大分類 中分類 名称(小分類)
1 職員の人事に関
する事項
身分証明書に関す
ること
身分証明書に関する
文書
・職員証発行簿
・刑務官手帳貸与簿
・個人番号カードを用いた身分証明書に
関する文書
人事 職員証 職員証発行簿 常用 廃棄
・外部機関研修に関する書類 庶務 研修 外部機関研修 3年 廃棄
・矯正研修に関する書類 庶務 研修 矯正研修 3年 廃棄
・職員研修に関する書類
・職務研究会議事録 庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
試験に関すること 刑務官考査試験に関
する書類
・刑務官考査試験に関する書類
人事 試験 刑務官考査試験 3年 廃棄
人事異動に関すること・発令簿
・運転命令に関する書類
人事 人事異動 発令簿
指名又は委
嘱が解除され
る日に係る特
定以後1年
廃棄
・臨時的任用、任期付職員に関する書類
人事 人事異動 臨時的任用、任期付職員
任期を定めた
任用又は臨
時的任用の
終了した日に
係る特定日以
後3年
廃棄
・再任用に関する書類
人事 人事異動 再任用
再任用の終
了した日に係
る特定日以後3年廃棄
・任用に関する調査票・報告 人事 人事異動 任用に関する調査票・報告 3年 廃棄
・条件付任用期間職員に関する書類 人事 人事異動 条件付任用期間職員 3年 廃棄
・職員身上調書 人事 人事異動 職員身上調書 3年 廃棄
・採用に関する書類 人事 人事異動 採用 3年 廃棄
・選考採用に関する書類 人事 人事異動 選考採用 3年 廃棄
・非常勤職員に関する書類 人事 人事異動 非常勤職員 3年 廃棄
・その他人事異動に関する書類 人事 人事異動 その他人事異動に関する書類 3年 廃棄
職員の退職に関する
文書
・退職に関する書類
人事 退職 退職 5年 廃棄
職員の分限に関する
文書
・分限(休職等)に関する書類
・分限処分説明書 人事 分限 分限(休職等) 5年 廃棄
採用試験に関すること採用試験に関する記録・採用試験に関する書類
人事 採用試験 採用試験 3年 廃棄
俸給決定に関する文書 ・俸給の決定に関する書類 人事 俸給決定 俸給の決定 10年 廃棄
俸給の是正に関する
文書
・俸給の是正・訂正に関する書類
人事 俸給決定 俸給の是正・訂正 5年 廃棄
職員の昇給・昇格等に
関する文書
・昇給昇格等に関する書類
人事 俸給決定 昇給昇格等 5年 廃棄
・給与実態調査に関する書類 人事 俸給決定 給与実態調査 3年 廃棄
・人事統計報告表 人事 俸給決定 人事統計報告表 3年 廃棄
人事評価に関すること職員の人事評価に関
する文書
・人事評価に関する書類
人事 服務 人事評価 5年 廃棄
・育児休業に関する書類
人事 服務 育児休業
育児休業又
は育児短時
間勤務の終
了した日の翌
日に係る特定
日以後3年
廃棄
・育児等のための短時間勤務制度等に
関する書類
人事 服務 育児等のための短時間勤務制度等
当該勤務等
によらなくなっ
た日に係る特
定日以後3年
廃棄
・職責審査に関する書類 人事 職責 職責審査 5年 廃棄
・懲戒処分書、懲戒処分説明書 人事 職責 懲戒処分書、懲戒処分説明書 5年 廃棄
・職員不祥事防止対策に関する文書
・職員不祥事防止対策委員会に関する
文書
・職員不祥事防止対策協議会に関する
文書
人事 服務 職員不祥事防止対策 3年 廃棄
・公平審査に関する書類 人事 職責 公平審査 5年 廃棄
人事記録に関すること人事記録 ・人事記録・附属書類
人事 人事記録 人事記録・附属書類 常用 廃棄
昭和41年2月10
日総理府令第
2号第5条
人事に関するその
他の記録
人事に関するその他の
文書
・その他人事に関する書類
人事 資料 その他人事に関する書類 3年 廃棄
2 定員の管理に関する
文書
・配置定員に関する書類
人事 定員 配置定員 3年 廃棄
欠員状況等の報告に
関する決裁文書
・欠員状況等報告書
人事 定員 欠員状況等報告書 5年 廃棄
3 栄典又は表彰に
関する事項
栄典の授与の経緯 栄典の授与のための
決裁文書及び伝達の
文書
・栄典に関する書類
人事 栄典・表彰 栄典 10年 廃棄
・職員表彰に関する書類 人事 栄典・表彰 職員表彰 10年 廃棄
・民間協力者顕彰に関する書類 庶務 栄典・表彰 民間協力者顕彰 10年 廃棄
4 ・行政文書ファイル管理簿 庶務 文書 行政文書ファイル管理簿 常用 廃棄
・発出され廃止されていない訓令・通達等庶務 例規 本省例規(訓令・通達等) 常用 廃棄
・発出され廃止されていない管区長通達 庶務 例規 管区長通達・通知等 常用 廃棄
・発出され廃止されていない達示・指示等庶務 例規 達示・指示等 常用 廃棄
・文書発議簿 庶務 文書 決裁簿 30年 廃棄
・例規に係る決裁文書 庶務 例規 例規決裁 5年 廃棄
・質疑回答
庶務 例規 質疑回答 3年 廃棄
ただし、重要な
ものに限る。
・その他例規に関する書類 庶務 例規 その他例規に関する書類 1年 廃棄
取得した文書の管理を
行うための帳簿
・受付簿
・決裁簿
・特殊取扱郵便物・使送文書・電報接受簿
庶務 文書 文書管理関係帳簿 5年 廃棄
・秘密文書管理簿
庶務 文書 秘密文書管理簿
秘密文書の
指定の解除
の日に係る特
定日以降5年
廃棄
平成27年4月
1日付け法務
省秘文第9号
総括文書管理
者大臣官房長
通達「法務省秘
密文書管理要
領」に基づき指
定を行った秘密
文書に係るもの
長野刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長) 令和6年5月1日改定
職員の級号俸に係る
資料
保存期間満
了時の措置
行政文書の具体例
分類例
保存期間
人事異動に関する文書俸給決定に関すること参考事項
その他研修に関す
ること
事 項
その他研修に関する記録業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
職員の懲戒に関す
ること
職員の懲戒に関する
文書
勤務時間・休暇・育
児休業に関すること
職員の育児休業等の
許可の申請書及び当
該申請に対する許可に
関する文書
定員の管理に関す
ること
機構及び定員に
関する事項
矯正施設における表彰
に関する文書
表彰の授与又ははく
奪の経緯
文書の管理等に
関する事項
文書の管理等 行政文書ファイル管理
簿その他の業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
大分類 中分類 名称(小分類)
長野刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長) 令和6年5月1日改定
保存期間満
了時の措置
行政文書の具体例
分類例
保存期間 参考事項
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
国立公文書館への移
管に係る協議・手続
等、その他文書管理に
関する文書
・行政文書管理に関する書類
庶務 文書 行政文書管理 3年 廃棄
行政文書ファイル等の
保存期間及び保存期
間満了時の措置等が
定められた文書
・標準文書保存期間基準
庶務 文書 長野刑務所標準文書保存期間基準 常用 廃棄
・機器管理台帳、外部電磁的記録媒体の
利用許可申請書等、常用で管理すべき
各種システムの運用管理に関する書類 情報管理 情報管理 システム管理簿(常用) 常用 廃棄
・コーネットの運用管理に関する書類(申
請や利用簿等) 情報管理 情報管理 矯正総合情報ネットワークシステム 5年 廃棄
・スタンドアロンコンピュータ、Web会議シ
ステム用端末、被収容者用端末等コー
ネットに接続しない端末の運用管理に関
する書類
情報管理 情報管理 スタンドアロンコンピュータ等端末 5年 廃棄
・矯正局及び矯正施設等における法務省
情報セキュリティ対策基準運用細則第2
章第1の6(2)に基づく矯正施設等所管
システムの運用管理に関する書類(該当
がある庁のみ)
情報管理 情報管理 矯正施設等所管システム 5年 廃棄
・インターネット接続仮想環境サービスの
運用管理に関する書類(アカウント指定
管理表、アカウント利用簿等)
情報管理 情報管理 インターネット接続仮想環境サービス 5年 廃棄
・矯正処遇・再犯防止業務支援システム
にて作成(登録)されたデータファイル 情報管理 情報管理 矯正処遇・再犯防止業務支援システム 常用 廃棄
・被収容者データ管理システム、府省共
通システム等施設の実情に応じて必要
があるものを作成
情報管理 情報管理 その他の情報システム 5年 廃棄
・刑事収容施設及び被収容者等の処遇
に法律第5条に基づく監査に関する書類
・支所に対する執務調査に関する書類
・特別監査に関する書類
庶務 監査 監査 5年 廃棄
・会計実地検査に関する書類
・会計実地検査報告書 庶務 監査 会計実地検査・報告書 5年 廃棄
7 刑事施設の入所に関
する記録
・被収容者入所簿
収容 名籍 被収容者入所簿 10年 廃棄
・被収容者出所簿 収容 名籍 被収容者出所簿 10年 廃棄
・刑執行停止者整理簿 収容 名籍 刑執行停止者整理簿 10年 廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 10年 廃棄
・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 3年 廃棄
刑事施設の被収容者
の氏名の一覧に関す
る記録
・被収容者人名簿
収容 名籍 被収容者人名簿 30年 廃棄
刑事施設の収容の根
拠等に関する個別の
記録
・被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、
前科調書、身体等調査表及び指紋原紙) 収容 名籍
被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、前科調書、身体等
調査表及び指紋原紙)
終結する日に
係る特定日以
後30年
廃棄
刑事施設の収容の経
過等に関する個別の
記録
・被収容者身分帳簿(その他の部分)
収容 名籍 被収容者身分帳簿(その他の部分)
終結する日に
係る特定日以
後10年
廃棄
刑事施設の身分帳簿
の管理に関する記録
・保存身分帳簿閲覧等記録票
収容 名籍 保存身分帳簿閲覧等記録票
当該身分帳
簿の終結する
日に係る特定
日以後30年
廃棄
・終結身分帳保存整理簿 収容 名籍 終結身分帳保存整理簿 10年 廃棄
・終結身分帳簿の引継記録 収容 名籍 終結身分帳簿の引継等 10年 廃棄
・国勢調査の実施に関する記録 収容 名籍 国勢調査 5年 廃棄
・自動車運転免許の再取得に関する記録収容 名籍 自動車運転免許の再取得 5年 廃棄
・矯正緊急報告(非常事態等事案速報、
追報)のうち、違法収容及び過誤釈放
・矯正臨時報告(事案報告)
収容 名籍 矯正緊急報告(非常事態等事案速報) 3年 廃棄
・訴訟関係書類等の交付又は告知に関
する記録 収容 名籍 訴訟関係書類等の交付又は告知 3年 廃棄
・罰金等納付に関する記録 収容 名籍 罰金等納付 3年 廃棄
・入出所に関する記録 収容 名籍 入出所 3年 廃棄
・性犯罪者出所者情報に係る通報文書 収容 名籍 性犯罪者出所者情報通報 3年 廃棄
・被退去強制容疑外国人通報に係る通
報文書 収容 名籍 被退去強制容疑外国人通報 3年 廃棄
・領事機関への通報文書 収容 名籍 領事通報 3年 廃棄
・不在者投票に関する記録 収容 名籍 不在者投票 3年 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 3年 廃棄
・名籍事務に関する記録 収容 名籍 名籍事務 1年 廃棄
・共犯名簿 収容 名籍 共犯名簿 3年 廃棄
・受付簿(来庁取調べ等) 収容 名籍 受付簿(来庁取調べ等) 3年 廃棄
・接見禁止決定等書留簿 収容 名籍 接見禁止決定等書留簿 3年 廃棄
・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 3年 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 3年 廃棄
・仮釈放・刑執行猶予(取消し)等書留簿 収容 名籍 仮釈放・刑執行猶予(取消し)等書留簿 3年 廃棄
・刑執行順序変更に関する記録 収容 名籍 刑執行順序変更 3年 廃棄
・前科照会書留簿 収容 名籍 前科照会書留簿 1年 廃棄
・合葬簿 収容 名籍 合葬簿 常用 廃棄
・墓地台帳 収容 名籍 墓地台帳 常用 廃棄
刑事施設における再審
に関する記録
・再審に関する記録
収容 恩赦・再審 再審 10年 廃棄
・指紋関係調書
個人識別 指紋・写真 指紋関係調書 10年 廃棄
・被収容者写真撮影記録 個人識別 指紋・写真 被収容者写真撮影記録 1年 廃棄
・矯正統計報告月表(年表) 収容 統計 矯正統計報告 5年 廃棄
・収容人員日表 収容 統計 収容人員日表 5年 廃棄
・被収容者収容状況調査書類 収容 統計 被収容者収容状況調査書類 3年 廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 1年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る死亡手
当金等に関すること
矯正施設に収容中の
者に係る死亡手当金
等に関する文書
・地域援助受付簿
地域援助 地域援助 地域援助受付簿 5年 廃棄
6 監査に関する事項5刑事施設における収容
に係る統計に関する文書刑事施設の出所に関
する記録
刑事施設に収容中
の者の収容に関す
ること
上記に掲げるもの以外
の名籍の記録
刑及び勾留並び
に監置の裁判の
執行に関する事項監査に関すること 監査に関する文書
行政の情報化に
関する事項
情報システムの運
用に関する経緯
情報システムに関する
文書
犯罪人の指紋その他
その個人識別に関する
文書
大分類 中分類 名称(小分類)
長野刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長) 令和6年5月1日改定
保存期間満
了時の措置
行政文書の具体例
分類例
保存期間 参考事項
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
8 地域社会におけ
る非行及び犯罪
の防止に関する
事項
地域社会における
非行及び犯罪の防
止に関する援助業務地域社会における非行
及び犯罪の防止に関
する援助業務に関する
文書
・地域援助結果記録
・事例検討会議議事録
地域援助 地域援助 地域援助結果記録
事例の対応が
終結する日に係
る特定日以降5年廃棄
・地域援助推進協議会に関する記録 地域援助 地域援助 協議会、連絡会 3年 廃棄
・地域援助に関する講演、研修の記録 地域援助 地域援助 講演、研修 3年 廃棄
・その他地域援助に関する記録 地域援助 地域援助 その他地域援助に関する記録 3年 廃棄
9 恩赦等に関する
事項
特赦、特定の者に対
する減刑又は刑の
執行の免除等に関
する経緯
刑事施設における恩赦
審に関する記録
・恩赦に関する記録
収容 恩赦・再審 恩赦 10年 廃棄
10 公益通報に関す
る事項
公益通報に関すること公益通報に関する文書・公益通報に関する書類
・公益通報の処理に関する書類
・外部通報に関する書類
・内部通報等に関する書類
庶務 公益通報 公益通報 5年 廃棄
11 情報セキュリティ
対策に関する事項情報セキュリティ対
策の運用に関する
経緯
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・情報セキュリティに関する書類(個別シ
ステムに関するものを除く。情報セキュリ
ティの点検、監査、教育、インシデント発
生の報告等に係るもの。)
情報管理 情報管理 情報セキュリティ 5年 廃棄
12 ・関係機関等との連絡協議会に関する書類 庶務 会議・協議会 関係機関等との連絡協議会 3年 廃棄
・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する書類・全国矯正施設長会同等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設長会同等に関
する書類
・矯正管区管内矯正施設支所長協議会
等に関する書類
・矯正管区管内矯正施設部課長等協議
会等に関する書類
庶務 会議・協議会 協議会等 3年 廃棄
・庁内会議等議事録 庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 3年 廃棄
