出入国在留管理庁保有個人情報等保護管理規程
目次
第1章総則(第1条・第2条)
第2章管理体制(第3条-第10条)
第3章教育研修(第11条)
第4章職員の責務(第12条)
第5章保有個人情報等の取扱い(第13条-第20条)
第6章保有個人情報等を取り扱う情報システムにおける安全の確保等(第21条・
第22条)
第7章保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第23条・第24条)
第8章安全確保上の問題への対応(第25条・第26条)
第9章監査及び点検の実施(第27条-第29条)
第10章独立行政法人等に対する指導等(第30条)
第11章雑則(第31条)
附則
第1章総則
(目的)
第1条この規程は、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)第7条の規定に基づく個人情報の保護に関する基本方針、同法第66条及び第119
条並びに行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」という。
)第12条の規定に基づき、各法を適切に運用するため、出入国
在留管理庁における保有個人情報、行政機関等匿名加工情報等及び個人番号(以下「保
有個人情報等」という。
)を適正に管理することを目的とする。
(用語の定義)
第2条この規程における用語の定義は、個人情報保護法第2条、第60条及び第11
9条第2項並びに番号法第2条の定めるところによるほか、次の各号に掲げるとおり
とする。
(1) 「部課」とは、出入国在留管理庁本庁の部並びに総務課、政策課及び参事官をい
う。
(2) 「各庁」とは、入国者収容所及び地方出入国在留管理局をいう。
(3) 「情報システム」とは、サーバ装置、端末、通信回線装置、複合機、特定用途機
器、ソフトウェア等で構成され、情報処理又は通信の用に供するものをいう。
第2章管理体制
(総括個人情報保護管理者)
第3条出入国在留管理庁に、総括個人情報保護管理者(以下「総括保護管理者」とい
う。
)を一人置くものとし、出入国在留管理庁次長とする。
2 総括保護管理者は、出入国在留管理庁の職員(派遣労働者を含む。以下同じ。
)に対
する保有個人情報等の管理に関する事務の指導監督等を行うとともに、出入国在留管
理庁における保有個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(部課等個人情報保護管理者)
第4条部課及び各庁に、部課等個人情報保護管理者(以下「部課等保護管理者」とい
う。
)を各一人置くものとし、部課に置く部課等保護管理者は、部課の長とし、各庁に
置く部課等保護管理者は、各庁の長とする。
2 部課等保護管理者は、総括保護管理者の指示に従い、当該部課等における保有個人
情報等の管理に関する事務の運営につき監督を行う。
(個人情報保護管理者)
第5条部課及び各庁の各課室等に、個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)を各一人置くものとし、部課に置く保護管理者は、別表に定めるとおりとし、各庁に
置く保護管理者は、当該各庁の長が定める。ただし、出入国在留管理庁総務課長(以
下「総務課長」という。
)は、必要と認めるときは、当該各庁における保護管理者を定
めることができる。
2 保護管理者は、部課等保護管理者の指示に従い、当該課室等における保有個人情報
等の適切な管理を確保する任に当たり、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場
合、当該情報システムの責任者と連携してその任に当たる。
(個人情報保護担当者)
第6条部課及び各庁の各課室等に、個人情報保護担当者(以下「保護担当者」という。)を各一人又は複数人置くものとし、保護担当者は、部課等保護管理者又は保護管理者
が指定する。ただし、総務課長は、必要と認めるときは、各庁における保護担当者を
定めることができる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、当該課室等における保有個人情報等の管理に
関する事務を担当する。
(特定個人情報等事務取扱担当者)
第7条個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。
)を取り扱う部課
及び各庁の課室等に、特定個人情報等を取り扱う職員として特定個人情報等事務取扱
担当者(以下「事務取扱担当者」という。
)を置くものとし、事務取扱担当者及びその
役割は、部課等保護管理者又は保護管理者が指定する。ただし、総務課長は、必要と
認めるときは、各庁における事務取扱担当者を定めることができる。
2 部課等保護管理者又は保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等
の範囲を指定する。
(特定個人情報等の取扱いに関する組織体制の整備)
第8条部課等保護管理者又は保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに関し、次の各
号に掲げる組織体制を整備する。
(1) 特定個人情報等の漏えい、滅失若しくは毀損等(以下「漏えい等」という。
)の事
案の発生又は兆候を把握した場合、職員がこの規程等に違反している事実又は兆候
を把握した場合その他安全確保の上で問題となる事案が発生した場合の保護管理者
への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任体制
(3) 特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(個人情報保護監査責任者)
第9条出入国在留管理庁に、個人情報保護監査責任者(以下「監査責任者」という。)を一人置くものとし、審議官(総合調整担当)とする。
2 監査責任者は、出入国在留管理庁における保有個人情報等の管理の状況について監
査する任に当たる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第10条総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整
等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設ける。
第3章教育研修
(教育研修)
第11条総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個
人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する
意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に
従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、
運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、前2項に規定する教育研修を行うに当たっては、部課等保護管
理者に行わせることができる。
4 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、部課及び各庁の各課室等に
おける保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を行う。
5 保護管理者は、当該課室等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、
総括保護管理者又は部課等保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する
等の必要な措置を講ずる。
第4章職員の責務
(職員の責務)
第12条職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨にのっとり、関連する法令及びこ
の規程の定め並びに総括保護管理者、部課等保護管理者、保護管理者及び保護担当者
の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
