記録 会計 前渡資金 死亡手当金等支給記録 3年 廃棄
・前渡資金概算払整理簿 会計 前渡資金 前渡資金概算払整理簿 3年 廃棄
・前渡資金返納申請書 会計 前渡資金 前渡資金返納申請書 3年 廃棄
・日本銀行振替済通知書 会計 前渡資金 日本銀行振替済通知書 3年 廃棄
・預託金現在高引継通知書 会計 前渡資金 預託金現在高引継通知書 3年 廃棄
・謝金等支出記録 会計 前渡資金 謝金等支出記録 3年 廃棄
・前渡資金支出記録 会計 前渡資金 前渡資金支出記録 1年 廃棄
出納保管に関すること出納保管に関する文書 ・現金出納簿 会計 出納保管 現金出納簿
5年 廃棄
・国庫金振込請求書 会計 出納保管 国庫金振込請求書 3年 廃棄
・日本銀行振替済通知書 会計 出納保管 日本銀行振替済通知書 3年 廃棄
・拾得金書留簿 会計 出納保管 拾得金書留簿 3年 廃棄
・拾得物書留簿 会計 出納保管 拾得物書留簿 3年 廃棄
給与の支給に関する
こと
給与の支給に関する文書 ・給与振込に関する書類 会計 給与支給 給与振込
申出による口座
振込みによらなく
なる日までの期間廃棄
旅費の支給に関する
こと
旅費の支給に関する文書 ・支払決議書 会計 旅費 支払決議書
5年 廃棄
・出張に関する書類(出張計画書等) 会計 旅費 出張
5年 廃棄
・旅費計算書 会計 旅費 旅費計算書 5年 廃棄
・護送旅費支給関係書類 会計 旅費 護送旅費支給関係書類 5年 廃棄
・被収容者旅費概算(精算)請求書 会計 旅費 被収容者旅費概算(精算)請求書 5年 廃棄
・新規採用者赴任旅費所要額調書 会計 旅費 新規採用者赴任旅費所要額調書 3年 廃棄
・その他旅費に関する書類 会計 旅費 その他旅費に関する書類 1年 廃棄
官庁会計システムの
運用に関すること
官庁会計システムの連絡
調整に関する文書
・アダムス運用連絡票 会計 連絡 官庁会計システム連絡文書
3年 廃棄
2 監査に関する事項監査に関すること 監査に関する文書 ・会計実地検査に関する書類 庶務 監査 会計実地検査
5年 廃棄
・会計実地検査報告書 庶務 監査 会計実地検査報告書 5年 廃棄
3 職員の衛生、医
療その他の福利
厚生に関する事項財産形成貯蓄に関す
ること
財産形成貯蓄等実施状況
調査
・財産形成貯蓄等実施状況調査 財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄等実施状況調査
3年 廃棄
4 経理事故に関す
る事項
経理事故に関すること経理事故に関する文書 ・会計に関する事件報告書 会計 経理事故 会計に関する事件報告書
5年 廃棄
・経理事故の処理等に関する内議・回答文書会計 経理事故 内議・回答等
5年 廃棄
5 会計機関に関す
る事項
会計機関に関すること会計機関に関する文書 ・会計機関の引継に関する書類 会計 会計機関 会計機関の引継
3年 廃棄
・会計機関の委任に関する書類 会計 会計機関 会計機関の委任 5年 廃棄
・会計機関の発令に関する書類 会計 会計機関 発令簿 10年 廃棄
・物品の検査職員の指定並びに解除書類
・検査書
会計 会計機関 検査
5年 廃棄
6 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設における領
置に関すること
矯正施設における領置物
品に関する文書
・遺留品書留簿 領置 領置物品 遺留品書留簿
3年 廃棄
・貴重品書留簿 領置 領置物品 貴重品書留簿 3年 廃棄
・自弁・差入物品管理に関する記録 領置 領置物品 自弁・差入物品管理 3年 廃棄
・購入・差入等許否判定記録 領置 領置物品 購入・差入等許否判定記録 3年 廃棄
・自費購入物品一覧表 領置 領置物品 自費購入物品一覧表 3年 廃棄
・釈放時交付信書等記録簿 領置 領置物品 釈放時交付信書等記録簿 3年 廃棄
・処分等告知簿 領置 領置物品 処分等告知簿 3年 廃棄
・証拠品還付記録 領置 領置物品 証拠品還付記録 3年 廃棄
・特別領置物品書留簿 領置 領置物品 特別領置物品書留簿 3年 廃棄
・国庫帰属廃棄簿 領置 領置物品 国庫帰属廃棄簿 3年 廃棄
・利器点検表 領置 領置物品 利器点検表 1年 廃棄
・領置品基帳 領置 領置物品 領置品基帳 5年 廃棄
・領置物品一時使用許可等記録 領置 領置物品 領置物品一時使用許可等記録 3年 廃棄
・領置物品引継書 領置 領置物品 領置物品引継書 3年 廃棄
・領置物品検査記録 領置 領置物品 領置物品検査記録 3年 廃棄
・領置物品総量規制 領置 領置物品 領置物品総量規制 3年 廃棄
・領置物品交付処理記録 領置 領置物品 領置物品交付処理記録 3年 廃棄
・領置物品廃棄願書 領置 領置物品 領置物品廃棄願書 3年 廃棄
・領置物品領収書 領置 領置物品 領置物品領収書 3年 廃棄
矯正施設における保有有
価証券に関する文書
・政府保管有価証券提出書 領置 保管有価証券 政府保管有価証券提出書
3年 廃棄
・保管有価証券定時・交替時・廃止時・随時
検査書
領置 保管有価証券 保管有価証券定時・交替時・廃止時・随時検査書
3年 廃棄
・政府保管有価証券提出書 領置 保管有価証券 政府保管有価証券提出書 3年 廃棄
・保管有価証券受払簿 領置 保管有価証券 保管有価証券受払簿 5年 廃棄
・保険証券提出書 領置 保管有価証券 保険証券提出書 3年 廃棄
・履行保証保険受払簿 領置 保管有価証券 履行保証保険受払簿 5年 廃棄
矯正施設における自弁物
品関する文書
・差入物品取扱業者指定申請・認可関係書類領置 自弁物品 差入物品取扱業者指定申請・認可関係書類
3年 廃棄
・差入物品等検査記録 領置 自弁物品 差入物品等検査記録 3年 廃棄
・差入物品等受付記録 領置 自弁物品 差入物品等受付記録 3年 廃棄
・自弁物品等検査記録 領置 自弁物品 自弁物品等検査記録 3年 廃棄
・写真保管記録 領置 自弁物品 写真保管記録 1年 廃棄
・日用品等受払簿 領置 自弁物品 日用品等受払簿 3年 廃棄
・仮留品書留簿 領置 仮留金品 仮留品書留簿 3年 廃棄
矯正施設における領置金
に関する文書
・現金出納簿 領置 歳入歳出外現金 現金出納簿
5年 廃棄
・小切手・国庫金振替書整理簿 領置 歳入歳出外現金 小切手・国庫金振替書整理簿等 5年 廃棄
・小切手振出決議書 領置 歳入歳出外現金 小切手振出決議書 3年 廃棄
・国庫金振替書原符 領置 歳入歳出外現金 国庫金振替書原符 5年 廃棄
・検査書 領置 歳入歳出外現金 検査書 5年 廃棄
・小切手等検査簿 領置 歳入歳出外現金 小切手等検査簿 3年 廃棄
・取引関係通知書 領置 歳入歳出外現金 取引関係通知書 3年 廃棄
・検査確認書 領置 歳入歳出外現金 検査確認書 3年 廃棄
・遺留金書留簿 領置 歳入歳出外現金 遺留金書留簿 5年 廃棄
・仮留金受払簿 領置 歳入歳出外現金 仮留金受払簿 5年 廃棄
・差入現金等受付記録 領置 歳入歳出外現金 差入現金等受付記録 3年 廃棄
・歳入歳出外現金に関する書類 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金 1年 廃棄
・歳入歳出外現金月計突合表 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金月計突合表 3年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納計算書 5年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書証拠書類 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納計算書証拠書類
5年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書添付書類 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納計算書添付書類
5年 廃棄
・自弁物品一覧表 領置 歳入歳出外現金 自弁物品一覧表 3年 廃棄
・同封現金等書留簿 領置 歳入歳出外現金 同封現金等書留簿 3年 廃棄
・被収容者あて現金書留受付簿 領置 歳入歳出外現金 被収容者あて現金書留受付簿 3年 廃棄
・不有金者書留簿 領置 歳入歳出外現金 不有金者書留簿 3年 廃棄
・払渡決議書 領置 歳入歳出外現金 払渡決議書 5年 廃棄
・保管金歳入編入関係書類 領置 歳入歳出外現金 保管金歳入編入関係書類 3年 廃棄
・保管金支払証拠書類 領置 歳入歳出外現金 保管金支払証拠書類 5年 廃棄
・保管金受入通知書 領置 歳入歳出外現金 保管金受入通知書 3年 廃棄
・保管金受領証書 領置 歳入歳出外現金 保管金受領証書 5年 廃棄
・保管金小切手原符 領置 歳入歳出外現金 保管金小切手原符 5年 廃棄
・保管金振替済通知書 領置 歳入歳出外現金 保管金振替済通知書 3年 廃棄
・保管金政府所得調書 領置 歳入歳出外現金 保管金政府所得調書 5年 廃棄
・保管金提出書 領置 歳入歳出外現金 保管金提出書 3年 廃棄
・保管金払込書 領置 歳入歳出外現金 保管金払込書 3年 廃棄
・保管金払渡領収書 領置 歳入歳出外現金 保管金払渡領収書 5年 廃棄
・保管金保管替通知書 領置 歳入歳出外現金 保管金保管替通知書 3年 廃棄
・保管金領収証書 領置 歳入歳出外現金 保管金領収証書 5年 廃棄
・保管金月計突合表 領置 歳入歳出外現金 保管金月計突合表 3年 廃棄
・郵送現金等受付記録 領置 歳入歳出外現金 郵送現金等受付記録 3年 廃棄
・預金書留簿 領置 歳入歳出外現金 預金書留簿 3年 廃棄
・領置金引継書 領置 歳入歳出外現金 領置金引継書 3年 廃棄
・領置金基帳 領置 歳入歳出外現金 領置金基帳 5年 廃棄
・領置金支払記録 領置 歳入歳出外現金 領置金支払記録 3年 廃棄
・領置金支払証拠書類 領置 歳入歳出外現金 領置金支払証拠書類 5年 廃棄
・領置金収受簿 領置 歳入歳出外現金 領置金収受簿 5年 廃棄
・領置金統括表 領置 歳入歳出外現金 領置金統括表 3年 廃棄
7 新型コロナウイル
ス感染症に関す
る事項
新型コロナウイルス
感染症に関すること
新型コロナウイルス感染
症に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策関係
会計
新型コロナウイ
ルス感染症対策新型コロナウイルス感染症対策文書(会計課) 5年 移管
備 (注)
考 本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。 事項
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 分類例 保存期間
保存期間満了
時の措置
参考事項
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 職員の人事に関
する事項
配置転換の実施に
関すること
府省庁間配置転換に関す
る文書
・部門間配置転換職員の受入れ等に関する
書類
人事 配置転換 部門間配置転換職員の受入れ等
3年 廃棄
人事異動に関すること人事異動に関する文書 ・非常勤職員に関する書類 人事 人事異動 非常勤職員
3年 廃棄
2 予算及び決算に
関する事項
予算に関すること 予算に関する文書 ・予算現況調書 会計 予算 予算現況調書
