10 dicas para redigir um e‑mail eficaz

Para a maioria das pessoas, redigir e-mails é algo corriqueiro. Quer você esteja escrevendo e-mails para colegas de trabalho, clientes ou consumidores, é importante envolver seu leitor e ser claro sobre o que deseja que ele faça em resposta.

Mas, redigir um e-mail pode ser complicado. Você precisa chamar a atenção do leitor e prendê-lo por tempo suficiente para que ele realmente leia todo o e-mail, do início ao fim. A média da taxa de abertura de e-mails para todos os setores é de 21,33%, o que significa que a maioria dos e-mails enviados não é lida. Como você cria um e-mail que o seu destinatário abrirá e lerá?

Vamos debater sobre os componentes que você deve incluir em todos os e-mails enviados, dicas sobre como redigir e-mails profissionais de forma eficaz e muito mais.

Formato do e-mail: quatro componentes essenciais de um e-mail

Ao escrever e-mails para qualquer ocasião, existe um formato básico que você deve seguir. Cada e-mail deve conter os quatro componentes a seguir:

Assunto

O assunto é, sem dúvida, uma das partes mais importantes de um e-mail. Além de ser a primeira coisa que a pessoa lerá, ele define o tom do resto do e-mail. Então, para enviar um bom e-mail, você precisa de um bom texto no assunto. O assunto deve ser curto e direto, mas interessante o suficiente para instigar o leitor a abrir o e-mail. Também é fundamental que o texto do assunto não tenha erros de digitação ou gramática. Lembre-se: se não houver um assunto forte, o leitor provavelmente nem abrirá o e-mail. Precisa de ajuda? Encontre inspiração em nosso Suporte para assunto.

Saudação

A saudação em um e-mail não precisa ser longa ou extravagante. Você só quer cumprimentar e reconhecer seu público de uma forma agradável.

Confira alguns exemplos de saudações para começar:

• [Recipient Name]
• Prezado(a) [Recipient Name]
• Olá a todos
• Olá, equipe

Texto

O texto do e-mail é quando você vai entrar em detalhes sobre o propósito da sua mensagem. Se você envolveu um leitor o suficiente para chegar ao texto de um e-mail, significa que está fazendo um bom trabalho. Portanto, é importante manter o ritmo e escrever um bom texto também. Mantenha o texto claro e conciso e mencione o objetivo específico do seu e-mail logo no início. Se puder, tente manter o texto do e-mail com apenas algumas frases.

Conclusão

A conclusão de um e-mail deve ser algo amigável e simples que encerre o e-mail de forma positiva. Alguns exemplos de boas conclusões são:

• Agradecemos
• Cordialmente
• Respeitosamente
• Atenciosamente
• Com melhores cumprimentos

Sua conclusão também deve fornecer uma ação clara que você gostaria que seu cliente realizasse.

10 dicas para criar um e-mail eficaz

Há dicas importantes que podem deixar seus e-mails mais eficazes. Desde definir suas metas até escrever para o seu público, o seguinte pode ajudar você a aproveitar as suas campanhas de e-mail ao máximo:

Determine suas metas de e-mail

Antes de realmente escrever seu e-mail, pode ser útil reservar algum tempo para definir suas metas de e-mail. O que deseja alcançar com esse e-mail? Quais são os principais pontos que deseja abordar? E como fazer isso de forma concisa? Descobrir as metas do seu e-mail pode ajudar a escrever seu e-mail de forma muito mais rápida e eficaz.

Leve em consideração as necessidades do seu público

Existe um motivo pelo qual você não pode apenas copiar e colar seus e-mails e enviar em massa. Na verdade, você precisa mudar o tom de voz em seu e-mail para se adequar a cada público individual. Por exemplo, o tom que você usa com seu chefe é muito diferente daquele que usa com um colega próximo. Você deve considerar as necessidades do seu público e escrever no nível de leitura adequado para ele. Se for usar algum dado de suporte em seu e-mail, verifique se ele também corresponde ao público.