13 ・公印簿
庶務 公印 公印簿 常用 廃棄
・公印簿に係る決裁文書 庶務 公印 公印決裁簿 10年 廃棄
・特別送達文書処理簿 庶務 文書接受 特別送達文書処理簿 3年 廃棄
・被収容者宛て現金書留等受付簿 庶務 文書接受 被収容者宛て現金書留等受付簿 3年 廃棄
・被収容者宛て信書等書留簿 庶務 文書接受 被収容者宛て信書等書留簿 3年 廃棄
・受信書処理簿 庶務 文書接受 受信書処理簿 3年 廃棄
広報活動に関する文書 ・広報に関する書類 庶務 広報・渉外 広報 3年 廃棄
社会を明るくする運動
に関する文書
・社会を明るくする運動に関する書類
庶務 広報・渉外 社会を明るくする運動 3年 廃棄
見学に関する文書 ・施設参観に関する書類
・施設見学に関する書類 庶務 広報・渉外 施設参観 3年 廃棄
・巡視、視察に関する書類 庶務 広報・渉外 巡視及び視察 3年 廃棄
・来庁者等対応に関する書類
・受付簿(来庁者等) 庶務 広報・渉外 来庁者等対応 3年 廃棄
16 報道に関する事項報道機関対応に関
すること
報道に関する文書 ・取材・撮影に関する書類
・テレビ放映等に関する連絡文書
・報道に関する書類
庶務 広報・渉外 取材・撮影・報道 3年 廃棄
17 庶務に関する文書 ・運営方針に関する書類
・施設運営方針に関する書類 庶務 運営 運営方針 3年 廃棄
・在所証明書等発行簿 庶務 証明 在所証明書等発行簿 3年 廃棄
・証明書発行・交付に関する書類 庶務 証明 証明書発行・交付 3年 廃棄
・矯正臨時報告(矯正施設等所在地名等
変更報告) 庶務 各種業務 矯正臨時報告(矯正施設等所在地名等変更報告) 3年 廃棄
・学会・研究会等に関する書類 庶務 各種業務 学会・研究会等 3年 廃棄
・矯正職員武道大会に関する書類 庶務 各種業務 矯正職員武道大会 3年 廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 3年 廃棄
・職員提案制度等に関する書類 庶務 各種業務 職員提案制度等 3年 廃棄
・受付簿(面会、差入等) 庶務 各種業務 受付簿(面会、差入等) 3年 廃棄
・出所者等からの来信等の記録文書 庶務 各種業務 出所者等からの来信等の記録文書 3年 廃棄
・本所・支所間連絡調整に関する書類 庶務 連絡調整 本所・支所間連絡調整 1年 廃棄
・情報公開に関する書類(ただし、権利義務の
得喪及びその経緯に係るものを除く) 情報公開 情報公開 情報公開 5年 廃棄
・情報公開に関する照会等(開示請求に
係る問合せ等を含む) 情報公開 運用 照会等 1年 廃棄
・個人情報保護に関する書類(ただし、権利義
務の得喪及びその経緯に係るものを除く) 個人情報保護 個人情報保護 個人情報保護 5年 廃棄
・保有個人情報の漏えい事案の発生に
関する報告書
・法務省保有個人情報保護管理規程第2
2条に基づく漏えい事案の報告について
の決裁文書
個人情報保護
漏えい事案
の対応等
報告書 3年 廃棄
・個人情報に関する照会等(開示請求等
に係る問合せ等を含む) 個人情報保護 運用 照会等 1年 廃棄
・職員届出書
・職員の就業証明等の発行関係書類 庶務 各種業務 職員届出書 1年 廃棄
・施設沿革史に関する書類 庶務 資料 施設沿革史 常用 廃棄
・矯正史料 庶務 資料 矯正史料 常用 廃棄
・施設概況に関する書類 庶務 資料 施設概況 常用 廃棄
・職員名簿 庶務 各種業務 職員名簿 常用 廃棄
・庶務課の所掌に係る事務で他の係の
所掌に属しないものに関する書類
・儀礼的文書(関係機関の挨拶状、逝去
通知関係等)
・局・管区の緊急連絡先
庶務 各種業務 その他庶務に関する書類 1年 廃棄
・請願その他投書の処理に関する決裁文
書 庶務 請願 請願その他投書の処理に関する文書 1年 廃棄
超過勤務に関する文書・超過勤務等命令簿
人事 勤務時間 超過勤務等命令簿 5年3月 廃棄
出勤に関する文書 ・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 5年 廃棄
休暇に関する文書 ・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿 3年 廃棄
勤務時間の割振りに関
する文書
・週休日の振替、代休日の指定に関する
書類 人事 勤務時間 週休日の振替、代休日の指定 3年 廃棄
・勤務時間、休日及び休暇に関する書類 人事 勤務時間 勤務時間、休日及び休暇 3年 廃棄
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿 3年 廃棄
・勤務時間割振り簿 人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 3年 廃棄
・監督当直日誌 人事 勤務時間 監督当直日誌 3年 廃棄
・勤務日誌 人事 勤務時間 勤務日誌 3年 廃棄18会議・会同等に関す
る経緯
公印の管理業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書1415
その他広報活動に関
する書類
公印に関する事項公印の管理に関す
る経緯
勤務時間・休暇に関
すること
会議・会同等に
関する事項
公文書類の接受、
発送等に関すること
職員の人事管理
に関する事項
庶務に関する事項庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
広報に関する事項 広報活動に関すること
郵便に関する事項公文書類の接受、発送
等に関する文書
会議・会同等に関する
文書
大分類 中分類 名称(小分類)
長野刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長) 令和6年5月1日改定
保存期間満
了時の措置
行政文書の具体例
分類例
保存期間 参考事項
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
服務に関する文書 ・服務に関する書類
・服務に関する連絡文書 人事 服務 服務に関する記録 3年 廃棄
・国家公務員倫理法に関する書類 人事 服務 国家公務員倫理法 5年 廃棄
・法務省における女性職員活躍とワーク
ライフバランス推進等のための取組計画
に関する書類
人事 服務
女性職員活躍とワークライフバランス推進等のための取組
計画
3年 廃棄
・セクシュアル・ハラスメントの防止に関す
る書類
・パワー・ハラスメントの防止に関する書類
人事 服務 各種ハラスメント等の防止 3年 廃棄
・メンタルヘルスに関する書類 人事 服務 メンタルヘルス 3年 廃棄
・職員面接記録 人事 服務 職員面接記録 3年 廃棄
・矯正緊急報告(非常事態等事案速報、
追報)のうち、職員の非違行為等 人事 服務 矯正緊急報告(非常事態等事案速報、追報) 3年 廃棄
苦情相談に関する文書・苦情相談に関する書類
人事 苦情相談 苦情相談
事案の処理
が終了した日
に係る特定日
から1年
廃棄
職員の兼業に関する
文書
兼業に関する書類
人事 服務 兼業 3年 廃棄
給与に関すること ・給与に関する書類 人事 給与 人給システム等 3年 廃棄
・給与に関する調書 人事 給与 給与に関する調書 3年 廃棄
手当に関すること 諸手当に関する文書 ・扶養手当に関する書類
人事 給与 扶養手当
届出又は支
給要件を具備
しなくなった日
に係る特定日
以後6年
廃棄
・広域異動手当に関する書類
人事 給与 広域異動手当
届出又は支
給要件を具備
しなくなった日
に係る特定日
以後5年
廃棄
・住居手当に関する書類
人事 給与 住居手当
届出又は支
給を具備しな
くなった日に
係る特定日以
後6年
廃棄
・単身赴任手当に関する書類
人事 給与 単身赴任手当
届出又は支
給要件を具備
しなくなった日
に係る特定日
以後6年
廃棄
・通勤手当に関する書類
人事 給与 通勤手当
届出又は支
給要件を具備
しなくなった日
に係る特定日
以後6年
廃棄
・期末手当、勤勉手当及び期末特別手当
に関する書類 人事 給与 期末手当及び勤勉手当 5年 廃棄
・管理職員特別勤務手当に関する書類 人事 給与 管理職員特別勤務手当 6年 廃棄
・特殊勤務手当に関する書類 人事 給与 特殊勤務手当 6年 廃棄
・超過勤務手当に関する書類 人事 給与 超過勤務手当 6年 廃棄
私事渡航に関すること私事渡航の承認に係
る決裁文書
・職員海外渡航承認申請書
人事 庶務 職員海外渡航承認申請書 1年 廃棄
19 職員の健康・安全管
理に関すること
健康診断等による事後
措置の記録
・健康診断事後措置記録票
人事 健康安全管理 健康診断事後措置記録票
退職した日に
係る特定日以
後5年
廃棄
・健康管理の記録
人事 健康安全管理 健康管理の記録
離職した日に
係る特定日以
後5年
廃棄
・特定有害業務に関する記録
人事 健康安全管理
特定有害業務に関する記録(人事院規則10-4第16条
第3項)
3年 廃棄
・設備等の届出(ボイラー等及びX線)に
関する書類に関する書類 人事 健康安全管理
設備等の届出(ボイラー等及びX線)に関する書類に関す
る書類
常用 廃棄
・エックス線に関する書類 人事 健康安全管理 緊急時等に関する報告等 5年 廃棄
・エックス線被ばく量当量測定に関する書
類 人事 健康安全管理 エックス線被ばく量当量測定
退職した日に
係る特定日以
後30年
廃棄
・職員の健康安全管理に関する書類
・職員の健康安全管理に関する報告等 人事 健康安全管理 職員の健康安全管理 3年 廃棄
・メンタルヘルス相談員の業務記録 人事 健康安全管理 メンタルヘルス相談 5年 廃棄
・ストレスチェック結果 人事 健康安全管理 ストレスチェック結果 5年 廃棄
・災害報告 人事 健康安全管理 災害報告 3年 廃棄
健康診断に関する文書 ・健康診断の実施結果等の報告 人事 健康安全管理 健康診断の実施結果等の報告 3年 廃棄
健康保持に関する文書 ・職員の健康保持に関する書類 人事 健康安全管理 職員の健康保持 3年 廃棄
職員の福利厚生に
関すること
福利厚生に関する文書・職員の福利厚生に関する書類
・職員レクリエーションに関する書類 人事 能率増進 職員の福利厚生 3年 廃棄
児童手当・子ども手
当に関すること
子ども手当等支給に関
する文書
・児童手当に関する書類
人事 手当 児童手当 5年 廃棄
公務上または通勤によ
る災害と認定等し、補
償及び福祉事業が完
結するまでに関する文書・休業補償請求書・休業援護金支給申請書
・療養補償請求書
・補償の支給決定に関する通知書
・公務災害補償通知書
・通勤災害補償通知書
・治癒認定通知書
・公務外又は通勤外通知書
・災害補償記録簿
・療養・障害の現状報告書
人事 災害補償 災害補償記録
完結の日に
係る特定日以
後5年
廃棄
・災害補償報告書 人事 災害補償 災害補償報告書 3年 廃棄
・その他報告書等 人事 災害補償 その他報告書等 3年 廃棄
20 刑事施設視察委
員会に関する事項刑事施設視察委員会刑事施設視察委員の
庶務に関する文書
・刑事施設視察委員会委員の任免に関
する書類 刑事施設視
察委員会
刑事施設 刑事施設視察委員会委員の任免
任期を定めた
任用の終了し
た日に係る特
定日以後3年
廃棄
・刑事施設視察委員会の庶務に関する
書類
刑事施設視
察委員会
刑事施設 刑事施設視察委員会の庶務 3年 廃棄
刑事施設視察委員会
の運営に関すること
・刑事施設視察委員会規則 刑事施設視
察委員会
刑事施設視
察委員会
刑事施設視察委員会規則 常用 廃棄
給与に関する文書
災害補償に関すること災害補償報告書等に
関する文書
職員の衛生、医
療その他の福利
厚生に関する事項人事管理に関すること
大分類 中分類 名称(小分類)
長野刑務所庶務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:庶務課長) 令和6年5月1日改定
保存期間満
了時の措置
行政文書の具体例
分類例
保存期間 参考事項
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
・被収容者からの書面に関する書類 刑事施設視
察委員会
刑事施設視
察委員会
被収容者からの書面等 3年 廃棄
・施設の運営の状況に関する意見書
・意見書に対する回答
・視察委員会の意見に対する措置等報
告に関する書類
・法務大臣に対する報告に関する書類
・矯正管区の長に対する報告等に関する
書類
・会議議事録等
・視察委員会に対して提出する資料等
刑事施設視
察委員会
刑事施設視
察委員会
刑事施設視察委員の意見・回答等 3年 廃棄
21 新型コロナウイ
ルス感染症に関
する事項
新型コロナウイルス
感染症に関すること
新型コロナウイルス感
染症に関する文書
・新型コロナウイルス感染症対策関係
庶務
新型コロナウ
イルス
感染症対策
新型コロナウイルス感染症対策文書 5年 移管
22 その他の事項 課室等内共通のマ
ニュアル
各種業務に常時利用
するものとして継続的
に保存すべきマニュアル・業務に関するマニュアル
庶務 庶務 業務マニュアル 常用 廃棄備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、個別案件の終了
等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課
長通知1-3の3(3))。
大分類 中分類 名称(小分類)
1 ・矯正緊急報告(刑務作業災害速報)
・矯正臨時報告(作業災害報告) 会計 予算 矯正緊急報告等(刑務作業災害速報等) 10年 廃棄
・予算関係資料
・矯正職員武道大会経費関係書類
・刑務作業製品利用状況調書
・被収容者被服更新整備必要数調書
・被収容者被服遊休品調書
会計 予算 予算関係資料 5年 廃棄
・予算増(減)額上申書
・予算増(減)額通知書
会計 予算 予算増(減)額上申書・予算増(減)額通知書 5年 廃棄
・予算年額内示関係書類 会計 予算 予算年額内示関係書類 3年 廃棄
・その他予算に関する書類 会計 予算 予算に関する照会・回答文書等 1年 廃棄
歳入に関すること 歳入に関する文書 ・検査書 会計 歳入 検査書 5年 廃棄
・歳入徴収額に関する書類(計算書、証
拠書類、添付書類)
・計算書証拠書類
・歳入徴収額計算書
・歳入徴収額計算書証拠書類
・歳入徴収済額計算書証拠書類
会計 歳入 歳入徴収額(計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
・収入金現金出納に関する書類(計算
書、証拠書類、添付書類)
会計 歳入 収入金現金出納(計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
・徴収簿 会計 歳入 徴収簿 5年 廃棄
・歳入金月計突合表 会計 歳入 歳入金月計突合表 3年 廃棄
・歳入決算報告書
・歳入決算見込額報告書
・歳入決算純計算額報告書
会計 歳入 歳入決算報告書 5年 廃棄
・繰越計算書
・繰越承認通知書
・繰越済通知書
・繰越額確定計算書
会計 歳入 繰越しに関する文書 5年 廃棄
・振替済通知書 会計 歳入 振替済通知書 3年 廃棄
・徴収済額報告書 会計 歳入 徴収済額報告書 3年 廃棄
・日本銀行領収済通知書 会計 歳入 日本銀行領収済通知書 3年 廃棄
・決算関係報告書 会計 歳入 決算関係報告書 3年 廃棄
・その他歳入に関する書類
・官庁会計システム入力書類 会計 歳入 その他歳入に関する書類 1年 廃棄
歳出に関すること 歳出に関する文書 ・支出関係書類(支出計算書、証拠書
類、添付書類)
・赴任旅費概算(精算)請求書
・旅費概算(精算)請求書
・被収容者旅費概算(精算)請求書
会計 歳出 支出関係書類(支出計算書、証拠書類、添付書類) 5年 廃棄
・支出負担行為差引簿 会計 歳出 支出負担行為差引簿 5年 廃棄
・支出負担行為示達表 会計 歳出 支出負担行為示達表 5年 廃棄
・支出決定簿 会計 歳出 支出決定簿 5年 廃棄
・支払計画示達表 会計 歳出 支払計画示達表 5年 廃棄
・支払計画表 会計 歳出 支払計画表 5年 廃棄
・前渡資金科目整理簿 会計 歳出 前渡資金科目整理簿 5年 廃棄
・前渡資金関係書類(出納計算書、証拠
書類、添付書)
会計 歳出 前渡資金関係書類(出納計算書、証拠書類、添付書) 5年 廃棄
・戻入回議書 会計 歳出 戻入回議書 5年 廃棄
・払出決議書 会計 歳出 払出決議書 3年 廃棄
・国庫金振替書原符 会計 歳出 国庫金振替書原符 5年 廃棄