3年 廃棄
契約に関すること 契約に関する文書 ・契約書
・入札公告に関する文書
・見積書
・請書
・予定価格調書
・納品書
用度 契約 調達
契約が終了する
日に係る特定日
以後5年
廃棄
・官公需についての中小企業者の受注の確
保等に係る書類
用度 契約 官公需についての中小企業者の受注の確保等に係る書類
3年 廃棄
・競争参加資格等審査委員会議事録 用度 契約 競争参加資格等審査委員会議事録 3年 廃棄
・随意契約登録者名簿 用度 契約 随意契約登録者名簿 3年 廃棄
物品の管理に関する
こと
物品の管理に関する文書 ・物品供用簿 用度 物品管理 物品供用簿
5年 廃棄
・物品管理計算書
・物品管理計算書証拠書類
・物品管理計算書添付書類
用度 物品管理 物品管理計算書 5年 廃棄
・寄付受納認可書 用度 物品管理 寄付受納認可書 5年 廃棄
・自動車台帳 用度 物品管理 自動車台帳 3年 廃棄
・電気設備等保守点検記録 用度 物品管理 電気設備等保守点検記録 3年 廃棄
・予算関係資料
・矯正職員武道大会経費関係書類
・刑務作業製品利用状況調書
・被収容者被服更新整備必要数調書
・被収容者被服遊休品調書
会計 予算 予算関係資料 5年 廃棄
・副生物等書留簿 用度 物品管理 副生物等書留簿 3年 廃棄
・物品廃棄記録 用度 物品管理 物品廃棄記録 3年 廃棄
・国有財産編入関係書類 用度 物品管理 国有財産編入関係書類 3年 廃棄
・その他物品に関する書類 用度 物品管理 その他物品に関する書類 1年 廃棄
・物品取得措置請求書・物品取得通知書・
物品払出請求書
用度 物品管理 物品取得措置請求書・物品取得通知書・物品払出請求書
3年 廃棄
・生産命令書 用度 物品管理 生産命令書 1年 廃棄
・管理換物品引渡通知書 用度 物品管理 管理換物品引渡通知書 1年 廃棄
・物品受入命令書 用度 物品管理 物品受入命令書 1年 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
・物品修繕・改造措置請求書、物品修繕・改
造措置通知書
用度 物品管理 物品修繕・改造措置請求書、物品修繕・改造措置通知書
1年 廃棄
・物品不用決定承認申請書・物品不用決定
通知書
用度 物品管理 物品不用決定承認申請書・物品不用決定通知書
1年 廃棄
・物品払出命令書 用度 物品管理 物品払出命令書 1年 廃棄
運輸に関すること 運輸に関する文書 ・官用車交通事故報告 用度 運輸 官用車交通事故報告 5年 廃棄
・自動車運行日誌 用度 運輸 自動車運行日誌 1年 廃棄
・自動車始業点検等記録 用度 運輸 自動車始業点検等記録 3年 廃棄
3 国有財産に関す
る事項
国有財産の管理及
び処分に関すること
国有財産の管理に関する
文書
・国有財産台帳
用度 国有財産 国有財産台帳 常用 廃棄
ただし、用途廃止
の日に係る特定
日以後5年は保存
・国有財産増減及び現在額報告書 用度 国有財産 国有財産増減及び現在額報告書 5年 廃棄
・国有財産無償貸付状況報告書 用度 国有財産 国有財産無償貸付状況報告書 5年 廃棄
・国有財産滅失き損報告書 用度 国有財産 国有財産滅失き損報告書
5年 廃棄
保存期間満了後
施設が継続して
存在する場合は
延長を検討。
・国有財産台帳付属書類 用度 国有財産 国有財産台帳付属書類
常用 廃棄
ただし、用途廃止
の日に係る特定
日以後5年は保存
・境界確定協議書・報告書 用度 国有財産 境界確定協議書・報告書
常用 廃棄
ただし、用途廃止
の日に係る特定
日以後5年は保存・国有財産承認申請書類 用度 国有財産 国有財産承認申請書類 5年 廃棄
・国有財産無償貸付状況計算書 用度 国有財産 国有財産無償貸付状況計算書 5年 廃棄
・国有財産見込現在額報告書 用度 国有財産 国有財産見込現在額報告書 5年 廃棄
・国有財産台帳登録決議書 用度 国有財産 国有財産台帳登録決議書 5年 廃棄
・価格改定評価調書 用度 国有財産 価格改定評調書 10年 廃棄
・部局等調書 用度 国有財産 部局等調書 5年 廃棄
・土地評価関係書類 用度 国有財産 土地評価関係書類 5年 廃棄
・敷地取得・交換・割譲・更正等関係書類 用度 国有財産 敷地取得・交換・割譲・更正等関係書類
5年 廃棄
保存期間満了後
施設が継続して
存在する場合は
延長を検討。
・「報告洩」・「誤謬訂正」の理由書 用度 国有財産 「報告洩」・「誤謬訂正」の理由書 5年 廃棄
・施設の改廃・移転に関する書類 用度 国有財産 施設の改廃・移転 5年 廃棄
・施設現況調査 用度 国有財産 施設現況調査 3年 廃棄
・庁舎現況調 用度 国有財産 庁舎現況調 3年 廃棄
・庁舎等使用現況及び見込報告書 用度 国有財産 庁舎等使用現況及び見込報告書 3年 廃棄
・庁舎等構造別経過年数別現況調 用度 国有財産 庁舎等構造別経過年数別現況調 3年 廃棄
・国有財産異動報告書 用度 国有財産 国有財産異動報告書 3年 廃棄
・国有財産使用許可関係書類 用度 国有財産 国有財産使用許可関係書類 5年 廃棄
・国有財産使用許可書 用度 国有財産 国有財産使用許可書
使用許可が終了
した日に係る特
定日以後5年
廃棄
・国有財産取得、運用、処分完了報告書 用度 国有財産 国有財産取得、運用、処分完了報告書
3年 廃棄
・予算要求説明資料 用度 国有財産 予算要求説明資料 3年 廃棄
旭川刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長)
令和5年4月25日改定
4 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
矯正施設に収容中
の者に係る給養に関
すること
矯正施設における給養に
関する文書
・栄養士巡回指導に関する記録 給養 給食 栄養士巡回指導
3年 廃棄
・給食業務に関する記録 給養 給食 給食業務 3年 廃棄
・食中毒に関する記録 給養 給食 食中毒 3年 廃棄
・移送食給与簿 給養 給食 移送食給与簿 3年 廃棄
・給食し好調査 給養 給食 給食し好調査 3年 廃棄
・給食委員会等議事録 給養 給食 給食委員会等議事録 3年 廃棄
・給食衛生管理点検記録 給養 給食 給食衛生管理点検記録 3年 廃棄
・給食日誌 給養 給食 給食日誌 3年 廃棄
・検食に関する書類 給養 給食 検食 3年 廃棄
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 献立表 3年 廃棄
・集団給食実施状況報告書 給養 給食 集団給食実施状況報告書 3年 廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋 3年 廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 3年 廃棄
・給食人員表 給養 給食 給食人員表 3年 廃棄
・精米記録 給養 給食 精米記録 3年 廃棄
・精米記録 給養 給食 精米記録 3年 廃棄
5 会議・会同等に関
する事項
会議・会同等に関す
る経緯
会議・会同等に関する文書・矯正関係予算担当課長会同等に関する書類庶務 会議・協議会 矯正関係予算担当課長会同等
3年 廃棄
・庁内会議等議事録 庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録
3年 廃棄
6 職員の人事管理
に関する事項
勤務時間・休暇に関
すること
超過勤務に関する文書 ・超過勤務等命令簿 人事 勤務時間 超過勤務等命令簿
5年3月 廃棄
7 施設整備に関す
る事項
施設整備に関すること施設整備に関する文書 ・設計原図 施設整備 工事 設計原図
当該建物が存在
しなく
なった日の特定
日以後1年
廃棄
・工事請負契約書
・業務等契約書
・業務締結に関する書類
施設整備 工事 事業契約
工事完成の日に
係る特定日又は
業務完了の日に
係る特定日以後
10年
廃棄
・予定価格積算内訳書
・予定価格積算内訳書別紙明細
・入札時積算数量書
・入札時積算数量書別紙明細
施設整備 工事 予定価格積算内訳書
工事完成の日に
係る特定日また
は業務完了の日
に係る特定日以
後3年
廃棄
・施工計画に関する書類 施設整備 工事 施工計画 5年 廃棄
・その他入札に関する書類 施設整備 工事 その他入札に関する書類 1年 廃棄
・その他工事に関する書類 施設整備 工事 その他工事に関する書類 1年 廃棄
・機械設備等保守管理記録 施設整備 保守管理 機械設備等保守管理記録 3年 廃棄
・消防設備点検記録 施設整備 保守管理 消防設備点検記録 3年 廃棄
・定期検査結果 施設整備 保守管理 定期検査結果 3年 廃棄
・定期検査結果(ボイラ―定期自主検査表) 施設整備 保守管理 定期検査結果(ボイラ―定期自主検査表)
3年 廃棄
・各所修繕等実施記録 施設整備 保守管理 各所修繕等実施記録 1年 廃棄
・各所修繕費使用内訳表 施設整備 保守管理 各所修繕費使用内訳表 1年 廃棄
・各所修繕命令書 施設整備 保守管理 各所修繕命令書 1年 廃棄
・浄化槽保守点検記録 施設整備 公害防止 浄化槽保守点検記録 5年 廃棄
・ばい煙測定結果報告書 施設整備 公害防止 ばい煙測定結果報告書 5年 廃棄
・安全衛生管理に関する書類 施設整備 安全衛生 安全衛生管理 3年 廃棄
・廃棄物処理等関係書類 施設整備 安全衛生 廃棄物処理等関係書類 3年 廃棄
・高所作業実施許可に関する書類 施設整備 安全衛生 高所作業実施許可 1年 廃棄
・水道水質等検査記録 施設整備 安全衛生 水道水質等検査記録 5年 廃棄
8 公務員宿舎に関
する事項
公務員宿舎の設置
要求に関すること
公務員宿舎設置要求に関
する文書
・宿舎設置要求書 公務員宿舎 宿舎管理 宿舎設置要求書
10年 廃棄
公務員宿舎の維持
管理に関すること
公務員宿舎の入退居に関
する文書
・自動車保管場所使用申請書・承認書 公務員宿舎 宿舎管理 自動車保管場所使用申請書・承認書
5年 廃棄
・国家公務員宿舎法施行令第9条に関する
報告書
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎法施行令第9条に関する報告書
5年 廃棄
・無料宿舎貸与該当職員指定書 公務員宿舎 宿舎管理 無料宿舎貸与該当職員指定書 5年 廃棄
・国家公務員宿舎管理記録 公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎管理記録 5年 廃棄
・公務員宿舎現況表 公務員宿舎 宿舎管理 公務員宿舎現況表 3年 廃棄
・職員宿舎入居状況表 公務員宿舎 宿舎管理 職員宿舎入居状況表 3年 廃棄
9 新型コロナウイル
ス感染症に関す
る事項
新型コロナウイルス
感染症に関すること
新型コロナウイルス感染
症に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策関係
用度
新型コロナウイ
ルス感染症対策新型コロナウイルス感染症対策文書(用度課) 5年 移管
備 (注)
考 本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。 事項
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 分類例 保存期間
保存期間満了
時の措置
参考事項
