URL: https://linuxfr.org/users/gilcot/journaux/demat-arch-fort Title: démat' arch' fort Authors: Gil Cot ✔ Date: 2022年03月08日T02:21:27+01:00 License: CC By-SA Tags: ressources_humaines, dématérialisation, archivage, légal, administration_française, législation et coffre-fort_numérique Score: 20 'jour 'nal. Deux commentaires (un sur [les niveaux](https://linuxfr.org/users/ysabeau/journaux/y-a-le-feu#comment-1881056) et un parlant explicitement de [documents administratifs]( https://linuxfr.org/users/ysabeau/journaux/y-a-le-feu#comment-1881052) qui pour moi sont de second niveau), m'ont fait penser aux solutions de dématérialisation mise en place par certaines entreprises pour leurs employés et employées. # Mon expérience Sans trop m'étendre, je vais faire un petit tour des plateformes que j'ai croisé, mais je ne sais pas trop quelles solutions techniques sont derrières . ## MyPeopleDoc J'ai vu l'entreprise _A_ passer des document papiers aux documents en ligne avec [PeopleDoc de UKG](https://www.people-doc.fr/pourquoi) comme l'y [autorise la loi](https://support.mypeopledoc.com/hc/fr/articles/360011018840-Loi-travail-El-Khomri-1-er-janvier-2017-Applicable-en-France-uniquement). J'ai donc [reçu mon code d'activation](https://support.mypeopledoc.com/hc/fr/articles/360010574520-Obtenir-mon-code-d-activation) et ai activé mon compte, avec mon adresse de courriel personnel et y ai reçu tous mes bulletins de paye et d'autres communications groupe. Premier bon point : Je recevais un mail de notification quand arrive un document de mon employeur. Première énigme : Je n'ai pas trouvé comment les ressources humaines font pour nous déposer des documents et si elles peuvent voir les autres documents que je rajouter dans cet espace. Second bon point : On nous avait assuré que l'accès ne serait pas coupé quand on partirait de l'entreprise ; J'ai constaté que j'y ai toujours accès bien après mon départ. On nous a assuré que le contenu est protégé, garanti à vie, etc. Il se trouve que : « l'hébergement est fait en France pour les documents (fiches de paie inclus) et la plateforme elle-même est hébergé en Allemagne. [...] Pour les fiches de paie, PeopleDoc vous garantit une conservation pendant 50 ans auprès de la filiale CDC Arkhinéo de la Caisse des Dépôts, même en cas de disparition de PeopleDoc ou de votre employeur. » selon [leurs documents](https://support.mypeopledoc.com/hc/fr/articles/360011018600-O%C3%B9-mes-fiches-de-paie-sont-elles-archiv%C3%A9s-Qui-conserve-mes-fiches-de-paie-). Et pour la plateforme, on sera [informé au moins trois mois avant toute cessation d'activité](https://support.mypeopledoc.com/hc/fr/articles/360011581400-Que-se-passerait-il-si-PeopleDoc-venait-%C3%A0-dispara%C3%AEtre-). Il parait aussi que [les documents sont chiffrés ‘at-rest’ sur des systèmes de fichiers eux-mêmes chiffrés](https://support.mypeopledoc.com/hc/fr/articles/360011190639-Quels-sont-les-engagements-de-s%C3%A9curit%C3%A9-et-de-confidentialit%C3%A9-de-MyPeopleDoc-). Mais l'entité opératrice [a mes clefs ou pas](https://support.mypeopledoc.com/hc/fr/articles/360014111219-Un-tribunal-une-autorit%C3%A9-ou-un-gouvernement-peut-il-forcer-PeopleDoc-%C3%A0-transmettre-vos-donn%C3%A9es-) ? Et aussi, autre question, qui assure le coût ? L'entreprise _A_ a payé un forfait par tête ? ## Pagga Quand je suis arrivé dans l'entreprise _B_, c'est [Pagga de Lucca](https://www.lucca.fr/bulletins-paie-dematerialises/) qui était utilisé. Les belletins de paye y étaient déposés, et contrairement au précédent, je n'ai pas souvenir de pouvoir y déposer