・歳出決算報告書
・歳出決算見込額報告書
・歳出決算純計算額報告書
会計 歳出 歳出決算報告書 5年 廃棄
・繰越計算書
・繰越承認通知書
・繰越済通知書
・繰越額確定計算書
会計 歳出 繰越しに関する文書 5年 廃棄
・債務負担計算書 会計 歳出 債務負担計算書 5年 廃棄
・取引関係通知書 会計 歳出 取引関係通知書 3年 廃棄
・小切手帳原符 会計 歳出 小切手帳原符 5年 廃棄
・小切手等検査簿 会計 歳出 小切手等検査簿 3年 廃棄
・新規採用者赴任旅費義務確定額報告
・赴任旅費支出実績報告書
・赴任旅費所要額調書
・赴任旅費精算額調書
会計 歳出 赴任旅費関係調書 3年 廃棄
・預託金月計突合表 会計 歳出 預託金月計突合表 3年 廃棄
・その他歳出に関する書類
・契約監視会議に関する書類
・官庁会計システム入力書類
会計 支出 その他歳出に関する書類 1年 廃棄
契約に関すること 契約に関する文書 ・適格請求書等
会計 契約 適格請求書等
適格請求書
等を交付した
日又は提供し
た日の属する
課税期間(会
計年度)の末
日の翌日から
2月を経過し
た日に係る特
定日以後7年
廃棄
支出に関すること 支出に関する文書 ・小切手振出決議書 会計 支出 小切手振出決議書 3年 廃棄
・科目更正決議書 会計 支出 科目更正決議書 5年 廃棄
・都道府県警察実費弁償金調書 会計 支出 都道府県警察実費弁償金調書 3年 廃棄
・現金出納簿 会計 前渡資金 現金出納簿 5年 廃棄
・作業報奨金計算高通知書 会計 前渡資金 作業報奨金計算高通知書 5年 廃棄
・死亡者作業報奨金計算高書留簿 会計 前渡資金 死亡者作業報奨金計算高書留簿 5年 廃棄
・日本銀行振替済通知書 会計 前渡資金 日本銀行振替済通知書 3年 廃棄
・預託金現在高引継通知書 会計 前渡資金 預託金現在高引継通知書 3年 廃棄
・現金出納簿 会計 出納保管 現金出納簿 5年 廃棄
・国庫金振込請求書 会計 出納保管 国庫金振込請求書 3年 廃棄
・日本銀行振替済通知書 会計 出納保管 日本銀行振替済通知書 3年 廃棄
旅費の支給に関す
ること
旅費の支給に関する
文書
・出張に関する書類(出張計画書等)
・出張報告書
・出張通知
会計 旅費 出張 5年 廃棄
・旅行命令簿・旅行依頼簿 会計 旅費 旅行命令簿・旅行依頼簿 5年 廃棄
・旅費計算書 会計 旅費 旅費計算書 5年 廃棄
・護送旅費支給関係書類 会計 旅費 護送旅費支給関係書類 5年 廃棄
・新規採用者赴任旅費所要額調書 会計 旅費 新規採用者赴任旅費所要額調書 3年 廃棄
・その他旅費に関する書類 会計 旅費 その他旅費に関する書類 1年 廃棄
官庁会計システム
の運用に関すること
官庁会計システムの連
絡調整に関する文書
・アダムス運用連絡票
会計 連絡 官庁会計システム連絡文書 3年 廃棄
2 会計機関に関す
る事項
会計機関に関すること会計機関に関する文書・物品の検査職員の指定並びに解除書類・検査書
会計 会計機関 検査 5年 廃棄
長野刑務所会計課 標準文書保存期間基準(文書管理者:会計課長) 令和6年5月1日改定
前渡資金管理に関す
る文書
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
参考事項
事 項 保存期間
予算及び決算に
関する事項
予算に関すること 予算に関する文書
出納保管に関すること出納保管に関する文書前渡資金管理に関
すること
大分類 中分類 名称(小分類)
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
参考事項
事 項 保存期間
3 ・没入廃棄簿 領置 領置物品 没入廃棄簿 3年 廃棄
・遺留品書留簿 領置 領置物品 遺留品書留簿 3年 廃棄
・自弁・差入物品管理に関する記録 領置 領置物品 自弁・差入物品管理 3年 廃棄
・購入・差入等許否判定記録 領置 領置物品 購入・差入等許否判定記録 3年 廃棄
・処分等告知簿 領置 領置物品 処分等告知簿 3年 廃棄
・特別領置物品書留簿 領置 領置物品 特別領置物品書留簿 3年 廃棄
・国庫帰属廃棄簿 領置 領置物品 国庫帰属廃棄簿 3年 廃棄
・領置品基帳 領置 領置物品 領置品基帳 5年 廃棄
・領置物品引継書
・領置物品領収書 領置 領置物品 領置物品引継書・領置物品領収書 3年 廃棄
・領置物品総量規制 領置 領置物品 領置物品総量規制 3年 廃棄
・領置物品交付処理記録 領置 領置物品 領置物品交付処理記録 3年 廃棄
・領置物品廃棄願書 領置 領置物品 領置物品廃棄願書 3年 廃棄
・証拠品還付記録 領置 領置物品 証拠品還付記録 3年 廃棄
矯正施設における自弁
物品関する文書
・差入物品取扱業者指定申請・認可関係
書類 領置 自弁物品 差入物品取扱業者指定申請・認可関係書類 3年 廃棄
・差入物品等検査記録 領置 自弁物品 差入物品等検査記録 3年 廃棄
・差入物品等受付記録 領置 自弁物品 差入物品等受付記録 3年 廃棄
・仮留品書留簿 領置 仮留金品 仮留品書留簿 3年 廃棄
矯正施設における領置
金に関する文書
・現金出納簿
領置
歳入歳出外
現金
現金出納簿 5年 廃棄
・小切手振出決議書
領置
歳入歳出外
現金
小切手振出決議書 3年 廃棄
・国庫金振替書原符
領置
歳入歳出外
現金
国庫金振替書原符 5年 廃棄
・小切手等検査簿
領置
歳入歳出外
現金
小切手等検査簿 3年 廃棄
・取引関係通知書
領置
歳入歳出外
現金
取引関係通知書 3年 廃棄
・遺留金書留簿
領置
歳入歳出外
現金
遺留金書留簿 5年 廃棄
・仮留金受払簿
領置
歳入歳出外
現金
仮留金受払簿 5年 廃棄
・差入現金等受付記録
領置
歳入歳出外
現金
差入現金等受付記録 3年 廃棄
・自弁物品一覧表
・自費購入物品一覧表 領置
歳入歳出外
現金
自弁物品一覧表 3年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書
領置
歳入歳出外
現金
歳入歳出外現金出納計算書 5年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書証拠書類
領置
歳入歳出外
現金
歳入歳出外現金出納計算書証拠書類 5年 廃棄
・同封現金等書留簿
領置
歳入歳出外
現金
同封現金等書留簿 3年 廃棄
・保管金小切手原符
領置
歳入歳出外
現金
保管金小切手原符 5年 廃棄
・保管金振替済通知書
領置
歳入歳出外
現金
保管金振替済通知書 3年 廃棄
・保管金提出書
領置
歳入歳出外
現金
保管金提出書 3年 廃棄
・保管金保管替通知書
領置
歳入歳出外
現金
保管金保管替通知書 3年 廃棄
・保管金月計突合表
・歳入歳出外現金月計突合表 領置
歳入歳出外
現金
保管金月計突合表
歳入歳出外現金月計突合表
3年 廃棄
・郵送現金等受付記録
領置
歳入歳出外
現金
郵送現金等受付記録 3年 廃棄
・領置金基帳
領置
歳入歳出外
現金
領置金基帳 5年 廃棄
・領置金支払記録
領置
歳入歳出外
現金
領置金支払記録 3年 廃棄
・領置金収受簿
領置
歳入歳出外
現金
領置金収受簿 5年 廃棄
・領置金基帳統括一覧表
領置
歳入歳出外
現金
領置金基帳統括一覧表 3年 廃棄
4 刑及び勾留並び
に監置の裁判の
執行に関する事項財産形成貯蓄に関
すること
財産形成貯蓄等の記録・財産形成貯蓄等記録簿
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄等記録簿
解約に係る申
込書を受理し
た日又は退
職等に関する
通知書を提出
した日に係る
特定日以後5年廃棄
財産形成貯蓄等実施
状況調査
・財産形成貯蓄等実施状況調査
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄等実施状況調査 3年 廃棄
控除額の確認に関す
る文書
・財産形成貯蓄給与控除明細書
財形 財形貯蓄 財産形成貯蓄給与控除明細書 3年 廃棄備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、個別案件の終了
等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課
長通知1-3の3(3))。
矯正施設における
領置に関すること
矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設における領置
物品に関する文書
大分類 中分類 名称(小分類)
1 契約に関すること 契約に関する文書 ・契約書
・入札公告に関する文書
・見積書
・指名通知
・指名通知書
・請書
・予定価格調書
・納品書
・同等品審査書類
用度 契約 調達
契約が終了
する日に係る
特定日以後5年廃棄
・随意契約登録者名簿 用度 契約 随意契約登録者名簿 3年 廃棄
・随意契約登録申請書 用度 契約 随意契約登録申請書 5年 廃棄
・有資格者名簿 用度 契約 有資格者名簿 3年 廃棄
・物品供用簿 用度 物品管理 物品供用簿 5年 廃棄
・物品管理計算書 用度 物品管理 物品管理計算書 5年 廃棄
・物品管理簿・物品出納簿 用度 物品管理 物品管理簿・物品出納簿 5年 廃棄
・引継書 用度 物品管理 引継書 3年 廃棄
・被収容者被服更新整備必要数調書
・被収容者被服遊休品調書
用度 物品管理 被収容者被服更新整備に関する書類 3年 廃棄
・副生物等書留簿 用度 物品管理 副生物等書留簿 3年 廃棄
・物品増減及び現在額報告書 用度 物品管理 物品増減及び現在額報告書 5年 廃棄
・物品定時・交替・随時検査書 用度 物品管理 物品定時・交替・随時検査書 5年 廃棄
・郵便書留簿 用度 物品管理 郵便書留簿 3年 廃棄
・その他物品に関する書類 用度 物品管理 その他物品に関する書類 1年 廃棄
・物品取得措置請求書・物品取得通知
書・物品払出請求書
・物品修繕・改造措置請求書・物品修繕・
改造措置通知書
・物品不要決定承認申請書・物品不要決
定通知書
用度 物品管理 物品の取得・修繕・廃棄等 3年 廃棄
・自動車用燃料受払票 用度 物品管理 自動車用燃料受払票 1年 廃棄
・生産命令書 用度 物品管理 生産命令書 1年 廃棄
・燃料受払簿 用度 物品管理 燃料受払簿 1年 廃棄
・物品管理換協議書
・物品管理換承認申請書
・管理換物品引渡通知書
用度 物品管理 物品管理換書類 1年 廃棄
・物品受入命令書 用度 物品管理 物品受入命令書 1年 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
・物品払出命令書 用度 物品管理 物品払出命令書 1年 廃棄
運輸に関すること 運輸に関する文書 ・官用車交通事故報告 用度 運輸 官用車交通事故報告 5年 廃棄
・高速道路通行券等使用記録 用度 運輸 高速道路通行券等使用記録 3年 廃棄
・自動車の整備に関する書類 用度 運輸 自動車の整備 3年 廃棄
・自動車運行日誌 用度 運輸 自動車運行日誌 1年 廃棄
・自動車始業点検等記録 用度 運輸 自動車始業点検等記録 3年 廃棄
・配車計画に関する書類 用度 運輸 配車計画 1年 廃棄
2 国有財産の管理及
び処分に関すること
国有財産の管理に関
する文書
・国有財産台帳
用度 国有財産 国有財産台帳 常用 廃棄
ただし、用途廃
止の目に係る
特定日以後5年
は保存
・国有財産台帳付属書類
用度 国有財産 国有財産台帳付属書類 常用 廃棄
ただし、用途廃
止の目に係る
特定日以後5年
は保存
・国有財産増減及び現在額報告書 用度 国有財産 国有財産増減及び現在額報告書 5年 廃棄
・国有財産見込現在額報告書 用度 国有財産 国有財産見込現在額報告書 5年 廃棄
・国有財産台帳登録決議書 用度 国有財産 国有財産台帳登録決議書 5年 廃棄
・価格改定評価調書 用度 国有財産 価格改定評価調書 10年 廃棄
・部局等調書 用度 国有財産 部局等調書 5年 廃棄
・土地評価関係書類 用度 国有財産 土地評価関係書類 5年 廃棄
・敷地取得・交換・割譲・更正等関係書類
用度 国有財産 敷地取得・交換・割譲・更正等関係書類 5年 廃棄
保存期間満了
後施設が継続
して存在する場
合は延長を検討・庁舎等使用現況及び見込報告書 用度 国有財産 庁舎等使用現況及び見込報告書 3年 廃棄
・国有財産使用許可関係書類 用度 国有財産 国有財産使用許可関係書類 5年 廃棄
・国有財産使用許可書
用度 国有財産 国有財産使用許可書
使用許可が
終了した日に
係る特定日以
後5年
廃棄
・国有財産貸付契約書
用度 国有財産 国有財産貸付契約書
契約が終了し
た日に係る特
定日以後5年
廃棄
3 ・給養の実施に関する記録 給養 給食 休養 3年 廃棄
・栄養士巡回指導に関する記録 給養 給食 栄養士巡回指導 3年 廃棄
・給食業務に関する記録 給養 給食 給食業務 3年 廃棄
・食中毒に関する記録 給養 給食 食中毒 3年 廃棄
・不喫食者書留簿 給養 給食 不喫食者書留簿 3年 廃棄
・祝祭日・誕生日用特別菜等に関する書類 給養 給食 祝祭日・誕生日用特別菜等 3年 廃棄
・食糧受払簿 給養 給食 食糧受払簿 3年 廃棄
・特別食に関する書類 給養 給食 特別食 3年 廃棄
・移送食給与簿 給養 給食 移送食給与簿 3年 廃棄
・給食し好調査 給養 給食 給食し好調査 3年 廃棄
・給食委員会等議事録 給養 給食 給食委員会等議事録 3年 廃棄
・給食衛生管理点検記録 給養 給食 給食衛生管理点検記録 3年 廃棄
・給食日誌 給養 給食 給食日誌 3年 廃棄
・検食に関する書類 給養 給食 検食 3年 廃棄
・献立表 給養 給食 献立表 3年 廃棄
・集団給食実施状況報告書 給養 給食 集団給食実施状況報告書 3年 廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋 3年 廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 3年 廃棄
・食料購入関係書類 給養 給食 食料購入関係書類 3年 廃棄
・精米記録 給養 給食 精米記録 3年 廃棄
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 給食人員表 3年 廃棄
4 会議・会同等に
関する事項
会議・会同等に関す
る経緯
会議・会同等に関する
文書
・協議会等に関する書類
・関係機関等との連絡協議会に関する書類 用度 会議・協議会 協議会等 3年 廃棄
施設整備に関すること施設整備に関する文書・耐震診断報告書
施設整備 工事 耐震診断報告書
当該建物が
存在しなく
なった日に係
る特定日以後1年廃棄
令和6年5月1日改定
保存期間満
了時の措置
参考事項
業務の区分 行政文書の具体例 保存期間
分類例
物品の管理に関す
ること
物品の管理に関する
文書
予算及び決算に
関する事項
長野刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長)
事 項 当該業務に係る行政
文書の類型
5 施設整備に関す
る事項
刑及び勾留並び
に監置の裁判の
執行に関する事項国有財産に関す
る事項
矯正施設における給養
に関する文書
矯正施設に収容中
の者に係る給養に
関すること
大分類 中分類 名称(小分類)
令和6年5月1日改定
保存期間満
了時の措置
参考事項
業務の区分 行政文書の具体例 保存期間
分類例
長野刑務所用度課 標準文書保存期間基準(文書管理者:用度課長)
事 項 当該業務に係る行政
文書の類型
・予定価格積算内訳書
・予定価格積算内訳書別紙明細
・入札時積算数量書
・入札時積算数量書別紙明細 施設整備 工事 予定価格積算内訳書
工事完成の
日に係る特定
日または業務
完了の日に
係る特定日以
後3年
廃棄
・工事請負契約書
・業務等契約書
・業務締結に関する書類
・引渡書
・工事認可書
・施工計画に関する書類
・試験成績書
・着工届・竣工届
・保証書
・入札調書
・法務省所管工事取扱規定に基づく工事
に関する書類
施設整備 工事 事業契約
工事完成の
日に係る特定
日または業務
完了の日に
係る特定日以
後10年
廃棄
・新営工事に関する書類 施設整備 工事 新営工事 5年 廃棄
・工事請負契約締結報告書
・工事完成報告書 施設整備 工事 工事請負契約締結・完成報告書 1年 廃棄
・管区計画工事に関する書類 施設整備 工事 管区計画工事 5年 廃棄
・本省計画工事に関する書類 施設整備 工事 本省計画工事 5年 廃棄
・予算増額及び工事実施認可上申書 施設整備 工事 予算増額及び工事実施認可上申書 5年 廃棄
