令和6年5月22日改定
大分類中分類名称(小分類)
1 個人及び法人の
権利義務の得
喪及びその経緯
許認可等をするための
決裁文書その他許認
可等に至る過程が記
録された文書
・行政文書開示決定等に係る決裁文書
・開示決定等の期限の延長に係る決裁
文書
・行政文書の開示の実施方法等申出書
情報公開
行政文書の
開示請求
開示決定等
許認可等の
効力が消滅
する日に係る
特定日以後5年廃棄
開示請求の事案管理
に関する帳簿
・行政文書開示請求事案管理簿
情報公開
行政文書の
開示請求
行政文書開示請求事案管理簿 3年廃棄
許認可等をするための
決裁文書その他許認
可等に至る過程が記
録された文書
・開示・訂正・利用停止決定等に係る決
裁文書
・開示・訂正・利用停止決定期限の延長
等に係る決裁文書
個人情報保護保有個人情
報開示・訂
正・利用停止
請求手続
開示(不開示)決定等
許認可等の
効力が消滅
する日に係る
特定日以後5年廃棄
開示・訂正・利用停止
請求手続の事案管理
に関する帳簿
・保有個人情報開示請求案件管理簿
・保有個人情報訂正請求事案管理簿
・保有個人情報利用停止請求事案管理簿個人情報保護保有個人情
報開示・訂
正・利用停止
請求手続
保有個人情報開示・訂正・利用停止請求事案管理簿 3年廃棄
2 職員の人事に関
する事項
身分証明書に関す
ること
身分証明書に関する
文書
・職員証発行簿
・個人番号カードを用いた身分証明書に
関する文書人事職員証職員証発行簿常用廃棄
その他研修に関す
ること
その他研修に関する
記録
・矯正研修に関する書類
庶務研修矯正研修 3年廃棄
・職員研修に関する書類
・職務研究会議事録
庶務研修職員研修 3年廃棄
人事異動に関すること人事異動に関する文書・発令簿
・運転命令に関する書類
人事人事異動発令簿
指名又は委
嘱が解除され
る日に係る特
定日以後1年
廃棄
・再任用に関する書類
人事人事異動再任用
再任用の終
了した日に係
る特定日以
後3年
廃棄
・職員身上調書
人事人事異動職員身上調書 3年廃棄
・非常勤職員に関する書類
人事人事異動非常勤職員 3年廃棄
・その他人事異動に関する書類
人事人事異動その他人事異動に関する書類 3年廃棄
職員の退職に関する
文書
・退職に関する書類
人事退職退職 5年廃棄
職員の分限に関する
文書
・分限(休職等)に関する書類
・分限処分説明書
人事分限分限(休職等) 5年廃棄
俸給決定に関すること俸給決定に関する文書・俸給の決定に関する書類
人事俸給決定俸給の決定 10年廃棄
・復職時調整調書
人事俸給決定復職時調整調書 10年廃棄
・給実甲326第37条関係第18項の通
知の文書等の写し
人事俸給決定給実甲326第37条関係第18項の通知の文書等の写し 5年廃棄
職員の昇給・昇格等に
関する文書
・昇給昇格等に関する書類
人事俸給決定昇給昇格等 5年廃棄
職員の昇給に係る文書・昇給の実施結果に関する書類
人事俸給決定昇給発令者等名簿 10年廃棄
職員の級号俸に係る
資料
・給与実態調査に関する書類
人事俸給決定給与実態調査 3年廃棄
人事評価に関すること職員の人事評価に関
する文書
・人事評価に関する書類
人事服務人事評価 5年廃棄
勤務時間・休暇・育
児休業に関すること
職員の育児休業等の
許可の申請書及び当
該申請に対する許可
に関する文書
・育児休業に関する書類
人事服務育児休業
育児休業又
は育児短時
間勤務の終
了した日の翌
日に係る特定
日以後3年
廃棄
・育児等のための短時間勤務制度等に
関する書類
人事服務育児等のための短時間勤務制度等