第5章保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第13条保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人
情報等にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を業務を行う上で必要最小
限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で、保有
個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第14条職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次の各号
に掲げる行為については、保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に
応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従
い当該行為を行わなければならない。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) 前3号に掲げるもののほか保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれの
ある行為
(入力情報の照合等)
第15条職員は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合には、当該保有個人情
報の重要度に応じて、入力情報の照合等を行わなければならない。
(誤りの訂正等)
第16条職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の
指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第17条職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を
定められた場所に保存しなければならない。
(廃棄等)
第18条職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体が不要と
なった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不
可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
(保有個人情報等の取扱状況の把握)
第19条保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備
するなど、当該保有個人情報等の利用、保管等の取扱状況を把握するため、必要な措
置を講ずる。
2 保護管理者は、特定個人情報ファイルの利用、保管等の取扱状況を確認する手段を
整備して、当該特定個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録する。
(取扱区域)
第20条部課等保護管理者又は保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施
する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
第6章保有個人情報等を取り扱う情報システムにおける安全の確保等
(安全の確保等)
第21条保有個人情報等を取り扱う情報システムを運用管理する部課及び各庁におけ
る部課等保護管理者は、当該情報システムにおける安全を確保するため、保有個人情
報等の秘匿性等その内容に応じて、必要な措置を講ずる。
2 保有個人情報等を取り扱う情報システムにおける端末を利用する部課及び各庁の各
課室等における保護管理者は、
当該情報システムの端末における安全を確保するため、
必要な措置を講ずる。
3 保有個人情報等を取り扱う情報システムにおける端末を利用する職員は、保護管理
者の指示に従い、当該情報システムにおける端末の管理について必要な措置を行わな
ければならない。
(情報システム室等の安全管理)
第22条保有個人情報等を取り扱う情報システムの基幹的なサーバ等の機器を設置す
る室その他の区域(以下「情報システム室等」という。
)を管理する部課及び各庁にお
ける部課等保護管理者は、災害及び外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等
の安全管理について、必要な措置を講ずる。
2 情報システム室等を管理する部課及び各庁の各課室等における保護管理者は、情報
システム室等への入退を管理するため、必要な措置を講ずる。
第7章保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報等の提供)
第23条保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基
づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則
として、保有個人情報の提供を受ける者と、提供先における利用目的、利用する業務
の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行
政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、保有個人情
報の提供を受ける者に対し、安全確保の措置を要求する。また、必要があると認める
ときは、実地の調査等を行い、その結果に基づき改善要求等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき行政機関及び
独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において、
必要があると認めるときは、
前2項に規定する措置を講ずる。
4 保護管理者は、個人情報保護法第107条第2項の規定により、法令に基づく場合
又は保有個人情報を利用目的のために第三者に提供できる場合において、当該保有個
人情報を加工して作成した行政機関等匿名加工情報を当該第三者に提供するときを除
き、行政機関等匿名加工情報を提供してはならない。
5 保護管理者は、個人情報保護法第107条第3項の規定により、法令に基づく場合
を除き、利用目的以外の目的のために削除情報(行政機関等匿名加工情報の作成に用
いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号をいう。ただし、保有個人情
報に該当するものに限る。
)を自ら利用し、又は提供してはならない。
6 部課等保護管理者は、個人情報保護法第107条第1項及び第113条の規定(第
116条の規定により第113条の規定を準用する場合を含む。
)により、行政機関等
匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者(以下「契約相手方」という。
)から個
人情報保護法第110条第2項第7号の規定に基づき当該契約相手方が講じた行政機
関等匿名加工情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けた場合に
は、総括保護管理者に直ちに報告するとともに、当該契約相手方がその是正のために
講じた措置を確認するものとする。
7 部課等保護管理者は、契約相手方が個人情報保護法第118条各号に該当すると認
められ契約を解除しようとするとき及び解除した場合には、総括保護管理者に直ちに
報告する。
8 総括保護管理者は、第6項又は前項の報告を受けた場合には、個人情報保護委員会
に直ちに報告する。
9 保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供して
はならない。
(業務の委託等)
第24条行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は保有個人情報等の取扱いに係
る業務を委託する場合には、当該契約を担当する職員は、委託を受ける者の選定に関
し、必要な措置を講じ、契約書に、次の各号に掲げる事項を明示するとともに、委託