・設備工事設計計算書
施設整備 工事 設備工事設計計算書
工事完成の
日に係る特定
日以後3年
廃棄
・積算数量算出書
施設整備 工事 積算数量算出書
工事完成の
日に係る特定
日以後3年
廃棄
・その他入札に関する書類 施設整備 工事 その他入札に関する書類 1年 廃棄
・その他工事に関する書類 施設整備 工事 その他工事に関する書類 1年 廃棄
・電気設備保守点検記録 施設整備 保守管理 電気設備保守点検記録 3年 廃棄
・機械設備等保守管理記録 施設整備 保守管理 機械設備等保守管理記録 3年 廃棄
・消防設備点検記録 施設整備 保守管理 消防設備点検記録 3年 廃棄
・定期検査結果(ボイラ―定期自主検査表) 施設整備 保守管理 定期検査結果(ボイラ―定期自主検査表) 3年 廃棄
・入門許可関係書類 施設整備 保守管理 入門許可関係書類 3年 廃棄
・各所修繕等実施記録 施設整備 保守管理 各所修繕等実施記録 1年 廃棄
・各所修繕費使用内訳表 施設整備 保守管理 各所修繕費使用内訳表 1年 廃棄
・各所修繕命令書 施設整備 保守管理 各所修繕命令書 1年 廃棄
・ばい煙測定結果報告書 施設整備 公害防止 ばい煙測定結果報告書 5年 廃棄
・毒物劇物有機溶剤受払簿 施設整備 安全衛生 毒物劇物有機溶剤受払簿 3年 廃棄
・廃棄物処理等関係書類 施設整備 安全衛生 廃棄物処理等関係書類 3年 廃棄
・高所作業実施許可に関する書類 施設整備 安全衛生 高所作業実施許可 1年 廃棄
・作業安全点検記録 施設整備 安全衛生 作業安全点検記録 1年 廃棄
・水道水質等検査記録 施設整備 安全衛生 水道水質等検査記録 5年 廃棄
6 公務員宿舎に関
する事項
公務員宿舎の設置
要求に関すること
公務員宿舎設置要求
に関する文書
・宿舎設置要求書
公務員宿舎 宿舎管理 宿舎設置要求書 10年 廃棄
公務員宿舎の維持
管理に関すること
公務員宿舎の入退去
に関すること
・自動車保管場所使用申請書・承認書
・自動車の保管場所に関する文書 公務員宿舎 宿舎管理 自動車保管場所使用申請書・承認書 5年 廃棄
公務員宿舎の現況
に関すること
公務員宿舎の現況に
関する調査
・国家公務員宿舎管理記録
公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎管理記録 5年 廃棄
・公務員宿舎現況表 公務員宿舎 宿舎管理 公務員宿舎現況表 3年 廃棄
・職員宿舎入居状況表 公務員宿舎 宿舎管理 職員宿舎入居状況表 3年 廃棄備考
5 施設整備に関す
る事項
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、個別案件の終了
等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課
長通知1-3の3(3))。
大分類 中分類 名称(小分類)
1 個人及び法人の
権利義務の得喪
及びその経緯
矯正施設に収容中
の者の不服申立て
に関すること
審査の申請に関する
文書
・審査申請書
・調査指示に関する回報文書
・裁決に係る決裁文書
・裁決書
処遇 不服申立 審査の申請
裁決、決定そ
の他処分がさ
れる日に係る
特定日以後10年廃棄
矯正管区の長に対す
る事実の申告に関する
文書
・事実申告書
・調査指示に関する回報文書
・事実の申告の処理に係る決裁文書 処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告
通知又は終
結の処理がさ
れる日に係る
特定日以後5年廃棄
法務大臣に対する事
実の申告に関する文書・事実申告書
・調査指示に関する回報文書
・事実の申告の処理に係る決裁文書
処遇 不服申立 法務大臣に対する事実の申告
通知又は終
結の処理がさ
れる日に係る
特定日以後5年廃棄
苦情の申出に関する
文書
・大臣苦情の調査指示に関する回報文
書 処遇 不服申立 苦情の申出 5年 廃棄
国又は行政機関を
当事者とする訴訟の
提起その他の訴訟
に関する経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録
処遇 不服申立 訴訟
訴訟が終結
する日に係る
特定日以後10年廃棄
2 職員の人事に関
する事項
その他研修に関す
ること
その他研修に関する記録・職員研修に関する書類
・職務研究会議事録 処遇 研修 職員研修 3年 廃棄
3 刑事施設における勤務
配置に関する文書
・勤務配置に関する記録
・勤務配置票 保安 勤務配置 勤務配置 3年 廃棄
刑事施設における緊急
報告に関する文書
・矯正緊急報告(非常事態等事案速報、
追報)のうち、
1 騒乱等 2 逃走 3 被収容者身柄の奪取
4 施設に対する破壊活動 5 施設収容区
域への侵入 6 危険物の不正差入れ等 7
小型武器使用等 8 出所者等による傷害等・矯正緊急報告(非常事態派遣速報、非
常事態派遣等活動状況報告)
・矯正臨時報告(事案報告)
保安 報告
矯正緊急報告等(非常事態等事案速報、非常事態派遣速
報等)
3年 廃棄
・警備計画 保安 警備 警備計画 5年 廃棄
・事件送致に関する記録 保安 警備 事件送致 5年 廃棄
・巡警記録
・巡回記録簿 保安 警備 巡警・巡回記録簿 3年 廃棄
・外来者入出門管理 保安 警備 外来者入出門管理 3年 廃棄
・監視カメラ視察記録 保安 警備 監視カメラ視察記録 3年 廃棄
・管区機動警備隊に関する記録 保安 警備 各種警備 3年 廃棄
・緊急自動車指定に関する記録
・刑務官手帳の管理に関する記録
・警備活動に関する記録
・警備隊員に関する記録
・鍵の管理に関する記録
・鍵貸与簿 保安 警備 鍵貸与簿 3年 廃棄
・現認報告書 保安 警備 現認報告書 3年 廃棄
・駐車許可管理(職員) 保安 警備 駐車許可管理(職員) 3年 廃棄
・暴力団関係被収容者に関する記録 保安 警備 暴力団関係者の収容 3年 廃棄
・事務用品管理(職員ロッカ―)に関する記録 保安 警備 事務用品管理(職員ロッカ―) 1年 廃棄
・出門許可書 保安 警備 出門許可書 1年 廃棄
・少年施設巡回保安研修の実施に関す
る記録 保安 警備訓練 少年施設巡回保安研修 3年 廃棄
・非常招集に関する記録 保安 警備訓練 非常招集 3年 廃棄
・柔道、剣道及び矯正護身術の実施に関
する記録
保安 警備訓練 柔道、剣道及び矯正護身術 3年 廃棄
・手錠・捕縄使用検定に関する記録 保安 警備訓練 手錠・捕縄使用訓練 3年 廃棄
・訓練計画・実施記録(警備) 保安 警備訓練 訓練計画・実施記録(警備) 3年 廃棄
・無線に関する記録 保安 警備用器具 無線 5年 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束衣使用簿 保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣使用簿 5年 廃棄
・保護具使用簿 保安 警備用器具 保護具使用簿 5年 廃棄
・銃履歴カ―ド
保安 警備用器具 銃履歴カ―ド 常用 廃棄
銃の廃棄に伴
い廃棄
・警備用機器の管理に関する記録 保安 警備用器具 警備用機器の管理 3年 廃棄
・警備用具等管理に関する記録 保安 警備用器具 警備用具等管理 3年 廃棄
・武器管理に関する記録 保安 警備用器具 武器管理 3年 廃棄
・銃及び弾薬出納簿 保安 警備用器具 銃及び弾薬出納簿 3年 廃棄
・銃砲現況調書 保安 警備用器具 銃砲現況調書 3年 廃棄
・特別手入及び検査表 保安 警備用器具 特別手入及び検査表 3年 廃棄
・附属品出納簿 保安 警備用器具 附属品出納簿 3年 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束衣管理に関する記録 保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣管理 3年 廃棄
・無線業務日誌 保安 警備用器具 無線業務日誌 3年 廃棄
・矯正臨時報告(無線施設に関する報告) 保安 警備用器具 矯正臨時報告(無線施設に関する報告) 3年 廃棄
・引上げ物品記録 保安 検査 引上げ物品記録 3年 廃棄
・検査計画 保安 検査 検査 3年 廃棄
・自弁・差入物品検査 保安 検査 自弁・差入物品検査 3年 廃棄
・書籍・新聞検査に関する記録 保安 検査 書籍・新聞検査 5年 廃棄
・新入時衣体検査記録 保安 検査 新入時衣体検査記録 3年 廃棄
・設備点検記録 保安 検査 設備点検記録 3年 廃棄
刑事施設における居室
配置に関する文書
・居室配置表
保安 居室配置 居室配置表 3年 廃棄
・護送計画関係書類 保安 護送 護送計画関係書類 3年 廃棄
・出廷等に関する記録 保安 連行・戒護 出廷等 3年 廃棄
・保護室使用簿
保安 連行・戒護 保護室使用簿 5年 廃棄
・保護室管理に関する記録 保安 連行・戒護 保護室管理 3年 廃棄
・静穏室使用簿
保安 連行・戒護 静穏室使用簿 5年 廃棄
・静穏室管理に関する記録 保安 連行・戒護 静穏室管理 3年 廃棄
・矯正臨時報告(収容定員決定(変更)報
告) 保安 収容定員 矯正臨時報告(収容定員決定(変更)報告) 3年 廃棄
・収容調整に関する記録 保安 収容定員 収容調整 5年 廃棄
刑事施設における被収
容者の動静視察に関
する文書
・被収容者の動静等の電磁的、光学的記
録及びその管理に関する記録 保安 動静視察 被収容者の動静等の電磁的、光学的記録及びその管理 5年 廃棄
刑事施設における報告
に関する文書
・矯正緊急報告(非常事態等事案速報、
追報)のうち、
1 変死及び自傷 2 保護室収容中の死亡
等 3 殺傷 4 制止等の措置による負傷
・矯正臨時報告(事案報告)
保安 報告
矯正緊急報告及び矯正臨時報告等(非常事態等事案速報等)10年 廃棄
長野刑務所処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当)) 令和6年5月1日改定
刑事施設の保安に
関すること
保存期間満
了時の措置
分類例
保存期間
刑及び勾留並び
に監置の裁判の
執行に関する事項刑事施設における警備
に関する文書
刑事施設における警備
用器具に関する文書
刑事施設における被収
容者の護送に関する
文書
刑事施設における被収
容者の収容定員に関
する文書
刑事施設における警備
訓練に関する文書
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
刑事施設における保護
室に関する文書
刑事施設における静穏
室に関する文書
参考事項
刑事施設における検査
に関する文書
大分類 中分類 名称(小分類)
長野刑務所処遇部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(処遇担当)) 令和6年5月1日改定
保存期間満
了時の措置
分類例
保存期間
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例 参考事項
・外国人収容状況に関する記録 保安 報告 外国人収容状況 3年 廃棄
・矯正施設の撮影に関する記録 保安 報告 矯正施設の撮影 3年 廃棄
・保安に関する照会書・回報書 保安 報告 保安に関する照会書・回報書 3年 廃棄
・当直引継書 保安 報告 当直引継書 1年 廃棄
・保安月報 保安 報告 保安月報 3年 廃棄
・保安状況報告
・保安状況調査に関する記録 保安 報告 保安状況報告 3年 廃棄
刑事施設における修繕
に関する文書
・修繕に関する記録
保安 修繕 修繕 3年 廃棄
・外国人処遇に関する記録 処遇 処遇記録 外国人処遇 3年 廃棄
・隔離に関する記録 処遇 処遇記録 隔離 3年 廃棄
・自弁・差入物品管理 処遇 処遇記録 自弁・差入物品管理 3年 廃棄
・収容開始時の告知記録 処遇 処遇記録 収容開始時の告知記録 3年 廃棄
・面接指導記録 処遇 処遇記録 面接指導記録 3年 廃棄
・要注意者に関する記録 処遇 処遇記録 要注意者 3年 廃棄
・恵与願に関する書類 処遇 処遇記録 恵与願 3年 廃棄
・諸願簿 処遇 処遇記録 諸願簿 1年 廃棄
・工場用務者管理 処遇 処遇記録 工場用務者管理 1年 廃棄
・免業に関する記録 処遇 処遇記録 免業 1年 廃棄
・被収容者の一般的な処遇の実施に関
する記録 処遇 処遇記録 被収容者処遇 1年 廃棄
・被害者等の心情等の聴取・伝達等に関
する記録
・矯正定期報告(刑事施設における被害
者心情等聴取・伝達制度実施状況報告)
被害者 被害者 被害者等の心情等の聴取・伝達等に関する書類 3年 廃棄
・被害者等に対する加害者の処遇状況
等に関する通知関係記録 被害者 被害者
被害者等に対する加害者の処遇状況等に関する通知関
係書類
3年 廃棄
・書信に関する記録 処遇 外部交通 書信 3年 廃棄
・面会に関する記録 処遇 外部交通 面会 3年 廃棄
・面会票 処遇 外部交通 面会票 3年 廃棄
刑事施設における優遇
措置に関する文書
・優遇措置に関する記録
処遇 優遇措置 優遇措置 3年 廃棄
・処遇審査会議事録(制限緩和) 処遇 制限緩和 処遇審査会議事録(制限緩和) 3年 廃棄
・制限区分に関する記録 処遇 制限緩和 制限区分 3年 廃棄
・変更審査人員表 処遇 制限緩和 変更審査人員表 3年 廃棄
・不喫食者書留簿 処遇 生活管理 不喫食者書留簿 3年 廃棄
・運動入浴実施記録 処遇 生活管理 運動入浴実施記録 1年 廃棄
・官給品の貸与に関する記録 処遇 生活管理 官給品の貸与 1年 廃棄
・日誌(受刑者) 処遇 生活管理 日誌(受刑者) 1年 廃棄
・物品管理関係 処遇 生活管理 物品管理関係 1年 廃棄
刑事施設における賞遇
に関する文書
・賞遇に関する記録
処遇 賞遇 賞遇 3年 廃棄
・訓戒記録 処遇 調査・懲罰 訓戒記録 3年 廃棄
・懲罰簿 処遇 調査・懲罰 懲罰簿 3年 廃棄
・反則行為の調査・懲罰に関する記録 処遇 調査・懲罰 反則行為の調査・懲罰 3年 廃棄
掲示施設における翻訳
に関する文書
・通訳・翻訳共助に関する記録
処遇 通訳・翻訳 通訳・翻訳共助 3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者の不服申立て
に関すること
刑事施設における不服
申立てに関する文書
・矯正管区の長に対する事実の申告の
通知書の交付に関する記録
・矯正管区の長に対する事実の申告の
通知書
処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告通知簿等 5年 廃棄
・法務大臣に対する事実の申告の通知
書の交付に関する記録
・法務大臣に対する事実の申告の通知書処遇 不服申立 法務大臣に対する事実の申告通知簿等 5年 廃棄
・審査の申請の裁決書謄本の交付に関
する記録
・審査の申請の裁決書謄本
処遇 不服申立 審査の申請裁決書交付簿等 5年 廃棄
・再審査の申請の裁決書謄本の交付に
関する記録
・再審査の申請の裁決書謄本
処遇 不服申立 再審査の申請裁決書交付簿等 5年 廃棄
・刑事施設の長に対する苦情の申出に関
する記録 処遇 不服申立 刑事施設の長に対する苦情の申出 5年 廃棄
・法務大臣に対する苦情の申出に関する
記録 処遇 不服申立 法務大臣に対する苦情の申出 5年 廃棄
・監査官に対する苦情の申出に関する記
録 処遇 不服申立 監査官に対する苦情の申出 5年 廃棄
その他不服申立てに
関する文書
・矯正定期報告(被収容者等による告
訴、告発、提訴等報告) 処遇 不服申立
矯正定期報告(被収容者等による告訴、告発、提訴等報告)3年 廃棄
・請願その他の不服申立てに関する記録 処遇 不服申立 請願その他の不服申立て 1年 廃棄
4 防災に関すること 防災に関する文書 ・矯正緊急報告(非常事態等事案速報、
追報)のうち、
1 天災事変 2 火災
・矯正緊急報告(非常事態派遣速報、非
常事態派遣等活動状況報告)
・矯正臨時報告(事案報告)
保安 防災管理
矯正緊急報告等(非常事態等事案速報、非常事態派遣速
報等)
3年 廃棄
・災害対策に関する記録 保安 防災管理 災害対策 3年 廃棄
・防災管理に関する記録 保安 防災管理 防災管理 1年 廃棄
・火気取締に関する記録 保安 防災管理 火気取締 1年 廃棄
・消防用務者(受刑者)に関する記録 保安 防災管理 消防用務者(受刑者) 1年 廃棄
5 処遇に関する事項処遇に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