当該勤務等
によらなく
なった日に係
る特定日以
後3年
廃棄
職員の懲戒に関す
ること
職員の懲戒に関する
文書
・職責審査に関する書類
人事職責職責審査 5年廃棄
行政手続法第2条
第3号の許認可等
に関する重要な経緯矯正研修所総務課標準文書保存期間基準(文書管理者:総務課長)
事項業務の区分
当該業務に係る
行政文書の類型
行政文書の具体例
分類例
保存期間保存期間満
了時の措置
参考事項1/5・懲戒処分書、懲戒処分説明書
人事職責懲戒処分書、懲戒処分説明書 5年廃棄
・職員不祥事防止対策に関する文書
・職員不祥事防止対策委員会に関する
文書
・職員不祥事防止対策協議会に関する
文書
人事服務職員不祥事防止対策 3年廃棄
人事記録に関すること人事記録・人事記録・附属書類
人事人事記録人事記録・附属書類常用廃棄
昭和41年2月10
日総理府令第2
号第5条
・人事院監査・調査に関する書類
人事監査・調査人事院監査・調査 5年廃棄
人事に関するその
他の記録
人事に関するその他
の文書
・その他人事に関する書類
人事資料その他人事に関する書類 3年廃棄
3 予算及び決算に
関する事項
予算に関すること予算に関する文書・予算現況調書
会計予算予算現況調書 3年廃棄
・予算増(減)額通知書
会計予算予算増(減)額通知書 5年廃棄
・予算年額内示関係書類
会計予算予算年額内示関係書類 3年廃棄
・その他予算に関する書類
会計予算予算に関する照会・回答文書等 1年廃棄
歳出に関すること歳出に関する文書・支払計画表
会計歳出支払計画表 5年廃棄
・赴任旅費所要額調書
会計歳出赴任旅費関係調書 3年廃棄
・物品供用状況管理票
用度物品管理物品供用状況管理票 1年廃棄
・用度に関する書類
用度各種業務その他用度に関する書類 1年廃棄
契約に関すること契約に関する文書・PFI・市場化テスト事業契約に基づくモ
ニタリング結果等
用度契約 PFI・市場化テスト事業実施書類
事業終了日
に係る特定日
以後5年
廃棄
物品管理に関すること物品の管理に関する
文書
・郵便書留簿
用度物品管理郵便書留簿 3年廃棄
給与の支給に関す
ること
給与の支給に関する
文書
・給与簿
会計給与支給給与簿 5年廃棄
旅費の支給に関す
ること
旅費の支給に関する
文書
・出張に関する書類(出張計画書等)
・出張報告書
・出張通知会計旅費出張 5年廃棄
・旅行命令簿・旅行依頼簿
会計旅費旅行命令簿・旅行依頼簿 5年廃棄
・旅費計算書
会計旅費旅費計算書 5年廃棄
4 機構及び定員に
関する事項
定員の管理に関す
ること
欠員状況等の報告に
関する決裁文書
・欠員状況等報告書
人事定員欠員状況等報告書 5年廃棄
5 栄典又は表彰に
関する事項
栄典の授与の経緯栄典の授与のための
決裁文書及び伝達の
文書
・栄典に関する書類
人事栄典・表彰栄典 10年廃棄
表彰の授与又はは
く奪の経緯
矯正施設における表
彰に関する文書
・職員表彰に関する書類
人事栄典・表彰職員表彰 10年廃棄
6 文書の管理等に
関する事項
文書の管理等・行政文書ファイル管理簿
庶務文書総務課行政文書ファイル管理簿常用廃棄
・発出され廃止されていない訓令・通達等庶務例規本省例規(訓令・通達等) 常用廃棄
正本は本省に
おいて保管
・発出され廃止されていない達示・指示等庶務例規達示・指示等常用廃棄
取得した文書の管理を
行うための帳簿
・受付簿
・特殊取扱郵便物・使送文書・電報接受簿・文書送付簿
庶務文書文書管理関係帳簿 5年廃棄
・秘密文書管理簿
庶務文書秘密文書管理簿
秘密文書の
指定の解除
の日に係る特
定日以降5年