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 個人の権利義務
の得喪及びその
経緯
矯正施設に収容中
の者の不服申立てに
関すること
審査の申請に関する文書 ・審査申請書
・調査指示に関する回報文書
・裁決に係る決裁文書
・裁決書 処遇 不服申立 審査の申請
裁決、決定その
他処分がされる
日に係る特定日
以後10年
廃棄
矯正管区の長に対する事
実の申告に関する文書
・事実申告書
・調査指示に関する回報文書
・事実の申告の処理に係る決裁文書 処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告
通知又は終結の
処理がされる日
に係る特定日以
後5年
廃棄
苦情の申出に関する文書 ・大臣苦情の調査指示に関する回報文書 処遇 不服申立 苦情の申出
5年 廃棄
国又は行政機関を当
事者とする訴訟の提
起その他の訴訟に関
する経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録 処遇 不服申立 訴訟
訴訟が終結する
日に係る特定日
以後10年
廃棄
2 法人の権利義務
の得喪及びその
経緯
国又は行政機関を当
事者とする訴訟の提
起その他の訴訟に関
する経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録 処遇 不服申立 訴訟
訴訟が終結する
日に係る特定日
以後10年
廃棄
3 栄典又は表彰に
関する事項
表彰の授与又ははく
奪の経緯
矯正施設における表彰に
関する文書
・保安表彰に関する記録 保安 栄典・表彰 保安表彰
10年 廃棄
4 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
刑事施設及び婦人
補導院の保安に関す
ること
刑事施設及び婦人補導院
における勤務配置に関す
る文書
・勤務日誌 保安 勤務配置 勤務日誌
1年 廃棄
・勤務配置表 保安 勤務配置 勤務配置表 3年 廃棄
・勤務配置に関する記録 保安 勤務配置 勤務配置 3年 廃棄
・矯正緊急報告(銃使用等報告) 保安 緊急報告 矯正緊急報告(小型武器銃使用等報告) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(天災事変発生速報) 保安 緊急報告 矯正緊急報告(非常事態発生速報)
3年 廃棄
・矯正緊急報告(非常事態動員速報) 保安 緊急報告 矯正緊急報告(非常事態動員速報)
3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における警備に関する文書・警備規程 保安 警備 警備規程
5年 廃棄
・事件送致に関する記録 保安 警備 事件送致 5年 廃棄
・巡警記録
・巡回記録簿
・外来者入出門管理 保安 警備 外来者入出門管理 3年 廃棄
・監視カメラ視察記録 保安 警備 監視カメラ視察記録 3年 廃棄
・管区機動警備隊に関する記録 保安 警備 各種警備
3年 廃棄
・鍵貸与簿 保安 警備 鍵貸与簿 3年 廃棄
・現認報告書 保安 警備 現認報告書 3年 廃棄
・駐車許可管理(職員) 保安 警備 駐車許可管理(職員) 3年 廃棄
・暴力団関係被収容者に関する記録 保安 警備 暴力団関係者の収容 3年 廃棄
・事務用品管理(職員ロッカ―)に関する記録保安 警備 事務用品管理(職員ロッカ―)
1年 廃棄
・出門許可書 保安 警備 出門許可書 1年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における警備訓練に関す
る文書
・少年施設巡回保安研修の実施に関する記録保安 警備訓練 少年施設巡回保安研修
3年 廃棄
・非常招集に関する記録 保安 警備訓練 非常招集 3年 廃棄
・柔道、剣道及び矯正護身術の実施に関す
る記録
保安 警備訓練 柔道、剣道及び矯正護身術
3年 廃棄
・手錠・捕縄使用検定に関する記録 保安 警備訓練 手錠・捕縄使用訓練 3年 廃棄
・訓練計画・実施記録(警備) 保安 警備訓練 訓練計画・実施記録(警備) 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における警備用器具に関
する文書
・無線に関する記録 保安 警備用器具 無線
5年 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束衣使用簿 保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣使用簿 5年 廃棄
・保護具使用簿 保安 警備用器具 保護具使用簿 5年 廃棄
・銃履歴カ―ド 保安 警備用器具 銃履歴カ―ド
常用 廃棄
銃の廃棄に伴い
廃棄
・警備用機器の管理に関する記録 保安 警備用器具 警備用機器の管理 3年 廃棄
・警備用具等管理に関する記録 保安 警備用器具 警備用具等管理 3年 廃棄
・武器管理に関する記録 保安 警備用器具 武器管理 3年 廃棄
・銃及び弾薬出納簿 保安 警備用器具 銃及び弾薬出納簿 3年 廃棄
・銃砲現況調書 保安 警備用器具 銃砲現況調書 3年 廃棄
・特別手入及び検査表 保安 警備用器具 特別手入及び検査表 3年 廃棄
・附属品出納簿 保安 警備用器具 附属品出納簿 3年 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束衣管理に関する記録 保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣管理
3年 廃棄
・無線業務日誌 保安 警備用器具 無線業務日誌 3年 廃棄
・矯正緊急報告(小型武器使用等報告) 保安 警備用器具 矯正緊急報告(小型武器使用等報告)
3年 廃棄
・矯正定期報告(銃砲現況調書) 保安 警備用器具 矯正定期報告(銃砲現況調書) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(無線施設に関する報告) 保安 警備用器具 矯正臨時報告(無線施設に関する報告)
3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における検査に関する文書・引上げ物品記録 保安 検査 引上げ物品記録
3年 廃棄
・検査計画 保安 検査 検査 3年 廃棄
・自弁・差入物品検査 保安 検査 自弁・差入物品検査 3年 廃棄
・図書・新聞審査に関する記録 保安 検査 図書・新聞審査 5年 廃棄
・新入時衣体検査記録 保安 検査 新入時衣体検査記録 3年 廃棄
・設備点検記録 保安 検査 設備点検記録 3年 廃棄
旭川刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
刑事施設における緊急報
告に関する文書
保安 警備 巡警・巡回記録簿 3年 廃棄
令和5年4月25日改定
刑事施設における居室配
置に関する文書
・居室配置表 保安 居室配置 居室配置表
3年 廃棄
刑事施設における被収容
者の護送に関する文書
・護送計画関係書類 保安 護送 護送計画関係書類
3年 廃棄
・出廷等に関する記録 保安 連行・戒護 出廷等 3年 廃棄
刑事施設における保護室
に関する文書
・保護室使用簿 保安 連行・戒護 保護室使用簿
5年 廃棄
・保護室管理に関する記録 保安 連行・戒護 保護室管理 3年 廃棄
刑事施設における静穏室
に関する文書
・静穏室使用簿 保安 連行・戒護 静穏室使用簿
5年 廃棄
・静穏室管理に関する記録 保安 連行・戒護 静穏室管理 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における被収容者の収容
定員に関する文書
・矯正臨時報告(収容定員決定(変更)報告)保安 収容定員 矯正臨時報告(収容定員決定(変更)報告)
3年 廃棄
・収容調整に関する記録 保安 収容定員 収容調整 5年 廃棄
刑事施設における被収容
者の動静視察に関する文書・被収容者の動静等の電磁的、光学的記録
及びその管理に関する記録
保安 動静視察 被収容者の動静等の電磁的、光学的記録及びその管理
5年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における報告に関する文書・矯正緊急報告及び矯正臨時報告(事故速
報、事故追報、準事故報告、事故報告)
保安 報告 矯正緊急報告及び矯正臨時報告(事故速報、事故追報、準事
故報告、事故報告)
10年 廃棄
・外国人収容状況に関する記録 保安 報告 外国人収容状況 3年 廃棄
・矯正緊急報告(職員傷害速報) 保安 報告 矯正緊急報告(職員傷害速報) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(職員等被害報告) 保安 報告 矯正緊急報告(職員等被害報告) 3年 廃棄
・矯正施設の撮影に関する記録 保安 報告 矯正施設の撮影 3年 廃棄
・矯正定期報告(職員等による告発等報告) 保安 報告 矯正定期報告(職員等による告発等報告)
3年 廃棄
・矯正定期報告(特別司法警察職員捜査活
動状況等報告)
保安 報告 矯正定期報告(特別司法警察職員捜査活動状況等報告)
3年 廃棄
・矯正定期報告(派閥関係受刑者収容状況
報告)
保安 報告 矯正定期報告(派閥関係受刑者収容状況報告)
3年 廃棄
・保安に関する照会書・回報書 保安 報告 保安に関する照会書・回報書 3年 廃棄
・当直引継書 保安 報告 当直引継書 1年 廃棄
・保安月報 保安 報告 保安月報 3年 廃棄
・保安状況調査に関する記録 保安 報告 保安状況調査 3年 廃棄
・保安状況報告 保安 報告 保安状況報告 3年 廃棄
刑事施設における修繕に
関する文書
・修繕に関する記録 保安 修繕 修繕
3年 廃棄
刑事施設及び婦人
補導院に収容中の
者のその他処遇に関
すること
刑事施設における処遇の
記録に関する文書
・外国人処遇に関する記録 処遇 処遇記録 外国人処遇
3年 廃棄
・隔離に関する記録 処遇 処遇記録 隔離 3年 廃棄
・自弁・差入物品管理 処遇 処遇記録 自弁・差入物品管理 3年 廃棄
・収容開始時の告知記録 処遇 処遇記録 収容開始時の告知記録 3年 廃棄
・面接指導記録 処遇 処遇記録 面接指導記録 3年 廃棄
・要注意者に関する記録 処遇 処遇記録 要注意者 3年 廃棄
・恵与願に関する書類 処遇 処遇記録 恵与願 3年 廃棄
・諸願簿 処遇 処遇記録 諸願簿 1年 廃棄
・工場用務者管理 処遇 処遇記録 工場用務者管理 1年 廃棄
・免業に関する記録 処遇 処遇記録 免業 1年 廃棄
・被収容者の一般的な処遇の実施に関する
記録
処遇 処遇記録 被収容者処遇
1年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における外部交通に関す
る文書
・書信に関する記録 処遇 外部交通 書信
3年 廃棄
・面会に関する記録 処遇 外部交通 面会 3年 廃棄
刑事施設における優遇措
置に関する文書
・優遇措置に関する記録 処遇 優遇措置 優遇措置
3年 廃棄
刑事施設における制限緩
和に関する文書
・処遇審査会議事録(制限緩和) 処遇 制限緩和 処遇審査会議事録(制限緩和)
3年 廃棄
・制限区分に関する記録 処遇 制限緩和 制限区分 3年 廃棄