処遇に関する文書 ・処遇部門の所掌に係る事務で他の係
の所掌に属しないものに関する書類 処遇 各種業務 その他処遇に関する書類 1年 廃棄備考
刑事施設における外部
交通に関する文書
刑事施設に収容中
の者のその他処遇
に関すること
刑事施設における処遇
の記録に関する文書
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、個別案件の終了
等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課
長通知1-3の3(3))。
防災に関する事項刑事施設における制限
緩和に関する文書
刑事施設における調
査・懲罰に関する文書
刑事施設における生活
管理に関する文書
被害者制度に関する
文書
大分類 中分類 名称(小分類)
1 ・刑務作業表彰に関する記録
・刑務作業協力者表彰に関する記録 作業 栄典・表彰 刑務作業表彰 10年 廃棄
・篤志面接委員及び教誨師叙勲・褒章・
表彰に関する記録
教育 栄典・表彰 篤志面接委員及び教誨師叙勲・褒章・表彰 10年 廃棄
・外部講師(民間協力者)表彰に関する
記録
教育 栄典・表彰 外部講師(民間協力者)表彰 10年 廃棄
2 ・処遇審査会議事録(考査) 分類 分類考査 処遇審査会議事録(考査) 3年 廃棄
・移送認可申請書
・移送通知書
・移送連絡簿
・管区外移送協議書
・精神障害者移送協議書
・暴力団関係受刑者の移送に関する記録分類 分類考査 移送 3年 廃棄
・分類日誌 分類 分類考査 分類日誌 3年 廃棄
・処遇共助に関する記録 分類 分類考査 処遇共助 3年 廃棄
・処遇調査(再調査)許可申請書 分類 分類考査 処遇調査(再調査)許可申請書 10年 廃棄
・仮釈放状況報告に関する記録 分類 分類管理 報告の管理 3年 廃棄
・分類業務の管理に係る決裁文書 分類 分類管理 その他分類業務の管理 3年 廃棄
・処遇指標変更移送認可通知書
・処遇指標変更移送認可申請書
・処遇指標変更に関する記録
分類 分類管理 処遇指標変更移送 5年 廃棄
・就労支援の実施に関する記録 分類 保護 就労支援 3年 廃棄
・釈放時保護の実施に関する記録 分類 保護 釈放時保護 3年 廃棄
・精神障害者出所通知
・退去強制該当容疑者通報 分類 保護 釈放に係る通知 3年 廃棄
・関係機関からの照会・回答に関する記録 分類 各種業務 照会・回答 3年 廃棄
・価格改定決議書 作業 作業企画 価格改定決議書 3年 廃棄
・作業運営会議議事録 作業 作業企画 作業運営会議議事録 3年 廃棄
・技術指導者に関する記録 作業 作業企画 技術指導者 3年 廃棄
・職員の資格・技能に関する記録 作業 作業企画 職員の資格・技能 3年 廃棄
・申出による作業に関する記録 作業 作業企画 申出による作業 3年 廃棄
・自己契約作業に関する記録 作業 作業企画 自己契約作業 3年 廃棄
・職員研修に関する記録 作業 作業企画 職員研修 3年 廃棄
・技能受刑者に関する記録 作業 作業企画 技能受刑者 3年 廃棄
・構外作業に関する記録 作業 作業企画 構外作業 3年 廃棄
・作業専門官に関する記録 作業 作業企画 作業専門官 3年 廃棄
・事業部作業に関する記録 作業 作業企画 事業部作業 3年 廃棄
・製造物責任法に関する記録 作業 作業企画 製造物責任法 3年 廃棄
・製品開発・管理に関する記録 作業 作業企画 製品開発・管理 3年 廃棄
・報告書・回報書 作業 作業企画 報告書・回報書 3年 廃棄
・外部通勤計画書 作業 作業企画 外部通勤 3年 廃棄
・作業出張計画書 作業 作業企画 作業出張 5年 廃棄
・受注関係書類 作業 作業企画 受注関係書類 3年 廃棄
・生産・販売計画 作業 作業企画 生産・販売計画 1年 廃棄
刑事施設における機能
向上作業に関する文書・機能向上作業に関する記録
作業 作業企画 機能向上作業 3年 廃棄
コミュニケーション能力
等向上作業に関する
文書
・コミュニケーション能力等向上作業実施
に係る記録等 作業 作業企画 コミュニケーション能力等向上作業 3年 廃棄
作業 作業企画 社会貢献作業実施記録等 3年 廃棄
作業 作業企画 社会貢献作業協定書 常用 廃棄
・作業計画書 作業 作業計画 作業計画書 5年 廃棄
・作業実施・変更計画書 作業 作業計画 作業実施・変更計画書 5年 廃棄
・受注書(事業部作業)・物品払出命令
書・製品受入命令書
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(事業部作業)・物品払出命令書・製品受入命令書 5年 廃棄
・受注書(製作作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(製作作業) 5年 廃棄
・受注書(提供作業)
・注文者リスト
・受注書一覧表
作業 作業命令 受注書(提供作業) 5年 廃棄
・修繕命令書(事業部作業)・物品払出命
令書・製品受入命令書
作業 作業命令
修繕命令書(事業部作業)・物品払出命令書・製品受入命
令書
5年 廃棄
・修繕命令書・物品払出命令書・製品受
入命令書
作業 作業命令 修繕命令書・物品払出命令書・製品受入命令書 5年 廃棄
・作業命令書(事業部作業) 作業 作業命令 作業命令書(事業部作業) 5年 廃棄
・作業命令書(自営作業) 作業 作業命令 作業命令書(自営作業) 5年 廃棄
・作業命令書(製作作業)・物品払出命令
書・製品受入命令書
作業 作業命令
作業命令書(製作作業)・物品払出命令書・製品受入命令書5年 廃棄
・作業命令書(提供作業)・製品受入命令書 作業 作業命令 作業命令書(提供作業)・製品受入命令書 5年 廃棄
刑事施設における作業
契約に関する文書
・契約に関する記録
・購入に関する記録
・予定価格調書
・見積書
・随意契約関係書類
作業 作業契約 契約に関する記録 5年 廃棄
協議会等に関する文書 ・開催通知 作業 作業企画 作業協議会 3年 廃棄
・矯正緊急報告(刑務作業災害速報)
・矯正臨時報告(刑務作業災害報告) 作業 作業安全衛生 矯正緊急報告等(刑務作業災害速報等) 10年 廃棄
・安全衛生委員会議事録 作業 作業安全衛生 安全衛生委員会議事録 3年 廃棄
・安全衛生管理に関する記録
・矯正定期報告(刑務作業災害発生状況
報告)
作業 作業安全衛生 安全衛生管理 3年 廃棄
・作業標準書 作業 作業安全衛生 作業標準書 常用 廃棄
・作業場の環境測定に関する記録 作業 作業安全衛生 作業環境測定結果記録(粉じん) 7年 廃棄
刑事施設における作業
計画に関する文書
刑事施設における作業
安全衛生に関する文書栄典又は表彰に
関する事項
表彰の授与又ははく
奪の経緯
矯正施設における表彰
に関する文書
刑及び勾留並び
に監置の裁判の
執行に関する事項刑事施設に収容中
の者の分類に関す
ること
刑事施設における分類
業務に関する文書
刑事施設における分類
業務の管理に関する
文書
刑事施設における保護
業務に関する文書
長野刑務所企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当))
審査 仮釈放等審査・申出・決定
令和6年5月1日改定
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間 保存期間満
了時の措置
参考事項
5年 廃棄
・社会貢献作業に関する記録
刑事施設に収容中
の者の審査・保護に
関すること
刑事施設における審査
業務に関する文書
・法定期間経過通告に関する記録
・処遇審査会議事録(仮釈放等審査)
・仮釈放等申出書
・仮釈放等申出書書留簿
・仮釈放等申出書送付書
・仮釈放等申出書発送簿
・申出取下書
・36条調査、25条調査に関する記録
・地方更生保護委員会委員面接に関す
る記録
・仮釈放等許可決定書、許可決定通知書
に係る受領書、書留簿
・仮釈放等許可決定名簿
・審理結果通知書(仮釈放等不許可)
・審理の再開等に関する通知書
分類
刑事施設に収容中
の者の作業に関す
ること
刑事施設における作業
企画に関する文書
刑事施設における社会
貢献作業に関する文書 大分類 中分類 名称(小分類)
長野刑務所企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和6年5月1日改定
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間 保存期間満
了時の措置
参考事項
・作業場の環境測定に関する記録 作業 作業安全衛生 作業環境測定結果記録 3年 廃棄
・歳出予算差引簿 作業 作業関係予算 歳出予算差引簿 5年 廃棄
・郵券受払簿 作業 作業関係予算 郵券受払簿 5年 廃棄
・作業関係予算に関する記録 作業 作業関係予算 作業関係予算 3年 廃棄
・年額内示に関する記録 作業 作業関係予算 年額内示 3年 廃棄
・予算増(減)額上申書 作業 作業関係予算 予算増(減)額上申書 5年 廃棄
・供用物品受払簿(原材料・消耗品) 作業 原材料管理 供用物品受払簿(原材料・消耗品) 3年 廃棄
・事業部物品使用簿(分割払出困難原材料) 作業 原材料管理 事業部物品使用簿(分割払出困難原材料) 3年 廃棄
・事業部物品受払簿(原材料) 作業 原材料管理 事業部物品受払簿(原材料) 3年 廃棄
・供用物品受払簿(機械及び器具・備品) 作業 作業物品管理 供用物品受払簿(機械及び器具・備品) 常用 廃棄
・物品管理簿・物品出納簿 作業 作業物品管理 物品管理簿・物品出納簿 5年 廃棄
・たな卸し表 作業 作業物品管理 たな卸し表 3年 廃棄
・事業部物品たな卸し表 作業 作業物品管理 事業部物品たな卸し表 3年 廃棄
・事業部物品取得請求書・事業部物品取
得通知書・事業部物品受入命令書 作業 作業物品管理
事業部物品取得請求書・事業部物品取得通知書・事業部
物品受入命令書
3年 廃棄
・事業部物品払出命令書 作業 作業物品管理 事業部物品払出命令書 3年 廃棄
・副産物書留簿 作業 作業物品管理 副産物書留簿 3年 廃棄
・物品払出命令書 作業 作業物品管理 物品払出命令書 3年 廃棄
・物品管理に関する記録 作業 作業物品管理 物品管理 1年 廃棄
・物品取得請求書・物品取得通知書・物
品受入命令書
作業 作業物品管理 物品取得請求書・物品取得通知書・物品受入命令書 3年 廃棄
・物品管理換通知書
・物品管理換受領通知書
作業 作業物品管理 物品管理換通知書・物品管理換受領通知書 1年 廃棄
・物品不用決定承認申請書
・物品不用決定通知書
作業 作業物品管理 物品不用決定承認申請書・物品不用決定通知書 1年 廃棄
刑事施設における作業
用品に関する文書
・作業用主要機械に関する記録
作業 作業用品 作業用主要機械 3年 廃棄
刑事施設における輸送
に関する文書
・自動車運行日誌
作業 輸送 自動車運行日誌 3年 廃棄
刑事施設における製品
管理に関する文書
・移動受入指図書
作業 製品管理 移動受入指図書 3年 廃棄
・移動払出指図書 作業 製品管理 移動払出指図書 3年 廃棄
・移動物品受領書 作業 製品管理 移動物品受領書 3年 廃棄
・事業部物品受払簿(移動受入製品・調
定済製品)
作業 製品管理 事業部物品受払簿(移動受入製品・調定済製品) 3年 廃棄
・事業部物品受払簿(自所製品) 作業 製品管理 事業部物品受払簿(自所製品) 3年 廃棄
・出門書 作業 製品管理 出門書 3年 廃棄
・製品の管理に関する記録 作業 製品管理 製品の管理に係る決裁文書 3年 廃棄
・製品検査に関する記録 作業 製品管理 製品検査に係る決裁文書 3年 廃棄
・製品等払出指図書 作業 製品管理 製品等払出指図書 3年 廃棄
・製品払出命令書 作業 製品管理 製品払出命令書 3年 廃棄
・物品受領書 作業 製品管理 物品受領書 3年 廃棄
・提供物品受払簿(機械及び器具・備品) 作業 提供物品管理 提供物品受払簿(機械及び器具・備品) 常用 廃棄
・提供物品受払簿(消耗品・原材料・製品) 作業 提供物品管理 提供物品受払簿(消耗品・原材料・製品) 3年 廃棄
作業事務調査に関す
る文書
・作業事務調査等に関する記録
作業 作業統計 作業事務調査等 5年 廃棄
・矯正定期報告(作業実施報告) 作業 作業統計 矯正定期報告(作業実施報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(作業決算報告) 作業 作業統計 矯正定期報告(作業決算報告) 3年 廃棄
・統計調査、解約減産状況表、調定速報 作業 作業統計 統計調査 3年 廃棄
・工場日報 作業 作業統計 工場日報 3年 廃棄
・作業人員日表 作業 作業統計 作業人員日表 3年 廃棄
・職業訓練命令書 作業 職業訓練 職業訓練命令書 5年 廃棄
・職業訓練の実施に関する記録 作業 職業訓練 職業訓練 3年 廃棄
・職業訓練日誌 作業 職業訓練 職業訓練日誌 3年 廃棄
・修了証書交付記録 作業 職業訓練 修了証書交付記録 常用 廃棄
・矯正定期報告(受験結果報告) 作業 職業訓練 矯正定期報告(受験結果報告) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(職業訓練実施報告) 作業 職業訓練 矯正臨時報告(職業訓練実施報告) 3年 廃棄
・技能講習修了者帳簿 作業 職業訓練 技能講習修了者に係る帳簿 3年 廃棄
・技能講習に関する記録 作業 職業訓練 技能講習に係る帳簿 5年 廃棄
・作業報奨金に関する記録
・作業報奨金基帳 作業 作業報奨金 作業報奨金 5年 廃棄
・作業審査カード 作業 作業報奨金 作業審査カード 5年 廃棄
・日課表 作業 作業報奨金 日課表 5年 廃棄
・作業審査会議事録 作業 作業報奨金 作業審査会議事録 5年 廃棄
・一般改善指導の実施に関する記録
・特別改善指導の実施に関する記録
・教育行事に関する記録
教育 改善指導 改善指導 3年 廃棄
・評価に関する記録 教育 改善指導 評価 3年 廃棄
・教育日誌 教育 教育管理 教育日誌 3年 廃棄
・教科指導の実施に関する記録 教育 教科指導 教科指導 3年 廃棄
・高卒認定試験の実施に関する文書 教育 教科指導 高卒認定試験 3年 廃棄
刑事施設における刑執
行開始時指導に関す
る文書
・刑執行開始時指導に関する記録
教育
刑執行開始
時指導
刑執行開始時指導 3年 廃棄
刑事施設における釈放
前指導に関する文書
・釈放前指導の実施に関する記録
・刑事施設外処遇の実施に関する記録 教育 釈放前指導 釈放前指導 3年 廃棄
刑事施設における集会
に関する文書
・集会に関する記録(誕生会等)
教育 集会 集会 3年 廃棄
・放送に関する記録 教育 余暇活動 放送 3年 廃棄
・通信教育に関する記録 教育 余暇活動 通信教育 3年 廃棄
・試験資格の実施に関する記録 教育 余暇活動 資格試験 3年 廃棄
・クラブ活動に関する記録 教育 余暇活動 クラブ活動 3年 廃棄
刑事施設における図書
に関する文書
・図書・新聞管理に関する記録
・図書・新聞の領置・廃棄に関する記録
・図書・新聞閲読に関する記録
・備付図書貸与に関する記録
・自弁書籍カ―ド
・写真閲覧に関する記録
教育 図書 図書・新聞の管理 3年 廃棄
・書籍・新聞審査に関する記録 教育 検査 書籍・新聞審査 5年 廃棄
・所内誌 教育 図書 所内誌 1年 廃棄
・教誨師委嘱・解嘱に関する記録 教育 教誨師 教誨師委嘱・解嘱 5年 廃棄
・教誨師に関する名簿 教育 教誨師 教誨師名簿 常用 廃棄
・教誨師従事年数及び指導回数に関す
る記録
教育 教誨師 教誨師従事年数及び指導回数 常用 廃棄
・墓地埋葬に関する記録
・合葬に関する記録 教育 教誨 墓地埋葬・合葬 常用 廃棄
・儀式行事に関する記録
・教誨等実施簿
・読経簿
教育 教誨 教誨等実施簿 5年 廃棄
・その他教誨師に関する記録 教育 教誨師 その他教誨師に関する記録 3年 廃棄
・篤志面接委員委嘱・期間更新・解嘱に
関する記録 教育 篤志面接委員 篤志面接委員委嘱・期間更新・解嘱 5年 廃棄
・篤志面接委員に関する名簿 教育 篤志面接委員 篤志面接委員名簿 常用 廃棄
・篤志面接委員記章交付簿 教育 篤志面接委員 篤志面接委員記章交付簿 5年 廃棄
刑事施設における職業
訓練に関する文書
刑事施設に収容中
の者にかかる作業
報奨金に関すること
刑事施設に収容中
の者の教育に関す
ること
刑事施設における改善
指導に関する文書
刑事施設における教科
指導に関する文書
刑事施設における余暇
活動に関する文書
刑事施設における教誨
師に関する文書
刑事施設における篤志
