大分大学個人情報ファイル簿
R4.4.1現在
電算データ
ファイル※(注記)1
マニュアル
ファイル※(注記)2
副ファイル※(注記)
3の有無
1 留学生名簿
研究・社会連携部
国際交流課
在学する留学生の連絡先等
1.氏名 2.在籍学部等 3.在籍身分 4.国費・私費等の別
5.性別 6.出身国(地域) 7.在籍期間 8.指導教員 9.
住所・電話番号 10.学籍番号 11.メールアドレス
STUDENT INFORMATIONを提出し
た者
本人からの提出 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
2 【一覧】卒業・修了留学生名簿
研究・社会連携部
国際交流課
卒業・修了した留学生の連絡先等
1.氏名 2.在籍学部等 3.在籍身分 4.国費・私費等の別
5.性別 6.生年月日 7.出身国 8.在籍期間 9.指導教員
10母国の在籍・卒業大学 11.母国での連絡先(住所・電話番
号・メールアドレス) 12.卒業・終了後の進路
卒業/修了者学生カードを提出
した者
本人からの提出 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
3 統合認証システム利用者ファイル 学術情報拠点
統合認証システムにおける情報基盤センター及
び医学情報センターでのユーザ管理
1.利用者ID 2.姓名 3.ふりがな 4.採用/入学年度 5.教
職員/学籍番号 6.所属名 7.役職名
教職員,学生,利用申請の
あった学外利用者
教職員・学生は担当課からのデータ提供あるいは
本人又は所属長からの利用申請による。その他の
者は本人の利用申請による。
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―4ネットワーク接続
機器ファイル(挾間キャンパス)
学術情報拠点 挾間キャンパスのLANに接続する機器の管理
1.申請者氏名 2.所属 3.連絡先 4.機器名 5.OS
6.MACアドレス 7.コンピュータ名 8.設置場所 9.受付番号
利用申請のあった教職員,学
生,学外利用者
本人からのオンライン利用申請による ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
5 図書館利用者ファイル 学術情報拠点
図書館利用者の氏名,所属,連絡先等を記録
し,図書資料等の貸出・返却・督促・文献複写
等に利用する。
1.利用者ID 2.学籍番号 3.教職員証番号 4.利用者区分
5.入学年度 6.氏名 7.氏名ヨミ 8.生年月日 9.所属
10.ログイン名 11.連絡先(郵便番号,住所,電話番号,FAX番
号,メールアドレス) 12.保護者連絡先(郵便番号,住所,電話
番号,FAX番号) 13.利用開始日及び終了日
旦野原キャンパス及び挾間
キャンパスの教職員・学生並
びに一般利用者。
教職員・学生は担当課からのデータ提供により,
一般利用者は利用申込書による。
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
6 授業料債権管理事務システム
財務部経理課,
各学部
授業料債権の管理,口座引落,保証人に対する
お知らせ・督促に利用する
1.学籍番号 2.学生氏名 3.所属等 4.住所 5.電話番号
6.保証人氏名 7.住所 8.電話番号 9.金融機関・支店名
10. 口座番号 11. 口座名義
在学生
入学時提出の預金口座振替依頼書,保証書によ
る。
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
7 財務会計システム(債主マスタ) 財務部経理課 支払業務遂行に利用する
1.氏名(代表者氏名) 2.生年月日 3.住所 4.電話番号
5.金融機関・支店名 6.口座番号 7.口座名義
債主登録申請書,旅費・謝金
振込依頼書,過誤納払戻請求
書の提出者
取引業者提出の債主登録申請書,職員・学生・学
外者等提出の旅費・謝金振込依頼書,過誤納払戻
請求書による。
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
8 保証書 財務部経理課 授業料債務の連帯保証書として利用する
1.学部等 2.学籍番号 3.学生氏名 4.連帯保証人氏名
5.生年月日 6.続柄 7.現住所 8.電話番号
在学生・連帯保証人 入学時提出 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
9 謝金における個人番号取得証跡 財務部経理課
謝金における個人番号収集時の個人番号確認及
び本人確認のために利用する
1.氏名 2.個人番号確認書類の写し 3.身元確認書類の写し
謝金被委嘱者のうち所得税の