・変更審査人員表 処遇 制限緩和 変更審査人員表 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における生活指導に関す
る文書
・図書台帳 処遇 生活指導 図書台帳
5年 廃棄
・指導計画に関する記録 処遇 生活指導 指導計画 3年 廃棄
・単独室収容に関する記録 処遇 生活指導 単独室収容 3年 廃棄
刑事施設における生活管
理に関する文書
・不喫食者書留簿 処遇 生活管理 不喫食者書留簿
3年 廃棄
・運動入浴実施記録 処遇 生活管理 運動入浴実施記録 1年 廃棄
・官給品の貸与に関する記録 処遇 生活管理 官給品の貸与 1年 廃棄
・日誌(受刑者) 処遇 生活管理 日誌(受刑者) 1年 廃棄
・物品管理関係 処遇 生活管理 物品管理関係 1年 廃棄
刑事施設における賞遇に
関する文書
・賞遇に関する記録 処遇 賞遇 賞遇
3年 廃棄
刑事施設における調査・
懲罰に関する文書
・訓戒記録 処遇 調査・懲罰 訓戒記録
3年 廃棄
・懲罰簿 処遇 調査・懲罰 懲罰簿 3年 廃棄
・反則行為の調査・懲罰に関する記録 処遇 調査・懲罰 反則行為の調査・懲罰
3年 廃棄
刑事施設における飜訳に
関する文書
・通訳・翻訳共助に関する記録 処遇 通訳・翻訳 通訳・翻訳共助
3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における収容に係る統計
に関する文書
・矯正統計報告月表(年表) 収容 統計 矯正統計報告
5年 廃棄
・収容人員日表 収容 統計 収容人員日表 5年 廃棄
・被収容者収容状況調査書類 収容 統計 被収容者収容状況調査書類 3年 廃棄
・外国人被収容者に係る統計等 収容 統計 外国人被収容者に係る統計等 1年 廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 1年 廃棄
矯正施設に収容中
の者の不服申立てに
関すること
刑事施設における不服申
立てに関する文書
・矯正管区の長に対する事実の申告の通知
書の交付に関する記録
・矯正管区の長に対する事実の申告の通知書処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告通知簿等
5年 廃棄
・法務大臣に対する事実の申告の通知書の
交付に関する記録
・法務大臣に対する事実の申告の通知書
処遇 不服申立 法務大臣に対する事実の申告通知簿等
5年 廃棄
・審査の申請の裁決書謄本の交付に関する
記録
・審査の申請の裁決書謄本
処遇 不服申立 審査の申請裁決書交付簿等
5年 廃棄
・再審査の申請の裁決書謄本の交付に関
する記録
・再審査の申請の裁決書謄本
処遇 不服申立 再審査の申請裁決書交付簿等
5年 廃棄
・刑事施設の長に対する苦情の申出に関す
る記録
処遇 不服申立 刑事施設の長に対する苦情の申出
5年 廃棄
・法務大臣に対する苦情の申出に関する記録処遇 不服申立 法務大臣に対する苦情の申出
5年 廃棄
・監査官に対する苦情の申出に関する記録 処遇 不服申立 監査官に対する苦情の申出
5年 廃棄
その他不服申立てに関す
る文書
・矯正緊急報告(被収容者等による告訴、
告発、提訴等報告)
処遇 不服申立 矯正緊急報告(被収容者等による告訴、告発、提訴等報告)
3年 廃棄
・矯正定期報告(被収容者等による告訴、
告発、提訴等報告)
処遇 不服申立 矯正定期報告(被収容者等による告訴、告発、提訴等報告)
3年 廃棄
・請願その他の不服申立てに関する記録 処遇 不服申立 請願その他の不服申立て
1年 廃棄
矯正施設に収容中
の者の保健に関する
こと
矯正施設における保健に
関する文書
・健康診断に関する記録(結核予防) 保健 検査等 健康診断(結核予防)
5年 廃棄
・感染症に関する記録
・感染症の予防・感染の防止
・感染症の検査
保健 検査等 感染症に関する記録
3年 廃棄
・エックス線検診に関する記録 保健 検査等 エックス線検診 3年 廃棄
・薬物乱用対策に関する記録 保健 検査等 薬物乱用対策 3年 廃棄
・健康管理に関する記録 保健 検査等 健康管理 3年 廃棄
・有機溶剤使用者健康診断に関する記録 保健 検査等 有機溶剤使用者健康診断
3年 廃棄
・各種医務検査に関する記録 保健 検査等 各種医務検査 3年 廃棄
・予防接種に関する記録 保健 検査等 3年 廃棄
・安静度記録簿 保健 検査等 安静度記録簿 1年 廃棄
5 防災に関する事項防災に関すること 防災に関する文書 ・防災点検に関する書類 保安 防災管理 防災点検
1年 廃棄
矯正緊急報告(天災事変発生速報) 保安 防災管理 矯正緊急報告(天災事変発生速報)
3年 廃棄
・防災管理に関する記録 保安 防災管理 防災管理
1年 廃棄
・火気取締に関する記録 保安 防災管理 火気取締
1年 廃棄
・消防用務者(受刑者)に関する記録 保安 防災管理 消防用務者(受刑者)
1年 廃棄
6 新型コロナウイル
ス感染症に関す
る事項
新型コロナウイルス
感染症に関すること
新型コロナウイルス感染
症に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策関係
処遇
新型コロナウイ
ルス感染症対策新型コロナウイルス感染症対策文書(処遇部門) 5年 移管
備 (注)
考 本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。 事項
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 分類例 保存期間
保存期間満了
時の措置
参考事項
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 栄典又は表彰に
関する事項
表彰の授与又ははく
奪の経緯
矯正施設における表彰に
関する文書
・刑務作業協力者表彰に関する記録
作業
栄典・表彰 刑務作業協力者表彰
10年 廃棄
・刑務作業表彰に関する記録 作業 栄典・表彰 刑務作業表彰 10年 廃棄
・教誨師叙勲・褒章・表彰に関する記録
教育
栄典・表彰 教誨師叙勲・褒章・表彰
10年 廃棄
・篤志面接委員叙勲・褒章・表彰に関する記
録 教育
栄典・表彰 篤志面接委員叙勲・褒章・表彰
10年 廃棄
2 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
刑事施設に収容中
の者の作業に関する
こと
刑事施設における作業企
画に関する文書
・価格改定決議書
作業
作業企画 価格改定決議書
3年 廃棄
・作業運営会議議事録 作業 作業企画 作業運営会議議事録 3年 廃棄
・職員の資格・技能に関する記録 作業 作業企画 職員の資格・技能 3年 廃棄
・職員研修に関する記録 作業 作業企画 職員研修 3年 廃棄
・構外作業に関する記録 作業 作業企画 構外作業 3年 廃棄
・作業専門官に関する記録 作業 作業企画 作業専門官 3年 廃棄
・事業部作業に関する記録 作業 作業企画 事業部作業 3年 廃棄
・製品開発・管理に関する記録 作業 作業企画 製品開発・管理 3年 廃棄
・報告書・回報書 作業 作業企画 報告書・回報書 3年 廃棄
・外部通勤計画書 作業 作業企画 外部通勤 3年 廃棄
・作業出張計画書 作業 作業企画 作業出張 5年 廃棄
・受注関係書類 作業 作業企画 受注関係書類 3年 廃棄
・機能向上作業に関する記録 作業 作業企画 機能向上作業 3年 廃棄
刑事施設における社会貢
献作業に関する文書
・社会貢献作業に関する記録
作業
作業企画 社会貢献作業実施記録等
3年 廃棄
刑事施設における作業計
画に関する文書
・作業計画書
作業
作業計画 作業計画書
5年 廃棄
・作業実施・変更計画書 作業 作業計画 作業実施・変更計画書 5年 廃棄
刑事施設における作業命
令に関する文書
・受注書(事業部作業)・物品払出命令書・
製品受入命令書
・受注者リスト
・受注一覧表
作業
作業命令 受注書(事業部作業)・物品払出命令書・製品受入命令書
5年 廃棄
・受注書(製作作業)
・注文者リスト
・受注一覧表
作業
作業命令 受注書(製作作業)
5年 廃棄
・受注書(提供作業)
・注文者リスト
・受注一覧表
作業
作業命令 受注書(提供作業)
5年 廃棄
・修繕命令書・物品払出命令書・製品受入
命令書 作業
作業命令 修繕命令書・物品払出命令書・製品受入命令書
5年 廃棄
・作業命令書(事業部作業) 作業 作業命令 作業命令書(事業部作業) 5年 廃棄
・作業命令書(自営作業) 作業 作業命令 作業命令書(自営作業) 5年 廃棄
・作業命令書(製作作業)・物品払出命令
書・製品受入命令書 作業
作業命令 作業命令書(製作作業)・物品払出命令書・製品受入命令書
5年 廃棄
・作業命令書(提供作業)・製品受入命令
作業
作業命令 作業命令書(提供作業)・製品受入命令書
5年 廃棄
刑事施設における作業契
約に関する文書
・契約に関する記録
作業
作業契約 契約に関する記録
5年 廃棄
協議会等に関する文書 ・開催通知
作業
作業企画 作業協議会
3年 廃棄
刑事施設における作業安
全衛生に関する文書
・矯正緊急報告(刑務作業災害速報及び報告)作業
作業安全衛生 矯正緊急報告(刑務作業災害速報及び報告)
10年 廃棄
・安全衛生委員会議事録 作業 作業安全衛生 安全衛生委員会議事録 3年 廃棄
・安全衛生管理に関する記録 作業 作業安全衛生 安全衛生管理 3年 廃棄
・作業標準書
作業
作業安全衛生 作業標準書
常用 廃棄
当該機械の耐用
年数を超えた際
に廃棄
刑事施設における作業関
係予算に関する文書
・歳出予算差引簿
作業
作業関係予算 歳出予算差引簿
5年 廃棄
・郵券受払簿 作業 作業関係予算 郵券受払簿 5年 廃棄
・作業関係予算に関する記録 作業 作業関係予算 作業関係予算 3年 廃棄
・購入に関する記録
・予定価格調書
・見積書
・随意契約関係書類
作業
作業関係予算 購入
3年 廃棄
・随意契約関係書類 作業 作業関係予算 随意契約関係書類 3年 廃棄
・年額内示に関する記録 作業 作業関係予算 年額内示 3年 廃棄
・予算増(減)額上申書 作業 作業関係予算 予算増(減)額上申書 5年 廃棄
刑事施設における原材料
管理に関する文書
・供用物品受払簿(原材料・消耗品)
作業
原材料管理 供用物品受払簿(原材料・消耗品)
3年 廃棄
・事業部物品使用簿(分割払出困難原材
料) 作業
原材料管理 事業部物品使用簿(分割払出困難原材料)
3年 廃棄
・事業部物品受払簿(原材料) 作業 原材料管理 事業部物品受払簿(原材料) 3年 廃棄
刑事施設における作業物
品管理に関する文書
・供用物品受払簿(機械及び器具・備品)
作業
作業物品管理 供用物品受払簿(機械及び器具・備品)
常用 廃棄
・物品管理簿・物品出納簿
作業
作業物品管理 物品管理簿・物品出納簿
5年 廃棄
・たな卸し表
作業
作業物品管理 たな卸し表
3年 廃棄
・事業部物品取得請求書・事業部物品取得
通知書・事業部物品受入命令書
作業
作業物品管理 事業部物品取得請求書・事業部物品取得通知書・事業部物品
受入命令書
3年 廃棄
旭川刑務所処遇部企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当))
令和5年4月25日改定
・事業部物品払出命令書
作業
作業物品管理 事業部物品払出命令書
3年 廃棄
・副産物書留簿
作業
作業物品管理 副産物書留簿
3年 廃棄