des documents. Mêmes éternelles questions : Qui d'autre que la personne concernée a accès ? Que voient les RH ? Où sont physiquement les données ? Quelles mesures de sécurité et quelles garanties ? Que valent légalement les documents déposés par les services RH ? Au moment de partir de cette entreprise, je reçois un message RH m'invitant à ne pas oublier de récupérer mes documents électroniques avant le dernier jour. Donc déjà je découvre que tous les acteurs ne font pas du stockage « pérenne » (avant ça j'avais juste le doute, puis j'ai eu la confirmation.) Ceci dit, ce n'est peut-être pas entièrement du au fournisseur mais un choix de l'entreprise qui m'employait. En effet, le service revient [cher vu que le paiement se fait par tête et par document](https://www.lucca.fr/tarifs/)... ## MyPrimobox Quand je suis arrivé dans l'entreprise _D_, c'est [MyPrimobox](https://www.primobox.com/solutions-dematerialisation/myprimobox/) par une [entreprise française de même nom qui héberge les données chez OVH](https://www.primobox.com/mentions-legales/). L'utilisation est assez [simple](https://www.primobox.com/support/) et il y a même une appli pour les deux plateformes de smartphones dominantes ...c'est la première fois que je vois ça. Ceci dit, j'ai encore les mêmes questions... Mais bon, au moins ils [sont FNTC labellisés ENR avec des valeurs et de grands clients satisfaits](https://www.primobox.com/pourquoi-nous-choisir/). Ils [disent](https://www.primobox.com/ressources/faq/) que la conservation est à vie et qu'ils garantissent la sécurité des données. Let's wait and see. # Plus globalement Pour mettre des mots sur ma préoccupation, il s'agit : - de [dématérialisation](https://fr.wikipedia.org/wiki/D%C3%A9mat%C3%A9rialisation) (à ne pas confondre avec la simple numérisation) des [RH](https://fr.wikipedia.org/wiki/D%C3%A9mat%C3%A9rialisation_de_documents_des_ressources_humaines#Typologie_des_documents_concern%C3%A9s) et de [BPÉ](https://fr.wikipedia.org/wiki/Bulletin_de_paie_%C3%A9lectronique_en_France#Historique_de_la_l%C3%A9gislation) - d'[archivage électronique](https://fr.wikipedia.org/wiki/Archivage_%C3%A9lectronique) et de [coffre-fort numérique](https://www.quechoisir.org/guide-d-achat-stockage-en-ligne-n10555/) (à ne pas confondre avec l'espace de stockage dans le nuage, celui-ci doit être à usage strictement personnel et garantir la conservation des données sur plus quelques dizaines d'années, avec un/une [objectif/mission d'archivages sécurisée et légale](https://fr.wikipedia.org/wiki/Coffre-fort_num%C3%A9rique)...) J'ai trouvé d'autres acteurs en fouillant un peu sur la toile : - [eDocPerso de eDocGroup](https://edocperso.fr), qui est aussi membre de la [Fédération des Tiers de Confiance du numérique](https://fntc-numerique.com/fr/accueil.html) - [e-CoffreFort de l'OFSAD](https://www.e-coffrefort.fr/), qui est aussi membre de la [Fédération Nationale des Tiers de Confiance](https://fntc-numerique.com/fr/accueil.html) - [ZeenDoc de Sages Informatique](https://www.zeendoc.com/) - [Digiposte de La Poste](https://business.digiposte.fr/) - [e-coffre-fort](https://e-coffre-fort.fr/) Mais toi 'nal, quel est ton expérience et tes retours ? Et sauvegardes-tu en double ailleurs ? Éventuellement, comment vois tu l'avenir administratif ? Mais si tu m'as lu jusqu'ici et que je t'ai fait bailler, voici une [nimage](http://www.coffre-fort-info.com/wp-content/uploads/et_temp/les-francais-enferment-double-tour-economies-781202_406x226.png) pour me faire pardonner.

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