源泉徴収対象者
専用のキットを用いて依頼し、同封の返信用封筒
により収集
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
10 謝金における個人番号リスト 財務部経理課
謝金における給与所得の源泉徴収票及び報酬・
料金等の支払調書を税務当局へ提出する際に個
人番号を記すために利用する
1.氏名 2.個人番号
謝金被委嘱者のうち所得税の
源泉徴収対象者
専用のキットを用いて依頼し、同封の返信用封筒
により収集―税務当局であ
る各市町村及
び大分税務署
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
11 公開講座・公開授業受講申込書 学生支援部教育支援課
公開講座・公開授業の受講管理及び受講案内の
ために利用する
1.講座・授業名 2.氏名(ふりがな) 3.性別 4.年齢
5.学校名 6.学年 7.住所・連絡先 8.保護者氏名(ふりが
な) 9.身長 10.泳力 11.棋力 12.英語検定の得点や
英語使用経験
公開講座・公開授業の受講申
込者(5年間)
本人(保護者)からの受講申込 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
12 教員免許状更新講習受講申込書 学生支援部教育支援課
教員免許状更新講習の受講申し込みのために利
用する
1.氏名 2.生年月日 3.勤務先 4.職名 5.連絡先(住
所) 6.連絡先(電話番号) 7.所持する教員免許状の種別
8.修了確認期限(有効期間) 9.申し込み講習名
教員免許状更新講習受講申込
書を提出した者
本人からの提出による 有 ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―13教員免許状更新講習システムファ
イル
学生支援部教育支援課
教員免許状更新講習の受講者管理のために利用
する
1.氏名 2.生年月日 3.受講対象者の区分 4.職名 5.本
籍地 6.連絡先(住所) 7.メールアドレス 8.連絡先(電話
番号) 9.勤務先(組織名) 10.勤務先(電話番号) 11.
修了確認期限(有効期間) 12.所持する教員免許状の種別 1
3.受講予約講習名
教員免許状更新講習管理シス
テムに登録をした者
本人の登録(入力)による 有 ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
14 学生証等各種証明発行ファイル 学生支援部教育支援課
旦野原キャンパスの学生の学生サービス業務に
おける学生本人の学生証,在学証明書,学割
証,卒業見込証明書等各種証明書発行のために
利用する。
各学部(医学部を除く。),附属図書館及び各
センターにおいて,学生の基本情報として教育
支援及び学生生活支援のために利用する
1.学籍番号 2.氏名 3.性別 4.生年月日 5.入学年月日
6.所属(学部・学科) 7.卒業見込 8.国籍 9.健康診断
データ 10.パスワード
旦野原キャンパスの在学者
入試課の入学手続者情報から収集,保健管理セン
ターから健康診断データを収集
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
15 学位授与,卒業・修了者名簿 学生支援部教育支援課 学位授与卒業・修了者管理のために利用する
1.証書番号 2.学籍番号 3.氏名 4.フリガナ 5.ローマ
字表記 6.性別 7.生年月日(和暦) 8.生年月日(西暦)
9.課程
学位授与卒業・修了した者 学部・研究科からの提出による ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―16日本育英会(日本学生支援機構)
奨学生管理システムファイル
学生支援部学生支援課 奨学生の支援のため
1.奨学生採用データ 2.奨学生名簿(奨学生番号・学部・学科・
学籍番号・氏名・貸与月額・貸与期間・通学別・貸与種別・異動状
況) 3.入学年度 4.学生区分等
奨学生に採用された学生
育英会(日本学生支援機構)からのデータ送付
(送信)による
有 ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―17日本育英会(日本学生支援機構)
奨学生推薦・選考関係書類
学生支援部学生支援課 奨学生推薦・選考のため
1.学生本人(学部・学科・学籍番号・氏名・性別・住所・在学情
報・履歴情報・電話番号・貸与月額・貸与期間・通学別・口座番号・
貸与種別) 2.家族情報(住所・電話番号・家族人数・家族氏名・
就学者数・主たる家計支持者(続柄・氏名・生年月日・職業・所得金
額・続柄・氏名),その他の家計支持者(続柄・氏名・生年月日・職