・物品払出命令書
作業
作業物品管理 物品払出命令書
3年 廃棄
・物品管理に関する記録
作業
作業物品管理 物品管理
1年 廃棄
・物品取得請求書・物品取得通知書・物品
受入命令書 作業
作業物品管理 物品取得請求書・物品取得通知書・物品受入命令書
3年 廃棄
刑事施設における作業用
品に関する文書
・作業用主要機械に関する記録
作業
作業用品 作業用主要機械
3年 廃棄
刑事施設における輸送に
関する文書
・自動車運行日誌
作業
輸送 自動車運行日誌
3年 廃棄
刑事施設における製品管
理に関する文書
・移動受入指図書
作業
製品管理 移動受入指図書
3年 廃棄
・移動払出指図書 作業 製品管理 移動払出指図書 3年 廃棄
・移動物品受領書 作業 製品管理 移動物品受領書 3年 廃棄
・事業部物品受払簿(移動受入製品・調定
済製品) 作業
製品管理 事業部物品受払簿(移動受入製品・調定済製品)
3年 廃棄
・出門書 作業 製品管理 出門書 3年 廃棄
・製品等払出指図書 作業 製品管理 製品等払出指図書 3年 廃棄
・製品払出命令書 作業 製品管理 製品払出命令書 3年 廃棄
・物品受領書 作業 製品管理 物品受領書 3年 廃棄
刑事施設における提供物
品管理に関する文書
・提供物品受払簿(機械及び器具・備品)
作業
提供物品管理 提供物品受払簿(機械及び器具・備品)
常用 廃棄
・提供物品受払簿(消耗品・原材料・製品)
作業
提供物品管理 提供物品受払簿(消耗品・原材料・製品)
3年 廃棄
作業事務調査に関する文書・作業事務調査等に関する記録
作業
作業統計 作業事務調査等
5年 廃棄
刑事施設における作業統
計に関する文書
・矯正定期報告(作業実施報告)
作業
作業統計 矯正定期報告(作業実施報告)
3年 廃棄
・矯正定期報告(作業決算報告) 作業 作業統計 矯正定期報告(作業決算報告) 3年 廃棄
・統計調査、解約減産状況表、調定速報
作業
作業統計 統計調査
3年 廃棄
・工場日報 作業 作業統計 工場日報 3年 廃棄
刑事施設における職業訓
練に関する文書
・職業訓練命令書
作業
職業訓練 職業訓練命令書
5年 廃棄
・職業訓練の実施に関する記録 作業 職業訓練 職業訓練 3年 廃棄
・職業訓練日誌 作業 職業訓練 職業訓練日誌 3年 廃棄
・修了証書交付記録 作業 職業訓練 修了証書交付記録 常用 廃棄
・矯正定期報告(受験結果報告) 作業 職業訓練 矯正定期報告(受験結果報告) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(職業訓練実施報告)
作業
職業訓練 矯正臨時報告(職業訓練実施報告)
3年 廃棄
刑事施設に収容中
の者にかかる作業報
奨金に関すること
刑事施設における作業報
奨金に関する文書
・作業報奨金に関する記録
・作業報奨金基帳
作業
作業報奨金 作業報奨金
5年 廃棄
・日課表 作業 作業報奨金 日課表 5年 廃棄
・作業審査会議事録 作業 作業報奨金 作業審査会議事録 5年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る死亡手当
金等に関すること
矯正施設に収容中の者に
係る死亡手当金等に関す
る文書
・死亡手当金等に関する記録
作業
手当金等 死亡手当金等
5年 廃棄
刑事施設に収容中
の者の分類に関する
こと
刑事施設における分類業
務に関する文書
・分類関係報告
分類
分類考査 分類関係報告
3年 廃棄
・処遇審査会議事録(考査) 分類 分類考査 処遇審査会議事録(考査) 3年 廃棄
・刑執行開始時調査簿 分類 分類考査 刑執行開始時調査簿 3年 廃棄
・移送認可申請書
・移送通知書
・移送連絡簿
・管区外移送協議書
・精神障害者移送協議書
・暴力団関係受刑者の移送に関する記録
分類
分類考査 移送
3年 廃棄
・分類日誌 分類 分類考査 分類日誌 3年 廃棄
・処遇調査票点検簿 分類 分類考査 処遇調査票点検簿 1年 廃棄
刑事施設における分類業
務の管理に関する文書
・管区外移送認可申請書
・管区外移送認可通知書
分類
分類管理 管区外移送
3年 廃棄
・仮釈放状況報告に関する記録
・矯正定期報告(受刑者処遇調査・集団編
成報告)
分類
分類管理 報告の管理
3年 廃棄
・分類業務の管理に係る決裁文書 分類 分類管理 その他分類業務の管理 3年 廃棄
刑事施設に収容中
の者の審査・保護に
関すること
刑事施設における保護業
務に関する文書
・釈放者保護台帳
分類
保護 釈放者保護台帳
5年 廃棄
・特別調整に関する文書
・障害者手帳交付申請に関する記録
・生活保護申請に関する記録
分類
保護 社会復帰支援
5年 廃棄
・就労支援の実施に関する記録 分類 保護 就労支援 3年 廃棄
・刑執行順序変更申請簿 分類 審査 刑執行順序変更申請簿 3年 廃棄
・生活環境調整報告書
・親族等照会書
・親族等申告票
・親族等身元引受人に関する記録
・保護観察官面接繰出簿
・保護司面接簿
分類
保護 生活環境調整
3年 廃棄
・釈放時保護の実施に関する記録
・帰住援助に関する記録
・個別指導記録簿
・釈放時面接簿
・保護カ―ド
・保護カ―ド交付簿
分類
保護 釈放時保護
3年 廃棄
・精神障害者出所通知
・退去強制該当容疑者通報
・地方更生保護委員会への通知
・被収容者移送通知書
・保護観察者収容通知書
・暴力団関係受刑者釈放に関する通知
・満期釈放者通知書
分類
保護 釈放に係る通知
3年 廃棄
・関係機関との連絡協議会に関する資料
分類
保護 連絡協議会
3年 廃棄
・関係機関からの照会・回答に関する記録
・暴力団関係受刑者照会
分類
各種業務 照会・回答
3年 廃棄
刑事施設における審査業
務に関する文書
・法定期間経過通告に関する記録
・処遇審査会議事録(仮釈放等審査)
・仮釈放等申出書
・仮釈放等申出書書留簿
・仮釈放等申出書送付書
・仮釈放等申出書発送簿
・申出取下書
・36条調査、25条調査に関する記録
・地方更生保護委員会委員面接に関する記録・仮釈放等許可決定書、許可決定通知書に
係る受領書、書留簿
・仮釈放等許可決定名簿
・審理結果通知書(仮釈放等不許可)
・審理の再開等に関する通知書
分類
審査 仮釈放等審査・申出・決定
5年 廃棄
刑事施設に収容中
の者の教育に関する
こと
刑事施設における改善指
導に関する文書
・一般改善指導の実施に関する記録
・特別改善指導の実施に関する記録
教育
改善指導 改善指導
3年 廃棄
・評価に関する記録 教育 改善指導 評価 3年 廃棄
刑事施設における教科指
導に関する文書
・教科指導の実施に関する記録
教育
教科指導 教科指導
3年 廃棄
・高卒認定試験の実施に関する文書 教育 教科指導 高卒認定試験 3年 廃棄
刑事施設における刑執行
開始時指導に関する文書
・刑執行開始時指導に関する記録
教育
刑執行開始時
指導
刑執行開始時指導
3年 廃棄
刑事施設における釈放前
指導に関する文書
・釈放前指導の実施に関する記録
・刑事施設外処遇の実施に関する記録
教育
釈放前指導 釈放前指導
3年 廃棄
刑事施設における集会・
行事に関する文書
・教育行事に関する記録
・集会に関する記録
教育
集会・行事 集会・行事
3年 廃棄
刑事施設における余暇活
動に関する文書
・放送に関する記録
教育
余暇活動 放送
3年 廃棄
・通信教育に関する記録 教育 余暇活動 通信教育 3年 廃棄
・資格試験の実施に関する記録 教育 余暇活動 資格試験 3年 廃棄
・クラブ活動に関する記録 教育 余暇活動 クラブ活動 3年 廃棄
刑事施設における図書に
関する文書
・図書原簿
教育
図書 図書原簿
5年 廃棄
・図書・新聞管理に関する記録
・図書・新聞の領置・廃棄に関する記録
・図書・新聞閲読に関する記録
・備付図書貸与に関する記録
・自弁書籍カ―ド
教育
図書 図書・新聞の管理
3年 廃棄
・図書カ―ド 教育 図書 図書カ―ド 1年 廃棄
・写真閲覧に関する記録 教育 図書 写真閲覧記録 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における教誨師に関する
文書
・教誨師委嘱・解嘱に関する記録
教育
教誨師 教誨師委嘱・解嘱
5年 廃棄
・教誨師従事年数及び指導回数に関する記
録 教育
教誨師 教誨師従事年数及び指導回数
常用 廃棄
・墓地埋葬に関する記録
・合葬に関する記録 教育
教誨 墓地埋葬・合葬
常用 廃棄
・教誨師個人別指導簿 教育 教誨 教誨師個人別指導簿 5年 廃棄
・儀式行事・教誨実施簿 教育 教誨 教誨等実施簿 5年 廃棄
・その他教誨師に関する記録 教育 教誨師 その他教誨師に関する記録 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における篤志面接委員に
関する文書
・篤志面接委員委嘱・期間更新・解嘱に関
する記録
教育
篤志面接委員 篤志面接委員委嘱・期間更新・解嘱
5年 廃棄
・篤志面接委員記章交付簿
教育
篤志面接委員 篤志面接委員記章交付簿
5年 廃棄
・篤志面接委員従事年数及び指導回数に
関する記録 教育
篤志面接委員 篤志面接委員従事年数及び指導回数
常用 廃棄
・篤志面接委員選考会に関する記録
教育
篤志面接委員 篤志面接委員選考会
常用 廃棄
・篤志面接委員指導簿
教育
篤志面接委員 篤志面接委員指導簿
5年 廃棄
・その他篤志面接委員に関する記録
教育
篤志面接委員 その他篤志面接委員に関する記録
3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における民間協力者(教
育)に関する文書
・民間協力者(教育)に関する記録
教育
民間協力者 民間協力者(教育)
3年 廃棄
刑事施設における教育業
務の管理に関する文書
・矯正定期報告(刑事施設教育状況報告)
教育
教育管理 報告の管理
3年 廃棄
・学会・研究会(教育)に関する資料 教育 教育管理 学会・研究会(教育) 3年 廃棄
・協議会・連絡会(教育)に関する記録
教育
教育管理 協議会・連絡会(教育)
3年 廃棄
・研究授業に関する記録 教育 教育管理 研究授業 3年 廃棄
・その他教育に関する記録 教育 教育管理 その他教育に関する記録 1年 廃棄
3 矯正展・即売会に
関する事項
矯正展・即売会の実
施のための経緯
矯正展・即売会に関する
文書
・矯正展・即売会に関する記録
作業
作業企画 矯正展・即売会
3年 廃棄
4 新型コロナウイル
ス感染症に関す
る事項
新型コロナウイルス
感染症に関すること
新型コロナウイルス感染
症に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策関係
企画
新型コロナウイ
ルス感染症対策新型コロナウイルス感染症対策文書(企画部門) 5年 移管
備 (注)
考 本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。 事項
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 分類例 保存期間
保存期間満了
時の措置
参考事項
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
矯正施設に収容中
の者の保健に関する
こと
矯正施設における保健に
関する文書
・健康診断に関する記録(結核予防)
保健
検査等 健康診断(結核予防)
5年 廃棄
・感染症に関する記録
