1 職員の人事に関
する事項
(1)身分証
明書に関
すること
常用
(2)海外出
張に関す
ること3年(3)人事交
流に関す
ること3年(4)試験に
関すること3年指 名 又は 委嘱
が解除される日
に 係 る 特 定 日
以後1年
任期を定めた任
用 又 は臨 時的
任用の終了した
日 に 係 る 特 定
日以後3年
勤務の終了した
日 に 係 る 特 定
日以後3年
再任用の終了し
た日に係る特定
日以後3年3年3年3年3年3年5年5年(6) 採 用試
験 に 関 す
ること3年10年
10年
10年
10年5年5年
10年3年3年
(8) 人 事評
価 に 関 す
ること5年育 児 休業 又は
育 児 短時 間勤
務の終了した日
の 翌 日 に 係 る
特定日以後3年
当 該 勤 務 等 に
よらなくなった日
に 係 る 特 定 日
以後3年
自 己 啓発 休業
を終了した日の
翌 日 に 係 る 特
定日以後3年
服務 育児等のための短時
間勤務制度等
廃棄
職員の自己啓発休業
の許可に関する文書
・自己啓発等休業に関
する書類
人事 服務 自己啓発等休業 廃棄
廃棄
(9) 勤 務時
間・ 休暇・
育 児 休 業
に関すること職員の育児休業等の
許可の申請書及び当
該申請に対する許可に
関する文書
・育児休業に関する書類人事 服務 育児休業 廃棄
・育児等のための短時
間勤務制度等に関する
書類
人事
俸給の是正・訂正 廃棄
廃棄
・復職時調整調書 人事 俸給決定 復職時調整調書 廃棄
・人事統計報告表 人事 俸給決定 人事統計報告表 廃棄
職員の人事評価に関
する文書
・人事評価に関する書類人事 服務 人事評価
職員の級号俸に係る資料・給与実態調査に関す
る書類
人事 俸給決定 給与実態調査 廃棄
職員の昇給に係る文書 ・昇給の実施結果に関
する書類
人事 俸給決定
昇給発令者等名簿
廃棄
廃棄
・俸給の切替に関する
書類
人事 俸給決定 俸給の切替 廃棄
(7) 俸 給決
定 に 関 す
ること
俸給の決定に関する文書・俸給の決定に関する
書類
人事 俸給決定 俸給の決定
・初任給異動・俸給表
異動の際の再計算調書人事 俸給決定 初任給異動・俸給表異
動の際の再計算調書
採用試験に関する記録 ・採用試験に関する書類人事 採用試験 採用試験 廃棄
職員の昇給・昇格等に
関する文書
・昇給昇格等に関する
書類
人事 俸給決定 昇給昇格等 廃棄
俸給の是正に関する文書・俸給の是正
・訂正に関する書類
人事 俸給決定
・職員身上調書 人事 人事異動 職員身上調書 廃棄
・採用に関する書類 人事 人事異動 採用 廃棄
廃棄
職員の分限に関する文書・分限(休職等)に関す
る書類
・分限処分説明書
人事 分限 分限(休職等) 廃棄
・その他人事異動に関
する書類
人事 人事異動 その他人事異動に関
する書類
廃棄
職員の退職に関する文書・退職に関する書類 人事 退職 退職
廃棄
・再任用に関する書類 人事 人事異動 再任用 廃棄
廃棄
・臨時的任用、任期付
職員に関する書類
人事 人事異動 臨時的任用、任期付職員廃棄
(5)人事異
動に関す
ること
人事異動に関すること ・発令簿
・運転命令に関する書類人事 人事異動 発令簿
・勤務延長に関する書類人事 人事異動 勤務延長
・選考採用に関する書類人事 人事異動 選考採用 廃棄
・非常勤職員に関する
書類
人事 人事異動 非常勤職員 廃棄
刑務官考査試験に関
する文書
・刑務官考査試験に関
する書類
人事 試験 刑務官考査試験 廃棄
組織間人事交流に関
する文書
・法務省内組織間人事
交流に関する書類
人事 人事交流 法務省内組織間人事
交流
廃棄
公用旅券発給請求等
に関する文書
・職員の海外派遣に関
する書類
人事 海外出張 職員の海外派遣 廃棄
廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
身分証明書に関する文書・職員証発行簿
・刑務官手帳貸与簿
・個人番号カードを用い
た身分証明書に関する
文書
・法務教官及び法務技
官手帳貸与簿
人事 職員証 職員証発行簿
川越少年刑務所総務部庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長) 令和6年4月1日改定
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項5年5年3年5年
常用5年(12)人事に
関 す る そ
の 他 の 記録3年3年3年3年3年
2 予算及び決算に
関する事項 常用1年3年5年5年
3 機構及び定員に
関する事項
(1) 定 員の
管 理 に 関
すること5年4 栄典又は表彰に
関する事項
(1) 栄 典の
授 与 の 経緯10年
(2) 表 彰の
授 与 又 は
はく奪の経緯10年
5 文書の管理等に
関する事項
(1) 文 書の
管理等
常用
常用 正本は本省に
おいて保管
常用 正本は管区に
おいて保管
常用
30年5年5年
秘密文書の指
定の解除の日
に係る特定日
以降5年
平成27年4月1日付け法務省
秘文第9号通達
「法務省秘密文書
管理要領」に基づ
き指定の秘密文書
に係るもの3年6 行政の情報化に
関する事項
(1) 情 報 シ
ス テ ム の
運 用 に 関
する経緯
常用
・機器管理台帳、外部
電磁的記録媒体の利
用許可申請書等、常用
で管理すべき各種シス
テムの運用管理に関す
る書類
情報管理 情報管理 システム管理簿 廃棄
情報システムに関する
文書
国立公文書館への移
管 に 係 る 協 議 ・ 手 続
等、その他文書管理に
関する文書
・行政文書管理に関す
る書類
庶務 文書 行政文書管理 廃棄
・秘密文書管理簿 庶務 文書 秘密文書管理簿 廃棄
取得した文書の管理を
行うための帳簿
・受付簿
・特殊取扱郵便物
・使送文書・電報接受簿・文書送付簿
庶務 文書 文書管理関係帳簿 廃棄
廃棄
・例規に係る決裁文書 庶務 例規 例規決裁 廃棄
・発出され廃止されて
いない達示・指示等
・発出され廃止されて
いない支所長等達示等
庶務 例規 達示・指示等 廃棄
・文書発議簿 庶務 文書 決裁簿
廃棄
・発出され廃止されて
いない管区長通達
庶務 例規 管区長通達・通知等 廃棄
行政文書ファイル管理
簿その他の業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき行
政文書
・行政文書ファイル管
理簿
庶務 文書 庶務課行政文書ファイ
ル管理簿
廃棄
・発出され廃止されて
いない訓令・通達等
庶務 例規 本省例規(訓令・通達等)矯正施設における表彰
に関する文書
・職員表彰に関する書類人事 栄典・表彰 職員表彰 廃棄
栄典の授与のための
決裁文書及び伝達の
文書
・栄典に関する書類 人事 栄典・表彰 栄典 廃棄
欠員状況等の報告に
関する決裁文書
・欠員状況等報告書 人事 定員 欠員状況等報告書 廃棄
廃棄
・旅行命令簿・旅行依
頼簿
会計 旅費 旅行命令簿・旅行依頼簿廃棄
(2) 旅 費の
支 給 に 関
すること
旅費の支給に関する文書・出張に関する書類(出
張計画書等)
・出張報告書
・出張通知
会計 旅費 出張
・郵便書留簿 用度 物品管理 郵便書留簿 廃棄
廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 廃棄
(1) 物 品の
管 理 に 関
すること
物品の管理に関する文書・物品供用簿 用度 物品管理 物品供用簿
・職員研修に関する書類・職務研究会議事録
庶務 研修 職員研修 廃棄
東日本成人矯正医療
センター准看護師養成所廃棄
・矯正研修に関する書類庶務 研修 矯正研修 廃棄
廃棄
(13)その他
研 修 に 関
すること
その他研修に関する記録・外部機関研修に関す
る書類
庶務 研修 外部機関研修
・東日本成人矯正医療
センター准看護師養成
所に関する書類
庶務 研修
人事 監査・調査 人事院監査・調査 廃棄
人事に関するその他の
文書
・その他人事に関する
書類
人事 資料 その他人事に関する書類廃棄
廃棄
(11) 人 事
記 録 に 関
すること
人事記録 ・人事記録・附属書類 人事 人事記録 人事記録・附属書類 廃棄
・人事院監査
・調査に関する書類
・職員不祥事防止対策
に関する文書
・職員不祥事防止対策
委員会に関する文書
・職員不祥事防止対策
協議会に関する文書
人事 服務 職員不祥事防止対策 廃棄
・公平審査に関する書類人事 職責 公平審査
廃棄
・懲戒処分書、懲戒処
分説明書
人事 職責 懲戒処分書、懲戒処分
説明書
廃棄
(10) 職 員
の 懲 戒 に
関すること
職員の懲戒に関する文書・職責審査に関する書類人事 職責 職責審査
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項5年5年5年5年
常用5年7 監査に関する事項5年5年8 10年
10年
10年
10年3年3年
30年3年終結する日に係
る特定日以後30年終結する日に係
る特定日以後10年10年
10年5年5年5年10年3年3年
・罰金等納付に関する
記録
収容 名籍 罰金等納付 廃棄
・訴訟関係書類等の交
付又は告知に関する記録収容 名籍 訴訟関係書類等の交
付又は告知
廃棄
・矯正緊急報告(非常
事態等事案速報、追
報)のうち、違法収容及
び過誤釈放
・矯正臨時報告(事案
報告)
収容 名籍 矯正緊急報告等(非常
事態等事案速報等)
廃棄
・自動車運転免許の再
取得に関する記録
収容 名籍 自動車運転免許の再
取得
廃棄
上記に掲げるもの以外
の名籍の記録
・国勢調査の実施に関
する記録
収容 名籍 国勢調査 廃棄
廃棄
・終結身分帳簿の貸与
記録
収容 名籍 終結身分帳簿の貸与等廃棄
刑事施設の身分帳簿
の管理に関する記録
・終結身分帳保存整理簿収容 名籍 終結身分帳保存整理簿廃棄
・終結身分帳簿の引継
記録
収容 名籍 終結身分帳簿の引継等刑事施設の収容の経
過等に関する個別の記録・ 被 収 容 者 身 分 帳 簿
(その他の部分)
収容 名籍 被収容者身分帳簿(そ
の他の部分)
廃棄
廃棄
刑事施設の収容の根
拠等に関する個別の記録・ 被 収 容 者 身 分 帳 簿
(表紙、収容文書、前
科調書、身体等調査表
及び指紋原紙)
収容 名籍 被収容者身分帳簿(表
紙、収容文書、前科調
書、身体等調査表及び
指紋原紙)
廃棄
刑事施設の被収容者
の氏名の一覧に関する
記録
・被収容者人名簿 収容 名籍 被収容者人名簿 廃棄
・称呼番号台帳 収容 名籍 称呼番号台帳
・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 廃棄
・関係機関との連絡調
整等に関する記録
収容 名籍 関係機関との連絡調整等廃棄
刑執行停止者整理簿 廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 廃棄
被収容者入所簿 廃棄
刑事施設の出所に関
する記録
・被収容者出所簿 収容 名籍 被収容者出所簿 廃棄
刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
(1) 刑 事施
設 に 収 容
中 の 者 の
収 容 に 関
すること
刑事施設の入所に関
する記録
・被収容者入所簿 収容 名籍
・刑執行停止者整理簿 収容 名籍
監査 廃棄
・会計実地検査に関す
る書類
・会計実地検査報告書
庶務 監査 会計実地検査・報告書 廃棄
・被収容者データ管理
システム、府省共通シ
ステム等施設の実情に
応じて必要があるもの
を作成
情報管理 情報管理 その他の情報システム
(被収容者データ管理
システム)
廃棄
(1) 監 査 に
関すること
監査に関する文書 ・刑事収容施設及び被
収容者等の処遇に法
律第5条に基づく監査
に関する書類
・支所に対する執務調
査に関する書類
・特別監査に関する書類庶務 監査
・インターネット接続仮
想環境サービスの運用
管理に関する書類(ア
カウント指定管理表、
アカウント利用簿等)
情報管理 情報管理 インターネット接続仮想
環境サービス
廃棄
・矯正処遇・再犯防止
業務支援システムにて
作成(登録)されたデー
タファイル
情報管理 情報管理 矯正処遇・再犯防止業
務支援システム
廃棄
・スタンドアロンコン
ピュータ、Web会議シス
テム用端末、被収容者
用端末等コーネットに
接続しない端末の運用
管理に関する書類
情報管理 情報管理 スタンドアロンコン
ピュータ等端末
廃棄
・矯正局及び矯正施設
等における法務省情報
セキュリティ対策基準
運用細則第2章第1の
6(2)に基づく矯正施
設等所管システムの運
用管理に関する書類
情報管理 情報管理 矯正施設等所管システム廃棄
・コーネットの運用管理
に関する書類(申請や
利用簿等)
情報管理 情報管理 矯正総合情報ネット
ワークシステム
廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項3年3年3年3年3年3年3年3年3年1年3年3年3年3年3年3年3年3年3年10年1年3年3年5年5年3年1年1年
9 恩赦等に関する
事項
(1)特赦、
特定の者
に対する
減刑又は
刑の執行
の免除等
に関する
経緯
10年
10 公益通報に関す
る事項
(1) 公 益通
報 に 関 す
ること5年11 情報セキュリティ
対策に関する事項(1) 情 報 セ
キュリティ
対 策 の 運
用 に 関 す
る経緯3年情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・情報セキュリティに関
する書類(個別システ
ムに関するものを除く。
情報セキュリティの点
検、監査、教育、インシ
デント発生の報告等に
係るもの。)
情報管理 情報管理 情報セキュリティ 廃棄
公益通報に関する文書 ・公益通報に関する書類・公益通報の処理に関
する書類
・外部通報に関する書類・内部通報等に関する
書類
庶務 公益通報 公益通報 廃棄
刑事施設における恩赦
審に関する記録
・恩赦に関する記録 収容 恩赦・再審 恩赦 廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 廃棄
被収容者収容状況調
査書類
廃棄
・外国人被収容者に係
る統計等
収容 統計 外国人被収容者に係る
統計等
廃棄
廃棄
・収容人員日表 収容 統計 収容人員日表 廃棄
(2) 刑 事施
設 に 収 容
中 の 者 の
そ の 他 処
遇 に 関 す
ること
刑事施設における収容
に係る統計に関する文書・ 矯 正 統 計 報 告 月 表
(年表)
収容 統計 矯正統計報告
・被収容者収容状況調
査書類
収容 統計
・被害者等に対する加
害者の処遇状況等に
関する通知関係記録
被害者 被害者 被害者等に対する加害
者の処遇状況等に関
する通知関係書類
廃棄
廃棄
被害者制度に関する文書・被害者等の心情等の
聴取・伝達等に関する
記録
・矯正定期報告(刑事
施設における被害者心
情等聴取・伝達制度実
施状況報告)
被害者 被害者 被害者等の心情等の
聴取・伝達等に関する
書類
廃棄
犯罪人の指紋その他
その個人識別に関する
文書
・指紋関係調書 個人識別 指紋・写真 指紋関係調書 廃棄
・被収容者写真撮影記録個人識別 指紋・写真 被収容者写真撮影記録・刑執行順序変更に関
する記録
収容 名籍 刑執行順序変更 廃棄
・被勾留受刑者等書留簿収容 名籍 被勾留受刑者等書留簿廃棄
・収容確認簿 収容 名籍 収容確認簿 廃棄
・判決結果等書留簿 収容 名籍 判決結果等書留簿 廃棄
・仮釈放・刑執行猶予
(取消し)等書留簿
収容 名籍 仮 釈 放 ・ 刑 執 行 猶 予
(取消し)等書留簿
廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 廃棄
・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 廃棄
・接見禁止決定等書留簿収容 名籍 接見禁止決定等書留簿廃棄
・受付簿(来庁取調べ等)収容 名籍 受 付 簿 ( 来 庁 取 調 べ等)廃棄
・名籍事務に関する記録収容 名籍 名籍事務 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 廃棄
・不在者投票に関する
記録
収容 名籍 不在者投票 廃棄
・領事機関への通報文書収容 名籍 領事通報 廃棄
・被退去強制容疑外国
人通報に係る通報文書
収容 名籍 被退去強制容疑外国
人通報
廃棄
・性犯罪者出所者情報
に係る通報文書
収容 名籍 性犯罪者出所者情報
通報
廃棄
・市町村長等への通報
文書
収容 名籍 市町村長等宛て通報 廃棄
・受刑者釈放通知 収容 名籍 受刑者釈放通知・通報 廃棄
・受付簿(弁護人選任
届等)
収容 名籍 受付簿(弁護人選任届等)廃棄
・入出所に関する記録 収容 名籍 入出所 廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
12 会議・会同等に関
する事項3年3年3年13 公印に関する事項(1) 公 印の
管 理 に 関
する経緯
常用
14 郵便に関する事項3年3年15 広報に関する事項3年3年3年3年3年3年16 報道に関する事項(1) 報 道機
関 対 応 に
関すること3年17 庶務に関する事項1年3年1年5年3年3年3年3年3年3年3年1年常用
・施設概況に関する書類庶務 資料 施設概況 廃棄
・職員届出書
・職員の就業証明等の
発行関係書類
庶務 各種業務 職員届出書 廃棄
・受付簿(面会、差入等)庶務 各種業務 受付簿(面会、差入等) 廃棄
・職員提案制度等に関
する書類
庶務 各種業務 職員提案制度等 廃棄
廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 廃棄
・学会・研究会等に関
する書類
庶務 各種業務 学会・研究会等 廃棄
・矯正職員武道大会に
関する書類
庶務 各種業務 矯正職員武道大会
・在所証明書等発行簿 庶務 証明 在所証明書等発行簿 廃棄
・運営方針に関する書類・施設運営方針に関す
る書類
庶務 運営 運営方針 廃棄
照会等 廃棄
・式典に関する書類 庶務 式典 式典の実施 廃棄
廃棄
・保有個人情報の漏え
い事案の発生に関する
報告書
・法務省保有個人情報
保護管理規程第22条
に基づく漏えい事案の
報告についての決裁文書個人情報保護 漏えい事案の対応等 報告書 廃棄
(1) 庶 務 に
関すること
(他の事務
に関するも
のを除く)
庶務に関する文書 ・情報公開に関する照
会等(開示請求に係る
問合せ等を含む)
情報公開 運用 照会等
・個人情報に関する照
会等(開示請求等に係
る問合せ等を含む)
個人情報保護 運用
廃棄
報道に関する文書 ・取材・撮影に関する書類・テレビ放映等に関す
る連絡文書
・報道に関する書類
庶務 広報・渉外 取材・撮影・報道
・大使館・領事館関係 庶務 広報・渉外 大使館・領事館関係 廃棄
・来庁者等対応に関す
る書類
・受付簿(来庁者等)
庶務 広報・渉外 来庁者等対応 廃棄
その他広報活動に関
する書類
・巡視、視察に関する
書類
庶務 広報・渉外 巡視及び視察 廃棄
見学に関する文書 ・施設参観に関する書類・施設見学に関する書類庶務 広報・渉外 施設参観 廃棄
廃棄
社会を明るくする運動
に関する文書
・社会を明るくする運動
に関する書類
庶務 広報・渉外 社会を明るくする運動 廃棄
(1) 広 報活
動 に 関 す
ること
広報活動に関する文書 ・広報に関する書類 庶務 広報・渉外 広報
廃棄
・被収容者宛て信書等
書留簿
庶務 文書接受 被収容者宛て信書等
書留簿
廃棄
(1) 公 文書
類 の 接
受 、 発 送
等 に 関 す
ること
公文書類の接受、発送
等に関する文書
・被収容者宛て現金書
留等受付簿
庶務 文書接受 被収容者宛て現金書
留等受付簿
公印の管理業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき行
政文書
・公印簿 庶務 公印 公印簿 廃棄
・庁内会議等議事録 庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 廃棄
廃棄
・協議会等に関する書類・関係機関等との連絡
協議会に関する書類
・全国矯正施設長会同
等に関する書類
・矯正管区管内矯正施
設長会同等に関する書類・矯正管区管内矯正施
設支所長協議会等に
関する書類
・矯正管区管内矯正施
設部課長等協議会に
関する書類
・矯正管区における協
議会等(その他)に関
する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 廃棄
(1) 会 議 ・
会 同 等 に
関 す る 経緯会議・会同等に関する
文書
・関係機関との連絡調
整等に関する書類
庶務 会議・協議会 関係機関との連絡調整等大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項1年常用
18 5年3月5年3年3年3年3年3年3年3年5年3年3年3年3年3年3年(3) 手 当 に
関すること
届出又は支給
要件を具備しな
くなった日に係
る特定日以後6年届出又は支給
要件を具備しな
くなった日に係
る特定日以降5年届出又は支給
要件を具備しな
くなった日に係
る特定日以降6年届出又は支給
要件を具備しな
くなった日に係
る特定日以降6年届出又は支給
要件を具備しな
くなった日に係
る特定日以降6年5年5年6年6年6年3年・諸手当支給状況調査
に関する書類
人事 給与 諸手当支給状況調査 廃棄
・超過勤務手当に関す
る書類
人事 給与 超過勤務手当 廃棄
・特殊勤務手当に関す
る書類
人事 給与 特殊勤務手当 廃棄
・管理職員特別勤務手
当に関する書類
人事 給与 管理職員特別勤務手当廃棄
・期末手当及び勤勉手当人事 給与 期末手当及び勤勉手当廃棄
・初任給調整手当に関
する書類
人事 給与 初任給調整手当 廃棄
・通勤手当に関する書類人事 給与 通勤手当 廃棄
・単身赴任手当に関す
る書類
人事 給与 単身赴任手当 廃棄
・住居手当に関する書類人事 給与 住居手当 廃棄
・刑務官の指定に関す
る書類
人事 服務 刑務官の指定 廃棄
・職員面接記録 人事 服務 職員面接記録 廃棄
・広域異動手当に関す
る書類
人事 給与 広域異動手当 廃棄
諸手当に関する文書 ・扶養手当に関する書類人事 給与 扶養手当 廃棄
職員の兼業に関する文書・兼業に関する書類 人事 服務 兼業 廃棄
・営利企業への就職に
関する書類
人事 服務 営利企業への就職 廃棄
・セクシュアル・ハラスメ
ントの防止に関する書類・パワー・ハラスメント
の防止に関する書類
人事 服務 各種ハラスメント等の
防止
廃棄
国家公務員倫理法 廃棄
・法務省における女性
職員活躍とワークライ
フバランス推進等のた
めの取組計画に関する
書類
人事 服務 女性職員活躍とワーク
ライフバランス推進等
のための取組計画
廃棄
廃棄
(2) 人 事管
理 に 関 す
ること
服務に関する文書 ・服務に関する書類
・服務に関する連絡文書人事 服務 服務に係る記録
・国家公務員倫理法に
関する書類
人事 服務
・勤務日誌 人事 勤務時間 勤務日誌 廃棄
・勤務時間割振り簿 人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 廃棄
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿 廃棄
・勤務時間、休日及び
休暇に関する書類
人事 勤務時間 勤務時間、休日及び休暇廃棄
休暇簿 廃棄
勤務時間の割振りに関
する文書
・週休日の振替、代休
日の指定に関する書類
人事 勤務時間 週休日の振替、代休日
の指定
廃棄
超過勤務等命令簿 廃棄
出勤に関する文書 ・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 廃棄
職員の人事管理
に関する事項
(1) 勤 務時
間・休暇に
関すること
超過勤務に関する文書 ・超過勤務等命令簿 人事 勤務時間
休暇に関する文書 ・休暇簿 人事 勤務時間
・職員名簿 庶務 各種業務 職員名簿 廃棄
・庶務課の所掌に係る
事務で他の係の所掌
に属しないものに関す
る書類
・儀礼的文書(関係機
関の挨拶状、逝去通知
関係等)
・局・管区の緊急連絡先庶務 各種業務 その他庶務に関する書類廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
支給制限その
他の支給に関
する処分を行う
ことができる期
間又は5年のい
ずれか長い期間(4) 私 事渡
航 に 関 す
ること1年19 退職した日に係
る特定日以後5年退職した日に係
る特定日以後30年3年5年5年3年(2) 職 員の
福 利 厚 生
に関すること3年
(3) 児 童手
当・子ども
手 当 に 関
すること5年(4) 災 害補
償 に 関 す
ること
完結の日に係
る特定日以後5年3年
20 会計機関に関す
る事項
(1)会計機
関に関す
ること
解除される日に
係る特定日以
降10年
21 国際受刑者移送
に関する事項
(1) 国 際受
刑 者 移 送
