DesignOpsが重要な理由: デザインプロセスを改善する方法

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デザインチームの規模が拡大し、最新のUI/UXのトレンドに引っ張られてプロジェクトが進化する状況では、成功はスキルだけでなく主要な運用指標やUX指標にも左右される。

またデザインプロセスが必要以上に複雑で、分散化かつ混沌としている場合は戦略としてのDesignOpsは必須となる。

しかし、DesignOpsのコンセプトは大きく変化し、その実用的な使用方法は、自分のデザインワークフローを最適化する方法をはるかに超えている。今日のデザインオペレーションには、以下のような共通の文化的転換と異なる考え方が必要である。

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  デザイナー、開発者、PM、ステークホルダー、マーケターに至るまで、すべての人が参加するクロスファンクショナルを育成し、アイデアと結果をより良く結び付け、最終製品の品質を向上させ、チームが共に生み出す影響を増大させる

• ロードマップを磨き、サイロをなくし、反復作業を減らし、単一のソースを確立し、デジタル製品の設計と開発の速度と品質を高めるために、すでに確立されたUIとUXの実践に関連するツール、システム、およびサービスを歓迎する

• データは宝の山であり、調査、ユーザーテスト、ユーザビリティテスト、ユーザー評価から収集された測定可能な統計に基づいて、すべてのデザインプロセスを決定し進める必要があることを理解する

クロスファンクショナルチーム、ツール、そしてデータの活用という3つのコンセプトを用いることで、より優れたデザインオペレーションを構築し、より良い製品、より早い市場投入、そして収益の増加をもたらす戦略的機能として活用できる。

デザイン・オペレーションを活用することは新しい習慣ではないにもかかわらず、最近までその価値を理解していた企業は多くなかった。最新の製品開発サイクルの一部としてDesignOps戦略を構築し、確立した最初のグローバル企業の1つがAirbnbである。彼らの目標は、"実行のスピードと質を高める集中型のツール、システム、サービスを通じて、製品組織全体にアジリティを提供する "ことだった。

Airbnbは、より効果的なプロセスを確立するために、DesignOpsを5つのコンポーネントに拡大し、それぞれがデジタル製品の設計と開発の特定の側面に焦点を当てた。デザイン、成長、トラフィックのディレクターであるAdrian Cleave氏は、"我々の機能には、デザインプログラム管理、デザインツール、ローカリゼーション、プロダクションデザイン、チームコーディネータが含まれます。私たちは、マーケティング、プロダクト、デザイン、エンジニアリングと密接に連携し、最高のユーザー体験を創造しています"と述べる。

統合することの重要性と課題

当初、Airbnbのケースは、チームとタスクの足並みを揃えるだけでよかったように聞こえるかもしれないが、同様の戦略機能をDesignOpsの成功に適用するには、まず以下の課題に対処する必要がある。

• UXクリエイターが導入するアドホックなツールやプロセスによって、デザイン開発の矛盾や運用の機能不全が生じ、それがデジタルプロダクトチェーン全体に波及している

• プロセスには万能なソリューションがあると誤解しているが、実際にはすべてのプロジェクトはミクロなレベルで検討する必要があり、その具体的な内容に応じてデザインオペレーションを調整・変更する必要がある

• UXやUIのデザイン、開発、製品管理チーム、マーケティングチームが、デザインのアイデア、プロトタイプ、ビジョン、目標、具体的な内容を明確に伝えなくてはいけないにもかかわらず、深いコミュニケーションと定期的な職種横断のミーティングをしていない

• デジタル製品設計・開発ツールの重要性を見落としている

• 新しいアイデア、新しいデザイン手法を探求し、テストしない。その結果、UIやUXデザインの新しいトレンドに遅れをとり、テクノロジーに精通した極めて新しい時代のデジタル消費者に嫌われることになる

DesignOpsの4つの要素を理解する

DesignOpsに関しては、4つの重要なコンポーネントまたはビルディングブロックがあり、私はこれを4つのPと呼んでいる。Product、Process、People、Programである。それぞれの要素は、デザイナーやデジタル製品開発チームにとって、それぞれのメリットをもたらしてくれるのだ。

