九州大学情報統括本部

0.目次

1. 概要
2. 利用申請
3. アンケート管理者ページへのアクセス
4. アンケート管理者 メニュー
5. アンケートの公開
6. よくある質問
7. 本サービスについてのお問い合わせ

本システム上にアンケートを作成するためには、利用申請が必要です。利用申請を行うと、これから作成するアンケートの管理者として申請者が本システムに登録され、アンケート管理者ページのURL等の情報が申請者にメールで通知されます。
申請者は、ブラウザでアンケート管理者ページにアクセスし、申請者が利用申請で指定したアンケート管理者IDでログインすることで、アンケートの作成・編集、回答可能期間の設定、回答状況の確認、回答のダウンロード等ができます。

利用申請は、本サービス受付 q-req@ecs.kyushu-u.ac.jp 宛に、以下の表にある8つの情報を記載したメールを送信することで行います。メールの件名は「アンケートシステム利用申請」としてください。
※(注記)本学教職員からの申請のみお受けします。申請メールは、以下の表の6の本学教職員が使用する本学のメールアドレスから送信していただく必要があります。
※(注記)アンケート毎に申請願います。ご面倒をおかけしますが、アンケート1件につき1通の申請メールを作成・送信願います。
※(注記)「アンケートシステム利用申請」メールを送信したその日の内に、アンケート管理者ページのURL等の通知メールが申請者に届くとは限りません。休日その他の都合により数日お待ちいただく場合もあります。余裕をもってお申込みください。
※(注記)上記のメールアドレスは利用申請専用です。お問い合わせはこちらにお願いいたします。

ここをクリックすると「アンケートシステム利用申請」メールのテンプレートが表示されますので、これをメールに貼り付けて各項目を入力の上、送信してください。

3.アンケート管理者ページへのアクセス

前節の「アンケートシステム利用申請」メールの送信後、申請者がアンケートの管理者として本システムに登録されると、次のようなメールが申請者に送られてきます。

• {アンケートタイトル}は、申請者が「アンケートシステム利用申請」メールに記載したアンケートタイトル(前節の表の1)です。
• {アンケートID}は、アンケート毎に割り当てられるユニークな文字列です。
• "パスワード : "の右側に記載されている文字列が、アンケート管理者ページへの初回ログイン時に使用するパスワードです。
  なお、アンケート管理者ページのログインIDは、申請者が「アンケートシステム利用申請」メールに記載したアンケート管理者ID(前節の表の4)です。
• "初回ログインの有効期限 : "の右側に記載されている日時は、上記のパスワードの有効期限です。この有効期限までにアンケート管理者ページにアクセス・ログインして、別の複雑なパスワードに変更する必要があります。
• "アクセスURL : "の右側に記載されているURLが、アンケート管理者ページ(「アンケート管理者 ログイン画面」ページ)のURLです。
• "アンケートシステムの利用期間 : "の右側に記載されている日付は、アンケート管理者ページにログインすることができる期間で、アンケート管理者として登録された日から利用終了日(前節の表の2)までになります。この期間内にアンケート管理者ページで、設問の作成・編集、回答状況の確認、回答のダウンロード等を行う必要があります。

ブラウザで"アクセスURL"にアクセスすると、「アンケート管理者 ログイン画面」ページが表示されます。
ログインIDにはアンケート管理者ID(前節の表の4)を、パスワードには上記の「アンケート管理者として登録されました」という件名のメールに記載されているパスワードを入力します。
2段階認証方式は2種類から選択できますが、ここでは「メールアドレスへワンタイムパスワード送信」を選択することにして、[送信]ボタンをクリックします。
ページが変わり、ワンタイムパスワードの入力を求められます。登録されているメールアドレス(前節の表の5)宛に次のようなメールが送られてきますので、確認してください。


"パスワード : "の右側に記載されている文字列がワンタイムパスワードなので、これを入力して[送信]ボタンをクリックします。
今回初めてアンケート管理者IDでログインしたのであれば、パスワード変更ページになります。現パスワードには上記の「アンケート管理者として登録されました」という件名のメールに記載されているパスワードを、新パスワードには申請者が考えた複雑なパスワードを入力し、[変更する]ボタンをクリックします。次回以降の「アンケート管理者 ログイン画面」ページで使用するパスワードは、今回入力した新パスワードです。パスワードを忘れないでください。