業・所得金額・続柄・氏名),その他の家族(続柄,氏名,年齢・在
学校・通学別)・就学者状況・通学区分) 3.家族特記事項等
4.資産情報等 5.家庭事情情報 6.連帯保証人(住所・氏名・
生年月日・職業・自宅・勤務先電話番号) 7.親権者氏名・住所・生
年月日 8.奨学金振込口座情報 9.緊急・応急採用情報
奨学金申請書類を提出した学生奨学金申請書類の提出による 有
日本学生支援
機構
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―18日本育英会(日本学生支援機構)
奨学金返還誓約書(借用証書)
ファイル
学生支援部学生支援課 奨学生の支援のため
1.返還誓約書(借用金額,奨学生本人(氏名・学籍番号・学科・住
所・電話番号・生年月日・借用の明細・返還方法・卒業後の勤務先・
連絡先 2.連帯保証人(氏名・住所・生年月日・奨学生本人との続
柄・勤務先・電話番号) 3.保証人(氏名・住所・生年月日・奨学
生本人との続柄・勤務先・電話番号)
返還誓約書(借用証書)を提
出した奨学生
貸与終了した学生からの返還誓約書(借用証書)
の提出による有日本学生支援
機構
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
作成された行政機
関等匿名加工情報
に関する提案をす
ることができる期間備考
作成された行政機関等匿名
加工情報に関する提案を受
ける組織の名称及び所在地
記録範囲
個人情報ファイルの名称
行政機関等匿名加
工情報の概要
要配慮個人情
報の有無
開示請求等を
受理する組織の名称及び所
在地
記録情報の収集方法
記録情報の経
常的提供先
訂正及び利
用停止に関
する他の法
律又はこれ
に基づく命
令の規定に
よる特別の
手続等
個人情報ファイルの種別
行政機関等
匿名加工情
報の提案の
募集をする
個人情報
ファイルで
ある旨
組織の名称 個人情報ファイルの利用目的 記録項目1/4大分大学個人情報ファイル簿
R4.4.1現在
電算データ
ファイル※(注記)1
マニュアル
ファイル※(注記)2
副ファイル※(注記)
3の有無
作成された行政機
関等匿名加工情報
に関する提案をす
ることができる期間備考
作成された行政機関等匿名
加工情報に関する提案を受
ける組織の名称及び所在地
記録範囲
個人情報ファイルの名称
行政機関等匿名加
工情報の概要
要配慮個人情
報の有無
開示請求等を
受理する組織の名称及び所
在地
記録情報の収集方法
記録情報の経
常的提供先
訂正及び利
用停止に関
する他の法
律又はこれ
に基づく命
令の規定に
よる特別の
手続等
個人情報ファイルの種別
行政機関等
匿名加工情
報の提案の
募集をする
個人情報
ファイルで
ある旨
組織の名称 個人情報ファイルの利用目的 記録項目
19 授業料免除願ファイル 学生支援部学生支援課
学生の授業料免除判定における家計状況調査の
ため
1.学部等 2.学籍番号 3.連帯保証人氏名 4.本人住所
5.本人電話番号 6.家族住所 7.家族電話番号 8.家族続柄
9.家族氏名 10.家族年齢 11.家族職業・勤務先(在学学校
名・学年)・及び収入状況 12.現職就職年月 13.年間収入金
額 14.父又は母死亡・生別の場合のその年月・理由 15.主た
る家計支持者の―職(失職)の場合のその年月・理由 16.就学者
通学区分 17.就学者授業料免除状況 18.本人アルバイト受領
額 19.本人奨学金受領額 20.臨時的な所得額(退職金及び退
職一時金・保険金・資産の譲渡による所得・山林所得) 21.障害
関係(種別・本人との続柄) 22.療養に要した費用 23.授業
料の免除を願い出た理由及びその他特に説明を要する事項
授業料免除を申請した者
前期・後期毎に授業料免除申請を希望する学生が
免除受付期間
内に提出する。
有 ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
20 車両入購証交付願 学生支援部学生支援課 車両入構証の交付と駐車場整理業務のため
1.所属学部等 2.学籍番号 3.氏名 4.現住所 5.電話番
号 6.車両番号 7.車種 8.許可年月日 9.許可番号 1
0.居住証明書 11.自動車保管場所の確保証明書
車両入構証交付申請書を申請
した者
学生からの申請 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
21 学生カード 学生支援部学生支援課 学生生活支援のため
1.受験番号 2.学籍番号 3.本人氏名,生年月日,性別,携帯
番号 4.保護者指名,続柄,住所,電話番号 5.履歴 6.家族
状況,氏名,続柄,生年月日,緊急連絡先 7.本人健康状況