に関すること3年
22 刑事施設視察委
員会に関する事項(1) 刑 事施
設 視 察 委
員会
任期を定めた任
用の終了した日
に係る特定日
以後3年3年3年
23 テレビ遠隔通信シ
ステムに関する
事項
(1)テレビ
遠隔通信
システム
の利用に
関すること1年備 考
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめ
て管理しておき、個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令
和4年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
テレビ遠隔通信システ
ムの利用に関する文書
・テレビ遠隔通信システ
ムの使用記録
連絡調整 運用 テレビ遠隔通信システ
ム使用記録
廃棄
刑事施設視察委員会
の運営に関すること
・施設の運営の状況に
関する意見書
・意見書に対する回答
・視察委員会の意見に
対する措置等報告に関
する書類
・法務大臣に対する報
告に関する書類
・矯正管区の長に対す
る報告等に関する書類
・会議議事録等
・視察委員会に対して
提出する資料等
刑事施設視察委員会 刑事施設視察委員会 刑事施設視察委員の
意見・回答等
廃棄
刑事施設視察委員の
庶務に関する文書
・刑事施設視察委員会
の庶務に関する書類
刑事施設視察委員会 刑事施設 刑事施設視察委員会
の庶務
廃棄
刑事施設視察委員の
庶務に関する文書
・刑事施設視察委員会
委員の任免に関する書類刑事施設視察委員会 刑事施設 刑事施設視察委員会
委員の任免
廃棄
国際受刑者移送に関
する記録
・受刑者の国際的な移
送の実施に関する記録
国際受刑者移送 入出所 国際受刑者移送関係
書類
廃棄
会計機関に関する文書 ・会計機関の発令に関
する書類
会計 会計機関 発令簿 廃棄
災害補償報告書等に
関する文書
・災害補償報告書 人事 災害補償 災害補償報告書 廃棄
公務上または通勤によ
る災害と認定等し、補
償及び福祉事業が完
結するまでに関する文書・休業補償請求書・休
業援護金支給申請書
・療養補償請求書
・補償の支給決定に関
する通知書
・公務災害補償通知書
・通勤災害補償通知書
・治癒認定通知書
・公務外又は通勤外通
知書
・災害補償記録簿
・療養・障害の現状報
告書
人事 災害補償 災害補償記録 廃棄
子ども手当等支給に関
する文書
・児童手当に関する書類人事 手当 児童手当 廃棄
廃棄
福利厚生に関する文書 ・職員の福利厚生に関
する書類
・職員レクリエ―ション
に関する書類
人事 能率増進 職員の福利厚生 廃棄
・ストレスチェック結果 人事 健康安全管理 ストレスチェック結果
廃棄
健康診断に関する文書 ・健康診断の実施結果
等の報告
人事 健康安全管理 健康診断の実施結果
等の報告
・職員の健康安全管理
に関する書類
・職員の健康安全管理
に関する報告等
健康安全管理 職員の健康安全管理 廃棄
・メンタルヘルス相談員
の業務記録
人事 健康安全管理 メンタルヘルス相談 廃棄
健康診断事後措置記
録票
廃棄
・エックス線被ばく量当
量測定に関する書類
人事 健康安全管理 エックス線被ばく量当
量測定
廃棄
職員の衛生、医
療その他の福利
厚生に関する事項(1) 職 員の
健康・安全
管 理 に 関
すること
健康診断等による事後
措置の記録
・健康診断事後措置記
録票
人事 健康安全管理
私事渡航の承認に係る
決裁文書
・職員海外渡航承認申
請書
人事 庶務 職員海外渡航承認申
請書
廃棄
退職手当に関する文書 ・退職手当支給依頼書 人事 退職手当 退職手当支給依頼書 廃棄
3年5年3年
(2)歳入に
関すること5年5年5年5年3年5年3年3年3年1年
歳出に関する文書 5年5年5年5年5年5年5年3年3年5年5年5年3年3年5年3年3年
・前金払整理簿 会計 歳出 前金払整理簿 廃棄
・小切手帳原符 会計 歳出 小切手帳原符 廃棄
・小切手等検査簿 会計 歳出 小切手等検査簿 廃棄
・過年度支出承認書等 会計 歳出 過年度支出承認書等 廃棄
・取引関係通知書 会計 歳出 取引関係通知書 廃棄
・歳出決算報告書
・歳出決算見込額報告書・歳出決算純計算額報
告書
会計 歳出 歳出決算報告書 廃棄
・債務負担計算書 会計 歳出 債務負担計算書 廃棄
・国家公務員有料宿舎
使用料金額表
会計 歳出 国家公務員有料宿舎
使用料金額表
廃棄
・国庫金振替書原符 会計 歳出 国庫金振替書原符 廃棄
・払出決議書 会計 歳出 払出決議書 廃棄
・前渡資金関係書類
(出納計算書、証拠書
類、添付書)
会計 歳出 前渡資金関係書類(出
納計算書、証拠書類、
添付書)
廃棄
・戻入回議書 会計 歳出 戻入回議書 廃棄
・支払計画示達表 会計 歳出 支払計画示達表 廃棄
・前渡資金科目整理簿 会計 歳出 前渡資金科目整理簿 廃棄
支出負担行為差引簿 廃棄
・支出負担行為示達表 会計 歳出 支出負担行為示達表 廃棄
廃棄
(3)歳出に
関すること
・支出関係書類(支出
計算書、証拠書類、添
付書類)
・赴任旅費概算(精算)
請求書
・旅費概算(精算)請求書・被収容者旅費概算
(精算)請求書
会計 歳出 支出関係書類(支出計
算書、証拠書類、添付
書類)
廃棄
・支出負担行為差引簿 会計 歳出
・決算関係報告書 会計 歳入 決算関係報告書 廃棄
・その他歳入に関する
書類
・官庁会計システム入
力書類
会計 歳入 その他歳入に関する書類・徴収済額報告書 会計 歳入 徴収済額報告書 廃棄
・振替済通知書 会計 歳入 振替済通知書 廃棄
廃棄
・歳入決算報告書
・歳入決算見込額報告書・歳入決算純計算額報
告書
会計 歳入 歳入決算報告書 廃棄
・領収証書 会計 歳入 領収証書 廃棄
・現金払込書・領収証書会計 歳入 現金払込書・領収証書
・徴収簿 会計 歳入 徴収簿 廃棄
・収入金現金出納に関
する書類(計算書、証
拠書類、添付書類)
会計 歳入 収入金現金出納(計算
書、証拠書類、添付書類)廃棄
歳入に関する文書
予算現況調書 廃棄
予算増(減)額上申書・
予算増(減)額通知書
会計 予算 予算増(減)額上申書・
予算増(減)額通知書
廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
・歳入徴収額に関する
書類(計算書、証拠書
類、添付書類)
・計算書証拠書類
・歳入徴収額計算書
・歳入徴収額計算書証
拠書類
・歳入徴収済額計算書
証拠書類
会計 歳入 歳入徴収額(計算書、
証拠書類、添付書類)
廃棄
・予算年額内示関係書類会計 予算 予算年額内示関係書類廃棄
1 予算及び決算に
関する事項
(1)予算に
関すること
予算に関する文書 ・予算現況調書 会計 予算
川越少年刑務所総務部会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長) 令和6年4月1日改定
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項3年3年5年1年5年5年5年3年
(5)支出に
関すること
支出に関する文書 3年5年5年5年3年3年3年
(7)出納保
管に関す
ること3年5年7年3年3年3年7年3年3年常用
(9)旅費の
支給に関
すること5年2 経理事故に関す
る事項5年5年
3 会計機関に関す
る事項
(1)会計機
関に関す
ること5年4 3年3年3年5年3年3年3年
旅費の支給に関する文書廃棄
・仮留品書留簿 領置 仮留金品 仮留品書留簿 廃棄
矯正施設における自弁
物品に関する文書
・差入物品等受付記録 領置 自弁物品 差入物品等受付記録
・領置物品引継書
・領置物品領収書
領置 領置物品 領置物品引継書
・領置物品領収書
廃棄
特別領置物品書留簿 廃棄
・領置品基帳 領置 領置物品 領置品基帳 廃棄
遺留品書留簿 廃棄
・証拠品還付記録 領置 領置物品 証拠品還付記録 廃棄
矯正施設におけ
る領置に関する
事項
(1)矯正施
設における
領置に関
すること
矯正施設における領置
物品に関する文書
・遺留品書留簿 領置 領置物品
・特別領置物品書留簿 領置 領置物品
会計機関に関する文書 ・物品の検査職員の指
定並びに解除書類
・検査書
会計 会計機関 検査 廃棄
廃棄
・経理事故の処理等に
関する内議・回答文書
会計 経理事故 内議・回答等 廃棄
(1)経理事
故に関す
ること
経理事故に関する文書 ・会計に関する事件報
告書
会計 経理事故 会計に関する事件報告書・出張に関する書類(出
張計画書等)
・出張報告書
・出張通知
会計 旅費 出張 廃棄
・給与振込に関する書類会計 給与支給 給与振込 廃棄
・俸給額調書 会計 給与支給 俸給額調書 廃棄
・徴収依頼書 会計 給与支給 給与控除依頼等 廃棄
・宿日直手当に関する
書類
会計 給与支給 宿日直手当 廃棄
・年末調整に関する書類会計 給与支給 年末調整 廃棄
・差額追給等関係書類 会計 給与支給 差額追給等関係書類 廃棄
・市民税・県民税特別
徴収税額通知書
会計 給与支給 市民税・県民税特別徴
収税額通知書
廃棄
廃棄
・給与所得者の扶養控
除等申告書
会計 給与支給 給与所得者の扶養控
除等申告書
廃棄
(8)給与の
支給に関
すること
給与の支給に関する文書・給与簿 会計 給与支給 給与簿
出納保管に関する文書
・前渡資金概算払整理簿会計 前渡資金 前渡資金概算払整理簿廃棄
・日本銀行振替済通知書会計 前渡資金 日本銀行振替済通知書廃棄
・拾得金書留簿
・拾得物書留簿
会計 出納保管 拾得金品書留簿 廃棄
・謝金等支出記録 会計 前渡資金 謝金等支出記録 廃棄
・検査書 会計 前渡資金 検査書 廃棄
廃棄
・都道府県警察実費弁
償金調書
会計 支出 都道府県警察実費弁
償金調書
(6)前渡資
金管理に
関すること
前渡資金管理に関する
文書
・現金出納簿 会計 前渡資金 現金出納簿 廃棄
・作業報奨金計算高通
知書
会計 前渡資金 作業報奨金計算高通
知書
廃棄
廃棄
・保証金受払簿 会計 債権管理 保証金受払簿 廃棄
廃棄
・債権管理計算書証拠
書類
会計 債権管理 債権管理計算書証拠
書類
廃棄
(4)債権の
管理に関
すること
債権の管理に関する文書・債権管理計算書 会計 債権管理 債権管理計算書
・債権管理計算書添付
書類
会計 債権管理 その他歳入に関する書類・支出決定簿 会計 歳出 支出決定簿 廃棄
・その他歳出に関する
書類
・官庁会計システム入
力書類
会計 支出 その他歳出に関する書類廃棄
・決算関係報告書 会計 歳出 決算関係報告書 廃棄
・新規採用者赴任旅費
義務確定額報告
・赴任旅費支出実績報
告書
・赴任旅費所要額調書
・赴任旅費精算額調書
会計 歳出 赴任旅費関係調書 廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項5年5年3年5年5年5年5年5年5年3年5年5年3年5 職員の衛生、医
療その他の福利
厚生に関する事項(1)財産形
成貯蓄に
関すること
解約に係る申
込書を受理した
日又は退職等
に関する通知
書を提出した日
に係る特定日
以後5年3年3年
6 6年6年7 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
(1)刑事施
設に収容
中の者に
かかる作
業報奨金
に関すること5年
備 考
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて
管理しておき、個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4
年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
刑事施設における作業
報奨金に関する文書
・作業報奨金に関する
記録
・作業報奨金基帳
作業 作業報奨金 作業報奨金 廃棄
管理職員特別勤務手当廃棄
・超過勤務手当に関す
る書類
人事 給与 超過勤務手当 廃棄
職員の人事管理
に関する事項
(1)手当に
関すること
諸手当に関する文書 ・管理職員特別勤務手
当に関する書類
人事 給与
控除額の確認に関する
文書
・財産形成貯蓄給与控
除明細書
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄給与控
除明細書
廃棄
財産形成貯蓄等実施
状況調査
・財産形成貯蓄等実施
状況調査
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄等実施
状況調査
廃棄
財産形成貯蓄等の記録・財産形成貯蓄等記録簿財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄等記録簿廃棄
・領置金収受簿 領置 歳入歳出外現金 領置金収受簿 廃棄
・領置金基帳統括一覧表領置 歳入歳出外現金 領置金基帳統括一覧表廃棄
・保管金保管替通知書 領置 歳入歳出外現金 保管金保管替通知書 廃棄
・領置金基帳 領置 歳入歳出外現金 領置金基帳 廃棄
・保管金支払証拠書類
・払渡決議書
・領置金支払証拠書類
領置 歳入歳出外現金 保管金支払証拠書類 廃棄
・保管金小切手原符 領置 歳入歳出外現金 保管金小切手原符 廃棄
・歳入歳出外現金出納
計算書
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納
計算書
廃棄
・歳入歳出外現金出納
計算書添付書類
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納
計算書添付書類
廃棄
・仮留金受払簿 領置 歳入歳出外現金 仮留金受払簿 廃棄
・小切手等検査簿 領置 歳入歳出外現金 小切手等検査簿 廃棄
・遺留金書留簿 領置 歳入歳出外現金 遺留金書留簿 廃棄
廃棄
矯正施設における領置
金に関する文書
・現金出納簿 領置 歳入歳出外現金 現金出納簿 廃棄
・国庫金振替書原符 領置 歳入歳出外現金 国庫金振替書原符
1 職員の人事に関
する事項3年3年
2 予算及び決算に
関する事項
10年5年3年3年5年3年3年3年3年3年5年1年(2)歳出に
関すること5年契約が終了す
る日に係る特定
日以後5年3年事業終了日に
係る特定日以
後5年3年3年3年3年5年3年1年適格請求書等
を交付した日又
は提供した日の
属する課税期
間(会計年度)
の末日の翌日
から2月を経過
した日に係る特
定日以後7年
(1)その他
研修に関
すること
廃棄
・履行確認報告書 用度 契約 履行確認報告書 廃棄
・適格請求書等 会計 契約 適格請求書等 廃棄
廃棄
・随意契約登録者名簿 用度 契約 随意契約登録者名簿 廃棄
・随意契約登録申請書 用度 契約 随意契約登録申請書 廃棄
廃棄
・競争参加資格等審査
委員会議事録
用度 契約 競争参加資格等審査
委員会議事録
廃棄
廃棄
・PFI・市場化テスト事
業契約に基づくモニタリ
ング結果等
用度 契約 PFI・市場化テスト事業
実施書類
廃棄
廃棄
(3)契約に
関すること
契約に関する文書 ・契約書
・入札公告に関する文書・見積書
・指名通知
・指名通知書
・請書
・予定価格調書
・納品書
用度 契約 調達
・官公需についての中
小企業者の受注の確
保等に係る書類
用度 契約 官公需についての中小
企業者の受注の確保
等に係る書類
・指名停止通知書 用度 契約 指名停止通知書
・有資格者名簿 用度 契約 有資格者名簿
用度 契約
・同等品審査書類 同等品審査書類
廃棄
歳出に関する文書 ・繰越計算書
・繰越承認通知書
・繰越済通知書
・繰越額確定計算書
会計 歳出 繰越しに関する文書 廃棄
・翌年度にわたる債務
負担の承認要求書
・翌年度にわたる債務
負担の承認通知書
会計 予算 翌年度にわたる債務負
担の承認要求書等
廃棄
・購入物品単価調書 会計 予算 購入物品単価調書 廃棄
・特定調達契約等に関
する統計
会計 予算 特定調達契約等に関
する統計
廃棄
・予算執行計画表 会計 予算 予算執行計画表 廃棄
・予算増(減)額上申書
・予算増(減)額通知書
会計 予算 予算増(減)額上申書・
予算増(減)額通知書
廃棄
廃棄
・予算差引簿 会計 予算 予算差引簿 廃棄
・予算執行会議議事録 会計 予算 予算執行会議議事録 廃棄
予算 営繕器具購入報告書
廃棄
・予算現況調書 会計 予算 予算現況調書 廃棄
廃棄
廃棄
(1)予算に
関すること
予算に関する文書 ・矯正緊急報告(刑務
作業災害速報)
・矯正臨時報告(作業
災害報告)
会計 予算 矯正緊急報告等(刑務
作業災害速報等)
・予算関係資料
・矯正職員武道大会経
費関係書類
・刑務作業製品利用状
況調書
・被収容者被服更新整
備必要数調書
・被収容者被服遊休品
調書
会計 予算 予算関係資料
・予算年額内示関係書類会計 予算 予算年額内示関係書類・営繕器具購入報告書 会計
川越少年刑務所総務部用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長) 令和6年4月1日改定
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
・職員研修に関する書類・職務研究会議事録
庶務 研修 職員研修 廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
その他研修に関する記録・外部機関研修に関す
る書類
庶務 研修 外部機関研修
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
常用5年5年
常用3年5年3年3年3年3年3年3年5年3年5年5年3年5年3年3年3年1年3年1年1年3年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年・物品払出命令書 用度 物品管理 物品払出命令書 廃棄
・物品分類換協議書
・物品分類換承認新申
請書
・物品分類換通知書
用度 物品管理 物品分類換協議書 廃棄
・物品管理換協議書
・物品管理換承認申請書・管理換物品引渡通知書用度 物品管理 物品管理換書類 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 廃棄
・物品受入命令書 用度 物品管理 物品受入命令書 廃棄
・物品返納命令書 用度 物品管理 物品返納命令書 廃棄
・備品等整備計画 用度 物品管理 備品等整備計画 廃棄
・不用物品売却請求書 用度 物品管理 不用物品売却請求書 廃棄
・生産命令書 用度 物品管理 生産命令書 廃棄
・燃料受払簿 用度 物品管理 燃料受払簿 廃棄
・物品の無償貸付及び
譲与・譲受書類
用度 物品管理 物品の無償貸付等 廃棄
・自動車用燃料受払票 用度 物品管理 自動車用燃料受払票 廃棄
・その他物品に関する
書類
用度 物品管理 その他物品に関する書類廃棄
用度
用度
用度
物品管理
物品管理
物品管理
物品の取得
物品の修繕
物品の廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
・物品売払・貸付措置
請求書、物品売払・貸
付措置通知書
・物品不用決定承認申
請書・物品不用決定通
知書
・物品修繕・改造措置
請求書、物品修繕・改
造措置通知書
・物品取得措置請求
書・物品取得通知書・
物品払出請求書
・郵便書留簿 用度 物品管理 郵便書留簿 廃棄
・国有財産編入関係書類用度 物品管理 国有財産編入関係書類廃棄
・物品亡失、損傷等報
告書
用度 物品管理 物品亡失、損傷等報告書廃棄
・物品亡失通知書 用度 物品管理 物品亡失通知書 廃棄
・物品定時・交替・随時
検査書
用度 物品管理 物品定時・交替・随時
検査書
廃棄
・物品廃棄記録 用度 物品管理 物品廃棄記録 廃棄
・物品受払簿 用度 物品管理 物品受払簿 廃棄
・物品増減及び現在額
報告書
用度 物品管理 物品増減及び現在額
報告書
廃棄
・副生物等書留簿 用度 物品管理 副生物等書留簿 廃棄
・物品管理計画表 用度 物品管理 物品管理計画表 廃棄
・電気設備等保守点検
記録
施設整備 保守管理 電気設備等保守点検
記録
廃棄
・不用物品受払簿 用度 物品管理 不用物品受払簿 廃棄
・国庫帰属物の庁用組
入認可に関する書類
用度 物品管理 国庫帰属物の庁用組
入認可
廃棄
・自動車台帳 用度 物品管理 自動車台帳 廃棄
物品管理 引継書 廃棄
・寄付受納認可書 用度 物品管理 寄付受納認可書 廃棄
・給貸与物品整理簿 用度 物品管理 給貸与物品整理簿 廃棄
(4)物品の
管理に関
すること
物品の管理に関する文書・物品供用簿 用度 物品管理 物品供用簿 廃棄
・物品出納計算書 用度 物品管理 物品出納計算書 廃棄
・物品管理計算書
・物品管理計算書証拠
書類
・物品管理計算書添付
書類
用度 物品管理 物品管理計算書 廃棄
・物品管理簿・物品出
納簿
用度 物品管理 物品管理簿・物品出納簿廃棄
・引継書 用度
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)3年(5)旅費の
支給に関
すること5年5年5年3年1年3年
3 監査に関する事項5年5年4 国有財産に関す
る事項
常用 ただし、用途
廃止の日に係
る特定日以後
5年は保存5年5年
5年 保存期間満了
後施設が継続
して存在する
場合は延長を
検討。
常用 ただし、用途
廃止の日に係
る特定日以後
5年は保存
常用 ただし、用途
廃止の日に係
る特定日以後
5年は保存5年5年5年5年5年10年5年5年
5年 保存期間満了
後施設が継続
して存在する
場合は延長を
検討。5年5年3年3年3年3年3年5年
使用許可が終
了した日に係る
特定日以降5年
・国有財産使用許可書 用度 国有財産 国有財産使用許可書 廃棄
・国有財産異動報告書 用度 国有財産 国有財産異動報告書 廃棄
・国有財産使用許可関
係書類
用度 国有財産 国有財産使用許可関
係書類
廃棄
・庁舎等使用現況及び
見込報告書
用度 国有財産 庁舎等使用現況及び
見込報告書
廃棄
・庁舎等構造別経過年
数別現況調
用度 国有財産 庁舎等構造別経過年
数別現況調
廃棄
・施設現況調査 用度 国有財産 施設現況調査 廃棄
・庁舎現況調 用度 国有財産 庁舎現況調 廃棄
・「報告洩」・「誤謬訂
正」の理由書
用度 国有財産 「報告洩」・「誤謬訂正」
の理由書
廃棄
・施設の改廃・移転に
関する書類
用度 国有財産 施設の改廃・移転 廃棄
・土地評価関係書類 用度 国有財産 土地評価関係書類 廃棄
・敷地取得・交換・割
譲・更正等関係書類
用度 国有財産 敷地取得・交換・割譲・
更正等関係書類
廃棄
・価格改定評価調書 用度 国有財産 価格改定評調書 廃棄
・部局等調書 用度 国有財産 部局等調書 廃棄
廃棄
・国有財産台帳登録決
議書
用度 国有財産 国有財産台帳登録決
議書
廃棄
・国有財産見込現在額
報告書
用度 国有財産 国有財産見込現在額
報告書
廃棄
・国有財産現在額計算
書証拠書類
・国有財産現在額計算
書添付書類
用度 国有財産 国有財産現在額計算書廃棄
廃棄
・境界確定協議書・報
告書
用度 国有財産 境界確定協議書・報告書廃棄
・国有財産承認申請書類用度 国有財産 国有財産承認申請書類廃棄
廃棄
・国有財産滅失き損報
告書
用度 国有財産 国有財産滅失き損報
告書
廃棄
廃棄
・国有財産増減及び現
在額報告書
用度 国有財産 国有財産増減及び現
在額報告書
廃棄
(1)監査に
関すること
監査に関する文書 ・刑事収容施設及び被
収容者等の処遇に法
律第5条に基づく監査
に関する書類
・支所に対する執務調
査に関する書類
・特別監査に関する書類庶務 監査 監査
(1)国有財
産の管理
及び処分
に関すること国有財産の管理に関
する文書
・国有財産台帳 用度 国有財産 国有財産台帳
・国有財産無償貸付状
況報告書
用度 国有財産 国有財産無償貸付状
況報告書
・国有財産台帳付属書類用度 国有財産 国有財産台帳付属書類・国有財産無償貸付状
況計算書
用度 国有財産 国有財産無償貸付状
況計算書
運輸 自動車始業点検等記録廃棄
廃棄
・会計実地検査に関す
る書類
・会計実地検査報告書
庶務 監査 会計実地検査・報告書 廃棄
(6)運輸に
関すること
運輸に関する文書 ・無線検査簿 用度 運輸 無線検査簿 廃棄
・官用車交通事故報告 用度 運輸 官用車交通事故報告 廃棄
・自動車の整備に関す
る書類
用度 運輸 自動車の整備 廃棄
・自動車運行日誌 用度 運輸 自動車運行日誌 廃棄
・自動車始業点検等記録用度
・物品保管措置請求
書・物品保管措置通知
書・物品保管施設借上
通知書
用度 物品管理 物品保管措置請求書・
物品保管措置通知書・
物品保管施設借上通
知書
廃棄
旅費の支給に関する文書・出張に関する書類(出
張計画書等)
・出張報告書
・出張通知
会計 旅費 出張 廃棄
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
契約が終了した
日に係る特定
日以後5年3年3年
5 3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年6 会議・会同等に関
する事項
(1)会議・会
同等に関
する経緯3年7 情報セキュリティ
