○しろまる総務省訓令第16号
総務省行政文書管理規則を次のように定める。
平成23年4月1日
総務大臣 片山 善博
総務省行政文書管理規則
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条〜第11条)
第3章 作成(第12条〜第14条)
第4章 整理(第15条〜第17条)
第5章 保存(第18条〜第20条)
第6章 行政文書ファイル管理簿(第21条・第22条)
第7章 保存期間の延長、移管、廃棄(第23条〜第25条)
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等(第26条〜第28条)
第9章 研修(第29条・第30条)
第10章 秘密文書等の管理(第31条・第32条)
第11章 補則(第33条〜第35条)
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、
公文書等の管理に関する法律
(平成21年法律第66号。
以下「法」という。
)第10条第1項の規定に基づき、総務省における行政文
書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この訓令において、
次の各号に掲げる用語の意義は、
それぞれ当該各号
に定めるところによる。
(1) 部局長 次に掲げる区分に応じ、それぞれ次に掲げる者をいう。
ア 官房、局、施設等機関、特別の機関(政治資金適正化委員会を除く。)及び地方支分部局 当該官房、局、施設等機関、特別の機関又は地方支
分部局の長
イ 政策統括官 政策統括官
ウ 審議会等 審議会等の庶務を行う官房及び局の長、政策統括官並びに
事務局長
エ 政治資金適正化委員会 政治資金適正化委員会事務局長
(2) 行政文書 総務省の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び
電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識する
ことができない方式で作られた記録をいう。
)を含む。以下同じ。
)であっ
て、総務省の職員が組織的に用いるものとして、総務省が保有しているも
のをいう。ただし、法第2条第4項各号に掲げるものを除く。
(3) 行政文書ファイル等 総務省における能率的な事務又は事業の処理及
び行政文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物に
まとめたもの(以下「行政文書ファイル」という。
)及び単独で管理してい
る行政文書をいう。
(4) 行政文書ファイル管理簿 総務省における行政文書ファイル等の管理
を適切に行うために、行政文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存
期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の
必要な事項を記載した帳簿をいう。
(5) 移管・廃棄簿 保存期間が満了した行政文書ファイル等を独立行政法
人国立公文書館(以下「国立公文書館」という。
)に移管し、又は廃棄した
場合に、その名称、移管日又は廃棄日等の必要な事項を記載する総括文書
管理者が調製した帳簿をいう。
(6) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、
電子計算機による情報処理
の用に供されるものをいう。
(7) 標準文書保存期間基準 文書管理者が、別表第1を踏まえ、その管理す
る行政文書について、職員が適切に保存期間を設定できるように具体的な
業務及び文書に即して定める基準をいう。
(8) 集中管理 作成又は取得から一定期間が経過した行政文書について、文書管理担当課において集中的な管理を行うことをいう。
(9) 文書管理システム 文書管理業務の業務・システム最適化計画(平成
19年4月13日各府省情報化統括責任者(CIO)連絡会議決定)に基
づき整備された政府全体で利用可能な文書管理システムをいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 総務省に総括文書管理者1名を置く。
2 総括文書管理者は、大臣官房長をもって充てる。
3 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
(2) 行政文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施
(3) 行政文書の管理に関する研修の実施
(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う行政文書の管理上必要な措置
(5) 行政文書ファイル保存要領その他この訓令の施行に関し必要な細則の
整備
(6) その他行政文書の管理及び行政文書の取扱い等に関する事務の総括
(公文書監理官)
第3条の2 大臣官房に置く公文書監理官は、総括文書管理者の職務を助ける
とともに、公文書管理に係る通報の処理に関する事務を行うものとする。
(副総括文書管理者)
第4条 総務省に副総括文書管理者1名を置く。
2 副総括文書管理者は、大臣官房総務課長をもって充てる。
3 副総括文書管理者は、第3条第3項第1号から第6号までに掲げる事務に
ついて総括文書管理者及び公文書監理官を補佐するものとする。
(副総括文書管理担当者)
第5条 総務省に副総括文書管理担当者1名を置く。
2 副総括文書管理担当者は、大臣官房企画課長をもって充てる。
3 副総括文書管理担当者は、
副総括文書管理者が担当する事務のうち、
文書管
理システムの運用主体との連絡及び調整をつかさどるものとする。
(主任文書管理者)
第6条 各部局に、主任文書管理者1名を置く。
2 主任文書管理者は、各部局の文書管理者の中から各部局長の意見を聴いて
総括文書管理者が指名する。
3 主任文書管理者は、部局における行政文書の管理に関する事務を総括する。
(文書管理者)
第7条 総括文書管理者は、
所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、各部局長の意見を聴いて文書管理者を指名する。
2 文書管理者は、
その管理する行政文書について、
次に掲げる事務を行うもの
とする。
(1) 保存
(2) 保存期間が満了したときの措置の設定
(3) 行政文書ファイル管理簿への記載
(4) 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等(5) 管理状況の点検等
(6) 行政文書の作成
(第3章)、標準文書保存期間基準
(以下
「保存期間表」
という。
)の作成(第17条第1項)等による行政文書の整理その他行政文
書の管理に関する職員の指導等
(文書管理担当者)
第8条 各部局に、文書管理担当者を置く。
2 文書管理担当者は、総括文書管理者が文書管理者の意見を聴いて指名する
官職にある者(政策統括官が総務省組織令(平成12年政令第246号。以下
「組織令」という。
)第14条第1号に掲げる事務を分掌する場合に置かれる
文書管理担当者にあっては、総括文書管理者が関係文書管理者の意見を聴い
て指名する官職にある者)をもって充てる。
3 文書管理担当者は、文書管理者を補佐する。
(文書取扱主任)
第9条 各部局(大臣官房にあっては各課)に、文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、
総括文書管理者が各部局長
(大臣官房にあっては各課長)
の意見を聴いて指名する官職にある者(政策統括官が組織令第14条第1号
に掲げる事務を分掌する場合に置かれる文書取扱主任にあっては、総括文書
管理者が政策統括官の意見を聴いて指名する官職にある者)をもって充てる。
3 文書取扱主任は、文書の接受及び発送に関する事務に従事する。
4 総括文書管理者は、各部局に二以上の文書取扱主任を置こうとする場合は、
各部局の文書取扱主任の中から、各部局長(大臣官房にあっては各課長)の意
見を聴いて他の文書取扱主任を総括する文書取扱主任を指名するものとする。
(監査責任者)
第10条 総務省に監査責任者1名を置く。
2 監査責任者は、大臣官房総務課公文書監理室長をもって充てる。
3 監査責任者は、行政文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)
第11条 職員は、
法の趣旨にのっとり、
関連する法令及び訓令等並びに総括文
書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書を適正に管理しなければな
らない。
第3章 作成
(文書主義の原則)
第12条 職員は、文書管理者の指示に従い、法第4条の規定に基づき、法第1
条の目的の達成に資するため、総務省における経緯も含めた意思決定に至る
過程並びに総務省の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証するこ
とができるよう、
処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、
文書を作成
しなければならない。
(文書の作成等)
第13条 別表第1に掲げる業務については、
当該業務の経緯に応じ、
同表の行
政文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
2 前条の文書主義の原則に基づき、省内部の打合せや外部の者との折衝等を
含め、別表第1に掲げる事項に関する業務に係る政策立案や事務及び事業の
実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(以下「打合せ等」という。
)の記録に
ついては、文書を作成するものとする。
3 歴史的緊急事態
(国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事
項であって、
社会的な影響が大きく政府全体として対応し、
その教訓が将来に
生かされるようなもののうち、国民の生命、身体、財産に大規模かつ重大な被
害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態をいう。
)に対応するために行わ
れた業務については、
軽微なものを除き、
将来の教訓として極めて重要であり、
保存期間満了時には原則として国立公文書館へ移管する文書として、記録を
作成するものとする。
4 法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務付けられている場合、
電子
的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により
作成又は取得することを基本とする。
(適切・効率的な文書作成)
第14条 文書の作成に当たっては、
文書の正確性を確保するため、
その内容に
ついて原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認する
ものとする。作成に関し、部局長等上位の職員から指示があった場合は、その
指示を行った者の確認も経るものとする。
2 外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、省内の出席者による確
認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方(以下「相手方」とい
う。
)の発言部分等についても、相手方による確認等により、正確性の確保を
期するものとする。
ただし、
相手方の発言部分等について記録を確定し難い場
合は、その旨を判別できるように記載するものとする。
3 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
、現代
仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
、送り仮名の付け方(昭和48年内閣
告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かり
やすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
4 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、
資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
第4章 整理
(職員の整理義務)
第15条 職員は、
第16条及び第17条に従い、