・感染症の予防・感染の防止
・感染症の検査
保健 検査等 感染症に関する記録 3年 廃棄
・エックス線検診に関する記録 保健 検査等 エックス線検診 3年 廃棄
・有機溶剤使用者健康診断に関する記録
保健
検査等 有機溶剤使用者健康診断
3年 廃棄
・各種医務検査に関する記録 保健 検査等 各種医務検査 3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る衛生に関
すること
矯正施設における衛生に
関する文書
・検便検査に関する記録
・検便成績表
衛生
防疫 検便検査
3年 廃棄
・防疫実施・計画に関する記録
・消毒実施に関する記録 衛生
防疫 防疫実施・計画
3年 廃棄
・廃棄物処理に関する記録
・医療廃棄物に関する記録 衛生
廃棄物 廃棄物処理
5年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る医療に関
すること
矯正施設における診療に
関する文書
・診療録
矯正医療
診療 診療録
5年 廃棄
・診断書 矯正医療 診療 診断書 5年 廃棄
・レントゲンフィルム 矯正医療 診療 レントゲンフィルム 5年 廃棄
・病院移送協議書 矯正医療 移送 病院移送協議書 5年 廃棄
・死亡診断書(死体検案書)発行記録
矯正医療
診療 死亡診断書(死体検案書)
5年 廃棄
・手術・処置・検査承諾(同意)書 矯正医療 診療 手術・処置・検査承諾(同意)書 5年 廃棄
・心電図測定記録簿 矯正医療 診療 心電図測定記録簿 5年 廃棄
・病状連絡票 矯正医療 診療 病状連絡票 5年 廃棄
・エックス線装置に関する記録 矯正医療 診療 エックス線装置 5年 廃棄
・照射録 矯正医療 診療 照射録 5年 廃棄
・指名医に関する記録 矯正医療 診療 指名医 3年 廃棄
・医療情報に関する記録 矯正医療 診療 医療情報 3年 廃棄
・処遇変更簿 矯正医療 診療 処遇変更簿 3年 廃棄
・病状連絡等に関する記録 矯正医療 診療 病状連絡等 3年 廃棄
・外医診察に関する記録 矯正医療 診療 外医診察 3年 廃棄
・歯科治療に関する記録 矯正医療 診療 歯科治療 3年 廃棄
・血液検査に関する記録 矯正医療 診療 検査 3年 廃棄
・医療共助に関する記録 矯正医療 診療 医療共助 3年 廃棄
矯正施設における医務に
関する文書
・医療機器管理に関する記録
矯正医療
医務 医療機器管理
5年 廃棄
・医療協議会に関する記録 矯正医療 医務 医療協議会 3年 廃棄
・医師・看護師等の届出に関する記録
・薬剤師届出票
矯正医療 医務 医師・看護師等の届出 3年 廃棄
・医師・看護師の届出に関する記録 矯正医療 医務 医師・看護師の届出 3年 廃棄
・医務日誌 矯正医療 医務 医務日誌 3年 廃棄
矯正施設における医療上
移送に関する文書
・医務報告に関する記録
矯正医療
医務 医務報告
3年 廃棄
・医療上移送に関する記録
・医療上移送協議に関する記録 矯正医療
移送 医療上移送
3年 廃棄
矯正施設における医療報
告に関する文書
・病院移送に関する記録
矯正医療
移送 病院移送
3年 廃棄
・矯正臨時報告(被収容者死亡報告)
矯正医療
医療報告 矯正臨時報告(被収容者死亡報告)
10年 廃棄
・矯正緊急報告(感染症患者日報) 矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感染症患者日報) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(感染症患者発生速報)
矯正医療
医療報告 矯正緊急報告(感染症患者発生速報)
3年 廃棄
・矯正緊急報告(集団絶食報告) 矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(集団絶食報告・集団中毒発生速報) 3年 廃棄
・矯正定期報告(病態報告) 矯正医療 医療報告 矯正定期報告(病態報告) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(食中毒調査結果報告)
矯正医療
医療報告 矯正臨時報告(食中毒調査結果報告)
3年 廃棄
・病院移送報告書 矯正医療 医療報告 病院移送報告 3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る薬剤に関
すること
矯正施設における薬剤に
関する文書
・医薬品安全対策に関する記録
矯正医療
薬剤 医薬品安全対策
3年 廃棄
・医薬品管理に関する記録 矯正医療 薬剤 医薬品管理 3年 廃棄
・医薬品受払簿 矯正医療 薬剤 医薬品受払簿 3年 廃棄
・衛生材料管理に関する記録
・衛生材料受払簿 矯正医療
薬剤 衛生材料管理
3年 廃棄
・備薬管理に関する記録 矯正医療 薬剤 備薬管理 3年 廃棄
・備薬使用簿 矯正医療 薬剤 備薬使用簿 3年 廃棄
・備薬等受払簿 矯正医療 薬剤 備薬等受払簿 3年 廃棄
・処方箋 矯正医療 薬剤 処方箋 3年 廃棄
2 新型コロナウイル
ス感染症に関す
る事項
新型コロナウイルス
感染症に関すること
新型コロナウイルス感染
症に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策関係
医務
新型コロナウイ
ルス感染症対策新型コロナウイルス感染症対策文書(医務課) 5年 移管
旭川刑務所医務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:医務課長)
備 (注)
考 本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
令和5年4月25日改定 事項
業務の区分
当該業務に係る行政文書
の類型
行政文書の具体例 分類例 保存期間
保存期間満了
時の措置
参考事項
大分類 中分類
小分類
(行政文書ファイル等の名称)
1 個人の権利義務
の得喪及びその
経緯
矯正施設に収容中の
者の不服申立てに関
すること
審査の申請に関する文書 ・審査申請書
・調査指示に関する回報文書
・裁決に係る決裁文書
・裁決書 処遇 不服申立 審査の申請
裁決、決定その
他処分がされる
日に係る特定日
以後10年
廃棄
矯正管区の長に対する事
実の申告に関する文書
・事実申告書
・調査指示に関する回報文書
・事実の申告の処理に係る決裁文書 処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告
通知又は終結の
処理がされる日
に係る特定日以
後5年
廃棄
苦情の申出に関する文書 ・大臣苦情の調査指示に関する回報文書 処遇 不服申立 苦情の申出
5年 廃棄
国又は行政機関を当
事者とする訴訟の提
起その他の訴訟に関
する経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録 処遇 不服申立 訴訟
訴訟が終結する
日に係る特定日
以後10年
廃棄
2 法人の権利義務
の得喪及びその
経緯
行政手続法第2条第
3号の許認可等に関
する重要な経緯
許認可等をするための決
裁文書その他許認可等に
至る過程が記録された文書・行政文書開示決定等に係る決裁文書
・開示決定等の期限の延長に係る決裁文書
・行政文書の開示の実施方法等申出書
情報公開
行政文書の開
示請求
開示決定等
許認可等の効力
が消滅する日に
係る特定日以後5年廃棄
国又は行政機関を当
事者とする訴訟の提
起その他の訴訟に関
する経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録 処遇 不服申立 訴訟
訴訟が終結する
日に係る特定日
以後10年
廃棄
3 職員の人事に関
する事項
その他研修に関する
記録
その他研修に関する記録 ・職務研究会議事録 庶務 研修 職務研究会議事録
3年 廃棄
4 予算及び決算に
関する事項
・検査書 会計 歳入 検査書 5年 廃棄
・現金払込書・領収証書 会計 歳入 現金払込書・領収証書 3年 廃棄
・歳入金月計突合表 会計 歳入 歳入金月計突合表 3年 廃棄
・振替済通知書 会計 歳入 振替済通知書 3年 廃棄
歳出に関すること 歳出に関する文書 ・支出関係書類(支出計算書、証拠書類、添
付書類)
会計 歳出 支出関係書類(支出計算書、証拠書類、添付書類)
5年 廃棄
・前渡資金科目整理簿 会計 歳出 前渡資金科目整理簿 5年 廃棄
・前渡資金関係書類(出納計算書、証拠書
類、添付書)
会計 歳出 前渡資金関係書類(出納計算書、証拠書類、添付書)
5年 廃棄
・小切手・国庫金振替書整理簿 会計 歳出 小切手・国庫金振替書整理簿 5年 廃棄
・小切手帳原符 会計 歳出 小切手帳原符 5年 廃棄
・小切手等検査簿 会計 歳出 小切手等検査簿 3年 廃棄
支出に関すること 支出に関する文書 ・小切手振出決議書 会計 支出 小切手振出決議書 3年 廃棄
・払戻決議書 会計 支出 払戻決議書 5年 廃棄
前渡資金管理に関す
ること
前渡資金管理に関する文書・現金出納簿 会計 前渡資金 現金出納簿
5年 廃棄
・検査書 会計 前渡資金 検査書 5年 廃棄
物品の管理に関する
こと
物品の管理に関する文書 ・物品管理簿・物品出納簿 用度 物品管理 物品管理簿・物品出納簿
5年 廃棄
・引継書 用度 物品管理 引継書 3年 廃棄
・物品定時・交替・随時検査書 用度 物品管理 物品定時・交替・随時検査書 5年 廃棄
・物品廃棄記録 用度 物品管理 物品廃棄記録 3年 廃棄
・物品亡失、損傷報告書 用度 物品管理 物品亡失、損傷報告書 5年 廃棄
・郵便書留簿 用度 物品管理 郵便書留簿 3年 廃棄
・その他物品に関する書類 用度 物品管理 その他物品に関する書類 1年 廃棄
・管理換物品引渡通知書 用度 物品管理 管理換物品引渡通知書 1年 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
・物品不用決定承認申請書・物品不用決定
通知書
用度 物品管理 物品不用決定承認申請書・物品不用決定通知書
1年 廃棄
・物品分類換通知書 用度 物品管理 物品分類換通知書 1年 廃棄
・物品分類換命令書 用度 物品管理 物品分類換命令書 1年 廃棄
・物品取得措置請求書・物品取得通知書・
物品払出請求書 用度 物品管理 物品取得措置請求書・物品取得通知書・物品払出請求書 3年 廃棄
定期検査結果 施設整備 保守管理 定期検査結果 3年 廃棄
契約に関すること 契約に関する文書 ・契約書
・入札公告に関する文書
・見積書
・指名通知
・指名通知書
・請書
・予定価格調書
・納品書
・同等品審査書類
用度 契約 調達
契約が終了する
日に係る特定日
以後5年
廃棄
5 文書の管理等に
関する事項
文書の管理等 行政文書ファイル管理簿
その他の業務に常時利用
するものとして継続的に保
存すべき行政文書
・行政文書ファイル管理簿 庶務 文書 名寄拘置支所行政文書ファイル管理簿
常用 廃棄
・発出され廃止されていない訓令・通達 庶務 例規 本省例規(訓令・通達)
常用 廃棄
施行先においては、写
しを保管。
・発出され廃止されていない管区長通達 庶務 例規 管区長通達・通知等
常用 廃棄
施行先においては、写
しを保管。
・発出され廃止されていない達示 庶務 例規 達示・発出達示・指示等 常用 廃棄
・文書発議簿 庶務 文書 決裁簿 30年 廃棄