対策に関する事項(1)情報セ
キュリティ
対策の運
用に関す
る経緯3年8 当該建物が存
在しなくなった
日の特定日以
後1年
当該建物が存
在しなくなった
日の特定日以
後1年
当該建物が存
在しなくなった
日の特定日以
後1年
設計原図 廃棄
敷地調査報告書 廃棄
・構造計算書 施設整備 工事 構造計算書 廃棄
施設整備に関す
る事項
(1)施設整
備に関す
ること
施設整備に関する文書 ・敷地調査報告書 施設整備 工事
・設計原図 施設整備 工事
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・情報セキュリティに関
する書類(個別システ
ムに関するものを除く。
情報セキュリティの点
検、監査、教育、インシ
デント発生の報告等に
係るもの。)
情報管理 情報管理 情報セキュリティ 廃棄
会議・会同等に関する
文書
・協議会等に関する書類・関係機関等との連絡
協議会に関する書類
・全国矯正施設長会同
等に関する書類
・矯正管区管内矯正施
設長会同等に関する書類・矯正管区管内矯正施
設部課長等協議会に
関する書類
・矯正管区長等協議会
に関する書類
・矯正管区における協
議会等(その他)に関
する書類
・矯正関係予算担当課
長会同等に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 廃棄
・精米記録 給養 給食 精米記録 廃棄
・給食人員表 給養 給食 給食人員表 廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 廃棄
・食料購入関係書類 給養 給食 食料購入関係書類 廃棄
・集団給食実施状況報
告書
給養 給食 集団給食実施状況報
告書
廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋 廃棄
・検食に関する書類 給養 給食 検食 廃棄
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 献立表 廃棄
・給食衛生管理点検記録給養 給食 給食衛生管理点検記録廃棄
・給食日誌 給養 給食 給食日誌 廃棄
・給食し好調査 給養 給食 給食し好調査 廃棄
・給食委員会等議事録 給養 給食 給食委員会等議事録 廃棄
・特別食に関する書類 給養 給食 特別食 廃棄
・移送食給与簿 給養 給食 移送食給与簿 廃棄
給養 給食 祝祭日・誕生日用特別
菜等
廃棄
・食糧受払簿 給養 給食 食糧受払簿 廃棄
給食 栄養士巡回指導 廃棄
・給食業務に関する記録給養 給食 給食業務 廃棄
刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
(1)矯正施
設に収容
中の者に
係る給養
に関すること矯正施設における給養
に関する文書
・栄養士巡回指導に関
する記録
給養
・食中毒に関する記録 給養 給食 食中毒 廃棄
・不喫食者書留簿 給養 給食 不喫食者書留簿 廃棄
・祝祭日・誕生日用特
別菜等に関する書類
・国有財産取得、運
用、処分完了報告書
用度 国有財産 国有財産取得、運用、
処分完了報告書
廃棄
・予算要求説明資料 用度 国有財産 予算要求説明資料 廃棄
・国有財産貸付契約書 用度 国有財産 国有財産貸付契約書 廃棄
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
当該建物が存
在しなくなった
日の特定日以
後1年
工事完成の日
に係る特定日
又は業務完了
の日に係る特
定日以降10年
15年
10年
工事完成の日
に係る特定日ま
たは業務完了
の日に係る特
定日以後3年5年1年5年5年5年5年3年3年3年3年3年3年3年工事完成の日
に係る特定日
以降3年
工事完成の日
に係る特定日
以降3年3年3年3年1年1年1年
資格の有効期
限が満了した日
に係る特定日
以降1年1年・技術検査結果通知書 施設整備 工事 技術検査結果通知書 廃棄
・施設整備に関する事
業実施の承認に関する
書類
施設整備 工事 工事承認通知書等 廃棄
・競争参加資格に関す
る書類
施設整備 工事 競争参加資格等 廃棄
・施設整備要望に関す
る書類
施設整備 工事 内議書等 廃棄
・施設整備の新営に関
する書類
施設整備 工事 内容・新営通知書等 廃棄
・工事目的物引渡通知書施設整備 工事 工事目的物引渡通知書廃棄
・業務委託関係書類 施設整備 工事 業務委託 廃棄
・積算数量算出書 施設整備 工事 積算数量算出書 廃棄
・単価算出書 施設整備 工事 単価算出書 廃棄
・指名停止通知書類 施設整備 工事 指名停止通知等 廃棄
・設備工事設計計算書 施設整備 工事 設備工事設計計算書 廃棄
発注手続 廃棄
・入札参加に関する書類・入札辞退届
施設整備 工事 入札参加 廃棄
・低入札価格調査に関
する書類
施設整備 工事 低入札価格調査 廃棄
小切手・国庫金振替書
整理簿等
廃棄
・予定価格決裁書類 施設整備 工事 予定価格決裁書類 廃棄
・総合評価に関する書類施設整備 工事 総合評価 廃棄
本省計画工事 廃棄
・予算増額及び工事実
施認可上申書
施設整備 工事 予算増額及び工事実
施認可上申書
廃棄
・契約保証金に関する
書類(現金出納簿等)
施設整備 工事 現金出納簿等 廃棄
予定価格積算内訳書 廃棄
・管区計画工事に関す
る書類
施設整備 工事 管区計画工事 廃棄
・新営工事に関する書類施設整備 工事 新営工事 廃棄
・工事請負契約締結報
告書
・工事完成報告書
施設整備 工事 工事請負契約締結・完
成報告書
廃棄
事業契約 廃棄
・工事成績評定書
・工事成績評定通知書
施設整備 工事 工事成績評定 廃棄
・業務成績評定書
・業務成績評定通知書
施設整備 工事 業務成績評定 廃棄
・耐震診断報告書 施設整備 工事 耐震診断報告書 廃棄
る事項 備に関す
ること
・工事請負契約書
・業務等契約書
・業務締結に関する書類・引渡書
・工事認可書
・施工計画に関する書類・試験成績書
・着工届・竣工届
・保証書
・入札調書
・法務省所管工事取扱
規程に基づく工事に関
する書類
施設整備 工事
・予定価格積算内訳書
・予定価格積算内訳書
別紙明細
・入札時積算数量書
・入札時積算数量書別
紙明細
施設整備 工事
・本省計画工事に関す
る書類
施設整備 工事
・歳入歳出外現金に関
係する書類
・政府保管有価証券に
関する書類
・小切手・国庫金振替
書整理簿
施設整備 工事
・発注手続に関する書類施設整備 工事
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)1年1年3年3年5年3年3年3年1年1年1年1年5年5年5年5年3年3年3年3年1年1年5年9 公務員宿舎に関
する事項
(1)公務員
宿舎の設
置要求に
関すること
10年
(2)公務員
宿舎の統
計に関す
ること5年(3)公務員
宿舎の維
持管理に
関すること5年常用 宿舎廃止の日
に係る特定日
以後3年5年5年5年3年3年備 考
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて
管理しておき、個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4
年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
・公務員宿舎現況表 公務員宿舎 宿舎管理 公務員宿舎現況表 廃棄
・職員宿舎入居状況表 公務員宿舎 宿舎管理 職員宿舎入居状況表 廃棄
廃棄
・国家公務員宿舎管理
記録
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎管理
記録
廃棄
廃棄
・国家公務員宿舎法施
行令第9条に関する報
告書
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎法施
行令第9条に関する報
告書
廃棄
(4)公務員
宿舎の現
況に関す
ること
公務員宿舎の現況に
関する調査
・宿舎現況記録 公務員宿舎 宿舎管理 宿舎現況記録
・無料宿舎貸与該当職
員指定書
公務員宿舎 宿舎管理 無料宿舎貸与該当職
員指定書
公務員宿舎の入退居
に関する文書
・自動車保管場所使用
申請書・承認書
・自動車の保管場所に
関する文書
公務員宿舎 宿舎管理 自動車保管場所使用
申請書・承認書
廃棄
木造宿舎の老朽度調
査に関する文書
・木造宿舎老朽度調査 公務員宿舎 宿舎管理 木造宿舎老朽度調査 廃棄
公務員宿舎設置要求
に関する文書
・宿舎設置要求書 公務員宿舎 宿舎管理 宿舎設置要求書 廃棄
・作業安全点検記録 施設整備 安全衛生 作業安全点検記録 廃棄
・水道水質等検査記録 施設整備 安全衛生 水道水質等検査記録 廃棄
・廃棄物処理等関係書類施設整備 安全衛生 廃棄物処理等関係書類廃棄
・高所作業実施許可に
関する書類
施設整備 安全衛生 高所作業実施許可 廃棄
・安全衛生管理に関す
る書類
施設整備 安全衛生 安全衛生管理 廃棄
・毒物劇物有機溶剤受
払簿
施設整備 安全衛生 毒物劇物有機溶剤受
払簿
廃棄
・廃棄物処理施設技術
管理記録
施設整備 安全衛生 廃棄物処理施設技術
管理記録
廃棄
・安全衛生委員会議議
事録
施設整備 安全衛生 安全衛生委員会議議
事録
廃棄
・ばい煙測定結果報告書施設整備 公害防止 ばい煙測定結果報告書廃棄
・特定施設設置届(使
用・変更)届出書
施設整備 公害防止 特定施設設置届(使
用・変更)届出書
廃棄
・浄化槽保守点検記録 施設整備 公害防止 浄化槽保守点検記録 廃棄
・各所修繕費使用内訳表施設整備 保守管理 各所修繕費使用内訳表廃棄
・各所修繕命令書 施設整備 保守管理 各所修繕命令書 廃棄
・冷凍冷蔵設備保守点
検記録
施設整備 保守管理 冷凍冷蔵設備保守点
検記録
廃棄
・各所修繕等実施記録 施設整備 保守管理 各所修繕等実施記録 廃棄
保守管理 消防設備点検記録 廃棄
・定期検査結果(ボイラ
―定期自主検査表)
施設整備 保守管理 定期検査結果(ボイラ
―定期自主検査表)
廃棄
・入門許可関係書類 施設整備 保守管理 入門許可関係書類 廃棄
・その他工事に関する
書類
施設整備 工事 その他工事に関する書類廃棄
・機械設備等保守管理
記録
施設整備 保守管理 機械設備等保守管理
記録
・地下水採取量等報告書施設整備 保守管理 地下水採取量等報告書廃棄
・定期検査結果 施設整備 保守管理 定期検査結果 廃棄
廃棄
・消防設備点検記録 施設整備
・その他入札に関する
書類
施設整備 工事 その他入札に関する書類廃棄
1 個人及び法人の
権利義務の得喪
及びその経緯
(1) 矯 正 施
設 に 収 容
中 の 者 の
不 服 申 立
てに関する
こと
通知又は終結
の処理がされる
日に係る特定
日以後5年
1 個人及び法人の
権利義務の得喪
及びその経緯
矯 正 施 設
に 収 容 中
の 者 の 不
服 申 立 て
に関すること裁決、決定その
他処分がされる
日に係る特定
日以後10年
1 個人及び法人の
権利義務の得喪
及びその経緯
(2) 国 又 は
行 政 機 関
を当事者と
す る 訴 訟
の 提 起 そ
の 他 の 訴
訟 に 関 す
る経緯
訴訟が終結す
る日に係る特定
日以後10年
2 職員の人事に関
する事項
(1) そ の 他
研 修 に 関
すること3年3 常用
4 1年
4 栄典又は表彰に
関する事項
(1) 表 彰 の
授 与 又 は
はく奪の経緯10年
5 監査に関する事項(1) 監 査 に
関すること5年6 (1) 矯 正 施
設 に 収 容
中 の 者 に
係 る 衛 生
に関すること3年
11 3年
11 5年1111 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年 川越少年刑務所処遇部処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当))
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録 処遇 不服申立 訴訟
令和6年4月1日改定
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
廃棄
廃棄
審査の申請に関する文書・審査申請書
・調査指示に関する回
報文書
・裁決に係る決裁文書
・裁決書
処遇 不服申立 審査の申請 廃棄
廃棄
その他研修に関する記録・矯正研修に関する書類庶務 研修 矯正研修
矯正管区の長に対する
事実の申告に関する文書・事実申告書
・調査指示に関する回
報文書
・事実の申告の処理に
係る決裁文書
処遇 不服申立 矯正管区の長に対する
事実の申告
予算及び決算に
関する事項
(1) 物 品 の
管 理 に 関
すること
物品の管理に関する文書・物品供用簿 用度 物品管理 物品供用簿 廃棄
・物品受領命令書
監査に関する文書 ・刑事収容施設及び被
収容者等の処遇に法
律第5条に基づく監査
に関する書類
・特別監査に関する書類庶務 監査 監査 廃棄
用度 物品管理 物品受領命令書 廃棄
矯正施設における表彰
に関する文書
・保安表彰に関する記録保安 栄典・表彰 保安表彰 廃棄
廃棄
(2) 刑 事 施
設 の 保 安
に関すること刑事施設における勤務
配置に関する文書
・勤務配置に関する記録・勤務配置表
保安
刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
矯正施設における衛生
に関する文書
・衛生管理に関する記録衛生 防疫 衛生管理
勤務配置 勤務配置
巡警・巡回記録
廃棄
刑事施設における警備
に関する文書
・事件送致に関する記録保安 警備 事件送致 廃棄
・巡警記録 保安 警備 3年 廃棄
・巡回記録簿
・外来者入出門管理 保安 警備 外来者入出門管理 廃棄
廃棄
・事務用品管理(職員
ロッカ―)に関する記録
保安 警備 事 務 用 品 管 理 ( 職 員
ロッカ―)
廃棄
・監視カメラ視察記録 保安 警備 監視カメラ視察記録 廃棄
・管区機動警備隊に関
する記録
・緊急自動車指定に関
する記録
・刑務官手帳の管理に
関する記録
・警備活動に関する記録・警備隊員に関する記録・鍵の管理に関する記録保安 警備 各種警備 廃棄
刑事施設における警備
訓練に関する文書
・非常招集に関する記録保安 警備訓練 非常招集
・暴力団関係被収容者
に関する記録
保安 警備 暴力団関係者の収容
・手錠・捕縄使用検定
に関する記録
保安 警備訓練 手錠・捕縄使用訓練
廃棄
・柔道、剣道及び矯正
護身術の実施に関する
記録
保安 警備訓練 柔道、剣道及び矯正護
身術
廃棄
・出門許可書 保安 警備 出門許可書 廃棄
廃棄
・訓練計画・実施記録
(警備)
保安 警備訓練 訓 練 計 画 ・ 実 施 記 録
(警備)
廃棄
廃棄
無線 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束
衣使用簿
保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣
使用簿
刑事施設における警備
用器具に関する文書
・無線に関する記録 保安 警備用器具
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
常用 銃の廃棄に
伴い廃棄
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年3年3年刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
10年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少1年警備用具等管理 廃棄
特別手入及び検査表 廃棄
・附属品出納簿 保安
・銃履歴カ―ド 保安 警備用器具 銃履歴カ―ド 廃棄
・警備用機器の管理に
関する記録
保安 警備用器具 警備用機器の管理 廃棄
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
・銃及び弾薬出納簿 保安 警備用器具
・特別手入及び検査表 保安 警備用器具
刑事施設における警備
用器具に関する文書
・警備用具等管理に関
する記録
保安 警備用器具
警備用器具 附属品出納簿 廃棄
銃及び弾薬出納簿 廃棄
・銃砲現況調書 保安 警備用器具 銃砲現況調書 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束
衣管理に関する記録
保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣
管理
廃棄
・無線業務日誌 保安 警備用器具 無線業務日誌 廃棄
・矯正臨時報告(無線
施設に関する報告)
保安 警備用器具 矯正臨時報告(無線施
設に関する報告)
廃棄
・引上げ物品記録 保安 検査 引上げ物品記録
検査 書籍・新聞検査 廃棄
廃棄
・検査計画 保安 検査 検査 廃棄
刑事施設における居室
配置に関する文書
・居室配置表 保安 居室配置 居室配置表 廃棄
・新入時衣体検査記録 保安 検査 新入時衣体検査記録 廃棄
・設備点検記録 保安 検査 設備点検記録 廃棄
刑事施設における検査
に関する文書
・自弁・差入物品検査 保安 検査 自弁・差入物品検査 廃棄
・新聞検査に関する記録保安
廃棄
刑事施設における保護
室に関する文書
・保護室使用簿 保安 連行・戒護 保護室使用簿 廃棄
・保護室管理に関する
記録
保安 連行・戒護
刑事施設における被収
容者の護送に関する文書・護送計画関係書類 保安 護送 護送計画関係書類 廃棄
・出廷等に関する記録 保安 連行・戒護 出廷等
保護室管理 廃棄
刑事施設における静穏
室に関する文書
・静穏室使用簿 保安 連行・戒護 静穏室使用簿 廃棄
・静穏室管理に関する
記録
保安 連行・戒護 静穏室管理 廃棄
刑事施設における被収
容者の収容定員に関
する文書
・矯正臨時報告(収容
定員決定(変更)報告)
保安 収容定員 矯正臨時報告(収容定
員決定(変更)報告)
廃棄
・収容調整に関する記録保安 収容定員 収容調整 廃棄
刑事施設における被収
容者の動静視察に関
する文書
・被収容者の動静等の
電磁的、光学的記録及
びその管理に関する記録保安 動静視察 被収容者の動静等の
電磁的、光学的記録及
びその管理
廃棄
・当直引継書 保安 報告 当直引継書 廃棄
刑事施設における報告
に関する文書
・矯正緊急報告(非常
事態等事案速報、追報)・矯正臨時報告(事案
報告)
保安 報告 矯正緊急報告等(非常
事態等事案速報、追
報、事案報告等)
廃棄
刑事施設における修繕
に関する文書
・修繕に関する記録 保安 修繕 修繕 廃棄
・保安月報 保安 報告 保安月報 廃棄
・保安状況報告 ・
保安状況調査に関する
記録
保安 報告 保安状況報告 廃棄
(3) 刑 事 施
設 に 収 容
中 の 者 の
そ の 他 処
遇 に 関 す
ること
刑事施設における処遇
の記録に関する文書
・外国人処遇に関する
記録
処遇 処遇記録 外国人処遇
・自弁・差入物品管理 処遇 処遇記録 自弁・差入物品管理
・面接指導記録 処遇 処遇記録 面接指導記録
・諸願簿 処遇 処遇記録 諸願簿
廃棄
・収容開始時の告知記録処遇 処遇記録 収容開始時の告知記録廃棄
廃棄
・隔離に関する記録 処遇 処遇記録 隔離 廃棄
廃棄
・要注意者に関する記録処遇 処遇記録 要注意者 廃棄
・恵与願に関する書類 処遇 処遇記録 恵与願 廃棄
廃棄
・工場用務者管理 処遇 処遇記録 工場用務者管理 廃棄
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補 導 院 に
収容中の1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
矯 正 施 設
に 収 容 中
の 者 の 不
服申立て5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
矯 正 施 設
に 収 容 中
の 者 の 不
服申立て5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者の不5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
矯 正 施 設
に 収 容 中
の 者 の 不
服申立て3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者の不1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
(5) 刑 事 施
設 に 収 容
中 の 者 の
収 容 に 関
すること3年7 情報セキュリティ
対策に関する事項(1) 情 報 セ
キュ リ ティ
対 策 の 運
用 に 関 す
る経緯3年・被収容者の一般的な
処遇の実施に関する記録処遇 処遇記録 被収容者処遇
・免業に関する記録 処遇 処遇記録 免業 廃棄
廃棄
刑事施設における外部
交通に関する文書
・書信に関する記録 処遇 外部交通 書信
刑事施設における優遇
措置に関する文書
・優遇措置に関する記録処遇 優遇措置 優遇措置 廃棄
廃棄
・面会に関する記録 処遇 外部交通 面会 廃棄
廃棄
刑事施設における制限
緩和に関する文書
・ 処 遇 審 査 会 議 事 録
(制限緩和)
処遇 制限緩和 処遇審査会議事録(制
限緩和)
廃棄
・制限区分に関する記録処遇 制限緩和 制限区分
廃棄
・官給品の貸与に関す
る記録
処遇 生活管理 官給品の貸与 廃棄
刑事施設における生活
管理に関する文書
・不喫食者書留簿 処遇 生活管理 不喫食者書留簿 廃棄
・運動入浴実施記録 処遇 生活管理 運動入浴実施記録
・物品管理関係 処遇 生活管理 物品管理関係 廃棄
刑事施設における賞遇
に関する文書
・賞遇に関する記録 処遇 賞遇 賞遇 廃棄
刑事施設における調
査・懲罰に関する文書
・訓戒記録 処遇 調査・懲罰 訓戒記録 廃棄
・懲罰簿 処遇 調査・懲罰
刑事施設における飜訳
に関する文書
・通訳・翻訳共助に関
する記録
処遇 通訳・翻訳 通訳・翻訳共助 廃棄
懲罰簿 廃棄
・反則行為の調査・懲
罰に関する記録
処遇 調査・懲罰 反則行為の調査・懲罰 廃棄
(4) 矯 正 施
設 に 収 容
中 の 者 の
不 服 申 立
てに関する
こと
刑事施設における不服
申立てに関する文書
・矯正管区の長に対す
る事実の申告の通知
書の交付に関する記録
・矯正管区の長に対す
る事実の申告の通知書処遇 不服申立 矯正管区の長に対する
事実の申告通知簿等
・審査の申請の裁決書
謄本の交付に関する記録・審査の申請の裁決書
謄本
処遇 不服申立 審査の申請裁決書交
付簿等
・刑事施設の長に対す
る苦情の申出に関する
記録
処遇 不服申立 刑事施設の長に対する
苦情の申出
廃棄
・再審査の申請の裁決
書謄本の交付に関する
記録
・再審査の申請の裁決
書謄本
処遇 不服申立 再審査の申請裁決書
交付簿等
廃棄
廃棄
・法務大臣に対する事
実の申告の通知書の
交付に関する記録
・法務大臣に対する事
実の申告の通知書
処遇 不服申立 法務大臣に対する事実
の申告通知簿等
廃棄
廃棄
・法務大臣に対する苦
情の申出に関する記録
処遇 不服申立 法務大臣に対する苦情
の申出
廃棄
・矯正定期報告(被収
容者等による告訴、告
発、提訴等報告)
処遇 不服申立 矯正定期報告(被収容
者 等 に よ る 告 訴 、 告
発、提訴等報告)
廃棄
・監査官に対する苦情
の申出に関する記録
処遇 不服申立 監査官に対する苦情の
申出
廃棄
・請願その他の不服申
立てに関する記録
処遇 不服申立 請願その他の不服申
立て
廃棄
上記に掲げるもの以外
の名籍の記録
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書
その他不服申立てに関
する文書
廃棄
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・情報セキュリティに関
する書類(個別システ
ムに関するものを除く。
情報セキュリティの点
検、監査、教育、インシ
デント発生の報告等に
係るもの。)
情報管理 情報管理 情報セキュリティ 廃棄
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
8 会議・会同等に関
する事項3年16 会議・会同等に関
する事項
会議・会同
等 に 関 す
る文書
会議・会同
等 に 関 す
る文書3年9 報道に関する事項(1) 報 道 機
関 対 応 に
関すること3年10 防災に関する事項(1) 防 災 に
関すること1年22 防災に関する事項防 災 に 関
すること1年22 防災に関する事項防 災 に 関
すること1年22 防災に関する事項防 災 に 関
すること1年11 庶務に関する事項(1)庶務に
関すること
(他の事務
に関するも
のを除く)3年12 職員の人事管理
に関する事項
(1) 勤 務 時
間・休暇に
関すること3年廃棄
・協議会等に関する書類・関係機関等との連絡