次に掲げる整理を行わなけれ
ばならない。
(1) 作成又は取得した行政文書について分類し、名称を付するとともに、保
存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物
(行政文書ファイル)
にまとめること。
(3) 第2号の行政文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保
存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類・名称)
第16条 行政文書ファイル等は、
総務省の事務及び事業の性質、
内容等に応じ
て三段階の階層構造に分類
(別表第1に掲げる業務については、
同表を参酌し
て分類)し、分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第17条 文書管理者は、別表第1を踏まえ、保存期間表を定め、これを公表し
なければならない。
2 文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に
報告しなければならない。
3 第15条第1号の保存期間の設定については、
保存期間表に従い、
行うもの
とする。
4 第15条第1号の保存期間の設定及び保存期間表においては、法第2条第
6項の歴史公文書等に該当するとされた行政文書にあっては、1年以上の保
存期間を定めるものとする。
5 第15条第1号の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書
等に該当しないものであっても、
行政が適正かつ効率的に運営され、
国民に説
明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的
な跡付けや検証に必要となる行政文書については、原則として1年以上の保
存期間を定めるものとする。
6 第15条第1号の保存期間の設定においては、前2項の規定に該当するも
のを除き、保存期間を1年未満とすることができる(例えば、次の各号に掲げ
る類型に該当する文書)。(1) 別途、正本が管理されている行政文書の写し
(2) 定型的・日常的な業務連絡、日程表等
(3) 出版物や公表物を編集した文書
(4) 総務省の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
(5) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
(6) 意思決定の途中段階で作成したもので、
当該意思決定に与える影響がな
いものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
(7) 保存期間表において、
保存期間を1年未満と設定することが適当なもの
として、業務単位で具体的に定められた文書
7 第15条第1号の保存期間の設定においては、通常は1年未満の保存期間
を設定する類型の行政文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を
含む場合など、
合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、1年以上の保存期間を設定するものとする。
8 第15条第1号の保存期間の起算日は、
行政文書を作成し、
又は取得した日
(以下
「文書作成取得日」
という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。
ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文
書作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが行政
文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日と
する。
9 第15条第3号の保存期間は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書
の保存期間とする。
10 第15条第3号の保存期間の起算日は、行政文書を行政文書ファイルに
まとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。
)の属する年
度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日で
あって4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の4月
1日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認
める場合にあっては、その日とする。
11 第3項、第8項及び第9項の規定にかかわらず、文書管理者は、行政文書
の適切な管理に資すると認める場合には、行政文書ファイルの保存期間の起
算日以後に作成し、又は取得した行政文書であって当該行政文書ファイルに
係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間
を文書作成取得日から当該行政文書ファイルの保存期間の満了する日までと
し、当該行政文書ファイルにまとめることができる。
12 第8項及び第10項の規定は、文書作成取得日においては不確定である
期間を保存期間とする行政文書及び当該行政文書がまとめられた行政文書
ファイルについては、適用しない。
第5章 保存
(行政文書ファイル保存要領)
第18条 総括文書管理者は、行政文書ファイル等の適切な保存に資するよう、
行政文書ファイル保存要領を作成するものとする。
2 行政文書ファイル保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならな
い。
(1) 紙文書の保存場所及び方法
(2) 電子文書の保存場所及び方法
(3) 引継手続
(4) その他適切な保存を確保するための措置
(保存)
第19条 文書管理者は、
行政文書ファイル保存要領に従い、
行政文書ファイル
等について、
当該行政文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、
適切
に保存しなければならない。
ただし、
副総括文書管理者又は他の文書管理者に
引き継いだ場合は、この限りでない。
2 行政文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられ
ている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率になる場合等を除き、
電子媒体により体系的に管理することを基本とする。
(集中管理の推進)
第20条 副総括文書管理者は、文書管理者から引継ぎを受けた行政文書ファ
イル等について、
別に定めるところにより、
当該行政文書ファイル等を適切に
保存するとともに、集中管理を行うものとする。
第6章 行政文書ファイル管理簿
(行政文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第21条 総括文書管理者は、
行政文書ファイル管理簿について、
公文書等の管
理に関する法律施行令
(平成22年政令第250号。
以下
「施行令」
という。)第11条に基づき、文書管理システムをもって調製するものとする。
2 行政文書ファイル管理簿は、
インターネットで公表するとともに、
あらかじ
め定めた事務所に備えて一般の閲覧に供しなければならない。
3 行政文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更し
た場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
(行政文書ファイル管理簿への記載)
第22条 文書管理者は、
少なくとも毎年度一回、
管理する行政文書ファイル等
(保存期間が1年以上のものに限る。
)の現況について、施行令第11条第1
項各号に掲げる事項を行政文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては、
行政機関の保有する情報の公開に関する法律(平成11年法律第42号)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合に
は、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は、
保存期間が満了した行政文書ファイル等について、
国立公文
書館に移管し、
又は廃棄した場合は、
当該行政文書ファイル等に関する行政文
書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、
その名称、
移管日又は廃棄日等
について、
総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第7章 保存期間の延長、移管、廃棄
(保存期間が満了したときの措置)
第23条 文書管理者は、行政文書ファイル等について、別表第2に基づき、保
存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第5条第5項の保存期間が満了
したときの措置を定めなければならない。
2 前項の措置は、
行政文書ファイル管理簿への記載により定めるものとし、定める際は総括文書管理者の確認を得るものとする。
3 総括文書管理者は、
前項の確認を行う際は、
国立公文書館の専門的技術的助
言を求めるものとし、
助言の内容に沿って、
文書管理者は第1項の措置の変更
等の必要な対応を行うものとする。
ただし、
保存期間3年以下の行政文書ファ
イル等については、当該助言を求めることなく前項の確認を行えることとし、
確認後、
保存期間満了時の措置に従って、
適宜第25条第2項の内閣府への協
議又は移管に必要な手続を行うものとする。
(保存期間の延長)
第24条 文書管理者は、
施行令第9条第1項に掲げる場合にあっては、
同項に
定めるところにより、行政文書ファイル等を保存し続けなければならない。
2 文書管理者は、
施行令第9条第2項に基づき、
保存期間を延長することがで
きる。
(移管又は廃棄)
第25条 文書管理者は、
総括文書管理者の指示に従い、
保存期間が満了した行
政文書ファイル等について、第23条第1項の規定により定めた措置に基づ
き、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は、
前項の規定により、
保存期間が満了した行政文書ファイル等
を廃棄しようとするときは、
あらかじめ、
総括文書管理者を通じ内閣府に協議
し、その同意を得なければならない。この場合において、内閣府の同意が得ら
れないときは、
当該文書管理者は、
総括文書管理者を通じ内閣府と協議の上、
当該行政文書ファイル等について、新たに保存期間及び保存期間の満了する
日を設定し、又は国立公文書館に移管するものとする。
3 文書管理者は、
保存期間を1年未満とする行政文書ファイル等であって、第17条第6項各号に掲げる類型に該当しないものについて、保存期間が満了
し、廃棄しようとするときは、同条第4項、第5項及び第7項の規定に該当し
ないことを確認し、廃棄しようとする行政文書ファイル等の類型及び廃棄日
を記録した上で、廃棄するものとする。記録については、総務省としてあらか
じめ定めた一定期間終了後速やかに一括して公表するものとする。
4 文書管理者は、
第1項の規定により移管する行政文書ファイル等に、
法第1
6条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において
利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同
意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければならない。意見には、利
用制限を行うべき情報が含まれている旨及び利用制限を行うべき理由を記載
するものとする。なお、利用請求に際し、国立公文書館からの確認があった場
合は、必要な対応を行うものとする。
5 文書管理者は、
行政文書ファイル等を国立公文書館に移管する際、
電子文書
のパスワードの解除、
利用可能な電子ファイル形式への変換等、
国民の利用に
供することができるよう、必要な措置を講ずるものとする。
6 総括文書管理者は、内閣府から、法第8条第4項の規定により、行政文書