廃棄
平成27年4月
1日付け法務
省秘文第9号
総括文書管理
者大臣官房長
通達「法務省秘
密文書管理要
領」に基づき指
定を行った秘
密文書に係る
もの
国立公文書館への移
管に係る協議・手続
等、その他文書管理に
関する文書
・行政文書管理に関する書類
庶務文書行政文書管理 3年廃棄
行政文書ファイル管理
簿その他の業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書2/57 行政の情報化に
関する事項
情報システムの運
用に関する経緯
情報システムに関する
文書
・機器管理台帳、外部電磁的記録媒体
の利用許可申請書等、常用で管理すべ
き各種システムの運用管理に関する書類情報管理情報管理システム管理簿(常用) 常用廃棄
・コーネットの運用管理に関する書類(申
請や利用簿等)
情報管理情報管理矯正総合情報ネットワークシステム 5年廃棄
・スタンドアロンコンピュータ、Web会議シ
ステム用端末、被収容者用端末等コー
ネットに接続しない端末の運用管理に関
する書類
情報管理情報管理スタンドアロンコンピュータ等端末(総務課) 5年廃棄
・矯正局及び矯正施設等における法務
省情報セキュリティ対策基準運用細則第
2章第1の6(2)に基づく矯正施設等所
管システムの運用管理に関する書類
情報管理情報管理矯正施設等所管システム 5年廃棄
・インターネット接続仮想環境サービスの
運用管理に関する書類(アカウント指定
管理表、アカウント利用簿等) 情報管理情報管理インターネット接続仮想環境サービス 5年廃棄
・矯正処遇・再犯防止業務支援システム
にて作成(登録)されたデータファイル
情報管理情報管理矯正処遇・再犯防止業務支援システム常用廃棄
・被収容者データ管理システム、府省共
通システム等施設の実情に応じて必要
があるものを作成情報管理情報管理その他の情報システム (総務課) 5年廃棄
8 監査に関する事項監査に関すること監査に関する文書・特別監査に関する書類
庶務監査監査 5年廃棄
・会計実地検査に関する書類
・会計実地検査報告書
庶務監査会計実地検査・報告書 5年廃棄
9 国有財産に関す
る事項
国有財産の管理及
び処分に関すること
国有財産の管理に関
する文書
・国有財産増減及び現在額報告書
用度国有財産国有財産増減及び現在額報告書 5年廃棄
・国有財産見込現在額報告書
用度国有財産国有財産見込現在額報告書 5年廃棄
・施設現況調査
用度国有財産施設現況調査 3年廃棄
・庁舎現況調
用度国有財産庁舎現況調 3年廃棄
・庁舎等使用現況及び見込報告書
用度国有財産庁舎等使用現況及び見込報告書 3年廃棄
10 公益通報に関す
る事項
公益通報に関すること公益通報に関する文書・公益通報に関する書類
・外部通報に関する書類
・内部通報等に関する書類
・公益通報の処理に関する書類
庶務公益通報公益通報 5年廃棄
11 情報セキュリティ
対策に関する事項情報セキュリティ対
策の運用に関する
経緯
情報セキュリティ対策
の運用に関する文書
・情報セキュリティに関する書類(個別シ
ステムに関するものを除く。情報セキュリ
ティの点検、監査、教育、インシデント発
生の報告等に係るもの。)
情報管理情報管理情報セキュリティ 3年廃棄
12 会議・会同等に
関する事項
会議・会同等に関す
る経緯
会議・会同等に関する
文書
・協議会等に関する書類
・全国矯正施設長会同等に関する書類
・矯正管区長等協議会に関する書類
・矯正管区第一部長協議会に関する書類・矯正管区第二部長協議会に関する書類・矯正管区第三部長協議会に関する書類・矯正管区における協議会等(その他)に