Productは、組織化するアイデアによって導かれる。例えば、次のような取り組みをすることがある。

• ボトルネックを発見し、取り除く

• デジタル製品の目的を明確にし、クライアントが何を求めているかを理解し、エンドユーザーにもたらす価値を想像する

• より良いUXを実現するために、ユーザーテストやユーザビリティテストを実施する

• ハイレベルなデザインプロジェクトを、着手からテスト、納品まで行うための集中ロードマップを作成する

• ある製品のワークブレイクダウンストラクチャーを作成し、チームメンバーがどこからどこまでやるかを把握できるようにする

• 特に自身が取り組んでいる製品について、ユーザー中心設計における良し悪しの共通の基準や原則を定義する

• デザイン品質の指標を定義し、選択し、調整することで、そのプロジェクトに携わるチームの誰もが共有できるようにする

• 状況認識とプロジェクト認識を高め、関係者全員が同じページにとどまり、プロジェクトの進行状況をより容易に把握できるようにする

Processは、DesignOpsが組織を念頭に置いて優先順位をつけ、機能させることに重点を置いているという前提で展開される。これは、ビジネスと特定のデザイン・プロジェクトを結びつけ、以下のことに焦点を当てる。

• 部門横断的なチーム間でより良いワークフローを策定する

• 異なる部門のチームメンバー(PM、デベロッパーなど)との定期的なミーティングを通じて、すべての状況を把握する

• 戦略的なビジネス目標、作業範囲、ガイダンスとなる文書に関する情報を保持する。こうすることで、ブランディングの要件やビジネス目標をより簡単に把握できる

• 期限を特定し、タスクを整理し、複数のプロジェクトがある場合は優先順位をつける。これにより、例えば、特定の機能に対して綿密な計画を立て、優先順位をつけることができる

Peopleは、単に最新情報を共有するだけではない、ソーシャル性を重視している。ここでのDesign Operationsの焦点は、ニーズ、スキル、目的、デザインチームの能力を伝えるためのより良い方法を可能にする。主な優先事項は以下の通りである。

• コミュニケーションの機能不全やサイロをなくす

• UI/UXデザイン部門の全員の役割を明確に把握する

• デザイナーの具体的なニーズを把握し、可能であればスキルギャップを特定する

• 成功する製品やサービスを構築するために、共通のビジョンと共通の目的を伝える

• デザインスプリントに参加し、自分とチームがデザインプロジェクトの範囲、機能、目標、方向性をどのように見て理解するかを改善し、デザインの逸脱を回避する

• デザインチームのキャパシティとワークロードを理解し、燃え尽き症候群を回避する

Programは、プログラムに焦点を当て、自動化DesignOpsツールおよびテクノロジーの標準化を目指す。それには以下のことが必要である。

• 同じDesignOpsツール、デジタルアセットマネージャー(DAMS)、その他のデジタル製品開発プラットフォームに依存し、デジタル製品のデザインワークフローを簡素化しサポートする

• 製品の設計・開発プロセスに関わるすべての人が簡単にアクセスできるユーザー調査データリポジトリを開発する

• 包括的なデザインとコミュニケーションツールにより、チームメンバーや部署間のクロスファンクショナルコラボレーションを確立する

• デザインプロジェクトに関わるすべての人が、デザインのアイデア出し、評価、建設的なフィードバックを行えるようにする

• コミュニケーションギャップを克服し、例えば、開発者がどのデザイナーが特定の機能の作成を担当しているのかを知らないといった、日常的な機能不全を解決する

4つのPSを取り入れたデザインワークフローとオペレーションを改善するためのヒント

1. オペレーションの単一の情報源(single source of operation truth)を採用する。

これにより、マーケター、PM、開発者を含むデジタルプロダクトチーム全体が、見積もり、計画、追跡のサイロを管理し、タスクと進捗を把握し、デザインと開発仕様を明確に理解できる。Gartner社は、共通のエンタープライズ・アジャイル・プランニング(EAP)ツールとアジャイル・プラクティスを使用し、その過程で支援することを提案しているのだ。

Gartner社の"DesignOps: Organize, Collaborate and Innovate Product UX at Speed"では、著者は次のように指摘している。

"DesignOpsの基本的な側面は、アジャイルワークブレークダウン構造(WBS)を採用し、UX作業を幅広い戦略目標との整合性からスクリーンレベルの詳細まで、単一のEAPツールで整理することだ。これはほとんどのUXプラクティショナーにとって最初は異質なものに感じられるが、アジャイルWBSはUXの仕事に非常にうまくマッピングされる。このアプローチは、より正確な計画、見積もり、追跡、報告など、ビジネスおよび運用上の利点が大きい。