ファイル等について廃棄の措置をとらないように求められた場合には、必要
な措置を講ずるものとする。
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等
(点検・監査)
第26条 文書管理者は、自ら管理責任を有する行政文書の管理状況について、
少なくとも毎年度一回、
点検を行い、
その結果を総括文書管理者及び公文書監
理官に報告しなければならない。
2 監査責任者は、行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、監査
を行い、その結果を総括文書管理者及び公文書監理官に報告しなければなら
ない。
3 総括文書管理者及び公文書監理官は、
点検又は監査の結果等を踏まえ、
行政
文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第27条 文書管理者は、行政文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかと
なった場合は、直ちに総括文書管理者及び公文書監理官に報告しなければな
らない。
2 総括文書管理者及び公文書監理官は、
前項の報告を受けたときは、
速やかに
被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに、
事案の内容、
影響等
に応じて、大臣に報告し、公表等の措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第28条 総括文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行
政文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
2 総括文書管理者は、法第9条第3項又は第4項の規定による求め及び実地
調査が行われる場合には、必要な協力を行うものとする。
3 総括文書管理者は、内閣府から法第31条の規定による勧告があった場合
には、必要な措置を講ずるものとする。
第9章 研修
(研修の実施)
第29条 総括文書管理者は、
職員に対し、
行政文書の管理を適正かつ効果的に
行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研
修を行うとともに、
各職員が少なくとも毎年度一回、
研修を受けられる環境を
提供しなければならない。また、文書管理者は、各職員の受講状況について、
総括文書管理者に報告しなければならない。
(研修への参加)
第30条 文書管理者は、総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実
施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。また、職員は、適切
な時期に研修を受講しなければならない。
第10章 秘密文書等の管理
(特定秘密である情報を記録する行政文書の管理)
第31条 職員は、特定秘密(特定秘密の保護に関する法律(平成25年法律第
108号。以下「特定秘密保護法」という。
)第3条第1項に規定する特定秘
密をいう。以下同じ。
)である情報を記録する行政文書については、この訓令
に定めるもののほか、特定秘密保護法、特定秘密の保護に関する法律施行令
(平成26年政令第336号。以下「特定秘密保護法施行令」という。)、特定
秘密の指定及びその解除並びに適性評価の実施に関し統一的な運用を図るた
めの基準(平成26年10月14日閣議決定。以下「運用基準」という。)及び特定秘密保護法施行令第11条第1項の規定に基づき定められた総務省特
定秘密保護規程
(平成26年総務省訓令第47号)
に基づき管理するものとす
る。
(特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のう
ち秘密保全を要する行政文書の管理)
第32条 特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政
文書のうち秘密保全を要する行政文書(特定秘密である情報を記録する行政
文書を除く。以下「秘密文書」という。
)については次に掲げるとおり管理す
るものとする。
(1)秘密文書は、次の種類に区分し、指定する。
極秘文書 秘密保全の必要が高く、
その漏えいが国の安全、
利益に損害
を与えるおそれのある情報を含む行政文書
秘文書 極秘文書に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせ
てはならない情報を含む極秘文書以外の行政文書
(2)秘密文書の指定は、極秘文書については部局長が、秘文書については文
書管理者が期間
(極秘文書については5年を超えない範囲内の期間とする。
第3号において同じ。
)を定めてそれぞれ行うものとし(以下これらの指
定をする者を「指定者」という。)、その指定は必要最小限にとどめるもの
とする。
(3)指定者は、秘密文書の指定期間(この規定により延長した指定期間を含
む。以下同じ。
)が満了する時において、満了後も引き続き秘密文書とし
て管理を要すると認めるときは、
期間を定めてその指定期間を延長するも
のとする。また、指定期間は、通じて当該行政文書の保存期間を超えるこ
とができないものとする。
(4)秘密文書は、その指定期間が満了したときは、当該指定は、解除された
ものとし、
また、
その期間中、
指定者が秘密文書に指定する必要がなくなっ
たと認めるときは、
指定者は、
速やかに秘密文書の指定を解除するものと
する。(5)指定者は、
秘密文書の管理について責任を負う者を秘密文書管理責任者
として指名するものとする。(6)秘密文書は、
秘密文書を管理するための簿冊において管理するものとす
る。
(7)秘密文書には、秘密文書と確認できる表示を付すものとする。
(8)総括文書管理者は、秘密文書の管理状況について、毎年度、総務大臣に
報告するものとする。(9)他の行政機関に秘密文書を提供する場合には、
あらかじめ当該秘密文書
の管理について提供先の行政機関と協議した上で行うものとする。
(10)総括文書管理者は、この訓令の定めを踏まえ、秘密文書の管理に関し
必要な事項の細則を規定する秘密文書の管理に関する要領を定めるもの
とする。
第11章 補則
(文書の起案等の取扱い)
第33条 文書の起案、決裁、施行、取得、貸出、閲覧等については、総務省行
政文書取扱規則(平成23年総務省訓令第17号)の定めるところによる。
(法律又はこれに基づく命令による適用除外)
第34条 法律又はこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保
存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けら
れている場合にあっては、当該法律又はこれに基づく命令の定めるところに
よる。
(細則)
第35条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
附 則
1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行により、
従前の総務省文書管理規則
(平成13年総務省訓令
第1号)は廃止する。
附 則(平成26年総務省訓令第23号)
この訓令は、平成26年5月30日から施行する。
附 則(平成26年総務省訓令第26号)
この訓令は、平成26年7月1日から施行する。
附 則(平成27年総務省訓令第18号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成30年総務省訓令第11号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成31年総務省訓令第18号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和2年総務省訓令第30号)
この訓令は、令和2年7月3日から施行する。
附 則(令和4年総務省訓令第22号)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
2 この訓令による改正後の総務省行政文書管理規則
(以下
「新規則」
という。)第17条第8項の規定は文書作成取得日が令和3年4月1日以後である行政
文書について、同条第10項の規定はファイル作成日が同日以後である行政
文書ファイルについて、それぞれ適用する。
3 新規則第17条第11項の規定は、文書作成取得日が令和4年4月1日
以後である行政文書について適用する。
4 新規則別表第1の規定は、文書作成取得日が令和4年4月1日以後である
行政文書について適用する。ただし、文書管理者が行政文書の適切な管理に
資すると認める場合には、
文書作成取得日が同日前である行政文書について、
同表を踏まえて定めた保存期間表に従い保存期間を設定することができる。
附 則(令和6年総務省訓令第18号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。ただし、第23条第3項及び別
表第2の2(6)1の改正規定は、電子決裁システム(EASY)が改修された日
の属する年度の翌年度の4月1日から施行する。
別表第1 行政文書の保存期間基準
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
法令の制定又は改廃及びその経緯
1 法律の制
定又は改
廃及びそ
の経緯
(1)立案の
検討
1 立案基礎文書(一の項イ)20年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際
約束
・大臣指示
・政務三役会議の決定2 立案の検討に関する審議
会等文書(一の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配付資料
・中間答申、最終答
申、中間報告、最
終報告、建議、提言3 立案の検討に関する調査
研究文書(一の項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
(2)法律案
の審査
法律案の審査の過程が記録さ
れた文書(一の項ロ)
・法制局提出資料
・審査録
(3)他の行
政機関への
協議
行政機関協議文書(一の項ハ)・各省への協議案
・各省からの質問・
意見
・各省からの質問・
意見に対する回答
(4)閣議 閣議を求めるための決裁文書
及び閣議に提出された文書
(一の項ニ)
・5点セット(要
綱、法律案、理
由、新旧対照条
文、参照条文)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
・閣議請議書
・案件表
・配付資料
(5)国会審議国会審議文書(一の項へ) ・議員への説明
・趣旨説明
・想定問答
・答弁書
・国会審議録
・内閣意見案
・同案の閣議請議書
(6)官報公
示その他の
公布
官報公示に関する文書その他
の公布に関する文書(一の項ト)・官報の写し
・公布裁可書(御署
名原本)
(7)解釈又
は運用の基
準の設定
1 解釈又は運用の基準の設
定のための調査研究文書
(一の項チ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
2 解釈又は運用の基準の設
定のための決裁文書(一の
項チ)
・逐条解説
・ガイドライン
・訓令、通達又は告示・運用の手引
2 条約その
他の国際
約束の締
結及びそ
の経緯
(1)締結の
検討
1 外国(本邦の域外にある
国又は地域をいう。)との
交渉に関する文書及び解釈
又は運用の基準の設定のた
めの決裁文書(ニの項イ及
びニ)
30年 ・交渉開始の契機
・交渉方針
・想定問答
・逐条解説
2 他の行政機関の質問若し
くは意見又はこれらに対す
る回答に関する文書その他
の他の行政機関への連絡及
び当該行政機関との調整に
関する文書(ニの項ロ)
・各省への協議案
・各省からの質問・
意見
・各省からの質問・
意見に対する回答
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
3 条約案その他の国際約束
の案の検討に関する調査研
究文書及び解釈又は運用の
基準の設定のための調査研
究文書(ニの項ハ及びニ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
・情報収集・分析
(2)条約案
の審査
条約案その他の国際約束の案
の審査の過程が記録された文
書(ニの項ハ)
・法制局提出資料
・審査録
(3)閣議 閣議を求めるための決裁文書
及び閣議に提出された文書