先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況につい
ての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。この場合において、
個人番号関係事務を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき出入国在留
管理庁が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらか
じめ確認し、必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却又は廃棄に関する事項
(6) 前各号に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は保有個人情報等の取扱いに係る業務
を委託する場合には、当該契約を担当する職員は、委託する保有個人情報等の秘匿性
等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、確認する。
3 委託先において、行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は保有個人情報等の
取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託契約を担当する職員は、委託先に第
1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報等の秘匿性
等その内容に応じて、委託先を通じて又は自らが再委託先における個人情報の管理の
状況について、確認する。保有個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再
々委託を行う場合以降も同様とする。この場合において、個人番号関係事務の委託先
が再委託をする際には、委託をする業務において取り扱う特定個人情報等の適切な安
全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
4 行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は保有個人情報等の取扱いに係る業務
を派遣労働者によって行わせる場合には、当該契約を担当する職員は、労働者派遣契
約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明示する。
第8章安全確保上の問題への対応
(事案の報告等)
第25条保有個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、職員がこ
の規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合その他安全確保の上で問題とな
る事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、直ちに当該保有個人情報等を管
理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。
ただし、被害拡大防止のため直ちに講じ得る措置については、直ちに講ずるものとす
る。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、部課等保護管理者に報
告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに部課等保護管理
者に当該事案の内容等について報告する。
4 部課等保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、当該事案の内容、
経緯、被害状況等を総括保護管理者に報告する。
5 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応
じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を出入国在留管理庁長官に速やかに報告す
る。
6 総括保護管理者は、第4項又は前項の規定に基づく報告が個人情報保護法第68条
第1項に規定する場合又は行政機関等匿名加工情報等に係るものであった場合には、
当該案件の内容等を個人情報保護委員会に直ちに報告する。
7 部課等保護管理者及び保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のた
めに必要な措置を講ずる。
8 部課等保護管理者は、前項の規定に基づく再発防止のために講じた措置が行政機関
等匿名加工情報に係るものであった場合には、講じた措置の内容等を総括保護管理者
に直ちに報告する。
9 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、講じた措置の内容
等を個人情報保護委員会に直ちに報告する。
(公表等)
第26条保有個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に
は、事案の内容、影響等に応じて、事実及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人
への対応等の措置を講ずる。
2 前項の規定に基づく本人への対応等の措置を講じた場合において、当該事案が行政
機関等匿名加工情報等に係るものであったときは、個人情報保護委員会に直ちに報告
する。
第9章監査及び点検の実施
(監査)
第27条監査責任者は、保有個人情報等の適切な管理を検証するため、第2章ないし
第8章に定める措置の状況を含む管理の状況について、定期及び必要に応じ臨時に監
査を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
2 監査責任者は、前項の監査を行うに当たっては、部課の長及び各庁の長に監査を行
わせることができる。
(点検)
第28条保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、
保管方法等について、定期及び必要に応じ臨時に点検を行い、必要があると認めると
きは、その結果を部課等保護管理者に報告する。また、部課等保護管理者は、点検結
果について、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第29条総括保護管理者、部課等保護管理者及び保護管理者は、保有個人情報等の適
切な管理のための措置については、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点
から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第10章独立行政法人等に対する指導等
(独立行政法人等に対する指導等)
第30条個人情報の保護に関する基本方針の4に基づき、出入国在留管理庁所管の独
立行政法人等に対して、その業務運営における自主性に配慮しつつ、個人情報の保護
に関し必要な指導、助言を行う。
第11章雑則
(細目)
第31条この規程の部課における運用に関する細目は、総務課長が定めることができ
る。
2 この規程の各庁における運用に関する細目は、
当該各庁の長が定めることができる。
ただし、総務課長は、必要と認めるときは、各庁における運用に関する細目を定める
ことができる。
附則
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日付け入管庁総訓第10号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第5条関係)
部課における個人情報保護管理者
管理の範囲個人情報保護管理者
総務課総務課長
出入国在留監査指導室出入国在留監査指導室長
情報システム管理室情報システム管理室長
参事官(研修企画) 参事官(研修企画)
政策課政策課長
外国人施策推進室外国人施策推進室長
参事官(法規・国際) 参事官(法規・国際)
出入国管理部出入国管理課出入国管理課長
難民認定室難民認定室長
審判課審判課長
警備課警備課長
在留管理支援部在留管理課在留管理課長
在留管理業務室在留管理業務室長
在留支援課在留支援課長
情報分析官情報分析官