在学生 学生が入学時に提出 有 ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―22学生定期健康診断票(健康管理
カード有。)
保健管理センター
健康診断結果の記録及び在学中センター利用時
の診療記録
1.学籍番号 2.氏名 3.性別 4.年齢 5.身長 6.体重
7.視力 8.血圧 9.検尿 10.胸部X線結果 11.内科診
察所見 12.血液検査結果 13.その他問診等で知り得た情報
14.診療記録 15.住所 16.電話番号 17.学部,学科
在籍学生全員
健康診断票は入学時に全員作成。記入事項は健康
診断又は診療
受診時に記録される
有 ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
23 卒業生進路先一覧
学生支援部キャリア支援課OB・OG訪問資料、統計資料作成のために利
用する
1.氏名 2.学生番号 3.性別 4.出身地 5.出身高校名
6.指導教員 7.進学先・就職先(名称・所在地・業種・規模・職種)卒業生・修了生 各学部担当者からの報告 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
24 入試情報管理ファイル 学生支援部入試課
一般入試,推薦入試,AO入試,特別入試等の入
学者選抜に係る業務及び統計処理などの付随す
る業務のため利用する
1.受験番号 2.氏名 3.性別 4.生年月日 5.出身校
6.入学試験成績 7.合否判定結果
一般入試,推薦入試,AO入
試,特別入試に出願した者
一般入試,推薦入試,AO入試,特別入試の出願書
類及び試験の実施による
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
25 ネームプレート発行ファイル 医学・病院事務部総務課
医学部及び附属病院におけるネームプレート発
行のため
1.氏名 2.所属 3.生年月日 4.職名 5.個人番号 6.
発行年月日
医学部、附属病院に従事する者採用書類、人事記録 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
26 静脈認証登録ファイル 医学・病院事務部総務課 医学部及び附属病院内電気錠扉の出入のため 1.ID番号 2.氏名 3.職種 4.指静脈データ
医学部、附属病院に勤務する
職員、診療従事者、医局員
(本学学生でない研究員)
人事異動予定台帳、本人による申出、静脈読取機器― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
27 不在者投票関係 医学・病院事務部総務課 不在者投票時に利用する 1.不在者投票者の氏名 2.性別 3.生年月日 4.住所 入院患者で選挙権を有する者 不在者投票該当者調査時 ―
各市町村選挙
管理委員会
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
28 兼業台帳 医学・病院事務部総務課
職員兼業規程に基づき職員の兼業を管理するため1.氏名 2.所属 3.職名 4.兼業先及び兼業内容 5.報酬
6.個人番号 7.兼業従事時間
医学部及び附属病院に勤務す
る兼業従事者
兼業委嘱状 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―29新型コロナウイルス感染症対応従
事者慰労金申請者一覧
医学・病院事務部総務課
申請者に係る証拠書類の5年間保存義務付けに
基づく保管
1.氏名、2.カナ氏名、3.生年月日、4.住所、5.振込先銀行情
報(銀行コード、銀行名、支店コード、支店名、口座番号、預金種
別、口座名義)
新型コロナウイルス感染症対
応従事者慰労金申請者(医療
従事者)
人事システム及び本人から情報(代理申請委任
状)収集
有 大分県
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―30新型コロナウイルス感染症関係
医療従事者・市町村別請求書
医学・病院事務部総務課
新型コロナウイルスワクチン医療従事者接種に
係る請求のため
1.住所 2.氏名 3.電話番号 4.生年月日 5.年齢 6.
性別 7.診察前の体温 8.質問事項(接種歴,病歴等) 9.接
種希望書
新型コロナウイルスワクチン
医療従事者接種対象者
新型コロナワクチン接種の予診票 有
大分県国民健
康保険団体連
合会,由布市
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―31新型コロナウイルス感染症関係
職域接種・市町村別請求書
医学・病院事務部総務課
新型コロナウイルスワクチン職域接種に係る請
求のため
1.住所 2.氏名 3.電話番号 4.生年月日 5.年齢 6.