(ニの項ニ)
20年
(保存
期間満
了時の
措置を
廃棄の
措置と
定めた
文書
(経済
協力関
係等で
定型化
し、重
要性が
ないも
の)に
ついて
は30年)・閣議請議書
・案件表
・配付資料
(4)国会審議国会審議文書(ニの項ニ) ・議員への説明
・趣旨説明
・想定問答
・答弁書
・国会審議録
(5)締結 条約書、批准書その他これら
に類する文書(ニの項ホ)
・条約書・署名本書・調印書
・批准・受諾書
・批准書の寄託に
関する文書
(6)官報公
示その他の
公布
官報公示に関する文書その他
の公布に関する文書(二の項ニ)・官報の写し
・公布裁可書(御
署名原本)
3 政令の制
定又は改
廃及びそ
の経緯
(1)立案の
検討
1 立案基礎文書(一の項イ)20年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際
約束
・大臣指示
・政務三役会議の決
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例定2 立案の検討に関する審議
会等文書(一の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配付資料
・中間答申、最終答
申、中間報告、最
終報告、建議、提言3 立案の検討に関する調査
研究文書(一の項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
(2)政令案
の審査
政令案の審査の過程が記録さ
れた文書(一の項ロ)
・法制局提出資料
・審査録
(3)意見公
募手続
意見公募手続文書(一の項ハ)・政令案
・趣旨、要約、新旧
対照条文、参照条文・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮し
た結果及びその理由(4)他の行
政機関への
協議
行政機関協議文書(一の項ハ)・各省への協議案
・各省からの質問・
意見
・各省からの質問・
意見に対する回答
(5)閣議 閣議を求めるための決裁文書
及び閣議に提出された文書
(一の項ニ)
・5点セット(要
綱、政令案、理
由、新旧対照条
文、参照条文)
・閣議請議書
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
・案件表
・配付資料
(6)官報公
示その他の
公布
官報公示に関する文書その他
の公布に関する文書(一の項ト)・官報の写し
・公布裁可書(御署
名原本)
(7)解釈又
は運用の基
準の設定
1 解釈又は運用の基準の設
定のための調査研究文書
(一の項チ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
2 解釈又は運用の基準の設
定のための決裁文書(一の
項チ)
・逐条解説
・ガイドライン
・訓令、通達又は告示・運用の手引
4 省令その
他の規則
の制定又
は改廃及
びその経緯(1)立案の
検討
1 立案基礎文書(一の項イ)20年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際
約束
・大臣指示
・政務三役会議の決定2 立案の検討に関する審議
会等文書(一の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配付資料
・中間報告、最終報
告、提言
3 立案の検討に関する調査
研究文書(一の項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
(2)意見公
募手続
意見公募手続文書(一の項ハ)・省令案・規則案
・趣旨、要約、新旧
対照条文、参照条文・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮し
た結果及びその理由(3)制定又
は改廃
省令その他の規則の制定又は
改廃のための決裁文書(一の
項ホ)
・省令案・規則案
・理由、新旧対照条
文、参照条文
(4)官報公示官報公示に関する文書(一の
項ト)
・官報の写し
(5)解釈又
は運用の基
準の設定
1 解釈又は運用の基準の設
定のための調査研究文書
(一の項チ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
2 解釈又は運用の基準の設
定のための決裁文書(一の
項チ)
・逐条解説
・ガイドライン
・訓令、通達又は告示・運用の手引
閣議、関係行政機関の長で構成される会議又は省議(これらに準ずるものを含む。)の決定又
は了解及びその経緯
5 閣議の決
定又は了
解及びそ
の経緯
(1)予算に
関する閣議
の求め及び
予算の国会
提出その他
の重要な経緯1 閣議を求めるための決裁
文書及び閣議に提出された
文書(三の項イ)
20年 ・歳入歳出概算
・予算書(一般会
計・特別会計・政
府関係機関)
・概算要求基準等
・閣議請議書
・案件表
・配付資料
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
2 予算その他の国会に提出
された文書(三の項ハ)
・予算書(一般会
計・特別会計・政
府関係機関)
・予算参考資料
(2)決算に
関する閣議
の求め及び
決算の国会
提出その他
の重要な経緯1 閣議を求めるための決裁
文書及び閣議に提出された
文書(三の項イ)
・決算書(一般会
計・特別会計・政
府関係機関)
・調書
・予備費使用書
・閣議請議書
・案件表
・配付資料
2 決算に関し、
会計検査院に
送付した文書及びその検査
を経た文書(三の項ロ)
・決算書(一般会
計・特別会計・政
府関係機関)
(※(注記)会計検査院保有
のものを除く。)3 歳入歳出決算その他国会
に提出された文書(三の項ハ)・決算書(一般会
計・特別会計・政
府関係機関)
(3)質問主
意書に対す
る答弁に関
する閣議の
求め及び国
会に対する
答弁その他
の重要な経緯1 答弁の案の作成の過程が
記録された文書(四の項イ)
・法制局提出資料
・審査録
2 閣議を求めるための決裁
文書及び閣議に提出された
文書(四の項ロ)
・答弁案
・閣議請議書
・案件表
・配付資料
3 答弁が記録された文書
(四の項ハ)
・答弁書
(4)基本方
針、基本計
画又は白書
その他の閣
1 立案基礎文書(五の項イ)・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際
約束
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
議に付され
た案件に関
する立案の
検討及び閣
議の求めそ
の他の重要
な経緯(1
の項から4
の項まで及
び5の項
(1)から(3)
までに掲げ
るものを除
く。)
・大臣指示
・政務三役会議の決定2 立案の検討に関する審議
会等文書(五の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配付資料
・中間答申、最終答
申、中間報告、最
終報告、建議、提言3 立案の検討に関する調査
研究文書(五の項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
・任意パブコメ
4 行政機関協議文書(五の
項ロ)
・各省への協議案
・各省からの質問・
意見
・各省からの質問・
意見に対する回答
5 閣議を求めるための決裁
文書及び閣議に提出された
文書(五の項ハ)
・基本方針案
・基本計画案
・白書案
・閣議請議書
・案件表
・配付資料
6 関係行政
機関の長
で構成さ
れる会議
(これに
関係行政機
関の長で構
成される会
議の決定又
は了解に関
1 会議の決定又は了解に係
る案の立案基礎文書(六の
項イ)
10年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際
約束
・総理指示
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
準ずるも
の を 含
む。この
項におい
て同じ。)の決定又
は了解及
びその経緯する立案の
検討及び他
の行政機関
への協議そ
の他の重要
な経緯
2 会議の決定又は了解に係
る案の検討に関する調査研
究文書(六の項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
3 会議の決定又は了解に係
る案の検討に関する行政機
関協議文書(六の項イ)
・各省への協議案
・各省からの質問・
意見
・各省からの質問・
意見に対する回答
4 会議に検討のための資料
として提出された文書
(六の
項ロ)及び会議(国務大臣を
構成員とする会議に限る。)
の議事が記録された文書
・配付資料
・議事の記録
5 会議の決定又は了解の内
容が記録された文書(六の
項ハ)
・決定・了解文書
7 省議(こ
れに準ず
るものを
含む。こ
の項にお
いて同
じ。)の
決定又は
了解及び
その経緯
省議の決定
又は了解に
関する立案
の検討その
他の重要な
経緯
1 省議の決定又は了解に係
る案の立案基礎文書(七の
項イ)
10年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際
約束
・大臣指示
2 省議の決定又は了解に係
る案の検討に関する調査研
究文書(七の項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
3 省議に検討のための資料
として提出された文書
(七の
項ロ)及び省議(国務大臣を
構成員とする省議に限る。)
の議事が記録された文書
・配付資料
・議事の記録
4 省議の決定又は了解の内
容が記録された文書(七の
項ハ)
・決定・了解文書
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定
及びその経緯
8 複数の行
政機関に
よる申合
せ及びそ
の経緯
複数の行政
機関による
申合せに関
する立案の
検討及び他
の行政機関
への協議そ
の他の重要
な経緯
1 申合せに係る案の立案基
礎文書(八の項イ)
10年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際
約束
・総理指示
2 申合せに係る案の検討に
関する調査研究文書(八の
項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
3 申合せに係る案の検討に
関する行政機関協議文書
(八の項イ)
・各省への協議案
・各省からの質問・
意見
・各省からの質問・
意見に対する回答
4 他の行政機関との会議に
検討のための資料として提
出された文書及び当該会議
の議事が記録された文書そ
の他申合せに至る過程が記
録された文書(八の項ロ)
・開催経緯
・議事の記録
・配付資料
5 申合せの内容が記録され
た文書(八の項ハ)
・申合せ
9 他の行政
機関に対
して示す
基準の設
定及びそ
の経緯
基準の設定
に関する立
案の検討そ
の他の重要
な経緯
1 立案基礎文書(九の項イ)10年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際
約束
・大臣指示
・政務三役会議の決定 事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
2 立案の検討に関する審議
会等文書(九の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配付資料
・中間答申、最終答
申、中間報告、最
終報告、建議、提言3 立案の検討に関する調査
研究文書(九の項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
4 基準を設定するための決
裁文書その他基準の設定に
至る過程が記録された文書
(九の項ロ)
・基準案
5 基準を他の行政機関に通
知した文書(九の項ハ)
・通知
10 地方公共
団体に対
して示す
基準の設
定及びそ
の経緯
基準の設定
に関する立
案の検討そ
の他の重要
な経緯
1 立案基礎文書(九の項イ)10年 ・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際
約束
・大臣指示
・政務三役会議の決定2 立案の検討に関する審議
会等文書(九の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配付資料
・中間答申、最終答
申、中間報告、最
終報告、建議、提言 事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