4.アンケート管理者 メニュー

「アンケート管理者 ログイン画面」ページにアンケート管理者IDでログインすると、「アンケート管理者 メニュー」ページが表示されます。メニュー内には次の機能があります。


設問を作成するために、「設問設定」をクリックします。ページが変わります。
[見出し文(アンケート目的など)を編集する]ボタンをクリックして説明を入力し、[設定]ボタンをクリックします。
これから設問を作成するために、「まだ設問が設定されていません」と書かれた枠の中にある「+」記号をクリックします。1つ目の設問を作成するページに変わります。
※(注記)ここで「+」記号が表示されず設問の追加ができない(または、既にある設問を修正できない)のは、回答開始日時を過ぎているためなので、設問を追加・修正したい場合は、前述の「アンケート設定」で回答開始日時を確認して"未来の日時"を設定してください。
まず、「設問の形式」の右側にあるボックスをクリックし、設問の種類を選択します。次の9種類があります。


設問を一つ作成したら、[登録する]ボタンをクリックします。「+」記号をクリックしたページに戻り、設問が追加されていることがわかります。さらに設問を追加するには、「+」記号をクリックします。
こうして設問を追加していくことで、例えば下の画像のようになります。

各設問に付いている記号の意味は、次の通りです。
設問の作成を終了・中断する際には、ウインドウ右上にある「ログアウト」をクリックしてアンケート管理者ページから退出します。

5.アンケートの公開

設問を作成し終えたら、アンケートを公開します。「アンケート管理者 ログイン画面」ページにアンケート管理者IDでログインし、「アンケート設定」をクリックしてアンケート期間を確認・設定してください。
アンケートに回答してほしい人には、アンケートページのURLを通知する必要があります。アンケートページのURLは、次のようになります。

• https://q.s.kyushu-u.ac.jp/アンケートID/

「アンケートシステム利用申請」メールで回答方式として a (本学構成員(認証あり))を指定した場合、アンケートページにアクセスすると認証ページが表示されますので、SSO-KIDとそのパスワードでログインして回答することになります(本学構成員か否かをチェックするためのログインです。本システムには、ログインした回答者を特定可能な情報を取得・記録する機能はありません。ご安心ください)。回答方式として b (本学構成員(認証なし))または c (一般)を指定した場合は、アンケートページにアクセスすると、直接、アンケートが表示されます。
回答者がブラウザで見るアンケートページは、下の画像のようなものになります。ページ先頭に太字で表示されているタイトル(下の画像では「アンケートの例」)は、申請者が「アンケートシステム利用申請」メールに記載したアンケートタイトルで、その下が見出し文、その下に設問が並びます。

回答者がアンケートページの最後にある[回答送信]ボタンをクリックすると、下の画像のようになります。これで回答終了なので、ブラウザを閉じます。

アンケート管理者(申請者)は、回答終了日時からアンケートシステムの利用期間の最終日までに「アンケート管理者 ログイン画面」ページにアンケート管理者IDでログインし、「アンケート管理者 メニュー」の「回答データ一覧」や「アンケート設定」で、回答のダウンロードや必要に応じてバックアップを行ってください。

6.よくある質問

Q1. 誰が回答したのか知りたい
本学構成員(認証あり)のアンケートでは、SSO-KIDとそのパスワードでログインしますが、これは本学構成員であることを確認しているだけで、ログインした回答者の情報は取得しませんので、回答者の特定はできません。

Q2. 複数回回答を禁止したい
1度しか回答できないようにすることはできませんが、本学構成員(認証あり)のアンケートにすることで、回答者1人につき1つの回答を得ることはできます。
回答者Aさんは、本学構成員(認証あり)のアンケートBに何度でも回答できますが、BはAさんに割り当てた回答者ID(ランダム文字列)を保持し続けるので、AさんがBに複数回回答しても、回答データに含まれるAさんの回答者IDは変わりません。
アンケート管理者は回答データをCSVダウンロードする際に"複数回答者のデータ取扱"を指定することが可能になっており、
・すべてのデータをダウンロード
・最新のデータのみダウンロード
のどちらかを指定して回答をダウンロードできます。
前者は、各回答者IDのn度の回答全て(=全回答データ)をダウンロードします。
後者は、各回答者IDの最後の回答一つのみをダウンロードします。