協議会に関する書類
・全国矯正施設長会同
等に関する書類
・矯正管区管内矯正施
設長会同等に関する書類・矯正管区管内矯正施
設部課長等協議会に
関する書類
・矯正管区における協
議会等(その他)に関
する書類
庶務 会議・協議会 廃棄
(1)会議・会
同等に関
する経緯
会議・会同等に関する
文書
・庁内会議等議事録 庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録
報道に関する文書 ・取材・撮影に関する書類・テレビ放映等に関す
る連絡文書
・報道に関する書類
庶務 広報・渉外 取材・撮影・報道
協議会等
防災に関する文書 ・防災点検に関する書類保安 防災管理 防災点検
・防災管理に関する記録保安 防災管理 防災管理
・消防用務者(受刑者)
に関する記録
保安 防災管理 消防用務者(受刑者)
廃棄
・火気取締に関する記録保安 防災管理 火気取締 廃棄
廃棄
廃棄
廃棄
備 考
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて
管理しておき、個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4
年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
勤務時間の割振りに関
する文書
・監督当直日誌 人事 勤務時間 監督当直日誌 廃棄
出所者等からの来信等
の記録文書
廃棄
庶務に関する文書 ・出所者等からの来信
等の記録文書
庶務 各種業務
大分類 中分類 名称(小分類)
1 栄典又は表彰に
関する事項
(1)表彰の
授与又は
はく奪の経緯矯正施設における表彰
に関する文書
・刑務作業表彰に関す
る記録
・刑務作業協力者表彰
に関する記録
作業 栄典・表彰 刑務作業表彰 10年 廃棄
2 職員の人事に関
する事項
(1)その他
研修に関
すること
その他研修に関する記録・職員研修に関する書類・職務研究会議事録
庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
3 刑事施設における作業
企画に関する文書
・価格改定決議書 作業 作業企画 価格改定決議書 3年 廃棄
・作業運営会議議事録 作業 作業企画 作業運営会議議事録 3年 廃棄
・技術指導者に関する
記録
作業 作業企画 技術指導者 3年 廃棄
・職員の資格・技能に
関する記録
作業 作業企画 職員の資格・技能 3年 廃棄
・申出による作業に関
する記録
作業 作業企画 申出による作業 3年 廃棄
・自己契約作業に関す
る記録
作業 作業企画 自己契約作業 3年 廃棄
・職員研修に関する記録作業 作業企画 職員研修 3年 廃棄
・技能受刑者に関する
記録
作業 作業企画 技能受刑者 3年 廃棄
・構外作業に関する記録作業 作業企画 構外作業 3年 廃棄
・作業専門官に関する
記録
作業 作業企画 作業専門官 3年 廃棄
・事業部作業に関する
記録
作業 作業企画 事業部作業 3年 廃棄
・製造物責任法に関す
る記録
作業 作業企画 製造物責任法 3年 廃棄
・製品開発・管理に関
する記録
作業 作業企画 製品開発・管理 3年 廃棄
・報告書・回報書 作業 作業企画 報告書・回報書 3年 廃棄
・外部通勤計画書 作業 作業企画 外部通勤 3年 廃棄
・作業出張計画書 作業 作業企画 作業出張 5年 廃棄
・受注関係書類 作業 作業企画 受注関係書類 3年 廃棄
・生産・販売計画 作業 作業企画 生産・販売計画 1年 廃棄
刑事施設における機能
向上作業に関する文書
・機能向上作業に関す
る記録
作業 作業企画 機能向上作業 3年 廃棄
コミュニケーション能力
等向上作業に関する文書・コミュニケーション能
力等向上作業実施に
係る記録等
作業 作業企画 コミュニケーション
能力等向上作業
3年 廃棄
刑事施設における社会
貢献作業に関する文書
作業 作業企画 社会貢献作業実施記
録等
3年 廃棄
作業 作業企画 社会貢献作業協定書 常用 廃棄
刑事施設における作業
計画に関する文書
・作業計画書 作業 作業計画 作業計画書 5年 廃棄
・作業実施・変更計画書作業 作業計画 作業実施・変更計画書5年 廃棄
刑事施設における作業
命令に関する文書
・受注書(事業部作
業)・物品払出命令書・
製品受入命令書
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(事業部作
業)・物品払出命令
書・製品受入命令書
5年 廃棄
・受注書(製作作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(製作作業) 5年 廃棄
・受注書(提供作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(提供作業) 5年 廃棄
・修繕命令書(事業部
作業)・物品払出命令
書・製品受入命令書
作業 作業命令 修繕命令書(事業部
作業)・物品払出命
令書・製品受入命令書5年 廃棄
・修繕命令書・物品払
出命令書・製品受入命
令書
作業 作業命令 修繕命令書・物品払
出命令書・製品受入
命令書
5年 廃棄
・作業命令書(事業部
作業)
作業 作業命令 作業命令書(事業部
作業)
5年 廃棄
・作業命令書(自営作業)作業 作業命令 作業命令書(自営作業)5年 廃棄
・作業命令書(製作作
業)・物品払出命令書・
製品受入命令書
作業 作業命令 作業命令書(製作作
業)・物品払出命令
書・製品受入命令書
5年 廃棄
・作業命令書(提供作
業)・製品受入命令書
作業 作業命令 作業命令書(提供作
業)・製品受入命令書5年 廃棄
川越少年刑務所処遇部職業訓練部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(職業訓練担当))
令和6年4月1日改定
事 項
業務の区分当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
(1)刑事施
設に収容
中の者の
作業に関
すること
・社会貢献作業に関す
る記録
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
刑事施設における作業
契約に関する文書
・契約に関する記録
・購入に関する記録
・予定価格調書
・見積書
・随意契約関係書類
作業 作業契約 契約に関する記録 5年 廃棄
協議会等に関する文書 ・開催通知 作業 作業企画 作業協議会 3年 廃棄
刑事施設における作業
安全衛生に関する文書
・矯正緊急報告(刑務
作業災害速報)
・矯正臨時報告(刑務
作業災害報告)
作業 作業安全衛生 矯正緊急報告等(刑
務作業災害速報等)
10年 廃棄
・安全衛生委員会議事録作業 作業安全衛生 安全衛生委員会議事録3年 廃棄
・安全衛生管理に関す
る記録
・矯正定期報告(刑務
作業災害発生状況報告)作業 作業安全衛生 安全衛生管理 3年 廃棄
・作業標準書 作業 作業安全衛生 作業標準書 常用 廃棄
・作業場の環境測定に
関する記録
作業 作業安全衛生 作業環境測定結果記
録(粉じん)
7年 廃棄
・作業場の環境測定に
関する記録
作業 作業安全衛生 作業環境測定結果記録3年 廃棄
・歳出予算差引簿 作業 作業関係予算 歳出予算差引簿 5年 廃棄
・郵券受払簿 作業 作業関係予算 郵券受払簿 5年 廃棄
・作業関係予算に関す
る記録
作業 作業関係予算 作業関係予算 3年 廃棄
・年額内示に関する記録作業 作業関係予算 年額内示 3年 廃棄
・予算増(減)額上申書 作業 作業関係予算 予算増(減)額上申書5年 廃棄
・供用物品受払簿(原
材料・消耗品)
作業 原材料管理 供用物品受払簿(原
材料・消耗品)
3年 廃棄
・事業部物品使用簿
(分割払出困難原材料)作業 原材料管理 事業部物品使用簿
(分割払出困難原材料)3年 廃棄
・事業部物品受払簿
(原材料)
作業 原材料管理 事業部物品受払簿
(原材料)
3年 廃棄
刑事施設における作業
物品管理に関する文書
・供用物品受払簿(機
械及び器具・備品)
作業 作業物品管理 供用物品受払簿(機
械及び器具・備品)
常用 廃棄
・物品管理簿・物品出
納簿
作業 作業物品管理 物品管理簿・物品出
納簿
5年 廃棄
・たな卸し表 作業 作業物品管理 たな卸し表 3年 廃棄
・事業部物品たな卸し表作業 作業物品管理 事業部物品たな卸し表3年 廃棄
・事業部物品取得請求
書・事業部物品取得通
知書・事業部物品受入
命令書
作業 作業物品管理 事業部物品取得請求
書・事業部物品取得
通知書・事業部物品
受入命令書
3年 廃棄
・事業部物品払出命令書作業 作業物品管理 事業部物品払出命令書3年 廃棄
・副産物書留簿 作業 作業物品管理 副産物書留簿 3年 廃棄
・物品払出命令書 作業 作業物品管理 物品払出命令書 3年 廃棄
・物品管理に関する記録作業 作業物品管理 物品管理 1年 廃棄
・物品取得請求書・物
品取得通知書・物品受
入命令書
作業 作業物品管理 物品取得請求書・物
品取得通知書・物品
受入命令書
3年 廃棄
・物品管理換通知書
・物品管理換受領通知書作業 作業物品管理 物品管理換通知書・
物品管理換受領通知書1年 廃棄
・物品不用決定承認申
請書
・物品不用決定通知書
作業 作業物品管理 物品不用決定承認申
請書・物品不用決定
通知書
1年 廃棄
刑事施設における作業
用品に関する文書
・作業用主要機械に関
する記録
作業 作業用品 作業用主要機械 3年 廃棄
刑事施設における輸送
に関する文書
・自動車運行日誌 作業 輸送 自動車運行日誌 3年 廃棄
刑事施設における製品
管理に関する文書
・移動受入指図書 作業 製品管理 移動受入指図書 3年 廃棄
・移動払出指図書 作業 製品管理 移動払出指図書 3年 廃棄
・移動物品受領書 作業 製品管理 移動物品受領書 3年 廃棄
・事業部物品受払簿
(移動受入製品・調定
済製品)
作業 製品管理 事業部物品受払簿
(移動受入製品・調
定済製品)
3年 廃棄
・事業部物品受払簿
(自所製品)
作業 製品管理 事業部物品受払簿
(自所製品)
3年 廃棄
・出門書 作業 製品管理 出門書 3年 廃棄
・製品の管理に関する
記録
作業 製品管理 製品の管理に係る決
裁文書
3年 廃棄
刑事施設における作業
関係予算に関する文書
刑事施設における原材
料管理に関する文書
大分類 中分類 名称(小分類)
事 項
業務の区分当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
保存期間満
了時の措置
参考事項
・製品検査に関する記録作業 製品管理 製品検査に係る決裁
文書
3年 廃棄
・製品等払出指図書 作業 製品管理 製品等払出指図書 3年 廃棄
・製品払出命令書 作業 製品管理 製品払出命令書 3年 廃棄
・物品受領書 作業 製品管理 物品受領書 3年 廃棄
刑事施設における提供
物品管理に関する文書
・提供物品受払簿(機
械及び器具・備品)
作業 提供物品管理 提供物品受払簿(機
械及び器具・備品)
常用 廃棄
・提供物品受払簿(消
耗品・原材料・製品)
作業 提供物品管理 提供物品受払簿(消
耗品・原材料・製品)3年 廃棄
作業事務調査に関する
文書
・作業事務調査等に関
する記録
作業 作業統計 作業事務調査等 5年 廃棄
刑事施設における作業
統計に関する文書
・矯正定期報告(作業
実施報告)
作業 作業統計 矯正定期報告(作業
実施報告)
3年 廃棄
・矯正定期報告(作業
決算報告)
作業 作業統計 矯正定期報告(作業
決算報告)
3年 廃棄
・統計調査、解約減産
状況表、調定速報
作業 作業統計 統計調査 3年 廃棄
・工場日報 作業 作業統計 工場日報 3年 廃棄
・作業人員日表 作業 作業統計 作業人員日表 3年 廃棄
刑事施設における職業
訓練に関する文書
・職業訓練命令書 作業 職業訓練 職業訓練命令書 5年 廃棄
・職業訓練の実施に関
する記録
作業 職業訓練 職業訓練 3年 廃棄
・職業訓練日誌 作業 職業訓練 職業訓練日誌 3年 廃棄
・修了証書交付記録 作業 職業訓練 修了証書交付記録 常用 廃棄
・矯正定期報告(受験
結果報告)
作業 職業訓練 矯正定期報告(受験
結果報告)
3年 廃棄
・矯正臨時報告(職業
訓練実施報告)
作業 職業訓練 矯正臨時報告(職業
訓練実施報告)
3年 廃棄
・技能講習修了者帳簿 作業 職業訓練 技能講習修了者に係
る帳簿
3年 廃棄
・技能講習に関する記録作業 職業訓練 技能講習に係る帳簿 5年 廃棄
刑事施設における作業
報奨金に関する文書
・作業報奨金に関する
記録
・作業報奨金基帳
作業 作業報奨金 作業報奨金 5年 廃棄
・作業審査カード 作業 作業報奨金 作業審査カード 5年 廃棄
・日課表 作業 作業報奨金 日課表 5年 廃棄
・作業審査会議事録 作業 作業報奨金 作業審査会議事録 5年 廃棄
(3)矯正施
設に収容
中の者に
係る死亡
手当金等
に関すること矯正施設に収容中の
者に係る死亡手当金等
に関する文書
・死亡手当金等に関す
る記録
作業 手当金等 死亡手当金等 5年 廃棄
4 監査に関する事項(1)監査に
関すること
監査に関する文書 ・刑事収容施設及び被
収容者等の処遇に法
律第5条に基づく監査
に関する書類
・特別監査に関する書類庶務 監査 監査 5年 廃棄
5 情報セキュリティ
対策に関する事項(1)情報セ
キュリティ
対策の運
用に関す
る経緯
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・情報セキュリティに関
する書類(個別システ
ムに関するものを除く。
情報セキュリティの点
検、監査、教育、インシ
デント発生の報告等に
係るもの。)
情報管理 情報管理 情報セキュリティ 3年 廃棄
6 矯正展・即売会に
関する事項
(1)矯正展・
即売会の
実施のた
めの経緯
矯正展・即売会に関す
る文書
・矯正展・即売会に関
する記録
作業 作業企画 矯正展・即売会 3年 廃棄
備 考
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめ
て管理しておき、個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和
4年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
(2)刑事施
設に収容
中の者に
かかる作
業報奨金
に関すること常用1年10年
10年
3 3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年常用5年3年1年5年
常用
常用
常用5年3年5年5年
常用
常用
常用
刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
(1)刑事施
設に収容
中の者の
教育に関
すること
刑事施設における篤志
面接委員に関する文書
・篤志面接委員選考会
に関する名簿
教育 篤志面接委員 篤志面接委員名簿 廃棄
・篤志面接委員従事年
数及び指導回数に関
する記録
教育 篤志面接委員 篤志面接委員従事年
数及び指導回数
廃棄
・篤志面接委員選考会
に関する記録
教育 篤志面接委員 篤志面接委員選考会 廃棄
廃棄
・篤志面接委員記章交
付簿
教育 篤志面接委員 篤志面接委員記章交
付簿
廃棄
・その他教誨師に関す
る記録
教育 教誨師 その他教誨師に関する
記録
廃棄
・篤志面接委員委嘱・
期間更新・解嘱に関す
る記録
教育 篤志面接委員 篤志面接委員委嘱・期
間更新・解嘱
廃棄
・墓地埋葬に関する記録・合葬に関する記録
教育 教誨 墓地埋葬・合葬 廃棄
・教誨師に関する名簿 教育 教誨師 教誨師名簿 廃棄
廃棄
・教誨師従事年数及び
指導回数に関する記録
教育 教誨師 教誨師従事年数及び
指導回数
廃棄
・所内誌 教育 図書 所内誌 廃棄
刑事施設における教誨
師に関する文書
・教誨師委嘱・解嘱に
関する記録
教育 教誨師 教誨師委嘱・解嘱
・図書・新聞管理に関
する記録
・図書・新聞の領置・廃
棄に関する記録
・図書・新聞閲覧に関
する記録
・写真閲覧に関する記録教育 図書 図書・新聞の管理
刑事施設における図書
に関する文書
・儀式行事に関する記録・教誨等実施簿
教育 教誨 教誨等実施簿
廃棄
廃棄
・書籍・新聞審査に関
する記録
教育 検査 書籍・新聞審査 廃棄
・クラブ活動に関する記録教育 余暇活動 クラブ活動 廃棄
・図書原簿 教育 図書 図書原簿
廃棄
・資格試験の実施に関
する記録
教育 余暇活動 資格試験 廃棄
刑事施設における余暇
活動に関する文書
・放送に関する記録 教育 余暇活動 放送 廃棄
・通信教育に関する記録教育 余暇活動 通信教育
刑事施設における集会
に関する文書
・集会に関する記録(誕
生会等)
教育 集会 集会 廃棄
刑事施設における釈放
前指導に関する文書
・釈放前指導の実施に
関する記録
・刑事施設外処遇の実
施に関する記録
教育 釈放前指導 釈放前指導 廃棄
刑事施設における刑執
行開始時指導に関する
文書
・刑執行開始時指導に
関する記録
教育 刑執行開始時指導 刑執行開始時指導 廃棄
廃棄
・高卒認定試験の実施
に関する文書
教育 教科指導 高卒認定試験 廃棄
・教育日誌 教育 教育管理 教育日誌 廃棄
刑事施設における教科
指導に関する文書
・教科指導の実施に関
する記録
教育 教科指導 教科指導
刑事施設における改善
指導に関する文書
廃棄
・評価に関する記録 教育 改善指導 評価 廃棄
栄典・表彰 外部講師(民間協力
者)表彰
廃棄
・一般改善指導の実施
に関する記録
・特別改善指導の実施
に関する記録
・教育行事に関する記録教育 改善指導 改善指導
大分類 中分類 名称(小分類)
栄典・表彰 篤志面接委員及び教
誨師叙勲・褒章・表彰
廃棄
物品管理 物品供用簿 廃棄
物品管理 物品受領命令書 廃棄
2 栄典又は表彰に
関する事項
(1)表彰の
授与又は
はく奪の経緯矯正施設における表彰
に関する文書
・篤志面接委員及び教
誨師叙勲・褒章・表彰
に関する記録
教育
・外部講師(民間協力
者)表彰に関する記録
・民間篤志家表彰に関
する記録
・民間協力者顕彰に関
する記録
教育
1 予算及び決算に
関する事項
(1)物品の
管理に関
すること
物品の管理に関する文書・物品供用簿 用度
・物品受領命令書 用度
川越少年刑務所教育部 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(教育担当)) 令和6年4月1日改定
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項5年3年3年3年1年その他教育に関する記録廃棄
備 考
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて
管理しておき、個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4
年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
廃棄
刑事施設における教育
業務の管理に関する文書・教育業務に関する各
種報告
教育 教育管理 報告の管理 廃棄
・その他教育に関する
記録
教育 教育管理
・その他篤志面接委員
に関する記録
教育 篤志面接委員 その他篤志面接委員
に関する記録
廃棄
刑事施設における民間
協力者(教育)に関する
文書
・民間協力者(教育)に
関する記録
教育 民間協力者(教育) 民間協力者(教育)
刑事施設における篤志
面接委員に関する文書
・篤志面接委員個人別
指導簿
教育 篤志面接委員 篤志面接委員面接簿・
指導簿
廃棄
1 5年3年11 3年
11 3年
11 3年
11 3年
11 3年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年5年5年5年5年5年5年1 5年11115年1 5年
11 5年
11 5年
11 3年
11 3年
11 3年
11 3年
11 3年
11 3年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年常用
・医療情報システム 矯正医療 診療 医療情報システム 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・看護日誌 矯正医療 診療 看護日誌 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・看護業務に関する記録矯正医療 診療 看護業務 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・運動観察記録簿 矯正医療 診療 運動観察記録簿 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・医療共助に関する記録・共助診療依頼書
矯正医療 診療 医療共助 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・血液検査に関する記録・検体検査に関する記録・脳波検査に関する記録・臨床検査に関する記録・超音波診断記録簿
・検体検査依頼書
矯正医療 診療 検査 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・歯科治療に関する記録矯正医療 診療 歯科治療 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・病状連絡等に関する
記録
矯正医療 診療 病状連絡等 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・病者等管理に関する
記録
矯正医療 診療 病者等管理 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・処遇変更簿 矯正医療 診療 処遇変更簿 廃棄
廃棄
人工透析 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・医療処遇・処置に関
する記録
矯正医療 診療 医療処遇・処置 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・診察受付に関する記録矯正医療 診療 診察受付
矯正施設における診療
に関する文書
・人工透析に関する記録矯正医療 診療
矯正施設における診療
に関する文書
・医療情報に関する記録矯正医療 診療 医療情報
廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・放射線特別健康診断
記録簿
矯正医療 診療 放射線特別健康診断
記録簿
廃棄
廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・指名医に関する記録 矯正医療 診療 指名医 廃棄
廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・照射録 矯正医療 診療 照射録 廃棄
廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・病状連絡票 矯正医療 診療 病状連絡票 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・心電図測定記録簿 矯正医療 診療 心電図測定記録簿
矯正施設における診療
に関する文書
・エックス線装置に関す
る記録
矯正医療 診療 エックス線装置
矯正施設における診療
に関する文書
・診察記録に関する記録矯正医療 診療 診察記録
レントゲンフィルム
矯正施設における診療
に関する文書
・病状照会に関する記録矯正医療 診療 病状照会 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・手術記録 矯正医療 診療 手術記録 廃棄
(3) 矯 正 施
設 に 収 容
中 の 者 に
係 る 医 療
に関すること矯正施設における診療
に関する文書
・診療録 矯正医療 診療 診療録 廃棄
廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・手術・処置・検査承諾
(同意)書
矯正医療 診療 手術・処置・検査承諾
(同意)書
廃棄
・診断書 矯正医療 診療 診断書 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・レントゲンフィルム 矯正医療 診療
廃棄
矯正施設における衛生
に関する文書
・衛生管理に関する記録衛生 防疫 衛生管理 廃棄
(2)矯正施
設に収容
中の者に
係る衛生
に関すること矯正施設における衛生
に関する文書
・検便検査に関する記録・検便成績表
衛生 防疫 検便検査
矯正施設における衛生
に関する文書
・害虫駆除実施簿 衛生 防疫 害虫駆除実施簿 廃棄
矯正施設における保健
に関する文書
・各種医務検査に関す
る記録
保健 検査等 各種医務検査 廃棄
矯正施設における保健