3 立案の検討に関する調査
研究文書(九の項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
4 基準を設定するための決
裁文書その他基準の設定に
至る過程が記録された文書
(九の項ロ)
・基準案
5 基準を地方公共団体に通
知した文書(九の項ハ)
・通知
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
11 個人の権
利義務の
得喪及び
その経緯
(1)行政手
続法(平成
5年法律第
88号)第
2条第8号
ロの審査基
準、同号ハ
の処分基
準、同号ニ
の行政指導
指針及び同
法第6条の
標準的な期
間に関する
立案の検討
その他の重
要な経緯
1 立案の検討に関する審議
会等文書(十の項)
10年 ・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配付資料
・中間答申、最終答
申、中間報告、最
終報告、建議、提言2 立案の検討に関する調査
研究文書(十の項)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
3 意見公募手続文書(十の項)・審査基準案・処分
基準案・行政指導
指針案
・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮し
た結果及びその理由4 行政手続法第2条第8号
ロの審査基準、同号ハの処
分基準及び同号ニの行政指
・審査基準案・処分
基準案・行政指導
指針案
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
導指針を定めるための決裁
文書(十の項)
5 行政手続法第6条の標準
的な期間を定めるための決
裁文書(十の項)
・標準処理期間案
(2)行政手
続法第2条
第3号の許
認可等(以
下「許認可
等」とい
う。)に関
する重要な
経緯
許認可等をするための決裁文
書その他許認可等に至る過程
が記録された文書(十一の項)10年
(国立公
文書館へ
の移管の
措置をと
るべきこ
とを定め
たものに
限る。)
又は許認
可等の効
力が消滅
する日に
係る特定
日以後5年・審査案
・理由
(3)行政手
続法第2条
第4号の不
利益処分
(以下「不
利益処分」
という。)
に関する重
要な経緯
不利益処分をするための決裁
文書その他当該処分に至る過
程が記録された文書(十ニの項)処分がさ
れる日に
係る特定
日以後5年・処分案
・理由
(4)行政手
続法第2条
第6号に規
定する行政
行政指導をするための決裁文
書その他当該指導に至る過程
が記録された文書
5年 ・指導案
・理由
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
指導(以下
「行政指
導」とい
う。)に関
する重要な
経緯
(5)補助金
等(補助金
等に係る予
算の執行の
適正化に関
する法律
(昭和30
年法律第1
79号)第
2条第1項
の補助金等
をいう。以
下同じ。)
の交付に関
する重要な
経緯
1 交付の要件に関する文書
(十三の項イ)
交付に係
る事業が
終了する
日に係る
特定日以
後5年
・交付規則・交付要
綱・実施要領
・審査要領・選考基準2 交付のための決裁文書そ
の他交付に至る過程が記録
された文書(十三の項ロ)
・審査案
・理由
3 補助事業等実績報告書
(十三の項ハ)
・実績報告書
(6)不服申
立てに関す
る審議会等
における検
討その他の
重要な経緯
1 不服申立書又は口頭によ
る不服申立てにおける陳述
の内容を録取した文書
(十四
の項イ)
裁決、決
定その他
の処分が
される日
に係る特
定日以後
10年
・不服申立書
・録取書
2 審議会等文書(十四の項ロ)・諮問
・議事の記録
・配付資料
・答申、建議、意見
3 裁決、
決定その他の処分を
するための決裁文書その他
当該処分に至る過程が記録
された文書(十四の項ハ)
・弁明書
・反論書
・意見書
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
4 裁決書又は決定書(十四
の項ニ)
・裁決・決定書
(7)国又は
行政機関を
当事者とす
る訴訟の提
起その他の
訴訟に関す
る重要な経緯1 訴訟の提起に関する文書
(十五の項イ)
訴 訟 が 終
結 す る 日
に 係 る 特
定 日 以 後
10年
・訴状
・期日呼出状
2 訴訟における主張又は立
証に関する文書(十五の項ロ)・答弁書
・準備書面
・各種申立書
・口頭弁論・証人等
調書
・書証
3 判決書又は和解調書(十
五の項ハ)
・判決書
・和解調書
12 法人の権
利義務の
得喪及び
その経緯
(1)行政手
続法第2条
第8号ロの
審査基準、
同号ハの処
分基準、同
号ニの行政
指導指針及
び同法第6
条の標準的
な期間に関
する立案の
検討その他
の重要な経緯1 立案の検討に関する審議
会等文書(十の項)
10年 ・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配付資料
・中間答申、最終答
申、中間報告、最
終報告、建議、提言2 立案の検討に関する調査
研究文書(十の項)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
3 意見公募手続文書(十の項)・審査基準案・処分
基準案・行政指導
指針案
・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮し
た結果及びその理由 事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
4 行政手続法第2条第8号
ロの審査基準、同号ハの処
分基準及び同号ニの行政指
導指針を定めるための決裁
文書(十の項)
・審査基準案・処分
基準案・行政指導
指針案
5 行政手続法第6条の標準
的な期間を定めるための決
裁文書(十の項)
・標準処理期間案
(2)許認可
等に関する
重要な経緯
許認可等をするための決裁文
書その他許認可等に至る過程
が記録された文書(十一の項)10年
(国立公
文書館へ
の移管の
措置をと
るべきこ
とを定め
たものに
限る。)
又は許認
可等の効
力が消滅
する日に
係る特定
日以後5年・審査案
・理由
(3)不利益
処分に関す
る重要な経緯不利益処分をするための決裁
文書その他当該処分に至る過
程が記録された文書(十ニの項)処分がさ
れる日に
係る特定
日以後5年・処分案
・理由
(4)行政指
導に関する
重要な経緯
行政指導をするための決裁文
書その他当該指導に至る過程
が記録された文書
5年 ・指導案
・理由
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
(5)補助金
等の交付
(地方公共
団体に対す
る交付を含
む。)に関
する重要な
経緯
1 交付の要件に関する文書
(十三の項イ)
交付に係
る事業が
終了する
日に係る
特定日以
後5年
・交付規則・交付要
綱・実施要領
・審査要領・選考基準2 交付のための決裁文書そ
の他交付に至る過程が記録
された文書(十三の項ロ)
・審査案
・理由
3 補助事業等実績報告書
(十三の項ハ)
・実績報告書
(6)不服申
立てに関す
る審議会等
における検
討その他の
重要な経緯
1 不服申立書又は口頭によ
る不服申立てにおける陳述
の内容を録取した文書
(十四
の項イ)
裁決、決
定その他
の処分が
される日
に係る特
定日以後
10年
・不服申立書
・録取書
2 審議会等文書(十四の項ロ)・諮問
・議事の記録
・配付資料
・答申、建議、意見
3 裁決、
決定その他の処分を
するための決裁文書その他
当該処分に至る過程が記録
された文書(十四の項ハ)
・弁明書
・反論書
・意見書
4 裁決書又は決定書(十四
の項ニ)
・裁決・決定書
(7)国又は
行政機関を
当事者とす
る訴訟の提
起その他の
訴訟に関す
る重要な経緯1 訴訟の提起に関する文書
(十五の項イ)
訴 訟 が 終
結 す る 日
に 係 る 特
定 日 以 後
10年
・訴状
・期日呼出状
2 訴訟における主張又は立
証に関する文書(十五の項ロ)・答弁書
・準備書面
・各種申立書
・口頭弁論・証人等
調書
・書証
3 判決書又は和解調書(十
五の項ハ)
・判決書
・和解調書
職員の人事に関する事項
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
13 職員の人
事に関す
る事項
(1) 人 事 評
価実施規程
の制定又は
変更及びそ
の経緯
1 立案の検討に関する調査
研究文書(十六の項イ)
10年 ・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
2 制定又は変更のための決
裁文書(十六の項ロ)
・規程案
3 制定又は変更についての
協議案、回答書その他の内
閣総理大臣との協議に関す
る文書(十六の項ハ)
・協議案
・回答書
4 軽微な変更についての内
閣総理大臣に対する報告に
関する文書(十六の項ニ)
・報告書
(2)職員の
研修の実施
に関する計
画の立案の
検討その他
の職員の研
修に関する
重要な経緯
1 計画の立案に関する調査
研究文書(十七の項)
3年 ・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
2 計画を制定又は改廃する
ための決裁文書(十七の項)
・計画案
3 職員の研修の実施状況が
記録された文書(十七の項)・実績
(3)職員の
兼業の許可
に関する重
要な経緯
職員の兼業の許可の申請書及
び当該申請に対する許可に関
する文書(十八の項)
3年 ・申請書
・承認書
(4)退職手
当の支給に
関する重要
な経緯
退職手当の支給に関する決定
の内容が記録された文書及び
当該決定に至る過程が記録さ
れた文書(十九の項)
支給制限
その他の
支給に関
する処分
を行うこ
とができ
る期間又
は5年の
・調書
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
いずれか
長い期間
その他の事項
14 告示、訓
令及び通
達の制定
又は改廃
及びその
経緯
(1)告示の
立案の検討
その他の重
要な経緯
(1の項か
ら13の項
までに掲げ
るものを除
く。)1 立案の検討に関する審議
会等文書(二十の項イ)
10年 ・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配付資料
・中間答申、最終答
申、中間報告、最
終報告、建議、提言2 立案の検討に関する調査
研究文書(二十の項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
3 意見公募手続文書(二十
の項イ)
・告示案
・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮し
た結果及びその理由4 制定又は改廃のための決
裁文書(二十の項ロ)
・告示案
5 官報公示に関する文書
(二十の項ハ)
・官報の写し
(2)訓令及
び通達の立
案の検討そ
の他の重要
な経緯(1
の項から1
3の項まで
に掲げるも
のを除
1 立案の検討に関する調査
研究文書(二十の項イ)
10年 ・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
2 制定又は改廃のための決
裁文書(二十の項ロ)
・訓令案・通達案
・行政文書管理規則案・公印規程案
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
く。)
15 予算及び
決算に関
する事項
(1)歳入、
歳出、継続
費、繰越明
許費及び国
庫債務負担
行為の見積
に関する書
類の作製そ
の他の予算
に関する重
要な経緯
(5の項
(1)及び(4)
に掲げるも
のを除
く。)
1 歳入、歳出、継続費、繰越
明許費及び国庫債務負担行
為の見積に関する書類並び
にその作製の基礎となった
意思決定及び当該意思決定
に至る過程が記録された文
書(二十一の項イ)
10年 ・概算要求の方針
・大臣指示
・政務三役会議の
決定
・省内調整
・概算要求書
2 財政法
(昭和22年法律第
34号)
第20条第2項の予
定経費要求書等並びにその
作製の基礎となった意思決
定及び当該意思決定に至る
過程が記録された文書
(二十
一の項ロ)
・予定経費要求書
・継続費要求書
・繰越明許費要求書
・国庫債務負担行為
要求書
・予算決算及び会計
令第12条の規定
