防災対策部消防・保安課において、第二種電気工事士免状申請書類1通の紛失事案が発生しました。
当該申請書には、申請者の氏名、生年月日、住所等を記載するとともに、電気工事士免状交付申請手数料である三重県証紙(5,300円)と電気工事士試験結果通知書を添付するものとしています。
ご迷惑をおかけした申請者の方、県民の皆様に対し、深くお詫び申し上げるとともに、今後このようなことが起こらないよう、再発防止を徹底してまいります。
※(注記)第二種電気工事士は、経済産業省が定める国家資格で、屋内の配線や照明・コンセント等の設置など、電気工事を行う際に必要な資格です。
1 所在不明になっている申請書類に含まれている個人情報等
・申請者の氏名、生年月日、住所、電話番号、顔写真
・第二種電気工事士試験結果通知書(ハガキ)
・電気工事士免状交付申請手数料としての三重県証紙5,300円
2 経緯
本申請書類は、申請者が第二種電気工事士免状の交付を受けるためのものです。
令和5年10月3日(火)に申請者本人から処理状況の問い合わせが電話であり、消防・保安課内で申 請書類を探したところ、同書類が確認できませんでした。また、同課の受付簿にも申請者の申請書類を受 け付けた記録はありませんでした。さらに、県庁の文書収受を所管する法務・文書課に確認したところ、申請書類が簡易書留で県に到着している事実は確認できましたが、その後の当該申請書類の所在が不明となっていることが判明しました。
同日以降、消防・保安課執務室を中心に当該申請書類を探しましたが、10月4日現在、発見には至っていません。
3 県民・業務への影響
本申請書は、課内で決裁が完了するもので外部には持ち出していないことから、課内のどこかに紛れ込 んでいる可能性が高いと考えています。
現時点において、情報の流出並びに流出による被害は確認されていません。
なお、申請者に対しては、10月3日、状況を説明し謝罪するとともに、速やかに第二種電気工事士免 状の発行事務を行うことを説明させていただき、ご理解を得ております。
4 再発防止策
電気工事士の免状交付に関する業務で、申請書類が所在不明になったことを重く受け止め、電気工事士免状の受付にあたっては、法務・文書課の収受記録と、消防・保安課での受付記録の突合を行うよう手順書を修正するなど再発防止策を講じることで、同じ過ちが発生することがないよう取り組んでまいります。
また、不適切な事務処理の再発を防止するため、個人情報の保護やコンプライアンスの徹底に関する研修、及びチェックリストの再確認等を速やかに実施します。