・例規に係る決裁文書 庶務 例規 例規決裁 5年 廃棄
・その他例規に関する書類 庶務 例規 その他例規に関する書類 1年 廃棄
名寄拘置支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:名寄拘置支所長)
歳入に関すること 歳入に関する文書
・歳入徴収額に関する書類(計算書、証拠書
類、添付書類)
・計算書証拠書類
・歳入徴収額計算書
・歳入徴収額計算書証拠書類
・歳入徴収済額計算書証拠書類 会計 歳入 歳入徴収額(計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
令和5年4月25日改定
国立公文書館への移管に
係る協議・手続等、その他
文書管理に関する文書
・行政文書管理に関する書類 庶務 文書 行政文書管理
5年 廃棄
行政文書ファイル等の保
存期間及び保存期間満了
時の措置等が定められた
文書
・標準文書保存期間基準 庶務 文書 旭川刑務所標準文書保存期間基準
常用 廃棄
6 刑及び勾留、少年
院に送致する保
護処分及び少年
鑑別所に送致す
る観護の措置、補
導処分並びに監
置の裁判の執行
に関する事項
刑事施設及び婦人補
導院に収容中の者の
収容に関すること
刑事施設の入所に関する
記録
・被収容者入所簿 収容 名籍 被収容者入所簿
10年 廃棄
刑事施設の出所に関する
記録
・被収容者出所簿 収容 名籍 被収容者出所簿
10年 廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 10年 廃棄
・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 3年 廃棄
刑事施設の被収容者の氏
名の一覧に関する記録
・被収容者人名簿 収容 名籍 被収容者人名簿
30年 廃棄
刑事施設の収容の根拠等
に関する個別の記録
・被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、前科
調書、身体等調査表及び指紋原紙)
収容 名籍 被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、前科調書、身体等調査表
及び指紋原紙)
終結する日に係
る特定日以後30年廃棄
刑事施設の収容の経過等
に関する個別の記録
・被収容者身分帳簿(その他の部分) 収容 名籍 被収容者身分帳簿(その他の部分)
終結する日に係
る特定日以後10年廃棄
刑事施設の身分帳簿の管
理に関する記録
・保存身分帳簿閲覧等記録票 収容 名籍 保存身分帳簿閲覧等記録票
当該身分帳簿の
終結する日に係
る特定日以後30年廃棄
・終結身分帳保存整理簿 収容 名籍 終結身分帳保存整理簿 10年 廃棄
・終結身分帳簿の引継記録 収容 名籍 終結身分帳簿の引継等 10年 廃棄
・終結身分帳簿の貸与記録 収容 名籍 終結身分帳簿の貸与等 5年 廃棄
上記に掲げるもの以外の
名籍の記録
・不在者投票に関する記録 収容 名籍 不在者投票
3年 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 3年 廃棄
・名籍事務に関する記録 収容 名籍 名籍事務 1年 廃棄
・共犯名簿 収容 名籍 共犯名簿 3年 廃棄
・接見禁止決定等書留簿 収容 名籍 接見禁止決定等書留簿 3年 廃棄
・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 3年 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 3年 廃棄
・判決結果等書留簿 収容 名籍 判決結果等書留簿 3年 廃棄
・収容確認簿 収容 名籍 収容確認簿 3年 廃棄
・控訴趣意書及び上告趣意書受付簿 収容 名籍 控訴趣意書及び上告趣意書受付簿 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院の保安に関する
こと
刑事施設及び婦人補導院
における勤務配置に関す
る文書
・勤務日誌 保安 勤務配置 勤務日誌
3年 廃棄
・勤務配置表 保安 勤務配置 勤務配置表 3年 廃棄
刑事施設における緊急報
告に関する文書
・矯正緊急報告(非常事態動員速報) 保安 緊急報告 矯正緊急報告(非常事態動員速報)
3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における警備に関する文書・警備規程 保安 警備 警備規程
5年 廃棄
・事件送致に関する記録 保安 警備 事件送致 5年 廃棄
・巡警記録
・巡回記録簿 保安 警備 巡警・巡回記録 3年 廃棄
・外来者入出門管理 保安 警備 外来者入出門管理 3年 廃棄
・監視カメラ視察記録 保安 警備 監視カメラ視察記録 3年 廃棄
・管区機動警備隊に関する記録
・緊急自動車指定に関する記録
・刑務官手帳の管理に関する記録
・警備活動に関する記録
・警備隊員に関する記録
・鍵の管理に関する記録
保安 警備 各種警備
3年 廃棄
・暴力団関係被収容者に関する記録 保安 警備 暴力団関係者の収容 3年 廃棄
・鍵貸与簿 保安 警備 鍵貸与簿 3年 廃棄
・事務用品管理(職員ロッカ―)に関する記録保安 警備 事務用品管理(職員ロッカ―)
1年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における警備訓練に関す
る文書
・非常招集に関する記録 保安 警備訓練 非常招集
3年 廃棄
・柔道、剣道及び矯正護身術の実施に関す
る記録
保安 警備訓練 柔道、剣道及び矯正護身術
3年 廃棄
・訓練計画・実施記録(警備) 保安 警備訓練 訓練計画・実施記録(警備) 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における警備用器具に関
する文書
・捕縄、手錠及び拘束衣使用簿 保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣使用簿
5年 廃棄
・警備用具等管理に関する記録 保安 警備用器具 警備用具等管理 3年 廃棄
・武器管理に関する記録 保安 警備用器具 武器管理 3年 廃棄
・銃及び弾薬出納簿 保安 警備用器具 銃及び弾薬出納簿 3年 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束衣管理に関する記録 保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣管理
3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における検査に関する文書・引上げ物品記録 保安 検査 引上げ物品記録
3年 廃棄
・検査計画 保安 検査 検査 3年 廃棄
・自弁・差入物品検査 保安 検査 自弁・差入物品検査 3年 廃棄
・図書・新聞審査に関する記録 保安 検査 図書・新聞審査 5年 廃棄
・新入時衣体検査記録 保安 検査 新入時衣体検査記録 3年 廃棄
・設備点検記録 保安 検査 設備点検記録 3年 廃棄
刑事施設における居室配
置に関する文書
・居室配置表 保安 居室配置 居室配置表
3年 廃棄
刑事施設における被収容
者の護送に関する文書
・護送計画関係書類 保安 護送 護送計画関係書類
3年 廃棄
・出廷等に関する記録 保安 連行・戒護 出廷等 3年 廃棄
文書管理関係帳簿 5年 廃棄
・受付簿
・特殊取扱郵便物・使送文書・電報接受簿
・文書送付簿
取得した文書の管理を行
うための帳簿
庶務 文書
刑事施設における保護室
に関する文書
・保護室使用簿 保安 連行・戒護 保護室使用簿
5年 廃棄
・保護室管理に関する記録 保安 連行・戒護 保護室管理 3年 廃棄
刑事施設における静穏室
に関する文書
・静穏室使用簿 保安 連行・戒護 静穏室使用簿
5年 廃棄
・静穏室管理に関する記録 保安 連行・戒護 静穏室管理 3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における被収容者の収容
定員に関する文書
・矯正臨時報告(収容定員決定(変更)報告)保安 収容定員 矯正臨時報告(収容定員決定(変更)報告)
3年 廃棄
刑事施設における被収容
者の動静視察に関する文書・被収容者の動静等の電磁的、光学的記録
及びその管理に関する記録
保安 動静視察 被収容者の動静等の電磁的、光学的記録及びその管理
5年 廃棄
刑事施設及び婦人補
導院に収容中の者の
その他処遇に関する
こと
・隔離に関する記録 処遇 処遇記録 隔離
3年 廃棄
・自弁・差入物品管理 処遇 処遇記録 自弁・差入物品管理 3年 廃棄
・収容開始時の告知記録 処遇 処遇記録 収容開始時の告知記録 3年 廃棄
・面接指導記録 処遇 処遇記録 面接指導記録 3年 廃棄
・要注意者に関する記録 処遇 処遇記録 要注意者 3年 廃棄
・恵与願に関する書類 処遇 処遇記録 恵与願 3年 廃棄
・諸願簿 処遇 処遇記録 諸願簿 1年 廃棄
・被収容者の一般的な処遇の実施に関する
記録
処遇 処遇記録 被収容者処遇
1年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における外部交通に関す
る文書
・書信に関する記録 処遇 外部交通 書信
3年 廃棄
・面会に関する記録 処遇 外部交通 面会 3年 廃棄
刑事施設における生活管
理に関する文書
・不喫食者書留簿 処遇 生活管理 不喫食者書留簿
3年 廃棄
・運動入浴実施記録 処遇 生活管理 運動入浴実施記録 1年 廃棄
・官給品の貸与に関する記録 処遇 生活管理 官給品の貸与 1年 廃棄
・物品管理関係 処遇 生活管理 物品管理関係 1年 廃棄
刑事施設における調査・懲
罰に関する文書
・訓戒記録 処遇 調査・懲罰 訓戒記録
3年 廃棄
・懲罰簿 処遇 調査・懲罰 懲罰簿 3年 廃棄
・反則行為の調査・懲罰に関する記録 処遇 調査・懲罰 反則行為の調査・懲罰
3年 廃棄
刑事施設及び婦人補導院
における収容に係る統計
に関する文書
・矯正統計報告月表(年表) 収容 統計 矯正統計報告
5年 廃棄
・収容人員日表 収容 統計 収容人員日表 5年 廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 1年 廃棄
矯正施設に収容中の
者の不服申立てに関
すること
刑事施設における不服申
立てに関する文書
・矯正管区の長に対する事実の申告の通知
書の交付に関する記録
・矯正管区の長に対する事実の申告の通知書処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告通知簿等
5年 廃棄
・法務大臣に対する事実の申告の通知書の
交付に関する記録
・法務大臣に対する事実の申告の通知書
処遇 不服申立 法務大臣に対する事実の申告通知簿等
5年 廃棄
・審査の申請の裁決書謄本の交付に関する
記録
・審査の申請の裁決書謄本
処遇 不服申立 審査の申請裁決書交付簿等
5年 廃棄
・再審査の申請の裁決書謄本の交付に関す
る記録
・再審査の申請の裁決書謄本
処遇 不服申立 再審査の申請裁決書交付簿等
5年 廃棄
・刑事施設の長に対する苦情の申出に関す
る記録
処遇 不服申立 刑事施設の長に対する苦情の申出
5年 廃棄
・法務大臣に対する苦情の申出に関する記録処遇 不服申立 法務大臣に対する苦情の申出