性別 7.診察前の体温 8.質問事項(接種歴,病歴等) 9.接
種希望書
新型コロナウイルスワクチン
職域接種対象者
新型コロナワクチン接種の予診票 有
大分県国民健
康保険団体連
合会,由布市
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
32 車両入構許可証登録リスト
医学・病院事務部
経営管理課
挾間キャンパス構内駐車場使用許可者の管理の
ため利用する
1.許可番号 2.カナ氏名 3.漢字氏名 4.許可日 5.有効
期限 6.再登録詳細 7.変更日 8.変更内容 9.車両番号
10.駐車場 11.所属1詳細 12.所属2詳細 13.所属詳細
14.夜間区分 15.特別入構詳細 16.金額 17.備考
挾間キャンパス所属の教職
員、学生および挾間キャンパ
スに用務のある業者
本人からの駐車場使用許可申請書 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
33 学籍簿 医学・病院事務部学務課
学籍管理のため及び卒業証明書,本人・保護者へ
の連絡に利用するため。
1.所属 2.学籍番号 3.フリガナ 4.氏名 5.生年月日
6.入学年月日 7.学位 8.学位記番号 9.住所 10.電話
番号 11.保護者氏名 12.保護者住所 13.保護者電話番号
14.在学中の異動履歴 15.指導教員 16.入学区分 17.
出身高校名 18.出身高校所在地 19.備考 20.所属団体
在学生及び卒業生 本人からの提出書類,入学時基本データ ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
34 履修届 医学・病院事務部学務課 履修情報管理のため
1.学部 2.学科 3.学年 4.学籍番号 5.氏名 6.履修科目
名 7.担当教員名
在学生 本人からの登録 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
35 成績証明書 医学・病院事務部学務課 成績管理のため
1.所属 2.入学年月日 3.卒業年月日 4.氏名 5.生年月
日 6.科目名 7.単位数 8.評価
在学生及び卒業生 担当教員からの報告による ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
36 院内がん登録ファイル 医学・病院事務部医事課
・ 本学医学部附属病院における,がん診療の実
態を把握することによるがん診療の質の向上と
がん患者さんの支援
・ 国及び大分県のがん登録事業での利用
1.患者氏名 2.生年月日 3.住所 4.診断名 5.診断日
6.病理診断名(その他がん診療連携拠点病院における院内がん登録
標準登録様式で定める各項目)
当院にて2007年10月1
5日以降,悪性新生物または
頭蓋内腫瘍の疾患で初めて受
診した患者
診療録 有
大分大学医学
部,各診療
科,国立がん
研究セン
ター,大分県
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
37 患者登録ファイル 医学・病院事務部医事課
診療を受けた患者に係る診療費の計算,診療報
酬請求事務及び診療に利用する。
1.患者番号 2.患者氏名 3.住所 4.電話番号 5.適用保
険 6.診療科 7.診療期間 8.入院外来区分 9.病室番号
10.医学管理料 11.基本料 12.投薬料 13.処置料 1
4.手術料 15.輸血料 16.麻酔料 17.検査料 18.画
像診断料 19.諸費 20.差額室料 21.病名 22.カルテ
番号 23.カルテ入出庫日 24.カルテ貸出先
新患登録後最終診療日まで 診療申込書受理と保険証確認及び診療,検査等 有
大分大学医学
部,各診療
科,審査支払
機関,保険者等・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―2/4大分大学個人情報ファイル簿
R4.4.1現在
電算データ
ファイル※(注記)1
マニュアル
ファイル※(注記)2
副ファイル※(注記)
3の有無
作成された行政機
関等匿名加工情報
に関する提案をす
ることができる期間備考
作成された行政機関等匿名
加工情報に関する提案を受
ける組織の名称及び所在地
記録範囲
個人情報ファイルの名称
行政機関等匿名加
工情報の概要
要配慮個人情
報の有無
開示請求等を
受理する組織の名称及び所
在地
記録情報の収集方法
記録情報の経
常的提供先
訂正及び利
用停止に関
する他の法
律又はこれ
に基づく命
令の規定に
よる特別の
手続等
個人情報ファイルの種別
行政機関等
匿名加工情
報の提案の
募集をする
個人情報
ファイルで
ある旨
組織の名称 個人情報ファイルの利用目的 記録項目