Q3. 「設問ごと回答状況」の回答者総数や件数の値がおかしい
件数等の値は、設定中の回答期間内の回答のみがカウント対象です。回答期間外の回答はカウントされません。
また、設問が1つのみのアンケートに、同じ回答者が連続して回答した場合、本システムのカウント方法では、回答の区切りが判別できないため、件数等の値を正しく表示できません。同じ回答者が連続して回答しなかった場合か、必須回答の設問が2つ以上あるアンケートでは、件数は正しい値が表示されます。

Q4. CSVダウンロードで回答をダウンロードしたが、回答の数が少ない
おそらく回答期間外の回答が除外されていると思われます。CSVダウンロードを実行した時に設定していた回答期間内の回答のみがダウンロードされます。

Q5. 作成したアンケートを再利用したい
次の方法で可能です。

1. コピー元となる現在のアンケート(以降、Aという)の利用終了日までに、Aにアンケート管理者でログインします。アンケート管理者メニュー>アンケート設定に「バックアップ」ボタンがありますので、これをクリックして表示に従ってクリックしていくと、この時点のAの全ての設問及び回答データが1つのZIPファイルになりますので、これをPCに保存します。このZIPファイル内の各データファイルは書き換えないでください。書き換えてしまうと、後述の「リストア」が失敗します。
2. コピー先となる新しいアンケート(以降、Bという)を申請します。1の作業を行う前に申請いただいても構いません。
3. Bにアンケート管理者でログインします。アンケート管理者メニュー>アンケート設定に「リストア」ボタンがありますので、これをクリックして表示に従って「バックアップ」で作成したZIPファイルを指定する等の操作を行うと、1の作業時点のAの設問・回答がまるごとBにコピーされた状態になります。
4. BにコピーされたAの回答が不要であれば、Bにアンケート管理者でログイン、アンケート管理者メニュー>回答データ一覧の「回答データ全削除」ボタンをクリックすることで、Bの全回答が消えます。
5. 必要に応じてBの設問を編集します。

Q6. アンケートの回答中にタイムアウトしてしまう
回答者の端末とアンケートシステムの間で通信が発生しない状態が30分続くと、セッションタイムアウト〜再ログインになります。回答に時間がかかる設問が多数あるアンケートでは、無通信状態が長く続くので、セッションタイムアウトになる可能性が高まります。
セッションタイムアウトを避けるために、ページを分割するというのはいかがでしょうか。例えば、1〜2問目を1ページ目、3〜4問目を2ページ目... となるように設問の「ページ位置」設定を行うと、現在のページ内の設問に回答して次の設問のページに遷移する際に、アンケートシステムに対する通信が発生しますので、セッションタイムアウトになる可能性が少なくなります。

Q7. アンケートページにアクセスすると「Webページの有効期限が切れています」と表示されて回答できない
末尾に余分な文字列(例えば、hogehoge.php)が付いたURLでアンケートページにアクセスすると、この表示になります。必ず、
https://q.s.kyushu-u.ac.jp/10文字のランダム文字列/
という形式のURLでアクセスする必要があります。

7.お問い合わせ

本サービスのご利用に関してご質問、ご相談等ありましたら、教育情報サービス受付 uketsuke@ecs.kyushu-u.ac.jp にお問い合わせください。利用申請済のアンケートについてのお問い合わせの場合は、アンケートのURLまたはアンケートIDを記載願います。

リンク

• 九州大学情報統括本部
• 教育情報サービス

0. Table of Contents

1. Overview
2. Application for Use
3. Accessing the Survey Administrator Page
4. Survey Administrator Menu
5. Publishing a Survey
6. Frequently Asked Questions
7. Contact Information for This Service

To create surveys using this system, you must submit an application. Once your application is approved, you will be registered as the administrator of the survey and receive an email containing the URL of the Survey Administrator Page and other relevant information.
You can then access the Survey Administrator Page via a browser and log in using the Survey Administrator ID specified in your application. This allows you to create and edit surveys, set the response period, check response status, and download responses.

To apply, send an email to the service desk at q-req@ecs.kyushu-u.ac.jp with the following eight items listed in the table below. Please use the subject line: "Survey System Application for Use"
Note:

• Applications are accepted only from Kyushu University faculty and staff. The email must be sent from the university email address used by the applicant (see item 6).
• Submit one application per survey.
• You may not receive the notification email with the Survey Administrator Page URL on the same day you send the application. It may take a few days depending on holidays or other circumstances, so please apply well in advance.
• The above email address is for applications only. For inquiries, please [click here].