5年 廃棄
・監査官に対する苦情の申出に関する記録 処遇 不服申立 監査官に対する苦情の申出
5年 廃棄
その他不服申立てに関す
る文書
・矯正緊急報告(被収容者等による告訴、告
発、提訴等報告)
処遇 不服申立 矯正緊急報告(被収容者等による告訴、告発、提訴等報告)
3年 廃棄
・矯正定期報告(被収容者等による告訴、告
発、提訴等報告)
処遇 不服申立 矯正定期報告(被収容者等による告訴、告発、提訴等報告)
3年 廃棄
・請願その他の不服申立てに関する記録 処遇 不服申立 請願その他の不服申立て
1年 廃棄
矯正施設に収容中の
者に係る給養に関す
ること
矯正施設における給養に
関する文書
・給食業務に関する記録 給養 給食 給食業務
3年 廃棄
・不喫食者書留簿 給養 給食 不喫食者書留簿 3年 廃棄
・移送食給与簿 給養 給食 移送食給与簿 3年 廃棄
・検食に関する書類 給養 給食 検食 3年 廃棄
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 献立表 3年 廃棄
矯正施設に収容中の
者に係る衛生に関す
ること
矯正施設における衛生に
関する文書
・防疫実施・計画に関する記録
・消毒実施に関する記録
衛生 防疫 防疫実施・計画 3年 廃棄
矯正施設に収容中の
者に係る医療に関す
ること
矯正施設における診療に
関する文書
・診療録 矯正医療 診療 診療録
5年 廃棄
・処遇変更簿 矯正医療 診療 処遇変更簿 3年 廃棄
矯正施設における医務に
関する文書
・医務日誌 矯正医療 医務 医務日誌
3年 廃棄
矯正施設に収容中の
者に係る薬剤に関す
ること
矯正施設における薬剤に
関する文書
・備薬使用簿 矯正医療 薬剤 備薬使用簿
3年 廃棄
刑事施設に収容中の
者の教育に関すること刑事施設における余暇活
動に関する文書
・放送に関する記録
教育 余暇活動 放送 3年 廃棄
7 郵便に関する事項公文書類の接受、発
送等に関すること
公文書類の接受、発送等
に関する文書
・被収容者宛て現金書留等受付簿 庶務 文書接受 被収容者宛て現金書留等受付簿
3年 廃棄
・被収容者宛て信書等書留簿 庶務 文書接受 被収容者宛て信書等書留簿 3年 廃棄
8 広報に関する事項広報活動に関すること見学に関する文書 ・施設参観に関する書類 庶務 広報・渉外 施設参観
3年 廃棄
刑事施設における処遇の
記録に関する文書
9 防災に関する事項防災に関すること 防災に関する文書 ・防災点検に関する書類 保安 防災管理 防災点検
1年 廃棄
・防災管理に関する記録 保安 防災管理 防災管理 1年 廃棄
・火気取締に関する記録 保安 防災管理 火気取締 1年 廃棄
10 庶務に関する事項庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書 ・施設運営方針に関する書類 庶務 運営 施設運営方針
3年 廃棄
・在所証明書等発行簿 庶務 証明 在所証明書等発行簿 3年 廃棄
・証明書発行・交付に関する書類 庶務 証明 証明書発行・交付 3年 廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 1年 廃棄
・受付簿(面会、差入等) 庶務 各種業務 受付簿(面会、差入等) 3年 廃棄
・出所者等からの来信等の記録文書 庶務 各種業務 出所者等からの来信等の記録文書 3年 廃棄
・職員届出書 庶務 各種業務 職員届出書 1年 廃棄
・庶務に関する書類 庶務 各種業務 その他庶務に関する書類 1年 廃棄
11 行政の情報化に
関する事項
情報システムの運用
に関する経緯
情報システムに関する文書・情報システムに関する書類
庶務 情報管理 情報システム 3年 廃棄
12 監査に関する事項監査に関すること 監査に関する文書 ・監査に関する書類
庶務 監査 監査 5年 廃棄
13 職員の人事管理
に関する事項
勤務時間・休暇に関
すること
超過勤務に関する文書 ・超過勤務等命令簿 人事 勤務時間 超過勤務等命令簿
5年 廃棄
出勤に関する文書 ・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 5年 廃棄
休暇に関する文書 ・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿 3年 廃棄
勤務時間の割振りに関す
る文書
・週休日の振替、代休日の指定に関する書類人事 勤務時間 週休日の振替、代休日の指定
3年 廃棄
・勤務時間、休日及び休暇に関する書類 人事 勤務時間 勤務時間、休日及び休暇
3年 廃棄
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿 3年 廃棄
・勤務時間割振り簿 人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 3年 廃棄
・勤務現況表 人事 勤務時間 勤務現況表 3年 廃棄
手当に関すること 諸手当に関する文書 ・特殊勤務手当に関する書類 人事 給与 特殊勤務手当 5年1月 廃棄
人事異動に関すること人事異動に関する文書 ・非常勤職員に関する書類
人事 人事異動 非常勤職員 3年 廃棄
職員の衛生、医療
その他の福利厚
生に関する事項
職員の健康・安全管
理に関すること
健康診断等による事後措
置の記録
・職員の健康安全管理に関する書類
人事 健康安全管理 職員の健康安全管理 3年 廃棄
14 矯正施設における
領置に関する事項矯正施設における領
置に関すること
矯正施設における領置物
品に関する文書
・遺留品書留簿 領置 領置物品 遺留品書留簿
3年 廃棄
・貴重品書留簿 領置 領置物品 貴重品書留簿 3年 廃棄
・自弁・差入物品管理に関する記録 領置 領置物品 自弁・差入物品管理 3年 廃棄
・釈放時交付信書等記録簿 領置 領置物品 釈放時交付信書等記録簿 3年 廃棄
・処分等告知簿 領置 領置物品 処分等告知簿 3年 廃棄
・証拠品還付記録 領置 領置物品 証拠品還付記録 3年 廃棄
・特別領置物品書留簿 領置 領置物品 特別領置物品書留簿 3年 廃棄
・領置品基帳 領置 領置物品 領置品基帳 5年 廃棄
・領置物品一時使用許可等記録 領置 領置物品 領置物品一時使用許可等記録 3年 廃棄
・領置物品引継書 領置 領置物品 領置物品引継書 3年 廃棄
・領置物品検査記録 領置 領置物品 領置物品検査記録 3年 廃棄
・領置物品総量規制 領置 領置物品 領置物品総量規制 3年 廃棄
・領置物品交付処理記録 領置 領置物品 領置物品交付処理記録 3年 廃棄
・領置物品廃棄願書 領置 領置物品 領置物品廃棄願書 3年 廃棄
・領置物品領収書 領置 領置物品 領置物品領収書 3年 廃棄
矯正施設における自弁物
品関する文書
・差入物品等受付記録 領置 自弁物品 差入物品等受付記録
3年 廃棄
・仮留品書留簿 領置 仮留金品 仮留品書留簿 3年 廃棄
矯正施設における領置金
に関する文書
・現金出納簿 領置 歳入歳出外現金 現金出納簿
5年 廃棄
・小切手・国庫金振替書整理簿 領置 歳入歳出外現金 小切手・国庫金振替書整理簿等 5年 廃棄
・小切手振出決議書 領置 歳入歳出外現金 小切手振出決議書 3年 廃棄
・国庫金振替書原符 領置 歳入歳出外現金 国庫金振替書原符 5年 廃棄
・検査書 領置 歳入歳出外現金 検査書 5年 廃棄
・小切手等検査簿 領置 歳入歳出外現金 小切手等検査簿 3年 廃棄
・取引関係通知書 領置 歳入歳出外現金 取引関係通知書 3年 廃棄
・検査確認書 領置 歳入歳出外現金 検査確認書 3年 廃棄
・遺留金書留簿 領置 歳入歳出外現金 遺留金書留簿 5年 廃棄
・仮留金受払簿 領置 歳入歳出外現金 仮留金受払簿 5年 廃棄
・差入現金等受付記録 領置 歳入歳出外現金 差入現金等受付記録 3年 廃棄
・歳入歳出外現金に関する書類 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金 1年 廃棄
・歳入歳出外現金月計突合表 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金月計突合表 3年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納計算書 5年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書証拠書類 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納計算書証拠書類
5年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書添付書類 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納計算書添付書類
5年 廃棄
・自弁物品一覧表 領置 歳入歳出外現金 自弁物品一覧表 3年 廃棄
・同封現金等書留簿 領置 歳入歳出外現金 同封現金等書留簿 3年 廃棄
・被収容者あて現金書留受付簿 領置 歳入歳出外現金 被収容者あて現金書留受付簿 3年 廃棄
・不有金者書留簿 領置 歳入歳出外現金 不有金者書留簿 3年 廃棄
・払渡決議書 領置 歳入歳出外現金 払渡決議書 5年 廃棄
・保管金支払証拠書類 領置 歳入歳出外現金 保管金支払証拠書類 5年 廃棄
・保管金小切手原符 領置 歳入歳出外現金 保管金小切手原符 5年 廃棄
・保管金振替済通知書 領置 歳入歳出外現金 保管金振替済通知書 3年 廃棄
・保管金払込書 領置 歳入歳出外現金 保管金払込書 3年 廃棄
・保管金払渡領収書 領置 歳入歳出外現金 保管金払渡領収書 5年 廃棄
・保管金保管替通知書 領置 歳入歳出外現金 保管金保管替通知書
3年 廃棄
・保管金領収証書 領置 歳入歳出外現金 保管金領収証書
5年 廃棄
・保管金月計突合表 領置 歳入歳出外現金 保管金月計突合表 3年 廃棄
・領置金基帳 領置 歳入歳出外現金 領置金基帳 5年 廃棄
・領置金支払証拠書類 領置 歳入歳出外現金 領置金支払証拠書類
5年 廃棄
・領置金収受簿 領置 歳入歳出外現金 領置金収受簿
5年 廃棄
15 刑事施設視察委
員会に関する事項刑事施設視察委員会 刑事施設視察委員会の運
営に関すること
・被収容者からの書面に関する書類 刑事施設視察
委員会
刑事施設視察
委員会
被収容者からの書面
3年 廃棄
・被収容者との面接に関する書類 刑事施設視察
委員会
刑事施設視察
委員会
被収容者との面接
3年 廃棄
16 施設整備に関する事項 施設整備に関すること 施設整備に関する文書 施設整備に関する文書
施設整備 保守管理 消防設備点検記録 3年 廃棄
17 監査に関する事項監査に関すること 監査に関する文書 ・監査に関する書類
庶務 監査 監査 5年 廃棄
18 新型コロナウイル
ス感染症に関する
事項
新型コロナウイルス
感染症に関すること
新型コロナウイルス感染
症に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策関係
名寄
新型コロナウイ
ルス感染症対策新型コロナウイルス感染症対策文書(名寄拘置支所) 5年 移管
備 (注)
考 本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。