面接委員に関する文書刑事施設における作業
報奨金に関する文書
刑事施設における作業
関係予算に関する文書刑事施設における原材
料管理に関する文書
刑事施設における作業
物品管理に関する文書刑事施設における提供物
品管理に関する文書
刑事施設における作業
統計に関する文書
大分類 中分類 名称(小分類)
長野刑務所企画部門 標準文書保存期間基準(文書管理者:首席矯正処遇官(企画担当)) 令和6年5月1日改定
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間 保存期間満
了時の措置
参考事項
・篤志面接委員従事年数及び指導回数
に関する記録
教育 篤志面接委員 篤志面接委員従事年数及び指導回数 常用 廃棄
・篤志面接委員個人別指導簿 教育 篤志面接委員 篤志面接委員面接簿・指導簿 5年 廃棄
・その他篤志面接委員に関する記録 教育 篤志面接委員 その他篤志面接委員に関する記録 3年 廃棄
刑事施設における民間
協力者(教育)に関す
る文書
・民間協力者(教育)に関する記録
教育 民間協力者 民間協力者(教育) 3年 廃棄
・教育業務に関する各種報告 教育 教育管理 報告の管理 3年 廃棄
・学会・研究会(教育)に関する資料 教育 教育管理 学会・研究会(教育) 3年 廃棄
・協議会・連絡会(教育)に関する記録 教育 教育管理 協議会・連絡会(教育) 3年 廃棄
・研究授業に関する記録 教育 教育管理 研究授業 3年 廃棄
・その他教育に関する記録 教育 教育管理 その他教育に関する記録 1年 廃棄
矯正施設に収容中
の者に係る死亡手
当金等に関すること
矯正施設に収容中の
者に係る死亡手当金
等に関する文書
・死亡手当金等に関する記録
作業 手当金等 死亡手当金等 5年 廃棄
3 矯正展・即売会
に関する事項
矯正展・即売会の実
施のための経緯
矯正展・即売会に関す
る文書
・矯正展・即売会に関する記録
作業 作業企画 矯正展・即売会 3年 廃棄
4 ・他の行政機関との協議及び連絡・調整
に関する書類
・再犯防止推進計画に関する書類
更生支援
他機関との
協議及び連
絡・調整
地方自治体との連絡・調整 3年 廃棄
・運営上の各種照会・回答に関する文書 更生支援 運営 地域連携 3年 廃棄
5 テレビ遠隔通信
システムに関す
る事項
テレビ遠隔通信シス
テムの利用に関する
こと
テレビ遠隔通信システ
ムの利用に関する文書・テレビ遠隔通信システムの使用記録
連絡調整 運用 テレビ遠隔通信システム使用記録 3年 廃棄備考
刑事施設における教育
業務の管理に関する
文書
更生支援に関す
る事項
更生支援に関する
協議及び連絡・調整
に関すること
更生支援に関する協
議及び連絡・調整に関
する文書
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、個別案件の終了
等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課
長通知1-3の3(3))。
大分類 中分類 名称(小分類)
1 ・健康診断に関する記録(結核予防) 保健 検査等 健康診断(結核予防) 5年 廃棄
・感染症に関する記録
・感染症の予防・感染の防止
・感染症の検査
保健 検査等 感染症に関する記録 3年 廃棄
・エックス線検診に関する記録 保健 検査等 エックス線検診 3年 廃棄
・健康管理に関する記録 保健 検査等 健康管理 3年 廃棄
・有機溶剤使用者健康診断に関する記録 保健 検査等 有機溶剤使用者健康診断 3年 廃棄
・各種医務検査に関する記録 保健 検査等 各種医務検査 3年 廃棄
・予防接種に関する記録 保健 検査等 予防接種 3年 廃棄
・検便検査に関する記録
・検便成績表 衛生 防疫 検便検査 3年 廃棄
・保健衛生計画に関する記録 衛生 防疫 保健衛生計画 3年 廃棄
・衛生管理に関する記録 衛生 防疫 衛生管理 3年 廃棄
・害虫駆除実施簿 衛生 防疫 害虫駆除実施簿 3年 廃棄
・防疫実施・計画に関する記録
・消毒実施に関する記録
衛生 防疫 防疫実施・計画 3年 廃棄
・滅菌器使用記録簿 衛生 防疫 滅菌器使用記録簿 3年 廃棄
・廃棄物処理に関する記録
・医療廃棄物に関する記録
衛生 廃棄物 廃棄物処理 5年 廃棄
・診療録 矯正医療 診療 診療録 5年 廃棄
・診断書 矯正医療 診療 診断書 5年 廃棄
・レントゲンフィルム 矯正医療 診療 レントゲンフィルム 5年 廃棄
・病院移送協議書 矯正医療 移送 病院移送協議書 5年 廃棄
・死亡診断書(死体検案書)発行記録 矯正医療 診療 死亡診断書(死体検案書) 5年 廃棄
・手術・処置・検査承諾(同意)書 矯正医療 診療 手術・処置・検査承諾(同意)書 5年 廃棄
・病状照会に関する記録 矯正医療 診療 病状照会 5年 廃棄
・エックス線装置に関する記録 矯正医療 診療 エックス線装置 5年 廃棄
・照射録 矯正医療 診療 照射録 5年 廃棄
・放射線特別健康診断記録簿 矯正医療 診療 放射線特別健康診断記録簿 5年 廃棄
・診察記録に関する記録 矯正医療 診療 診察記録 3年 廃棄
・診察受付に関する記録 矯正医療 診療 診察受付 3年 廃棄
・指名医に関する記録 矯正医療 診療 指名医 3年 廃棄
・人工透析に関する記録 矯正医療 診療 人工透析 3年 廃棄
・特定疾患に関する記録 矯正医療 診療 特定疾患 3年 廃棄
・医療処遇・処置に関する記録 矯正医療 診療 医療処遇・処置 3年 廃棄
・医療情報に関する記録 矯正医療 診療 医療情報 3年 廃棄
・病者等管理に関する記録 矯正医療 診療 病者等管理 3年 廃棄
・病状連絡等に関する記録 矯正医療 診療 病状連絡等 3年 廃棄
・外医診察に関する記録 矯正医療 診療 外医診察 3年 廃棄
・歯科治療に関する記録 矯正医療 診療 歯科治療 3年 廃棄
・血液検査に関する記録 矯正医療 診療 検査 3年 廃棄
・検体検査に関する記録
・脳波検査に関する記録
・臨床検査に関する記録
・超音波診断記録簿
・検体検査依頼書
・原義省略簿 矯正医療 診療 原義省略簿 3年 廃棄
・医療共助に関する記録
・共助診療依頼書 矯正医療 診療 医療共助 3年 廃棄
・看護業務に関する記録 矯正医療 診療 看護業務 3年 廃棄
・夜間休日処理簿 矯正医療 診療 夜間休日処理簿 1年 廃棄
・医療情報システム 矯正医療 診療 医療情報システム 常用 廃棄
・医療法手続に関する記録
・診療所開設・許可に関する記録
矯正医療 医務 医療法手続 30年 廃棄
・現有状況更新希望調査に関する記録 矯正医療 医務 現有状況更新希望調査 5年 廃棄
・出産に関する記録 矯正医療 医務 出産 5年 廃棄
・医療機器管理に関する記録 矯正医療 医務 医療機器管理 5年 廃棄
・病院・診療所の運営状況に関する記録 矯正医療 医務 病院・診療所の運営状況 3年 廃棄
・准看護師養成所に関する記録 矯正医療 医務 准看護師養成所 3年 廃棄
・勤務配置に関する記録 矯正医療 医務 勤務配置 3年 廃棄
・医療協議会に関する記録 矯正医療 医務 医療協議会 3年 廃棄
・面接簿 矯正医療 医務 面接簿 3年 廃棄
・医師・看護師等の届出に関する記録
・薬剤師届出票
矯正医療 医務 医師・看護師等の届出 3年 廃棄
・医務日誌 矯正医療 医務 医務日誌 3年 廃棄
・医務報告に関する記録 矯正医療 医務 医務報告 3年 廃棄
・医療に関する記録 矯正医療 医務 医療 3年 廃棄
・医療上移送に関する記録
・医療上移送協議に関する記録 矯正医療 移送 医療上移送 3年 廃棄
・病院移送に関する記録 矯正医療 移送 病院移送 3年 廃棄
・身柄引受書 矯正医療 移送 身柄引受書 3年 廃棄
・矯正臨時報告(被収容者死亡報告) 矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(被収容者死亡報告) 10年 廃棄
・矯正緊急報告(感染症患者発生速報) 矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感染症患者発生速報) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(集団中毒発生速報) 矯正医療 医療報告 ・矯正緊急報告(集団中毒発生速報) 3年 廃棄
・矯正定期報告(病態報告) 矯正医療 医療報告 矯正定期報告(病態報告) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(食中毒調査結果報告) 矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(食中毒調査結果報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(食料給与状況報告) 矯正医療 医療報告 矯正定期報告(食料給与状況報告) 3年 廃棄
・病院移送報告書 矯正医療 医療報告 病院移送報告 3年 廃棄
・医薬品安全対策に関する記録 矯正医療 薬剤 医薬品安全対策 3年 廃棄
・医薬品管理に関する記録 矯正医療 薬剤 医薬品管理 3年 廃棄
・医薬品受払簿 矯正医療 薬剤 医薬品受払簿 3年 廃棄
・衛生材料管理に関する記録 矯正医療 薬剤 衛生材料管理 3年 廃棄
・衛生材料受払簿 矯正医療 薬剤 衛生材料受払簿 3年 廃棄
・毒物劇物管理に関する記録 矯正医療 薬剤 毒物劇物管理 3年 廃棄
・毒物劇物受払簿 矯正医療 薬剤 毒物劇物受払簿 3年 廃棄
・備薬管理に関する記録 矯正医療 薬剤 備薬管理 3年 廃棄
・備薬使用簿 矯正医療 薬剤 備薬使用簿 3年 廃棄
・備薬等受払簿 矯正医療 薬剤 備薬等受払簿 3年 廃棄
・処方箋 矯正医療 薬剤 処方箋 3年 廃棄
・投薬に関する記録 矯正医療 薬剤 投薬 3年 廃棄
・麻薬管理に関する記録 矯正医療 薬剤 麻薬管理 3年 廃棄
・自弁医薬品に関する記録 矯正医療 薬剤 自弁医薬品 3年 廃棄
・薬品受払簿 矯正医療 薬剤 薬品受払簿 3年 廃棄
・薬剤情報 矯正医療 薬剤 薬剤情報 3年 廃棄備考
長野刑務所医務課 標準文書保存期間基準(文書管理者:代理 統括矯正処遇官(社会復帰支援担当)) 令和6年5月1日改定
保存期間満
了時の措置
参考事項
矯正施設における薬剤
に関する文書
矯正施設における医療
報告に関する文書
矯正施設における医務
に関する文書
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間
矯正施設における診療
に関する文書
矯正施設における衛生
に関する文書
矯正施設における医療
上移送に関する文書
刑及び勾留並び
に監置の裁判の
執行に関する事項(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、個別案件の終了
等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課
長通知1-3の3(3))。
矯正施設に収容中
の者の保健に関す
ること
矯正施設における保健
に関する文書
矯正施設に収容中
の者に係る衛生に
関すること
矯正施設に収容中
の者に係る医療に
関すること
矯正施設に収容中
の者に係る薬剤に
関すること
大分類 中分類 名称(小分類)
1 個人及び法人の
権利義務の得喪
及びその経緯
矯正施設に収容中
の者の不服申立て
に関すること
審査の申請に関する
文書
・審査申請書
・調査指示に関する回報文書
・裁決に係る決裁文書
・裁決書
処遇 不服申立 審査の申請
裁決、決定その
他処分がされる
日に係る特定日
以後10年
廃棄
矯正管区の長に対す
る事実の申告に関する
文書
・事実申告書
・調査指示に関する回報文書
・事実の申告の処理に係る決裁文書
処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告
通知又は終結の
処理がされる日
に係る特定日以
後5年
廃棄
苦情の申出に関する
文書
・大臣苦情の調査指示に関する回報文
書 処遇 不服申立 苦情の申出 5年 廃棄
国又は行政機関を
当事者とする訴訟の
提起その他の訴訟
に関する経緯
訴訟に関する書類 ・訴訟に関する記録
処遇 不服申立 訴訟
訴訟が終結する
日に係る特定日
以後10年
廃棄
2 ・外部機関研修に関する書類 庶務 研修 外部機関研修 3年 廃棄
・矯正研修に関する書類 庶務 研修 矯正研修 3年 廃棄
・職員研修に関する書類 庶務 研修 職員研修 3年 廃棄
試験に関すること 刑務官考査試験に関
する文書 ・刑務官考査試験に関する書類 人事 試験 刑務官考査試験 3年 廃棄
人事異動に関すること・職員身上調書 人事 人事異動 職員身上調書 3年 廃棄
・その他人事異動に関する書類 人事 人事異動 その他人事異動に関する書類 3年 廃棄
職員の分限に関する
文書
・分限(休職等)に関する書類
人事 分限 分限(休職等) 5年 廃棄
人事評価に関すること職員の人事評価に関
する文書
・人事評価に関する書類
人事 服務 人事評価 5年 廃棄
・育児休業に関する書類
人事 服務 育児休業
育児休業又は育
児短時間勤務の
終了した日の翌
日に係る特定日
以後3年
廃棄
・育児等のための短時間勤務制度等に
関する書類 人事 服務 育児等のための短時間勤務制度等
当該勤務等によ
らなくなった日に
係る特定日以後3年廃棄
3 予算及び決算に
関する事項
予算に関すること 予算に関する文書 ・予算関係資料
・矯正職員武道大会経費関係書類
・刑務作業製品利用状況調書
・被収容者被服更新整備必要数調書
・被収容者被服遊休品調書
会計 予算 予算関係資料 5年 廃棄
・現金出納簿 会計 前渡資金 現金出納簿 5年 廃棄
・作業報奨金計算高通知書 会計 前渡資金 作業報奨金計算高通知書 5年 廃棄
出納保管に関すること出納保管に関する文書・拾得金書留簿
・拾得物書留簿 会計 出納保管 拾得金品書留簿 3年 廃棄
・物品供用簿 用度 物品管理 物品供用簿 5年 廃棄
・通行鍵等貸与記録 用度 物品管理 通行鍵等貸与記録 5年 廃棄
・物品管理簿・物品出納簿 用度 物品管理 物品管理簿・物品出納簿 3年 廃棄
・物品定時・交替・随時検査書 用度 物品管理 物品定時・交替・随時検査書 5年 廃棄
・郵便書留簿 用度 物品管理 郵便書留簿 3年 廃棄
・その他物品に関する書類 用度 物品管理 その他物品に関する書類 1年 廃棄
・物品取得措置請求書・物品取得通知
書・物品払出請求書
・物品修繕・改造措置請求書、物品修繕・
改造措置通知書
・物品売払・貸付措置請求書、物品売払・
貸付措置通知書
・物品売払決議書
・物品不用決定承認申請書・物品不用決
定通知書
用度 物品管理 物品の取得・修繕・廃棄等 3年 廃棄
・自動車用燃料受払票 用度 物品管理 自動車用燃料受払票 1年 廃棄
・燃料受払簿 用度 物品管理 燃料受払簿 1年 廃棄
・物品管理換協議書
・物品管理換承認申請書
・管理換物品引渡通知書
用度 物品管理 物品管理換書類 1年 廃棄
・物品受入命令書 用度 物品管理 物品受入命令書 1年 廃棄
・物品受領命令書 用度 物品管理 物品受領命令書 1年 廃棄
運輸に関すること 運輸に関する文書 ・官用車交通事故報告 用度 運輸 官用車交通事故報告 5年 廃棄
・自動車の整備に関する書類 用度 運輸 自動車の整備 3年 廃棄
・自動車運行日誌 用度 運輸 自動車運行日誌 3年 廃棄
・自動車始業点検等記録 用度 運輸 自動車始業点検等記録 3年 廃棄
4 栄典又は表彰に
関する事項
表彰の授与又ははく
奪の経緯
矯正施設における表彰
に関する文書
・職員表彰に関する書類
人事 栄典・表彰 職員表彰 10年 廃棄
5 ・行政文書ファイル管理簿 庶務 文書 上田拘置支所行政文書ファイル管理簿 常用 廃棄
・発出され廃止されていない訓令・通達等庶務 例規 本省例規(訓令・通達等) 常用 廃棄
・発出され廃止されていない管区長通達 庶務 例規 管区長通達・通知等 常用 廃棄
・発出され廃止されていない達示・指示等・発出され廃止されていない支所長等達
示等
庶務 例規 達示・指示等 常用 廃棄
・例規に係る決裁文書 庶務 例規 例規決裁 5年 廃棄
・その他例規に関する書類 庶務 例規 その他例規に関する書類 1年 廃棄
取得した文書の管理を
行うための帳簿
・受付簿
・特殊取扱郵便物・使送文書・電報接受簿・文書送付簿
庶務 文書 文書管理関係帳簿 5年 廃棄
・秘密文書管理簿
庶務 文書 秘密文書管理簿
秘密文書の指定
の解除の日に係