に関する文書
・有機溶剤使用者健康
診断に関する記録
保健 検査等 有機溶剤使用者健康
診断
廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
矯正施設における保健
に関する文書
・健康管理に関する記録保健 検査等 健康管理 廃棄
矯正施設における保健
に関する文書
・エックス線検診に関す
る記録
保健 検査等 エックス線検診 廃棄
(1) 矯 正 施
設 に 収 容
中 の 者 の
保 健 に 関
すること
矯正施設における保健
に関する文書
・健康診断に関する記
録(結核予防)
保健 検査等 健康診断(結核予防)
川越少年刑務所医務部医療課 標準文書保存期間基準(文書管理者:医療課長) 令和6年4月1日改定
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
廃棄
・感染症に関する記録
・感染症の予防・感染
の防止
・感染症の検査
保健 検査等 感染症に関する記録 廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致3年研究の終了に
ついて報告され
た日又は研究
の最終の公表
について報告さ
れた日のいず
れか遅い日に
係る特定日以
降5年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
矯 正 施 設
に 収 容 中
の 者 に 係
る薬剤に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年備 考
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて
管理しておき、個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4
年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
矯正施設における薬剤
に関する文書
・麻薬管理に関する記録矯正医療 薬剤 麻薬管理 廃棄
矯正施設における薬剤
に関する文書
・投薬に関する記録 矯正医療 薬剤 投薬 廃棄
矯正施設における薬剤
に関する文書
・処方箋 矯正医療 薬剤 処方箋 廃棄
矯正施設における薬剤
に関する文書
・備薬等受払簿 矯正医療 薬剤 備薬等受払簿 廃棄
矯正施設における薬剤
に関する文書
・備薬使用簿 矯正医療 薬剤 備薬使用簿 廃棄
矯正施設における薬剤
に関する文書
・備薬管理に関する記録矯正医療 薬剤 備薬管理 廃棄
矯正施設における薬剤
に関する文書
・毒物劇物管理に関す
る記録
・毒物劇物受払簿
矯正医療 薬剤 毒物劇物管理 廃棄
医薬品受払簿 廃棄
矯正施設における薬剤
に関する文書
・衛生材料管理に関す
る記録
・衛生材料受払簿
矯正医療 薬剤 衛生材料管理 廃棄
廃棄
・医薬品管理に関する
記録
矯正医療 薬剤 医薬品管理 廃棄
(4) 矯 正 施
設 に 収 容
中 の 者 に
係 る 薬 剤
に関すること矯正施設における薬剤
に関する文書
・医薬品安全対策に関
する記録
矯正医療 薬剤 医薬品安全対策
矯正施設における薬剤
に関する文書
・医薬品受払簿 矯正医療 薬剤
廃棄
・医療学術研究に関す
る記録
矯正医療 医務 医療学術研究に関する
記録
廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・医師・看護師等の届
出に関する記録
・薬剤師届出票
矯正医療 医務 医師・看護師等の届出
1 職員の人事に関
する事項
(1) そ の 他
研 修 に 関
すること3年2 予算及び決算に
関する事項
常用
4 予算及び決算に
関する事項1年3 監査に関する事項(1)監査に
関すること5年4 (1)矯正施
設に収容
中の者の
保健に関
すること1年11 3年
11 3年
11 5年5年5年3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
矯 正 施 設
に 収 容 中
の 者 に 係
る 医 療 に
関すること
30年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
矯 正 施 設
に 収 容 中
の 者 に 係
る 医 療 に
関すること5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
矯 正 施 設
に 収 容 中
の 者 に 係
る 医 療 に
関すること3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
矯 正 施 設
に 収 容 中
の 者 に 係
る 医 療 に
関すること3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係
10年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
矯 正 施 設
に 収 容 中
の 者 に 係
る医療に3年3年
・矯正緊急報告(集団
中毒発生速報)
矯正医療 矯正報告 矯正緊急報告(集団中
毒発生速報)
廃棄
矯正施設における医療
報告に関する文書
・矯正緊急報告(感染
症患者発生速報、感染
症患者発生追報)
矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感染症
患者発生速報等)
廃棄
廃棄
矯正施設における医療
報告に関する文書
・矯正臨時報告(被収
容者死亡報告)
矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(被収容
者死亡報告)
廃棄
矯正施設における医療
上移送に関する文書
・医療上移送に関する
記録
・医療上移送協議に関
する記録
矯正医療 移送 医療上移送 廃棄
・病院移送に関する記録矯正医療 移送 病院移送
矯正施設における医務
に関する文書
・医療ガス設備点検整
備記録
矯正医療 医務 医療ガス設備点検整
備記録
廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・医官臨床教育に関す
る記録
矯正医療 医務 医官臨床教育 廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・医療に関する記録 矯正医療 医務 医療事務に関する記録 廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・医務報告に関する記録矯正医療 医務 医務報告 廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・医務日誌 矯正医療 医務 医務日誌 廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・医務当直日誌 矯正医療 医務 医務当直日誌 廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・面接簿 矯正医療 医務 面接簿 廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・医療協議会に関する
記録
矯正医療 医務 医療協議会 廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・勤務配置に関する記録矯正医療 医務 勤務配置 廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・病院・診療所の運営
状況に関する記録
・病院・診療所の運営
に関する記録
矯正医療 医務 病院・診療所の運営状況廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・医療機器管理に関す
る記録
・医療機器検査簿
・医療機器受払簿
矯正医療 医務 医療機器管理 廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・出産に関する記録 矯正医療 医務 出産 廃棄
診療 死亡診断書(死体検案書)廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・医療法手続に関する
記録
・診療所開設・許可に
関する記録
矯正医療 医務 医療法手続 廃棄
矯正施設における診療
に関する文書
・夜間休日処理簿 矯正医療 診療 夜間休日処理簿 廃棄
(3)矯正施
設に収容
中の者に
係る医療
に関すること矯正施設における診療
に関する文書
・病院移送協議書 矯正医療
廃棄
矯正施設における衛生
に関する文書
・廃棄物処理に関する
記録
・医療廃棄物に関する
記録
衛生 廃棄物 廃棄物処理 廃棄
刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
矯正施設における診療
に関する文書
・外医診察に関する記録矯正医療 診療 外医診察 廃棄
移送 病院移送協議書 廃棄
・死亡診断書(死体検
案書)発行記録
矯正医療
監査に関する文書 ・監査に関する書類
・刑事収容施設及び被
収容者等の処遇に法
律第5条に基づく監査
に関する書類
・特別監査に関する書類庶務 監査 監査 廃棄
廃棄
(2)矯正施
設に収容
中の者に
係る衛生
に関すること矯正施設における衛生
に関する文書
・防疫実施・計画に関
する記録
・消毒実施に関する記録衛生 防疫 防疫実施・計画 廃棄
矯正施設における衛生
に関する文書
・滅菌器使用記録簿
矯正施設における保健
に関する文書
・安静度記録簿 保健 検査等 安静度記録簿
衛生 防疫 滅菌器使用記録簿
令和6年4月1日改定
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
川越少年刑務所医務部保健課 標準文書保存期間基準(文書管理者:保健課長)
廃棄
(1) 物 品 の
管 理 に 関
すること
物品の管理に関する文書・物品供用簿 用度 物品管理 物品供用簿 廃棄
物品の管理に関する文書・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 廃棄
その他研修に関する記録・職員研修に関する書類・職務研究会議事録
庶務 研修 職員研修
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に 収 容 中
の者に係3年5 情報セキュリティ
対策に関する事項(1) 情 報 セ
キ ュ リ テ ィ
対 策 の 運
用 に 関 す
る経緯3年備 考
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて
管理しておき、個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4
年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・情報セキュリティに関
する書類(個別システ
ムに関するものを除く。
情報セキュリティの点
検、監査、教育、インシ
デント発生の報告等に
係るもの。)
情報管理 情報管理 情報セキュリティ 廃棄
矯正施設における医療
報告に関する文書
・矯正定期報告(食料
給与状況報告)
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(食料給
与状況報告)
廃棄
廃棄
矯正施設における医療
報告に関する文書
・矯正臨時報告(食中
毒調査結果報告)
矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(食中毒
調査結果報告)
廃棄
矯正施設における医療
報告に関する文書
・矯正定期報告(病態
報告)
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(病態報告)1 常用3年3年3年3年3年3年3年3年1年3年
10年
10年3年3年3年5年5年3年3年3年3年3年3年3年5年刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
(1)刑事施
設に収容
中の者の
分類に関
すること
廃棄
・精神障害者出所通知 分類 保護 釈放に係る通知 廃棄
刑事施設における審査
業務に関する文書
・法定期間経過通告に
関する記録
・処遇審査会議事録
(仮釈放等審査)
・36条調査、25条調
査に関する記録
・地方更生保護委員会
委員面接に関する記録
・仮釈放等期日指定繰
出簿
分類 審査 仮釈放等審査・申出・
決定
廃棄
・関係機関との連絡協
議会及び出張報告書
に関する資料
分類 保護 連絡協議会 廃棄
・関係機関からの照会・
回答に関する記録
分類 各種業務 照会・回答 廃棄
廃棄
・保護司面接に関する
記録
分類 保護 生活環境調整 廃棄
・就労支援の実施に関
する記録
分類 保護 就労支援 廃棄
廃棄
・特別調整に関する文書分類 保護 社会復帰支援 廃棄
(2) 刑 事 施
設 に 収 容
中 の 者 の
審査・保護
に関すること刑事施設における保護
業務に関する文書
・釈放者名簿 分類 保護 釈放者名簿
・刑執行順序変更申請簿分類 審査 刑執行順序変更申請簿・釈放時保護の実施に
関する記録
・帰住援助に関する記録・釈放時面接簿
・保護カ―ド
・保護カ―ド交付簿
・旅客運賃割引証交付簿・保護移送に関する文書分類 保護 釈放時保護
刑事施設における分類
業務の管理に関する文書・矯正定期報告(受刑
者処遇調査・集団編成
報告)
分類 分類管理 報告の管理
廃棄
・調査センタ―対象者
調査原簿
分類 調査センタ― 調査センタ―対象者調
査原簿
廃棄
廃棄
・分類業務の管理に係
る決裁文書
分類 分類管理 その他分類業務の管理廃棄
・調査センタ―収容再
調査に関する記録
・調査センタ―派遣再
調査に関する記録
・調査センター追跡調
査に関する記録
分類 調査センタ― 調査センタ― 廃棄
・考査業務に関する記
録に係る決裁文書
分類 分類考査 その他考査業務に関
する書類
廃棄
調査センターの業務に
関する文書
・調査センタ―対象者
索引簿
分類 調査センタ― 調査センタ―対象者索
引簿
刑事施設における分類
業務に関する文書
・分類日誌 分類 分類考査 分類日誌 廃棄
・処遇調査票点検簿 分類 分類考査 処遇調査票点検簿 廃棄
・移送認可申請書
・移送協議書
分類 分類考査 移送 廃棄
・少年簿の受領に関す
る記録
分類 分類考査 少年簿の受領 廃棄
・処遇連絡表 分類 分類考査 処遇連絡表 廃棄
・処遇調査(再調査)繰
出簿
分類 分類考査 処遇調査(再調査) 廃棄
・受刑者索引簿(確定
受刑者)
・受刑者索引簿(審査・
保護)
分類 分類考査 受刑者索引簿 廃棄
・処遇審査会議事録
(作業指定部会)
・処遇審査会議事録
(処遇指標判定部会)
・処遇審査会議事録
(処遇要領の策定)
分類 分類考査 処遇審査会議事録(考査)廃棄
廃棄
・分類関係報告 分類 分類考査 分類関係報告 廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
・処遇上の参考事項調
査票の添付資料処理簿分類 分類考査 添付資料処理簿
川越少年刑務所刑務所分類審議室 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(分類担当)) 令和6年4月1日改定
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
(3)刑事施
設に収容
中の者の
その他処
遇に関す
ること3年2 テレビ遠隔通信シ
ステムに関する
事項
(1)テレビ遠
隔通信シ
ステムの
利用に関
すること1年備 考
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて
管理しておき、個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4
年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
テレビ遠隔通信システ
ムの利用に関する文書
・テレビ遠隔通信システ
ムの使用記録
連絡調整 運用 テレビ遠隔通信システ
ム使用記録
廃棄
刑事施設における制限
緩和に関する文書
・処遇審査会議事録
(制限緩和)
処遇 制限緩和 処遇審査会議事録(制
限緩和)
廃棄
1 個人及び法人の
権利義務の得喪
及びその経緯
通知又は終結
の処理がされる
日に係る特定
日以降5年
1 個人の権利義務
の得喪及びその
経緯
決裁、決定その
他処分がされる
日に係る特定
日以後10年5年2 職員の人事に関
する事項
(1) 人 事 異
動 に 関 す
ること
指名又は委嘱
が解除される日
に係る特定日
以後1年
3 職員の人事に関
する事項
(2) そ の 他
研 修 に 関
すること3年職 員 の 懲
戒 に 関 す
ること
5年 廃棄
3 予算及び決算に
関する事項
(1)歳入に
関すること5年4 予算及び決算に
関する事項5年4 予算及び決算に
関する事項
歳出に関
する文書5年5年
4 予算及び決算に
関する事項5年4 予算及び決算に
関する事項
前渡資金
管理に関
する文書5年4 予算及び決算に
関する事項
前渡資金
管理に関
する文書5年4 予算及び決算に
関する事項3年3年
4 予算及び決算に
関する事項
常用
4 予算及び決算に
関する事項
物 品 の 管
理 に 関 す
る文書5年4 予算及び決算に
関する事項
物 品 の 管
理 に 関 す
る文書3年4 予算及び決算に
関する事項
物 品 の 管
理 に 関 す
る文書3年4 予算及び決算に
関する事項
物 品 の 管
理 に 関 す
る文書1年4 予算及び決算に
関する事項
物 品 の 管
理 に 関 す
る文書1年3年1年1年
4 予算及び決算に
関する事項1年4 予算及び決算に
関する事項3年4 予算及び決算に
関する事項
(7)契約に
関すること
契約が終了す
る日に係る特定
日以降5年
4 文書の管理等に
関する事項
(1) 文 書 の
管理等
常用
7 文書の管理等に
関する事項
常用
常用
常用
・発出され廃止されて
いない達示・指示等
・発出され廃止されて
いない支所長等達示等庶務 例規 達示・指示等 廃棄
廃棄
・発出され廃止されて
いない管区長通達
庶務 例規 管区長通達・通知等 廃棄
行政文書ファイル管理
簿その他の業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
・行政文書ファイル管
理簿
庶務 文書 熊谷拘置支所行政文
書ファイル管理簿
廃棄
・発出され廃止されて
いない訓令・通達等
庶務 例規 本省例規(訓令・通達等)契約に関する文書 ・見積書 契約 調達 廃棄
廃棄
・自動車始業点検等記録用度 運輸 自動車始業点検等記録廃棄
(6) 運 輸 に
関すること
運輸に関する文書 ・自動車運行日誌 用度 運輸 自動車運行日誌
・物品修繕・改造措置
請求書、物品修繕・改
造措置通知書
用度 物品管理 物品の修繕 廃棄
・物品売払・貸付措置
請求書、物品売払・貸
付措置通知書
・物品不用決定承認申
請書・物品不用決定通
知書
用度 物品管理 物品の廃棄 廃棄
・物品取得請求書・物
品取得通知・物品払出
請求書
用度 物品管理 物品の取得 廃棄
・その他物品に関する
書類
用度 物品管理 その他物品に関する
書類
廃棄
・物品管理換協議書
・物品管理換承認申請書・管理換物品引渡通知書用度 物品管理 物品管理換書類 廃棄
・電気設備等保守点検
記録
施設設備 保守管理 電気設備等保守点検
記録
廃棄
・郵便書留簿 用度 物品管理 郵便書留簿 廃棄
廃棄
・物品管理計算書
・物品管理計算書証拠
書類
・物品管理計算書添付
書類
用度 物品管理 物品管理計算書 廃棄
(5) 物 品 の
管 理 に 関
すること
物品の管理に関する
文書
・物品供用簿 用度 物品管理 物品供用簿
国庫金振込請求書 廃棄
・拾得物書留簿 会計 出納保管 拾得金品書留簿 廃棄
・検査書 会計 前渡資金 検査書 廃棄
(4)出納保
管に関す
ること
出納保管に関する文書・国庫金振込請求書 会計 出納保管
廃棄
・作業報奨金計算高通
知書
会計 前渡資金 作業報奨金計算高通
知書
廃棄
(3)前渡資
金管理に
関すること
前渡資金管理に関す
る文書
・現金出納簿 会計 前渡資金 現金出納簿
歳出 前渡資金関係書類(出
納計算書、証拠書類、
添付書)
廃棄
・資金前渡請求書 会計 歳出 資金前渡請求書 廃棄
廃棄
(2)歳出に
関すること
歳出に関する文書 ・前渡資金科目整理簿 会計 歳出 前渡資金科目整理簿 廃棄
・前渡資金関係書類
(出納計算書、証拠書
類、添付書)
会計
職員の懲戒に関すること・職責審査に関する書類人事 職責 職責審査
歳入に関する文書 ・検査書 会計 歳入 検査書
廃棄
その他研修に関する
記録
・職員研修に関する書類・職務研究会議事録
庶務 研修 職員研修
廃棄
人事異動に関する文書・発令簿
・運転命令に関する書類人事 人事異動 発令簿 廃棄
苦情の申出に関する
文書
・大臣苦情の調査指示
に関する回報文書
処遇 不服申立 苦情の申出
審査の申請に関する
文書
・審査申請書
・調査指示に関する回
報文書
・決裁に係る決裁文書
・決裁書
処遇 不服申立 審査の申請 廃棄
廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
矯正管区の長に対す
る事実の申告に関する
文書
・事実申告書
・調査指示に関する回
報文書
・事実の申告の処理に
係る決裁文書
処遇 不服申立 矯正管区の長に対す
る事実の申告
川越少年刑務所熊谷拘置支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:熊谷拘置支所長) 令和6年4月1日改定
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
(1) 矯 正 施
設 に 収 容
中 の 者 の
不 服 申 立
てに関する
こと
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
30年
7 文書の管理等に
関する事項5年7 文書の管理等に
関する事項3年5 行政の情報化に
関する事項
(1) 情 報 シ
ス テ ム の
運 用 に 関
する経緯
常用 廃棄
6 監査に関する事項5年
9 監査に関する事項5年
7 10年
11 10年
11 10年
11 10年
11 3年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
30年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
終結する日に係
る特定日以後30年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
終結する日に係
る特定日以後10年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
10年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
10年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
の 身 分 帳
簿の管理5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
上 記 に 掲
げるもの以
外 の 名 籍
の記録 10年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
上 記 に 掲
げるもの以
外 の 名 籍
の記録3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
上 記 に 掲
げるもの以
外 の 名 籍
の記録3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年・領事機関への通報文書収容 名籍 領事通報 廃棄
・性犯罪者出所者情報
に係る通報文書
収容 名籍 性犯罪者出所者情報
通報
廃棄
・被退去強制容疑外国
人通報に係る通報文書収容 名籍 被退去強制容疑外国
人通報
廃棄
・受刑者釈放通知 収容 名籍 受刑者釈放通知・通報 廃棄
・市町村長等への通報
文書
収容 名籍 市町村長等あて通報 廃棄
・入出所に関する記録 収容 名籍 入出所 廃棄
・受付簿(弁護人選任
届等)
収容 名籍 受付簿(弁護人選任届等)廃棄
・訴訟関係書類等の交
付又は告知に関する
記録
収容 名籍 訴訟関係書類等の交
付又は告知
廃棄
・罰金等納付に関する
記録
収容 名籍 罰金等納付 廃棄
・自動車運転免許の再
取得に関する記録
収容 名籍 自動車運転免許の再
取得
廃棄
・矯正緊急報告(非常
事態等事案速報、追
報)のうち、違法収容
及び過誤釈放
・矯正臨時報告(事案
報告)