に基づく予定経費
要求書等の各目明
細書
3 1及び2に掲げるものの
ほか、予算の成立に至る過
程が記録された文書(二十
一の項ハ)
・行政事業レビュー・執行状況調査
4 歳入歳出予算、継続費及
び国庫債務負担行為の配賦
に関する文書(ニ十一の項ニ)・予算の配賦通知
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
(2)歳入及
び歳出の決
算報告書並
びに国の債
務に関する
計算書の作
製その他の
決算に関す
る重要な経
緯(5の項
(2)及び(4)
に掲げるも
のを除
く。)
1 歳入及び歳出の決算報告
書並びにその作製の基礎と
なった意思決定及び当該意
思決定に至る過程が記録さ
れた文書(ニ十ニの項イ)
5年 ・歳入及び歳出の決
算報告書
・国の債務に関する
計算書
・継続費決算報告書・歳入徴収額計算書
・支出計算書
・歳入簿・歳出
簿・支払計画差
引簿
・徴収簿
・支出決定簿
・支出簿
・支出負担行為差
引簿
・支出負担行為認
証官の帳簿
2 会計検査院に提出又は送
付した計算書及び証拠書類
(ニ十ニの項ロ)
・計算書
・証拠書類
(※(注記)会計検査院保
有のものを除
く。)3 会計検査院の検査を受け
た結果に関する文書(ニ十
ニの項ハ)
・意見又は処置要求(※(注記)会計検査院保
有のものを除
く。)4 1から3までに掲げるも
ののほか、決算の提出に至
る過程が記録された文書
(ニ十ニの項ニ)
・調書
5 国会における決算の審査
に関する文書(ニ十ニの項
・警告決議に対す
る措置
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
ホ) ・指摘事項に対す
る措置
16 機構及び
定員に関
する事項
機構及び定
員の要求に
関する重要
な経緯
機構及び定員の要求に関する
文書並びにその基礎となった
意思決定及び当該意思決定に
至る過程が記録された文書(ニ十三の項)
10年 ・大臣指示
・政務三役会議の
決定
・省内調整
・機構要求書
・定員要求書
・定員合理化計画
17 独立行政
法人等に
関する事項(1)独立行
政法人通則
法(平成1
1年法律第
103号)
その他の法
律の規定に
よる中期目
標(独立行
政法人通則
法第2条第
3項に規定
する国立研
究開発法人
にあっては
中長期目
標、同条第
4項に規定
する行政執
行法人にあ
っては年度
目標。以下
この項にお
いて同
じ。)の制
1 立案の検討に関する調査
研究文書(二十四の項イ)
10年 ・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
2 制定又は変更のための決
裁文書(二十四の項ロ)
・中期目標案
3 中期計画(独立行政法人
通則法第2条第3項に規定
する国立研究開発法人にあ
っては中長期計画、同条第
4項に規定する行政執行法
人にあっては事業計画)、
事業報告書その他の中期目
標の達成に関し法律の規定
に基づき独立行政法人等に
より提出され、又は公表さ
れた文書(二十四の項ハ)
・中期計画
・年度計画
・事業報告書
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
定又は変更
に関する立
案の検討そ
の他の重要
な経緯
(2)独立行
政法人通則
法その他の
法律の規定
による報告
及び検査そ
の他の指導
監督に関す
る重要な経緯1 指導監督をするための決
裁文書その他指導監督に至
る過程が記録された文書
(ニ十五の項イ)
5年 ・報告
・検査
2 違法行為等の是正のため
必要な措置その他の指導監
督の結果の内容が記録され
た文書(ニ十五の項ロ)
・是正措置の要求
・是正措置
18 政策評価
に関する
事項
行政機関が
行う政策の
評価に関す
る法律(平
成13年法
律第86
号。以下
「政策評価
法」とい
う。)第6
条の基本計
画の立案の
検討、政策
評価法第1
0条第1項
の評価書の
作成その他
の政策評価
の実施に関
1 政策評価法第6条の基本
計画又は政策評価法第7条
第1項の実施計画の制定又
は変更に係る審議会等文書
(二十六の項イ)
10年 ・開催経緯
・議事の記録
・配付資料
・中間報告、最終報
告、提言
2 基本計画又は実施計画の
制定又は変更に至る過程が
記録された文書(二十六の
項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
3 基本計画の制定又は変更
のための決裁文書及び当該
制定又は変更の通知に関す
る文書(二十六の項イ)
・基本計画案
・通知
4 実施計画の制定又は変更
のための決裁文書及び当該
制定又は変更の通知に関す
る文書(二十六の項イ)
・事後評価の実施
計画案
・通知
5 評価書及びその要旨の作
成のための決裁文書並びに
・評価書
・評価書要旨
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
する重要な
経緯
これらの通知に関する文書
その他当該作成の過程が記
録された文書(19の項に
掲げるものを除く。)(二
十六の項ロ)
6 政策評価の結果の政策へ
の反映状況の作成に係る決
裁文書及び当該反映状況の
通知に関する文書その他当
該作成の過程が記録された
文書(二十六の項ハ)
・政策への反映状況案・通知
19 公共事業
の実施に
関する事項直轄事業と
して実施さ
れる公共事
業の事業計
画の立案に
関する検
討、関係者
との協議又
は調整及び
事業の施工
その他の重
要な経緯
1 立案基礎文書(二十七の
項イ)
事業終了
の日に係
る特定日
以後5年
又は事後
評価終了
の日に係
る特定日
以後10
年のいず
れか長い
期間
・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際
約束
・大臣指示
・政務三役会議の決定2 立案の検討に関する審議
会等文書(二十七の項イ)
・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配付資料
・中間答申、最終答
申、中間報告、最
終報告、建議、提言3 立案の検討に関する調査
研究文書(二十七の項イ)
・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
・環境影響評価準備書・環境影響評価書
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
4 政策評価法による事前評
価に関する文書(二十七の
項へ)
・事業評価書
・評価書要旨
5 公共事業の事業計画及び
実施に関する事項について
の関係行政機関、地方公共
団体その他の関係者との協
議又は調整に関する文書
(二十七の項ロ)
・協議・調整経緯
6 事業を実施するための決
裁文書(二十七の項ハ)
・実施案
7 事業の経費積算が記録さ
れた文書その他の入札及び
契約に関する文書(二十七
の項ニ)
・経費積算
・仕様書
・業者選定基準
・入札結果
8 工事誌、事業完了報告書
その他の事業の施工に関す
る文書(二十七の項ホ)
・工事誌
・事業完了報告書
・工程表
・工事成績評価書
9 政策評価法による事後評
価に関する文書(二十七の
項へ)
・事業評価書
・評価書要旨
20 栄典又は
表彰に関
する事項
栄典又は表
彰の授与又
ははく奪の
重要な経緯
(5の項
(4)に掲げ
るものを除
く。)
栄典又は表彰の授与又ははく
奪のための決裁文書及び伝達
の文書(二十八の項)
10年 ・選考基準
・選考案
・伝達
・受章者名簿
21 国会及び
審議会等
における
審議等に
(1)国会審
議(1の項
から20の
項までに掲
国会審議文書(ニ十九の項) 10年 ・議員への説明
・趣旨説明
・想定問答
・答弁書
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
関する事項げるものを
除く。)・国会審議録
(2)審議会
等(1の項
から20の
項までに掲
げるものを
除く。)
審議会等文書(ニ十九の項) 10年 ・開催経緯
・諮問
・議事の記録
・配付資料
・中間答申、最終答
申、中間報告、最
終報告、建議、提言22 文書の管
理等に関
する事項
文書の管理等1 行政文書ファイル管理簿
その他の業務に常時利用す
るものとして継続的に保存
すべき行政文書(三十の項)常用(無
期限)
・行政文書ファイル
管理簿
2 取得した文書の管理を行
うための帳簿(三十一の項)5年 ・受付簿
3 決裁文書の管理を行うた
めの帳簿(三十二の項)
30年 ・決裁簿
4 行政文書ファイル等の移
管又は廃棄の状況が記録さ
れた帳簿(5に掲げるもの
及び第25条第3項の規定
に基づく文書管理者による
記録を除く。)(三十三の項)20年 ・移管・廃棄簿
5 行政文書ファイル等の廃
棄の状況が記録された帳簿
(第25条第3項の規定に
基づく一括した記録)
5年 ・第25条第3項の
規定に基づく一括
した記録
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
23 独立行政
法人等の
審査に関
する事項
独立行政法
人等の新
設、改廃等
の審査に関
する重要な
経緯
1 独立行政法人の新設、目
的の変更その他当該独立行
政法人に係る個別法、国立
大学法人法及び総合法律支
援法の定める制度の改正並
びに廃止に関する審査の基
礎となった方針及び意思決
定その他の重要な経緯が記
録された文書
20年 ・要求書
・審査経緯
・審査結果
2 法律により直接に設立さ
れる法人又は特別の法律に
より特別の設立行為をもっ
て設立すべきものとされる
法人(独立行政法人を除
く。)の新設、目的の変更
その他当該法律の定める制
度の改正並びに廃止に関す
る審査の基礎となった方針
及び意思決定その他の重要
な経緯が記録された文書
20年 ・要求書
・審査経緯
・審査結果
24 独立行政
法人等の
評価に関
する事項
独立行政法
人評価の立
案の検討、
実施に関す
る重要な経緯1 評価の実施に関する文書 10年 ・独立行政法人等の
業務の実績に関す
る評価の結果等に
ついての意見
・中期目標期間が終
了する独立行政法
人等の主要な事務
及び事業の改廃に
関する勧告の方向性2 1に掲げるもののほか、
評価に関する重要な経緯が
記録された文書
・独立行政法人総覧
・独立行政法人評価
年報
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
25 各府省に
おける政
策評価の
事務の総
括に関す
る事項
各府省にお
ける政策評
価の事務の
総括に関す
る重要な経緯各府省が行う政策評価の結
果及び政策への反映状況の取
りまとめに関する重要な経緯
を記録した文書
10年 ・政策評価結果の予
算要求等への反映
状況
26 各府省の
政策につ
いての統
一的若し
くは総合
的な評
価、政策
評価の客
観的かつ
厳格な実
施を担保
するため
の評価、
行政評
価・監視
及び行政
相談に関
する事項
統一性・総
合性確保評
価、客観性
担保評価、
行政評価・
監視及び行
政相談の実
施に関する
立案の検
討、その他
の重要な経緯1 統一性・総合性確保評
価、客観性担保評価、行政
評価・監視及び行政相談に
係る実施方針の検討その他
重要な経緯が記録された文書10年 ・行政評価等プログ
ラム
2 統一性・総合性確保評
価、客観性担保評価、行政
評価・監視の結果に基づく
勧告に関する重要な経緯が
記録された文書
20年
(保存期
間満了時
の措置を
廃棄の措
置と定め
た文書に
ついては
30年)
・勧告
・結果報告書
・評価書
・評価書の要旨
・政策評価の点検結果3 行政苦情救済推進会議の
意見を踏まえたあっせん等
に関する文書
10年 ・あっせん文
・行政苦情救済推進
会議の議事の記
録、配付資料
27 統計に関
する事項
(1)統計調
査の審査に
関する重要
な経緯
1 基幹統計調査の承認に関
する重要な経緯が記録され
た文書
承認の効
力が消滅
する日に
係る特定
日以後20年・承認書
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
2 一般統計調査の承認に関
する重要な経緯が記録され
た文書
承認の効
力が消滅
する日に
係る特定
日以後10年・承認書
(2)統計調
査に関する
重要な経緯
1 統計技術の研究に関する
重要な経緯が記録された文書10年 ・外国・自治体・民
間企業の状況調査
・関係団体・関係者
のヒアリング
2 統計の企画立案に関する
経緯が記録された文書
・基本方針
・基本計画
・要領
3 統計の承認に関する経緯
が記録された文書
・承認申請書
4 統計の実施に関する経緯