る特定日以降5年廃棄
国立公文書館への移
管に係る協議・手続
等、その他文書管理に
関する文書
・行政文書管理に関する書類
庶務 文書 行政文書管理 3年 廃棄
行政文書ファイル等の
保存期間及び保存期
間満了時の措置等が
定められた文書
・標準文書保存期間基準
庶務 文書 上田拘置支所標準文書保存期間基準 常用 廃棄
・機器管理台帳、外部電磁的記録媒体の
利用許可申請書等、常用で管理すべき
各種システムの運用管理に関する書類
情報管理 情報管理 システム管理簿(常用) 常用 廃棄
・コーネットの運用管理に関する書類(申
請や利用簿等) 情報管理 情報管理 矯正総合情報ネットワークシステム 5年 廃棄
・スタンドアロンコンピュータ、Web会議シ
ステム用端末、被収容者用端末等コー
ネットに接続しない端末の運用管理に関
する書類
情報管理 情報管理 スタンドアロンコンピュータ等端末 5年 廃棄
令和6年5月1日改定
人事異動に関する文書 上田拘置支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:上田拘置支所長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
職員の人事に関
する事項
その他研修に関す
ること
その他研修に関する記録保存期間満
了時の措置
参考事項
保存期間
勤務時間・休暇・育
児休業に関すること
職員の育児休業等の
許可の申請書及び当
該申請に対する許可に
関する文書
前渡資金管理に関
すること
前渡資金管理に関す
る文書
物品の管理に関す
ること
物品の管理に関する
文書
文書の管理等に
関する事項
文書の管理等 行政文書ファイル管理
簿その他の業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
6 行政の情報化に
関する事項
情報システムの運
用に関する経緯
情報システムに関する
文書
大分類 中分類 名称(小分類)
令和6年5月1日改定
上田拘置支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:上田拘置支所長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
参考事項
保存期間
・矯正局及び矯正施設等における法務省
情報セキュリティ対策基準運用細則第2
章第1の6(2)に基づく矯正施設等所管
システムの運用管理に関する書類(該当
がある庁のみ)
情報管理 情報管理 矯正施設等所管システム 5年 廃棄
・インターネット接続仮想環境サービスの
運用管理に関する書類(アカウント指定
管理表、アカウント利用簿等)
情報管理 情報管理 インターネット接続仮想環境サービス 5年 廃棄
・矯正処遇・再犯防止業務支援システム
にて作成(登録)されたデータファイル 情報管理 情報管理 矯正処遇・再犯防止業務支援システム 常用 廃棄
・被収容者データ管理システム、府省共
通システム等施設の実情に応じて必要
があるものを作成
情報管理 情報管理 その他の情報システム 5年 廃棄
7 監査に関する事項監査に関すること 監査に関する文書 ・監査に関する書類
庶務 監査 監査 5年 廃棄
8 刑事施設の入所に関
する記録
・被収容者入所簿
収容 名籍 被収容者入所簿 10年 廃棄
・被収容者出所簿 収容 名籍 被収容者出所簿 10年 廃棄
・刑執行停止者整理簿 収容 名籍 刑執行停止者整理簿 10年 廃棄
・死亡帳 収容 名籍 死亡帳 10年 廃棄
・放免暦簿 収容 名籍 放免暦簿 3年 廃棄
・被収容者人名簿 収容 名籍 被収容者人名簿 30年 廃棄
刑事施設の収容の根
拠等に関する個別の
記録
・被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、
前科調書、身体等調査表及び指紋原紙) 収容 名籍
被収容者身分帳簿(表紙、収容文書、前科調書、身体等
調査表及び指紋原紙)
終結する日に係
る特定日以後30年廃棄
刑事施設の収容の経
過等に関する個別の
記録
・被収容者身分帳簿(その他の部分)
収容 名籍 被収容者身分帳簿(その他の部分)
終結する日に係
る特定日以後10年廃棄
刑事施設の身分帳簿
の管理に関する記録
・保存身分帳簿閲覧等記録票
収容 名籍 保存身分帳簿閲覧等記録票
当該身分帳簿の
終結する日に係
る特定日以後30年廃棄
・終結身分帳保存整理簿 収容 名籍 終結身分帳保存整理簿 10年 廃棄
・終結身分帳簿の引継記録 収容 名籍 終結身分帳簿の引継等 10年 廃棄
・終結身分帳簿貸与記録 収容 名籍 終結身分帳簿の貸与等 5年 廃棄
・国勢調査の実施に関する記録 収容 名籍 国勢調査 5年 廃棄
・矯正緊急報告(非常事態等事案速報、
追報)のうち、違法収容及び過誤釈放
・矯正臨時報告(事案報告)
収容 名籍 矯正緊急報告等(非常事態等事案速報等) 3年 廃棄
・訴訟関係書類等の交付又は告知に関
する記録
収容 名籍 訴訟関係書類等の交付又は告知 3年 廃棄
・公的弁護制度等に関する記録 収容 名籍 公的弁護制度等 3年 廃棄
・罰金等納付に関する記録 収容 名籍 罰金等納付 3年 廃棄
・入出所に関する記録 収容 名籍 入出所 3年 廃棄
・受刑者釈放通知 収容 名籍 受刑者釈放通知・通報 3年 廃棄
・市町村長等への通報文書 収容 名籍 市町村長等宛て通報 3年 廃棄
・性犯罪者出所者情報に係る通報文書 収容 名籍 性犯罪者出所者情報通報 3年 廃棄
・被退去強制容疑外国人通報に係る通
報文書 収容 名籍 被退去強制容疑外国人通報 3年 廃棄
・領事機関への通報文書 収容 名籍 領事通報 3年 廃棄
・不在者投票に関する記録 収容 名籍 不在者投票 3年 廃棄
・照会・回答文書 収容 名籍 照会・回答文書 3年 廃棄
・名籍事務に関する記録 収容 名籍 名籍事務 1年 廃棄
・共犯名簿 収容 名籍 共犯名簿 3年 廃棄
・受付簿(来庁取調べ等) 収容 名籍 受付簿(来庁取調べ等) 3年 廃棄
・接見禁止決定等書留簿 収容 名籍 接見禁止決定等書留簿 3年 廃棄
・勾留簿 収容 名籍 勾留簿 3年 廃棄
・上訴簿 収容 名籍 上訴簿 3年 廃棄
・仮釈放・刑執行猶予(取消し)等書留簿 収容 名籍 仮釈放・刑執行猶予(取消し)等書留簿 3年 廃棄
・収容確認簿 収容 名籍 収容確認簿 3年 廃棄
・前科照会書留簿 収容 名籍 前科照会書留簿 1年 廃棄
刑事施設に収容中
の者の分類に関す
ること
刑事施設における分類
業務に関する文書
・移送認可申請書
・移送通知書
・移送連絡簿
・管区外移送協議書
・精神障害者移送協議書
・暴力団関係受刑者の移送に関する記録分類 分類考査 移送 3年 廃棄
刑事施設の保安に
関すること
刑事施設における勤務
配置に関する文書
・勤務配置に関する記録
保安 勤務配置 勤務配置 3年 廃棄
刑事施設における緊急
報告に関する文書
・矯正緊急報告(非常事態等事案速報、
追報)のうち、
1 騒乱等 2 逃走 3 被収容者身柄の奪取
4 施設に対する破壊活動 5 施設収容区
域への侵入 6 危険物の不正差入れ等 7
小型武器使用等 8 出所者等による傷害等・矯正緊急報告(非常事態派遣速報、非
常事態派遣等活動状況報告)
・矯正臨時報告(事案報告)
保安 報告
矯正緊急報告等(非常事態等事案速報、非常事態派遣速
報等)
3年 廃棄
・巡警記録
・巡回記録簿
保安 警備 巡警・巡回記録簿 3年 廃棄
・外来者入出門管理 保安 警備 外来者入出門管理 3年 廃棄
・監視カメラ視察記録 保安 警備 監視カメラ視察記録 3年 廃棄
・鍵貸与簿 保安 警備 鍵貸与簿 3年 廃棄
・非常招集に関する記録 保安 警備訓練 非常招集 3年 廃棄
・訓練計画・実施記録(警備) 保安 警備訓練 訓練計画・実施記録(警備) 3年 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束衣使用簿 保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣使用簿 5年 廃棄
・警備用機器の管理に関する記録 保安 警備用器具 警備用機器の管理 3年 廃棄
・警備用具等管理に関する記録 保安 警備用器具 警備用具等管理 3年 廃棄
・捕縄、手錠及び拘束衣管理に関する記録保安 警備用器具 捕縄、手錠及び拘束衣管理 3年 廃棄
・引上げ物品記録 保安 検査 引上げ物品記録 3年 廃棄
・検査計画 保安 検査 検査 3年 廃棄
・書籍・新聞検査に関する記録 保安 検査 書籍・新聞検査 5年 廃棄
・設備点検記録 保安 検査 設備点検記録 3年 廃棄
刑事施設における居室
配置に関する文書
・居室配置表
保安 居室配置 居室配置表 3年 廃棄
・護送計画関係書類 保安 護送 護送計画関係書類 3年 廃棄
・出廷等に関する記録 保安 連行・戒護 出廷等 3年 廃棄
・保護室使用簿 保安 連行・戒護 保護室使用簿 5年 廃棄
・保護室管理に関する記録 保安 連行・戒護 保護室管理 3年 廃棄
・静穏室使用簿 保安 連行・戒護 静穏室使用簿 5年 廃棄
・静穏室管理に関する記録 保安 連行・戒護 静穏室管理 3年 廃棄
上記に掲げるもの以外
の名籍の記録
刑事施設における警備
に関する文書
刑及び勾留並び
に監置の裁判の
執行に関する事項刑事施設に収容中
の者の収容に関す
ること 刑事施設の出所に関
する記録
刑事施設における警備
訓練に関する文書
刑事施設における警備
用器具に関する文書
刑事施設における検査
に関する文書
刑事施設における被収
容者の護送に関する
文書
刑事施設における保護
室に関する文書
刑事施設における静穏
室に関する文書
6 行政の情報化に
関する事項
情報システムの運
用に関する経緯
情報システムに関する
文書
大分類 中分類 名称(小分類)
令和6年5月1日改定
上田拘置支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:上田拘置支所長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
参考事項
保存期間
刑事施設における被収
容者の動静視察に関
する文書
・被収容者の動静等の電磁的、光学的記
録及びその管理に関する記録 保安 動静視察 被収容者の動静等の電磁的、光学的記録及びその管理 5年 廃棄
刑事施設における報告
に関する文書
・矯正緊急報告(非常事態等事案速報、
追報)のうち、
1 変死及び自傷 2 保護室収容中の死亡
等 3 殺傷 4 制止等の措置による負傷
・矯正臨時報告(事案報告)
保安 報告
矯正緊急報告及び矯正臨時報告等(非常事態等事案速報等)10年 廃棄
・外国人収容状況に関する記録 保安 報告 外国人収容状況 3年 廃棄
・確定者報告記録 庶務 収容 確定者報告書類 3年 廃棄
・保安に関する照会書・回報書 保安 報告 保安に関する照会書・回報書 3年 廃棄
・保安状況報告 保安 報告 保安状況報告 3年 廃棄
刑事施設における修繕
に関する文書
・修繕に関する記録
保安 修繕 修繕 3年 廃棄
・矯正緊急報告(刑務作業災害速報及び
報告) 作業 作業安全衛生 矯正緊急報告(刑務作業災害速報及び報告) 10年 廃棄
・作業標準書 作業 作業安全衛生 作業標準書 3年 廃棄
・作業報奨金に関する記録 作業 作業報奨金 作業報奨金 5年 廃棄
・作業審査カード 作業 作業報奨金 作業審査カード 5年 廃棄
・日課表 作業 作業報奨金 日課表 5年 廃棄
刑事施設における余暇
活動に関する文書
・放送に関する記録
教育 余暇活動 放送 3年 廃棄
書籍・新聞審査に関す
る記録
・書籍・新聞審査に関する記録
教育 検査 書籍・新聞審査 5年 廃棄
刑事施設における図書
に関する文書
・図書・新聞管理に関する記録
・図書・新聞の領置・廃棄に関する記録
・図書・新聞閲読に関する記録
・備付図書貸与に関する記録
・自弁書籍カ―ド
・写真閲覧に関する記録
教育 図書 図書・新聞の管理 3年 廃棄
・隔離に関する記録 処遇 処遇記録 隔離 3年 廃棄
・面接指導記録 処遇 処遇記録 面接指導記録 3年 廃棄
・要注意者に関する記録 処遇 処遇記録 要注意者 3年 廃棄
・恵与願に関する書類 処遇 処遇記録 恵与願 3年 廃棄
・諸願簿 処遇 処遇記録 諸願簿 1年 廃棄
・免業に関する記録 処遇 処遇記録 免業 1年 廃棄
・被収容者の一般的な処遇の実施に関
する記録
処遇 処遇記録 被収容者処遇 1年 廃棄
被害者制度に関する
文書
・被害者等の心情等の聴取・伝達等に関
する記録
・矯正定期報告(刑事施設における被害
者心情等聴取・伝達制度実施状況報告)
被害者 被害者 被害者等の心情等の聴取・伝達等に関する書類 3年 廃棄
・被害者等に対する加害者の処遇状況
等に関する通知関係記録 被害者 被害者
被害者等に対する加害者の処遇状況等に関する通知関
係書類
3年 廃棄
・書信に関する記録 処遇 外部交通 書信 3年 廃棄
・面会に関する記録 処遇 外部交通 面会 3年 廃棄
・面会票 処遇 外部交通 面会票 3年 廃棄
・優遇措置に関する記録 処遇 優遇措置 優遇措置 3年 廃棄
刑事施設における生活
指導に関する文書
・不喫食者書留簿
処遇 生活管理 不喫食者書留簿 3年 廃棄
・運動入浴実施記録 処遇 生活管理 運動入浴実施記録 1年 廃棄
・官給品の貸与に関する記録 処遇 生活管理 官給品の貸与 1年 廃棄
・物品管理関係 処遇 生活管理 物品管理関係 1年 廃棄
刑事施設における賞遇
に関する文書
・訓戒記録
処遇 調査・懲罰 訓戒記録 3年 廃棄
・懲罰簿 処遇 調査・懲罰 懲罰簿 3年 廃棄
・反則行為の調査・懲罰に関する記録 処遇 調査・懲罰 反則行為の調査・懲罰 3年 廃棄
・通訳・翻訳共助に関する記録 処遇 通訳・翻訳 通訳・翻訳共助 3年 廃棄
刑事施設における飜訳
に関する文書
・矯正統計報告月表(年表)
収容 統計 矯正統計報告 5年 廃棄
・収容人員日表
収容 統計 収容人員日表 5年 廃棄
・矯正統計調査票 収容 統計 矯正統計調査票 1年 廃棄
刑事施設における収容
に係る統計に関する文書・矯正管区の長に対する事実の申告の
通知書の交付に関する記録
・矯正管区の長に対する事実の申告の
通知書
処遇 不服申立 矯正管区の長に対する事実の申告通知簿等 5年 廃棄
・法務大臣に対する事実の申告の通知
書の交付に関する記録
・法務大臣に対する事実の申告の通知書処遇 不服申立 法務大臣に対する事実の申告通知簿等 5年 廃棄
・審査の申請の裁決書謄本の交付に関
する記録
・審査の申請の裁決書謄本
処遇 不服申立 審査の申請裁決書交付簿等 5年 廃棄
・再審査の申請の裁決書謄本の交付に
関する記録
・再審査の申請の裁決書謄本
処遇 不服申立 再審査の申請裁決書交付簿等 5年 廃棄
・刑事施設の長に対する苦情の申出に関
する記録
処遇 不服申立 刑事施設の長に対する苦情の申出 5年 廃棄
・法務大臣に対する苦情の申出に関する
記録
処遇 不服申立 法務大臣に対する苦情の申出 5年 廃棄
・監査官に対する苦情の申出に関する記録処遇 不服申立 監査官に対する苦情の申出 5年 廃棄
・矯正緊急報告(被収容者等による告
訴、告発、提訴等報告) 処遇 不服申立
矯正緊急報告(被収容者等による告訴、告発、提訴等報告)3年 廃棄
・矯正定期報告(被収容者等による告
訴、告発、提訴等報告)
処遇 不服申立
矯正定期報告(被収容者等による告訴、告発、提訴等報告)3年 廃棄
・請願その他の不服申立てに関する記録 処遇 不服申立 請願その他の不服申立て 1年 廃棄
・栄養士巡回指導に関する記録 給養 給食 栄養士巡回指導 3年 廃棄
・給食業務に関する記録 給養 給食 給食業務 3年 廃棄
・食中毒に関する記録 給養 給食 食中毒 3年 廃棄
・不喫食者書留簿 給養 給食 不喫食者書留簿 3年 廃棄
・給食し好調査 給養 給食 給食し好調査 3年 廃棄
・給食委員会等議事録 給養 給食 給食委員会等議事録 3年 廃棄
・給食日誌 給養 給食 給食日誌 3年 廃棄
・検食に関する書類 給養 給食 検食 3年 廃棄
・献立表
・献立表(特殊)
・治療食献立表
給養 給食 献立表 3年 廃棄
・集団給食実施状況報告書 給養 給食 集団給食実施状況報告書 3年 廃棄
・食事箋 給養 給食 食事箋 3年 廃棄
・食事変更票 給養 給食 食事変更票 3年 廃棄
・食料購入関係書類 給養 給食 食料購入関係書類 3年 廃棄
刑事施設に収容中
の者の作業に関す
ること
刑事施設における作業
安全衛生に関する文書刑事施設に収容中