38 診療録 医学・病院事務部医事課
・お受けになる医療サービス ・医療保険事務
・関係する管理運営業務(入退院等の病棟管
理,会計・経理,医療事故の報告,医療サービ
スの向上) ・医療サービスや業務の維持・改
善のための基礎資料 ・医学系教育 ・症例に
基づく研究 ・外部監査機関への情報提供 ・
他の病院,医院,診療所,助産所,保険調剤薬
局,訪問看護ステーション,介護サービス事業
者等との医療サービス等に関しての連携 ・他
の医療機関等からの医療サービス等に関しての
照会への回答 ・皆様の診療等にあたり外部の
医師等の意見・助言を求める場合 ・検体検査
業務の委託その他の業務委託 ・皆様の法定代
理人等又は実質的に患者の世話を行っている親
族又はそれに準ずる者,(プライマリー・ケア
ギバー)への病状説明 ・医療保険事務(保険
事務の委託,審査支払機関へのレセプトの提
出) ・審査支払機関又は保険者からの照会へ
の回答 ・関係法令等に基づく行政機関及び司
法機関等への提出等 ・関係法令に基づいて事
業者等からの委託を受けて健康診断を行った場
合における事業者等へのその結果通知 ・医師
賠償責任保険などに係る医療に関する専門の団
体,保険会社等への相談又は届出等
1.患者番号 2.患者氏名 3.性別 4.生年月日 5.住所
6.電話番号 7.勤務先 8.適用保険 9.診療科 10.診療
期間 11.病名 12.主訴及び処置方針,治療方法並びに診療計
画 13.既往歴 14.家族歴 15.診療年月日 16.処方箋
17.手術及び処置記録 18.各種検査所見記録 19.紹介状
20.X線写真・放射線画像 21.看護記録 22.診察所見 2
3.入院経過要約 24.食事指示箋 25.各種医療文書
新患登録後最終診療日まで 診療申込書受理と保険証確認及び診療,検査等 有
大分大学医学
部,各診療
科,診療費審
査機関,保険者・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
39 債権管理簿 医学・病院事務部医事課 診療費債権の管理に利用するため
1.債権額 2.消滅額 3.債権残額 4.債権者氏名 5.生年
月日 6.住所 7.電話番号 8.勤務先(在学校名) 9.身元
引受人氏名 10.生年月日 11.住所 12.電話番号 13.
勤務先(職業) 14.勤務先電話番号 15.連帯保証人氏名 1
6.生年月日 17.住所 18.電話番号 19.勤務先(職業)
20.勤務先電話番号
診療費用等が未納になってい
る者(昭和62年度以降)
病院情報システム上での診療費用等未払者 有 ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
40 BUNGO利用者管理システム 医学・病院事務部医事課
病院情報管理システム(BUNGO)の利用者管理のため1.利用者ID 2.パスワード 3.氏名 4.生年月日 5.性別
6.所属部署 7.職種 8.有効期間
BUNGOの利用者(職員,学生,
委託業者等)
書面での提出 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
41 学籍簿 教育学部事務部
本学部での在籍状況等を記録し,成績証明書等
の発行に利用するため並びに奨学支援及び単位
取得に利用する
1.所属 2.学籍番号 3.フリガナ 4.学生氏名 5.生年月
日 6.国籍・本籍 7.入学年月日 8.現況区分 9.学生身分
10.卒業年月日 11.学位 12.学位記番号 13.現住所
14.保護者氏名 15.保護者住所 16.保証人氏名 17.保
証人住所 18.異動履歴 19.賞罰履歴 20.取得資格 2
1.指導教員 22.卒業論文題目 23.特記事項 24.受験番
号 25.入学区分 26.出身校 27.顔写真
学部及び大学院に在籍する学
生及び卒業生・修了生
学生本人提出のパスワード登録票,履修届・卒業
論文題目届,入学時基本データ,入試情報,教員
からの成績表
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
42 履修届 教育学部事務部 学生の履修指導,履修確認のために利用する
1.年度・学期 2.学籍番号 3.所属 4.氏名 5.住所
6.電話番号 7.曜限 8.科目名 9.担当教員名 10.単位
学部及び大学院に在籍する学生学生本人からの申請(入力) ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
43 成績評価票 教育学部事務部
本学部及び大学院での成績状況等を記録し,成
績証明書等の発行並びに修学支援に利用する
1.入学年月日 2.卒業年月日 3.所属 4.学籍番号 5.学
生氏名 6.生年月日 7.性別 8.科目名 9.単位数 10.