が記録された文書
・実施案
・事務処理基準
5 調査票(記録媒体を問わ
ず実査段階において作成・
収集されたもの)
調査規則
で定めて
いる期間
又は調査
計画に定
める期間
・調査票
6 統計の集計結果に関する
文書
20年 ・調査報告書
7 二次的に利用される調査
票情報に関する文書
永年 ・調査票情報
8 統計調査員の研修の実施
に関する重要な経緯が記録
された文書
5年 ・研修計画
28 契約に関
する事項
契約に関す
る重要な経
緯(前項ま
契約に係る決裁文書及びその
他契約に至る過程が記録され
た文書
契約が終
了する日
に係る特
・仕様書案
・協議・調整経緯
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
でに掲げる
ものを除
く。)
定日以後5年29 法令の規
定に基づ
く協議、
同意、届
出、通
知、報
告、資料
の提出要
求等に関
する事項
(1)法令の
規定に基づ
く他の行政
機関等に対
する協議及
び同意に関
する重要な
経緯(前項
までに掲げ
るものを除
く。)
1 他の行政機関等の協議に
関する文書(協議案、他の
行政機関等の質問又は意
見、当該質問又は意見に対
する回答が記録された文書
を含む。)
10年 ・協議案
・各府省等の質問・
意見
・各府省等の質問意
見に対する回答
2 同意等の内容が記録され
た文書
・同意書
(2)法令の
規定に基づ
く他の行政
機関等に対
する届出、
通知、報
告、資料の
提出要求等
に関する重
要な経緯
(前項まで
に掲げるも
のを除
く。)
1 通知、報告、資料の提出
要求等に関する経緯が記録
された文書
5年 ・報告、資料提出の
求め
・調査計画
2 届出、通知、報告、資料
の提出要求等の内容が記録
された文書
・届出書
・通知文書
・報告書
・提出資料
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
備考
一 この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。
1 立案基礎文書 立案の基礎となった国政に関する基本方針、国政上の重要な事項に係る
意思決定又は条約その他の国際約束が記録された文書
2 審議会等文書 審議会その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とす
る懇談会その他の会合(この表において「審議会等」という。
)に検討のための資料として
提出された文書及び審議会等の議事、
答申、
建議、
報告若しくは意見が記録された文書その
他審議会等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書
3 調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書
4 決裁文書 行政機関の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を
行うことにより、その内容を行政機関の意思として決定し、又は確認した行政文書
5 意見公募手続文書 意見公募手続の実施及び結果の公示に関する決裁文書
6 行政機関協議文書 他の行政機関への協議に係る案、当該協議に関する他の行政機関の質
問若しくは意見又はこれらに対する回答が記録された文書その他の当該協議に関する文書
7 国会審議文書 国会における議案の趣旨の説明又は審議の内容が記録された文書、国会に
おいて想定される質問に対する回答に関する文書その他の国会審議に関する文書
8 関係行政機関の長で構成される会議
(これに準ずるものを含む。
) 閣僚委員会、
副大臣会
議その他の二以上の行政機関の大臣等
(国務大臣、
副大臣、
大臣政務官その他これらに準ず
る職員をいう。以下同じ。
)で構成される会議
9 省議
(これに準ずるものを含む。
) 省議、
政務三役会議その他の一の行政機関の大臣等で
構成される会議
10 特定日 第17条第12項(施行令第8条第9項)の保存期間が確定することとなる日
(19の項にあっては、事業終了の日又は事後評価終了の日)の属する年度の翌年度の4
月1日(当該確定することとなる日から1年以内の日であって、4月1日以外の日を特定
日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、そ
の日)
二 職員の人事に関する事項について、
内閣官房令、
人事院規則の規定により保存期間の定めが
あるものは、それぞれ内閣官房令、人事院規則の規定による。
三 本表の第三欄は、法第4条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及
び事業の実績を合理的に跡付け、
又は検証する観点から重要な行政文書を示しているものであ
ることから、同欄における「過程が記録された文書」は、当該行政機関における重要な経緯が
記録された文書である。
四 本表各項の第四欄に掲げる保存期間については、
それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を
主管する行政機関に適用するものとする。
五 本表各項の第五欄に掲げる具体例は、法第4条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至
る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、
又は検証する観点から作成が必要な行政
文書の例を示しているものであって、
同欄に記載の文書のみを保存すれば必要十分であること
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政文書の
類型(施行令別表の該当項)
保存期間 具体例
を意味するものではない。
六 本表が適用されない行政文書については、
文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管
理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた保存期間基準を定めるものとする。
別表第2 保存期間満了時の措置の設定基準
1 基本的考え方
法第1条の目的において、
「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録で
ある公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者
である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有
するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」
とされ、法第4条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績
を合理的に跡付け、
検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規
定されており、以下の【I】〜【IV】のいずれかに該当する文書は、
「歴史資料とし
て重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には国立公文書館に移管す
るものとする。
【I】
国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書
【II】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書
【III】
国民を取り巻く社会環境、
自然環境等に関する重要な情報が記録された
文書
【IV】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書
2 具体的な移管・廃棄の判断指針
1の基本的考え方に基づいて、個別の行政文書ファイル等の保存期間満了時の措
置(移管・廃棄)の判断については、以下の(1)〜(6)に沿って行うものとし、いず
れかの基準において移管と判断される場合には、移管するものとする。
(1) 業務単位での保存期間満了時の措置
1 別表第1に掲げられた業務に係る行政文書ファイル等の保存期間満了時の措
置については、次の表(用語の意義は、別表第1の用語の意義による。
)の右
欄のとおりとする。
事 項 業務の区分 保存期間満了時の措置
法令の制定又は改廃及びその経緯
1 法律の制定又は
改廃及びその経緯
(1)立案の検討 移管
(2)法律案の審査
(3)他の行政機関への協議
(4)閣議
(5)国会審議
(6)官報公示その他の公布
(7)解釈又は運用の基準の設定
2 条約その他の国
際約束の締結及び
その経緯
(1)締結の検討 移管(経済協力関係等で
定型化し、重要性がない
ものは除く。)(2)条約案の審査
(3)閣議
(4)国会審議
(5)締結
(6)官報公示その他の公布
3 政令の制定又は
改廃及びその経緯
(1)立案の検討 移管
(2)政令案の審査
(3)意見公募手続
(4)他の行政機関への協議
(5)閣議
(6)官報公示その他の公布
(7)解釈又は運用の基準の設定
4 省令その他の規
則の制定又は改廃
及びその経緯
(1)立案の検討 移管
(2)意見公募手続
(3)制定又は改廃
(4)官報公示
(5)解釈又は運用の基準の設定
閣議、関係行政機関の長で構成される会議又は省議(これらに準ずるものを含む。)の決定又は了解及びその経緯
5 閣議の決定又は
了解及びその経緯
(1)予算に関する閣議の求め及び
予算の国会提出その他の重要な
経緯
移管
(2)決算に関する閣議の求め及び
決算の国会提出その他の重要な
経緯
(3)質問主意書に対する答弁に関
する閣議の求め及び国会に対す
る答弁その他の重要な経緯
(4)基本方針、基本計画又は白書
その他の閣議に付された案件に
関する立案の検討及び閣議の求
めその他の重要な経緯(1の項
から4の項まで及び5の項(1)か
ら(3)までに掲げるものを除
く。)6 関係行政機関の
長で構成される会
議(これに準ずる
ものを含む。この
項において同
じ。
)の決定又は
了解及びその経緯
関係行政機関の長で構成される
会議の決定又は了解に関する立
案の検討及び他の行政機関への
協議その他の重要な経緯
移管
7 省議(これに準
ずるものを含む。
この項において同
じ。
)の決定又は
了解及びその経緯
省議の決定又は了解に関する立
案の検討その他の重要な経緯
移管
複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す
基準の設定及びその経緯
8 複数の行政機関
による申合せ及び
その経緯
複数の行政機関による申合せに
関する立案の検討及び他の行政
機関への協議その他の重要な経緯移管
9 他の行政機関に
対して示す基準の
設定及びその経緯
基準の設定に関する立案の検討
その他の重要な経緯
移管
10 地方公共団体に
対して示す基準の
設定及びその経緯
基準の設定に関する立案の検討
その他の重要な経緯
移管
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
11 個人の権利義務
の得喪及びその経緯(1)行政手続法第2条第8号ロの
審査基準、同号ハの処分基準、
同号ニの行政指導指針及び同法
第6条の標準的な期間に関する
立案の検討その他の重要な経緯
移管
(2)許認可等に関する重要な経緯 以下について移管(それ
以外は廃棄。以下同じ。)・国籍に関するもの
(3)不利益処分に関する重要な経緯廃棄
(4)行政指導に関する重要な経緯 廃棄
(5)補助金等の交付に関する重要
な経緯
以下について移管
・補助金等の交付の要件
に関する文書
(6)不服申立てに関する審議会等
における検討その他の重要な経緯以下について移管
・法令の解釈やその後の
政策立案等に大きな影
響を与えた事件に関す
るもの
・審議会等の裁決等につ
いて年度ごとに取りま
とめたもの
(7)国又は行政機関を当事者とす
る訴訟の提起その他の訴訟に関
する重要な経緯
以下について移管
・法令の解釈やその後の
政策立案等に大きな影
響を与えた事件に関す
るもの
12 法人の権利義務
の得喪及びその経緯(1)行政手続法第2条第8号ロの
審査基準、同号ハの処分基準、
同号ニの行政指導指針及び同法
第6条の標準的な期間に関する
立案の検討その他の重要な経緯
移管
(2)許認可等に関する重要な経緯 以下について移管
・運輸、郵便、電気通信
事業その他の特に重要
な公益事業に関するも の・公益法人等の設立・廃
止等、指導・監督等に
関するもの
(3)不利益処分に関する重要な経緯以下について移管