[Click here to display the "Survey System Application for Use" email template]
Copy and paste the template into your email, fill in the required fields, and send it.

3. Accessing the Survey Administrator Page

After sending the "Survey System Application for Use" email described in the previous section, and once the applicant is registered as the administrator of the survey in the system, the following email will be sent to the applicant:

• "{Survey Title}" is the title specified by the applicant in the "Survey System Application for Use" email (see item 1 in the previous section).
• "{Survey ID}" is a unique string assigned to each survey.
• The string to the right of "Password:" is the password used for the initial login to the Survey Administrator Page.
  The login ID for the Survey Administrator Page is the Survey Administrator ID specified in the application email (see item 4 in the previous section).
• The date and time to the right of "Initial Login Expiration Date:" indicate the expiration date of the above password. You must access and log in to the Survey Administrator Page before this deadline and change the password to a different complex one.
• The URL to the right of "Access URL:" is the link to the Survey Administrator Page ("Survey Administrator Login Page").
• The dates to the right of "Survey System Usage Period:" indicate the period during which you can log in to the Survey Administrator Page. This period starts from the date of registration as a survey administrator and ends on the specified end date of use (see item 2 in the previous section). During this period, you must create/edit questions, check response status, and download responses on the Survey Administrator Page.

When you access the "Access URL" in your browser, the "Survey Administrator Login Page" will be displayed.
Enter your Survey Administrator ID (see item 4 in the previous section) as the login ID, and the password provided in the "You Have Been Registered as a Survey Administrator" email as the password.
There are two options for two-factor authentication. Here, select "Send One-Time Password to Email Address" and click the [Send] button.
The page will change, prompting you to enter the one-time password. A notification email will be sent to the registered email address (see item 5 in the previous section) as shown below:


The string to the right of "Password:" is the one-time password. Enter it and click the [Send] button.
If this is your first time logging in with the Survey Administrator ID, you will be redirected to the password change page. Enter the current password (from the "You Have Been Registered as a Survey Administrator" email) and a new complex password of your choice, then click the [Change] button. Please use the new password you entered here when logging in to the "Survey Administrator Login Page" from your next login onward. Please make sure not to forget your password.

4. Survey Administrator Menu

After logging in to the "Survey Administrator Login Page" using your Survey Administrator ID, the "Survey Administrator Menu" page will be displayed. The menu includes the following functions:


To create survey questions, click "Question Settings." You will be redirected to the following page.
Click the "Edit Header Text (e.g., Survey Purpose)" button to enter a description, then click the "Set" button.
To create a question, click the "+" symbol inside the box labeled "No questions have been set yet." The page will switch to the question creation screen.
* If the "+" symbol is not displayed and you cannot add or edit questions, it means the response start date/time has already passed. To add or edit questions, go to "Survey Settings" and change the response start date/time to a future time.
First, click the box to the right of "Question Type" and select the type of question. There are nine types available:


After creating a question, click the "Register" button. You will return to the page where you clicked the "+" symbol, and you will see that the question has been added. To add more questions, click the "+" symbol again.
By continuing to add questions in this way, the page will look like the example shown in the image below.

The meaning of each icon next to the questions is as follows:
When you finish or pause creating questions, click "Logout" at the top right of the window to exit the Survey Administrator Page.

5. Publishing a Survey

Once you have finished creating the questions, publish the survey. Log in to the "Survey Administrator Login Page" using your Survey Administrator ID, then click "Survey Settings" to check and set the survey response period.
You will need to provide the survey page URL to those you want to respond to the survey. The URL for the survey page will be as follows:

• https://q.s.kyushu-u.ac.jp/{Survey ID}/

If you specified response method a. University Members (with authentication) in the "Survey System Application for Use" email, accessing the survey page will display an authentication screen. Respondents will log in using their SSO-KID and password to answer the survey. (This login is only to verify whether the respondent is a university member. The system does not collect or store any personally identifiable information, so you can rest assured.) If you specified response method b. University Members (without authentication) or c. Public, the survey page will be displayed directly without authentication.
The survey page as seen by respondents in their browser will look like the image below. The title displayed in bold at the top of the page (e.g., "Sample Survey" in the image) is the survey title specified in the "Survey System Application for Use" email.Below the title is the header text, followed by the list of questions.