収容 名籍 矯正緊急報告等(非常
事態等事案速報等)
廃棄
廃棄
・称呼番号台帳 収容 名籍 称呼番号台帳
上記に掲げるもの以外
の名籍の記録
・国勢調査の実施に関
する記録
収容 名籍 国勢調査 廃棄
廃棄
・終結身分帳簿の貸与
記録
収容 名籍 終結身分帳簿の貸与等廃棄
刑事施設の身分帳簿
の管理に関する記録
・終結身分帳保存整理簿収容 名籍 終結身分帳保存整理簿廃棄
・終結身分帳簿の引継
記録
収容 名籍 終結身分帳簿の引継等・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 廃棄
刑執行停止者整理簿 廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 廃棄
被収容者入所簿 廃棄
刑事施設の収容の経
過等に関する個別の
記録
・ 被収容者身分帳簿
(その他の部分)
収容 名籍 被収容者身分帳簿(そ
の他の部分)
廃棄
廃棄
刑事施設の収容の根
拠等に関する個別の
記録
・ 被収容者身分帳簿
(表紙、収容文書、前
科調書、身体等調査表
及び指紋原紙)
収容 名籍 被収容者身分帳簿(表
紙、収容文書、前科調
書、身体等調査表及び
指紋原紙)
廃棄
刑事施設の被収容者
の氏名の一覧に関す
る記録
・被収容者人名簿 収容 名籍 被収容者人名簿
刑事施設の出所に関
する記録
・被収容者出所簿 収容 名籍 被収容者出所簿 廃棄
刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
(1) 刑 事 施
設 に 収 容
中 の 者 の
収 容 に 関
すること
刑事施設の入所に関
する記録
・被収容者入所簿 収容 名籍
・刑執行停止者整理簿 収容 名籍
・関係機関との連絡調
整等に関する記録
廃棄
・会計実地検査に関す
る書類
・会計実地検査報告書
・会計実地検査報告書
庶務 監査 会計実地検査・報告書 廃棄
収容 名籍 関係機関との連絡調
整等
廃棄
・機器管理台帳、外部
電磁的記録媒体の利
用許可申請、常用で管
理すべき各種システム
の運用管理に関する
書類
情報管理 情報管理 システム管理簿
(1) 監 査 に
関すること
監査に関する文書 ・刑事収容施設及び被
収容者等の処遇に法
律第5条に基づく監査
に関する書類
・特別監査に関する書類・支所に対する執務調
査に関する書類
庶務 監査 監査
情報システムに関する
文書
国立公文書館への移
管 に 係 る 協 議 ・ 手 続
等、その他文書管理に
関する文書
・行政文書管理に関す
る書類
庶務 文書 行政文書管理 廃棄
取得した文書の管理を
行うための帳簿
・受付簿・決裁簿・特殊
取扱郵便物・使送文
書・電報授受簿・文書
送付簿
庶務 文書 文書管理関係帳簿 廃棄
・文書発議簿 庶務 文書 決裁簿 廃棄
行政文書ファイル管理
簿その他の業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
上 記 に 掲
げるもの以
外の名籍3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
10年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補 導 院 に
お け る 警
備 に 関 す
る文書3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
及 び 婦 人
補導院に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
3年 廃棄
刑事施設における被
収容者の護送に関す
る文書
・護送計画関係書類 保安 護送 護送計画関係書類 廃棄
・出廷等に関する記録 保安 連行・戒護 出廷等
廃棄
刑事施設における居
室配置に関する文書
・居室配置表 保安 居室配置 居室配置表 廃棄
刑事施設における検
査に関する文書
・検査計画 保安 検査 検査 廃棄
・書籍・新聞検査に関
する記録
保安 検査 書籍・新聞検査
・引上げ物品記録 保安 検査 引上げ物品記録 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束
衣管理に関する記録
保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣
管理
廃棄
・無線業務日誌 保安 警備用器具 無線業務日誌 廃棄
・警備用機器の管理に
関する記録
保安 警備用器具 警備用機器の管理 廃棄
・警備用具等管理に関
する記録
保安 警備用器具 警備用具等管理 廃棄
・無線に関する記録 保安 警備用器具 無線 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束
衣使用簿
保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣
使用簿
廃棄
・柔道、剣道及び矯正
護身術の実施に関す
る記録
保安 警備訓練 柔道、剣道及び矯正護
身術
廃棄
・訓練計画・実施記録
(警備)
保安 警備訓練 訓練計画・ 実施記録
(警備)
廃棄
・暴力団関係被収容者
に関する記録
保安 警備 暴力団関係者の収容 廃棄
・非常招集に関する記録保安 警備訓練 非常招集 廃棄
廃棄
・鍵の管理に関する記録・管区機動警備隊に関
する記録
・緊急自動車指定に関
する記録
・刑務官手帳の管理に
関する記録
・警備活動に関する記録保安 警備 各種警備 廃棄
廃棄
・外来者入出門管理 保安 警備 外来者入出門管理 廃棄
(3) 刑 事 施
設 の 保 安
に関すること刑事施設における警
備に関する文書
・巡警記録
・巡回記録
保安 警備 巡警・巡回記録
・監視カメラ視察記録 保安 警備 監視カメラ視察記録
廃棄
・釈放時保護の実施に
関する記録
・帰住援助に関する記録・釈放時面接簿
・保護カ―ド
・保護カ―ド交付簿
・旅客運賃割引証交付簿・保護移送に関する文書分類 保護 釈放時保護 廃棄
(2) 刑 事 施
設 に 収 容
中 の 者 の
審査・保護
に関すること刑事施設における保
護業務に関する文書
・生活環境調整報告書
・保護司面接簿
・親族等照会書
・親族等申告票
・親族等身元引受人に
関する
・保護観察官面接繰出簿分類 保護 生活環境調整
犯罪人の指紋その他
その個人識別に関す
る文書
・指紋関係調書 個人識別 指紋・写真 指紋関係調書 廃棄
・収容確認簿 収容 名籍 収容確認簿 廃棄
・刑執行順序変更に関
する記録
収容 名籍 刑執行順序変更 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 廃棄
・判決結果等書留簿 収容 名籍 判決結果等書留簿 廃棄
・接見禁止決定等書留簿収容 名籍 接見禁止決定等書留簿廃棄
・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 廃棄
・受付簿(来庁取調べ等)収容 名籍 受付簿( 来庁取調べ等)廃棄
・不在者投票に関する
記録
収容 名籍 不在者投票 廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
に お け る
保護室に5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
に お け る
保護室に3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
に お け る
作業命令5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
に お け る
作業命令5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
10年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
に お け る
作業安全3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
刑 事 施 設
に お け る
作 業 安 全
衛 生 に 関
する文書3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
刑 事 施 設
に お け る
作 業 安 全
衛生に関
常用 当該機械の
耐用年数を
超えた際に
廃棄
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
刑 事 施 設
に お け る
作 業 報 奨
金 に 関 す
る文書5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
常用
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
刑 事 施 設
に お け る
図 書 に 関
する文書3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
に お け る
処遇の記1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
に お け る
処遇の記1年3年1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年1年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少1年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年刑事施設における賞
遇に関する文書
・賞遇に関する記録 処遇 賞遇 賞遇 廃棄
刑事施設における生
活管理に関する文書
・運動入浴実施記録 処遇 生活管理 運動入浴実施記録 廃棄
刑事施設における優
遇措置に関する文書
・優遇措置に関する記録処遇 優遇措置 優遇措置 廃棄
廃棄
・面会申込票 処遇 外部交通 面会申込票 廃棄
刑事施設における外
部交通に関する文書
・書信に関する記録 処遇 外部交通 書信 廃棄
・面会に関する記録 処遇 外部交通 面会
・面接指導記録 処遇 処遇記録 面接指導記録 廃棄
・免業に関する記録 処遇 処遇記録 免業 廃棄
廃棄
・被収容者の一般的な
処遇の実施に関する
記録
処遇 処遇記録 被収容者処遇 廃棄
廃棄
・恵与願に関する書類 処遇 処遇記録 恵与願 廃棄
(7) 刑 事 施
設 に 収 容
中 の 者 の
そ の 他 処
遇 に 関 す
ること
刑事施設における処
遇の記録に関する文書・収容開始時の告知記録処遇 処遇記録 収容開始時の告知記録・諸願簿 処遇 処遇記録 諸願簿
・図書・新聞管理に関
する記録
図書・新聞の領置・廃
棄に関する記録
・図書。新聞管理に関
する記録
・写真閲覧に関する記録教育 図書 図書・新聞の管理 廃棄
刑事施設における図
書に関する文書
・図書原簿 教育 図書 図書原簿 廃棄
作業報奨金 日課表 廃棄
(6) 刑 事 施
設 に 収 容
中 の 者 の
教 育 に 関
すること
刑事施設における改
善指導に関する文書
・一般改善指導の実施
に関する記録
・特別改善指導に関す
る記録
・教育行事に関する記録教育 改善指導 改善指導 廃棄
廃棄
(5)刑事施
設に収容
中の者に
かかる作
業報奨金
に関すること刑事施設における作
業報奨金に関する文書・作業報奨金に関する
記録
・作業報奨金基帳
作業 作業報奨金 作業報奨金 廃棄
・日課表 作業
・作業標準書 作業 作業安全衛生 作業標準書 廃棄
刑事施設における作
業統計に関する文書
・工場日報 作業 作業統計 工場日報
・安全衛生委員会議事録作業 作業安全衛生 安全衛生委員会議事録廃棄
・安全衛生管理に関す
る記録
・矯正定期報告(刑務
作業災害発生状況報告)作業 作業安全衛生 安全衛生管理 廃棄
刑事施設における作
業安全衛生に関する
文書
・矯正緊急報告・追報
告( 刑務作業災害速報)・矯正臨時報告(刑務
作業災害報告)
作業 作業安全衛生 矯正緊急報告等(刑務
作業災害速報)
廃棄
廃棄
刑事施設における作
業契約に関する文書
・契約に関する記録
・購入に関する記録
・予定価格調書
・見積書
作業 作業契約 契約に関する記録 廃棄
廃棄
・作業命令書(自営作業)作業 作業命令 作業命令書( 自営作業)廃棄
(4) 刑 事 施
設 に 収 容
中 の 者 の
作 業 に 関
すること
刑事施設における作
業命令に関する文書
・受注書(提供作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(提供作業)
・作業命令書(提供作
業)・製品受入命令書
作業 作業命令 作業命令書( 提供作
業)・製品受入命令書
廃棄
刑事施設における報
告に関する文書
・当直引継書 保安 報告 当直引継書 廃棄
・静穏室管理に関する
記録
保安 連行・戒護 静穏室管理 廃棄
刑事施設における被
収容者の動静視察に
関する文書
・被収容者の動静等の
電磁的、光学的記録及
びその管理に関する記録保安 動静視察 被収容者の動静等の
電磁的、光学的記録及
びその管理
保護室管理 廃棄
・静穏室使用簿 保安 連行・戒護 静穏室使用簿 廃棄
刑事施設における保
護室に関する文書
・保護室使用簿 保安 連行・戒護 保護室使用簿 廃棄
・保護室管理に関する
記録
保安 連行・戒護
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
(8)矯正施
設に収容
中の者の
不服申立
てに関する
こと5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
刑 事 施 設
に お け る
不 服 申 立
てに関する
文書5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
刑 事 施 設
に お け る
不 服 申 立
てに関する
文書5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
刑 事 施 設
に お け る
不 服 申 立
てに関する
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
に お け る
不服申立
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
刑 事 施 設
に お け る
不 服 申 立
てに関する5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
刑 事 施 設
に お け る
不 服 申 立
てに関する5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
刑 事 施 設
に お け る
不服申立5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
矯 正 施 設
に お け る
給 養 に 関
する文書3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年3年 廃棄
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
給養に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
矯 正 施 設
に お け る
保 健 に 関
する文書3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
保健に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
衛生に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
衛生に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
衛生に関3年刑事施設における不
服申立てに関する文書
・矯正管区の長に対す
る事実の申告の通知
書の交付に関する記録・矯正管区の長に対す
る事実の申告の通知書処遇 不服申立 矯正管区の長に対す
る事実の申告通知簿等廃棄
・法務大臣に対する事
実の申告の通知書の
交付に関する記録
・法務大臣に対する事
実の申告の通知書
処遇 不服申立
廃棄
・防疫実施・計画に関
する記録・消毒実施に
関する記録
衛生 防疫 防疫実施・計画 廃棄
廃棄
・衛生管理に関する記録衛生 防疫 衛生管理 廃棄
(11)矯正施
設 に 収 容
中 の 者 に
係 る 衛 生
に関すること矯正施設における衛
生に関する文書
・検便検査に関する記録・検便成績表
衛生 防疫 検便検査
・害虫駆除実施簿 衛生 防疫 害虫駆除実施簿
検査等 感染症に関する記録 廃棄
・健康管理に関する記録保健 検査等 健康管理 廃棄
廃棄
(10)矯正施
設に収容
中の者の
保健に関
すること
矯正施設における保
健に関する文書
・健康診断に関する記
録(結核予防)
保健 検査等 健康診断(結核予防) 廃棄
・感染症に関する記録
・感染症の予防・感染
症の防止
・感染症の検査
保健
・給食業務に関する記録給養 給食 給食業務
・精米記録 給養 給食 精米記録
・食料購入関係書類 給養 給食 食料購入関係書類 廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 廃棄
・食中毒に関する記録 給養 給食 食中毒 廃棄
・集団給食実施状況報
告書
給養 給食 集団給食実施状況報
告書
廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋 廃棄
・検食に関する書類 給養 給食 検食 廃棄
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 献立表 廃棄
・給食衛生管理点検記録給養 給食 給食衛生管理点検記録廃棄
・給食日誌 給養 給食 給食日誌 廃棄
廃棄
・食糧受払簿 給養 給食 食糧受払簿 廃棄
廃棄
・不喫食者書留簿 給養 給食 不喫食者書留簿 廃棄
(9) 矯 正 施
設 に 収 容
中 の 者 に
係 る 給 養
に関すること矯正施設における給
養に関する文書
・栄養士巡回指導に関
する記録
給養 給食 栄養士巡回指導
・祝祭日・誕生日用特
別菜等に関する書類
給養 給食 祝祭日・誕生日用特別
菜等
・監査官に対する苦情
の申出に関する記録
処遇 不服申立 監査官に対する苦情
の申出
廃棄
・刑事施設の長に対す
る苦情の申出に関する
記録
処遇 不服申立 刑事施設の長に対す
る苦情の申出
廃棄
・法務大臣に対する苦
情の申出に関する記録処遇 不服申立 法務大臣に対する苦
情の申出
廃棄
・再審査の申請の裁決
書謄本の交付に関す
る記録
再審査の申請裁決書
交付簿等
・再審査の申請の裁決
書謄本
5年 廃棄
処遇 不服申立 法務大臣に対する事
実の申告通知簿等
廃棄
・審査の申請の裁決書
謄本の交付に関する
記録
・審査の申請の裁決書
謄本
処遇 不服申立 審査の申請裁決書交
付簿等
廃棄
収容人員日表 廃棄
廃棄
刑事施設における収
容に係る統計に関する
文書
・ 矯正統計報告月表
(年表)
収容 統計 矯正統計報告 廃棄
・収容人員日表 収容 統計
・反則行為の調査・懲
罰に関する記録
処遇 調査・懲罰 反則行為の調査・懲罰 廃棄
刑事施設における飜
訳に関する文書
・通訳・翻訳共助に関
する記録
処遇 通訳・翻訳 通訳・翻訳共助
・懲罰簿 調査・懲罰 懲罰簿 廃棄
刑事施設における調
査・懲罰に関する文書
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
矯 正 施 設
に お け る
衛 生 に 関
する文書5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
診療に関5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
診療に関5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
診療に関5年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
診療に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
診療に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
診療に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
診療に関3年5年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
医務に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
医務に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
医務に関3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
10年
11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
矯 正 施 設
に お け る
医 療 報 告
に関する3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
医療報告3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
医療報告3年刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
医療報告3年11 刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
薬剤に関3年刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
矯 正 施 設
に お け る
薬剤に関3年8 会議・会同等に関
する事項
(1)会議・会
同等に関
する経緯3年9 公印に関する事項(1) 公 印 の
管 理 に 関
する経緯
常用
10 郵便に関する事項3年
郵便に関する事項3年
11 広報に関する事項3年
広報に関する事項そ の 他 広
報 活 動 に
関する書3年3年
12 広報に関する事項報 道 機 関
対 応 に 関
すること3年13 庶務に関する事項3年
庶務に関する事項庶 務 に 関
する文書1年23 庶務に関する事項庶 務 に 関
する文書1年23 庶務に関する事項庶 務 に 関
する文書3年23 庶務に関する事項庶 務 に 関
する文書3年・在所証明書等発行簿 庶務 証明 在所証明書等発行簿 廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 廃棄
運用 照会等 廃棄
・情報公開に関する照
会等(開示請求に係る
問合せ等を含む)
情報公開・情報保護 運用 照会等 廃棄
廃棄
(1) 庶 務 に
関すること
(他の事務
に関するも
のを除く)
庶務に関する文書 ・保有個人情報の漏え
い事案の発生に関す
る報告書
・法務省保有個人情報
保護管理規程第22条
に基づく漏えい事案の
報告についての決裁
文書
個人情報保護 漏えい事案の対応等 報告書 廃棄
・個人情報に関する照
会等(開示請求等に係
る問合せ等を含む)
個人情報保護
・巡視、視察に関する
書類
庶務 広報・渉外 巡視及び視察 廃棄
報道に関する書類 ・取材、撮影に関する
書類
・テレビ放映等に関す
る連絡文書
・報道に関する書類
庶務 広報・渉外 取材・撮影・報道
廃棄
・大使館・領事館関係 庶務 広報・渉外 大使館・領事館関係 廃棄
(1) 広 報 活
動 に 関 す
ること
その他広報活動に関
する書類
・対応に関する書類
・受付簿(来庁者等)
庶務 広報・渉外 来庁者等対応
廃棄
・被収容者宛て信書等
書留簿
庶務 文書接受 被収容者宛て信書等
書留簿
廃棄
(1) 公 文 書
類の接受、
発 送 等 に
関すること
公文書類の接受、発送
等に関する文書
・被収容者宛て現金書
留等受付簿
庶務 文書接受 被収容者宛て現金書
留等受付簿
廃棄
公印の管理業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
・公印簿 庶務 公印 公印簿 廃棄
・備薬等受払簿 矯正医療 薬剤 備薬等受払簿 廃棄
会議・会同等に関する
文書
・関係機関との連絡調
整等に関する書類
庶務 会議・協議会 関係機関との連絡調
整等
・矯正定期報告(食料
給与状況報告)
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(食料給
与状況報告)
廃棄
・備薬使用簿 矯正医療 薬剤 備薬使用簿 廃棄
・矯正定期報告(病態
報告)