評価 11.修得年度・学期
学部及び大学院に在籍する学
生及び卒業生・修了生
学生本人から提出された履修届,教員から提出さ
れた成績評価表(WEB上登録を併用)
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― ― 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―44附属幼稚園修了證書番號録
修了者名簿 修了者台帳
教育学部附属幼稚園 修了者記録管理 1.修了年次 2.証書番号 3.氏名 4.生年月日 5.備考 修了児 指導要録,教諭の記録 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―45幼稚園幼児指導要録
(学籍に関する記録)
教育学部附属幼稚園 学籍に関する記録の原簿管理
1.幼児氏名 2.生年月日 3.性別 4.現住所 5.保護者氏
名 6.保護者現住所 7.入園前の状況 8.入園 9.転入園
10.転・退園 11.修了日 12.進学先等 13.幼稚園名・
所在地 14.年度及び入園(転入園)・進級時の幼児の年齢 1
5.園長氏名・担任氏名
在園児・修了児(卒後20年)個人調査票,教諭の記録 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―46小学校児童指導要録(指導に関す
る記録)
教育学部附属小学校 指導に関する記録の管理
1.児童氏名 2.学校名 3.学級 4.整理番号 5.各教科の
学習の記録 6.評定 7.外国語活動の記録 8.総合的な学習の
時間の記録 9.特別活動の記録 10.行動の記録 11.総合所
見及び指導上参考となる諸事項 12.出欠の記録
在学生,卒業生(卒業後5年)教諭の記録 有 進学先
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―47小学校児童指導要録(学籍に関す
る記録)
教育学部附属小学校 学籍に関する記録の管理
1.学級 2.整理番号 3.氏名 4.現住所 5.保護者氏名・
現住所 6.入学前の経歴 7.入学・編入学月日 8.卒業月日
9.進学先 10.学校名・所在地 11.各年度校長氏名・担任氏名在学生,卒業生(卒業後20年)個人調査票,教諭の記録 ― 進学先
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
48 附属小学校卒業証書授与台帳 教育学部附属小学校 卒業者記録管理のため 1.卒業年次 2.卒業番号 3.氏名 4.生年月日 卒業者 指導要録,教諭の記録 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
49 附属中学校卒業生台帳 教育学部附属中学校 卒業者記録管理のため
1.卒業年次 2.卒業番号 3.氏名 4.生年月日 5.出身小
学校 6.現住所 7.進学先学校名
卒業者 指導要録,教諭の記録 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
50 指導要録(指導に関する記録) 教育学部附属中学校 指導に関する記録の原簿管理
1.生徒氏名 2.学校名 3.学級 4.整理番号 5.各教科の
学習の記録 6.評定 7.総合的な学習の時間の記録 8.特別活
動の記録 9.行動の記録 10.総合所見及び指導上参考となる諸
事項 11.出欠の記録
在学生・卒業生(卒後5年) 各教諭 有 進学先
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
51 指導要録(学籍に関する記録) 教育学部附属中学校 学籍に関する記録の原簿管理
1.生徒氏名 2.生年月日 3.性別 4.住所 5.保護者氏名
6.保護者住所 7.入学前の経歴 8.入学・編入学 9.転入学
10.転学・退学 11.卒業日 12.進学先 13.学校名所在
地 14.校長氏名・担任名
在学生・卒業生(卒後20年)生徒個人調査票,教諭の記録 ― 進学先
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
52 出席簿 教育学部附属中学校 出席状況管理 1.学年 2.組 3.No. 4.氏名 5.欠席 6.累計 在学生,卒業生(卒後5年) 教諭の記録 ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―53特別支援学校児童生徒指導要録
(指導に関する記録)
教育学部附属特別支援学校指導に関する記録の原簿管理
1.児童生徒氏名 2.学校名 3.区分/学年 4.学級 5.整
理番号 6.各教科・特別活動・自立活動の記録 7.総合的な学習
の時間の記録 8.行動の記録 9.総合所見及び指導上参考となる
諸事項 10.出欠の記録 11.入学時の障害の状態
在学生、卒業生(5年) 各教諭 有 ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―54特別支援学校児童生徒指導要録
(学籍に関するする記録)
教育学部附属特別支援学校学籍に関する記録の原簿管理
1.児童生徒名 2.生年月日 3.性別 4.住所 5.保護者氏
名 6.保護者住所 7.入学前の経歴 8.入学・編入学 9.転
入学 10.転学・退学 11.留学等(高) 12.卒業 13.
