桑名県税事務所が送付した不動産取得税の減額手続きの案内文書(減額申請書様式を含む)に、本人とは異なる情報の入った書類が同封されていたことが判明しました。
ご迷惑をおかけした関係者の方、県民の皆様に対し、深くお詫びを申し上げますとともに、今後このようなことが起こらないよう、再発防止を徹底してまいります。
1 概要
7月 4日 A氏が不動産取得税の減額手続きのため、桑名県税事務所に来所。
※(注記)土地を取得し、その後住宅を新築すると、その土地にかかる不動産取得税を減額する
制度があります。
7月10日 B氏に不動産取得税の減額手続きの案内文書を送付。
その際、A氏の情報が記載されていることに気づかないまま、その減額申請書様式を同封
7月17日 B氏から、県が送付した案内文書に他人(A氏)の住所等が記入途中となっている減額
申請書が同封されている旨の連絡。
B氏に状況を説明し謝罪するとともに、A氏の情報が入った減額申請書を回収。
7月18日 A氏に第三者に対し個人情報の漏えいがあったことを説明し謝罪。
2 原因
A氏が7月4日に事前に送付されていた減額申請書に住所、氏名等を記入のうえ桑名県税事務所に来所しましたが、持参した減額申請書は使用せず、窓口に用意していた減額申請書で手続きを行いました。
その際、職員がA氏の持参した減額申請書が未記入であると誤認したため、A氏の情報が入った減額申請書を回収したものの、適切に破棄をしていませんでした。
その後、B氏にA氏の情報が記載された減額申請書を含む不動産取得税の減額手続きの案内文書を送付したことにより、A氏の個人情報をB氏が知ることとなりました。
3 漏えいした個人情報
減額申請書には、A氏の「住所」「氏名」「電話番号」「不動産の概要」が記入されていました。B氏に確認したところ、A氏の個人情報は他者には話していないとのことであり、B氏以外への情報漏えいはないと思われます。
4 今後の対応方針
窓口等で回収した案内文書等については、即時破棄することとします。
また、封入の際には、事前に内容物に誤りがないか職員2名がダブルチェックすることを徹底します。