・運輸、郵便、電気通信
事業その他の特に重要
な公益事業に関するもの・公益法人等及び公益信
託に関するもの
(4)行政指導に関する重要な経緯 廃棄
(5)補助金等の交付(地方公共団
体に対する交付を含む。
)に関す
る重要な経緯
以下について移管
・補助金等の交付の要件
に関する文書
・補助事業等実績報告書
に関するもの
(6)不服申立てに関する審議会等
における検討その他の重要な経緯以下について移管
・法令の解釈やその後の
政策立案等に大きな影
響を与えた事件に関す
るもの
・審議会等の裁決等につ
いて年度ごとに取りま
とめたもの
(7)国又は行政機関を当事者とす
る訴訟の提起その他の訴訟に関
する重要な経緯
以下について移管
・法令の解釈やその後の
政策立案等に大きな影
響を与えた事件に関す
るもの
職員の人事に関する事項
13 職員の人事に関
する事項
(1)人事評価実施規程の制定又は
変更及びその経緯
移管
(2)職員の研修の実施に関する計
画の立案の検討その他の職員の
研修に関する重要な経緯
廃棄
※(注記)別表第1の備考ニに掲
げるものも同様とす
(3)職員の兼業の許可に関する重
要な経緯
る。
(ただし、閣議等に関わ
るものについては移管)(4)退職手当の支給に関する重要
な経緯
その他の事項
14 告示、訓令及
び通達の制定
又は改廃及び
その経緯
(1)告示の立案の検討その他の重
要な経緯(1の項から13の項
までに掲げるものを除く。)廃棄
(2)訓令及び通達の立案の検討そ
の他の重要な経緯(1の項から
13の項までに掲げるものを除
く。)以下について移管
・行政文書管理規則その
他の重要な訓令及び通
達の制定又は改廃のた
めの決裁文書
15 予算及び決算
に関する事項
(1)歳入、歳出、継続費、繰越明
許費及び国庫債務負担行為の見
積に関する書類の作製その他の
予算に関する重要な経緯(5の
項(1)及び(4)に掲げるものを除
く。)以下について移管
・財政法第17条第2項
の規定による歳入歳出
等見積書類の作製の基
礎となった方針及び意
思決定その他の重要な
経緯が記録された文書
(財務大臣に送付した
歳入歳出等見積書類を
含む。)
・財政法第20条第2項
の予定経費要求書等の
作製の基礎となった方
針及び意思決定その他
の重要な経緯が記録さ
れた文書(財務大臣に
送付した予定経費要求
書等を含む。)
・上記のほか、行政機関
における予算に関する重
要な経緯が記録された文書(2)歳入及び歳出の決算報告書並 以下について移管
びに国の債務に関する計算書の
作製その他の決算に関する重要
な経緯(5の項(2)及び(4)に掲
げるものを除く。)・財政法第37条第1項
の規定による歳入及び
歳出の決算報告書並び
に国の債務に関する計
算書の作製の基礎とな
った方針及び意思決定
その他の重要な経緯が
記録された文書(財務
大臣に送付した歳入及
び歳出の決算報告書並
びに国の債務に関する
計算書を含む。)・財政法第37条第3項
の規定による継続費決
算報告書の作製の基礎
となった方針及び意思
決定その他の重要な経
緯が記録された文書
(財務大臣に送付した
継続費決算報告書を含
む。)・財政法第35条第2項
の規定による予備費に係
る調書の作製の基礎とな
った方針及び意思決定そ
の他の重要な経緯が記録
された文書(財務大臣に
送付した予備費に係る調
書を含む。)
・上記のほか、行政機関
における決算に関する
重要な経緯が記録され
た文書
16 機構及び定員
に関する事項
機構及び定員の要求に関する重
要な経緯
移管
17 独立行政法人
等に関する事項(1)独立行政法人通則法その他の
法律の規定による中期目標(独
立行政法人通則法第2条第3項
移管
に規定する国立研究開発法人に
あっては中長期目標、同条第4
項に規定する行政執行法人にあ
っては年度目標)の制定又は変
更に関する立案の検討その他の
重要な経緯
(2)独立行政法人通則法その他の
法律の規定による報告及び検査
その他の指導監督に関する重要
な経緯
移管
18 政策評価に関
する事項
政策評価法第6条の基本計画の
立案の検討、政策評価法第10
条第1項の評価書の作成その他
の政策評価の実施に関する重要
な経緯
移管
19 公共事業の実
施に関する事項直轄事業として実施される公共
事業の事業計画の立案に関する
検討、関係者との協議又は調整
及び事業の施工その他の重要な
経緯
以下について移管
・総事業費が特に大規模
な事業(例:100億
円以上)については、
事業計画の立案に関す
る検討、環境影響評
価、事業完了報告、評
価書その他の重要なもの・総事業費が大規模な事
業(例:10億円以
上)については、事業
計画の立案に関する検
討、環境影響評価、事
業完了報告、評価書そ
の他の特に重要なもの
・工事誌
20 栄典又は表彰
に関する事項
栄典又は表彰の授与又ははく奪
の重要な経緯(5の項(4)に掲げ
るものを除く。)以下について移管
・栄典制度の創設・改廃
に関するもの
・叙位・叙勲・褒章の選
考・決定に関するもの
・国民栄誉賞等特に重要
な大臣表彰に係るもの
・国外の著名な表彰の授
与に関するもの
21 国会及び審議
会等における
審議等に関す
る事項
(1)国会審議(1の項から20の
項までに掲げるものを除く。)以下について移管
・大臣の演説に関するもの・会期ごとに作成される
想定問答
(2)審議会等(1の項から20の
項までに掲げるものを除く。)以下について移管
・審議会その他の合議制
の機関(部会、小委員
会等を含む。
)及び懇談
会等行政運営上の会合
に関するもの
22 文書の管理等
に関する事項
文書の管理等 以下について移管
・移管・廃棄簿
23 独立行政法人
等の審査に関
する事項
独立行政法人等の新設、改廃等
の審査に関する重要な経緯
移管
24 独立行政法人
等の評価に関
する事項
独立行政法人評価に関する立案
の検討、実施の重要な経緯
以下について移管
・独立行政法人等の業務
の実績に関する評価の
結果等についての意見
・中期目標期間が終了す
る独立行政法人等の主
要な事務及び事業の改
廃に関する勧告の方向性・独立行政法人総覧
・独立行政法人評価年報
25 各府省におけ
る政策評価の
事務の総括に
関する事項
各府省における政策評価の事務
の総括に関する重要な経緯
移管
26 各府省の政策
についての統
一的若しくは
総合的な評
価、政策評価
の客観的かつ
厳格な実施を
担保するため
の評価、行政
評価・監視及
び行政相談に
関する事項
統一性・総合性確保評価、客観
性担保評価、行政評価・監視及
び行政相談の実施に関する立案
の検討、その他の重要な経緯
以下について移管
・勧告
・結果報告書
・評価書
・評価書の要旨
・政策評価の点検結果
・あっせん文
・行政苦情救済推進会議
の議事の記録、配付資料27 統計に関する
事項
(1)統計調査の審査に関する重要
な経緯
以下について移管
・承認書
(2)統計調査に関する重要な経緯 以下について移管
・基幹統計調査の企画に
関する文書及び調査報
告書
・一般統計調査の調査報
告書
28 契約に関する
事項
契約に関する重要な経緯(前項
までに掲げるものを除く。)廃棄
29 法令の規定に
基づく協議、
同意、
届出、通知、
報告、
資料
の提出要求等
に関する事項
(1)法令の規定に基づく他の行政
機関等に対する協議及び同意に
関する重要な経緯
(前項までに掲
げるものを除く。)
以下について移管
・協議、同意等のうち特
に重要なもの
(2)法令の規定に基づく他の行政
機関等に対する届出、通知、報告、
資料の提出要求等に関する重要な
経緯(前項までに掲げるものを除
く。)
2 以下の左欄の事項に係る歴史公文書等の具体例は、右欄のとおりであることか
ら、これらの歴史公文書等を含む行政文書ファイル等を移管することとする。
事項 歴史公文書等の具体例
各行政機関において実施・運用
している制度(例:政策評価、
情報公開、予算・決算、補助金
等、機構・定員、人事管理、統
計等)について、制度を所管す
る行政機関による当該制度の運
用状況の把握等に関する事項
・基本計画
・年間実績報告書等
・施行状況調査・実態状況調査
・意見・勧告
・その他これらに準ずるもの
国際会議 ・国際機関(IMF, ILO, WHO 等)に関する会議又は閣
僚が出席した会議等であって、重要な国際的意思
決定が行われた会議に関する準備、実施、参加、
会議の結果等に関する文書
国際協力・国際交流 ・政府開発援助、国際緊急援助の基本的な方針、計
画、実施及び評価に関する文書
・国賓等の接遇に関する文書のうち重要なもの
その他の事項 ・年次報告書
・広報資料
・大臣記者会見録
・大臣等の事務引継書
(2) 政策単位での保存期間満了時の措置
1 国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的
な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるような以下
の特に重要な政策事項等に関するものについては、1の基本的考え方に照らし
て、(1)1の表で「廃棄」とされているものも含め、原則として移管するものと
する。
(災害及び事故事件への対処)
激甚災害指定を受けた災害に関するもの、腸管出血性大腸菌O157や新型
コロナウイルス感染症など大流行により社会的な影響をもたらした感染症等
に関するもの、日本航空123便の御巣鷹山墜落事故、ナホトカ号油流出事
故など甚大な被害を始め社会や環境に大きな影響をもたらした事故に関する
もの、地下鉄サリン事件(オウム真理教対策)など社会やその後の政策に大
きな影響をもたらした事件に関するもの
(我が国における行政等の新たな仕組みの構築)
中央省庁等改革、不良債権処理関連施策、情報公開法や公文書管理法のよう
に行政機関に共通して適用される法制度の創設、天皇の退位、新たな省庁の
設置等
(国際的枠組みの創設)
気候変動に関する京都会議関連施策、サッカーワールドカップ日韓共催、
2020 年東京オリンピック・パラリンピック等
(革新的又は先端的な技術の研究開発)
スーパーコンピュータ、衛星技術等
2 領土・主権に関連する文書については、1の【IV】に該当する可能性が極めて
高いことから、原則として移管するものとする。
なお、
「領土・主権に関連する文書」とは、北方領土及び竹島に関する我が国
の基本的立場及び対応に関して作成又は取得した文書のみならず、北方領土及び
竹島に関する情報を記載又は記録をした海洋、漁業、鉱物資源及び環境に関する
調査その他の調査、教育、地図の作成、航海その他の施策に関する文書も指す。
また、尖閣諸島に関しては、領土問題ではないものの、同様の考え方に基づき対
処する。
(3) 昭和27年度までに作成・取得された文書
昭和27年度までに作成・取得された文書(日本国との平和条約(昭和27年条
約第5号。いわゆる「サンフランシスコ平和条約」
)公布までに作成・取得された
ものをいう。当時において行政機関の職員に作成・取得されたものに限らない。)は、現下の行政制度と大きく異なる制度の下で作成・取得されたものであることか
ら、我が国の来歴を知る上で重要な情報が記録された希少な文書といえるため、全
て移管するものとする。
(4) 特定秘密である情報を記録する行政文書
特定秘密である情報を記録する行政文書については、この表に定めるもののほ
か、特定秘密保護法、特定秘密保護法施行令及び運用基準を踏まえ、移管・廃棄の
判断を行うものとする。
(5) (1)から(4)に記載のない文書
(1)から(4)に記載のない業務に関しては、1の基本的考え方に照らして、各行政
機関において個別に判断するものとする。
(6) 注意事項
1 「移管」とされている文書が含まれている行政文書ファイル等はすべて移管す
ることとする。ただし、まとめ直しを行った上で、改めて保存期間満了時の措置
を設定することは可能とする。
2 移管については、当該業務を主管する課室等の文書管理者において行うものと
する。
3 保存期間満了時の措置が「廃棄」とされている行政文書ファイル等について
も、1.
【I】〜【IV】に該当すると判断される場合には、移管すべきものであ
る場合がある(例:直轄事業として実施される総事業費10億円未満の公共事業
であっても、歴史的に重要な建造物を修繕した場合や、国会で議論され、国民の
関心事項となった事柄等)
。また、当初「廃棄」とした行政文書ファイル等につ
いても、保存期間中に生じた出来事などによって歴史的重要性を帯びる可能性が
あり、その場合には、保存期間満了時の措置を「移管」に変更する必要がある。
4 移管することとされた文書に関連する広報資料については、移管文書の理解に
資するため、必ず当該移管する文書を含む行政文書ファイル等に合わせてまと
め、移管することとする。