政策企画部企画課において、令和6年度に作成した公文書1件を紛失しました。紛失した公文書の内容は、契約事務を処理するために作成した起案文書であり、契約書原本については保存されていました。
当該公文書を捜索しましたが発見することができなかったため、当該公文書が廃棄書類に紛れ込み、誤って廃棄した可能性が高いと考えています。
公文書の不適正な管理につきまして、県民の皆様に深くお詫び申し上げますとともに、今後このようなことが起こらないよう、再発防止を徹底してまいります。
1 事案の概要
令和7年6月2日に企画課職員が令和6年度の公文書を閲覧しようと簿冊を確認したところ、2の公文
書が綴じられていないことを確認しました。
その後、当該簿冊を含めた企画課内の簿冊等を探しましたが当該公文書が見当たらないことから、紛失
したものと判断しました。
文書の紛失が判明した後、政策企画部内において他に不適正に取り扱った公文書がないか点検を実施し
た結果、紛失した公文書は当該公文書1件であることを確認しました。
2 公文書の名称・作成年度・保存期間等
(1)紛失した公文書の名称
PPAを活用した電力供給事業化可能性調査業務にかかる契約の締結及び支出負担行為の整理につい
て
※(注記)紛失は起案文書のみで、契約書の原本は紛失していません。
(2)作成年度
令和6年度
(3)保存期間
5年保存
(4)個人情報の有無
当該公文書に個人情報は含まれていません。
3 業務・県民の皆様への影響
現時点において、情報の流出および流出による被害は確認されていません。
4 再発防止策
事務処理が完了した後速やかに簿冊に公文書を綴じるなど、公文書の適正な管理の徹底を周知するとと
もに、公文書管理の意義と重要性をあらためて認識するために研修を実施します。