進学先・就職先等 14.学校名・所在地 15.校長氏名・担任名
在学生、卒業生(20年) 学願書、個人調査票、教諭の記録 有 ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ― ■しかく ― 非該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―3/4大分大学個人情報ファイル簿
R4.4.1現在
電算データ
ファイル※(注記)1
マニュアル
ファイル※(注記)2
副ファイル※(注記)
3の有無
作成された行政機
関等匿名加工情報
に関する提案をす
ることができる期間備考
作成された行政機関等匿名
加工情報に関する提案を受
ける組織の名称及び所在地
記録範囲
個人情報ファイルの名称
行政機関等匿名加
工情報の概要
要配慮個人情
報の有無
開示請求等を
受理する組織の名称及び所
在地
記録情報の収集方法
記録情報の経
常的提供先
訂正及び利
用停止に関
する他の法
律又はこれ
に基づく命
令の規定に
よる特別の
手続等
個人情報ファイルの種別
行政機関等
匿名加工情
報の提案の
募集をする
個人情報
ファイルで
ある旨
組織の名称 個人情報ファイルの利用目的 記録項目
55 学籍簿 経済学部事務部
本学部での在籍状況等を記録し,成績証明書等
の発行に利用するため並びに奨学支援及び単位
取得に利用するため。
1.所属 2.学籍番号 3.フリガナ 4.学生氏名 5.生年月
日 6.国籍・本籍 7.入学年月日 8.学位 9.受験番号 1
0.入学区分 11.出身高校 12.出身高校所在地
学部に在籍する学生及び卒業生学生本人から提出の学生カード・履修届,入学時
基本データ及び教員からの成績表
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
56 履修届 経済学部事務部
学生の履修指導,履修確認及び学生生活支援の
ため。
1.学籍番号 2.氏名 3.住所 4.電話番号 5.所属 6.
曜限 7.科目名 8.担当教員名 9.単位
学部に在籍する学生 学生本人からの申請による ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
57 成績評価表 経済学部事務部
成績管理及び成績証明書・単位修得証明書等の
発行に利用。
1.学部名 2.入学年月日 3.卒業年月日 4.所属学科・課程
5.学籍番号 6.氏名 7.生年月日 8.性別 9.科目名 1
0.単位数 11.評価 12.修得年度・学期
学部及び大学院に在籍する学
生並びに卒業生及び修了生
学生本人から提出された履修届及び教員から提出
された成績評価表による(WEB上登録を併用)
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
58 学籍簿 理工学部事務部
本学部及び大学院での在籍状況等を記録し,成
績証明書等の発行並びに修学支援に利用するため1.顔写真 2.学籍番号 3.学生氏名 4.フリガナ 5.所属
6.現況区分 7.学生身分 8.生年月日 9.国籍・本籍 1
0.現住所 11.異動履歴 12.入学年月日 13.入学区分
14.出身高校 15.試験区分 16.受験番号 17.学位 1
8.学位番号 19.学位取得年月日 20.指導教員 21.保護
者氏名 22.保護者住所 23.保証人氏名 24.保証人住所
理工学部および工学研究科に
在籍する学生及び卒業・修了生学生本人提出のパスワード登録票,履修届,入学
時基本データ,入試情報,教員からの成績表等
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
59 履修届 理工学部事務部 学生の履修指導および履修確認のため
1.氏名 2.学籍番号 3.所属 4.単位 5.曜・限 6.科
目名 7.科目コード 8.担当教員名 9.単位
理工学部および工学研究科に
在籍する学生
学生本人からの申請(入力)による ― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
60 成績評価表 理工学部事務部 成績評価の収集
1.履修年度 2.期別 3.学部 4.科目名 5.担当教員
6.学生所属 7.学籍番号 8.学生氏名 9.評価
学部及び大学院に在籍する学
生並びに卒業生及び修了生
・履修登録確認表(20年度前期までは紙媒体で
学生が提出。20年度後期からはWEB上で登録)・教員から紙媒体で収集(教員によるWEB上登録
を併用)※(注記)20年度後期から一部の教員を除いて
紙媒体の評価表を廃止し,WEB上で管理を行う。
― ―
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ■しかく ― 有 該当
・国立大学法人大分大学
総務部総務課
・大分県大分市大字旦野原
700番地
― ―
※(注記)1 電算処理ファイルとは,個人情報保護法第60条第2項第1号に該当するファイルのこと
※(注記)2 マニュアルファイルとは,個人情報保護法第60条第2項第2号に該当するファイルのこと
※(注記)3 副ファイルとは,個人情報保護法施行令第20条第7項に該当するファイルのこと4/4