の者の教育に関す
ること
刑事施設に収容中
の者のその他処遇
に関すること
刑事施設における処遇
の記録に関する文書
刑事施設における生活
管理に関する文書
刑事施設における調
査・懲罰に関する文書
刑事施設に収容中
の者にかかる作業
報奨金に関すること
刑事施設における作業
報奨金に関する文書
刑事施設における収容
に係る統計に関する文書矯正施設に収容中
の者の不服申立て
に関すること
刑事施設における不服
申立てに関する文書
その他不服申立てに
関する文書
矯正施設に収容中
の者に係る給養に
関すること
矯正施設における給養
に関する文書
刑事施設における外部
交通に関する文書
大分類 中分類 名称(小分類)
令和6年5月1日改定
上田拘置支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:上田拘置支所長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
参考事項
保存期間
・感染症に関する記録
・感染症の予防・感染の防止
・感染症の検査
保健 検査等 感染症に関する記録 3年 廃棄
・エックス線検診に関する記録 保健 検査等 エックス線検診 3年 廃棄
・予防接種に関する記録 保健 検査等 予防接種 3年 廃棄
・保健衛生計画に関する記録
衛生 防疫 保健衛生計画 3年 廃棄
・衛生管理に関する記録 衛生 防疫 衛生管理 3年 廃棄
・害虫駆除実施簿 衛生 防疫 害虫駆除実施簿 3年 廃棄
・滅菌器使用記録簿 衛生 防疫 滅菌器使用記録簿 3年 廃棄
・診療録 矯正医療 診療 診療録 5年 廃棄
・診断書 矯正医療 診療 診断書 5年 廃棄
・病院移送協議書 矯正医療 移送 病院移送協議書 5年 廃棄
・死亡診断書(死体検案書)発行記録 矯正医療 診療 死亡診断書(死体検案書) 5年 廃棄
・手術・処置・検査承諾(同意)書 矯正医療 診療 手術・処置・検査承諾(同意)書 5年 廃棄
・病状照会に関する記録 矯正医療 診療 病状照会 5年 廃棄
・診察記録に関する記録 矯正医療 診療 診察記録 3年 廃棄
・指名医に関する記録 矯正医療 診療 指名医 3年 廃棄
・病状連絡等に関する記録 矯正医療 診療 病状連絡等 3年 廃棄
・外医診察に関する記録 矯正医療 診療 外医診察 3年 廃棄
・血液検査に関する記録
・検体検査に関する記録
・脳波検査に関する記録
・臨床検査に関する記録
・超音波診断記録簿
・検体検査依頼書
・夜間休日処理簿 矯正医療 診療 夜間休日処理簿 1年 廃棄
・医務日誌 矯正医療 医務 医務日誌 3年 廃棄
・医療上移送に関する記録 矯正医療 移送 医療上移送 3年 廃棄
・医療上移送協議に関する記録 矯正医療 移送 医療上移送協議 3年 廃棄
・病院移送に関する記録 矯正医療 移送 病院移送 3年 廃棄
・矯正臨時報告(被収容者死亡報告) 矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(被収容者死亡報告) 10年 廃棄
・矯正緊急報告(感染症患者発生速報) 矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(感染症患者発生速報) 3年 廃棄
・矯正緊急報告(集団中毒発生速報) 矯正医療 医療報告 矯正緊急報告(集団中毒発生速報) 3年 廃棄
・矯正定期報告(病態報告) 矯正医療 医療報告 矯正定期報告(病態報告) 3年 廃棄
・矯正臨時報告(食中毒調査結果報告) 矯正医療 医療報告 矯正臨時報告(食中毒調査結果報告) 3年 廃棄
・矯正定期報告(食料給与状況報告) 矯正医療 医療報告 矯正定期報告(食料給与状況報告) 3年 廃棄
・病院移送報告書 矯正医療 医療報告 病院移送報告 3年 廃棄
・備薬管理に関する記録 矯正医療 薬剤 備薬管理 3年 廃棄
・備薬使用簿 矯正医療 薬剤 備薬使用簿 3年 廃棄
・備薬等受払簿 矯正医療 薬剤 備薬等受払簿 3年 廃棄
・投薬に関する記録 矯正医療 薬剤 投薬 3年 廃棄
9 恩赦等に関する
事項
特赦、特定の者に対
する減刑又は刑の
執行の免除等に関
する経緯
刑事施設における恩赦
審に関する記録
・恩赦に関する記録
収容 恩赦・再審 恩赦 5年 廃棄
10 公益通報に関す
る事項
公益通報に関すること公益通報に関する文書・公益通報に関する書類
庶務 公益通報 公益通報 5年 廃棄
11 情報セキュリティ
対策に関する事項情報セキュリティ対
策の運用に関する
経緯
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・情報セキュリティに関する書類(個別シ
ステムに関するものを除く。情報セキュリ
ティの点検、監査、教育、インシデント発
生の報告等に係るもの。)
情報管理 情報管理 情報セキュリティ 3年 廃棄
12 ・関係機関等との連絡協議会に関する書
類 庶務 会議・協議会 関係機関等との連絡協議会 3年 廃棄
・庁内会議等議事録
庶務 会議・協議会 庁内会議等議事録 常用 廃棄
・公印簿 庶務 公印 公印簿 3年 廃棄
13 公印に関する事項公印の管理に関す
る経緯
公印の管理業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
・被収容者宛て現金書留等受付簿
庶務 文書接受 被収容者宛て現金書留等受付簿 3年 廃棄
14 郵便に関する事項公文書類の接受、
発送等に関すること
公文書類の接受、発送
等に関する文書
・被収容者宛て信書等書留簿
庶務 文書接受 被収容者宛て信書等書留簿 3年 廃棄
15 広報に関する事項広報活動に関すること・来庁者等対応に関す
る書類
・受付簿(来庁者等)
・来庁者等対応に関する書類
・受付簿(来庁者等) 庶務 広報・渉外 来庁者等対応 3年 廃棄
・来庁者等対応に関する書類
・受付簿(来庁者等) 庶務 広報・渉外 来庁者等対応 3年 廃棄
・大使館・領事館関係
庶務 広報・渉外 大使館・領事館関係 3年
巡視、視察に関する書類 庶務 広報・渉外 巡視及び視察 3年 廃棄
・取材・撮影に関する書類 庶務 広報・渉外 取材・撮影 3年 廃棄
16 防災に関すること 防災に関する文書 ・矯正緊急報告(非常事態等事案速報、
追報)のうち、
1 天災事変 2 火災
・矯正緊急報告(非常事態派遣速報、非
常事態派遣等活動状況報告)
・矯正臨時報告(事案報告)
保安 防災管理
矯正緊急報告等(非常事態等事案速報、非常事態派遣速
報等)
3年 廃棄
・災害対策に関する記録 保安 防災管理 災害対策 3年 廃棄
・防災管理に関する記録 保安 防災管理 防災管理 1年 廃棄
・火気取締に関する記録 保安 防災管理 火気取締 1年 廃棄
17 庶務に関する文書 ・在所証明書等発行簿 庶務 証明 在所証明書等発行簿 3年 廃棄
・証明書発行・交付に関する書類 庶務 証明 証明書発行・交付 3年 廃棄
・照会・回答文書 庶務 各種業務 照会・回答文書 3年 廃棄
・出所者等からの来信等の記録文書 庶務 各種業務 出所者等からの来信等の記録文書 3年 廃棄
・本所・支所間連絡調整に関する書類 庶務 連絡調整 本所・支所間連絡調整 1年 廃棄
・情報公開に関する照会等 情報公開 運用 照会等 1年 廃棄
・保有個人情報の漏えい事案の発生に
関する報告書
・法務省保有個人情報保護管理規程第2
2条に基づく漏えい事案の報告について
の決裁文書
個人情報保護漏えい事案
の対応等
報告書 3年 廃棄
・個人情報に関する照会等 個人情報保護 運用 照会等 1年 廃棄
・施設概況に関する書類 庶務 資料 施設概況 常用 廃棄
・庶務に関する書類 庶務 各種業務 その他庶務に関する書類 1年 廃棄
18 出勤に関する文書 ・出勤簿 人事 勤務時間 出勤簿 5年 廃棄
休暇に関する文書 ・休暇簿 人事 勤務時間 休暇簿 3年 廃棄
・週休日の振替、代休日の指定に関する
書類
人事 勤務時間 週休日の振替、代休日の指定 3年 廃棄
・勤務時間、休日及び休暇に関する書類 人事 勤務時間 勤務時間、休日及び休暇 3年 廃棄
・勤務命令簿 人事 勤務時間 勤務命令簿 3年 廃棄
・勤務時間割振り簿 人事 勤務時間 勤務時間割振り簿 3年 廃棄
・勤務日誌 人事 勤務時間 勤務日誌 3年 廃棄
3年 廃棄
矯正施設に収容中
の者の保健に関す
ること
矯正施設における保健
に関する文書
矯正施設に収容中
の者に係る衛生に
関すること
矯正施設における衛生
に関する文書
矯正施設に収容中
の者に係る医療に
関すること
矯正施設における診療
に関する文書
矯正施設に収容中
の者に係る薬剤に
関すること
矯正施設における薬剤
に関する文書
矯正医療 診療 検査
職員の人事管理
に関する事項
勤務時間・休暇に関
すること
矯正施設における医療
上移送に関する文書
矯正施設における医療
報告に関する文書
庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
勤務時間の割振りに関
する文書
庶務に関する事項会議・会同等に
関する事項
会議・会同等に関す
る経緯
会議・会同等に関する
文書
その他広報活動に関
する書類
防災に関する事項矯正施設における医務
に関する文書
大分類 中分類 名称(小分類)
令和6年5月1日改定
上田拘置支所 標準文書保存期間基準(文書管理者:上田拘置支所長)
事 項 業務の区分
当該業務に係る行政
文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間満
了時の措置
参考事項
保存期間
服務に関する文書 ・国家公務員倫理法に関する書類 人事 服務 国家公務員倫理法 5年 廃棄
・法務省における女性職員活躍とワーク
ライフバランス推進等のための取組計画
に関する書類
人事 服務
女性職員活躍とワークライフバランス推進等のための取組
計画
3年 廃棄
・セクシュアル・ハラスメントの防止に関す
る書類
・パワー・ハラスメントの防止に関する書類人事 服務 セクシュアル・ハラスメント等の防止 3年 廃棄
・メンタルヘルスに関する書類 人事 服務 メンタルヘルス 3年 廃棄
・職員面接記録 人事 服務 職員面接記録 3年 廃棄
19 ・没入廃棄簿 領置 領置物品 没入廃棄簿 3年 廃棄
・遺留品書留簿 領置 領置物品 遺留品書留簿 3年 廃棄
・自弁・差入物品管理に関する記録 領置 領置物品 自弁・差入物品管理 3年 廃棄
・購入・差入等許否判定記録 領置 領置物品 購入・差入等許否判定記録 3年 廃棄
・釈放時交付新書等記録簿 領置 領置物品 釈放時交付新書等記録簿 3年 廃棄
・処分等告知簿 領置 領置物品 処分等告知簿 3年 廃棄
・証拠品還付記録 領置 領置物品 証拠品還付記録 3年 廃棄
・特別領置物品書留簿 領置 領置物品 特別領置物品書留簿 3年 廃棄
・国庫帰属廃棄簿 領置 領置物品 国庫帰属廃棄簿 3年 廃棄
・領置品基帳 領置 領置物品 領置品基帳 5年 廃棄
・領置物品引継書
・領置物品領収書
領置 領置物品 領置物品引継書・領置物品領収書 3年 廃棄
・領置物品交付処理記録 領置 領置物品 領置物品交付処理記録 3年 廃棄
・領置物品廃棄願書 領置 領置物品 領置物品廃棄願書 3年 廃棄
・証拠品還付記録 領置 領置物品 証拠品還付記録 3年 廃棄
・差入物品等受付記録 領置 自弁物品 差入物品等受付記録 3年 廃棄
・仮留品書留簿 領置 仮留金品 仮留品書留簿 3年 廃棄
・現金出納簿 領置 歳入歳出外現金 現金出納簿 5年 廃棄
・小切手振出決議書 領置 歳入歳出外現金 小切手振出決議書 3年 廃棄
・国庫金振替書原符 領置 歳入歳出外現金 国庫金振替書原符 5年 廃棄
・検査書 領置 歳入歳出外現金 検査書 5年 廃棄
・小切手等検査簿 領置 歳入歳出外現金 小切手等検査簿 3年 廃棄
・遺留金書留簿 領置 歳入歳出外現金 遺留金書留簿 5年 廃棄
・仮留金受払簿 領置 歳入歳出外現金 仮留金受払簿 5年 廃棄
・差入現金等受付記録 領置 歳入歳出外現金 差入現金等受付記録 3年 廃棄
・歳入歳出外現金に関する書類 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金 1年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納計算書 5年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書証拠書類 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納計算書証拠書類 5年 廃棄
・歳入歳出外現金出納計算書添付書類 領置 歳入歳出外現金 歳入歳出外現金出納計算書添付書類 5年 廃棄
・被収容者あて現金書留受付簿 領置 歳入歳出外現金 被収容者あて現金書留受付簿 3年 廃棄
・不有金者書留簿 領置 歳入歳出外現金 不有金者書留簿 3年 廃棄
・保管金支払証拠書類
・払渡決議書
・領置金支払証拠書類
領置 歳入歳出外現金 保管金支払証拠書類 5年 廃棄
・保管金受領証書 領置 歳入歳出外現金 保管金受領証書 5年 廃棄
・保管金小切手原符 領置 歳入歳出外現金 保管金小切手原符 5年 廃棄
・保管金振替済通知書 領置 歳入歳出外現金 保管金振替済通知書 3年 廃棄
・保管金保管替通知書 領置 歳入歳出外現金 保管金保管替通知書 3年 廃棄
・保管金領収証書 領置 歳入歳出外現金 保管金領収証書 5年 廃棄
・保管金月計突合表
・歳入歳出外現金月計突合表 領置 再歳入歳出外現金
保管金月計突合表
歳入歳出外現金月計突合表
3年 廃棄
・郵送現金等受付記録 領置 歳入歳出外現金 郵送現金等受付記録 3年 廃棄
・領置金基帳 領置 歳入歳出外現金 領置金基帳 5年 廃棄
・領置金支払記録 領置 歳入歳出外現金 領置金支払記録 3年 廃棄
・領置金支払証拠書類 領置 歳入歳出外現金 領置金支払証拠書類 5年 廃棄
・領置金収受簿 領置 歳入歳出外現金 領置金収受簿 5年 廃棄
・領置金基帳統括一覧表 領置 歳入歳出外現金 領置金基帳統括一覧表 3年 廃棄
・職員宿舎入居状況表 公務員宿舎 宿舎管理 職員宿舎入居状況表 3年 廃棄
・国家公務員宿舎管理記録 公務員宿舎 宿舎管理 国家公務員宿舎管理記録 5年 廃棄
公務員宿舎の維持
管理に関すること
公務員宿舎の入退居
に関する文書
・自動車保管場所使用申請書・承認書
・自動車の保管場所に関する文書 公務員宿舎 宿舎管理 自動車保管場所使用申請書・承認書 5年 廃棄
21 ・他の行政機関との協議及び連絡・調整
に関する書類 更生支援
他機関との
協議及び連
絡・調整
地方自治体との連絡・調整 3年 廃棄
・再犯防止推進計画に関する書類 更生支援 協議 再犯防止推進計画 3年 廃棄
・運営上の各種照会・回答に関する文書 更生支援 運営 地域連携事業 3年 廃棄
22 新型コロナウイ
ルス感染症に係
る事態への対応
に関する事項
新型コロナウイルス
感染症に係る事態
への対応に関すること新型コロナウイルス感
染症に係る事態への
対応に関する文書
・新型コロナウイルス感染症に係る事態
に対応するために行われた業務を遂行
する過程で作成又は取得した行政文書
を含む行政文書
支所
新型コロナウ
イルス
感染症対策
新型コロナウイルス感染症対策文書(上田拘置支所) 5年 移管
23 テレビ遠隔通信
システムに関す
る事項
テレビ遠隔通信シス
テムの利用に関する
こと
テレビ遠隔通信システ
ムの利用に関する文書・テレビ遠隔通信システムの使用記録
連絡調整 運用 テレビ遠隔通信システム使用記録 3年 廃棄備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定すること。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、個別案件の終了
等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内閣府大臣官房公文書管理課
長通知1-3の3(3))。
人事管理に関すること矯正施設におけ
る領置に関する
事項
矯正施設における
領置に関すること
矯正施設における領置
物品に関する文書
矯正施設における領置
金に関する文書
更生支援に関す
る事項
更生支援に関する
協議及び連絡・調整
に関すること
更生支援に関する協
議及び連絡・調整に関
する文書
20 公務員宿舎に関
する事項
公務員宿舎の現況
に関すること
公務員宿舎の現況に
関する調査