関する書類
・矯正関係予算担当課長会同等に関す
る書類
庶務会議・協議会協議会等 3年廃棄
・庁内会議等議事録
庶務会議・協議会庁内会議等議事録 3年廃棄
13 公印に関する事項公印の管理に関す
る経緯
公印の管理業務に常
時利用するものとして
継続的に保存すべき
行政文書
・公印簿
庶務公印公印簿常用廃棄
・公印簿に係る決裁文書
庶務公印公印簿決裁 10年廃棄
14 広報に関する事項広報活動に関すること広報活動に関する文書・広報に関する書類
庶務広報・渉外広報 3年廃棄
見学に関する文書・施設参観に関する書類
・施設見学に関する書類
庶務広報・渉外施設参観 3年廃棄
その他広報活動に関
する書類
・巡視、視察に関する書類
庶務広報・渉外巡視及び視察 3年廃棄
15 防災に関する事項防災に関すること防災に関する文書・矯正緊急報告(非常事態等事案速報、
追報)のうち、
1 天災事変 2 火災
・矯正緊急報告(非常事態派遣速報、非
常事態派遣等活動状況報告)
・矯正臨時報告(事案報告)
庶務防災管理
矯正緊急報告等(非常事態等事案速報、非常事態派遣速
報等)
3年廃棄
・災害対策
庶務防災管理災害対策 3年廃棄
・防災点検に関する書類
庶務防災管理防災点検 1年廃棄
・防災管理に関する記録
庶務防災管理防災管理 1年廃棄3/5・火器取締に関する記録
庶務防災管理火気取締 1年廃棄
16 庶務に関する事項庶務に関すること
(他の事務に関する
ものを除く)
庶務に関する文書・式典に関する書類
庶務式典式典の実施 5年廃棄
・証明書発行・交付に関する書類
庶務証明証明書発行・交付 3年廃棄
・照会・回答文書
庶務各種業務照会・回答文書 3年廃棄
・情報公開に関する書類(ただし、権利義
務の得喪及びその経緯に係るものを除
く) 情報公開情報公開情報公開 5年廃棄
・個人情報保護に関する書類(ただし、権
利義務の得喪及びその経緯に係るもの
を除く)
個人情報保護個人情報保護個人情報保護 5年廃棄
・保有個人情報の漏えい事案の発生に
関する報告書
・法務省保有個人情報保護管理規程第
22条に基づく漏えい事案の報告につい
ての決裁文書
個人情報保護漏えい事案
の対応等
報告書 3年廃棄
・職員名簿
庶務各種業務職員名簿常用廃棄
・庶務課の所掌に係る事務で他の係の
所掌に属しないものに関する書類
・儀礼的文書(関係機関の挨拶状、逝去
通知関係等) 庶務各種業務その他庶務に関する書類 1年廃棄
・請願その他投書の処理に関する決裁
文書
庶務請願請願その他投書の処理に関する文書 1年廃棄
17 職員の人事管
理に関する事項
勤務時間・休暇に関
すること
超過勤務に関する文書・超過勤務等命令簿
人事勤務時間超過勤務等命令簿 5年3月廃棄
出勤に関する文書・出勤簿
人事勤務時間出勤簿 5年廃棄
休暇に関する文書・休暇簿
人事勤務時間休暇簿 3年廃棄
勤務時間の割振りに
関する文書
・週休日の振替、代休日の指定に関する
書類
人事勤務時間週休日の振替、代休日の指定 3年廃棄
・勤務時間、休日及び休暇に関する書類
人事勤務時間勤務時間、休日及び休暇 3年廃棄
・勤務時間割振り簿
人事勤務時間勤務時間割振り簿 3年廃棄
・勤務日誌
人事勤務時間勤務日誌 3年廃棄
人事管理に関すること服務に関する文書・国家公務員倫理法に関する書類
人事服務国家公務員倫理法 5年廃棄
職員の兼業に関する
文書
・兼業に関する書類
人事服務兼業 3年廃棄
苦情相談に関する文書・苦情相談に関する書類
人事苦情相談苦情相談
事案の処理
が終了した日
