個人情報およびマイナンバー取扱規定

第1章 総則

第1条(目的) 本規定は、株式会社大毎広告株式会社(以下「当社」という)が、個人情報および個人番号(マイナンバー)を含む特定個人情報について、法令を順守し適正に取り扱うために必要な事項を定め、個人情報等の保護に主体的に取り組むことを目的とする。

第2条(適用) 本規定は、当社の従業者に適用する。「従業者」とは、当社の取締役、監査役、従業員、契約社員、派遣社員その他当社の指揮監督を受けて当社の業務に従事する者をいう。

第3条(定義) 本規定における各用語の定義は次の通りとする。
(1)「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、性別、電話番号、電子メールアドレスに関する情報、各種アンケートに対する回答、その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいう。
(2)「個人番号(マイナンバー)」とは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という)の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
(3)「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
(4)「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、健康診断等の結果その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようその取り扱いに特に配慮を要する記述等が含まれる個人情報をいう。
(5)「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報を、電子計算機を用いて検索することができるか、別の方法で容易に検索できるように体系的に構成したものをいう。
(6)「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(7)「保有個人データ」とは、個人に関する情報であって、当社が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止ができる権限を有する個人データをいう。
(8)「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報データベース等をいう。
(9)「本人」とは、個人番号によって識別される特定の個人をいう。

第2章 取得、利用および第三者提供

第4条(適正な取得と利用目的の特定)
1. 個人情報を取得するときは、適法かつ公正な方法で取得し、利用目的をできる限り特定しなければならない。
2. 要配慮個人情報を取得するときは、次の場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、 本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
3. 特定個人情報に関して、当社が取り扱う事務の範囲は、原則として以下の通りとする。
(1) 給与所得等の源泉徴収票作成事務
(2) 給与支払報告書作成事務
(3) 扶養控除、保険料控除等申告書作成事務
(4) 国民年金第3号届出事務
(5) 雇用保険届出事務
(6) 健康保険・厚生年金の届出事務
(7) 財形貯蓄申告事務
(8) 報酬・料金等の支払調書作成事務
(9) 不動産の使用料・譲受対価等の支払調書作成事務
(10) 配当、剰余金の支払調書作成事務

第5条(利用目的に伴う制限)
1. 個人情報の利用は、利用目的の範囲内で行い、利用目的の範囲を超えて利用せざるを得ないと判断される場合は、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
2. 利用目的の変更は、変更前の利用目的と関連性を持つ範囲に限られる。変更する場合には、必要最低限の対応として、速やかに、変更後の利用目的を公表しなければならない。本人に通知する場合には、公表の手続きを要しない。

第6条(保管及び廃棄)
1. 個人データは、利用目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理する
2. 利用目的が達せられた個人データは、流出しないように安全対策を講じたうえ廃棄する。

第7条(第三者への提供)
1. 個人データは、法令に定める例外を除き、あらかじめ本人の同意を得ないままで第三者に提供してはならない。
2. 特定個人情報については、本人の同意があったとしても、第三者に提供できない。ただし、法令により特定個人情報の提供が認められる場合はこの限りではない。
3. 以下の場合は、法令に基づき第三者提供に当たらないものとして許される。ただし、2号(共同利用)は特定個人情報には適用できない。
(1) 委託:利用目的の達成に必要な範囲内で個人データの取り扱いを委託する場合
(2) 共同利用:共同利用者の範囲、利用する個人データ、その管理責任等を明確にし、事前に本人に通知するか、あるいは、本人が容易に知り得る状態に置いた上で、共同利用する場合。ただし、特定個人情報については本号を適用できない。

第8条(匿名加工情報)
1. 匿名加工情報(特定の個人を識別できないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報)を作成するときは、個人を識別できないように加工し、また、復元できないよう必要な措置をとる。
2. 匿名加工情報を作成し、第三者に提供するときは、あらかじめ匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目および提供方法を公表するとともに、当該第三者に対して匿名加工情報である旨を明示する。

第3章 安全管理

第9条(社内管理体制) 当社は、本規定を効果的に実施するため、社内の体制を整備して役割、責任および権限を定め、従業者に周知徹底させ、必要かつ適切な監督を行わなければならない。

第10条(管理責任者)
1. 当社における個人情報の取り扱いに関する責任部署を取締役とし、管理責任者には菅原取締役をもってこれに充てるものとする。
2. 個人情報を取り扱う各部門の部門長は部門責任者の任にあたる。
3. 管理責任者は以下の業務を所掌する。
(1) 個人情報の取扱状況の把握
(2) 個人情報の安全管理措置の立案と実施の管理
(3) 各部門への個人情報管理台帳の作成指示および管理
(4) 漏えい等の個人情報の取り扱いに関する事故等への対応
(5) 開示請求や苦情などへの対応の指示
(6) 委託先における個人情報の取扱状況の監督
(7) その他当社における個人情報の安全管理に関すること
4. 部門責任者は、当該部門における個人情報の適切な取得、利用、管理をする任にあたり、安全確保の責任を負う。