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(病態報告)廃棄
・矯正臨時報告(食中
毒調査結果報告)
矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(食中毒
調査結果報告)
廃棄
・矯正緊急報告(感染
症患者発生速報、感染
症患者発生追報)
矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感染症
患者発生速報等)
廃棄
矯正施設における医
療報告に関する文書
・矯正臨時報告(被収
容者死亡報告)
矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(被収容
者死亡報告)
廃棄
矯正施設における医
療上移送に関する文書・病院移送に関する記録矯正医療 移送 病院移送 廃棄
・医務報告に関する記録矯正医療 医務 医務報告 廃棄
・医療に関する記録 矯正医療 医務 医療事務に関する文書廃棄
・放射線特別健康診断
記録簿
矯正医療 診療 放射線特別健康診断
記録簿
廃棄
・医務日誌 矯正医療 医務 医務日誌 廃棄
・歯科治療に関する記録矯正医療 診療 歯科治療 廃棄
・医療共助に関する記録・共助診療依頼書
矯正医療 診療 医療共助 廃棄
・病状連絡等に関する
記録
矯正医療 診療 病状連絡等 廃棄
・外医診察に関する記録矯正医療 診療 外医診察 廃棄
・病院移送協議書 矯正医療 移送 病院移送協議書 廃棄
・死亡診断書(死体検
案書)発行記録
矯正医療 診療 死亡診断書(死体検案書)廃棄
診療録 廃棄
・診断書 矯正医療 診療 診断書 廃棄
・廃棄物処理に関する
記録
・医療廃棄物に関する
記録
衛生 廃棄物 廃棄物処理 廃棄
(12)矯正施
設 に 収 容
中 の 者 に
係 る 医 療
に関すること矯正施設における診
療に関する文書
・診療録 矯正医療 診療
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
23 庶務に関する事項庶 務 に 関
する文書3年23 庶務に関する事項庶 務 に 関
する文書1年庶務に関する事項庶 務 に 関
する文書3年14 5年3月
24 5年
24 職員の人事管理
に関する事項3年24 職員の人事管理
に関する事項3年24 職員の人事管理
に関する事項
勤 務 時 間
の 割 振 り
に関する3年24 職員の人事管理
に関する事項
勤 務 時 間
の 割 振 り
に関する3年職員の人事管理
に関する事項
勤 務 時 間
の 割 振 り
に関する3年6年6年15 3年
28 3年
28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置物品5年28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置物品3年28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
自弁物品3年矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置物品3年28 3年
28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置物品3年28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項5年28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項5年28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置金に5年矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置金に3年28 3年
28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置金に5年28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置金に5年矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置金に3年28 1年
28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置金に5年矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置金に5年28 3年
28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置金に5年28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置金に3年28 矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置金に5年矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設
における
領置金に5年3年 廃棄
16 施設整備に関す
る事項3年施設整備に関す
る事項
施 設 整 備
に 関 す る
文書3年廃棄
・入門許可関係書類 施設整備 保守管理 入門許可関係書類 廃棄
(1) 施 設 整
備 に 関 す
ること
施設整備に関する文書・消防設備点検記録 施設整備 保守管理 消防設備点検記録
・証拠品還付記録 領置 領置物品 証拠品還付記録
・領置金基帳 領置 歳入歳出外現金 領置金基帳 廃棄
・領置金収受簿 領置 歳入歳出外現金 領置金収受簿 廃棄
・保管金小切手原符 領置 歳入歳出外現金 保管金小切手原符 廃棄
・保管金保管替通知書 領置 歳入歳出外現金 保管金保管替通知書 廃棄
・歳入歳出外現金出納
計算書証拠書類
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納
計算書証拠書類
廃棄
・自弁物品一覧表 領置 歳入歳出外現金 自弁物品一覧表 廃棄
・歳入歳出外現金に関
する書類
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金 廃棄
・歳入歳出外現金出納
計算書
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納
計算書
廃棄
・仮留金受払簿 領置 歳入歳出外現金 仮留金受払簿 廃棄
・差入現金等受付記録 領置 歳入歳出外現金 差入現金等受付記録 廃棄
・取引関係通知書 領置 歳入歳出外現金 取引関係通知書 廃棄
・遺留金書留簿 領置 歳入歳出外現金 遺留金書留簿 廃棄
・検査書 領置 歳入歳出外現金 検査書 廃棄
・小切手等検査簿 領置 歳入歳出外現金 小切手等検査簿 廃棄
廃棄
・国庫金振替書原符 領置 歳入歳出外現金 国庫金振替書原符 廃棄
・領置物品検査記録 領置 領置物品 領置物品検査記録 廃棄
矯正施設における領
置金に関する文書
・現金出納簿 領置 歳入歳出外現金 現金出納簿
・購入・差入等許否判
定記録
領置 領置物品 購入・差入等許否判定
記録
廃棄
・領置物品廃棄願書 領置 領置物品 領置物品廃棄願書 廃棄
・仮留品書留簿 領置 仮留金品 仮留品書留簿 廃棄
領置品基帳 廃棄
・領置物品引継書
・領置物品領収書
領置 領置物品 領置物品引継書・領置
物品領収書
廃棄
遺留品書留簿 廃棄
・特別領置物品書留簿 領置 領置物品 特別領置物品書留簿 廃棄
矯正施設におけ
る領置に関する
事項
(1)矯正施
設におけ
る領置に
関すること
矯正施設における領
置物品に関する文書
・遺留品書留簿 領置 領置物品
・領置品基帳 領置 領置物品
管理職員特別勤務手当廃棄
・特殊勤務手当に関す
る書類
人事 給与 特殊勤務手当 廃棄
・勤務時間割振り簿 人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 廃棄
(2) 手 当 に
関すること
諸手当に関する文書 ・管理職員特別勤務手
当に関する書類
人事 給与
・勤務時間、休日及び
休暇に関する書類
人事 勤務時間 勤務時間、休日及び休暇廃棄
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿 廃棄
勤務時間の割振りに
関する文書
・週休日の振替、代休
日の指定に関する書類人事 勤務時間 週休日の振替、代休日
の指定
廃棄
休暇に関する文書 ・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿 廃棄
超過勤務等命令簿 廃棄
出勤に関する文書 ・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 廃棄
職員の人事管理
に関する事項
(1) 勤 務 時
間・休暇に
関すること
超過勤務に関する文書・超過勤務等命令簿 人事 勤務時間
・庶務課の所掌に係る
事務で他の係に所掌
に属しないものに関す
る 書 類 ・ 儀 礼 的 文 書
(関係機関の挨拶状、
逝去通知関係等)
・局・管区の緊急連絡先庶務 各種業務 その他庶務に関する
書類
廃棄
・出所者等からの来信
等の記録文書
庶務 各種業務 出所者等からの来信
等の記録文書
廃棄
・受付簿(面会、差入等)庶務 各種業務 受 付 簿 ( 面 会 、 差 入等)廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
17 公務員宿舎に関
する事項
(1) 公 務 員
宿 舎 の 維
持 管 理 に
関すること5年公務員宿舎に関
する事項
(2) 公 務 員
宿 舎 の 現
況 に 関 す
ること3年備 考
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめ
て管理しておき、個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令
和4年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
公務員宿舎の現況に
関する調査
・公務員宿舎現況表 公務員宿舎 宿舎管理 公務員宿舎現況表 廃棄
公務員宿舎の入退居
に関する文書
・自動車保管場所使用
申請書・承認書
・自動車の保管場所に
関する文書
公務員宿舎 宿舎管理 自動車保管場所使用
申請書・承認書
廃棄13年3年(2)試験に関
すること3年指名又は
委嘱が解
除される日
に係る特
定日以後1年3年3年5年25年5年3年3年5年1年(2)契約に関
すること
契約が終
了する日
に係る特
定日以後5年5年5年5年3年(4)出納保管
に関すること3年常用3年3年1年1年1年(6)給与の支
給に関すること3年3年1年3年3 栄典又は表彰に
関する事項
(1)表彰の授
与又ははく奪
の経緯
10年
10年
川越少年刑務所さいたま拘置支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:さいたま拘置支所長) 令和6年4月1日改定
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
刑務官考査試験に関
する文書
・刑務官考査試験に関
する書類
人事 試験 刑務官考査試験 廃棄
廃棄
・職員研修に関する書類・職務研究会議事録
庶務 研修 職員研修 廃棄
大分類 中分類 名称(小分類)
職員の人事に関
する事項
(1)その他研
修に関することその他研修に関する記録・矯正研修に関する書類庶務 研修 矯正研修
・その他人事に関する
書類
人事 資料 その他人事に関する書類廃棄
廃棄
・非常勤職員に関する
書類
人事 人事異動 非常勤職員 廃棄
(3)人事異動
に関すること
人事異動に関する文書 ・発令簿
・運転命令に関する書類人事 人事異動 発令簿
前渡資金科目整理簿 廃棄
・前渡資金関係書類
(出納計算書、証拠書
類、添付書)
会計 歳出 前渡資金関係書類(出
納計算書、証拠書類、
添付書)
廃棄
予算及び決算に
関する事項
(1)歳出に関
すること
歳出に関する文書 ・前渡資金科目整理簿 会計 歳出
職員の退職に関する文書・退職に関する書類 人事 退職 退職 廃棄
・資金前渡請求書 会計 歳出 資金前渡請求書 廃棄
・払出決議書 会計 歳出 払出決議書 廃棄
・概算払整理簿 会計 歳出 概算払整理簿 廃棄
(3)前渡資金
管理に関す
ること
前渡資金管理に関する
文書
・現金出納簿 会計 前渡資金 現金出納簿 廃棄
・作業報奨金計算高通
知書
・その他歳出に関する
書類
・官庁会計システム入
力書類
会計 支出 その他歳出に関する書類廃棄
契約に関する文書 ・契約書
・入札公告に関する文書・見積書
・指名通知
・指名通知書
・請書
・予定価格調書
・納品書
用度 契約 調達
・日本銀行振替済通知書会計 前渡資金 日本銀行振替済通知書廃棄
会計 前渡資金 作業報奨金計算高通
知書
廃棄
・検査書 会計 前渡資金 検査書 廃棄
廃棄
廃棄
・電気設備等保守点検
記録
施設設備 保守管理 電気設備等保守点検
記録
廃棄
(5)物品の管
理に関すること物品の管理に関する文書・物品供用簿 用度 物品管理 物品供用簿
・郵便書留簿 用度 物品管理
廃棄
出納保管に関する文書 ・拾得金書留簿
・拾得物書留簿
会計 出納保管 拾得金品書留簿
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 廃棄
・物品管理換協議書
・物品管理換承認申請書・管理換物品引渡通知書用度 物品管理 物品管理換書類 廃棄
郵便書留簿 廃棄
・その他物品に関する
書類
用度 物品管理 その他物品に関する書類廃棄
廃棄
・自動車運行日誌 用度 運輸 自動車運行日誌 廃棄
(7)運輸に関
すること
運輸に関する文書 ・自動車の整備に関す
る書類
用度 運輸 自動車の整備
給与の支給に関する文書・徴収依頼書 会計 給与支給 給与控除依頼等 廃棄
・外部講師(民間協力
者)表彰に関する記録
・民間篤志家表彰に関
する記録
・民間協力者顕彰に関
する記録
教育 栄典・表彰 外部講師(民間協力
者)表彰
廃棄
矯正施設における表彰
に関する文書
・職員表彰に関する書類人事 栄典・表彰 職員表彰 廃棄
・自動車始業点検等記録用度 運輸 自動車始業点検等記録廃棄
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)
4 文書の管理等に
関する事項
常用
常用 正本は本省
において保管常用 正本は管区
において保管常用
30年5年1年5年常用
5 監査に関する事項(1)監査に関
すること5年6 10年
10年
10年
10年3年3年
30年3年終結する
日に係る
特定日以
後30年
終結する
日に係る
特定日以
後10年
10年5年5年5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年
廃棄
・発出され廃止されて
いない達示
・指示等
・発出され廃止されて
いない支所長等達示等
庶務 例規 達示・指示等 廃棄
廃棄
・発出され廃止されて
いない訓令・通達等
庶務 例規 本省例規(訓令・通達等)廃棄
(1)文書の管
理等
行政文書ファイル管理
簿その他の業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき行
政文書
・行政文書ファイル管
理簿
庶務 文書 さいたま拘置支所行政
文書ファイル管理簿
・発出され廃止されて
いない管区長通達
庶務 例規 管区長通達・通知等
・その他例規に関する
書類
庶務 例規 その他例規に関する書類廃棄
・例規に係る決裁文書 庶務 例規 例規決裁 廃棄
・文書発議簿 庶務 文書 決裁簿 廃棄
監査に関する文書 ・刑事収容施設及び被
収容者等の処遇に法
律第5条に基づく監査
に関する書類
・支所に対する執務調
査に関する書類
・特別監査に関する書類庶務 監査 監査 廃棄
行政文書ファイル等の
保存期間及び保存期
間満了時の措置等が
定められた文書
・標準文書保存期間基準庶務 文書 さいたま拘置支所標準
文書保存期間基準
廃棄
取得した文書の管理を
行うための帳簿
・受付簿
・特殊取扱郵便物・使
送文書・電報接受簿
・文書送付簿
庶務 文書 文書管理関係帳簿 廃棄
被収容者入所簿 廃棄
刑事施設の出所に関
する記録
・被収容者出所簿 収容 名籍 被収容者出所簿 廃棄
刑及び勾留、少
年院に送致する
保護処分及び少
年鑑別所に送致
する観護の措置、
補導処分並びに
監置の裁判の執
行に関する事項
(1)刑事施設
に収容中の
者の収容に
関すること
刑事施設の入所に関
する記録
・被収容者入所簿 収容 名籍
・刑執行停止者整理簿 収容 名籍
・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 廃棄
・関係機関との連絡調
整等に関する記録
収容 名籍 関係機関との連絡調整等廃棄
刑執行停止者整理簿 廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 廃棄
刑事施設の収容の経
過等に関する個別の記録・被収容者身分帳簿
(その他の部分)
収容 名籍 被収容者身分帳簿(そ
の他の部分)
廃棄
廃棄
刑事施設の収容の根
拠等に関する個別の記録・被収容者身分帳簿
(表紙、収容文書、前
科調書、身体等調査表
及び指紋原紙)
収容 名籍 被収容者身分帳簿(表
紙、収容文書、前科調
書、身体等調査表及び
指紋原紙)
廃棄
刑事施設の被収容者
の氏名の一覧に関する
記録
・被収容者人名簿 収容 名籍 被収容者人名簿 廃棄
・称呼番号台帳 収容 名籍 称呼番号台帳
廃棄
刑事施設における仮収
容者に関する記録
・仮収容に関する記録 収容 仮収容等 仮収容 廃棄
刑事施設の身分帳簿
の管理に関する記録
・終結身分帳簿の引継
記録
収容 名籍 終結身分帳簿の引継等廃棄
・終結身分帳簿の貸与
記録
収容 名籍 終結身分帳簿の貸与等・公的弁護制度等に関
する記録
収容 名籍 公的弁護制度等 廃棄
・訴訟費用免除申立に
関する記録
収容 名籍 訴訟費用免除申立 廃棄
上記に掲げるもの以外
の名籍の記録
・国勢調査の実施に関
する記録
収容 名籍 国勢調査 廃棄
・市町村長等への通報
文書
収容 名籍 市町村長等宛て通報 廃棄
・受刑者釈放通知 収容 名籍 受刑者釈放通知・通報 廃棄
・受付簿(弁護人選任
届等)
収容 名籍 受付簿(弁護人選任届等)廃棄
・不在者投票に関する
記録
収容 名籍 不在者投票 廃棄
・領事機関への通報文書収容 名籍 領事通報 廃棄
・被退去強制容疑外国
人通報に係る通報文書
収容 名籍 被退去強制容疑外国
人通報
廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 廃棄
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)1年3年3年3年3年3年1年常用
10年
10年
(2)刑事施設
に収容中の
者の分類に
関すること
常用3年3年3年5年3年3年3年3年3年5年5年3年3年3年3年3年3年3年3年3年5年3年5年1年3年・受付簿(来庁取調べ等)収容 名籍 受付簿(来庁取調べ等)廃棄
・名籍事務に関する記録収容 名籍 名籍事務 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 廃棄
・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 廃棄
・接見禁止決定等書留簿収容 名籍 接見禁止決定等書留簿廃棄
・合葬簿 収容 名籍 合葬簿 廃棄
・前科照会書留簿 収容 名籍 前科照会書留簿 廃棄
・判決結果等書留簿 収容 名籍 判決結果等書留簿 廃棄
廃棄
刑事施設における分類
業務に関する文書
・処遇上の参考事項調
査票の添付資料処理簿分類 分類考査 添付資料処理簿 廃棄
犯罪人の指紋その他
その個人識別に関する
文書
・指紋関係調書 個人識別 指紋・写真 指紋関係調書 廃棄
・指紋事務整理簿 個人識別 指紋・写真 指紋事務整理簿
釈放時保護 廃棄
廃棄
・身上調査書
・身上調査書発議簿
・身上変動通知書
・身上変動通知書発議簿分類 保護 身上調査書・身上変動
通知書
廃棄
(3)刑事施設
に収容中の
者の審査・保
護に関すること刑事施設における保護
業務に関する文書
・就労支援の実施に関
する記録
分類 保護 就労支援
・釈放時保護の実施に
関する記録
分類 保護
・緊急自動車指定に関
する記録
・刑務官手帳の管理に
関する記録
・警備活動に関する記録・警備隊員に関する記録・鍵の管理に関する記録保安 警備 各種警備 廃棄
・巡警記録
・巡回記録簿
保安 警備 巡警・巡回記録簿 廃棄
・監視カメラ視察記録 保安 警備 監視カメラ視察記録 廃棄
刑事施設における警備
に関する文書
・事件送致に関する記録保安 警備 事件送致 廃棄
廃棄
刑事施設における警備
用器具に関する文書
・無線に関する記録 保安 警備用器具 無線 廃棄
・捕縄・手錠及び拘束
衣使用簿
保安 警備用器具
刑事施設における警備
訓練に関する文書
・非常招集に関する記録保安 警備訓練 非常招集 廃棄
・警備計画・実施記録
(警備)
保安 警備訓練 訓練計画・実施記録
(警備)
・捕縄・手錠及び拘束
衣管理に関する記録
保安 警備用器具 捕縄・手錠及び拘束衣
管理
廃棄
・警備用具等管理に関
する記録
保安 警備用器具 警備用具等管理 廃棄
捕縄・手錠及び拘束衣
使用簿
廃棄
・警備用機器の管理に
関する記録
保安 警備用器具 警備用機器の管理 廃棄
刑事施設における居室
配置に関する文書
・居室配置表 保安 居室配置 居室配置表 廃棄
廃棄
・設備点検記録 保安 検査 設備点検記録 廃棄
刑事施設における検査
に関する文書
・検査計画 保安 検査 検査 廃棄
・自弁・差入物品検査 保安 検査 自弁・差入物品検査
廃棄
刑事施設における保護
室に関する文書
・保護室使用簿 保安 連行・戒護 保護室使用簿 廃棄
・保護室管理に関する
記録
保安 連行・戒護
刑事施設における被収
容者の護送に関する文書・護送計画関係書類 保安 護送 護送計画関係書類 廃棄
・出廷等に関する記録 保安 連行・戒護 出廷等
・当直引継書 保安 報告 当直引継書 廃棄
・保安状況報告
・保安状況調査に関す
る記録
保安 報告 保安状況報告 廃棄
刑事施設における報告
に関する文書
保護室管理 廃棄
刑事施設における被収
容者の動静視察に関
する文書
・被収容者の動静等の
電磁的、光学的記録及
びその管理に関する記録保安 動静視察 被収容者の動静等の
電磁的、光学的記録及
びその管理
廃棄
(4)刑事施設
の保安に関
すること
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)3年5年5年5年
10年3年3年
常用 当該機械の
耐用年数を
超えた際に
廃棄3年常用3年3年3年3年
常用3年3年3年3年5年5年5年3年3年3年3年3年3年常用3年常用5年3年
廃棄
・作業命令書(提供作
業)・製品受入命令書
作業 作業命令 作業命令書(提供作
業)・製品受入命令書
廃棄
廃棄
刑事施設における作業
命令に関する文書
・作業命令書(自営作業)作業 作業命令 作業命令書(自営作業)廃棄
・作業命令書(製作作
業)・物品払出命令書・
製品受入命令書
作業 作業命令
(5)刑事施設
に収容中の
者の作業に
関すること
刑事施設における作業
企画に関する文書
・報告書・回報書 作業 作業企画 報告書・回報書
作業命令書(製作作
業)・物品払出命令書・
製品受入命令書
・安全衛生管理に関す
る記録
・矯正定期報告(刑務
作業災害発生状況報告)作業 作業安全衛生 安全衛生管理 廃棄
・安全衛生委員会議事録作業 作業安全衛生 安全衛生委員会議事録廃棄
刑事施設における作業
安全衛生に関する文書
・矯正緊急報告(刑務
作業災害速報)
・矯正臨時報告(刑務
作業災害報告)
作業 作業安全衛生 矯正緊急報告等(刑務
作業災害速報等)
廃棄
刑事施設における作業
物品管理に関する文書
・供用物品受払簿(機
械及び器具・備品)
作業 作業物品管理 供用物品受払簿(機械
及び器具・備品)
廃棄
刑事施設における原材
料管理に関する文書
・供用物品受払簿(原
材料・消耗品)
作業 原材料管理 供用物品受払簿(原材
料・消耗品)
廃棄
・作業標準書 作業 作業安全衛生 作業標準書 廃棄
・物品受領書 作業 製品管理 物品受領書 廃棄
廃棄
・製品払出命令書 作業 製品管理 製品払出命令書 廃棄
刑事施設における製品
管理に関する文書
・出門書 作業 製品管理 出門書 廃棄
・製品等払出指図書 作業 製品管理 製品等払出指図書
刑事施設における職業
訓練に関する文書
・職業訓練の実施に関
する記録
作業 職業訓練 職業訓練 廃棄
・工場日報 作業 作業統計 工場日報 廃棄
廃棄
刑事施設における作業
統計に関する文書
・矯正定期報告(作業
実施報告)
作業 作業統計 矯正定期報告(作業実
施報告)