DesignOps戦略の一環として、マネージャー、デザイナー、開発者、さらにはステークホルダーが単一の作業環境を持つことで、誰もが簡単に作業やタスクを調整し、リアルタイムでプロトタイプをテストしてコメントし、デザインのハンドオフをなくし、コストのかかる反復作業を減らし、進捗状況を把握しボトルネックを特定できる。さらに、デジタル製品チーム全体が、エンドユーザー、プロジェクトのタイムフレーム、デザインの詳細、特徴や機能に関する状況を即座に把握できるようになるというメリットもあるのだ。

しかし、企業やEAP用自動化DesignOpsツールによって、その構造は異なる可能性がある。

2. クロスファンクショナル・チーム間の深いコミュニケーションを育み、ステークホルダーをその一員とする

"なぜステークホルダーなのか?"と聞かれるかもしれない。プロトタイプを破棄し、すべてを一からやり直さなければならない場合、時間、労力、お金の無駄、プロセスの長期化という結果を招く。これを避け、より効率的なDesignOpsを構築するためには、ステークホルダーを含む全員が参加する共同創造に取り組むようにする。これにより、デザインプロセスが促進され、デザイン開発にかかる時間が短縮されるのだ。

一般的に、チームはスプリントで作業し、プロセスの初期段階でデザイナーとステークホルダーを含めて、多様なアイデアを探求し、テストできる。デザイナーは、デザイン要素がウェブ、モバイル、デスクトップアプリにどのように反映されるかを直接知ることができ、開発者はデザインに基づくコードの潜在的な問題を伝え、ステークホルダーは製品の使い勝手をテストするエージェントとして、新鮮で独自の視点を提供可能だ。

3. 企業、現在の設計プロセス、プロジェクト管理、エンドユーザーについて知っておかなければならないことをすべて知る

これにより、あなたとあなたのチームは、ROIを生み出す有利な領域を評価し、最大の後退を排除し、設計プロセスの痛点を解決し、そこから最適化を開始できる。会社やチームのミーティングを行うことで、この貴重な情報を得られるのだ。

4. DesignOps専任の担当者がいる

結局、実際のデザイン以外は全部やってしまうので、すべてのプロセスやタスクに対応できるデザイナーなど存在しない。デジタル製品のデザインは多層的な仕事であり、特定の分野で異なる経験を積んだユニットが必要である。UXデザインとUIデザインを分けて、それぞれを担当する専門家が必要なのと同じように、DesignOpsの専任者が必要なのである。

その担当者は、次のような責任を負うことになる。

• 仕事とリソースの予測と管理

• 適切なスキルセットを持つデザイナーの採用プロセスを支援

• デザインスタンダードの伝達

• 適切なDesignOpsツールの割り当て

• デザイナーの日々のワークフローを最適化するために、アジャイルワークブレークダウン構造を策定する

• 確立されたプロセス間の重要なギャップと改善のための戦術を特定

• より生産的なデザインカルチャーの構築を支援

デザインオプスエキスパートの役割は、企業やチームが現在取り組んでいるデジタル製品・サービスのニーズ、強み、弱みによって異なることを念頭に置いておいて欲しい。

5. デザインスタンダードを測定し、良いプラクティスと悪いデザインを区別し、エンドユーザーにもっとも響くものを確立するためにデータを使用し、マスターする

次のデジタル製品のアイデアやデザインに役立つ実用的なデータほど、価値を高め、品質を向上させるものはないだろう。この意味で、データ分析をDesignOpsの一部とすることは、より良いデザインと優れたUXの引き金となり、データビジュアライゼーションやデータストーリーテリングといった現在のデザイントレンドの対応にもつながる。

まとめると、DesignOpsは、繁栄する文化を築き、デザインワークフローを改善し、デザイナーと開発者のハンドオフのような複数部門のプロセスを促進し、製品やサービスの作り方を強化し、プロジェクトをより速いペースで進化させるための実践と考え方の組み合わせである。しかし、これらすべてを実現し、十分に機能するDesignOpsを確立するには、データによる革新とデザイン、深いコミュニケーションと創造的なコラボレーションの促進、DesignOpsツールの採用によるデジタル変革への対応、自社とそのビジネス慣習の把握、エンドユーザーの調査と探求、DesignOps専任担当者との協働などが必要となる。

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