第11条(管理台帳) 部門責任者は自らの部門に存在する個人情報データベース等の所在、内容、規模等を把握して管理台帳を作成するとともに、適正な取り扱いのための体制を整備、維持するものとする。

第12条(特定個人情報の主管部) 特定個人情報を取り扱う部署は、管理システム部とする。管理システム部は特定個人情報の管理台帳および記録簿を備え、特定個人情報の取得・収集、利用、廃棄・削除等の取り扱いを記録簿に記載するものとする。

第13条(物理的・技術的安全管理措置) 当社は、個人情報の取得、利用、保管、提供、廃棄・削除の各段階において、漏えいや紛失、不正アクセス、破壊、改ざんその他の個人情報に関するリスクに対して、物理的、技術的な安全管理措置を講じなければならない。

第14条(委託先の監督)
1. 個人データの取り扱いの全部または一部を外部に委託する場合は、当社と同等の個人情報の保護水準を満たしている者を選定し、安全管理が図られるように必要かつ適切な監督を行う。保護水準を担保できない時は委託を解除することもある。
2. 前項の監督にあたっては、少なくとも次の事項を実施する。
(1) 選定基準に照らして委託先の評価を行う。
(2) 委託先と当社間において個人情報の保護に関する契約書を締結する。契約書では、秘密保持、事故時の責任分担、再委託に関する事項、契約終了時の個人情報の返却および消去などの内容を規定する。
(3) 必要に応じて、個人情報保護に関する誓約書の提出を受ける。

第15条(本人からの要請への対応)
1. 当社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データについて次の事項を求められた際は、遅滞なく対応措置をとり、その旨を本人に通知しなければならない。本人の請求に応じられない旨の通知をする場合は、理由を説明するよう努める。具体的な手続き・対応は法令の定めに従う。
(1) 利用目的の通知
(2) 開示
(3) 内容の訂正、追加又は削除
(4) 利用の停止又は消去、第三者への提供の停止
(5) その他是正措置
2. 本人からの問い合わせや要望、苦情などに対しても適切かつ迅速に対応、処理する。
3. 本人からの各種請求や問い合わせなどの受付及び事務を行う個人情報保護相談窓口を管理システム部に置く。相談窓口の連絡先(例:電話番号や郵送で受け付ける場合の住所)は、ホームページで公表するなどして、本人の知り得る状態に置かなければならない。

第4章 規定の見直し、罰則

第16条(規定の見直し)
1. 当社は、個人情報および特定個人情報の適切な保護を維持するために適時、本規定および運用のあり方を見直す。
2. 本規定の改定は役員会の承認を得るものとする。

第17条(違反行為への対処) 当社は、本規定に違反した従業者に対し、就業規則や契約に基づいて処分を行うことができる。

制定日2016年1月1日
改定日2018年6月25日
改定日2023年6月29日

個人情報の取り扱い

当社が保有するお客様に関する個人情報の取り扱いは、以下の通りです。
営業部門各部署
(1) 利用の目的 広告事業におけるキャンペーンや説明会、コンクール等の運用、これらに付随する業務(例:懸賞や抽選による物品の発送など)、および通販など物品販売に関わる事業を完遂するための目的に限り利用します
(2) 個人情報管理者 管理システム部 部長
(3) 個人情報に関するお問い合わせについて
当社の個人情報の開示のお手続き、取り扱いに関するご相談や苦情等のお問い合わせにつきましては、下記までご連絡いただきますようお願い申し上げます。
〒530-0001 大阪市北区梅田3-4-5 毎日新聞ビル
大毎広告株式会社「個人情報お問い合わせ窓口」
E-mail:contact@daimai.com

特定個人情報保護についての基本方針

大毎広告株式会社は、業務上取り扱う個人情報の保護は社会的責務と認識しています。特定個人情報についてもその価値を尊重した管理と保護の重要性を十分に認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため、この基本方針を定めます。

1. 事業者の名称
大毎広告株式会社

2. 関係法令・ガイドライン等の遵守
当社は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、「個人情報の保護に関する法律」および「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」を遵守して、特定個人情報の適正な取り扱いを行います。

3. 安全管理措置に関する事項
当社は、特定個人情報の安全管理措置に関して、別途「特定個人情報取扱規定」を定め、適正な取り扱いを実施するために十分な措置を講じます。

4. 質問や苦情処理等の窓口
当社における特定個人情報の取扱に関する質問や苦情に関しましては、下記までご連絡いただきますようお願い申し上げます。
〒530-0001
大阪市北区梅田3-4-5 毎日新聞ビル
大毎広告株式会社「特定個人情報お問い合わせ窓口」
E-mail:contact@daimai.com

制定日 2016年1月1日