廃棄
刑事施設における提供
物品管理に関する文書
・提供物品受払簿(機
械及び器具・備品)
作業 提供物品管理 提供物品受払簿(機械
及び器具・備品)
廃棄
・提供物品受払簿(消
耗品・原材料・製品)
作業 提供物品管理 提供物品受払簿(消耗
品・原材料・製品)
廃棄
・作業審査会議事録 作業 作業報奨金 作業審査会議事録 廃棄
廃棄
(6)刑事施設
に収容中の
者にかかる
作業報奨金
に関すること
刑事施設における作業
報奨金に関する文書
・作業報奨金に関する
記録
・作業報奨金基帳
作業 作業報奨金 作業報奨金
・日課表 作業 作業報奨金 日課表
廃棄
刑事施設における集会
に関する文書
・集会に関する記録(誕
生会等)
教育 集会 集会 廃棄
廃棄
(7)刑事施設
に収容中の
者の教育に
関すること
刑事施設における改善
指導に関する文書
・一般改善指導の実施
に関する記録
・教育行事に関する記録教育 改善指導 改善指導
・教育日誌 教育 教育管理 教育日誌
廃棄
刑事施設における図書
に関する文書
・図書原簿 教育 図書 図書原簿 廃棄
・図書・新聞管理に関
する記録
・図書・新聞の領置・廃
棄に関する記録
・図書・新聞閲読に関
する記録
・備付図書貸与に関す
る記録
・自弁書籍カ―ド
・写真閲覧に関する記録教育 図書 図書・新聞の管理
廃棄
・資格試験の実施に関
する記録
教育 余暇活動 資格試験 廃棄
刑事施設における余暇
活動に関する文書
・放送に関する記録 教育 余暇活動 放送 廃棄
・通信教育に関する記録教育 余暇活動 通信教育
・その他教誨師に関す
る記録
教育 教誨師 その他教誨師に関する
記録
廃棄
廃棄
・儀式行事に関する記録・教誨等実施簿
・読経簿
教育 教誨 教誨等実施簿 廃棄
刑事施設における教誨
師に関する文書
・墓地埋葬に関する記録・合葬に関する記録
教育 教誨 墓地埋葬・合葬
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年1年3年3年3年3年3年1年3年3年3年3年5年5年1年1年
5年 管区において
写しを保存す
る場合は、左
記保存期間
より短い保存
期間を設定可
5年 管区において
写しを保存す
る場合は、左
記保存期間
より短い保存
期間を設定可
5年 管区において
写しを保存す
る場合は、左
記保存期間
より短い保存
期間を設定可
5年 管区において
写しを保存す
る場合は、左
記保存期間
より短い保存
期間を設定可5年5年 管区において
写しを保存す
る場合は、左
記保存期間
より短い保存
期間を設定可
5年 管区において
写しを保存す
る場合は、左
記保存期間
より短い保存
期間を設定可
刑事施設における民間
協力者(教育)に関する
文書
・民間協力者(教育)に
関する記録
教育 民間協力者 民間協力者(教育) 廃棄
・諸願簿 処遇 処遇記録 諸願簿 廃棄
廃棄
・要注意者に関する記録処遇 処遇記録 要注意者 廃棄
廃棄
・収容開始時の告知記録処遇 処遇記録 収容開始時の告知記録廃棄
(8)刑事施設
に収容中の
者のその他
処遇に関す
ること
刑事施設における処遇
の記録に関する文書
・自弁・差入物品管理 処遇 処遇記録 自弁・差入物品管理
・面接指導記録 処遇 処遇記録 面接指導記録
面会 廃棄
刑事施設における優遇
措置に関する文書
・優遇措置に関する記録処遇 優遇措置 優遇措置 廃棄
廃棄
刑事施設における外部
交通に関する文書
・書信に関する記録 処遇 外部交通 書信 廃棄
・面会に関する記録 処遇 外部交通
被害者制度に関する文書・被害者等の心情等の
聴取・伝達等に関する
記録
・矯正定期報告(刑事
施設における被害者心
情等聴取・伝達制度実
施状況報告)
被害者 被害者 被害者等の心情等の
聴取・伝達等に関する
書類
反則行為の調査・懲罰
廃棄
刑事施設における賞遇
に関する文書
・賞遇に関する記録 処遇 賞遇 賞遇 廃棄
刑事施設における生活
管理に関する文書
・不喫食者書留簿 処遇 生活管理 不喫食者書留簿 廃棄
・運動入浴実施記録 処遇 生活管理 運動入浴実施記録
廃棄
・外国人被収容者に係
る統計等
収容 統計 外国人被収容者に係る
統計等
廃棄
刑事施設における収容
に係る統計に関する文書・矯正統計報告月表
(年表)
収容 統計 矯正統計報告 廃棄
・収容人員日表 収容 統計 収容人員日表
廃棄
刑事施設における翻訳
に関する文書
・通訳・翻訳共助に関
する記録
処遇 通訳・翻訳 通訳・翻訳共助 廃棄
刑事施設における調
査・懲罰に関する文書
・懲罰簿 処遇 調査・懲罰 懲罰簿 廃棄
・反則行為の調査・懲
罰に関する記録
処遇 調査・懲罰
矯正管区の長に対する
事実の申告通知簿等
廃棄
・法務大臣に対する事
実の申告の通知書の
交付に関する記録
・法務大臣に対する事
実の申告の通知書
処遇 不服申立 法務大臣に対する事実
の申告通知簿等
廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 廃棄
(9)矯正施設
に収容中の
者の不服申
立てに関する
こと
刑事施設における不服
申立てに関する文書
・矯正管区の長に対す
る事実の申告の通知
書の交付に関する記録
・矯正管区の長に対す
る事実の申告の通知書処遇 不服申立
・刑事施設の長に対す
る苦情の申出に関する
記録
処遇 不服申立 刑事施設の長に対する
苦情の申出
廃棄
・法務大臣に対する苦
情の申出に関する記録
処遇 不服申立 法務大臣に対する苦情
の申出
廃棄
・審査の申請の裁決書
謄本の交付に関する記録・審査の申請の裁決書
謄本
処遇 不服申立 審査の申請裁決書交
付簿等
廃棄
・再審査の申請の裁決
書謄本の交付に関する
記録
・再審査の申請の裁決
書謄本
処遇 不服申立 再審査の申請裁決書
交付簿等
廃棄
・監査官に対する苦情
の申出に関する記録
処遇 不服申立 監査官に対する苦情の
申出
廃棄
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年5年3年3年3年3年3年3年3年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年5年3年3年3年3年3年3年3年3年(10)矯正施設
に収容中の
者に係る給
養に関すること矯正施設における給養
に関する文書
・食中毒に関する記録 給養 給食
・給食日誌 給養 給食 給食日誌 廃棄
食中毒 廃棄
・祝祭日・誕生日用特
別菜等に関する書
給養 給食 祝祭日・誕生日用特別
菜等
廃棄
・集団給食実施状況報
告書
給養 給食 集団給食実施状況報
告書
廃棄
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 献立表 廃棄
・検食に関する書類 給養 給食 検食 廃棄
・食料購入関係書類 給養 給食 食料購入関係書類 廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋 廃棄
(11)矯正施設
に収容中の
者の保健に
関すること
矯正施設における保健
に関する文書
・健康診断に関する記
録(結核予防)
保健 検査等 健康診断(結核予防) 廃棄
・感染症に関する記録
・感染症の予防・感染
の防止
・感染症の検査
・精米記録 給養 給食 精米記録 廃棄
・給食人員表 給養 給食 給食人員表
・予防接種に関する記録保健 検査等 予防接種 廃棄
保健 検査等 感染症に関する記録 廃棄
・健康管理に関する記録保健 検査等 健康管理 廃棄
廃棄
・防疫実施・計画に関
する記録
・消毒実施に関する記録衛生 防疫 防疫実施・計画 廃棄
廃棄
・衛生管理に関する記録衛生 防疫 衛生管理 廃棄
(12)矯正施設
に収容中の
者に係る衛
生に関すること矯正施設における衛生
に関する文書
・検便検査に関する記録・検便成績表
衛生 防疫 検便検査
(13)矯正施設
に収容中の
者に係る医
療に関すること矯正施設における診療
に関する文書
・診療録 矯正医療 診療 診療録
・レントゲンフィルム 矯正医療 診療
・廃棄物処理に関する
記録
・医療廃棄物に関する
記録
衛生 廃棄物 廃棄物処理 廃棄
・滅菌器使用記録簿 衛生 防疫 滅菌器使用記録簿 廃棄
・死亡診断書(死体検
案書)発行記録
矯正医療 診療 死亡診断書(死体検案書)廃棄
レントゲンフィルム 廃棄
・病院移送協議書 矯正医療 移送 病院移送協議書 廃棄
廃棄
・診断書 矯正医療 診療 診断書 廃棄
・心電図測定記録簿 矯正医療 診療 心電図測定記録簿 廃棄
・手術記録 矯正医療 診療 手術記録 廃棄
・手術・処置・検査承諾
(同意)書
矯正医療 診療 手術・処置・検査承諾
(同意)書
廃棄
・照射録 矯正医療 診療 照射録 廃棄
・エックス線装置に関す
る記録
矯正医療 診療 エックス線装置 廃棄
・病状連絡票 矯正医療 診療 病状連絡票 廃棄
・医療処遇・処置に関
する記録
矯正医療 診療 医療処遇・処置 廃棄
・人工透析に関する記録矯正医療 診療 人工透析 廃棄
・指名医に関する記録 矯正医療 診療 指名医 廃棄
・病状連絡等に関する
記録
矯正医療 診療 病状連絡等 廃棄
・処遇変更簿 矯正医療 診療 処遇変更簿 廃棄
・医療情報に関する記録矯正医療 診療 医療情報 廃棄
・歯科治療に関する記録矯正医療 診療 歯科治療 廃棄
・外医診察に関する記録矯正医療 診療 外医診察 廃棄
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)3年3年3年3年
常用
30年5年5年5年3年3年3年3年3年3年1年3年3年
10年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年3年・血液検査に関する記録・検体検査に関する記録・脳波検査に関する記録・臨床検査に関する記録・超音波診断記録簿
・検体検査依頼書
矯正医療 診療 検査 廃棄
・看護業務に関する記録矯正医療 診療 看護業務 廃棄
・医療共助に関する記録・共助診療依頼書
矯正医療 診療 医療共助 廃棄
・処遇連絡票 矯正医療 診療 処遇連絡票 廃棄
・出産に関する記録 矯正医療 医務 出産 廃棄
廃棄
・現有状況更新希望調
査に関する記録
矯正医療 医務 現有状況更新希望調査廃棄
・医療情報システム 矯正医療 診療 医療情報システム 廃棄
矯正施設における医務
に関する文書
・医療法手続に関する
記録
・診療所開設・許可に
関する記録
矯正医療 医務 医療法手続
・医療協議会に関する
記録
矯正医療 医務 医療協議会 廃棄
・病院・診療所の運営
状況に関する記録
・病院・診療所の運営
に関する記録
矯正医療 医務 病院・診療所の運営状況廃棄
・医療機器管理に関す
る記録
・医療機器検査簿
・医療機器受払簿
矯正医療 医務 医療機器管理 廃棄
・医務報告に関する記録矯正医療 医務 医務報告 廃棄
・医務日誌 矯正医療 医務 医務日誌 廃棄
・医師・看護師等の届
出に関する記録
・薬剤師届票
矯正医療 医務 医師・看護師等の届出 廃棄
矯正施設における医療
上移送に関する文書
・医療上移送に関する
記録
・医療上移送協議に関
する記録
矯正医療 移送 医療上移送 廃棄
・医療ガス設備点検整
備記録
矯正医療 医務 医療ガス設備点検整
備記録
廃棄
・医療に関する記録 矯正医療 医務 医療事務に関する文書 廃棄
・矯正緊急報告(感染
症患者発生速報、感染
症患者発生追報)
矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感染症
患者発生速報等)
廃棄
矯正施設における医療
報告に関する文書
・矯正臨時報告(被収
容者死亡報告)
矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(被収容
者死亡報告)
廃棄
・病院移送に関する記録矯正医療 移送 病院移送 廃棄
・矯正定期報告(食料
給与状況報告)
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(食料給
与状況報告)
廃棄
・矯正臨時報告(食中
毒調査結果報告)
矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(食中毒
調査結果報告)
廃棄
・矯正定期報告(病態
報告)
矯正医療 医療報告 矯正定期報告(病態報告)廃棄
廃棄
・医薬品管理に関する
記録
矯正医療 薬剤 医薬品管理 廃棄
(14)矯正施設
に収容中の
者に係る薬
剤に関すること矯正施設における薬剤
に関する文書
・医薬品安全対策に関
する記録
矯正医療 薬剤 医薬品安全対策
・医薬品受払簿 矯正医療 薬剤
・病院移送報告書 矯正医療 医療報告 病院移送報告 廃棄
・備薬管理に関する記録矯正医療 薬剤 備薬管理 廃棄
・毒物劇物管理に関す
る記録
・毒物劇物受払簿
矯正医療 薬剤 毒物劇物管理 廃棄
医薬品受払簿 廃棄
・衛生材料管理に関す
る記録
・衛生材料受払簿
矯正医療 薬剤 衛生材料管理 廃棄
・処方箋 矯正医療 薬剤 処方箋 廃棄
・備薬等受払簿 矯正医療 薬剤 備薬等受払簿 廃棄
・備薬使用簿 矯正医療 薬剤 備薬使用簿 廃棄
・投薬に関する記録 矯正医療 薬剤 投薬 廃棄
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)3年3年
7 情報セキュリティ
対策に関する事項(1)情報セ
キュリティ対
策の運用に
関する経緯3年8 会議・会同等に関
する事項3年3年3年9 郵便に関する事項3年3年3年3年10 広報に関する事項(1)広報活動
に関すること3年1年1年12 庶務に関する事項3年3年3年3年3年3年3年1年1年1年1年3年1年
常用
常用
・薬剤情報 矯正医療 薬剤 薬剤情報 廃棄
・薬品受払簿 矯正医療 薬剤 薬品受払簿 廃棄
廃棄
・協議会等に関する書類・関係機関等との連絡
協議会に関する書類
・全国矯正施設長会同
等に関する書類
・矯正管区管内矯正施
設長会同等に関する書類・矯正管区管内矯正施
設支所長協議会等に
関する書類
・矯正管区管内矯正施
設部課長等協議会に
関する書類
・矯正管区における協
議会等(その他)に関
する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 廃棄
(1)会議・会同
等に関する
経緯
会議・会同等に関する
文書
・関係機関等との連絡
調整等に関する書類
庶務 会議・協議会 関係機関等との連絡調
整等
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・情報セキュリティに関
する書類(個人システ
ムに関するものを除く。
情報セキュリティの点
検、監査、教育、インシ
デント発生の報告等に
係るもの。)
情報管理 情報管理 情報セキュリティ 廃棄
廃棄
・被収容者宛て現金書
留等受付簿
庶務 文書接受 被収容者宛て現金書
留等受付簿
廃棄
(1)公文書類
の接受、発送
等に関すること公文書類の接受、発送
等に関する文書
・特別送達文書処理簿 庶務 文書接受 特別送達文書処理簿
・被収容者宛て信書等
書留簿
庶務 文書接受
・庁内会議等議事録 庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 廃棄
11 防災に関する事項(1)防災に関
すること
防災に関する文書 ・防災点検に関する記録保安
その他広報活動に関
する書類
・巡視、視察に関する
書類
庶務 広報・渉外 巡視及び視察 廃棄
被収容者宛て信書等
書留簿
廃棄
・受信書処理簿 庶務 文書接受 受信書処理簿 廃棄
(1)庶務に関
すること(他
の事務に関
するものを除く)庶務に関する文書 ・運営方針に関する書類・施設運営方針に関す
る書類
庶務 運営 運営方針
・証明書発行・交付に
関する書類
庶務 証明
防災管理 防災点検 廃棄
・火気取締に関する記録保安 防災管理 火気取締 廃棄
・職員提案制度等に関
する書類
庶務 各種業務 職員提案制度等 廃棄
証明書発行・交付 廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 廃棄
廃棄
・在所証明書等発行簿 庶務 証明 在所証明書等発行簿 廃棄
・遺失物に関する書類簿庶務 管理 遺失物簿 廃棄
・拾得物品書留簿 庶務 管理 拾得物品書留簿 廃棄
・出所者等からの来信
等の記録文書
庶務 各種業務 出所者等からの来信等
の記録文書
廃棄
・職員届出書
・職員の就業証明等の
発行関係書類
庶務 各種業務 職員届出書 廃棄
・情報公開に関する照
会等(開示請求に係る
問合せ等を含む)
情報公開 運用 照会等 廃棄
・本所・支所間連絡調
整に関する書類
庶務 連絡調整 本所・支所間連絡調整 廃棄
・施設概況に関する書類庶務 資料 施設概況 廃棄
・個人情報に関する照
会等(開示請求に係る
問合せ等を含む)
個人情報保護 運用 照会等 廃棄
・保有個人情報の漏え
い事案の発生に関する
報告書
・法務省保有個人情報
保護管理規程第22条
に基づく漏えい事案の
報告についての決裁文書個人情報保護 漏えい事案の対応等 報告書 廃棄
・職員名簿 庶務 各種業務 職員名簿 廃棄
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)1年1年
13 5年3月5年3年3年3年3年3年3年3年3年(3)手当に関
すること6年6年6年(4)私事渡航
に関すること1年14 3年3年3年3年(2)職員の福
利厚生に関
すること3年15 3年3年3年5年3年3年3年3年3年3年3年5年5年5年3年5年・請願その他投書の処
理に関する決裁
庶務 請願 請願その他投書の処
理に関する文書
廃棄
・庶務課の所掌に係る
事務で他の係の所掌
に属しないものに関す
る書類
・儀礼的文書(関係機
関の挨拶状、逝去通知
関係等)
・局・管区の緊急連絡先庶務 各種業務 その他庶務に関する書類廃棄
超過勤務等命令簿 廃棄
出勤に関する文書 ・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 廃棄
職員の人事管理
に関する事項
(1)勤務時間・
休暇に関す
ること
超過勤務に関する文書 ・超過勤務等命令簿 人事 勤務時間
休暇に関する文書 ・休暇簿 人事 勤務時間
・勤務時間割振り簿 人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 廃棄
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿 廃棄
休暇簿 廃棄
勤務時間の割振りに関
する文書
・週休日の振替、代休
日の指定に関する書類
人事 勤務時間 週休日の振替、代休日
の指定
廃棄
(2)人事管理
に関すること
服務に関する文書 ・服務に関する書類
・服務に関する連絡文書人事 服務 服務に係る記録
・勤務日誌 人事 勤務時間 勤務日誌 廃棄
・監督当直日誌 人事 勤務時間 監督当直日誌 廃棄
・特殊勤務手当に関す
る書類
人事 給与 特殊勤務手当 廃棄
諸手当に関する文書 ・管理職員特別勤務手
当に関する書類
人事 給与 管理職員特別勤務手当廃棄
廃棄
・職員面接記録 人事 服務 職員面接記録 廃棄
職員の衛生、医
療その他の福利
厚生に関する事項(1)職員の健
康・安全管理
に関すること
健康診断等による事後
措置の記録
・職員の健康安全管理
に関する書類
・職員の健康安全管理
に関する報告等
人事 健康安全管理
健康診断に関する文書 ・健康診断の実施結果
等の報告
人事 健康安全管理
私事渡航の承認に係る
決裁文書
・職員海外渡航承認申
請書
人事 庶務 職員海外渡航承認申
請書
廃棄
・超過勤務手当に関す
る書類
人事 給与 超過勤務手当 廃棄
福利厚生に関する文書 ・職員の福利厚生に関
する書類
・職員レクリエーション
に関する文書
人事 能率増進 職員の福利厚生 廃棄
健康診断の実施結果
等の報告
廃棄
健康保持に関する文書 ・職員の健康保持に関
する文書
人事 健康安全管理 職員の健康保持 廃棄
職員の健康安全管理 廃棄
・災害報告 人事 健康安全管理 災害報告 廃棄
遺留品書留簿 廃棄
・証拠品還付記録 領置 領置物品 証拠品還付記録 廃棄
矯正施設におけ
る領置に関する
事項
(1)矯正施設
における領置
に関すること
矯正施設における領置
物品に関する文書
・遺留品書留簿 領置 領置物品
・特別領置物品書留簿 領置 領置物品
・領置物品交付処理記録領置 領置物品 領置物品交付処理記録廃棄
・領置物品引継書
・領置物品領収書
領置 領置物品 領置物品引継書・領置
物品領収書
廃棄
特別領置物品書留簿 廃棄
・領置品基帳 領置 領置物品 領置品基帳 廃棄
・仮留品書留簿 領置 仮留金品 仮留品書留簿 廃棄
・自弁物品等検査記録 領置 自弁物品 自弁物品等検査記録 廃棄
廃棄
・差入物品等受付記録 領置 自弁物品 差入物品等受付記録 廃棄
矯正施設における自弁
物品関する文書
・差入物品取扱業者指
定申請・許認関係書類
領置 自弁物品 差入物品取扱業者指
定申請・許認関係書類
廃棄
・差入物品等検査記録 領置 自弁物品 差入物品等検査記録
・遺留金書留簿 領置 歳入歳出外現金 遺留金書留簿 廃棄
・小切手等検査簿 領置 歳入歳出外現金 小切手等検査簿 廃棄
廃棄
・検査書 領置 歳入歳出外現金 検査書 廃棄
矯正施設における領置
金に関する文書
・現金出納簿 領置 歳入歳出外現金 現金出納簿 廃棄
・国庫金振替書原符 領置 歳入歳出外現金 国庫金振替書原符
事項
業務の
区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存
期間
保存期間満了時
の措置
参考事項
大分類 中分類 名称(小分類)5年3年1年5年5年3年3年3年5年5年3年3年5年3年3年5年5年3年3年3年1年5年5年(1)公務員宿
舎の維持管
理に関すること5年
(2)公務員宿
舎の現況に
関すること5年・歳入歳出外現金に関
する書類
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金 廃棄
・差入現金等受付記録 領置 歳入歳出外現金 差入現金等受付記録 廃棄
・仮留金受払簿 領置 歳入歳出外現金 仮留金受払簿 廃棄
・自弁物品一覧表
・自費購入物品一覧表
領置 歳入歳出外現金 自弁物品一覧表 廃棄
・歳入歳出外現金出納
計算書添付書類
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納
計算書添付書類
廃棄
・歳入歳出外現金出納
計算書
領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納
計算書
廃棄
・保管金支払証拠書類
・払渡決議書
・領置金支払証拠書類
領置 歳入歳出外現金 保管金支払証拠書類 廃棄
・保管金小切手原符 領置 歳入歳出外現金 保管金小切手原符
・被収容者あて現金書
留受付簿
領置 歳入歳出外現金 被収容者あて現金書
留受付簿
廃棄
・同封現金等書留簿 領置 歳入歳出外現金 同封現金等書留簿 廃棄
・保管金領収証書 領置 歳入歳出外現金 保管金領収証書 廃棄
・保管金保管替通知書 領置 歳入歳出外現金 保管金保管替通知書 廃棄
廃棄
・保管金振替済通知書 領置 歳入歳出外現金 保管金振替済通知書 廃棄
・領置金収受簿 領置 歳入歳出外現金 領置金収受簿 廃棄
廃棄
・領置金基帳 領置 歳入歳出外現金 領置金基帳 廃棄
・保管金月計突合表
・歳入歳出外現金月計
突合表
領置 歳入歳出外現金 保管金月計突合表
歳入歳出外現金月計
突合表
廃棄
・郵送現金等受付記録 領置 歳入歳出外現金 郵送現金等受付記録
保守管理 消防設備点検記録 廃棄
16 施設整備に関す
る事項
(1)施設整備
に関すること
施設整備に関する文書 ・定期検査結果(ボイラ
―定期自主検査表)
施設整備
・各所修繕費使用内訳表施設整備
・水道水質等検査記録 施設整備
・領置金基帳統括一覧表領置 歳入歳出外現金 領置金基帳統括一覧表廃棄
備 考
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめ
て管理しておき、個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令
和4年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。
廃棄
公務員宿舎の現況に
関する調査
・国家公務員宿舎管理
記録
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎管理
記録
廃棄
安全衛生 水道水質等検査記録 廃棄
17 公務員宿舎に関
する事項
公務員宿舎の入退居
に関する文書
・自動車保管場所使用
申請書・承認書
・自動車保管場所に関
する文書
公務員宿舎 宿舎管理 自動車保管場所使用
申請書・承認書
保守管理 各所修繕等実施記録 廃棄
・ばい煙測定結果報告 施設整備 公害防止 ばい煙測定結果報告 廃棄
保守管理 定期検査結果(ボイラ
―定期自主検査表)
廃棄
・消防設備点検記録 施設整備