Crie uma introdução atraente

Sua introdução deve chamar imediatamente a atenção do leitor e motivá-lo a continuar lendo. Sua introdução deve ser específica para a pessoa para quem você está escrevendo. Manter seu leitor envolvido é uma parte importante do marketing por e-mail eficaz. Você deseja que o leitor sinta que o e-mail foi escrito especificamente para ele, mesmo que esteja sendo enviado para várias pessoas.

Seja conciso

Ninguém quer passar metade do dia lendo e-mails. Mantenha seu e-mail o mais conciso possível, sem omitir informações importantes, e procure dizer mais com menos palavras. Você pode fazer isso com marcadores ou adicionando recursos visuais para dividir o texto. O design do seu e-mail é crucial porque permite que o leitor navegue corretamente pelo conteúdo. Se um e-mail for mais curto e incluir imagens, é provável que o destinatário leia o texto inteiro em vez de apenas passar os olhos por ele.

Use etiqueta apropriada

Você quer parecer amigável e educado em seus e-mails, mas não casual demais. E, ao mesmo tempo, não quer parecer muito sério. Apenas lembre-se de incluir uma saudação e um encerramento simpáticos em seu e-mail. Além disso, não envie um e-mail em uma hora do dia que seja cedo ou tarde demais. Tenha consideração pela vida pessoal do destinatário.

Atenha-se a um assunto

Se você tiver vários assuntos que deseja abordar em seu e-mail, evite incluir todos eles no mesmo e-mail. Isso pode tornar a leitura confusa para o destinatário e pode diminuir a probabilidade de ele responder. Em vez disso, organize os e-mails a serem enviados em intervalos e horários diferentes para que fique menos desencorajador para o leitor.

Revise

O maior erro que se pode cometer é não revisar seu e-mail antes de clicar em "Enviar". Não importa quantos e-mails você enviou durante o dia, sempre revise. Reserve alguns minutos para verificar se há erros ortográficos e gramaticais, pois eles podem manchar a sua imagem ou a da sua empresa.

Agende seus e-mails em massa

Se planeja enviar vários e-mails de uma vez, é importante agendá–los. Isso não apenas torna tudo muito mais fácil porque você não precisa enviar vários e-mails individualmente, mas também garante que eles sejam enviados na hora certa. A maioria das pessoas tende a dar uma olhada em seus e-mails logo após acordar, portanto, agendar envios de e-mails em massa pela manhã pode ser o ideal. No entanto, leve em consideração os diferentes fusos horários para não enviar um e-mail às cinco da manhã para alguém que mora em outra parte do país.

Faça um acompanhamento

Não é incomum que um leitor se esqueça de uma oferta sua, especialmente se estiver recebendo centenas de e-mails por dia. Mas, como regra geral, você deve esperar dois dias úteis para enviar um e-mail de acompanhamento. Enviar algo antes disso pode fazer com que o cliente cancele o recebimento de seus e-mails.

Adote o método de tentativa e erro

Provavelmente serão necessárias algumas tentativas e erros antes de você descobrir como redigir um e-mail eficaz. Mas não deixe isso desanimar você! Compreender como redigir e-mails de maneira eficaz é uma curva de aprendizado e, uma hora, você pegará o jeito. E enquanto você está aprendendo, pode experimentar o teste A/B de e-mail, que é essencialmente o processo de enviar uma variação de um e-mail para uma pessoa e uma variação diferente para outra. Isso ajudará a ter uma ideia de que tipo de e-mail funciona melhor.

Comece a enviar e-mails melhores

Redigir um bom e-mail não é tão fácil quanto apenas digitar seus pensamentos e clicar em Enviar. É preciso muito mais que isso para interagir com seu leitor e incentivá-lo a fazer o que você está solicitando. Mas saber escrever um e-mail é fundamental para sua vida pessoal e profissional, e você pode usar o Mailchimp para ajudar ao longo do caminho.

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