役員秘書として、日々変化する情勢に対応しつつ、役員が参加する国際会議や出張のサポートを関係者との間で相談・提案しながら円滑に進めることができたときです。

秘書の仕事は、打合せや面談をはじめとした行内外との調整、出張のフライトやホテルの手配等の事務をミスのないように丁寧に行うことが大切です。私は入行後、最初の配属が発券局でした。銀行券の金庫管理や金融機関との現金の受払いを担当するなかで、ミスが許されない現場でひとつひとつの事務を確実に取扱うという基本を学びました。こうした発券局での経験は、現在の役員秘書の仕事にも大いに活かされています。

加えて、役員秘書は、臨機応変に対応する力も必要とされていると実感しています。私の担当する役員は、国際会議への参加や出張が多く、感染症対応に伴うオンライン会議への切替えなど、今まで以上に多岐に亘る役員サポート事務が必要となりました。また、その後の出張再開時には、各国の入出国制限を行内関係者や海外事務所員、大使館等と入念に確認したり、日本から時差のある出張先の役員と直接調整をしたりしました。国内外における多くの規制や新たなルールのなかで役員が最大限効率よく活動できるよう、様々な手段を考え、役員に提案し実現できたことで成長を実感することができました。

最近は、役員の参加する国際会議はもちろん、それらを取り巻く社会情勢にも目を向けることを意識しています。

社会情勢の変化は役員の意思決定に影響を及ぼすことはもちろん、急なスケジュールの変更等により、事務対応が必要なケースに繋がることがあります。海外情勢の不安定化により、フライトやスケジュールに急な調整が必要となったことも実際にありました。

秘書主導で何かを変更することはありませんが、役員のサポートという面では、日々社会情勢や海外情勢に目を向けておくことで、必要な対応や代替案を事前に整理しておくことができます。また、いざ役員や関係者と調整を行う際には迅速な対応ができ、秘書としてより貢献できると考えています。

これまでの知識や経験をベースとしつつ、周りの人との信頼関係を築きながら柔軟に働ける姿を目指しています。

秘書の仕事は自分自身の経験を蓄積することで、より確実な方法や効率化を考えられますし、先輩の経験談や過去の経緯もとても参考になります。一方で、仕事を通じて行内外の様々な働き方や考え方、思いに触れるなかで、知識や経験だけにとらわれない形も目指したいと思うようになりました。

たとえば、役員のスケジュール管理の方法や資料整理等について、同僚と定期的に意見交換をし、改善の余地がないかを検討しています。

また、秘書の業務には向かないとされていた在宅勤務を積極的に採り入れ、仕事と家庭の両立を図っています。在宅勤務時でも出勤時と差が生じないように、相手の立場も考えながら働くことも日頃から意識しています。

日本銀行でも、夫婦共働きはもちろん、子育てや介護等との両立をしながら働く先輩や同僚が多くいます。私自身のライフスタイルに変化が生じた際にも、日本銀行員として少しでも力になれる存在でありたいと考えています。

そのためにも、今まで以上に周りの方とのコミュニケーションを意識し、信頼関係を築きながら工夫を重ねることを忘れずに業務に取り組みたいと思います。