に係る特定日
から1年
廃棄
給与に関すること給与に関する文書・給与に関する書類
人事給与人給システム等 3年廃棄
手当に関すること諸手当に関する文書・扶養手当に関する書類
人事給与扶養手当
届出又は支
給要件を具
備しなくなっ
た日に係る特
定日以後6年
廃棄
・住居手当に関する書類
人事給与住居手当
届出又は支
給要件を具
備しなくなっ
た日に係る特
定日以後6年
廃棄
・単身赴任手当に関する書類
人事給与単身赴任手当
届出又は支
給要件を具
備しなくなっ
た日に係る特
定日以後6年
廃棄
・通勤手当に関する書類
人事給与通勤手当
届出又は支
給要件を具
備しなくなっ
た日に係る特
定日以後6年
廃棄
・地域手当に関する書類
人事給与地域手当
届出又は支
給要件を具
備しなくなっ
た日に係る特
定日以後6年
廃棄
・期末手当、勤勉手当及び期末特別手当
に関する書類
人事給与期末手当及び勤勉手当 5年廃棄4/5・管理職員特別勤務手当に関する書類
人事給与管理職員特別勤務手当 6年廃棄
・超過勤務手当に関する書類
人事給与超過勤務手当 6年廃棄
・超過勤務手当支給額計算書
人事給与超過勤務手当支給額計算書 3年廃棄
私事渡航に関すること私事渡航の承認に係
る決裁文書
・職員海外渡航承認申請書
人事庶務職員海外渡航承認申請書 1年廃棄
18 職員の衛生、医
療その他の福利
厚生に関する事項職員の健康・安全管
理に関すること
健康診断等による事
後措置の記録
・健康診断事後措置記録票
人事
健康安全管理健康診断事後措置記録票
退職した日に
係る特定日
以後5年
廃棄
・職員の健康安全管理に関する書類
・職員の健康安全管理に関する報告等
人事
健康安全管理職員の健康安全管理 3年廃棄
・災害報告
人事
健康安全管理災害報告 3年廃棄
・ストレスチェック結果
人事
健康安全管理ストレスチェック結果 5年廃棄
災害補償に関すること公務上または通勤によ
る災害と認定等し、補
償及び福祉事業が完
結するまでに関する文書・休業補償請求書・休業援護金支給申請書・療養補償請求書
・補償の支給決定に関する通知書
・公務災害補償通知書
・通勤災害補償通知書
・治癒認定通知書
・公務外又は通勤外通知書
・災害補償記録簿
・療養・障害の現状報告書
人事災害補償災害補償記録
完結の日に
係る特定日
以後5年
廃棄
職員の福利厚生に
関すること
福利厚生に関する文書・職員の福利厚生に関する書類
・職員レクリエ―ションに関する書類
人事能率増進職員の福利厚生 3年廃棄
児童手当・子ども手
当に関すること
子ども手当等支給に
関する文書
・児童手当に関する書類
人事手当児童手当 5年廃棄備考
(注)
・本基準に掲げられていない事項が発生したときは、法務省行政文書管理規則の別表1及び本基準を参酌しつつ、文書管理者において、保存期間及び保存期間満了時の措置について設定することとする。
・保存期間の起算日は原則として「翌年度の4月1日」であるが、その性質等に基づき個別に定められている場合があるので、作成の都度、規定等を確認すること。
・文書作成取得日においては保存期間が不確定である行政文書(「特定日以後○しろまる年」等)については、複数の個別案件に係る行政文書を作成・取得年度で区切らずに一つの行政文書ファイルにまとめて管理しておき、
個別案件の終了等により保存期間が確定したものを抜き出し、新たに作成した別の行政文書ファイルにまとめて管理することができるので、性質等に応じて管理方法を検討すること(令和4年2月10日付け府公第46号内
閣府大臣官房公文書管理課長通知1-3の3(3))。5/5