When respondents click the "Submit Response" button at the bottom of the survey page, the screen will change as shown in the image below. This completes the response, and the respondent can close the browser.

Between the response end date and the final day of the Survey System Usage Period, the survey administrator (applicant) should log in to the "Survey Administrator Login Page" using their Survey Administrator ID and download responses and, if necessary, create backups from the "Response Data List" or "Survey Settings" in the "Survey Administrator Menu."

6. Frequently Asked Questions

Q1. I want to know who responded to the survey.
For surveys using response method "a. University Members (with authentication)", respondents log in with their SSO-KID and password. However, this login is only used to verify that the respondent is a university member. The system does not collect any personally identifiable information, so it is not possible to identify individual respondents.

Q2. I want to prevent multiple responses from the same person.
It is not possible to restrict respondents to answer the survey only once. However, by using response method "a. University Members (with authentication)", you can effectively obtain one response per person.
For example, respondent A can submit multiple responses to survey B, which uses response method "a. University Members (with authentication)", but survey B retains the respondent ID (a random string) assigned to A. Even if A submits multiple responses, the respondent ID in the response data remains the same.
When downloading response data as a CSV file, the survey administrator can select "how to handle data from those who submitted multiple responses":
・Download all data
・Download only the latest data
The first option downloads all responses submitted by each respondent ID.
The second option downloads only the most recent response for each respondent ID.

Q3. The respondent count or data count in "Response Status by Question" seems incorrect.
Counts are based only on responses submitted within the defined response period. Responses submitted outside the response period are not included.
Additionally, if a survey contains only one question and the same respondent submits multiple responses in succession, the system cannot distinguish between separate responses, resulting in inaccurate counts. If respondents do not submit responses consecutively, or if the survey contains two or more required questions, the counts will be accurate.

Q4. I downloaded responses using Download CSV, but the number of responses seems low.
This is likely because responses submitted outside the response period were excluded. Only responses submitted within the response period are included. This period refers to the one set at the time of executing "Download CSV".

Q5. I want to reuse a survey I created.
You can do this by following these steps:

1. Before the end of its usage period, log in as the survey administrator to the current survey (hereafter referred to as survey A) that you want to copy. In the "Survey Administrator Menu"> "Survey Settings", click the "Backup" button and follow the instructions. All questions and response data from survey A at that point will be saved as a single ZIP file, which you should then save to your computer. Do not modify any files inside the ZIP. Doing so may cause the restore process described later to fail.
2. Apply for a new survey (hereafter referred to as survey B) that will serve as the destination for the copied data. You may apply before performing step 1.
3. Log in to survey B as the survey administrator. In the "Survey Administrator Menu"> "Survey Settings", click the "Restore" button. Follow the instructions to specify the ZIP file created in step 1. Once completed, all questions and responses from survey A at the time of step 1 will be fully copied into survey B.
4. If you do not need the copied responses from survey A, log in to survey B as the survey administrator, go to "Survey Administrator Menu"> "Response Data List", and click the "Delete All Response Data" button to remove all responses from survey B.
5. Edit the questions in survey B as needed.

Q6. The session times out while answering the survey.
If there is no communication between the respondent’s device and the survey system for 30 minutes, the session will time out and require re-login. Surveys with many time-consuming questions may result in long periods without communication, increasing the risk of session timeout.
To avoid this, consider dividing the survey into multiple pages. For example, set "Page Position" so that questions 1–2 appear on page 1, questions 3–4 on page 2, and so on. When moving to the next page, communication with the survey system occurs, reducing the risk of session timeout.

Q7. When accessing the survey page, it says "The web page has expired" and I cannot respond.
This message appears if you access the survey page using a URL with extra characters at the end (e.g., hogehoge.php).
Always access the survey using a URL in the following format:
https://q.s.kyushu-u.ac.jp/{10-character random string}/

7. Contact Information

If you have any questions or concerns about using this service, please contact the Service Desk at: uketsuke@ecs.kyushu-u.ac.jp
If your inquiry is about a survey that has already been applied for use, please include the survey URL or survey ID in your message.

Links

• Information Infrastructure Initiative, Kyushu University
• Computer System for Education